§ 77: Om kontrollutvalgets innsynsrett i ansattes e-post

Sak 14/4400

Kontrollutvalgets innsynsrett i ansattes e-post

Vi viser til e-post av 20. mai 2014, der det stilles spørsmål om bestemmelsene i kontrollutvalgsforskriften vil overstyre personopplysningsforskriften kapittel 9 (innsyn i e-postkasse mv.).

Departementet vil besvare henvendelsen på generelt grunnlag. Vi har følgende kommentarer:

Kontrollutvalget skal – på vegne av kommunestyret – føre løpende tilsyn og kontroll med at administrasjonen utfører sine oppgaver i samsvar med gjeldende regelverk. Tilgang til og innsyn i forvaltningens dokumenter vil være en nødvendig forutsetning for tilsynsarbeidet. All korrespondanse i kommunen skal journalføres og arkiveres i samsvar med arkivregelverket. I utgangspunket bør derfor informasjon som er nødvendig for kontrollen finnes i tilgjengelige arkiver/journaler, og innsyn bør primært søkes der.

I enkelte tilfeller kan det være nødvendig å skaffe seg tilgang til informasjon på en arbeidstakers private områder (filområder, e-postkasse med mer). Hensikten med personopplysningsforskriftens bestemmelser om arbeidsgivers innsyn i e-post (forskriften kap. 9) er å beskytte ansattes private korrespondanse i e-postmappen tildelt av arbeidsgiver. I mappen kan det ligge e-post mottatt utenfra som den ansatte ikke har kontroll over, og som vedkommende har berettiget interesse i at arbeidsgiver ikke får innsyn i. Det kan også ligge kopi av sendt e-post av privat karakter som arbeidsgiver ikke skal ha innsyn i. Av hensyn til arbeidstakers interesser, er det gitt regler om når arbeidsgiver har rett til å lese ansattes e-post, og på hvilken måte det i så fall skal foregå.

Kontrollutvalget kan ikke betraktes som en del av kommunen som arbeidsgiver. Personopplysningsforskriften kap. 9 kommer derfor etter vår vurdering ikke direkte til anvendelse. Dersom kontrollutvalget ønsker innsyn i ansattes e-post, må det i stedet foretas en grundig vurdering av om informasjonen de leter etter er nødvendig for at kontrollutvalget skal kunne gjennomføre sine lovpålagte oppgaver. Innsyn i personlig e-postmappe er et inngripende tiltak, og det må foretas en streng legalitetsvurdering for å avgjøre om innsyn i e-postmappen er formålsmessig og forholdsmessig. Utfallet av denne vurderingen vil være avgjørende for om det foreligger rettslig grunnlag (jf. personopplysningsloven §§ 8 og 9) for behandling av personopplysninger hos kontrollutvalget.

Dersom det konkluderes med at det foreligger rettslig grunnlag for et bestemt innsyn i ansattes e-post, må det vurderes om prosedyrereglene i personopplysningsforskriften § 9-3 skal anvendes tilsvarende som ved arbeidsgivers innsyn i e-post. Da reglene om arbeidsgivers innsyn i ansattes e-post ble fastsatt, ble det ikke diskutert om reglene også burde gjelde for ulike typer kontrollorgan. Det er derfor ikke tatt stilling til dette spørsmålet.

Personopplysningsforskriften § 9-3 regulerer hvordan arbeidsgiver skal gå frem når det gjennomføres berettiget innsyn i ansattes e-post. Reglene er gitt for å ivareta arbeidstakers interesser. Gode grunner kan tale at disse reglene bør gjelde tilsvarende for kontrollutvalgets innsyn i e-post. Arbeidstaker har samme interesse i vern av sin private kommunikasjon uansett om det er arbeidsgiver eller kontrollutvalget som gjennomfører innsynet. Dersom det foreligger rettslig grunnlag for kontrollutvalgets innsyn i ansattes e-post, bør derfor prosedyrereglene i personopplysningsforskriften § 9-3 etterleves. Dette innebærer blant annet at arbeidstaker så langt som mulig skal varsles før innsyn gjennomføres, og så langt som mulig gis anledning til å være til stede når innsynet gjennomføres.