Fellesføring i tildelingsbrevene for 2015

Formålet med dette rundskrivet er å orientere departementene om fellesføringen som skal legges inn i tildelingsbrevet til samtlige statlige virksomheter for 2015 (jf. Regjeringens behandling). Grunnlaget for fellesføringer som virkemiddel er beskrevet i rundskriv P 2/2009 av 14. mai 2009.

Innledning

Regjeringen ønsker å skape ”En enklere hverdag for folk flest”, og arbeidet med å identifisere og fjerne tidstyver skal derfor fortsette i 2015. Det kreves innsats og oppmerksomhet over tid dersom vi skal nå målet om en mer effektiv, brukerrettet forvaltning. Erfaringsutveksling og læring på tvers av sektorer er viktig. Internasjonale studier viser at Norge ligger dårligere an enn andre europeiske land når det gjelder å orientere offentlig virksomhet mot brukernes behov. 

I 2015 skal virksomhetenes arbeid med å redusere "tidstyver" derfor særlig omfatte brukerrettede tiltak.

Fellesføring for 2015: Tidstyver som oppleves av sluttbrukere utenfor staten

Som et svar på fellesføringen for 2014 har statlige virksomheter meldt inn tidstyver som oppstår når de bruker andre statlige virksomheters IKT-løsninger, regelverk, retningslinjer og lignende.

I 2015 skal virksomhetene arbeide med å identifisere og redusere tidstyver som berører sluttbrukere (næringsliv, innbyggere, ideelle organisasjoner, kommuner) - ”foran skranken”.
Eksempler på slike tidstyver er tungvinte rutiner, at samme opplysninger må oppgis flere ganger, uklart og byråkratisk språk, at flere offentlige virksomheter må kontaktes om samme forhold, osv.

Forholdet mellom føringene for 2014 og 2015

Fellesføringen for 2014 var delt i to. I årsrapporten for 2014 skal virksomhetene rapportere om arbeidet for å fjerne tidstyver i egen virksomhet, men også mot sine sluttbrukere. Innen 1. september 2014 skulle de i tillegg foreslå forenkling av regelverk eller prosedyrekrav fastsatt av andre som skaper tidstyver for virksomheten.

I høst har virksomhetene meldt inn tidstyver i andre statlige etaters regelverk, IKT-systemer, rutiner mv. Det innrapporterte materialet inneholder viktige brukererfaringer internt i staten. I månedsskiftet november/desember vil KMD sende de ulike departementene en liste over tidstyver som er spilt inn fra andre departementers underliggende virksomheter. Departementene vil da få oversikt over alle tidstyvinnspill på eget område, både fra egen og fra andre sektorer.

De virksomhetene som primært har andre statlige etater som brukere, skal i 2015 følge opp innspillene som har kommet på eget område. 

Virksomhetene må selv vurdere hvem som er deres brukere. Også virksomheter som primært yter tjenester til andre statlige organer, kan ha brukere utenfor staten.

Virksomheter med direkte ansvar for sluttbrukere utenfor staten (innbyggere, næringsliv, ideelle organisasjoner og kommuner) kan ta utgangspunkt i innspillene som har kommet inn fra andre deler av staten, men de har også behov for å identifisere og arbeide videre med å fjerne tidstyver "foran skranken". Innspill og klager fra brukere eller brukerundersøkelser kan være aktuelle kilder. 

Innmelding og rapportering

A. Innen 1. juni 2015 skal virksomheter med direkte ansvar for sluttbrukere utenfor staten (innbyggere, næringsliv, ideelle organisasjoner og kommuner) melde inn tidstyver for sluttbrukere, det vil si rutiner, regelverk, IKT-løsninger eller annet som sluttbrukere utenfor staten opplever som kilder til unødvendig tidsbruk i sin kontakt med virksomheten.

Disse tidstyvene meldes fortrinnsvis inn gjennom Difis innrapporteringsløsning. Løsningen vil være tilgjengelig fra 1. april 2015.

B. I årsrapporten for 2015 skal alle statlige virksomheter beskrive hvordan arbeidet med å fjerne tidstyver følges opp, etter følgende mal:
- hvilke tidstyver virksomheten selv har prioritert å fjerne
- tiltak for å fjerne utvalgte tidstyver (planlagte, under arbeid og gjennomførte).
- resultater av arbeidet. Effektene for brukerne er spesielt interessante.

Departementenes ansvar

Arbeidet med tidstyver skal drøftes på et overordnet nivå i styringsdialogen mellom departement og virksomhet. Departementene har et særlig ansvar for å ta initiativ til og samordne tiltak som krever innsats fra flere statlige virksomheter.

Aktiviteter/tilbud til virksomhetene

Difi vil få en sentral rolle i oppfølgingsarbeidet også i 2015. De skal blant annet legge til rette for læring på tvers av statlige virksomheter, arrangere erfaringssamlinger mv.

Selve fellesføringen

Følgende tekst skal legges inn i virksomhetenes tildelingsbrev for 2015: 

”Statlige virksomheter har i 2014 rapportert inn aktiviteter, tiltak, prosedyrer, regelverk m.m. gitt av andre som oppleves som tidstyver i det daglige arbeidet. Regjeringen følger nå opp disse innspillene. Virksomhetene skal også rapportere i årsrapporten for 2014 om sitt arbeid med å forenkle regelverk, bruke klart språk, og forenkle rutiner og ordninger de kan gjøre noe med selv. Dette skal følges opp som et ledd i et kontinuerlig forbedringsarbeid.

I 2015 skal <Virksomheten> prioritere tiltak som gir konkrete effekter for brukerne. <Virksomheten> skal også vurdere - og eventuelt ta initiativ til - tiltak som vil forenkle brukernes kontakt med det offentlige på tvers av flere statlige virksomheter.

Innen 01.06.2015 skal <virksomheten> melde inn i Difis rapporteringsløsning, eller på annen egnet måte, om brukerrettede tidstyver i egen virksomhet. Virksomhetene skal så i dialog med sitt eierdepartement velge ut brukerrettede tidstyver de selv kan gjøre noe med og igangsette tiltak for å redusere eller fjerne disse.  I årsrapporten for 2015 skal det rapporteres på en felles mal om arbeidet med å avvikle brukerrettede tidstyver i egen virksomhet, og hvordan det skal arbeides videre med disse.”

 

Med hilsen

Jan Hjelle (e.f.) ekspedisjonssjef

Asbjørn Seim avdelingsdirektør