Åpne styremøter i helseforetak

Vi vil i det følgende gjøre rede for hovedtrekkene i regelverket som er knyttet til spørsmålet om åpne styremøter. I forlengelsen av dette vil forholdet til ”styreseminarene ”, bli vurdert.

Verken kommuneloven eller offentlighetsloven regulerer spørsmålet om åpne styremøter i helseforetak. Helseforetaksloven innholder heller ingen bestemmelser som gir pålegg til styret om åpne eller lukkede styremøter. Av dette følger at styret i utgangspunktet stod fritt til å bestemme om møtene skulle være åpne. Helsedepartementet besluttet imidlertid høsten 2003, at styremøtene i helseforetakene skal være åpne. Kravet om åpenhet gjaldt fra og med 2004. En viktig begrunnelse var at både de regionale helseforetakene og helseforetakene regulerer fellesgoder av stor betydning for befolkningen, og at åpne styremøter bidrar til å understøtte tillit og legitimitet for foretakene.

I styringsdokumentene for de regionale helseforetakene for 2004, følges beslutningen opp. Ordlyden i styringsdokumentene er som følger:

”3.2.3 Åpenhet

Styremøter i regionale helseforetak og helseforetak skal være åpne

Dersom de spørsmål som skal drøftes er av en slik karakter at det foreligger et reelt og saklig behov for å lukke møtet ved behandling av en eller flere saker, kan styrene vurdere å gjøre dette dersom lukkingen er forenlig med prinsippene i offentlighetslovens unntaksbestemmelser.

Vurderingen av en eventuell lukking av deler av møtet skal gjøres på møtetidspunktet. Det skal ikke utvikles en praksis som svekker intensjonen om at styremøter skal understøtte tillit og legitimitet for foretakene.”

Hovedregelen er altså nå at styremøtene skal være åpne. Dersom det foreligger et reelt og saklig behov, kan møtene lukkes for behandling av enkeltsaker. Vurderingen er i utgangspunktet overlatt styrenes skjønn. Dersom det foreligger lovbestemt taushetsplikt i en sak som behandles, har imidlertid foretaket ikke bare en rett, men også en plikt, til å holde møtet for lukkede dører.

Det er viktig å presisere at offentlighetsloven, i sin direkte form, kun gjelder dokumentoffentlighet og ikke møteoffentlighet. Prinsippene i unntaksbestemmelsene i offentlighetsloven vil imidlertid ha en viss veiledende betydning i vurderingen av om styremøtene kan holdes lukket, jf. de siterte styringsdokumentene.

Ordningen med ”styreseminarer” har ikke grunnlag i styringsdokumentene, men er en praksis som har utviklet seg i helseforetakene. Siden det er en målsetting at styremøtene i foretakene skal være åpne, er det viktig at ikke kravet om åpenhet uthules eller omgås ved at styrets arbeidsoppgaver legges til andre fora enn selve styremøtet. Dette vil også kunne medføre at saker som krever styrebehandling, blir undergitt andre prosesser enn de som skal følges i styremøtene.

Styret, som organ, behandler saker i styremøter. Utgangspunktet må derfor være at alt arbeid som innebærer styrearbeid, legges til styremøter. Dersom det i praksis oppstår tvil, må saken legges til et styremøte. Styremedlemmene og andre i foretakene må ha anledning til å foreta et visst arbeid utenom styremøtene. Det må blant annet, til en viss grad, være anledning til å diskutere utfordringer, strategisk arbeid og drive planlegging. Dersom styret går for langt i å forberede en sak i et seminar, kan dette imidlertid føre til at det kun gjenstår å ta den formelle beslutningen i et styremøte. Det vil ikke være i samsvar med eiers pålegg om åpne styremøter. Styreleder må derfor, i samråd med de andre styremedlemmene og administrasjonen, foreta konkrete vurderinger av om sakene krever behandling i styremøte. Dersom en sak krever behandling i et styremøte, må saken i sitt hele behandles i styremøtet. Dette vil sikre at deler av saken ikke blir unntatt fra styrebehandlingen og offentlighet.

Det uttales i henvendelsen at det ”drøftes kommende saker til seinere styremøter” i seminarene. I den forbindelse ønsker en for eksempel å fremme tiltakspakker for nedskjæring som er realistiske å få gjennomført. Det uttrykkes at det ikke er noen poeng å fremme saker som er urealistiske og som ikke kan gjennomføres. Selv om ikke alt saksforberedende arbeid må gjøres i styremøter, har styret kun formell beslutningskompetanse når saker behandles i styremøter. Dersom deler av saken undergis behandling på forhånd, for å sørge for at bare ”sikre” saker behandles i styremøtene, vil en unnta noe av beslutningsprosessen fra styremøtene. Hvilke saker som skal behandles i styremøtene avhenger av hvilken type sak det gjelder, ikke av hvor enkelt det er å få gjennomslag for sakene. Så langt vi kan vurdere det, på grunnlag av henvendelsen, synes det som styret i Hålogalandssykehuset HF går for langt i å forberede saker utenfor styremøtene.

I utgangspunktet er ”styreseminarene” ikke i strid med gjeldende regelverk. Dette forutsetter imidlertid at det ikke behandles saker som skal behandles i styremøter, i disse seminarene. Saker som ikke forutsetter styrebehandling, kan legges til andre fora enn styremøtene. Dette gjelder imidlertid ikke styresaker, som for eksempel på grunn av taushetsbelagte opplysninger må behandles i lukket møte. Disse sakene må behandles i lukkede deler av styremøtene, ikke i seminarer.

Selv om seminarene ikke er i strid med regelverket, synes det uheldig at det holdes ”styreseminarer” rett forut for styremøtene. Det sentrale i denne sammenheng, vil være tilliten og legitimiteten til foretakene. Det at det arrangeres ”styreseminarer” rett forut for styremøtene vil være egnet til å skape en oppfatning av at saker som skulle vært behandlet i styremøtene, blir behandlet forut for styremøtene. Det vil fremstå mer ryddig at slike seminarer holdes etter styremøtene. Dette vil bidra til å skape en større tillit til at saker, som krever styrebehandling, ikke blir behandlet i et forutgående og lukket ”styreseminar”. Dersom styrene ønsker å holde slike seminarer, anbefales det at møtene holdes åpne.

Med vennlig hilsen

Kari Sønderland e.f. ekspedisjonssjef

Vidar Toftøy-Andersen førstekonsulent

Kopi: Helse Nord RHF, Helse Øst RHF, Helse Sør RHF, Helse Vest RHF og Helse Midt-Norge RHF