Vi viser til klage fra styreleder Borgar Hurum i Passivhus Oslo AS 20. januar 2014, som er oversendt fra Foretaksregisteret til Nærings- og fiskeridepartementet i brev den 18. februar 2014.

Klagen gjelder vedtak fattet av Foretaksregisteret 31. juli 2013 om å nekte å registrere melding om fravalg av revisjon for Passivhus Oslo AS for regnskapsåret 2013.

Nærings- og fiskeridepartementet er kommet til at klagen avvises. Den nærmere begrunnelsen og vedtaket følger nedenfor.

1.           Om saken

1.1        Foretaksregisterets vedtak

Foretaksregisteret mottok 4. juli 2013 samordnet registermelding om fravalg av revisjon for Passivhus Oslo AS. Meldingen ble innsendt elektronisk av Anne Korslund Brewer. Ifølge dokumentene i saken er dette selskapets tidligere regnskapsfører. Vedlagt meldingen var protokoll fra ekstraordinær generalforsamling i selskapet 29. april 2013 og referat fra styremøte i selskapet samme dato. Av generalforsamlingsprotokollen fremgår følgende.

”Sak: Fravalg av revisor

Det ble enstemmig vedtatt fravalg av revisor for regnskapsåret 2012.”

Av styremøtereferatet fremgår følgende:

”Sak 1: Fravalg av revisor for regnskapsåret 2012

På ekstraordinær generalforsamling 29.04.2013 ble styret gitt fullmakt til å beslutte at selskapets årsregnskaper ikke skulle revideres etter revisorloven. Vilkårene for fravalg av revisjon i aksjelovens § 7-6 knyttet til driftsinntekter, balansesum og gjennomsnittlig antall ansatte er oppfylt.

Det ble enstemmig vedtatt at selskapets årsregnskap ikke skal revideres etter revisorloven.

Styreleder ble ansvarlig for å gi meldingen til Foretaksregisteret om styrets beslutning samt å informere revisor.”

Foretaksregisteret sendte brev til selskapet 5. juli 2013 der registeret skriver at de har kontrollert meldingen, men at de trenger ytterligere opplysninger for å kunne ferdigbehandle saken. Videre står det i brevet fra Foretaksregisteret:

”Dere må ettersende en bekreftelse på at vedtak om fravalg av revisjon skal gjelde fra regnskapsåret 2013, da fravalg av revisjon kun kan innvilges fra inneværende år og fremover.

Fravalg av revisjon vil da gjelde fra regnskapsåret 2013, og kontroll mot terskelverdiene vil skje mot årsregnskapet for 2012, jf. aksjeloven § 7-6. Dette innebærer at selskapet har plikt til å levere revidert årsregnskap for 2012 til Regnskapsregisteret.

(…)

Enheten får frist til 19.07.2013 med å sende inn de opplysningene som er nevnt over.

Så snart opplysningene er kommet inn, vil meldingen bli kontrollert og enheten vil eventuelt bli registrert.

Hvis opplysningene ikke blir sendt inn, vil meldingen bli returnert og behandlingen avbrutt.”

I brevet forklares også hvordan selskapet kan sende inn de etterspurte opplysningene til Foretaksregisteret.

Selskapet besvarte ikke brevet innen fristen 19. juli 2013. Den 31. juli 2013 fattet Foretaksregisteret vedtak om å nekte å registrere meldingen om fravalg av revisjon for Passivhus Oslo AS.

Selskapet v/styreleder Borgar Hurum påklaget nektingsvedtaket 20. januar 2014. I en e-postutveksling mellom klageren og Foretaksregisteret 16. januar 2014 opplyser klager at det var selskapets tidligere regnskapsfører som sendte registermeldingen og vedleggene 4. juli 2013 og at klager trodde at alt var i orden. I samme e-postutveksling opplyser Foretaksregisteret at deres brev av 5. juli 2013 og nektingsvedtaket av 31. juli 2013 ble sendt innsenderen av registermeldingen, dvs. regnskapsføren, via Altinn. Foretaksregisteret skriver videre at nektingsvedtaket også ble sendt i brevs form til den registrerte postadressen for Passivhus Oslo AS.

1.2        Grunnlaget for klagen

Klager fremholder at meldingen som ble innsendt 4. juli 2013 var korrekt, bortsett fra en skrivefeil i meldingen hvor det sto 2012 i stedet for 2013. Klager fremholder at dette burde være åpenbart for alle som leser meldingen. Videre fremholder klager at det er urimelig om Passivhus Oslo AS skal bli påført utgifter til revisor i ett år til på grunn av dette. Klager ber om at det godtas fravalg av revisjon for 2013, og uttaler at selskapet gjerne kan sende inn en revidert melding for 2013 hvis det er ønskelig.

1.3        Merknader til klagen fra Foretaksregisteret

Foretaksregisteret fremholder i brevet til departementet 18. februar 2014 at klagefristen i foretaksregisterloven § 9-1 er oversittet. Registeret viser til klagerens opplysning om at han ikke mottok brevet av 5. juli 2013 og nektingsvedtaket fordi innsender av meldingen 4. juli 2013 var selskapets tidligere regnskapsfører. Registeret uttaler at selv om klageren på et tidligere tidspunkt kunne ha gjort seg kjent med om fravalg av revisjon var registrert for selskapet, så finner registeret det rimelig å gi oppreisning av klagefristen, jf. forvaltningsloven § 31 første ledd.

Foretaksregisteret fremholder at de ikke kan innfortolke eller legge til grunn andre ting enn det som står i dokumenter som er innsendt til registeret. Registeret kunne derfor ikke uten videre legge til grunn at Passivhus Oslo AS mente at beslutningen om fravalg av revisjon gjaldt for regnskapsåret 2013 når det sto regnskapsåret 2012 i styreprotokollen. Foretaksregisteret uttaler videre at de ga selskapet mulighet til å rette forholdet ved å informere om mangelen i brev av 5. juli 2013 uten at dette ble fulgt opp fra selskapets side. Registeret fremholder også at klager hadde god tid til å gjøre seg kjent med nektingsvedtaket 31. juli 2013 og at han hadde fem måneder på seg til å sende inn ny melding.

2.           Rettslig grunnlag

Foretaksregisteret skal prøve om det som kommer inn til registrering, og grunnlaget for det er i samsvar med lov og er blitt til i samsvar med lov, jf. foretaksregisterloven § 5-1. Grunnlaget for kontrollen er de innsendte dokumenter og andre opplysninger som finnes hos registerføreren, og kan derfor karakteriseres som en formalkontroll. Er meldingen kontrollert og funnet i orden, skal meldingen registreres, jf. foretaksregisterloven § 6-1. Dersom vilkårene ikke er oppfylt, skal registrering nektes, jf. foretaksregisterloven §§ 6-1 og 5-2.

Etter foretaksregisterloven § 9-1 andre ledd er fristen for å klage over Foretaksregisterets vedtak tre uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem til vedkommende. For den som ikke har mottatt slik underretning, løper fristen fra det tidspunkt han har fått eller burde ha skaffet seg kjennskap til vedtaket, men ikke senere enn tre måneder fra vedtaket ble truffet. Det følger av § 9-1 tredje ledd at reglene i forvaltningsloven §§ 29 til 33 kommer til anvendelse på klagebehandlingen ved Foretaksregisteret. Etter forvaltningsloven § 31 kan klagen tas under behandling selv om klagefristen er oversittet (fristoppreisning) såfremt parten eller hans fullmektig ikke kan lastes for å ha oversittet fristen eller for å ha drøyd med å klage etterpå, jf. § 31 første ledd bokstav a, eller det av særlige grunner er rimelig at klagen blir prøvd, jf. § 31 første ledd bokstav b.

I juridisk litteratur er det lagt til grunn at flere forhold kan være relevante for adgangen til oppreisning etter forvaltningsloven § 31 første ledd bokstav b, og at det må foretas en konkret vurdering av omstendighetene i den enkelte saken, se Woxholth, Forvaltningsloven med kommentarer (5. utgave 2011) hvor følgende fremgår:

«Et hensyn som kan tale for oppreisning etter dette alternativet, er at saken er av særskilt stor betydning for klageren, eller at den reiser et prinsippspørsmål som også forvaltningen er tjent med at det blir tatt stilling til. Det kan særlig være aktuelt om klagen ikke bare angår skjønnsutøvelsen, men spesielt rettsanvendelsen. Synes realitetsavgjørelsen som er truffet av underinstansen tvilsom rettslig sett, er det også et moment som taler for oppreisning.»

Utgangspunktet etter § 31 første ledd bokstav b, i motsetning til oppreisning etter § 31 første ledd bokstav a, er normalt at klageren kan lastes for fristoversittelsen. Det skal derfor ikke være kurant å få oppreisning. Dette er lagt til grunn i flere uttalelser fra Sivilombudsmannen. Se blant annet ombudsmannens årsmelding for 2008 side 286 (Somb-2008-74).

Det følger av lov 13. juni 1997 nr. 44 om aksjeselskaper (aksjeloven) § 7-6 første ledd at generalforsamlingen med flertall som for vedtektsendring kan gi styret fullmakt til å treffe beslutning om at selskapets årsregnskap ikke skal revideres etter revisorloven dersom bestemte vilkår er oppfylt. Etter aksjeloven § 7-6 sjette ledd får beslutning om fravalg av revisjon ikke virkning før den er registrert i Foretaksregisteret. Loven åpner ikke for fristutsettelse. I samsvar med dette ble det i brev fra Finansdepartementet til Den norske Revisorforening 4. november 2011 fastslått at beslutning om fravalg av revisjon måtte være registrert innen 31. desember 2011 dersom den skal ha virkning for årsregnskap for regnskapsåret 2011. Tilsvarende gjelder for hvert regnskapsår fremover. For at fravalg av revisjon skal kunne gjelde for regnskapsåret 2013, må beslutningen være registrert i Foretaksregisteret senest 31. desember 2013.

3.           Vurdering

Klagen er fremsatt mer enn tre måneder etter at Foretaksregisteret fattet nektingsvedtaket, og dermed etter at klagefristen i foretaksregisterloven § 9-1 løp ut. Spørsmålet er om det er grunnlag for å gi fristoppreisning etter forvaltningsloven § 31, jf. foretaksregisterloven § 9-1 tredje ledd.

Ved vurderingen av om det bør gis fristoppreisning etter forvaltningsloven § 31 første ledd bokstav a legger departementet vekt på at styret i et selskap har et selvstendig ansvar for å kontrollere at meldinger som selskapet sender til Foretaksregisteret, faktisk blir registrert. Etter departementets syn kan ikke styret fri seg fra dette ansvaret ved å legge oppgaven med å sende slike meldinger til andre, for eksempel regnskapsfører. Departementet legger også vekt på at styret i dette tilfellet enkelt kunne ha kontrollert om beslutningen om fravalg av revisor var registrert, enten ved å kontakte Foretaksregisteret eller ved å undersøke om beslutningen var kunngjort på Brønnøysundregistrenes nettsider.

Departementet legger også vekt på at Foretaksregisteret i brevet av 5. juli 2013 opplyste at det var en mangel ved meldingen, hva som var mangelen, hvordan mangelen kunne rettes opp og ga en frist for å rette opp mangelen. Også i nektingsvedtaket 31. juli 2013 informerte Foretaksregisteret om at det var mangler ved den innsendte meldingen. I tillegg ble det i nektingsvedtaket opplyst om retten til å påklage vedtaket og klagefristen. Etter departementets syn har Foretaksregisteret gjort det som med rimelighet kan forventes for å varsle selskapet om mangelen og gi klager mulighet til å rette denne, eller alternativt å påklage nektingsvedtaket rettidig.

Disse forholdene tilsier etter departementets syn at styret kan lastes for å ha oversittet klagefristen i foretaksregisterloven § 9-1 eller for å ha drøyd med å klage etterpå. Vilkåret for å gi fristoppreisning i forvaltningsloven § 31 første ledd bokstav a er dermed ikke oppfylt.

Spørsmålet blir derfor om det foreligger særlige grunner som gjør det rimelig at klagen blir prøvd, jf. forvaltningsloven § 31 første ledd bokstav b.

Det kan ikke utelukkes at selskapets tidligere regnskapsfører har unnlatt å varsle styret om at beslutningen om fravalg av revisor ble nektet registrert i Foretaksregisteret. Etter departementets syn kan imidlertid ikke selskapet unnskylde seg med at det ikke har fått tilstrekkelig informasjon fra regnskapsføreren. Departementet viser til at selskaper selv bestemmer hvem de gir i oppgave med å sende meldinger til Foretaksregisteret på vegne av selskapet. I dette tilfellet ble oppgaven med å sende melding om fravalg av revisjon gitt til regnskapsføreren. I et slikt tilfelle må selskapet identifiseres med regnskapsføreren, og slik at selskapet overfor Foretaksregisteret er ansvarlig for de handlinger som regnskapsføreren gjør ved innsending av meldingene. Det samme må gjelde en eventuell unnlatelse av å foreta en bestemt handling, for eksempel å unnlate å påklage et vedtak innen klagefristen.

Klager anfører at det er urimelig om Passivhus Oslo AS skal bli påført utgifter til revisor i ett år til. Departementet ser at kostnadene til revisor kan oppleves som betydelige for et lite selskap, men finner at denne ulempen i dette tilfellet ikke er tilstrekkelig tungtveiende til å gi fristoppreisning. Departementet legger her vekt på at det ikke skal være kurant å få fristoppreisning, siden selskapet kan lastes for å ha oversittet klagefristen. Også hensynet til likebehandling av selskaper tilsier etter departementets syn at det ikke bør gis fristoppreisning i dette tilfellet. Departementet finner heller ikke at det foreligger andre særlige grunner som gjør det rimelig å ta klagen opp til behandling etter forvaltningsloven § 31 første ledd bokstav b.

Departementet er etter dette kommet til at vilkårene for å gi fristoppreisning etter forvaltningsloven § 31 ikke er oppfylt. Det er dermed ikke grunnlag for å ta klagen under behandling og klagen blir å avvise.

4.           Vedtak

I medhold av lov 21. juni 1985 nr. 78 om registrering av foretak § 9-1, jf. lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 34, fatter departementet følgende vedtak:

Klagen avvises. Foretaksregisterets nektingsvedtak av 31. juli 2013 opprettholdes. Vedtaket er endelig og kan ikke påklages, jf. forvaltningsloven § 28 tredje ledd.

Vi publiserer rutinemessig alle vedtak på www.nfd.dep.no . Vi ber om at eventuelle synspunkter på dette sendes oss innen 14 dager.

5.           Andre merknader

Selv om det faller utenfor vurderingen av om det skal gis fristoppreisning, finner departementet grunn til kort å kommentere klagers anførsel om at det burde være åpenbart for alle at det sto feil årstall i protokollene som ble sendt inn til Foretaksregisteret.

Etter departementets vurdering skal ikke Foretaksregisteret innfortolke eller legge noe annet til grunn enn det som står skrevet i meldinger til Foretaksregisteret eller i vedlegg til slike meldinger. Dette betyr at Foretaksregisteret skal legge til grunn det som følger av en alminnelig forståelse av ordlyden i meldingene eller vedleggene. For eksempel skal ikke Foretaksregisteret uten videre legge til grunn at innsender mener et annet årstall enn det som er oppgitt. Hvis Foretaksregisteret innfortolker eller legger til grunn noe annet enn det som står skrevet, kan dette føre til feil.

Både i generalforsamlingsprotokollen og i styrereferatet som ble innsendt til Foretaksregisteret står det at beslutningen om fravalg av revisjon gjelder ”for regnskapsåret 2012”. I saker hvor det er uklarhet om hva som er besluttet eller mangler ved innsendte dokumenter, skal Foretaksregisteret i henhold til forvaltningsloven § 11 om nødvendig informere innsenderen om dette. Etter samme bestemmelse bør Foretaksregisteret samtidig gi en frist til å rette opp mangelen eller oppklare uklarheten og gi veiledning om hvordan dette kan gjøres. Etter departementets syn er det nettopp dette Foretaksregisteret har gjort i denne saken. Videre finner departementet at brevet som Foretaksregisteret sendte 5. juli 2013, er tydelig om hva som er feil ved innsendte melding, hvilke opplysninger Foretaksregisteret etterspør, hvilken frist som gjelder for å sende inn opplysningene og hvordan opplysningene kan sendes til Foretaksregisteret.

Departementet forstår klagen slik at årsaken til at Passivhus Oslo AS ikke besvarte Foretaksregisterets brev av 5. juli 2013 eller påklaget Foretaksregisterets nektingsvedtak innen klagefristen, er at selskapets tidligere regnskapsfører ikke informerte selskapet om brevet eller nektingsvedtaket. Departementet ser at et selskap må kunne innrette seg i tillit til at personer som opptrer eller handler på vegne av selskapet rapporterer til selskapet om relevante forhold. Spørsmålet om representanten har unnlatt å gi selskapet opplysninger eller gitt selskapet mangelfulle opplysninger er imidlertid et forhold mellom selskapet og representanten, og som Passivhus Oslo AS i dette tilfellet eventuelt må ta opp med selskapets tidligere regnskapsfører, og i siste instans eventuelt bringe inn for domstolene.