1. Bakgrunn

I eForvaltningsforskriften § 8 (7) er det en regel som pålegger forvaltningen å benytte papirpost for å sende ut vedtak, selv om brukeren har oppgitt sin elektroniske adresse og uttrykkelig godkjent at denne brukes. Regelen ble vedtatt for å sikre seg mot at brukere samtykket til elektronisk kommunikasjon for deretter ikke å følge opp varsel og meldinger om brev som havnet i den elektroniske postkassen.

Regjeringen jobber ut fra et mål om å realisere et digitalt førstevalg. Det innebærer at digital kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialogen mellom innbyggere og offentlige virksomheter, og mellom næringsliv og offentlige virksomheter. For å nå målsettingen vil FAD vurdere endringer i relevant regelverk. Det er flere faktorer som i den anledning taler i retning av at bestemmelsen i eForvaltningsforskriften § 8 (7) bør oppheves.

I et kartleggingsarbeid som ble gjennomført våren 2011, ble den såkalte ”7-dagers regelen” identifisert som en tydelig hindring for å få til en reell toveis digital kommunikasjon mellom bruker og forvaltning.  Bestemmelsen innebærer at når en bruker ikke har skaffet seg tilgang til et elektronisk utsendt enkeltvedtak innen én uke fra det tidspunkt det ble sendt varsel om det, eller vedtaket ble gjort tilgjengelig, skal det sendes ut på papir. Regelen medfører at papirløsninger må opprettholdes parallelt med digitale løsninger, selv om brukerne har godkjent elektronisk kommunikasjon. Dermed blir mye av gevinsten ved digitale løsninger borte.
Elektronisk kommunikasjon er i stadig flere sammenhenger den alminnelige måten å få tilsendt informasjon, og tar i økende grad over for tradisjonell brevpost på papir. Bakgrunnen for å ta inn 7-dagersregelen som ”sikkerhetsventil” ved etableringen av eForvaltningsforskriften var å ivareta rettssikkerhensynet, ved at man ville være helt sikker på at mottaker hadde fått vedtaket. Dette skulle sikre at ingen led rettstap ved at de ikke mottok vedtaket som ble sendt elektronisk. Ettersom elektroniske løsninger er blitt stadig bedre, sikrere og ikke minst mye mer utbredt, ansees en slik ”sikkerhetsventil” ikke lenger å ha den samme berettigelse. I 2004, da 7-dagers regelen ble vedtatt, hadde 79 % av befolkningen tilgang til en pc hjemme og 66 pst hadde tilgang til Internett. I 2010 var andelene oppe i henholdsvis 94 pst og 93 pst (Norsk mediebarometer 2010, Statistisk sentralbyrå). 
 

2. Departements vurdering

I dag legges det til grunn at innbyggerne leser dokumenter som mottas per brevpost. FAD mener det vil være hensiktsmessig å la de samme prinsipper som gjelder ved mottak av enkeltvedtak og andre meldinger på papir, også gjelde når de mottas via en elektronisk kanal*. Dette innebærer at mottak av brevpost og mottak av elektronisk post fra forvaltningen faktisk likestilles, og at de samme regler legges til grunn uavhengig av format og kommunikasjonskanal.

Ved bruk av elektronisk utsending er det generelt bedre mulighet for sporbarhet dersom det skulle oppstå spørsmål om et dokument er kommet frem til brukeren eller ikke. Samtidig er det en rekke andre bestemmelser i lovverket som har til formål å sørge for at informasjonssikkerheten og tekniske forhold for øvrig er tilfredsstillende når elektroniske kommunikasjonskanaler benyttes.

Etter forvaltningsloven § 29 begynner klagefristen å løpe når vedtaket er kommet frem til parten. For elektronisk post vil dette bety at et enkeltvedtak skal anses for å være ”kommet frem” til mottakeren når det er havnet i dennes elektroniske postkasse, og eventuell klagefrist begynner dermed å løpe.

På bakgrunn av disse forhold ser det ut til at den sikkerhetsmekanismen som eForvaltningsforskriften § 8 (7) oppstiller er overflødig.
 
 

3. Departements forslag

Departementet foreslår at eForvf § 8 (7) oppheves.
Oppheving av bestemmelsen vil medføre at det er behov for endringer i eForvf § 8 (2), (6), (8) og (9).

Ordlyden i eForvf § 8 (2) er i dag: ”Forvaltningsorganet skal sende parten varsel om at enkeltvedtak er fattet, om hvor og hvordan vedkommende kan skaffe seg kunnskap om innholdet, samt en frist for når dette senest må skje”. Teksten etter siste komma blir overflødig ved opphevelsen av eForvf § 8 (7), og foreslås opphevet.

Ordlyden i eForvf § 8 (6) er i dag: ”Underretning om enkeltvedtak anses å ha kommet frem på det tidspunktet parten skaffet seg tilgang til vedtaket fra forvaltningsorganets informasjonssystem.” Denne regelen har sammenheng med 7-dagersregelen i § 8 (7) ved at ”skaffet seg tilgang til vedtaket” utløste at klagefristen begynte å løpe. For de tilfeller hvor man ikke skaffet seg tilgang innen en uke, ble vedtaket sendt ut på papir. Fvl § 29 legges til grunn for klagefristen, uavhengig av om vedtaket formidles elektronisk eller i papirpost. Regelen i eForvf § 8 (6) blir derfor overflødig, og foreslås opphevet.

Ordlyden i eForvf § 8 (8) er i dag: ”Hvis det etter vedtakets art ikke er tid til å gjennomføre ny underretning som beskrevet i nr. (7), bør forvaltningsorganet om mulig sende nytt varsel etter nr. (2). Når det sendes nytt varsel etter denne bestemmelse, begynner en eventuell klagefrist å løpe fra den dag det nye varselet ble sendt.” Denne bestemmelsen blir overflødig ved opphevelse av eForvf § 8 (7) og foreslås opphevet.

Ordlyden i eForvf § 8 (9) er i dag: ”Hvis vedtaket er av en slik art at det kan være aktuelt å benytte unntaksregelen i nr. (8), bør forvaltningsorganet etablere ordninger for å få bekreftet den elektroniske adressen parten oppgir, før underretning skal finne sted. Forvaltningsorganet bør også vurdere å registrere en alternativ elektronisk adresse som kan benyttes i forbindelse med nytt varsel etter nr. (8.)”  Ved at eForvf § 8 (7) og (8) oppheves blir denne bestemmelsen overflødig og foreslås derfor opphevet.

De foreslåtte endringene medfører at nåværende eForvf § 8 (10) blir ny eForvf § 8(6) og nåværende eForvf § 8 (11) blir ny eForvf § 8 (7)
 
 

4. Økonomiske og administrative konsekvenser

Forslaget vil slik FAD vurderer det innebære store besparelser for offentlig forvaltning.
Besparelsene vil både knytte seg til virksomheter som allerede tilbyr elektronisk kommunikasjon, og til de som vurderer å ta det i bruk. Det vil derfor være usikkerhet knyttet til de nøyaktige gevinster av forslaget.

Det er signaler** som indikerer at stadig flere virksomheter ønsker å benytte elektronisk kommunikasjon.  I og med at man med dagens løsning må tilby den papirbaserte kommunikasjonsformen for uåpnede vedtak etter 7 dager, vil det være vanskeligere for virksomhetene å hente gevinster ved å tilby digital kommunikasjon til brukerne. Dette kan ha betydning for motivasjonen hos virksomhetene til å ta i bruk elektronisk kommunikasjon. FAD forventer at flere virksomheter vil velge å tilby elektroniske løsninger dersom 7-dagers regelen oppheves.

Forslaget innebærer at det ikke lenger vil være behov for å opprettholde en papirbasert løsning for de som har samtykket til å kommunisere elektronisk med forvaltningen. Dette vil spare ressurser knyttet til administrering og utsending av brev. I Difi-rapport 2011:7 ” En felles meldingsboks”, estimeres kostnaden ved å sende et papirbrev til ca. 20 kroner, mens den samlede kostnaden med å sende dokumentet elektronisk estimeres til ca 3 kroner.

De offentlige virksomheter som ønsker å kommunisere elektronisk ber i dag om samtykke til dette ved å henvende seg til hver enkelt bruker. Dersom regelen om at et elektronisk utsendt vedtak blir sendt i papirform hvis det ikke er åpnet innen syv dager oppheves, oppstår spørsmålet om hvilken betydning dette skal få for de som allerede har gitt sitt samtykke til å kommunisere elektronisk. Vurderingen av om det er nødvendig å innhente samtykke på nytt må den enkelte virksomhet foreta med utgangspunkt i hvordan nåværende samtykkeerklæring er utformet. Dersom samtykke må innhentes på nytt vil det påløpe både administrative og økonomiske kostnader.
 

5. Høringen

Forslaget sendes nå på bred høring, der også andre virksomheter enn dem som står på brevets mottakerliste, kan avgi uttalelse. Høringsfrist er onsdag 06. juni 2012.

Uttalelsen bes sendt på e-post til postmottak@fad.dep.no.
Dette høringsbrevet kan hentes fra departementets websider på Regjeringen.no. Under ”Høringer” vil vi også legge ut hørings¬uttalel¬sene, når de kommer inn.
Evt. spørsmål kan rettes til Malin R. Ranheim tlf: 22 24 48 71, e-post: mrr@fad.dep.no.
 

Med hilsen

Noter:
* Etter dagens ordning har mottakeren dessuten gitt sin godkjenning til elektronisk kommunikasjon med forvaltningen i forkant, jfr fvl § 27.
** Se feks ”Digitalt førstevalg – en kartlegging av hindringer og muligheter”, Difi 2011:3

Vedlegg:
Forslag til ny § 8 i eForvaltningsforskriften (PDF) 
 

Departementene
Underliggende etater
KS
Fylkesmennene
Kommunene