Fellesføring i tildelingsbreva for 2020

1. Fellesføringsteksten for 2020

Regjeringa vil at statlege verksemder skal få ei fellesføring om å gjennomføre regjeringa sin inkluderingsdugnad og målet om at 5 % av dei nytilsette i dei statlege verksemdene skal ha nedsett funksjonsevne eller hol i CV-en. Den følgjande teksten skal innarbeidast i tildelingsbreva for 2020:

"<Verksemda> skal arbeide for å utvikle rutinar og arbeidsformer for å nå måla for regjeringa sin inkluderingsdugnad. <Verksemda> skal i årsrapporten gjere greie for korleis rekrutteringsarbeidet har vore innretta for å nå målet om 5 pst, vurdere eige arbeid opp mot måla og omtale utfordringar og vellukka tiltak. Har <verksemda> hatt nytilsettingar i faste eller mellombelse stillingar i 2020, skal ein melde i årsrapporten talet på dei med nedsett funksjonsevne eller hol i CV-en, saman med nytilsettingar i faste og mellombelse stillingar totalt. <Verksemda> skal rapportere i tråd med rettleiinga som vert publisert hausten 2019."

2. Bakgrunnen for fellesføringa: Auka yrkesdeltaking og betre utnytting av den arbeidskrafta som er tilgjengeleg er eit høgt prioritert mål for regjeringa

Regjeringa er oppteken av at ein for stor del av dei som er i arbeidsfør alder er utanfor arbeidslivet. Høg deltaking i arbeidslivet er viktig for verdiskapinga i samfunnet. Dette er igjen ein føresetnad for å vidareføre velferdsstaten og for å møte pensjonsforpliktingane. Det er viktig at verksemdene i både privat og offentleg sektor er merksame på kompetansen og arbeidskrafta til dei som står utanfor, og at verksemdene strekkjer seg langt for å ta kompetansen og arbeidskrafta i bruk. Regjeringa meiner at dei statlege verksemdene må vise veg i dette arbeidet.

Statlege verksemder er og har lenge vore forplikta til inkludering. Dette går fram av dei personalpolitiske føringane og regelverket for tilsetjingar. Ifølgje staten si personalhandbok punkt 1.6, er verksemdene forplikta til å leite etter godt kvalifiserte medarbeidarar utan hensyn til bakgrunnen til søkjarane, og til å arbeide aktivt for å unngå å diskriminere i samband med tilsettingar. Samstundes som verksemdene i staten skal strekkje seg for å nå 5 %-målet, skal dei følgje kvalifikasjonsprinsippet. Som eit hovudprinsipp skal alle stillingar kunngjerast offentleg og den beste søkjaren skal tilsettast, med mindre det er gjort unnatak i lov eller forskrift. 

3. Definisjonar, rapportering og andre premiss

3.1.      Typar av tilsetting som skal reknast med
Tilsettingar i faste stillingar, ordinære førebelse tilsettingar (inkludert traineestillingar) og førebelse administrative tilsettingar skal teljast med, og kan nyttast for å nå måla med inkluderingsdugnaden. Tilsette som går frå mellombels til fast gjennom ei administrativ tilsetting (3-årsregelen), er også omfatta av teljinga. Nytilsette frå målgruppa som kjem frå andre delar av staten skal reknast med. Lærlingar som er i målgruppene for dugnaden skal teljast med.

Beordringar skal ikkje omfattast av teljinga. Statlege verksemder nyttar seg av ordningar med praksisplasser via NAV eller andre. Deltakarar i desse ordningene skal ikkje reknast med i rapporteringa. Bruk av desse ordningane kan istaden rapporterast separat i omtalen av arbeidet med dugnaden.

3.2 Definisjonar
Søkjarar med nedsett funksjonsevne er i denne samanhangen søkjarar som treng tilretteleggjing på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. Det finst fleire typar definisjonar når det gjeld nedsett funksjonsevne. Den vi bruker her, er basert på definisjonen i forskrifta til statsansatteloven: "søkjarar som oppgir å ha ei funksjonsnedsetting som vil krevje tilretteleggjing på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet."

Søkjarar med hol i CV-en, er søkjarar som på søknadstidspunktet til saman har vore utanfor arbeid, utdanning eller opplæring i minst to år dei siste fem åra. I fråværsperioden må søkjaren enten ha vore aktivt arbeidssøkjande uten å ha kome i arbeid (langtidsarbeidssøkjar), eller ha hatt fråvær grunna sjukdom, herunder psykisk sjukdom, rus eller soning av straffedom. (Denne definisjonen er ny samanlikna korleis han var i rundskriv H-3/18. Definisjonen er no teken inn i forskrifta til statsansatteloven. Sjå elles meir om dei siste endringane i forskrifta i pkt. 4.1).

3.3 Korleis finne ut kven som skal reknast med i teljinga ?

•  dersom søkjaren har kryssa av i rekrutteringsportalen for at han har nedsett funksjonsevne eller hol i CV-en og han seinare blir tilsett, skal han teljast med (avkryssing i rekrutteringsportalane for hol i CV-en blir mogleg frå 1.1.2020, sjå elles pkt 4.2).
• dersom det i dialog om tilrettelegging, eller på annen måte, kjem fram at søkjaren har nedsett funksjonsevne eller hol i CV-en og han seinare blir tilsett, skal han teljast med.

3.4 Rapportering - Ny webbasert rapporteringsrettleiar
Verksemda skal i årsrapporten gjere greie for korleis rekrutteringsarbeidet har vore innretta for å nå målet om 5 %, vurdere eige arbeid opp mot måla og omtale utfordringar og vellukka tiltak. Har verksemda hatt nytilsettingar i faste eller mellombelse stillingar i 2020, skal ein melde i årsrapporten talet på dei med nedsett funksjonsevne eller hol i CV-en, saman med nytilsetjingar i faste og mellombelse stillingar totalt. Rapporteringa skal gjennomførast i tråd med den nye web-baserte rapporteringsrettleiinga som er publisert på Arbeidsgivarportalen. Rapporteringa er viktig både for å kunne følgje utviklinga, men også for å gi høve til å spreie erfaringer om kva for tiltak som har god effekt.

3.5 Særskilt om administrative tilsettingar
Administrative tilsettingar blir gjennomførte utan at stillinga er lyst ut og open for konkurranse. Etter statsansatteloven kan tilsettingar som varer inntil seks månader skje administrativt, medan tilsettingar som varer inntil 12 månader kan skje administrativt dersom det er avtalt i verksemda sitt personalreglement. Administrativ tilsetting kan medverke til at personar som elles kan ha vanskeleg for å vinne fram i konkurransen om utlyste stillingar kan tilsettast, og få arbeidserfaring. Ein offensiv eller betydeleg auka bruk av administrative tilsettingar, vil likevel ikkje vere i tråd med intensjonen bak reglane om administrative tilsettingar i statsansatteloven eller formålet med inkluderingsdugnaden.

4. Tiltak for å støtte arbeidet med dugnaden

4.1 Endringar i forskrifta til statsansatteloven
Regjeringa fastsette i statsråd 13.12.2019 endringar i reglane for tilsettingar i staten. Endringane har til formål å leggje betre til rette for at statlege verksemder kan føre ein inkluderande rekrutteringspraksis, og for at måla med regjeringa sin inkluderingsdugnad kan nåast.

I forskrifta til statsansatteloven går det no fram at dersom det er kvalifiserte søkjarar med funksjonsnedsetjing eller hol i CV-en, skal arbeidsgivar kalle inn til intervju minst ein søkjar i kvar av desse gruppene. Innkalling til intervju gjer det meir sannsynleg at arbeidsgivar blir merksam på kompetansen, og det kan hjelpe til å bryte ned nokre ekstra barrierer som søkjarar med funksjonsnedsetjing og hol i CV-en møter i rekrutteringsprosessar.

Søkjarar med funksjonsnedsetjing og hol i CV-en kan ôg etter forskrifta til statsansatteloven tilsettast dersom dei er tilnærma like godt kvalifiserte som den best kvalifiserte søkjaren (moderat kvotering). Om kvalifikasjonane kan sjåast som tilnærma like gode, er avhengig av ei konkret vurdering av søkjarane sine kvalifikasjonar opp mot kvalifikasjonskrava for stillinga slik dei er omtalte i utlysingsteksten.

For traineear, som er tilsette i ei førebels stilling, opphøyrer tilsettinga etter fullført traineeperiode. For å fremje inkludering og betre høvet til varig tilknyting til arbeidslivet og fast tilsetting for personar med funksjonsnedsetjing og hol i CV-en, er det fastsett eit unnatak frå kravet om offentleg utlysing i forskrifta til statsansatteloven. Regelen medfører at arbeidsgivar kan tilsette ein person som har gjennomført eit traineeprogram i verksemda utan at stillinga blir lyst ut, og utan at det blir opna for konkurranse. Det er ein føresetnad at traineen er kvalifisert for arbeid i verksemda.

4.2 Mogleg å krysse av i rekrutteringsportalane
Frå 1. januar 2020 vil det i dei største rekrutteringsportalane vere mogleg å krysse av om at ein har nedsett funksjonsevne eller hol i CV-en. Dette vil gjere det lettare for verksemdene å bli merksam på søkjarar i målgruppene. Det vil vere viktig at søkjarar i målgruppene blir oppmoda i stillingsutlysninga om å opplyse om at dei er i målgruppa for dugnaden. Av hensyn til personvernlovgjevinga er det naudsynt å opplyse i stillingsutlysinga om at slik informasjon kan bli nytta til statistikk.

4.3. Traineeprogram
Traineeprogramma for menneske med nedsett funksjonsevne og høgare utdanning, er eit tilbod til dei statlige verksemdene når det gjeld å utvikle inkluderingsperspektivet i personalarbeidet. I regjeringserklæringa er traineeprogrammet omtalt som eit tiltak eigna for å støtte opp under inkluderingsdugnaden. Frå 2020 er det heimel i forskrifta til statsansatteloven til førebels tilsetting ikkje berre av traineer med nedsett funksjonsevne, men også traineear med hol i CV-en. Departementet vil tidleg i 2020 invitere verksemdene til å melde frå om stillingar som kan lysast ut i eit nytt program for begge målgruppene i dugnaden med oppstart hausten 2020.

Programmet har gitt verksemdene svært godt høve til å komme i kontakt med og rekruttere søkjarar i målgruppa for dugnaden, ettersom stillingane i programmet har blitt lyste ut berre for personar med nedsett funksjonsevne og høgare utdanning som er kvalifiserte til ei stilling i staten. Dette har blitt gjort i tråd med likestillings- og diskrimineringslova sine reglar om positiv særhandsaming. For meir informasjon om traineeprogrammet sjå Arbeidsgivarportalen.

4.4. Støttetiltak i regi av DFØ
Oppgåvene innanfor den statlege arbeidsgivarpolitikken som Difi tidlegare har hatt ansvar for, er frå 1.1.2020 overførte til Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ). DFØ har fått i oppdrag frå KMD å støtte verksemdene i arbeidet med å gjennomføre inkluderingsdugnaden. I 2019 gjennomførte Difi fire seminar om korleis ein kan innarbeide eit inkluderingsperspektiv i rekrutteringsarbeidet. Desse seminara er tilgjengelege på Arbeidsgivarportalen som web-tv. Sentrale tema er jobbanalysen, korleis skrive ei god kunngjering, korleis utformar du ei god erklæring om mangfald og inkludering, kva kan du spørje om og korleis spør du, kva må du tenkje på med omsyn til tilrettelegging før den nytilsette startar i jobben, erfaringar hjå jobbkandidatar og arbeidsgivarar med intervju og tilrettelegging, fordomar med omsyn til inkludering og mangfald, verdien av å ha medarbeidarar med ulik bakgrunn, korleis bruke mangfald for at verksemda kan nå målet sitt, korleis rapportere på inkluderingsdugnaden, den nye web-baserte rapporteringsrettleiaren, ei viktig vurdering for leiarar: passar søkjaren til jobben og passar han inn på arbeidsplassen? Oppdatert informasjon om DFØ sitt tilbod til verksemdene med omsyn til inkluderingsdugnaden blir publisert via Arbeidsgivarportalen sitt nyhetsbrev.

4.5 NAV-tilbod til statlege verksemder
NAV over heile landet kan yte støtte til statlege arbeidsgivarar i rekrutterings- og inkluderingsprosessen.

NAV kan:

• gi rettleiing om korleis stillingsannonsa kan utformast for å få treff i målgruppa,
• finne fram til kvalifiserte kandidater i målgruppa i NAV sine register,
• avklare kandidatane sin motivasjon og oppmode aktuelle kandidatar til å søkje,
• oversende CV-ar for aktuelle kandidatar til arbeidsgivar (med samtykke frå søkjarane),
• avklare kva tilretteleggjing som trengst, aktuelle verkemiddel som følgjer kandidaten ved søknad, samt vidare oppfølgjing frå NAV,
• vurdere samarbeid med arbeidsgivar om kvalifisering av kandidater som gjennom kvalifiseringsløp på sikt kan fylle kvalifikasjonskrava for ei statleg stilling.

5. Personvern

5.1 Rettsleg grunnlag for handsaminga av personopplysningar
Det er viktig at verksemdene ivaretar personvernet til dei tilsette i samband med rapporteringa på 5 %-målet. Handsaming av personopplysningar som grunnlag for rapporteringa vil kunne skje på grunnlag av personopplysningslova §§ 8 og 9. Personopplysningslova § 9 gir rettsgrunnlag for handsaming av særlege kategoriar personopplysningar for statistiske formål dersom samfunnet si interesse i at handsaming skjer, klart overstig ulempa for den einskilde.

5.2 Rådføring med personvernombudet
Ein skal rådføre seg med personvernombudet i verksemda før handsaminga av personopplysningane tek til. Rådføringsplikta følgjer av personopplysningslova § 9 andre ledd. Plikta til rådføring tyder at den handsamingsansvarlege skal innhente personvernombudet si vurdering av den konkrete handsaminga av personopplysningar, og om denne etter ombudet sitt synspunkt er i tråd med personvernforordninga og personopplysningslova sine krav. Ombudet si vurdering er ikkje bindande, og det er framleis verksemda sitt ansvar å sørgje for at handsaminga er lovleg. Det gjeld ingen særskilte formkrav eller dokumentasjonskrav for personvernombudet si vurdering, men verksemda har eit generelt ansvar for å kunne vise at reglane i lova er følgde, jf. artikkel 5 nr. 2 i forordninga. Verksemda må difor på vanleg måte kunne vise at vilkåra om rådgjeving er oppfylte.

5.3 Avgrensing av kva som blir rapportert - høve til innhenting av opplysningar
Det er klare grenser for arbeidsgivar sitt høve til å innhente opplysningar om søkjarane si helse eller funksjonsnedsetjing etter arbeidsmiljølova og likestillings- og diskrimineringslova. Arbeidsgivar kan likevel ha ein samtale om naudsynt tilretteleggjing og kva for tilretteleggjing som er mogleg.

Dersom verksemda har hatt færre enn fem nytilsettingar, skal talet på nytilsette i målgruppa ikkje rapporterast. Det kan då liggje føre ein større risiko for at den eller dei det gjeld kan identifiserast. Dersom dette er tilfelle for ei verksemd, kan det vere aktuelt med ein lengre måleperiode før rapportering om måltalet. Dette må avklarast mellom verksemda og det einskilde fagdepartementet.

5.4 Tips og oppmodingar
Dei registrerte sine rettar etter personopplysningslova og personvernforordninga skal ivaretakast. Alle som handsamar personopplysningar har plikt til mellom anna å gi informasjon til dei registrerte om handsaminga i samsvar med krava i personvernforordninga artikkel 13 og 14. Det vil difor vere god praksis å gjere søkjarar som seier frå om at dei har funksjonsnedsetjing eller hol i CV-en merksame på at denne opplysninga kan nyttast til statistikkformål, til dømes gjennom ei slik formulering i utlysingsteksten: 

Vi ber søkjarar som seier frå om at dei har funksjonsnedsetjing eller hol i CV-en, vere merksame på at denne informasjonen kan bli nytta til statistikkformål i samband med regjeringa sin inkluderingsdugnad dersom søkjaren blir tilsett. 

Det er eit grunnleggjande personvernprinsipp å registrere så få personopplysningar som mogleg, og kun dei personopplysningane som er relevante og naudsynte utifrå formålet med registreringa. I personvernforordninga vert dette kalla dataminimering, sjå forordninga artikkel 5 nr. 1 bokstav c. Vi oppmodar difor til å finne løysingar som medfører at det kan rapporterast på talet på tilsette i målgruppa for inkluderingsdugnaden utan at den einskilde tilsette kan identifiserast, sjå personvernforordninga artikkel 89 nr. 1.

6. Departementa skal følgje opp arbeidet med dugnaden i verksemdene

Departementa skal ta teksten i pkt. 1 inn i tildelingsbrevet, vise til dette rundskrivet og følgje opp dei underliggjande verksemdene si gjennomføring av inkluderingsdugnaden i den ordinære etatsstyringa. Departementa er som verksemder også sjølv forplikta av dugnaden og måltalet, på same måten som dei underliggjande verksemdene. 

KMD vil i løpet av våren 2021 be departementa om:

• oversikt over gjennomførte tiltak i verksemdene og i sjølve departementet i 2020
• oversikt over talet på nytilsette i målgruppa, nytilsette totalt og prosentdelen i målgruppa:
  • for kvar av dei underliggjande verksemdene
  • for sjølve departementet
  • for heile departementsområdet
• ei heilskapleg vurdering av kva som er gjort av samla grep for heile departementsområdet for å nå 5 %-målet

Med helsing

Jan Hjelle (e.f.) ekspedisjonssjef

Asgeir Fløtre avdelingsdirektør

Kopi: Riksrevisjonen