Forskrift om rapportering fra interkommunale selskaper og kommunale og fylkeskommunale foretak som driver næringsvirksomhet

Fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 21 . oktober 2003 med hjemmel i lov av 29. januar 1999 nr. 6 om interkommunale selskaper § 42 og lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner § 49.

§ 1 Virkeområde

Denne forskriften gjelder for interkommunale selskaper etablert etter lov av

29. januar 1999 nr. 6 om interkommunale selskaper. Forskriften gjelder for interkommunale selskapers avgivelse av løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteproduksjon til bruk i nasjonale informasjonssystemer, herunder til offisiell statistikk.

Videre gjelder forskriften for kommunale foretak og fylkeskommunale foretak organisert etter kommuneloven kapittel 11, dersom disse driver næringsvirksomhet og avlegger årsregnskap etter forskrift av 17. desember 1999 nr. 1569 om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak § 7.

Forskriften gjelder ikke for virksomhet som er organisert som nevnt i første eller annet ledd, og som driver med produksjon og omsetning av elektrisk kraft.

Til § 1

Etter lov av 29. januar 1999 nr. 6 om interkommunale selskaper §42 kan departementet gi forskrift om rapportering fra interkommunale selskaper. Virkeområdet for bestemmelsen følger av lov om interkommunale selskaper § 1. Denne forskrift om rapportering fra interkommunale selskaper har samme virkeområde. Betegnelsen løpende informasjon er definert i forskriften § 3 nr. 1. Offisiell statistikk er statistikk som gjøres tilgjengelig for allmennheten av Statistisk sentralbyrå eller annet statlig organ.

Etter lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner § 49 kan departementet gi forskrift om rapportering fra kommunale og fylkeskommunale foretak organisert etter kommuneloven kapittel 11. Denne forskriften gjøres således også gjeldende for kommunale og fylkeskommunale foretak organisert etter kommuneloven kapittel 11, dersom disse driver næringsvirksomhet og avlegger årsregnskap etter forskrift av 17. desember 1999 nr. 1569 om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak § 7 (årsregnskap, årsbudsjett og årsberetning etter regnskapsloven). For kommunale og fylkeskommunale foretak som ikke driver næringsvirksomhet, gjelder forskrift om rapportering for kommuner og fylkeskommuner.

Virksomhet som driver med produksjon og omsetning av elektrisk kraft, og som er organisert som interkommunalt selskap eller som kommunalt eller fylkeskommunalt foretak etter kommuneloven kapittel 11 og fører regnskap etter regnskapslovens prinsipper, er unntatt reglene om rapportering etter denne forskrift.

§ 2 Formål

Nasjonale informasjonssystemer vil bygge på regnskaps- og tjenesterapporter fra interkommunale selskaper og kommunale og fylkeskommunale foretak til statlige myndigheter. Rapportene skal gi grunnlag for utarbeidelse av kommunale og fylkeskommunale konsernregnskap og nasjonal statistikk, og tjene til bedre grunnlag for analyse, planlegging og styring både sentralt og lokalt, herunder gi grunnlag for å vurdere om nasjonale mål oppnås.

Til § 2

Bestemmelsen angir forskriftens formål, herunder å gi grunnlag for utarbeidelse av kommunale og fylkeskommunale konsernregnskap og nasjonal statistikk som inkluderer all kommunal og fylkeskommunal virksomhet uavhengig av hvordan denne virksomheten er organisert. Tjenesterapportering til statlige myndigheter vil bestå av tjenestedata spesifisert i fastsatte elektroniske skjema eller data avgitt ved spesifiserte uttrekk fra fagsystem.

§ 3 Definisjoner

1. Løpende informasjon er informasjon som rapporteres på fast basis og ikke ved tidsavgrensede spesialundersøkelser.
   
   Funksjoner gir uttrykk for hvilke ressurser i form av grupper av aktiviteter/tjenester interkommunale selskaper eller kommunale og fylkeskommunale foretak bruker for å ivareta selskapets eller foretakets formål, jf. vedlegg 1 og 2.
2. Kostnadsarter er anskaffelser av produksjonsfaktorer, kjøp av hele tjenester som erstatter egenproduksjon, overføringer fra selskapet eller foretaket til andre uten krav om motytelse, samt avskrivninger og finanskostnader. Kostnadsarter er også utbetalinger/utgifter ved kjøp av varige driftsmidler, jf. vedlegg 3.
3. Inntektsarter er godtgjørelser for varer og tjenester, herunder innbetalinger/inntekter ved salg av varige driftsmidler, og overføringer fra andre til selskapet eller foretaket med eller uten krav om motytelse, samt finansinntekter og motpost avskrivninger, jf. vedlegg 3.
4. Eksterne finansieringstransaksjoner er utbetalinger og innbetalinger vedrørende lån, utlån, aksjer og andeler, jf. vedlegg 3.
5. Interne finansieringstransaksjoner er overføringer til og bruk av egenkapitalfond, jf. vedlegg 3.
6. Kontoklasse angir rapportdel, jf. vedlegg 4.

Til § 3

Bestemmelsen gir definisjoner av begreper brukt i forskriften. Innhold og krav til spesifisering av begrepene i nr. 2 til nr. 7 er oppstilt i angitte vedlegg. Vedrørende avskrivninger vises til forskriften § 4.

§ 4 Klassifisering, verdivurdering og avskrivninger

Interkommunale selskapers og kommunale og fylkeskommunale foretaks funksjoner skal belastes med avskrivninger foretatt etter en fornuftig avskrivningsplan for å uttrykke forbruk av varige driftsmidler i selskapets virksomhet.

Til § 4

Bestemmelsen angir at rapportering av avskrivninger skal skje ved fordeling på funksjoner. Bestemmelsen angir at rapporterte avskrivninger skal være foretatt etter en fornuftig avskrivningsplan. Med dette menes systematiske og planmessige avskrivninger.

Departementet anbefaler at rapporterte avskrivninger er foretatt med like store årlige beløp over levetiden til anleggsmidlet, dvs lineære avskrivninger. Følgende økonomiske levetider bør legges til grunn:

§ 5 Prinsipp om fordeling

Inntekter og kostnader som vedrører flere funksjoner skal fordeles på de berørte funksjoner. Dette gjelder også for avskrivninger, jf. § 4.

Til § 5

Bestemmelsen angir at ved rapportering av ressursbruk skal bruk av innsatsfaktorer fordeles på de berørte funksjoner. Ved fordeling av lønn skal følgende prinsipp legges til grunn:

• En stillingsandel (funksjonsandel) kan unnlates å fordeles dersom den utgjør mindre enn 20%
• Stillingsandeler med varighet på mindre enn 3 måneder kan unnlates å fordeles

Begrensningene i punkt 1 og 2 er å oppfatte som minimumskrav og utover detter er det frivillig med fordeling. Selskapene og foretakene kan derfor henføre også stillingsandeler mindre enn 20% når en slik stillingsandel er identifiserbar. Alle interkommunale selskaper og kommunale og fylkeskommunale foretak skal imidlertid henføre stillingsandeler større eller lik 20%. Stillingsandeler på 3 måneder eller mer skal fordeles.

§ 6 Frembringing av informasjon

Interkommunale selskaper og kommunale og fylkeskommunale foretak skal foreta systematisk lagring av informasjon som er knyttet til ressursbruk og tjenesteproduksjon innenfor selskapets eller foretakets ansvarsområde. Informasjonen skal lagres på elektronisk lesbart medium, dersom dette ikke åpenbart er uhensiktsmessig.

Til § 6

Bestemmelsens første setning innebærer at interkommunale selskaper og kommunale og fylkeskommunale foretak plikter å frembringe og oppbevare informasjon om ressursbruk og tjenester på områder der de etter lov eller forskrift er tillagt ansvar. I de fleste tilfeller vil det være hensiktsmessig å lagre slik informasjon i fagsystemer.

Bestemmelses siste setning innebærer at det etter forskriften anses som hensiktsmessig at mediet der informasjonen er lagret skal være elektronisk lesbart, men det kan tenkes annen lagring (for eksempel diskett) som også muliggjør betryggende overføring til rapporteringskjeden mellom selskapet og statlig nivå.

Det elektroniske mediet skal kunne inneholde informasjon som tilfredsstiller filbeskrivelser definert av Statistisk sentralbyrå. Dette innebærer at data skal avgis i henhold til filuttrekksbeskrivelser eller ved å benytte elektroniske skjema. Begge definert av Statistisk sentralbyrå.

§ 7 Informasjonsgivning

Interkommunale selskaper har selv ansvar for at rapportering av ressursbruk og tjenestedata blir foretatt i tråd med denne forskrift.

Kommuner og fylkeskommuner har ansvar for at kommunale eller fylkeskommunale foretak som nevnt i § 1 foretar rapportering av ressursbruk og tjenestedata i tråd med denne forskrift.

Rapporteringen av ressursbruk og tjenestedata skal utføres ved bruk av elektronisk datautveksling. Nærmere krav til datautveksling, herunder krav til formater fastsettes av Statistisk sentralbyrå.

Avgivelse av informasjon skal skje i samsvar med lov om behandling av personopplysninger av 14. april 2000.

Til § 7

Første ledd angir krav om at interkommunale selskaper selv er ansvarlige for å gjennomføre rapportering i tråd med denne forskrift. Som hovedregel skal interkommunale selskaper rapportere direkte til Statistisk sentralbyrå. I unntakstilfeller vil det kunne være aktuelt at fordelte tjenestedata inngår i rapporter fra de enkelte eierkommuner, under forutsetning av at det gjennomføres tiltak som forhindrer dobbeltrapportering.

Annet ledd angir at kommunen eller fylkeskommunen har ansvaret for at kommunale og fylkeskommunale foretak som nevnt i § 1 foretar rapportering i tråd med denne forskrift.

Tredje ledd fastsetter at rapportering skal skje ved elektronisk datautveksling gjennom bruk av elektroniske skjema eller uttrekk fra fagsystem. Videre at overføringen og utvekslingsmåten skal tilfredsstille krav fastsatt og offentliggjort av Statistisk sentralbyrå. Kravene til datautveksling forutsettes å ligge fast for det enkelte år, og også for flere år, men kan bli endret.

Informasjon som er lagret på elektronisk lesbart medium vil oppfylle kravene i forskriften. Øvrig registrering og lagring kan være aktuell i de tilfeller hvor de eksisterer betryggende rutiner for utveksling mot elektroniske skjema.

Fjerde ledd oppstiller krav om at selskapenes og foretakenes (kommunenes og fylkeskommunenes) sikkerhetsløsninger må tilfredsstille de retningslinjer som er nedfelt i Datatilsynets rutiner. Dette innebærer at det må sørges for at kravene til avgiverløsninger med hensyn til sikkerhet og kryptering av sensitive data er oppfylt. Selskapene (og kommunene og fylkeskommunene, jf. forskrift av 15. desember 2000 nr. 1425 om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner § 8) må selv sørge for den nødvendige godkjenning fra Datatilsynet av sine løsninger, herunder konsesjoner for lagring av personopplysninger samt overføring av sensitive data over internett.

§ 8 Innhold, dokumentasjon og kvalitet

Interkommunale selskaper har selv ansvar for at de data som fremkommer i selskapets regnskapsrapport og tjenesterapportering har en tilstrekkelig kvalitet.

Kommuner og fylkeskommuner har ansvar for at de data som fremkommer i regnskapsrapport og tjenesterapporter fra kommunale og fylkeskommunale foretak som nevnt i denne forskrift § 1, har en tilstrekkelig kvalitet.

Rapporteringen til statlige myndigheter fra interkommunale selskaper som avgir regnskap etter regnskapsloven og fra kommunale og fylkeskommunale foretak som nevnt i § 1 skal foretas i henhold til den detaljeringsgrad som er fastsatt i vedlegg til denne forskriften.

Rapporteringen til statlige myndigheter fra interkommunale selskaper som avgir regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper skal foretas i henhold til den detaljeringsgrad som er fastsatt i vedlegg 4 og 6 til denne forskrift, samt vedlegg 1, 2, 3 og 6 til forskrift av 15. desember 2000 nr. 1425 om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner.

Statistisk sentralbyrå kan stille ytterligere krav til identifisering av mottak av elektroniske data.

Interkommunale selskaper og kommunale og fylkeskommunale foretak plikter å benytte verktøy for kvalitetssikring som stilles til disposisjon av Statistisk sentralbyrå.

Metode for konvertering av selskapets eller foretakets intern- eller eksternregnskap til regnskapsrapport til statlige myndigheter etter denne forskriften skal være attestert av revisor. Attestasjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk.

Avgitte data fra interkommunale selskaper og kommunale og fylkeskommunale foretak skal oppbevares på lesbart medium i 5 år.

Til § 8

Første ledd slår fast at ansvaret for kvaliteten til de rapporterte data fra det interkommunale selskapet ligger hos det interkommunale selskapet selv. Det er også selskapets ansvar at dataene er i samsvar med de spesifikasjonskrav som er stilt av departementet i denne forskrift.

Annet ledd slår fast at ansvaret for kvaliteten til de rapporterte data fra kommunale og fylkeskommunale foretak som nevnt i denne forskrift § 1 ligger hos kommunen eller fylkeskommunen. Det er også kommunens og fylkeskommunens ansvar at rapporterte data er i samsvar med de spesifikasjonskrav som er stilt av departementet i denne forskriften. Dette ansvaret har kommuner og fylkeskommuner også for kommunale og fylkeskommunale foretak som skal rapportere etter forskrift av 15. desember 2000 nr. 1425 om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner, jf. nevnte forskrift § 8.

Tredje, fjerde og femte ledd stiller krav om at den obligatoriske detaljeringsgrad som er fastsatt i denne forskrift og i forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner følges. Interkommunale selskaper som avgir regnskap etter regnskapsloven og foretak som nevnt i § 1 skal benytte vedleggene 1 - 6 til denne forskrift. Interkommunale selskap som avgir regnskap etter kommunale prinsipper skal derimot benytte vedlegg 1 – 3 og 6 til rapporteringsforskriften for kommuner og fylkeskommuner( for funksjoner, arter og balanseregnskap), og vedlegg 4 og 6 til denne forskrift for kontoklasse og eierinformasjon/overføringsposter. Statistisk sentralbyrå kan stille krav til organisering av fil (record) ved mottak av elektroniske data jf. rapporteringshåndbok fra Statistisk sentralbyrå.

Sjette ledd fastslår at selskapet eller foretaket (kommunen eller fylkeskommunen) skal benytte de verktøy for kvalitetssikring og kontroll av data som blir stilt til disposisjon før data overføres til sentrale myndigheter.

Sjuende ledd oppstiller en regel om at metoden som er benyttet for konvertering av intern- eller eksternregnskap til regnskapsrapport til statlige myndigheter etter denne forskriften, skal attesteres av revisor. Dette innebærer at revisor skal påse at inntekter og kostnader i regnskapsrapporten etter denne forskriften stemmer overens med inntekter og kostnader i intern- eller eksternregnskapet. Videre at tallene fra intern- eller eksternregnskapet er registrert og konvertert til riktig dimensjon (funksjon, art, kontoklasse og kapittel/sektor) i regnskapsrapporten. Kontrollen skal skje i henhold til god kommunalrevisjonsskikk. Uttalelsen stiles til det interkommunale selskapet eller det kommunale eller fylkeskommunale foretaket.

Åttende ledd innebærer at selskapet eller foretaket er pliktig å oppbevare de avgitte data i minimum 5 år.

§ 9 Rapporteringstidspunkt

Regnskaps- og tjenesterapportering til statlige myndigheter skal oversendes til Statistisk sentralbyrå senest 15. februar året etter regnskaps- og rapportåret.

Til § 9

Bestemmelsen fastsetter fristen for rapportering av regnskapsdata og tjenestedata fra interkommunale selskaper og kommunale og fylkeskommunale foretak til statlige myndigheter til å være senest 15. februar året etter regnskaps- og rapportåret.

Data for tjenesterapportering bør oversendes så snart disse foreligger. Fristen 15. februar er seneste frist for rapportering av regnskapsrapport. Andre data kan sendes tidligere. Departementet kan for visse rapporter sette andre tidsfrister.

§ 10 Ikrafttredelse

Forskriften gjelder fra 1. januar 2004.

Vedlegg:

Vedlegg 1: Funksjonsinndeling – Kommunale tjenester
Vedlegg 2: Funksjonsinndeling – Fylkeskommunale tjenester
Vedlegg 3: Artsinndeling
Vedlegg 4: Kontoklasser
Vedlegg 5: Balanseoppstilling
Vedlegg 6: Eierinformasjon

NB! Alle vedleggene er publisert i étt dokument i PDF-format. Bla nedover i dokumentet for å komme til riktig vedleggstall.