Offentlegforskrifta §§ 6 og 7 - Spørsmål om publisering av studentnavn på journalar som blir lagde ut på Internett

Brevdato: 08.03.2016

Spørsmål om publisering av studentnavn på journalar som blir lagde ut på Internett

Vi viser til brev 23. juli 2015, der Universitetet i Agder stiller spørsmål om ein offentleg journal som blir publisert elektronisk, må innehalde all informasjon som ein offentleg journal etter arkivforskrifta § 2-7 skal innehalde.

Det følgjer av offentlegforskrifta § 6 fyrste ledd at enkelte statlege verksemder pliktar å gjera journalen sin tilgjengeleg på Internett dersom dei fører elektronisk journal. Dette skjer gjennom publisering på nettportalen Offentleg elektronisk postjournal (OEP). Universitet og høgskular inngår ikkje i dei gruppene som har slik plikt, og Universitetet i Agder står i utgangspunktet såleis fritt til å velja om dei vil gjera journalen sin tilgjengeleg på Internett eller ikkje. Offentlegforskrifta § 6 har dessutan enno ikkje teke til å gjelde, så det vil for tida ikkje følgje noka rettsleg plikt av føresegnene der i noko tilfelle. Departementa kan derimot påleggje dei underordna etatane sine å publisere journalar på OEP.

Vi nemner at det følgjer av offentlegforskrifta § 6 tredje ledd fyrste punktum at innhaldet i journalar som blir gjorde tilgjengelege på Internett, skal vera i samsvar med arkivforskrifta § 2-7 fyrste ledd andre punktum. I føredraget til kongeleg resolusjon 17. oktober 2008 er det på side 82 presisert at dette kravet gjeld for journalar som blir gjorde tilgjengeleg på Internett i samsvar med plikta etter § 6 fyrste ledd. Derimot er det ikkje sagt noko ytterlegare om korleis dette stiller seg for journalar som andre organ gjer tilgjengelege på nettet. Det kan som nemnt for tida ikkje utleiast noka rettsleg plikt av dette i noko tilfelle.

Offentlegforskrifta § 7 andre ledd regulerer kva for opplysningar det ikkje er høve til å publisere på Internett. Dette gjeld òg for journalar, og det inneber at slike opplysningar må fjernast frå ein journal før han blir lagt ut på nettet. Det er derimot ikkje sagt noko nærare her om kva ein journal som blir lagt ut på nettet, elles skal innehalde.

Etter vår vurdering vil såleis organ som ikkje er omfatta av OEP-ordninga, stå fritt til å velja om dei vil publisere dei vanlege journalane sine på nettet eller i staden publisere enklare postlister eller andre journalvariantar som skil seg frå den vanlege journalen.

Det er på den andre sida viktig at eventuell publisering av slike journalvariantar ikkje skapar inntrykk av at det er den fullstendige offentlege journalen som blir publisert. Dersom det som blir lagt ut på Internett, er noko anna eller mindre enn det som går fram av den offentlege journalen, bør det difor opplysast tydeleg om dette. Ein bør så langt som råd hindre fare for forveksling mellom den fullstendige offentlege journalen og eventuelle andre variantar som blir gjorde tilgjengelege for publikum.