Rundskriv G-87/79

Koordinering av sentraladministrasjonens polarsaker, det interdepartementale polarutvalg og polaravdelingen i Justisdepartementet

I

Norsk virksomhet i polarområdene (Arktis med Svalbard og Antarktis) stiller ofte de enkelte administrasjonsgrener overfor problemer som ikke er til stede i fagsaker som gjelder fastlands-Norge. Polarområdene har også fått en øket politisk betydning som gjør det nødvendig å se de enkelte fagetaters virksomhet i disse områder i sammenheng og i et bredere politisk perspektiv. Blant annet på bakgrunn av Stortingets behandling av St.melding nr. 39 (1974-75) "vedrørende Svalbard" og på grunnlag av en utredning om "Behandlingen av svalbardsaker og andre polarsaker i sentraladministrasjonen" (NOU 1977:5) har regjeringen fastsatt visse saksbehandlingsrutiner, for å sikre den nødvendige styring og samordning av sentraladministrasjonens behandling av svalbardsaker og andre polarsaker.

II

Ved kgl. resolusjon av 6. januar 1965 ble det opprettet et koordinerende og konsultativt organ for sentraladministrasjonen ved behandlingen av svalbardsaker, Det interdepartementale Svalbardutvalg. Ved kgl. resolusjon av 6. august 1971 ble utvalgets virkeområde utvidet til de øvrige polarområder. Samtidig ble utvalgets navn endret til Det interdepartementale polarutvalg (forkortet Polarutvalget). Dette utvalget vil fortsette sin virksomhet med de oppgaver som er angitt i rundskriv fra statsministeren av 11. januar 1965.

Fra 1979 har utvalget følgende sammensetning:

Justisministeren er formann og utvalget består for øvrig av en representant for hver av følgende departementer og institusjoner:

1. Justisdepartementet
2. Utenriksdepartementet
3. Miljøverndepartementet
4. Industridepartementet
5. Finansdepartementet
6. Norsk Polarinstitutt
7. Samferdselsdepartementet

Når utvalget behandler en sak som hører under et departement som ikke er representert i utvalget, vil representanter for vedkommende departement i alminnelighet bli innkalt. Også andre embets- eller tjenestemenn tilkalles til utvalgets møter når det er nødvendig eller ønskelig.

III

Polarutvalgets sekretariat er lagt til Justisdepartementet. Justisdepartementet har ved siden av sine fagsaker i polarområdene (blant annet sysselmannsbestillingen og svalbardbudsjettet) et særlig ansvar for koordineringen av sentraladministrasjonens behandling av polarsaker.

For bedre å kunne ivareta dette ansvar og sekretærarbeidet for Polarutvalget, er det i Justisdepartementet opprettet en egen polaravdeling, som trådte i virksomhet i månedsskiftet august/september 1978.

I forholdet til andre departementer kan arbeidsområdet for Polarutvalget og Justisdepartementets polaravdeling når det gjelder saker angående polarområdene (Arktis med Svalbard og Antarktis) sammenfattes slik:

• Koordinering av sentraladministrasjonens saksbehandling og avgjørelser,
• l angtidsplanlegging og langtidsbudsjettering,
• rådgivning overfor andre departementer med underliggende etater,
• informasjon til regjeringen innenfor administrasjonen og utad i forhold til almenheten,
• å ta initiativ overfor andre departementer til behandling og utredning av konkrete og/eller generelle polarspørsmål.

IV

For at de nevnte oppgaver skal kunne løses må departementene med underordnede instanser i saker som angår polarområdene:

1. Underrette Justisdepartementets polaravdeling om alle saker som ikke er av rent ekspedisjonsmessig og rutinemessig karakter på et så tidlig tidspunkt som mulig under saksbehandlingen. Spesielt fremheves underretning om planlagte disponeringer av budsjettmidler til tiltak og virksomhet i polarområdene.
2. Forelegge for Justisdepartementets polaravdeling:

1. alle forslag om nye lover eller forskrifter for Svalbard, Jan Mayen eller de norske
   biland i Antarktis før de sendes ut på høring. Det samme gjelder forslag om å
   utvide gjeldende lover og bestemmelser til disse områder.
2. saker som gjelder betydelige verdier eller interesser og saker som har politiske –
   særlig utenrikspolitiske sider – før avgjørelse treffes.
3. andre viktige saker som volder begrunnet tvil med hensyn til faktiske forhold,
   rettsspørsmål eller andre vurderinger som må foretas.

Justisdepartementet vil sørge for videre underretning til og forelegg for Det interdepartementale polarutvalg.

At polarsaker forelegges for Justisdepartementet endrer ikke vedkommende fagdepartements avgjørelsesmyndighet og vedkommende fagstatsråds konstitusjonelle ansvar for avgjørelsen. Men hvis et fagdepartement vil avgjøre saken i strid med Justisdepartementets eller Polarutvalgets uttalelse, skal saken fortsatt forelegges regjeringen.

Det er overlatt til Justisdepartementet å gi eventuelle ytterligere retningslinjer for det praktiske opplegg av koordineringsvirksomheten.

./.En del eksemplarer av dette rundskriv følger vedlagt. Underliggende etater som rundskrivet kan ha interesse for, bes underrettet.

Inger Louise Valle