Forskrift om endringer i forskrift 1. desember 2004 nr. 1558 om bokføring

Fastsatt av Finansdepartementet 7. september 2012 med hjemmel i lov 19. november 2004 nr. 73 om bokføring (bokføringsloven) § 3, § 5 annet ledd, § 12, § 13 annet ledd, § 13 b annet ledd og § 16.

I

§ 2-1 siste strekpunkt oppheves

 

Overskriften til kapittel 3 skal lyde:

Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering

 

Overskriften til § 3-1 skal lyde:

§ 3-1. Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering

 

§ 3-1 første ledd nr. 7 skal lyde:

7. Spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte. Med ledende ansatte forstås daglig leder, butikksjefer, avdelingssjefer og andre som har bestemmende myndighet over prisfastsettelsen knyttet til eget kjøp av varer og tjenester. Alle salg av varer og tjenester til ledende ansatte spesifisert pr. ansatt i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning. Dette gjelder selv om den ledende ansatte opptrer som forbruker.

 

§ 3-1 første ledd nytt nr. 10 skal lyde

10. Spesifikasjon av elimineringer og andre posteringer ved utarbeidelse av konsernregnskap. Alle poster spesifisert enkeltvis med dokumentasjonshenvisning.

 

§ 3-1 annet ledd skal lyde:

Kunde- og leverandørspesifikasjoner som nevnt i første ledd nr. 3 og 4 skal også omfatte kontante salg og kjøp når varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, eller vederlaget utgjør mer enn kr 40.000 inklusive merverdiavgift. Bokføringspliktige som i hovedsak selger kontant, kan spesifisere slike salg ved fremleggelse av kopier av salgsdokumentasjonen ordnet pr. kunde. Det samme gjelder spesifikasjon av salg til ledende ansatte, jf. første ledd nr. 7.

 

§ 3-1 nytt femte ledd skal lyde:

Dato for utarbeidelse av spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering skal fremgå av spesifikasjonene.

 

Ny § 5-1-1 a skal lyde:

§ 5-1-1 a. Språk i salgsdokument

Salgsdokumentet skal utstedes på et språk som nevnt i bokføringsloven § 12. Bokføringspliktige med filialer i utlandet kan likevel utstede filialens salgsdokument på det lokale språket.

 

§ 5-1-2 tredje ledd nytt fjerde til sjette punktum skal lyde:

Dersom selger er aksjeselskap, allmennaksjeselskap eller filial av utenlandsk selskap skal organisasjonsnummer, og i tilfelle MVA, etterfølges av ordet ”Foretaksregisteret”, jf. Foretaksregisterloven § 10-2. Videre skal hovedkontorets adresse framgå av salgsdokumentet til slik selger. Dersom slik selger er under avvikling skal dette framgå salgsdokumentet.

 

§ 5-2-7 nytt annet ledd skal lyde:

Første ledd er ikke til hinder for at ikke-avgiftspliktige leveranser forskuddsfaktureres.

 

§ 5-5 tredje ledd skal lyde:

Ved kjøp som er lagt ut av en ansatt i den bokføringspliktige virksomheten gjelder ikke beløpsgrensen som nevnt i annet ledd. I slike tilfeller skal den ansatte utarbeide og signere en datert oppstilling som viser hvilke kjøp som er foretatt og formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene. Dokumentasjonen skal også være i samsvar med aktuelle regler i kapittel 5 i forskrift 21. desember 2007 nr. 1766 til utfylling og gjennomføring mv. av skattebetalingsloven.

 

Ny § 5-5 a skal lyde

§ 5-5 a. Dokumentasjon av merverdiavgift, toll og særavgifter ved innførsel av varer

Merverdiavgift og eventuelle toll og særavgifter ved innførsel av varer skal dokumenteres med innførselsdeklarasjonen og grunnlagsdokumenter knyttet til slik deklarasjon, jf. § 4-12-1 tredje ledd første punktum i forskrift 17. desember 2008 nr. 1502 til lov om toll og vareførsel.

 

§ 5-6 tredje ledd første punktum skal lyde:

Har arbeidsgiveren mottatt pålegg om trekk, i medhold av skattebetalingslovens kapittel 14, skal dokumentasjonen også inneholde opplysninger om:

a) hvem som har utferdiget pålegget

b) når pålegget er mottatt

c) det beløp som skal dekkes ved trekket

d) inntektsåret som pålegget om trekk gjelder

e) trekkprosenten eller det beløp som skal trekkes for hver utbetalingsperiode

 

§ 5-6 fjerde ledd bokstav d skal lyde:

d) fradrag etter skattebetalingsloven § 5-9

 

§ 5-9 skal lyde:

Det skal fremgå av dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangement den reisende har deltatt på. Dokumentasjonen skal også være i samsvar med aktuelle regler i kapittel 5 i forskrift 21. desember 2007 nr. 1766 til utfylling og gjennomføring mv. av skattebetalingsloven.

 

§ 6-1 femte ledd skal lyde:

Dokumentasjonen skal være ordentlig og oversiktlig. Dersom tellelister på papir benyttes, skal de være nummerert før tellingen foretas. Dokumentasjonen skal være datert og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen. Tellelister på papir skal oppbevares som en del av dokumentasjonen, men kan skannes for elektronisk oppbevaring.

 

§ 6-2 siste ledd oppheves.

 

§ 6-3 siste ledd oppheves.

 

Overskriften til kapittel 7 skal lyde:

Kapittel 7. Oppbevaring og elektronisk tilgjengelighet

 

§ 7-1 skal lyde:

Regnskapsmateriale skal oppbevares på en måte som opprettholder lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden. Det samme gjelder bokførte opplysninger som skal holdes elektronisk tilgjengelig etter bokføringsloven § 13 b.

 

§ 7-2 nytt annet ledd skal lyde:

Dersom regnskapsmateriale er erstattet ved overføring av regnskapsinformasjon til elektronisk medium med hjemmel i bestemmelser i eller i medhold av bokføringsloven, skal originalt regnskapsmateriale oppbevares til det er tatt sikkerhetskopi av det elektroniske regnskapsmaterialet.

 

§ 7-3 annet ledd oppheves.

 

Ny § 7-6 skal lyde:

§ 7-6. Lukking av regnskapsperioder

Regnskapsperioder skal lukkes innen fristene som nevnt i bokføringsloven § 7 annet ledd. Lukkingen skal skje på en måte som gir betryggende sikring mot endring eller sletting av bokførte opplysninger.

Det skal foreligge en beskrivelse av regnskapssystemets funksjonalitet for lukking av regnskapsperioder, herunder hvordan lukkingen gir betryggende sikring mot endring eller sletting av bokførte opplysninger. Beskrivelsen skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt.

Bestemmelsene i første og annet ledd gjelder ikke for bokføringspliktige som oppbevarer utarbeidede spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, jf. bokføringsloven § 13 første ledd nr. 2.

 

Ny § 7-7 skal lyde:

§ 7-7. Elektronisk tilgjengelighet

Med elektronisk tilgjengelighet menes at de bokførte opplysningene er tilgjengelig i regnskapssystemet eller lagret på annen måte. Ved lagring i utlandet må de bokførte opplysningene være tilgjengelig gjennom terminal eller lignende i Norge.

Kravet til sikkerhetskopiering etter § 7-2 gjelder tilsvarende for bokførte opplysninger som holdes elektronisk tilgjengelig.

Bokføringspliktige som har mindre enn 5 millioner kroner i omsetning eksklusive merverdiavgift, er unntatt fra kravet i bokføringsloven § 13 b om å ha bokførte opplysninger tilgjengelig elektronisk. Når en bokføringspliktig virksomhet som ikke omfattes av første punktum avvikles, skal bokførte opplysninger være tilgjengelig elektronisk i minst 6 måneder etter at virksomheten ble avviklet.

 

§ 8-1-3 skal lyde:

For hver periode med pliktig regnskapsrapporering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, skal det kunne utarbeides egne spesifikasjoner (prosjektregnskap) etter § 8-1-4 for prosjekter der anbudspris eller anslått omsetningsverdi overstiger kr 300.000 eksklusive merverdiavgift.

 

 

II

Denne forskrift trer i kraft straks, unntatt § 3-1 første ledd nr. 7, § 3-1 annet ledd, § 3-1 femte ledd, § 7-6 og § 8-1-3, som trer i kraft straks med virkning for regnskapsår påbegynt 1. januar 2013 eller senere.