Arbeidsdepartementets håndtering av hendelsene 22. juli

Det vises til brev fra 22. juli-kommisjonen av 2. desember 2011 med forespørsel om dokumentasjon av departementets håndtering etter hendelsene 22. juli 2011. Arbeidsdepartementets (AD) svar på skjemaet om håndteringen av 22.7 i sentralforvaltningen er lagt ved.

AD ble direkte rammet av eksplosjonen 22. juli. 22 av departementets 207 ansatte, inklusive politisk rådgiver, var til stede i eller i umiddelbar nærhet av regjeringskvartalet da bomben gikk av. Én medarbeider som befant seg ute på Einar Gerhardsens plass omkom. Heldigvis oppsto det ikke alvorlige fysiske skader på de medarbeidere som befant seg inne i S-blokka, selv om disse lokalene, inkludert statsrådsseksjonen, fikk omfattende skader. Departementet har også lokaler i Møllergata 37, og her var det noen knuste vinduer men ingen personskader. Begge bygningene ble evakuert. Det som skjedde 22. juli var imidlertid så voldsomt, at flere medarbeidere har hatt ulike reaksjoner og stressymptomer i ettertid. Dette har ført til noe sykefravær og noen praktiske utfordringer for organisasjonen, uten at det har hatt vesentlig virkning på departementets faglige arbeid.

Departementets kriseledelse ble raskt varslet om hendelsen. I den umiddelbare fasen etter angrepet ble det jobbet med å skaffe oversikt over omfanget og status for de ansatte. Det var også fokus på innledende krisehåndteringsoppgaver og å samordne handlinger med andre departementer innen rammen av regjeringens kriseråd (RKR). Oppgaver ble fordelt og hele ADs kriseledelse ble innkalt til møte om morgenen 23. juli. Det primære hensynet var konsekvensene for AD. Tilnærmingen var å ivareta ansatte, gi oppdatert og kontinuerlig informasjon til ansatte, å få organisasjonen - herunder lokaler, administrative systemer og rutiner - på plass, samt å skape motivasjon for videre arbeid. Formidling av informasjon gjennom ulike kanaler var i denne sammenhengen viktige virkemidler. Strategisk koordinering av sektoren, som vanligvis er en hovedoppgave for kriseledelsen, ble ikke like relevant i denne krisen.

 

• Ivaretakelse av ansatte
   
  Det var umiddelbart etter eksplosjonen usikkerhet om hvilke medarbeidere som hadde vært i regjeringskvartalet og om noen av disse var skadet. Relativt tidlig på kvelden ble det klart at èn person - Hanne Løvlie - var savnet. Departementsråden etablerte raskt kontakt med hennes nærmeste pårørende, og holdt deretter fortløpende kontakt med dem de første dagene. Etter noen dager dro Statsråden og Departementsråden også på besøk til dem. I samarbeid med de pårørende ble det avholdt en minnestund i departementet. Et minnerom med kondolanseprotokoll ble også innredet, og det ble lagt til rette for bred deltakelse fra nåværende og tidligere kolleger i begravelsen. 
   
  Innledningsvis ble det ellers vektlagt at hver leder med personalansvar hadde ansvar for å informere og følge opp medarbeidere i sin enhet. Omsorgstiltakene som ble iverksatt hadde som mål å være hensiktsmessige ut fra situasjonen, og treffe så bredt som mulig blant de berørte. Eksempler på dette er:
• Allmøter både for de som hadde vært til stede i regjeringskvartalet og for alle ansatte søndag 24. juli. 
• Jevnlig informasjon til alle ansatte. Etter hvert ble det tatt i bruk et system for å sende ut generell informasjon på SMS. 
• Det ble gjennomført hyppige informasjons-/allmøter med ulike tema, om alt fra naturlige reaksjoner hos mennesker som er blitt utsatt for hendelser lik 22. juli til informasjon om små og store saker av praktisk art. Disse møtene fungerte også som arena for å skape samhold blant kollegaer og utligne forskjellene i informasjon mellom de som var tilstede den første uken og de som etter hvert kom tilbake fra ferie. 
• Tilbud om psykologbistand ved behov, og tilbud fra Bedriftshelsetjenesten om helseundersøkelse.

 

• Få organisasjonen på plass
   
  Departementet hadde ikke forhåndsetablerte erstatningslokaler. Om kvelden 22. juli ble det etablert kontakt med Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) om mulighetene for å bidra med dette. Det var et ønske om at alle medarbeiderne skulle inn i samme lokaler. NAV gjorde en kjempeinnsats i løpet av helgen 23.-24. juli for å klargjøre plasser for om lag 100 personer i Sannergata 2, slik at de 53 medarbeiderne i AD som kom på jobb mandag 25. juli hadde et felles arbeidssted å gå til.
   
  Gjennom helgen ble det jobbet med kontor- og tekniske løsninger for å få departementet opp å stå, forberedelse av informasjon til ansatte og gjennomføring av allmøte, avklaring av når medarbeidere kom tilbake fra ferie, mobiltelefonlister, rapportering til og møter i RKR, kontakt med ledere i underliggende virksomheter for å informere og få tilbakemelding om situasjonen for dem, og lignende. Statsråden ble holdt løpende orientert, og deltok på allmøtet søndag 24. juli og i regjeringskonferanse i løpet av helgen. Det ble raskt etablert nødvendige sikringstiltak.
   
  Etter et par uker kunne de avdelingene som var lokalisert i Møllergata 37 flytte tilbake og gjenoppta sin virksomhet der. Om lag halvparten av departementets ansatte ble dermed værende igjen i Sannergata 2. Fra 7. november 2011 ble disse omlokalisert til Arbeids- og velferdsdirektoratets hovedkontor i Akersgata 64-68, inntil en permanent løsning er på plass i regjeringskvartalet.
   
  De første ukene etter 22. juli opplevde departementet mange tekniske problemer med oppkobling av PC mot departementets servere, og stadige brudd. Dette bedret seg noe etter hvert, men ble ikke helt bra før departementet flyttet til Akersgata 64-68. Det ble også endret noe på interne arbeidsrutiner som følge av den midlertidige lokaliseringen. Enkelte avdelinger og enheter har også hatt en arbeidsmessig krevende periode for å bøte på skadene etter terrorangrepet. Dette har bidratt til å forsinke noen enkeltstående oppgaver, men i det store og hele synes saksbehandlingen og produktiviteten innen departementets faglige avdelinger å ha vært opprettholdt.
   
  Det viste seg at de som hadde utlånsmobiler med fjernsynkronisering var raskere operative rent arbeidsmessig enn medarbeidere uten, siden de relativt umiddelbart kunne starte arbeid hjemmefra eller på nytt arbeidssted. Disse erfaringene har bidratt til en omlegging fra bruk av fasttelefon til mobiltelefoni som hovedtelefoniløsning for AD. Dette er en løsning hvor alle ansatte er utstyrt med en smarttelefon (f.eks iPhone), hvor internnumrene er viderekoblet til mobilen, og det gis tilgang til e-post via fjernsynkronisering. Denne løsningen har medført at departementet nå også har en oversikt over nesten alles mobiltelefonnumre og derigjennom bedre mulighet for å kontakte hver enkelt i en krisesituasjon.

 

• Skape motivasjon for videre arbeid
  Etter en periode ble det forventet at ting var mer normalisert, og at prosedyrer og tekniske hjelpemidler nå fungerte som de skulle. Ansatte har etter hvert også hatt mulighet til å rydde ut personlige effekter og nødvendig materiale fra S-blokka, og departementet har flyttet til nye lokaler. I forbindelse med dette har det vært om å gjøre å legge til rette for normal virksomhet uten å glemme de av medarbeiderne som fortsatt kan ha tunge dager.

 

Avslutningsvis ber kommisjonen om en vurdering av hvordan samordning og ledelse fungerte, både innen og mellom departementene.

De første dagene var departementets kriseledelse opptatt av det som var mulig å få gjennomført, og det ble tatt tak i større og mindre saker etter hvert som disse dukket opp. I forbindelse med gjennomgangen av ADs krisehåndtering ble det gjennomført en spørreundersøkelse som grunnlag for rapporten. Denne har bidratt til å få frem synspunkter også om den interne ledelsen i den kritiske fasen. Aspekter som berøres er vurderinger av ledelsens synlighet, tydelighet, om roller har vært klare, tiltak som ble iverksatt og lignende. Spørreundersøkelsen ble sendt til alle ansatte i AD, og ble inndelt i kategorier ut fra om en deltok i kriseledelsen eller ikke. Det kommer fram noen forslag til forbedringen i svarene, men hovedinntrykket er at medarbeiderne i AD har en positiv innstilling til hvordan kriseledelsen håndterte sine oppgaver.

En utfordring med hensyn på intern samordning og ledelse oppsto etter hvert som følge av at departementet var lokalisert på to adresser med stor avstand – med politisk og administrativ toppledelse i Sannergt 2 og tre fagavdelinger i M37. Dette ga i hovedsak administrative og praktiske samordningsutfordringer, men medførte også utfordringer med hensyn til kommunikasjon og informasjonsflyt internt i departementet.

Når det gjelder samordning mellom departementer i den innledende fasen, så deltok AD i - og leverte inn situasjonsrapporter til - de daglige møtene i Regjeringens kriseråd (RKR), inntil

dette organet ble oppløst. RKR krevde lite informasjon fra AD, og fungerte for vår del mest som en nyttig arena for å utveksle gjensidig informasjon om hvordan konsekvensene ble håndtert innen ulike departementer. Etter at RKR ble oppløst, overtok Fornyings- og administrasjonsdepartementet i stor grad ansvaret for samordningen mellom departementene. Fokuset ble da i hovedsak flyttet til prosessene rundt lokalisering for de departementer som hadde mistet sine lokaler og reetablering av administrative fellestjenester i departementsfellesskapet. Med ukentlig samordningsmøter fungerte denne delen av arbeidet etter vårt syn tilfredsstillende.

Som en følge av at mange departementer måtte flytte til høyst midlertidige og til dels provisoriske lokaler spredt på mange adresser, og at vesentlige deler av den etablerte tekniske og kommunikasjonsmessige infrastrukturen i regjeringskvartalet til dels var satt ut av funksjon i en lang periode, så ble den interne effektiviteten i samhandlingen mellom departementene klart svekket i en periode. Vesentlige samhandlings- og kommunikasjonskanaler som var etablert ved hjelp av tekniske løsninger måtte erstattes av til dels tungvinte manuelle rutiner av typen budtjenester. Etter hvert som de fleste departementene har kommet på plass i mer permanente lokaler har dette bedret seg, men samhandlings- og samordningsutfordringene er fremdeles følbare som følge av de geografiske avstandene mellom departementene.

En nærmere redegjørelse av hvordan AD ble påvirket av - og håndterte - hendelsen kommer fram av rapporten: " Gjennomgang av Arbeidsdepartementets krisehåndtering etter terrorangrepet 22. juli 2011". Her vurderes ulike oppfølgingstiltak for å forbedre departementets framtidige beredskaps- og sikkerhetsarbeid på bakgrunn av de erfaringene som ble gjort. Rapporten er planlagt ferdigstilt internt i departementet i løpet av uke 2. Vi vil ettersende denne til kommisjonen så raskt som mulig etter dette.

 

Med hilsen
Ellen Seip