§ 77 nr. 7: Om tilgang til lukkede møter for kontrollutvalgets sekretariat og revisor

Sak 13/2323

Kommuneloven § 77 nr. 7 - Tilgang til lukkede møter i kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer

Vi viser til brev 1. oktober 2013. I brevet reises det spørsmål om kontrollutvalgets sekretariat eller revisor kan delta i lukkede møter i kommuners eller fylkekommuners folkevalgte organer. Kommunal- og regionaldepartementet beklager den lange saksbehandlingstiden.

For sammenhengens skyld har vi tatt med et punkt om kontrollutvalgets tilgang til lukkede møter i kommunestyret.

Har kontrollutvalget rett til å være til stede i lukket kommunestyremøte
Dette er regulert i kommuneloven § 77 nr. 7 og § 4 i forskrift 15. juni 2004 nr. 905 (kontrollutvalgsforskriften).

Kommuneloven § 77 nr. 7 lyder:
”Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene.”

Kontrollutvalget har etter denne bestemmelsen en generell informasjons-, innsyns- og undersøkelsesrett som ikke er begrenset av at opplysningene er taushetsbelagte.

Av § 4 i kontrollutvalgsforskriften første ledd fremgår det at kontrollutvalget har rett til å være til stede i lukket møte i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Et unntak fra dette er at kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget.

Neste spørsmål blir hvorvidt kontrollutvalgets sekretariat eller revisor har rett til å være til stede i lukkede møter i kommunestyret.

Har revisor rett til å være til stede i lukket kommunestyremøte
Revisors innsynsrett er hjemlet i kommuneloven § 78 nr. 6. Bestemmelsens ordlyd er identisk med kommuneloven § 77 nr. 7. Ordlyden trekker i retning av at revisor kan delta i lukkede møter i kommunestyret. Bestemmelsen gir revisor rett til blant annet å ”kreve enhver opplysning” og ”foreta de undersøkelser som revisor finner nødvendige for å gjennomføre oppgavene. Det kan argumenteres med at det i dette også ligger en rett til å overvære lukkede møter i kommunestyret. I samme retning taler hensynet til revisors funksjon og forsvarlig utførelse av revisors oppgaver. En vid tilgang til informasjon er en forutsetning for at revisor skal kunne utføre sine oppgaver. Departementet viser videre til forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15. juni 2004 (revisjonsforskriften) § 20 annet ledd. Her heter det at oppdragsansvarlig revisor eller dennes stedfortreder har møterett i kommunestyret. Det er verken i ordlyden i forskriften eller i merknadene til denne som tyder på at det skulle være begrensninger i denne møteretten.

Departementet mener etter dette at det samlede rettskildebildet synes å gi revisor rett til å være til stede i lukkede møter i kommunestyret.

Har kontrollutvalgssekretariatet rett til å være til stede i lukket kommunestyremøte
Etter kontrollutvalgsforskriften § 20 annet ledd skal kontrollutvalgssekretariatet påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Departementet har i tidligere tolkningsuttalelser uttalt at det etter kommuneloven § 77 nr. 7 er kontrollutvalget som organ som har innsynsrett, men at i et tilfelle hvor utvalget har besluttet å utøve tilsyn, så kan utvalget overlate til lederen eller sekretariatet å foreta innsyn på utvalgets vegne (sak 05/3440 og 09/2951). Uttalelser i forarbeidene gir etter departementets mening støtte til et slikt identifikasjonssynspunkt mellom utvalg og sekretariat. Vi viser til Ot.prp. nr. 70 (2002–2003), side 57:

Den som utøver sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget vil under utøvelsen av denne funksjonen være underlagt kontrollutvalgets myndighet, og anses ikke som en del av kommunens administrasjon. Det vil være kontrollutvalget som definerer sekretariatets oppgaver.

Dette forholdet mellom utvalg og sekretariat har også kommet til uttrykk i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) § 20 fjerde ledd, som lyder:
Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir.

Departementet antar etter dette at kontrollutvalgssekretariatet har rett til å være til stede i lukkede møter i kommunestyret i samme utstrekning som utvalget selv. Dette forutsetter at kontrollutvalget har instruert sekretariatet om å være til stede.

Rett til å være til stede i lukkede møter andre i folkevalgte organer.
Videre blir det spørsmål om kontrollutvalget, revisor og sekretariat har tilgang til lukkede møter i underordnede folkevalgte organer. Ordlyden i § 77 nr. 7 og § 78 nr. 6 ”kan hos kommunen eller fylkeskommunen” taler for at retten til å være til stede gjelder alle folkevalgte organer i kommunen. Det samme gjør etter departementets syn formålet med bestemmelsen. Vi viser også til høringsnotat 27. mai 2011 Forslag til endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunane m.m.) s. 27, hvor det heter:

Departementet legg til grunn at kommunelova § 77 nr. 7 gir kontrollutvalet heimel til å vere til stades i lukka møte i folkevalde organ.

Departementet legger etter dette til grunn at kontrollutvalget, revisor og sekretariat har rett til å være til stede til lukkede møter i underordnede folkevalgte organer.