§ 31: Spørsmål om sammenkomst var møte

Sak 15/595

Spørsmål om møteoffentlighet - Tysfjord kommune
Det vises til brev 27. januar 2015 fra Fylkesmannen i Nordland der det bes om Kommunal- og moderniseringsdepartementets syn om et møte i Tysfjord kommune skal anses som et møte i et folkevalgt organ.

Henvendelsen kommer som følge av en klage fra NRK Sápmi til Fylkesmannen, og det antas at Fylkesmannen behandler klagen som en anmodning om lovlighetskontroll av eget tiltak etter kommuneloven § 59 da allmennheten ikke har klagerett på lukking av møter eller kan kreve lovlighetskontroll. Det gjøres derfor oppmerksom om at det er Fylkesmannen som selv skal ta stilling til de aktuelle spørsmålene.

Dersom en sammenkomst eller arrangement er å regne som et møte i et folkevalgt organ i kommunelovens forstand, vil møtet i all hovedsak omfattes av saksbehandlingsreglene i kapittel 6, herunder reglene om møteoffentlighet. Blant de særlig sentrale momentene i vurderingen av møtets status er hvem som er til stede på møtet, hva som er tema og hvilke spørsmål de folkevalgte faktisk drøfter. I Sivilombudsmannens uttalelse i sak 2008/1667 gis det en indikasjon på hvilke momenter som er relevante. I uttalelsen fremhever Sivilombudsmannen at man blant annet må se på hensikten med møtet og vurdere dette i lys av formålet med lovens bestemmelse om åpne dører. Videre står det:
”En sammenkomst i et folkevalgt organ vil være et møte når det er fastsatt på forånd at medlemmene av organet skal tre sammen som folkevalgt organ for å forhandle, drøfte, treffe vedtak eller på annen måte behandle saker og spørsmål som det etter lov eller forskrift har som oppgave å behandle”.

I det aktuelle møtet i Tysfjord var hele kommunestyret samlet for å diskutere kommunens økonomi, og det ble avholdt i forkant av et ordinært kommunestyremøte. Deler av møtet var at medlemmene av kommunestyret skulle drøfte budsjettet for 2015, og i følge Fylkesmannen ”komme fram til forslag til innsparinger på budsjettet”. Slike vurderinger må i utgangspunktet anses som å ”behandle sine saker”, jf kommuneloven § 30. Bare ut fra dagsorden til møtet og redegjørelsen for hva som ble diskutert, synes møtet klart falle inn under definisjonen av et ”møte i et folkevalgt organ”.

Fylkesmannen har vist til at det er andre momenter som gjør at møtet muligens ikke kan anses som et møte i et folkevalgt organ. Dette er blant annet at det også var representanter fra Fylkesmannen, Bedriftskompetanse og kommunens administrasjon til stede, og at møte ble ledet av en innleid konsulent.

I utgangspunktet ledes et møte i et folkevalgt organ av organets leder eller nestleder, jf. kommuneloven § 32 nr. 4. Dette vil for kommunestyret være ordfører eller varaordfører, men dersom de har forfall kan organet velge en særskilt møteleder. Når det velges en særskilt møteleder vil det naturligvis fremdeles være et møte i et folkevalgt organ. Bestemmelsen skal ikke tolkes som et forbud mot at andre enn lederen eller nestlederen leder møtet selv om de er til stede, jf. Bernt og Overå, Kommuneloven med kommentarer (5. utg. 2011) på side 298. Selv om forfatterne viser til andre medlemmer av organet, er det ikke funnet holdepunkter for at det samme ikke vil gjelde selv om det velges en utenforstående til å lede hele eller deler av møtet. Det kan også nevnes at det ikke foreligger et forbud mot at kommunestyret gir eksterne talerett på et møte.

Det kan derfor neppe være avgjørende for spørsmålet om møtets status at deler av møtet ble ledet av innleid konsulent. Ordføreren åpnet møtet, og synes å ha hatt ansvaret for møtet selv om deler av arbeidet ble ledet av andre. Det var videre kun deler av budsjettdiskusjonene som har blitt ledet av en ekstern konsulent slik at det fremdels kan argumenteres for at ordføreren har ledet det aktuelle møtet, og er ansvarlig for at regler i lov, forskrift og forretningsorden følges.

Videre fremstår det som klart at momentene at ”det var utenforstående til stede”, at kommuner omtalte det som et ”arbeidsmøte” og at det var en annen arbeidsform enn vanlig, ikke i seg selv kan medføre at det ikke skal anses som et møte i et folkevalgt organ. Det kan blant annet vises til at Sivilombudsmannen i sak 2013/2672 har kommet til at et budsjettseminar som også bestod av gruppearbeid og tidvis ekstern deltagelse måtte anses som et møte i et folkevalgt organ etter § 31. I en uttalelse 30. januar 2015 fra Sivilombudsmannen (sak 2014/3082) ble et møte i en arbeidsgruppe bestående av rådmann, tillitsvalgte og folkevalgte ansett som et møte i et folkevalgt organ. Et sentralt moment i den saken var blant annet at det var invitert et representativt utvalg av de folkevalgte, ”de tilstedeværende hadde en reell mulighet til å påvirke den videre beslutningsprosessen”. Det at tillitsvalgte også var til stede fikk liten betydning for vurderingen.

På bakgrunn av det ovennevnte, synes det som det aktuelle møtet i Tysfjord kommune må anses som et møte i et folkevalgt organ, og dermed er omfattet av saksbehandlingsreglene i kommuneloven kapittel 6, herunder møteoffentlighet. Da spørsmålet til departementet kun var om møtet skulle anses som et møte i et folkevalgt organ, er det ikke vurdert om det foreligger hjemmel til å lukke det aktuelle møtet.