Høring - forslag til felles definisjoner og krav til dokumentasjon for tellende medlem og tellende lokallag i statlige tilskuddsordninger for frivillige organisasjoner

• Veileder: Forenkling av statlige tilskuddsordninger for frivillige organisasjoner (V-1000)

Kulturdepartementet sender med dette forslag til felles definisjoner og krav til dokumentasjon for begrepene tellende medlem og tellende lokallag i statlige tilskuddsordninger på høring.  

For å avgi høringsuttalelse klikk på "Send inn høringssvar".

Høringsuttalelser er offentlige etter offentlighetsloven og vil bli publisert på våre nettsider. Høringen er åpen også for andre enn dem som står på høringslisten.

Høringsfristen er 2. mars 2016.

Se oversikt over aktuelle ordninger bakerst i brevet.

1. BAKGRUNN  

Regjeringen ønsker å bedre vilkårene for frivillige organisasjoner ved å forenkle regler og redusere byråkrati. Dette inngår i et av Regjeringens åtte satsingsområder: "Enklere hverdag for folk flest".

Regjeringens frivillighetserklæring anerkjenner frivillig sektor som en selvstendig og nødvendig aktør i det norske samfunnet. Den definerer et rammeverk for samspillet mellom staten og frivilligheten, og den legger vekt på at forutsigbarhet og forenkling skal prege samarbeidet. I Frivillighetserklæringen heter det at Regjeringen vil møte frivilligheten med mest mulig ensartet praksis, holdninger og bruk av begreper. 

Kulturdepartementet koordinerer frivillighetspolitikken og herunder forenklingsarbeidet knyttet til statlige tilskuddsordninger for frivillige organisasjoner. Det overordnede målet for dette arbeidet er at det skal være enkelt for frivillige organisasjoner å søke og rapportere på tilskudd fra staten. Organisasjonene skal dermed kunne frigjøre ressurser til aktivitet.

Et mål i forenklingsarbeidet er koordinert forvaltning. Et tiltak for å nå dette målet, er å samordne bruken av begrepene tellende medlem og tellende lokallag i statlige tilskuddsordninger som bruker disse begrepene som kriterier for tildeling av tilskudd.

Målsettingen er at justerte definisjoner og krav til dokumentasjon skal være implementert i regelverkene før søknadsfristene i 2016.  

2. Status  

Begrepene tellende medlem og tellende lokallag brukes per i dag i ti ordninger i seks departementer (se vedlegg). To av ordningene bruker ikke begrepet tellende lokallag. I regelverkene defineres det hva som skal regnes som tellende medlem og tellende lokallag og dermed kunne inngå i beregningsgrunnlaget for tilskudd.Tilskuddsmottakerne skal oppgi og kunne dokumentere antall medlemmer og antall lokallag i tråd med regelverkene i den enkelte ordning.

Begrepene er til dels definert og formulert ulikt i de ti ordningene og det stilles ulike krav til dokumentasjon. Ulik ordlyd kan skape usikkerhet om begrepene har samme innhold og ulike krav til dokumentasjon kan føre til at organisasjoner må dokumentere samme informasjon på ulike måter. Dette gir merarbeid for de som søker flere ordninger, og det kan sås tvil om reelt antall medlemmer og lokallag når det oppgis ulikt antall i de ulike ordningene. Disse ulempene er også påpekt av Norges barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU) og Frivillighet Norge.

3. Formål med forslaget

Felles definisjoner og krav til dokumentasjon skal bidra til at begrepene oppfattes på samme måte og at medlemmer og lokallag beregnes og dokumenteres på samme måte uavhengig av ordning. Det skal være enkelt å oppfylle kravene til dokumentasjon.

Dette vil gjøre det mulig å bruke samme dokumentasjon i ulike ordninger og forenklingen vil frigjøre ressurser i organisasjonene. 

4. Forslag

Kulturdepartementet ønsker høringsinstansenes vurdering av om de definisjonene og krav til dokumentasjonene som foreslås under, er hensiktsmessige. Høringsinstansene bes konkret vurdere om det vil innebære en forenkling for søkerne at de foreslåtte definisjonene og kravene til dokumentasjon blir innført i de aktuelle ordningene. Høringsinstansene bes oppgi hvilke ordninger de har erfaring med. 

Se punkt 5 for departementets vurderinger og kommentarer til forslaget.

4.1 Tellende medlem

Forslag til definisjon
Teksten i parentes foreslås brukt som tillegg i ordninger for barne- og ungdomsorganisasjoner.

"Et tellende medlem er per 31. desember i grunnlagsåret frivillig og individuelt innmeldt i organisasjonen, (er under fylte 26 år,) står i medlemsregisteret, har betalt kontingent for grunnlagsåret og har (etter fylte 15 år) fulle demokratiske rettigheter i organisasjonen.

(Medlemmer under 15 år kan  være innmeldt av foresatte.) Kontingenten skal være på minimum 50 kroner for hvert individuelt medlem og gjelde for maksimalt et kalenderår. Ved familiemedlemsskap teller hvert medlem som individuelt medlem og kontingenten per familiemedlemsskap skal ikke være mindre enn 100 kroner. Fulle demokratiske rettigheter er stemme-, møte-, tale- og forslagsrett og rett til å la seg velge som representant. 

 Organisasjonen må kunne dokumentere antall tellende medlemmer som oppfyller disse kravene."

 Forslag til krav til dokumentasjon

"Som dokumentasjon på tellende medlemmer kreves sentralt medlemsregister. Registeret kan være en samling av oversikter fra lokallagene. Registeret skal inneholde navn, adresse, fødselsår, tilknytning til lokallag (hvis organisasjonen har lokallag) og informasjon om betalt kontingent for hvert medlem per 31.desember i grunnlagsåret. Registeret skal skille mellom tellende og andre medlemmer og oversikt over tellende medlemmer skal kunne hentes ut av registeret. Medlemmenes demokratiske rettigheter skal fremgå av organisasjonens vedtekter.

Organisasjonen må kunne gjøre dokumentasjonen tilgjengelig for kontroll."

 4.2 Tellende lokallag

Forslag til definisjon

"Et tellende lokallag er laveste nivå av selvstendig, demokratisk enhet i organisasjonen. Lokallaget skal ha minst fem medlemmer og ha aktivitet i tråd med formålet for ordningen."
 

Organisasjonen må kunne dokumentere antall tellende lokallag som oppfyller disse kravene."

Forslag til krav til dokumentasjon

"Som dokumentasjon på tellende lokallag kreves årsmøtereferat sendt til sentralleddet som viser eventuelt valg av styremedlemmer, vedtak om egen økonomi og orientering om aktivitet. Antall medlemmer dokumenteres med opplysning om lokallagstilknytning i det sentrale medlemsregisteret.

 Organisasjonen må kunne gjøre dokumentasjonen tilgjengelig for kontroll." 

4.3 Bruk av særattestasjon

Hvis forvaltere kommer til at særattestasjon er nødvendig, foreslås her felles spørsmål til revisor i tråd med de foreslåtte definisjonene og kravene til dokumentasjon. Det gjør det mulig å benytte samme særattestasjon i flere ordninger. 

Tellende medlemmer

Fjerde kulepunkt vil bare gjelde barne- og ungdomsorganisasjoner.

• Har organisasjonen sentralt medlemsregister?
• Er det mulig å identifisere tellende medlemmer i registeret?
• Er det oppført følgende informasjon for tellende medlemmer: Navn, adresse, fødselsår og eventuell tilknytning til lokallag?
• (Er alle tellende medlemmer i barne- og ungdomsorganisasjoner under 26 år pr. 31.12.?)
• Er kontingenten på minimum 50 kroner for alle tellende medlemmer og 100 kroner for familiemedlemsskap?
• Kan organisasjonen dokumentere kontingentinnbetaling for hvert av de tellende medlemmene?
• Stemmer antall tellende medlemmer i registeret overens med antall medlemmer som er oppgitt i søknaden?

Tellende lokallag

• Har organisasjonen årsmøtereferater fra lokallagene?
• Inneholder årsmøtereferatene informasjon om eventuelt valg av styre, vedtak om egen økonomi og orientering om aktivitet? 
• Gir det sentrale medlemsregisteret oversikt over lokallagstilknytning for medlemmene?
• Stemmer antall årsrapporter overens med antall lokallag som er oppgitt i søknaden?

5. Departementets vurdering

Forenklingsarbeidet skjer innenfor rammene av Økonomiregelverket for staten og dets krav til forvaltning av tilskuddsordninger. Ifølge kap. 6 i Bestemmelser om økonomistyring, skal departementet som er ansvarlig for tilskuddsordningen, sørge for at det blir fastsatt regler om nødvendig kontroll med opplysninger som legges til grunn for tildelingen. Kontrollen skal tilpasses den enkelte tilskuddsordning og skal vurderes i forhold til målet for ordningen. Ut fra en vurdering av det samlede risikonivå og hva som er de vesentligste risikomomentene, skal det fastsettes hvilke kontrollpunkter som er mest aktuelle.

Hensynet til forenkling og koordinert forvaltning må balanseres mot kravene i Økonomiregelverket, og denne vurderingen må gjøres av hver enkelt forvalter.

Forslaget er basert på en vurdering av dagens praksis i ordningene, hensynet til forvalters behov for oppfølging og kontroll og hensynet til forenkling, ressursbruk og selvstendighet for organisasjonene.

Tellende medlem
Noen ordninger krever per i dag at organisasjonene som kan søke, skal fungere demokratisk, mens andre knytter dette til medlemsdefinisjonen. Nå foreslås demokratiske rettigheter lagt inn i definisjonen av tellende medlem i alle ordninger. Det knytter kravet om demokrati tydeligere til det enkelte medlem. Dette oppfattes å være en formmessig justering og i tråd med intensjonen i ordningene, da utøvelse av demokrati må innebære at den enkelte har demokratiske rettigheter.

Familiemedlemsskap er aktuelt i flere av ordningene og dette telles på ulike måter, noe som kan føre til at en organisasjon oppgir ulikt antall tellende medlemmer i ulike ordninger. Forslaget er ment å gi alle familiemedlemmene status som individuelle medlemmer med rettigheter hvis de er over 15 år, samt ivareta muligheten for å kunne gi rabatt ved innmelding.

Tellende lokallag
Det foreslås å ta bort kravet om at det skal velges styre minimum hvert andre eller tredje år i lokallagene, slik noen av ordningene har per i dag. Dette begrunnes med prinsippet om mindre styring av organisasjonene. 

Forslaget til definisjon er noe mer overordnet enn det som er praksis i ordningene per i dag. Vår oppfatning er at ordningene stiller krav om at lokallagene er selvstendige, fungerer demokratisk og har aktivitet i tråd med ordningens formål og at dette dermed kan utgjøre definisjonen. 

Krav til dokumentasjon knyttet til antall tellende lokallag foreslås å være lokallagets årsmøtereferat sendt til sentralleddet. De fleste av ordningene krever årlig rapportering fra lokallagene per i dag. Noen ordninger har detaljerte krav til form og innhold i årsrapporten fra lokallagene. Andre krever bare at årsrapport skal være sendt. Årsmøtereferatet er et dokument som uansett blir utarbeidet i lokallagene årlig og å benytte dette som dokumentasjon kan være ressursbesparende for lokallagene. Det legges til grunn at årsmøtereferatene inneholder de nødvendige opplysningene for å bekrefte at lokallaget fungerer selvstendig, demokratisk og har aktivitet i tråd med ordningens formål. Eventuelle krav eller presiseringer knyttet til type aktivitet må tilpasses hver ordning. 

En av ordningene ("Frifond organisasjon" i Norsk musikkråd under Kulturdepartementet) bruker per i dag krav om  tre – og ikke fem – medlemmer i lokallagene. Lokallag med tre medlemmer gir mindre uttelling enn lokallag med flere medlemmer i denne ordningen. Basert på innspillene som kommer, vil Kulturdepartementet vurdere om det bør gjøres tilpasninger for å ivareta dagens praksis i denne ordningen. Teoretisk sett vil det være mulig å drive demokratisk med tre medlemmer. Departementet foreslår imidlertid fem som minimum antall i en felles definisjon, da det gir et mer reelt grunnlag for demokratiske prosesser som drøftinger, avstemminger og valg av styre.   

Bruk av særattestasjon
Flere av ordningene benytter særattestasjon av opplysninger om medlemmer og lokallag per i dag. Dette innebærer at søkerne skal innhente revisors attestasjon av opplysninger som etterspørres i et skjema utarbeidet av forvalter. Hensikten er å skape tillit til den informasjonen organisasjonen gir i søknaden, gi forvalterne innblikk i organisasjonenes system for registrering av opplysningene i søknaden og sikre at nødvendig dokumentasjon befinner seg hos organisasjonens sentralledd. Bruk av særattestasjon kan bidra til å sikre rutiner og strukturer i organisasjonene, særlig i organisasjoner med hyppig utskifting av tillitsvalgte og administrativt ansvarlige. 

Kulturdepartementet mener særattestasjon kan være en belastning for søkerne da revisjon og særattestasjon koster penger og tar tid for organisasjonene. I tilskuddsordninger for frivillige organisasjoner bør det vurderes kontrolltiltak som belaster tilskuddsmottaker minst mulig. Det bør derfor vurderes nøye om særattestasjon kan erstattes av andre kontrolltiltak i regi av forvalter. Vi viser i denne sammenhengen til pkt. 6.3 i Veileder for forenkling av statlige tilskuddsordninger for barne- og ungdomsorganisasjoner.

Med hilsen                                                                        

Lars Audun Granly (e.f.)
ekspedisjonssjef

Sølvi Helmersen Aalbu
seniorrådgiver

Vedlegg: Oversikt over ordninger som bruker begrepene tellende medlem og tellende lokallag