Forskrift om endring av forskrift 1. desember 2004 nr. 1558 om bokføring

I

I forskrift 1. desember 2004 nr. 1558 om bokføring gjøres følgende endringer:

§ 5-3-1 skal lyde:

§ 5-3-1. Definisjoner

            I dette kapittel menes med

a)         kontantsalg: salg av varer og tjenester der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering, ved bruk av betalingskort eller kontanter som betalingsmiddel. Salg over internett eller ved oppkrav anses ikke som kontantsalg,

b)         betalingskort: debetkort, kredittkort og faktureringskort,

c)         kontanter: andre betalingsmidler enn betalingskort,

d)         kassasystem: kassaapparat eller annet elektronisk system for registrering av kontantsalg og utskrift av salgskvittering,

e)         kassaskuff: oppbevaringsplass for betalingsmiddel som registreres i et kassasystem,

f)          kassapunkt: en enhet innen et kassasystem som kan avslutte et kontantsalg ved å beordre utskrift av en salgskvittering,

g)         kassasystemets ID-nummer: en unik identifikator for kassasystemet,

h)         skuffeåpning (nullinnslag): integrert kassaskuff åpnes uten at det har skjedd noen registrering av kontantsalg eller tilbakebetaling,

i)          salgskvittering: utskrift fra kassasystem som viser gjennomført kontantsalgstransaksjon,

j)          returkvittering: utskrift fra kassasystemet som viser at tidligere utskrevet salgskvittering inneholder feilaktige opplysninger eller opplysninger om tilbakebetaling for prisjusterte eller returnerte varer eller tjenester,

k)         utleveringskvittering: bekreftelse for kredittsalg,

l)          løpende anvendelse: all bruk av kassasystemet, blant annet registrering av salg mv. og utskrift av kvitteringer som nevnt i bokstavene i til k, endring av priser, korreksjoner, skuffeåpninger (nullinnslag), utskrift av rapporter og lignende, samt endringer av programvare og midlertidig tilkobling av ekstern programvare,

m)        elektronisk journal: dokumentasjon av den løpende anvendelsen av kassasystemet i elektronisk form,

n)         Z-rapport: sammenstilling av dagens registreringer i kassasystemet,

o)         X-rapport: sammenstilling av registreringer i kassasystemet siden forrige Z-rapport.      

 

§ 5-3-2 skal lyde:

§ 5-3-2. Registreringer i kassasystemet

Bokføringspliktige skal registrere kontantsalg fortløpende i et kassasystem med produkterklæring som tilfredsstiller kravene i kassasystemlova og kassasystemforskrifta med mindre annet er bestemt i denne forskrift. Også annen løpende anvendelse av kassasystemet skal registreres fortløpende i kassasystemet. Registrering i kassasystemet skal omfatte all den informasjon som kreves spesifisert på X-rapport, Z-rapport og kvitteringer etter kassasystemforskrifta § 2-8 (§§ 2-8-1 til 2-8-7).

Kontantsalget skal registreres på den enkelte operatør hvis systemet har slik funksjonalitet.   

Tips kan registreres særskilt i kassasystemet hvis systemet har slik funksjonalitet og kontanttips oppbevares i kassaskuffen. Registrering skal da også omfatte tips betalt med betalingskort mv. Dersom tips ikke registreres særskilt på kassasystemet, kan kontanttips ikke oppbevares i kassaskuffen.

Nåværende § 5-3-4 oppheves. Nye §§ 5-3-3 til 5-3-11 skal lyde:

§ 5-3-3. Forbud mot andre kassasystemer enn de som har produkterklæring

            Det kan bare benyttes kassasystemer i virksomheten som det foreligger produkterklæring for etter kassasystemlova § 5.

§ 5-3-4. Krav til bruk av kassaskuff

            Bokføringspliktig skal oppbevare kontanter i integrert kassaskuff. Dersom kontantsalget blir registrert i kassasystemet på den enkelte operatør, kan operatøren likevel benytte pengebelte eller lignende for å oppbevare kontanter for virksomheten.  

            Integrert kassaskuff skal lukkes umiddelbart etter at betaling for kontantsalget er mottatt. Det samme gjelder dersom kassaskuffen har vært åpnet for andre formål som veksling eller inn- og utbetalinger.

            Dersom flere bokføringspliktige bruker felles kassasystem, jf. § 5-3-9, må minst en av de bokføringspliktige bruke integrert kassaskuff for oppbevaring av betalingsmidlene. Dersom det ikke er mulig å holde betalingsmidlene fra flere bokføringspliktige brukere adskilt i kassaskuffen, skal øvrige brukere oppbevare betalingsmidlene i egne kassaskuffer.

§ 5-3-5. Utskrift av salgskvittering mv.

            Ved hvert salg skal det skrives ut en salgskvittering fra kassasystemet som skal fremlegges for kunden. Dersom kassasystemet også brukes til å registrere kredittsalg som blir fakturert på et senere tidspunkt, skal det skrives ut en utleveringskvittering.

            Salgskvittering og utleveringskvittering kan sendes kunden elektronisk.

§ 5-3-6. Krav til dokumentasjon av returer mv.

            Ved returer skal det skrives ut en særskilt returkvittering. Ved returer hvor det samtidig skjer en ny salgstransaksjon kan returen fremgå av salgskvitteringen. 

            Dersom det er registrert feil betalingsmiddel på salgskvittering, skal det enten tas ut returkvittering som korrigerer feilen og ny salgskvittering med angivelse av rett betalingsmiddel eller en kvittering som har referanse til salgskvitteringens nummer og som kun viser endringen av betalingsmiddel. Dokumentasjonen skal skrives ut og tilbys kunden. 

5-3-7. Krav til dokumentasjon av andre korreksjonsposter

            Det skal foreligge dokumentasjon av korreksjonsposter med angivelse av beløp og årsak.

            Dersom korreksjonen gjelder tidligere registrert salg, skal det foreligge ytterligere dokumentasjon som underbygger korreksjonen. Tilbakebetaling til kunde, herunder ved returer, skal dokumenteres med kundens signatur og telefonnummer.  

5-3-8. Registrering av vekselkasse og krav til dokumentasjon ved uttak av kontanter

            Ved salgsdagens begynnelse skal vekselkassen registreres i kassasystemet.

            Uttak av kontanter fra kassaskuffen i løpet av dagen skal dokumenteres særskilt. Dokumentasjonen skal minst inneholde følgende opplysninger:

a)  dato og klokkeslett

b)  beløp

c)  hvem som har gjort uttaket.

Dokumentasjonen skal oppbevares i kassaskuffen.

5-3-9. Bruk av felles kassasystem

            Flere bokføringspliktige kan benytte felles kassasystem hvis kassasystemet er tilrettelagt for dette, jf. kassasystemforskrifta § 2-5 femte ledd.

            Når flere bokføringspliktige benytter felles kassasystem skal betalingsmidlene holdes adskilt, jf. § 5-3-4 tredje ledd, og det skal foretas individuelle dagsoppgjør.

5-3-10. Overføring av opplysninger til annet oppbevaringsmedium

            Dersom lagringsminnet på kassasystemet er fullt skal opplysningene i elektronisk journal umiddelbart overføres til annet elektronisk lagringsmedium, jf. kassasystemforskrifta § 2-7 første ledd. 

§ 5-3-11. Reserveløsninger

            Dersom det oppstår feil i et kassasystem, og feilen medfører at kravene i kassasystemlova § 3 eller kassasystemforskrifta §§ 2-1 til 2-8 ikke oppfylles, skal feilen rettes uten ugrunnet opphold. Inntil feilen er rettet skal den bokføringspliktige ta i bruk hensiktsmessige reserveløsninger.

Nåværende § 5-3-2a blir ny § 5-3-12. § 5-3-12 skal lyde:

§ 5-3-12. Krav til innhold mv. i salgsdokument

            Kassasystemet skal skrive salgsdokument (salgskvittering) til kunden for hvert salg og beløpet som registreres på kassasystem med display skal være lett synlig for kunden med mindre det er vanskelig gjennomførbart.

            Salgskvittering skal, med de unntak som følger av tredje og fjerde ledd, inneholde de opplysninger som følger av delkapittel 5-1 og kassasystemforskrifta § 2-8-4. Salgskvitteringen skal dessuten angi klokkeslett for salget.

            Selger kan fravike krav om angivelse av kjøper, jf. § 5-1-1 nr. 2, ved kontantsalg fra detaljist. Dette gjelder likevel ikke når kjøper er bokføringspliktig, herunder når en ansatt kjøper på vegne av sin bokføringspliktige arbeidsgiver, og varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, og vederlaget er over kr 1 000 inklusive merverdiavgift eller hvor kjøpet gjelder drivstoff til bruk i person- eller varetransport. Selger kan heller ikke fravike kravet om angivelse av kjøper dersom vederlaget er på kr 40 000 eller mer inklusive merverdiavgift og det betales med kontanter. Selger plikter i alle tilfelle å angi kjøper på dennes kvittering dersom kjøper ber om dette, jf. § 5-5-1 annet ledd. I slike tilfeller skal selger signere og stemple kvitteringen.   

            Ved kontantsalg fra detaljist kan enkeltinnslag angis per varegruppe dersom detaljert beskrivelse av art, jf. § 5-1-1 nr. 3, vanskelig lar seg gjennomføre. Selger plikter i slike tilfeller å utstede ytterligere spesifikasjon dersom kjøper ber om dette.

 

Ny § 5-3-13 skal lyde:

§ 5-3-13. Dokumentasjon av hver enkelt salgstransaksjon mv.

            Registrert kontantsalg og annen løpende anvendelse av kassasystemet skal dokumenteres med elektronisk journal.  

Nåværende § 5-3-3 blir ny § 5-3-14 og skal lyde:

§ 5-3-14. Dagsoppgjør

            Ved dagens slutt skal det utarbeides en Z-rapport fra hvert enkelt kassapunkt. Z-rapporten skal enten skrives ut på papir eller lagres elektronisk i kassasystemet slik at den til enhver tid kan skrives ut på papir.

            Tilsvarende skal det ved dagens slutt utarbeides rapport fra hver enkelt betalingsterminal over de betalinger og uttak som er registrert. Den delen av betalingene som gjelder tips skal fremgå særskilt. Rapporten skal være forløpende nummerert med maskinelt tildelte nummer.

            Kontantbeholdningen skal telles daglig og sammenholdes med opplysningene på Z-rapporter. Opplysninger fra betalingsterminal om betalinger ved bruk av betalingskort skal sammenholdes med tilsvarende opplysninger på Z-rapport. Eventuelle differanser skal forklares. Avstemmingen skal foretas for det enkelte kassapunkt. Hvis kassapunktene betjenes av flere operatører som har egen kassaskuff, skal avstemmingen foretas for hver enkelt operatør.

            Hvis tips ikke er registrert på kassasystemet, jf. § 5-3-2 tredje ledd, skal kontanttips telles opp særskilt og fremgå av dagsoppgjøret.

            Dagsoppgjøret skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kontantbeholdningen og avstemt kontantsalget.

 

Ny § 5-3-15 skal lyde:

§ 5-3-15. Oppbevaring og tilgjengelighet

            Z-rapport og rapport fra betalingsterminal skal oppbevares sammen med avstemmingen av kontantsalget.

            Kassasystemet må i sin helhet befinne seg i Norge. Elektronisk journal skal til enhver tid oppbevares i Norge og opplysningene skal være tilgjengelige elektronisk i hele oppbevaringstiden. Kassasystemet kan likevel bringes midlertidig ut av Norge når dette skjer som ledd i registrering av kontantsalg mv. om bord på et transportmiddel til eller fra utlandet. 

            Systembeskrivelse som nevnt i kassasystemlova § 3 annet ledd skal oppbevares slik at den er lett tilgjengelig for offentlige kontrollmyndigheter.   

 

§ 5-4-1 skal lyde:

§ 5-4-1. Ambulerende og sporadisk kontantsalg mv.

            For bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp i løpet av et regnskapsår for så vidt gjelder denne virksomheten, gjelder ikke kravene i § 5-3-2. Det samme gjelder bokføringspliktige med kontantsalg som ikke overstiger kr 50 000 eksklusive merverdiavgift i løpet av et regnskapsår. Bokføringspliktige som nevnt i første og annet punktum kan dokumentere kontantsalg fortløpende i innbundet bok, der sidene er forhåndsnummererte, ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag eller ved oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter. Oppstillingen skal være datert og signert. Det skal skrives ut kvittering dersom kunden ber om det.

            Som daterte, forhåndsnummererte salgsbilag etter første ledd tredje punktum, regnes også forhåndsnummererte billetter. Det skal fremgå av salgsbilaget i hvilken grad det er gitt rabatt eller fribillett. Hvis rabatt eller fribillett er gitt på grunnlag av medlemskap eller lignende, skal det opplyses om dette.    

            Kontantsalg kreves ikke registrert i et kassasystem dersom den bokføringspliktige utsteder salgsdokument (kontantfaktura) i samsvar med delkapittel 5-1.

 

§ 5-4-2 skal lyde:

§ 5-4-2. Oppsøkende salg til publikum

            Ved oppsøkende salg til publikum på idrettsarrangementer, konserter og lignende, kan daglig salg fra hver enkelt selger registreres som ett beløp på kassasystemet. Ved registrering som nevnt i første punktum og for bokføringspliktige som ikke har plikt til å benytte kassasystem, må dokumentasjonen av kontantsalget vise ut- og innleverte varer og kontanter. Oppgjørene skal telles og signeres av to personer. 

 

§ 5-4-3 nytt annet ledd skal lyde:

            Unntaket i første ledd gjelder ikke drivstoff-, parkerings- og billettautomater. Unntaket gjelder heller ikke andre automater med funksjonalitet til å skrive salgskvittering. For dagsoppgjør gjelder likevel bestemmelsen i § 5-4-5.

 

§ 5-4-7 skal lyde:    

§ 5-4-7. Dispensasjon

            Departementet kan i særlige tilfeller gjøre ytterligere unntak fra kravet til kassasystem i delkapittel 5-3.    

 

§ 5-5-1 første ledd skal lyde:

            Kjøpsdokumentet skal være salgsdokumentet selger har utstedt, og skal inneholde de opplysningene som fremgår av delkapittel 5-1 og § 5-3-12.    

 

§ 8-2-1 skal lyde:

 

§ 8-2-1. Taksameter

            Bokføringspliktige som driver taxinæring skal registrere kontant- og kredittsalg ved bruk av taksameter som tilfredsstiller kravene i forskrift 1. oktober 2009 nr. 1226 om krav til taksametre.

 

Ny § 8-2-2 skal lyde:

8-2-2. Krav til innholdet i salgsdokumentet

            Ved kontantsalg skal taksameteret skrive salgsdokument (salgskvittering) til kunden for hvert salg. Kvitteringen skal inneholde opplysninger som nevnt i § 5-3-12.

 

Nåværende § 8-2-2 blir ny § 8-2-3 og skal lyde:

8-2-3. Dokumentasjon av kontantsalg

            Kontantsalget skal dokumenteres ved bruk av skiftlapper og rapport fra taksameteret som viser hver enkelt salgstransaksjon, jf. § 8-2-2. Skiftlappene skal nummereres fortløpende av systemet og inneholde løyvenummeret og taksameterets serienummer.

            Skiftlappen skal for hvert skift inneholde følgende opplysninger:

 1. skiftets dato

 2. klokkeslett for skiftets begynnelse og slutt

 3. antall turer

 4. brutto innkjørt beløp fordelt på kontant og kreditt

 5. kontanttips og tips som betales med betalingskort mv.

 6. totale og besatte kilometer

 7. sjåførens navn og fødselsnummer eller annen identifikasjonskode

 8. akkumulerte tall for totale kilometer og totalt innkjørt i kroner. Kilometer og kroner skal     oppgis med henholdsvis minimum seks- og nisifrede tall.

            Skiftlapper skal ved utskrift signeres fortløpende med fullt navn av skiftets sjåfør.

            Dersom skiftlappsystemet på grunn av feil, strømbrudd eller lignende midlertidig er ute av drift skal årsaken dokumenteres. I disse tilfellene skal det benyttes forhåndsnummererte manuelle skiftlapper. Besatte kilometer, jf. annet ledd nr. 6 kan i slike tilfeller unnlates spesifisert. For øvrig gjelder § 5-3-11 så langt den passer.

 

Ny § 8-2-4 skal lyde:

§ 8-2-4. Kassaavstemming

            For hvert skift skal det foretas en avstemming hvor opptalt kassabeholdning mv. sammenholdes med kontantsalg ifølge skiftlapp. Avstemmingen skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt avstemmingen.

 

Nåværende § 8-2-3 blir ny § 8-2-5 og skal lyde.

8-2-5. Oppbevaring

            Dokumentasjon som nevnt i §§ 8-2-3 og 8-2-4 skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.

 

Ny § 8-2-6 skal lyde:

8-2-6. Dispensasjon

            Departementet kan i særlige tilfeller gjøre unntak fra kravet til taksameter i § 8-2-1.

 

§ 8-5-3 skal lyde:

§ 8-5-3. Kassasystem mv.

            Salg av mat og drikke mv. fra restaurant eller annet serveringssted skal registreres fortløpende på kassasystem som nevnt i denne forskrift § 5-3-2, selv om betaling skjer når gjesten forlater serveringsstedet. Slik registrering skal enten skje ved at salget registreres fortløpende på bordnummer eller lignende, mens kvittering tas ut når gjesten skal betale, eller ved at salget registreres hver gang det serveres mat eller drikke mv. med samtidig utskriving av kvittering fra kassasystemet.

            Opplysninger om gjester som gis fri adgang eller fri garderobe på grunnlag av medlemskap eller lignende skal registreres på kassasystemet. Opplysningene skal spesifiseres i X- og Y-rapport med angivelse av antall for hver tjenestegruppe, jf. kassasystemforskrifta §§ 2-8-2 og 2-8-3.

Nåværende § 8-5-4 oppheves.

 

II

Endringene under I trer i kraft fra 1. januar 2019.