Avvikling av papirbasert kirkebokføring

Bispedømmerådene
Biskopene
Prostene
Presteskapet
Kirkelige fellesråd
Menighetsråd i kommuner med ett sokn

 

Nr. P-14/2012

Vår referanse 2012000521

Dato: 14.12.2012

 

1. Bakgrunn

Departementet viser til rundskriv 21. desember 2011 nr. P-14/2011 Elektronisk registrering av kirkebokopplysninger – endringer i forskrift om Den norske kirkes medlemsregister. I dette rundskrivet varslet departementet opphør av den papirbaserte kirkebokføringen når elektronisk registrering av kirkebokopplysninger er iverksatt i alle bispedømmer og fungerer tilfredsstillende.

Kirkerådet har nå meldt at systemet for elektronisk registrering av kirkebokopplysninger (eKirkebok) fungerer tilfredsstillende, og Kirkerådet har på denne bakgrunnen anbefalt at føringen av de papirbaserte kirkebøkene avsluttes 31. desember 2012.

2. Systemet for elektronisk registrering av kirkebokopplysninger (eKirkebok)

Det ble produksjonssatt en ny versjon av eKirkebok 19. oktober 2012. Kirkerådet opplyser at denne versjonen har rettet opp de kjente feilene. Systemet har vist seg å være stabilt etter dette. Kirkebokopplysningene som skal registreres i systemet, lar seg nå registrere.

Det er imidlertid ikke utviklet sikre løsninger for integrasjon mellom eKirkebok og lokale fagsystemer for elektronisk registrering av kirkelige handlinger. Dette innebærer at kirkebokopplysninger må registreres særskilt i eKirkebok. Det er en sterk etterspørsel etter en sikker løsning for integrasjon mot lokale fagsystemer. Kirkerådet arbeider med sikte på å etablere en løsning for dette, og departementet har saken til vurdering.
I løpet av det siste året har Kirkerådet gjennomført kurs i alle bispedømmer, og brukerne av systemet har fått opplæring i registreringer i eKirkebok, sikkerhetsrutiner og kvalitet i arbeidet. Systemet for eKirkebok er en modul i tilknytning til Den norske kirkes medlemsregister, og registreringer her skjer lokalt etter en ordning som allerede er etablert. Av hensyn til arkivering av kirkebokopplysninger vil det være hensiktsmessig å få et skille mellom papirregistreringer og elektroniske registreringer fra begynnelsen av året.

3. Dato for avslutning av papirbasert kirkebokføring

Etter det som foreligger, har departementet kommet til at det ikke lenger er nødvendig med parallell føring av papirbasert kirkebok og elektronisk registrering i eKirkebok. Dato for avslutning av den papirbaserte kirkebokføringen settes til 31. desember 2012.

4. Kirkebokførende prests ansvar

Etter kirkeloven og tjenesteordningen for menighetsprester gjelder fortsatt begrepet ”kirkebokfører” selv om den papirbaserte kirkebokføringen avvikles.
Kirkebokføreren (normalt soknepresten) har fortsatt et ansvar for å ivareta visse oppgaver. Kirkebokføreren har for det første et ansvar for henvendelser om inn- og utmeldinger og meldinger om tilhørighet til Den norske kirke. Kirkebokføreren skal dessuten gi melding til den som ivaretar det daglige ansvaret for medlemsregisteret i vedkommende sokn om dåp, konfirmasjon, vigsel til ekteskap, jordfestelse (gravferdsseremoni) ved prest i Den norske kirke samt inn- og utmeldinger.

5. Andre presters ansvar

Dersom en kirkelig handling har blitt utført av andre enn den kirkebokførende presten, skal vedkommende prest sørge for at melding om dette blir gitt til kirkebokførende prest.

6. Kirkelig fellesråds ansvar

Kirkelig fellesråd er behandlingsansvarlig for den delen av Den norske kirkes medlemsregister det blir gitt tilgang til. Ansvaret ivaretas av organets daglige leder (kirkevergen) dersom ikke annet er avtalt. Dette omfatter også ansvar for den nye modulen i dette registeret som gjør det mulig å registrere kirkelige handlinger (eKirkebok). Kirkevergen må sørge for at kirkebokførende prest får opplysning om hvem innen fellesrådet opplysninger om utførte kirkelige handlinger skal sendes til. Hvem som ivaretar det daglige ansvaret for medlemsregisteret i vedkommende sokn, avgjør fellesrådet. I kommuner med bare ett sokn utøver menighetsrådet funksjonene som ellers ligger til kirkelig fellesråd.

7. Attester mv.

Når det gjelder utstedelse av attester i forbindelse med dåp, inn- og utmelding, utskrifter fra kirkebøkene og fra medlemsregisteret, vises det til rundskriv P-14/2011.

8. Oppbevaring av kirkebøkene

Etter gjeldende ordning skal kirkebøkene oppbevares på kirkekontoret til de avleveres til statsarkivet når siste innføring er 80 år gammel. I utgangspunktet legges det ikke opp til at gamle opplysninger fra kirkebøkene føres inn i det nye systemet. Dette innebærer at det fortsatt vil være behov for oppslag i kirkebøkene om eldre opplysninger. Departementet tar sikte på å gjennomgå ordningen for oppbevaring av kirkebøkene på kirkekontoret med bakgrunn i omleggingen til elektronisk registrering av kirkebokopplysninger.

9. Arkivfunksjonaliteten i eKirkebok

For å sikre nødvendig tilgang til eKirkebok i fremtiden tas det backup fra Kirkerådets side av alle data fortløpende som en del av driften. Kirkerådet vil også avlevere data til Riksarkivet årlig. På denne måten vil langtidsarkivfunksjonaliteten i det nye systemet bli ivaretatt.

Med hilsen

 

Ingrid Vad Nilsen (e.f.) ekspedisjonssjef

Kristian Skjeldal seniorrådgiver