Digitaliseringsrundskrivet 2014

Dette rundskrivet gjelder for departementene, statens ordinære forvaltningsorganer, forvaltningsorganer med særskilte fullmakter og forvaltningsbedrifter. Rundskrivet er en sammenstilling av pålegg og anbefalinger vedrørende digitalisering, og gir et helhetlig bilde av hvilke føringer som gjelder. Rundskrivet beskriver også prosessen knyttet til departementets vurdering av IKT-relaterte satsingsforslag til 2016-budsjettet. Rundskrivet erstatter tidligere Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementets  rundskriv P-4/2013.

Bakgrunn

Digitalisering legger til rette for økt verdiskaping og innovasjon, og kan bidra til bedre og mer effektive offentlige tjenester. På sitt beste kan digitalisering være en katalysator for forenkling av kompliserte regelverk og fornying av gammel og tungvint forvaltningspraksis. I en del tilfeller kan digitale løsninger dessuten gjøre skjemaer og tjenester overflødige, slik at innbyggere og næringsliv får det de har krav på, uten å måtte sende inn skjema på papir eller fylle ut elektroniske skjema. Digitale, nettbaserte tjenester skal derfor være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv. Disse tjenestene skal være helhetlige og brukervennlige, det skal være enkelt og trygt å logge inn, og brukerne skal få den hjelpen de trenger til å finne frem i og bruke tjenestene, jamfør stortingsmelding nr. 23 (2012-2013) Digital agenda for Norge – IKT for vekst og verdiskaping.

Statlige virksomheter som deler informasjon direkte med andre, gjennom integrerte IT-systemer, kan sende færre brev til hverandre, til næringslivet og til innbyggerne. En hensiktsmessig forvaltning av informasjon kan derfor føre til en reduksjon i antallet brev som sendes ut. Brevene som likevel må sendes ut, skal først og fremst sendes til én sikker, digital postkasse.

1. Krav og anbefalinger til digitaliseringsarbeidet

Dette kapitlet lister opp generelle krav og anbefalinger for tiltak i staten der IKT er et viktig verktøy. Føringene som beskrives gjelder alle IKT-relaterte tiltak, ikke bare satsingsforslag i regjeringens budsjettprosess. 

1.1 Digitaliser virksomhetens tjenester

Det er et mål at forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv skal være nettbasert. Alle relevante søknader, skjemaer og rapporteringer med årlig innsendingsvolum over 3000 skal være åpne for digital utfylling og digital innsending innen 30. juni 2015. Det gjelder likevel ikke tjenester hvor digitalisering ikke lønner seg verken for bruker eller forvaltning. Virksomheten må kunne dokumentere og begrunne unntak fra kravene.

Som en del av arbeidet med digitalisering er det også viktig å vurdere hvorvidt et skjema virkelig er nødvendig, eller om informasjonen som etterspørres like gjerne kan hentes inn fra eksisterende databaser, enten i egen virksomhet eller hos en annen offentlig virksomhet. Nye, digitale tjenester bør være så enkle som mulig for brukeren. Informasjon som allerede finnes i offentlige virksomheter bør derfor gjenbrukes i størst mulig grad.

Brukere skal få hjelp og veiledning til å benytte virksomhetens digitale tjenester, for eksempel gjennom nettveiledere eller direkte kontakt. Virksomheter som har grenseoverskridende ansvarsområder bør samarbeide, og gi brukerne et hensiktsmessig og helhetlig tilbud, uavhengig av måten staten er organisert på.

Norge.no er etablert som en veiviser til offentlige digitale tjenester på tvers av sektorer og nivå. Statlige virksomheter bør fortløpende registrere sine tjenester her, for å sikre en helhetlig fremstilling av forvaltningens digitale tjenester til innbyggerne.

1.2 Bruk nasjonale felleskomponenter

ID-porten: Virksomheten skal ta i bruk ID-porten for digitale tjenester som krever innlogging og autentisering.

Altinn: Virksomheten skal i utgangspunktet ta i bruk Altinns infrastruktur og tjenesteplattform for produksjon av relevante tjenester. Virksomheter som på kort sikt ikke kan få dekket sine behov i Altinn på en hensiktsmessig måte, kan benytte løsninger i markedet eller utvikle løsningen selv. Virksomheten må kunne begrunne unntak.

Aktuelle digitale tjenester rettet mot næringsdrivende skal gjøres tilgjengelig på Altinns portal. Altinn skal også benyttes for digital post fra forvaltningen til næringsdrivende.

Digital postkasse til innbyggere: Difi er i ferd med å etablere en løsning for sikker digital posttjeneste, hvor innbyggerne kan motta og oppbevare digital post fra forvaltningen. Løsningen vil etter planen lanseres mot slutten av 2014.

Alle statlige forvaltningsorganer som sender post på papir skal ta i bruk Digital postkasse til innbyggere innen første kvartal 2016. Innen 1. juli 2015 skal disse forvaltningsorganene lage en plan for å ta Digital postkasse til innbyggere i bruk. Planen skal lages i samråd med Difi, og inneholde kostnader, gevinster og omtale av arbeidet med gevinstrealisering.

Forvaltningsorganer med tjenester som per juni 2014 baserer seg på bruk av postkassefunksjonalitet i Altinn for utsending av post til innbyggere skal innen 1. juli 2015 lage en plan med sikte på å gå over til Digital postkasse til innbyggere. Planen skal i tillegg til kostnader, gevinster og omtale av arbeidet med gevinstrealisering, også omfatte en vurdering av om funksjonaliteten i samspillet mellom Digital postkasse til innbyggere og tjenester i Altinn er tilstrekkelig sikker, robust og dekker innbyggernes behov.

Det gjøres unntak fra kravet om bruk av Digital postkasse til innbyggere for utsendelse av skattekort, selvangivelse og skatteoppgjør (skattedialogen) til innbyggere, som inntil videre fortsatt skal skje via Altinn.

Register over digital kontaktinformasjon og reservasjon: Difi har etablert et register for innbyggernes digitale kontaktinformasjon (e-postadresse og mobilnummer), og deres eventuelle reservasjon mot digital kommunikasjon med forvaltningen. Registeret, og bruken av det, er hjemlet i eForvaltningsforskriften. Innen 1. januar 2016 skal alle forvaltningsorganer ha tatt i bruk kontaktinformasjon fra Register over digital kontaktinformasjon og reservasjon ved varsling om enkeltvedtak og andre viktige digitale henvendelser.

Felles offentlige registre: For å sikre oppdatert og korrekt informasjon om personer, virksomheter eller eiendommer, bør statens virksomheter på aktuelle områder bruke det sentrale folkeregisteret, enhetsregisteret og matrikkelen.

1.3 Arkitektur og standarder

Arkitekturprinsipper: Ved nyutvikling og vesentlige endringer av eksisterende løsninger må virksomheten bruke statens overordnede arkitekturprinsipper på IKT-området. Virksomheten må kunne dokumentere og begrunne eventuelle avvik.

Forvaltningsstandarder: Virksomheten skal bruke obligatoriske standarder slik de framgår av standardiseringsforskriften. På områder som ikke dekkes av de obligatoriske standardene, bør virksomheten benytte de anbefalte standardene.

Universell utforming: Gjennom forskrift om universell utforming av IKT-løsninger, stilles det krav til at en virksomhets nettløsninger og automater som retter seg mot allmennheten, må tilfredsstille internasjonalt anerkjente standarder. Forskriften trådte i kraft 1. juli 2013. Det innebærer at nye IKT-løsninger skal være universelt utformet fra 1. juli 2014.

1.4 Gjør offentlig informasjon tilgjengelig for viderebruk

 I samsvar med viderebruksbestemmelsene i offentleglova skal virksomheten gjøre egnet informasjon tilgjengelig i maskinlesbare formater. Dette gjelder informasjon som kan viderebrukes og som ikke er taushetsbelagt.  Virksomheten kan få dekket sine kostnader ved tilgjengliggjøring i tråd med offentleglovas bestemmelser. Data bør tilgjengeliggjøres under en åpen lisens som Norsk lisens for opne data (NLOD).

Virksomheter som etablerer nye eller oppgraderer eksisterende fagsystemer eller digitale tjenester, skal legge til rette for at data fra disse tjenestene kan gjøres tilgjengelige i maskinlesbare formater. Virksomheten skal følge Retningslinjer ved tilgjengeliggjøring av offentlige data, som ble publisert av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet 30. november 2012.

1.5 Bruk av elektronisk faktura

Ved inngåelse av nye avtaler skal virksomhetene kreve at deres leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk, slik at virksomheten mottar dokumentet i samsvar med standarden ”Elektronisk handelsformat” (EHF). Fra utenlandske leverandører skal det stilles et tilsvarende krav om at dokumenter skal mottas i samsvar med standarden PEPPOL BIS. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) anbefaler offentlige virksomheter å benytte infrastrukturen Difi forvalter for formidling av elektroniske handelsdokumenter. Virksomhetene skal påse at kontaktinformasjon om fakturering er oppdatert i Elektronisk mottakeradresseregister (ELMA) tråd med kravet om elektronisk faktura på EHF- eller PEPPOL BIS-format. 

Virksomheter som sender gjentakende fakturaer til privatpersoner, skal tilby elektronisk faktura. Slike virksomheter skal så langt mulig også vurdere om de i tillegg kan tilby avtale om automatisk betaling for tjenester som egner seg for dette. Kravene kan fravikes dersom fakturavolumet er så lavt at kostnadene klart vil overstige nytteverdien.

1.6 Informasjonssikkerhet

I henhold til eForvaltningsforskriften § 15 skal virksomheten ha en internkontroll (styring og kontroll) på informasjonssikkerhetsområdet som baserer seg på anerkjente standarder for styringssystem for informasjonssikkerhet. Internkontrollen bør være en integrert del av virksomhetens helhetlige styringssystem. Omfang og innretning på internkontrollen skal være tilpasset risikoen.

1.7 Samordning med kommunesektoren

Virksomheter som forbereder IKT-relaterte tiltak som i vesentlig grad berører kommunesektoren, skal i en tidlig fase drøfte tiltaket med KS (som representant for kommunesektoren). Eventuelle samarbeid håndteres mellom Program for IKT-samordning i kommunesektoren (KommIT) og den aktuelle statlige virksomhet.

1.8 Planlegging og styring

Dersom virksomheten ikke har etablert egen prosjektmodell for gjennomføring av IKT-relaterte tiltak, bør Prosjektveiviseren benyttes i planlegging, styring og gevinstrealisering av IKT-relaterte prosjekter. Prosjektmodellen kan tilpasses den enkelte virksomhets behov og det konkrete prosjektet.

Statlige virksomheter er pålagt å utrede antatte vesentlige konsekvenser av et tiltak, før man starter et nytt prosjekt. Dette følger av Utredningsinstruksen med veileder og Regelverket for økonomistyring i staten (økonomiregelverket). Dersom det er nødvendig skal det også gjennomføres grundige og realistiske samfunnsøkonomiske analyser. Slike analyser bør gjennomføres i henhold til Direktoratet for økonomistyrings (DFØ) nye veileder i samfunnsøkonomiske analyser (kommer i september 2014).

Statlige tiltak med anslått kostnad over 750 millioner kroner skal underlegges Finansdepartementets ordning for ekstern kvalitetssikring (KS-ordningen), med mindre annet er avtalt med FIN. Det er også mulig å kvalitetssikre prosjekter under 750 millioner kroner etter KS-ordningen.

1.9 Gevinstrealisering

For å sikre at man tar ut de ønskede gevinstene av et IKT-relatert prosjekt, må gevinstrealisering være sentralt helt fra prosjektets oppstart. Gevinstene og forutsetninger for realisering av gevinstene skal synliggjøres i beslutningsgrunnlaget for tiltaket, og benyttes i den løpende styringen og oppfølgingen av prosjektet. Det bør lages en plan for realisering og måling av gevinstene. Prosjektveiviseren.no har veiledningsmateriell om gevinstrealisering.

Statlige virksomheter skal etter pliktavleveringsloven melde inn alle allment tilgjengelige evalueringsrapporter til Nasjonalbiblioteket. Dette kan gjøres ved å registrere evalueringsrapporten på Direktoratet for økonomistyring (DFØ) sitt nettsted for evalueringer. Statlige IKT-prosjekter bør i de fleste tilfeller evalueres i etterkant. Alle evalueringer av statlige IKT-prosjekter bør offentliggjøres.

2. Spesielle krav for IKT-relaterte satsingsforslag

Som ansvarlig for regjeringens IKT- og fornyingspolitikk, skal Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) vurdere departementenes satsingsforslag om utvikling av IKT-løsninger, og deretter sende en uttalelse til Finansdepartementet (FIN) for bruk i det videre budsjettarbeidet.

Når fagdepartementet sender inn IKT-relaterte budsjettforslag i regjeringens budsjettprosess, skal det også sende en kopi til KMD. Forslagene skal i tillegg inkludere et utfylt selvdeklarasjonsskjema, som kan lastes ned fra Difis nettside. Ved utfylling av skjemaet skal beskrivelsen tilpasses tiltakets størrelse, kompleksitet og prosjektfase. KMD vurderer mottatte satsingsforslag og avgir en administrativ uttalelse til FIN før regjeringens første budsjettkonferanse i mars. Fagdepartementene får kopi av KMDs uttalelse til FIN.

I vurdering av satsingsforslagene vil KMD legge vekt på forenkling og forbedring av offentlige tjenester, effektivisering av offentlig sektor og hvor godt forslaget er utredet.

Med hilsen

 

Jan Hjelle (e.f.) ekspedisjonssjef

Sverre A. Lunde-Danbolt rådgiver

 

Du kan også laste ned rundskrivet i pdf-format.