Elektronisk registrering av kirkebokopplysninger – endringer i forskrift om Den norske kirkes medlemsregister

Bakgrunn

Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet har i dag vedtatt endringer i forskrift 25. februar 2000 nr. 298 om Den norske kirkes medlemsregister (medlemsregisterforskriften). Endringene trer i kraft 1. januar 2012.

Formålet med endringene er å legge til rette for en omlegging fra dagens papirbaserte kirkebokføring til elektronisk registrering av kirkebokopplysninger. Kirkerådet vil i 2012 iverksette en modul for elektronisk registrering av kirkebokopplysninger i tilknytning til Den norske kirkes medlemsregister.

Endringene i medlemsregisterforskriften innebærer:

• at det åpnes for at opplysninger knyttet til dåp, konfirmasjon, vigsel og gravferd kan registreres elektronisk i en ny handlingsmodul for Den norske kirkes medlemsregister når Kirkerådet iverksetter denne
• at ordningen for føring av medlemsregisteret også skal gjelde for elektronisk registrering av kirkebokopplysninger
• at kirkebokførende prest får ansvaret for å gi melding om kirkelige handlinger, i tillegg til inn- og utmeldinger, til den som fører medlemsregisteret lokalt for det enkelte sokn
• at kirkeboken i en overgangsperiode fortsatt skal føres, inntil det nye systemet er satt i verk og har blitt prøvd ut i en periode

Registrering av kirkelige handlinger
Opplysninger om personer som blir døpt, konfirmert, vigslet til ekteskap og gravlagt eller bisatt ved en kirkelig handling i Den norske kirke, kan etter endringene i medlemsregisterforskriften inntas i medlemsregisteret, jf. § 1 andre ledd.

Mange opplysninger som føres i kirkebøkene, registreres allerede i dag også i medlemsregisteret når det gjelder medlemmer i Den norske kirke. Dette omfatter opplysninger om dåpsdato og -sted samt dato for innmelding og utmelding. I enkelte tilfeller vil dåp ikke føre til medlemskap i Den norske kirke. Det vil for eksempel gjelde ved dåp av personer som verken er bosatt i riket eller norsk statsborger. Også andre kirkelige handlinger kan gjelde eller involvere ikke-medlemmer, for eksempel gravferd hvor avdøde ikke var medlem av Den norske kirke.

Hvilke opplysninger som skal registreres – faddere mv.  
Registreringen av kirkelige handlinger skal ved dåp omfatte navn og fødselsnummer på den døpte, navn og fødselsnummer på foreldre samt dato og sted for dåpen. Faddere registreres med navn, men fødselsnummeret registreres ikke. Det vil ikke være mulig, ved hjelp av fødselsnumre, å opprette et samlet register over alle faddere. Ved dåp av voksne registreres ikke navn og fødselsnummer på foreldre. Ved nøddåp skal også dato og sted for stadfestelse av dåpen registreres selv om nøddåpen er en fullt ut gyldig dåp.

Ved konfirmasjon skal navn på, fødselsnummer og dåpsdato for konfirmanten samt dato og sted for konfirmasjonen registreres.

Ved vigsel skal navn og fødselsnummer for brudefolkene samt dato og sted for vigselen registreres. Tidligere ble forlovere ført i kirkebøkene. Praksis omkring dette etter overføringen av prøvingsmyndigheten til folkeregisteret varierer, og forlovere skal ikke registreres i det nye systemet. Når det gjelder eventuell betaling for bruk av kirken ved vigsel, vil det være aktuell medlemsstatus og bostedsadresse som har betydning.

Ved gravferd skal navn og fødselsnummer for avdøde samt dato og sted for jordfestelse (gravferdsseremoni) registreres. I liturgien brukes i dag begrepet jordpåkastelse, og dette er en viktig del av gravferdsseremonien. I enkelte tilfeller kan det forekomme at jordpåkastelsen foregår et annet sted, og eventuelt på en annen dato, enn gravferdsseremonien ellers. Departementet legger til grunn at det er dato og sted for gravferdsseremonien som skal registreres. I de tilfellene hvor jordpåkastelsen finner sted på et annet tidspunkt og sted, vil dette kunne registreres i en merknadsrubrikk.

I enkelte tilfeller vil fullstendig fødselsnummer mangle, for eksempel ved kirkelige handlinger for personer som ikke er bosatt her i landet. Kirkelige handlinger skal også kunne registreres uten bruk av fødselsnummer.
    
Tilgang til registeropplysninger
Medlemsregisteret skal føres elektronisk og gjøres tilgjengelig for departementet, Kirkerådet, biskopene og bispedømmerådene. De respektive kirkelige fellesråd, menighetsråd og prester i Den norske kirke gis tilgang til registeret eller deler av dette. Dette innebærer at ansatte under kirkelig fellesråd og menighetsrådet, slik som diakoner og kateketer, vil kunne få tilgang til registeret i tillegg til prestene. Tilgangen til medlemsregisteret er i dag delt opp i forskjellige brukergrupper, alt etter hvilken tilgang vedkommende har behov for. Det er utviklet en løsning hvor èn gruppe har lesetilgang, andre har registreringsadgang og en tredje gruppe har rettingsadgang. Det er kun personer med tjenstlig behov som skal ha tilgang til opplysninger i registeret.

Behandlingsansvarlig
Personopplysningsloven opererer blant annet med begrepet behandlingsansvarlig. For å få samsvar med loven er begrepet registeransvarlig, som ble brukt i medlemsregisterforskriften, nå erstattet med begrepet behandlingsansvarlig. Behandlingsansvar innebærer en plikt til å sørge for at bestemmelsene i personopplysningsloven med forskrifter blir fulgt. Kirkemøtet er behandlingsansvarlig for registeret som helhet. Ansvaret ivaretas som utgangspunkt av Kirkerådets direktør. Kirkelig fellesråd er behandlingsansvarlig for den delen av medlemsregisteret det blir gitt tilgang til. I kommuner med bare ett sokn utøver menighetsrådet funksjonene som ellers ligger til kirkelig fellesråd, jf. kirkeloven § 5 andre ledd andre punktum.

Bruk av registeropplysninger
Det er ikke lenger naturlig å operere med lokale versjoner av medlemsregisteret, og forskriften er endret i tråd med dette. Registeropplysninger som det er gitt tilgang til, kan brukes i visse sammenhenger i forbindelse med arbeidet i menigheten. Opplysningene kan ikke brukes til kommersielle formål. Medlemsregisteret brukes også til kontroll mot medlemskap i tros- og livssynssamfunn utenom Den norske kirke og til utarbeidelse av kirkelig manntall.

Overføring av registeropplysninger til andre registre
Medlemsregisteret og registreringen av kirkebokopplysninger i den nye handlingsmodulen har hjemmel i kirkeloven. Om opplysninger herfra kan brukes til å opprette egne lokale registre, for eksempel dåpsopplæringsregister, konfirmantregister og lignende, må vurderes i hvert enkelt tilfelle og behandles ut i fra personopplysningslovens regler. Når kirkebokopplysninger registreres i et sentralt register, vil departementet anta at det blir mindre aktuelt eventuelt å opprette lokale registre. 

Utlevering av registeropplysninger
Når kirkebokopplysninger inntas i medlemsregisteret, er det også behov for å regulere spørsmålet om utlevering av opplysninger om kirkelige handlinger. Som hovedregel vil det bare være den opplysningen angår eller som saken ellers direkte gjelder, som kan kreve opplysninger fra registeret.

Prestens rolle
Kirkebokføreren (normalt soknepresten) har ansvaret for at kirkelige handlinger blir meldt videre til den som ivaretar det daglige ansvaret for medlemsregisteret i det enkelte sokn. Dette omfatter også et ansvar for å følge med på om en planlagt kirkelig handling av en eller annen grunn ikke skulle bli gjennomført eller bli avlyst i siste liten. Departementet forutsetter at forrettende prest underretter soknepresten i slike tilfeller.

Den manuelle kirkebokføringen vil etter en overgangsperiode opphøre.
Kirkebokføreren vil etter kirkeloven fortsatt ha ansvar for henvendelser om inn- og utmeldinger og meldinger fra foreldre om tilhørighet til Den norske kirke for barn, jf. kirkeloven § 3 nr. 8. Det vil ikke lenger være aktuelt for den som melder seg inn i Den norske kirke, å skrive under i kirkeboken. Kravet om personlig henvendelse ved innmelding vil fortsatt gjelde. Det skal utstedes attest både ved inn- og utmelding. Det vises for øvrig til forskrift 4. januar 2006 nr. 6 om innmelding og utmelding av Den norske kirke.

I utgangspunktet legges det ikke opp til at gamle opplysninger fra kirkebøkene føres inn i det nye systemet. Også etter at den manuelle føringen er avsluttet, vil det være behov for oppslag i kirkebøkene om eldre opplysninger. Kirkebøkene skal oppbevares på kirkekontoret til de avleveres til statsarkivet når siste innføring er 80 år gammel.

Attester mv.
Kirkebokførende prest utsteder attest for inn- og utmelding av Den norske kirke og kan utstede attest for dåp i direkte tilknytning til den kirkelige handlingen. Kirkebokføreren vil også ha et ansvar for å utstede attest ved utskrift av eldre kirkebokopplysninger fram til kirkeboken avleveres til statsarkivet. Når kirkebokføreren eller den som opptrer på vegne av kirkebokføreren utsteder attest, skal kirkebokførerens stempel benyttes. Stempel skal for øvrig brukes i forbindelse med vigsel, jf. rundskriv V-5B/2006 Blanketten ”Prøvingsattest/melding om vigsel/vigselbok”. Kirkebokførerens stempel som alt er i bruk, benyttes. I den grad det må anskaffes nye stempler skal stillingsbetegnelse framgå av stempelet.

Ved utskrift fra medlemsregisteret vil det være den som ivaretar det daglige ansvaret for medlemsregisteret i vedkommende sokn som utsteder attest. Opplysninger som er lagt inn i det elektroniske systemet, kan skrives ut i form av attest før dåp og leveres til dåpsforeldrene i gudstjenesten. Den kirkelige handlingen bekreftes da av presten ved utleveringen av attestutskriften. Kirkebokførerens stempel benyttes ikke på utskrifter fra medlemsregisteret.

Overgangsordning
Kirkerådet vil iverksette elektronisk registrering av kirkebokopplysninger etter en egen plan for utrulling av den nye handlingsmodulen. For å lette innføringen av det nye systemet er det helt nødvendig at den manuelle kirkebokføringen fortsetter en periode. Departementet vil blant annet legge vekt på at kirkebokopplysninger blir sett på som viktig historisk dokumentasjon for ettertiden. I de tilfellene hvor den manuelle kirkebokføringen alt er avviklet som en forsøksordning, forutsetter departementet at langtidsarkivfunksjonaliteten blir ivaretatt innenfor forsøksordningen.

Når den nye handlingsmodulen for elektronisk registrering av kirkebokopplysninger har blitt iverksatt i alle bispedømmer og fungerer tilfredsstillende, vil departementet så snart som mulig fastsette dato for opphør av den papirbaserte kirkebokføringen. Departementet vil komme tilbake til dette i et eget rundskriv.

Revidert forskrift
Den reviderte forskriften til Den norske kirkes medlemsregister følger i sin helhet som vedlegg til dette rundskrivet.

Med hilsen

 

Ingrid Vad Nilsen (e.f) ekspedisjonssjef

Kristian Skjeldal seniorrådgiver

        

Vedlegg:
Forskrift om Den norske kirkes medlemsregister (PDF)