Utredning av samlokalisert strategisk ledelse (SSL) - Prosjektplan

Versjon 0.5

1. Overordnet prosjektbeskrivelse og mandat*

1.1 Innledning*

1.2 Mål*

1.3 Stortingets vedtak*

1.4 Hva Stortingets vedtak innebærer*

1.5 Iverksetting av beslutningene*

1.6 Styrende dokumenter*

1.7 Overordnet organisering av prosjektet*

1.8 Organisering av toppledelsen i prosjektet*

1.9 Organisering av prosjektet fra Prosjektansvarlig FD/FO og nedover*

1.10 Prosjektgjennomføring og rapportering*

1.11 Avhengigheter mellom prosjektene*

1.12 Tiltaksplan for kommunikasjon og informasjon*

1.12.1 Mål*

1.12.2 Hovedutfordringer*

1.12.3 Målgrupper og tiltaksplan*

1.13 Overordnede suksesskriterier for prosjektet*

2. Utredninger i Forsvarsdepartementet (SSL-1)*

2.1 Kritiske suksessfaktorer*

2.1.1 Forankring hos ledelsen*

2.1.2 Samarbeid med eksterne aktører*

2.1.3 Allokering av ressurser og riktig kompetanse*

2.2 Beskrivelse av enkeltprosjektene*

2.2.1 Delprosjekt SSL-1.1 Lokalisering*

2.2.2 Delprosjekt SSL-1.2 Arbeidsoppgaver, arbeidsformer, ressurser og organisasjonsstruktur i FD*

2.2.3 Delprosjekt SSL-1.3 Personell-, rekrutterings- og kompetansemessige konsekvenser i FD*

3. Utredninger i Forsvarets overkommando (SSL-2)*

3.1 Kritiske suksessfaktorer*

3.1.1 Forankring hos ledelsen*

3.1.2 Samarbeid med eksterne aktører*

3.1.3 Allokering av ressurser og riktig kompetanse*

3.1.4 Utvikling av Forsvarsstaben’s organisasjonsstrategi*

3.2 Beskrivelse av enkeltprosjektene*

3.2.1 Delprosjekt SSL-2.1 Utredning av Forsvarsstaben’s kjerneoppgaver*

3.2.2 Delprosjekt SSL-2.2 Arbeidsoppgaver, arbeidsformer, ressurser og organisasjonsstruktur i FST*

3.2.3 Delprosjekt SSL-2.3 Personell-, rekrutterings- og kompetansemessige konsekvenser i FST*

4. Fellesprosjekter mellom FD og FO*

4.1.1 Gjennomføringsplan - Iverksettingsbrev*

5. Endringshistorikk*

6. Vedlegg 1: Prosjektdiagram*

1 Overordnet prosjektbeskrivelse og mandat

1.1 Innledning

Bakgrunn for prosjektet om utredning av Samlokalisert strategisk ledelse (SSL) er Stortingets beslutning om å legge ned Forsvarets overkommando (FO), og styrke Forsvarets evne til strategisk virksomhet gjennom samlokalisering av den nye forsvarsstaben (FST) med Forsvarsdepartementet (FD).

Dokumentet er delt inn i fire deler:

• Del 1 beskriver overordnede retningslinjer for prosjektet.
• Del 2 beskriver delprosjektene som skal gjennomføres i FD (SSL-1 prosjektet).
• Del 3 beskriver delprosjektene som skal gjennomføres i FO (SSL-2 prosjektet).
• Del 4 beskriver fellesprosjekter mellom FD og FO.

Under arbeidet vil det kunne dukke opp uforutsette problemstillinger. Det vil derfor bli opprettet nye delprosjekter etter behov. Disse vil følge bestemmelsene i prosjektplanen. Bestemmelsene i prosjektplanen vil også kunne endres, dersom det oppstår uforutsette problemstillinger som gjør dette nødvendig.

Prosjektet SSL omfatter ikke selve nedleggelsen av dagens FO.

1.2 Mål

Prosjektet skal gjennomføre utredninger som grunnlag for beslutninger om å følge opp og iverksette Stortingets vedtak om oppretting av FST og samlokalisering med FD. Det gjennomføres selvstendige delprosjekter som sammen utgjør et helhetlig grunnlag før Stortinget, regjeringen og statsråden tar saker opp til behandling.

1.3 Stortingets vedtak

Stortingets vedtak, jf. Innst. S. nr. 342 (2000–2001):

II

Forsvarets overkommando legges ned tidligst mulig i omleggingsperioden, og senest innen 31. desember 2004. Stortinget ber Regjeringen om å komme tilbake med forslag av generalinspektørenes plass i den nye strukturen.

III

1 Forsvarsstaben opprettes og samlokaliseres med Forsvarsdepartementet tidligst mulig i omleggingsperioden, og senest innen 31. desember 2004.

2.Stortinget ber Regjeringen sørge for at personellreduksjoner i det som i dag er FD og FO skal føre til en merinnsparing på årlige driftsutgifter på 75 millioner kroner relatert til St.prp. nr.45 (2000–2001).

Som merknad fra flertallet i komiteen, forutsettes det at Forsvarssjefens instruks videreføres.

1.4 Hva Stortingets vedtak innebærer

FO skal legges ned, og FST skal opprettes og samlokaliseres med FD snarest mulig, og senest innen 31. desember 2004. FD og FO, med unntak for FO/E og FO/S, skal reduseres med netto 50 %, eller 800 personell, samtidig som den øverste forsvarsledelsens evne til strategisk planlegging og ledelse skal styrkes.

Dette er så krevende at det er av grunnleggende betydning at omorganiseringen av landets øverste militære ledelse og departementet sees i nær og kontinuerlig sammenheng. For å nå de nedskjæringsmål Stortinget har satt, må dobbeltarbeid og flernivå saksbehandling reduseres til det absolutt nødvendige.

På dette grunnlag skal FO støtte FD i en felles utredning av omorganiseringen, der endelig frist for fremleggelse av funksjons- og konsekvensanalyse, organisasjonsforslag og forslag til personelloppsett, samt anbefalte lokaliseringsvalg er 31. desember 2001. Generalinspektørenes plass i den nye strukturen skal inngå i utredningen. Prosjektet skal være sammensatt av representanter fra både FD og FO og forholde seg til følgende rammebetingelser:

• Det omorganiserte FD skal ha en organisering, et personelloppsett og en kompetanse som til sammen vil gi det en vesentlig styrket evne til å ivareta planlegging, gjennomføring og kontroll på strategisk nivå.
• FD skal organiseres i enheter med avdelingssjefer.
• Avdelingene kan ha ulik organisering (etter funksjon eller prosess).
• Prosjektarbeid kan brukes for oppgaver som er begrenset i tid.
• FD må sikres en autonom (selvtilstrekkelig) evne innenfor enkelte områder, og i noen tilfeller vil det være snakk om å styrke FDs eksisterende funksjoner.
• Forsvarsstaben skal ha en organisering, et personelloppsett og en kompetanse som til sammen vil gi tilstrekkelig evne til å ivareta strategisk fagmilitær planlegging og styring av Forsvaret, spesielt styrket evne til å tverrprioritere i forhold til helheten av oppgaver samt til helhetlig budsjett- og økonomistyring.
• Det samlede personelltak for FD og de av dagens funksjoner i FO som skal videreføres skal være maksimum 800 personell, maksimumstallet for Forsvarsstaben pluss øvrige funksjoner som videreføres fra dagens FO, skal være 600.
• FD, Forsvarsstaben og eventuelle underlagte enheter må organiseres på en måte som reduserer eventuelt dobbeltarbeid og flernivås saksbehandling til et minimum. Prosessintegrering mellom departementet og Forsvarsstaben skal gjennomgående benyttes som arbeidsform i størst mulig utstrekning.

1.5 Iverksetting av beslutningene

En plan som skisserer tidspunkt for iverksettelse av beslutningene skal foreligge senest 1. februar 2002. Anbefalinger som statsråden selv kan avgjøre, besluttes og iverksettes straks delprosjektene er ferdige. Beslutninger som må forelegges Stortinget vil bli fremmet senest 1. mars 2002. Iverksettingsbrev som følger opp Stortingets beslutning, skal foreligge senest 14 dager etter Stortingets behandling.

1.6 Styrende dokumenter

1.7 Overordnet organisering av prosjektet

Statsråden er konstitusjonelt ansvarlig for å følge opp Stortingets vedtak, og må foreta de nødvendige avklaringer mot Stortinget og regjeringen. Stabsdirektøren har det overordnede ansvaret for SSL-prosjektet. Strategisk forum er øverste diskusjonsarena før stabsdirektøren via departementsråden fremmer politiske saker, og forslag til styrende beslutninger, til statsråden.

Prosjektansvarlige i FD og FO har det formelle hovedansvaret for respektive deler av prosjektet og er de som på vegne av prosjektet presenterer utredninger og anbefaler løsningsforslag til stabsdirektøren. Prosjektansvarlig i FD er ekspedisjonssjef Elisabeth Bødtker Larsen. Prosjektansvarlig i FO er generalmajor Svein Ivar Hansen. FD I vil ha ansvaret for utredninger som gjelder FD, prosjektleder er avdelingsdirektør Gisle Norheim. FO har ansvaret for å utrede oppretting av FST og herunder forholdet til FOHK og GI-ene. Prosjektleder for disse utredningene er oberst Øyvind Strandman.

Som en del av SSL – 1 og SSL – 2 prosjektene vil det bli etablert delprosjektgrupper med oppdrag å utrede konkrete problemstillinger. I alle gruppene vil det være deltakelse fra både FD og FO. Alle delprosjektgruppene må oppfylle likestillingslovens krav om deltakelse. Alle avdelinger i FD vil være representert i delprosjekter som i særlig grad berører departementet. Delprosjektlederne skal innhentes fra FD og FO.

Figur 1 – Organisasjonskart over SSL-prosjektet.

Figur 1 viser prosjektorganisasjonen der FD I og FO er ansvarlig for hver sine utredninger. Det er imidlertid viktig å presisere at delprosjektene skal være sammensatt av personell fra både FD og FO og alle utredningene vil på den måten fremstå som en type "felles-prosjekter". Figur 1 viser ikke fellesprosjektet "Gjennomføringsplan - Iverksettingsbrev". Dette er skissert i figur 2 nedenfor.

1.8 Organisering av toppledelsen i prosjektet

1.9 Organisering av prosjektet fra Prosjektansvarlig FD/FO og nedover

For enkelte roller vil funksjonen i FO være "snudd" i forhold til funksjonen i FD. Eksempelvis skal delprosjektledere i FO så lang det praktisk er mulig, delta i tilsvarende delprosjekt i SSL-1.

1.10 Prosjektgjennomføring og rapportering

SSL-1 og SSL-2 har samme roller og tilnærmet like funksjonsbeskrivelser for disse. Dette gir felles møtestruktur for prosjektene. Møtestrukturen og rapporteringsrutinene som beskrives nedenfor er derfor gjeldende for begge prosjektene. Bruken av samme roller og funksjoner og felles maler for gjennomføring og rapportering, vil gjøre det lettere for nivåene over prosjektansvarlige i FD og FO å få oversikt over prosjektene og lette samhandlingen og kommunikasjonen mellom prosjektene.

Tabellen nedenfor oppsummerer møtetyper, intervall og rapporteringsrutiner i prosjektene. Ansvarlige for gjennomføringen av møtet er oppført i kursiv.

1.11 Avhengigheter mellom prosjektene

Prosjektplanen forutsetter at de første delprosjektene starter opp medio august. Prosjektleder er ansvarlig for å bemanne de enkelte delprosjektene.

Rekkefølgen er viktig for å ivareta avhengigheter mellom delprosjektene. En forsinkelse i et delprosjekt vil med stor sannsynlighet kunne forplante seg til andre. For å kunne oppdage dette så tidlig som mulig, skal det som en del av gjennomføring-splanen for hvert delprosjekt settes opp milepæler og faste rapporteringsrutiner til overordnet nivå. Verktøy for dette er innarbeidet i malene som følger dokumentet som vedlegg 2 og 3. SSL-1 prosjektene starter opp noe før enn SSL-2 prosjektene. Hensikten er at SSL-1 prosjektene skal gi inngangsverdier til de parallelle SSL-2 prosjektene.

Delprosjekter som utreder parallelle temaer i FD og FO må være koordinert i forhold til hverandre slik at de sammen utgjør et helhetlig beslutningsgrunnlag for de anbefalinger som fremmes til endelige beslutninger. Delprosjektlederne er ansvarlig for slik koordinering.

Pilene i Figur 2 illustrerer at enkelte utredninger gir inngangsverdier for andre. Eksempelvis vil utredningen om kjerneoppgaver legge premissene for utredningen om arbeidsoppgaver, arbeidsformer, ressurser og organisasjonsstruktur i FD.

Siste delprosjekt er fellesprosjektet Gjennomføringsplan - Iverksettingsbrev. Alle delprosjekter under SSL-1 og SSL-2 er likestilte prosjekter som sammen danner grunnlaget for fellesprosjektet.

Figur 2 – Avhengigheter mellom delprosjektene i SSL-prosjektet.

I FO pågår en rekke aktiviteter som kan bli berørt av SSL. ARGUS må se alle omstil-lingsaktiviteter i helhetlig sammenheng og identifisere grensesnitt mellom ulike aktiviteter og prosjekter. Noen av aktivitetene vil gi effektiviseringstiltak som medfører mindre forbruk av ressurser for å gjøre samme jobb som i dag. Særlig sentralt er prosjekt GOLF og mulighetene for effektivisering av SSL gjennom implementering av Felles Integrert Forvaltningssystem (FIF). Særskilt er det viktig med helhetlige betraktninger på området enhetlig styring og ledelse av Forsvaret. Det er viktig at man klarer å utnytte og videreføre arbeidet som er utført i ARGUS og GOLF.

1.12 Tiltaksplan for kommunikasjon og informasjon

Stabsdirektøren har det overordnede ansvaret for informasjon til alle berørte parter. Informasjonsansvarlig koordinerer og sørger for at kommunikasjonstiltakene iverksettes, slik at berørte parter skal få tilgjengelig informasjon til rett tid. Arbeidet forankres i FDs kommunikasjonsstrategi og FOs informasjonsstrategi.

1.12.1 Mål

Målet med informasjonsarbeidet er å bidra til at arbeidet med, og resultatet av SSL-utredningen blir gjort kjent, og får størst mulig tilslutning blant målgruppene.

1.12.2 Hovedutfordringer

Omorganiseringsprosesser genererer generelt en høy etterspørsel etter informasjon. Oftest er etterspørselen langt større enn faktisk tilgjengelig informasjon. Å tette dette gapet blir en av hovedutfordringene for informasjonsarbeidet i SSL-prosjektet. En forutsetning for å lykkes er at målgruppene får et aktivt forhold til hele utredningen.

1.12.3 Målgrupper og tiltaksplan

PTF = Pressetalsfunksjonen

1.13 Overordnede suksesskriterier for prosjektet

En samlet utredning forelegges statsråden til politisk beslutning. Dette gjør at Hovedavtalenes ordinære regler om forhandlinger og drøftinger ikke kommer til anvendelse. Medvirkning fra arbeidstakerorganisasjonene er imidlertid en vesentlig suksessfaktor for prosjektet. Prosjektet vil derfor gå ut over Hovedavtalenes bestemmelser, og legge opp til jevnlige møter mellom prosjektet og organisasjonene.

Prosjektorganiseringen er viktig for å skape forankring i egen organisasjon. Delprosjektledere skal derfor fortrinnsvis være interne. I tillegg vil prosjektsekretærene og arbeidsgruppene i all hovedsak gjøre bruk av ressurser fra FD og FO. Informasjonsarbeidet er også et viktig virkemiddel for å oppnå en god forankring. Alle beslutninger vil bli kommunisert ut i organisasjonen i tråd med tiltaksplanen for kommunikasjon og informasjon. I informasjonen vil det bli lagt vekt på å få frem premissene og argumentene for beslutningene.

2 Utredninger i Forsvarsdepartementet (SSL-1)

2.1 Kritiske suksessfaktorer

2.1.1 Forankring hos ledelsen

Statsråden vil ta en helhetlig beslutning på resultatet av prosjektet når dette foreligger innen 31. desember 2001, og foreta nødvendige avklaringer mot Storting og regjering.

2.1.2 Samarbeid med eksterne aktører

Prosjektet vil samarbeide med følgende eksterne aktører:

2.1.3 Allokering av ressurser og riktig kompetanse

Det er viktig at ledelsene i FD og FO prioriterer å avsette personell med nødvendig utredningskompetanse og –kapasitet. Det må også gis tilstrekkelig økonomisk handlefrihet til bruk av eksterne konsulenter og overtid for delprosjektgruppene, ettersom tidsfaktoren vil være av betydning for koordinering mellom delprosjektene.

2.2 Beskrivelse av enkeltprosjektene

2.2.1 Delprosjekt SSL-1.1 Lokalisering

Oppdrag: Det skal utredes og presenteres alternative forslag til lokalisering av FD og FST. I utredningen må det bl.a. tas hensyn til innflyttingstidspunkt, behov for spesielle fasiliteter, antall ansatte, organisering og sikkerhetsmessige forhold. Videre skal utredningen anbefale en løsning basert på de premisser som er lagt til grunn for prosjektet. Det er ønskelig å finne lokaliteter som kan romme 800 personell, eller det antall som synes hensiktsmessig å samlokalisere. Anbefalingen skal sees opp mot samlet EBA behov i Oslo og det skal foretas økonomiske beregninger for alle alternativer. Følgende alternativer skal skisseres:

• Akerhus

• Huseby
• Andre steder i Oslo sentrum

Avhengighet til andre delprosjekter: Dette delprosjektet fremstår som mer selvstendig enn de øvrige, og konklusjonene er ikke avgjørende for igangsettelse av de øvrige delprosjektene.

Kompetanse og personell: Utredningen krever kompetanse innenfor organisasjon, bygg og anlegg, prosjektledelse, sikkerhet og informasjonsteknologi. FBT vil være en sentral bidragsyter i prosjektet. I tillegg vil FD og FO være representert i delprosjektgruppen.

Økonomi: Det må påregnes bygningsmessig og sikkerhetsmessig konsulentvirksomhet for å kalkulere kost/nytte ved de ulike alternativene, herunder FBT og FO/S.

Resultat:

• Presentere samlet informasjon om ulike alternative bygninger på en måte som gjør det mulig å sammenligne alternativene.
• Vurdere alternativene opp mot premissene som er lagt fra styrende dokumenter.
• Anbefale lokalisering overfor Stabsdirektøren.

2.2.2 Delprosjekt SSL-1.2 Arbeidsoppgaver, arbeidsformer, ressurser og organisasjonsstruktur i FD

Oppdrag: Samlokalisering av FST med FD er et virkemiddel for å bedre den øverste forsvarsledelsens evne til strategisk planlegging og ledelse av sektoren. En forutsetning for å kunne realisere de reduksjoner på personellsiden som Stortinget har stilt krav om, er at omorganiseringen av departementet og landets øverste militære ledelse sees i nær og kontinuerlig sammenheng. Delprosjektet skal for øvrig forholde seg til rammebetingelsene gjengitt i avsnitt 1.4.

Oppgaver:

• Utrede konkrete arbeidsoppgaver på bakgrunn av FD’s kjerneoppgaver
• Kartlegge prosesser
• Utredning av interne ansvarsområder og –linjer, herunder alternative arbeidsformer
• Utrede forholdet til og samarbeid/arbeidsformer med underlagte etater, kontaktpunkter, etatsstyring og rapporteringsrutiner, særlig mot FST
• Utrede forholdet til andre departementer, NORDEL, MMB, ambassader, etc
• Utvikling av ulike organisasjonsmodeller og konkrete forslag til organisasjonsstruktur

Avhengighet til andre delprosjekter: Stabsdirektøren har gitt FD I i oppdrag å utrede kjerneoppgavene til det fremtidige FD. Denne utredningen skal forelegges Ledermøtet i midten av august og deretter statsråden. Utredningen er ikke beskrevet i detalj i dette direktivet, siden den allerede er igangsatt. Denne utredningen legger viktige premisser for dette delprosjektet. SSL-1.2 vil legge premisser for SSL – 1.1, SSL-1.3. og gi inngangsverdier for SSL – 2 prosjektet.

Kompetanse og personell: Delprosjektet vil måtte bestå av personell med god teoretisk og praktisk kompetanse om ulike organisasjonsformer og sammenhengen mellom organisatoriske virkemidler, kjerneoppgaver og målsettinger. Det er også nødvendig med god kjennskap til FD og FSJs ansvarsområder og kompetanse innenfor alternative styringsformer. Delprosjektgruppen må ha innsikt i lover og regelverk som legger føringer på organisering av offentlige virksomheter og da spesielt på departementsnivå. Delprosjektet må besitte kompetanse som gjør det mulig å tenke nytt i forhold til FD’s fremtidige rolle både nasjonalt og internasjonalt.

Økonomi: Det må påregnes bruk av eksterne konsulenter.

Resultat/milepæler: Delprosjektet deles inn i følgende delutredninger:

SSL-1.2.1 Arbeidsoppgaver i FD

• Utrede konkrete arbeidsoppgaver på bakgrunn av FDs fastlagte kjerneoppgaver
• Utrede personellressurser og antall årsverk knyttet til oppgavene

SSL-1.2.2 Strategisk planlegging

• Utrede hvordan strategisk planlegging i FD skal foregå

SSL-1.2.3 Styring og rapportering

• FDs forhold og kontaktpunkter mot underlagte etater må utredes for hver av de foreslåtte organisasjonsskissene
• Utrede forbedrede eller nye styringsprosedyrer
• Hvordan FD skal styre og rapporteringsområder

SSL-1.-2.4 Krisehåndtering og beredskap

• Med særlig fokus på samhandlingen mellom FD og FST

SSL-1.-2.5 Internasjonalt samarbeid

• Prioritering av internasjonalt samarbeid
• Hvordan organisere FD i forhold til internasjonalt samarbeid, herunder forholdet til FST
• Utrede forholdet til multilaterale fora

SSL-1.-2.6 Arbeidsformer

• Utrede alternative arbeidsformer i FD og mellom FD og FST

SSL-1.2.7 Organisasjonsstruktur

• Utvikling av ulike organisasjonsmodeller og konkrete forslag til organisasjonsstruktur
• Utrede hvilke enheter/virksomheter som skal ligge rett under FD

Hver delutredning skal skissere alternative modeller innenfor det aktuelle temaet og presentere alternativene med tilhørende kvaliteter (styrker, svakheter og lignende).

2.2.3 Delprosjekt SSL-1.3 Personell-, rekrutterings- og kompetansemessige konsekvenser i FD

Oppdrag: Delprosjektet skal utrede kompetansebehovet i det fremtidige FD, vurdere de personellmessige konsekvenser i FD av en frigjøring eller reduksjon av årsverk som følger av den valgte organiseringen av det nye FD, og anbefale tiltak for å nå målet om personalreduksjoner gjengitt i avsnitt 1.4 .

Avhengighet til andre utredninger: SSL-1.2 Arbeidsoppgaver, arbeidsformer, ressurser og organisasjonsstruktur i FD vil legge premissene for dette delprosjektet. Delprosjektet vil legge premisser for SSL – 1.1 og gi inngangsverdier for SSL – 2 prosjektet.

Kompetanse og personell: Delutredningen vil kreve fagkompetanse om personell-forvaltning og juridiske spørsmål i tillegg til generell prosjektkompetanse.

Økonomi: Det kan være aktuelt med AADs vurdering av personellkonsekvenser og virkemidler. Det må i dette prosjektet påregnes bruk av eksterne konsulenter.

Resultat (milepæler):

• Kartlegging av dagens kompetanse
• Utrede personellmessige forhold (kompetansebehov osv) knyttet til valgt organisasjonsstruktur og fremtidige kjerneoppgaver
• Utrede virkemidler ved eventuelt behov for færre ansatte enn i dag, eller at årsverk må frigjøres for ny/annen kompetanse

3 Utredninger i Forsvarets overkommando (SSL-2)

3.1 Kritiske suksessfaktorer

3.1.1 Forankring hos ledelsen

Statsråden vil ta en helhetlig beslutning på resultatet av prosjektet når dette foreligger innen 31. desember 2001, og foreta nødvendige avklaringer mot Storting og regjering.

3.1.2 Samarbeid med eksterne aktører

Prosjektet vil samarbeide med følgende eksterne aktører:

3.1.3 Allokering av ressurser og riktig kompetanse

Det er viktig at ledelsene i FD og FO prioriterer å avsette personell med nødvendig utredningskompetanse og -kapasitet til delprosjektene. Det må også gis tilstrekkelig økonomisk handlefrihet til bruk av eksterne konsulenter og overtid for delprosjektgruppene, ettersom tidsfaktoren vil være av betydning for koordinering mellom delprosjektene.

3.1.4 Utvikling av Forsvarsstaben’s organisasjonsstrategi

Organisasjonsstrategien for Forsvarsstaben bygger på det arbeid som allerede er utført i dagens FO. Utgangspunktet er en matriseorganisering hvor fagressursene kan understøtte og delta i flere prosesser. For å oppnå målsetningene med SSL vil man ta utgangspunkt i de prosesser som eksisterer nå, den kompetanse disse trenger og dagens organisering (som er beskrevet og forankret). Dette vil danne grunnlaget for å identifisere kjerneområdene, fagkunnskap med påfølgende organisering til den nye Forsvarsstaben.

3.2 Beskrivelse av enkeltprosjektene

3.2.1 Delprosjekt SSL-2.1 Utredning av Forsvarsstaben’s kjerneoppgaver

Forsvarets Virksomhetsbeskrivelse (FVB) danner grunnlaget for identifisering av de nye kjerneoppgavene. Den videre utvikling av FVB skjer gjennom å identifisere hvilke produksjonsprosesser som den nye Forsvarsstaben skal ha, dvs hvilke hovedoppgaver som skal løses. Videre må styring og ledelsesprosesser beskrives samt nødvendig støtteprosesser. Dette må imidlertid gjøres etter at produksjonsprosessene er identifisert.

Oppdrag: Arbeidet omfatter følgende områder:

• Å utrede hvilke oppgaver som idag ivaretas av FO.
• Å utrede (fremtidig) grensesnitt mot FDs oppgaveportefølje.
• Å utrede FSTs fremtidige virksomhetsområder, herunder kjerneområder, som vil bidra til at organisasjonens strategiske evne og bemanning sammenfaller med vedtatte rammebetingelser.
• Å utrede hvilke oppgaver som bør prioriteres gitt et bestemt antall ansatte i FST.

Avhengigheter til andre utredninger og delprosjekter: Delprosjektet vil motta inngangsverdier fra utredningen om FDs kjerneoppgaver. Delprosjektet vil legge premisser for SSL – 2.2.

Kompetanse og personell: Delprosjektet vil måtte bestå av personell med god kompetanse om FDs og FOs samlede virksomhet. Prosjektet vil også måtte bestå av personell med god innsikt i lover og regelverk som legger føringer på FOs overordnede virksomhet og oppgaveportefølje. Det er avgjørende at prosjektet kan være nytenkende i forhold til FSTs fremtidige rolle både nasjonalt og internasjonalt.

Man bør i størst mulig grad benytte personellet som utviklet eksisterende virksomhetsbeskrivelse for FO/Fellesstab idet de allerede kjenner omfanget av dagens oppgaver, prosesser og organisasjon. De har brukt metodikken og har de nødvendige forutsetninger for å beskrive de nye kjerneoppgavene med påfølgende nødvendig "slanking" av dagens organisasjon.

Økonomi: Det er ikke påregnet kostnader til ekstern bistand til prosjektet.

Resultat: Med basis i eksisterende FVB må gruppene vurdere hvilke oppgaver og prosesser som skal videreføres. Man må først beskrive hovedoppgavene slik at produksjonsprosessene kan identifiseres, med input til prosessen og output underveis i prosessen. Aktører, interne og eksterne må identifiseres og deres bidrag i prosessen beskrives. Når produksjonsprosessene er identifisert og beskrevet ser man på hvilke styrings- og ledelsesprosesser man trenger for å styre og utvikle produksjonen. Her må man også betrakte underordnete ledd, og eksterne og interne avhengigheter identifiseres. Til slutt identifiseres hvilke støtteprosesser organisasjonen trenger for å få utført sine hovedprosesser. Rekkefølgen av hvordan prosessene beskrives i delprosjektet er meget viktig idet det er produksjonen som er førende for både styre- og støtte- prosessene.

Når prosessene er beskrevet kan man sette ut aktivitetene i prosessene i tid og identifisere hvilken (fag)kompetanse og ressurser som trenges for å gjennomføre prosessene i et (års)gjennomløp. Når kompetansebehovet er identifisert gjennomføres en analyse av en optimal organisering med rolle beskrivelse og nødvendig dimensjonering slik at alle prosessene har nødvendig fagunderstøttelse til rett tid. Dette kan medføre at man endrer noe på prosessenes tidssammensetning slik at man best mulig utnytter de tilgjengelige ressursene innenfor de gitte personellrammene.

Den ferdige utredningen må ha en form og innhold som gjør det mulig å:

• Identifisere konkrete kjerneområder (arbeidsområder) som i fremtiden skal utgjøre FSTs virksomhetsplaner.
• Identifisere eventuelle nye kjerneområder som oppstår som en følge av at FO nedlegges og FST opprettes.
• Identifisere eventuelle kjerneområder som ikke lenger vil ha noen plass i FST virksomhetsområde og forslag til hvor disse ev kan plasseres.
• Identifisere og beskrive hvilke produksjons-, styrings-, og støtte- prosesser som skal gjennomføres i FST, inklusive nødvendig fagkompetanse. Dette blir den Nye Virksomhetsbeskrivelse (NVB) som skal ha samme format som eksisterende FVB.
• Oppgaver som gjøres i dagens FO organisasjon og som fjernes skal identifiseres. Oppgaver som fjernes fra dette nivået, men som videreføres på lavere nivå i FMO skal identifiseres slik at oppgavene, med påfølgende prosesser, kan videreføres med konsekvenser for de aktuelle organisasjonene.

3.2.2 Delprosjekt SSL-2.2 Arbeidsoppgaver, arbeidsformer, ressurser og organisasjonsstruktur i FST

Organisasjonsstrukturen må være en konsekvens av kjerneoppgavene og skal være optimalt tilpasset til de prosesser som skal foregå i løpet av et (års)gjennomløp. Ressursbehovet med tilhørende kompetanse identifiseres via de aktiviteter som prosessene har. En fagressurs vil gjerne bli benyttet innen flere prosesser i løpet av et gjennomløp. Man må også ivareta interne ansvarslinjer, underlagte enheter, forholdet til FD og Fellesoperativt Hovedkvarter.

Oppdrag: Samlokalisering av FST med FD er et virkemiddel for å bedre den øverste forsvarsledelsens evne til strategisk planlegging og ledelse av sektoren. En forutsetning for å kunne realisere de reduksjoner på personellsiden som Stortinget har stilt krav om, er at omorganiseringen av departementet og landets øverste militære ledelse sees i nær og kontinuerlig sammenheng. FST sin organisasjonsstruktur skal ikke være bundet av eksisterende matriseorganisering.

Delprosjektet skal forholde seg til rammebetingelsene gjengitt i avsnitt 1.4.

Oppgaver:

• Utrede forholdet til FD.
• Utredning av interne ansvarsområder og konkrete forslag til organisasjonsstruktur.
• Utvikling av ulike organisasjonsmodeller og konkrete forslag til organisasjonsstruktur.
• Utrede forholdet til eksterne aktører som for eksempel MMB, attacheer, etc.
• Utrede forholdet til og samarbeid/arbeidsformer med underlagte enheter, kontaktpunkter, etatsstyring og rapporteringsrutiner.
• Utrede hvilke enheter/virksomheter som bør ligge rett under Forsvarsstaben og deres omfang og oppgaver.
• Utrede generalinspektørenes plass i den nye strukturen.

• Utrede, hvis noen, organisasjonsmessige konsekvenser for organisasjonsenheter på lavere nivå i FMO.

Avhengigheter til andre utredninger og delprosjekter: Utredningen av Forsvarsstabens kjerneoppgaver legger premisser for denne utredningen. Resultatet fra den nye virksomhetsbeskrivelsen danner grunnlaget for organisering og dimensjonering av ny FST. Delprosjekt SSL - 1.2 vil gi inngangsverdier til dette delprosjektet.

Kompetanse og personell: Delprosjektet vil måtte bestå av personell med god teoretisk og praktisk kompetanse om ulike organisasjonsformer og sammenhengen mellom organisatoriske virkemidler og kjerneoppgaver/målsettinger. Det er også nødvendig med god kjennskap til FO og FSJs ansvarsområder. Organisasjonen vil også måtte bestå av personell med god innsikt i lover og regelverk som legger føringer på organisering av offentlige virksomheter. Delprosjektet må besitte kompetanse som gjør det mulig å tenke nytt i forhold til FSTs fremtidige rolle både nasjonalt og internasjonalt. Det vil være nødvendig med kompetanse innen organisasjon, styring og ledelse.

Økonomi: Det må i dette prosjektet påregnes bruk av eksterne konsulenter.

Resultat/milepæler: Resultatet av prosjektet skal være et godt grunnlag for beslutning av innholdet i en organisasjonsstruktur for Forsvarsstaben. Prosjektet skal levere organisasjonsskisser med tilhørende ansvarslinjer og –områder i tråd med føringene i mandatet. Det bør presenteres flere alternativer med tilhørende kvaliteter (styrker, svakheter og lignende).

FST’s forhold og kontaktpunkter mot FD og underlagte enheter må utredes for hver av de foreslåtte organisasjonsskissene.

3.2.3 Delprosjekt SSL-2.3 Personell-, rekrutterings- og kompetansemessige konsekvenser i FST

Delprosjektet skal utrede behov for ev kompetanseendring i FST, iverksette tiltak for frigjøring av årsverk og fremme forslag til en ny OPL for Forsvarsstaben og funksjoner i FO som skal videreføres.

Avhengighet til andre utredninger og delprosjekter: Dette delprosjektet er i hovedsak avhengig av konklusjonene fra delutredningen om organisasjonsstruktur i Forsvarsstaben. Delprosjekt 1.3: Personellmessige konsekvenser i FD vil også legge premisser for dette delprosjektet.

Kompetanse og personell: Delutredningen vil kreve fagkompetanse om personellforvaltning og juss i tillegg til generell prosjektkompetanse. Prosjektgruppen bør derfor bestå av personer med kompetanse og kapasitet innenfor disse områdene.

Økonomi: Det kan være aktuelt å be om en vurdering av personellmessige konsekvenser/virkemidler fra AAD. Det må i dette prosjektet muligens tas høyde for eksterne konsulenter.

Oppdrag: FD og FO, med unntak for FO/E og FO/S, skal reduseres med netto 50 %, eller 800 personell. Delprosjektet skal vurdere de personellmessige konsekvenser i FST av den valgte organiseringen, og anbefale tiltak for å nå de mål som er satt for personalreduksjoner.

Delprosjektet skal forholde seg til rammebetingelsene gjengitt i avsnitt 1.4.

Resultat (milepæler):

• Kartlegging av dagens kompetanse
• Utrede personellmessige forhold (kompetansebehov osv) knyttet til valgt organisasjonsstruktur og fremtidige oppgavespekter.
• Vurdere antall årsverk ved valgt organisasjonsstruktur.

Utrede virkemidler ved ev behov for færre ansatte enn i dag, eller at årsverk må frigjøres for ny eller annen kompetanse.

4 Fellesprosjekter mellom FD og FO

4.1.1 Gjennomføringsplan - Iverksettingsbrev

Dette er det siste delprosjektet som omfattes av prosjektplanen. Delprosjektet sammenfatter beslutningene som er tatt på bakgrunn av de tidligere utredningene. Utredningen skal bidra til at den operative iverksettelsen av de endringene som er besluttet i FD’s og FO’s organisasjoner kan starte. De anbefalinger som statsråden selv har fullmakter til å avgjøre, kan besluttes og iverksettes umiddelbart.

Oppdrag: En gjennomføringsplan som skisserer tidspunkter for iverksettelse av beslutningene skal foreligge senest 1. februar 2002. Gjennomføringsplanen må skille mellom de anbefalinger som kan besluttes og iverksettes av statsråden og øvrige anbefalinger som Stortinget og regjeringen må behandle. De beslutninger som skal forelegges Stortinget og regjeringen skal fremmes senest 1. mars 2002. Iverksettingsbrev som iverksetter beslutningene gjort av Storting og regjering, skal foreligge senest 14 dager etter Stortingets behandling.

Avhengighet til andre utredninger og delprosjekter: Delprosjektet er avhengig av konklusjonene i alle tidligere delprosjekter, både SSL-1 og SSL-2.

Kompetanse og personell: Utredningen krever kompetanse innenfor alle utredningsområdene som tidligere er beskrevet i dette direktivet. I tillegg bør delprosjektgruppen ha operativ kompetanse i forhold til hvordan implementere endringer i en organisasjon. Videre må det være bred kompetanse på organisasjonens krav på medbestemmelse i implementeringsfasen. For å forankre denne best mulig i organisasjonen kan det være aktuelt å rekruttere i hovedsak mellomledere inn i denne gruppen.

Økonomi: Det er ikke kalkulert med særskilte økonomiske midler til utredningen.

Resultat (milepæler):

• Gjennomføringsplan for samlokaliseringen ferdig 1. februar 2002
• Beslutninger som skal forelegges Stortinget og regjeringen fremmes senest 1. mars 2002
• Iverksettingsdirektiv for samlokaliseringen ferdig 14. dager etter Stortingets behandling

5 Endringshistorikk

6 Vedlegg 1: Prosjektdiagram