Høring: Forslag til endring i forskrift om registrering og melding av vigsel

Vedlagt oversendes forslag til endringer i forskrift om registrering og melding av vigsel.

I dagens forskrift om registrering og melding av vigsel § 5 forutsettes det at den som sender melding om vigsel til Folkeregisteret, legger ved dokumentasjon for sin vigselsmyndighet. Dette er til hinder for en løsning med digital innsending, mottak og behandling av vigselsmeldinger. Barne- og likestillingsdepartementet foreslår i høringsnotatet å endre forskriften for å gjøre den teknologinøytral, slik at det legges til rette for digitale løsninger for dokumentasjon av vigsel og vigselsmyndighet, og registrering av vigsel.

Ettersom forskriftsendringen er svært begrenset mener departementet det er tilstrekkelig med en høringsperiode på seks uker. Høringsfristen settes derfor til 26. november 2018. Det tas sikte på at forskriftsendringen kan tre i kraft 1. januar 2019.

Høringsuttalelser skal avgis digitalt på regjeringen.no. Dette gjøres under "Send inn høringssvar" (grønn knapp).

Liste over høringsinstansene følger vedlagt. Departementet ber høringsinstansene vurdere om saken bør forelegges andre som ikke er nevnt på listen. Vi ber særlig KS om å vurdere om forslaget bør forelegges kommunene ev. et utvalg av kommuner. Også Samarbeidsrådet for tros- og livssynssamfunn (STL) oppfordres til å vurdere om det er hensiktsmessig å innhente innspill fra tros- og livssynssamfunn.

Med hilsen 

Barne- og likestillingsdepartementet

Høringsnotat – forslag til endring i forskrift om registrering og melding av vigsel

1.    Innledning

Regjeringen har en uttalt målsetting om økt bruk av IKT for å effektivisere forvaltningen og skape en enklere hverdag for innbyggerne, jf. Meld. St. 27 (2015-2016) Digital agenda for Norge. Her framgår det blant annet at en hovedprioritering i IKT-politikken er å sette brukeren i sentrum, og at offentlig sektor har mye å hente på ytterligere digitalisering av arbeidsprosesser.

Forskrift om registrering og melding av vigsel § 5 forutsetter at den som sender melding om vigsel til Folkeregisteret, legger ved dokumentasjon for sin vigselsmyndighet. Dette er til hinder for en løsning med digital innsending, mottak og behandling av vigselsmeldinger. Barne- og likestillingsdepartementet foreslår i høringsnotatet å endre forskriften for å gjøre den teknologinøytral, slik at det legges til rette for digitale løsninger for dokumentasjon av vigsel og vigselsmyndighet og registrering av vigsel.

2.    Bakgrunn

Ved overføringen av borgerlig vigselsmyndighet til kommunene, ble det samtidig vedtatt endring i forskrift om registrering og melding av vigsel[1]. Fra 1. januar 2018 er det krav om at vigsler etter ekteskapsloven § 12 skal vedlegge dokumentasjon for sin vigselsmyndighet, sammen med vigselsmeldingen de skal sende til Folkeregisteret, jf. forskrift om registrering og melding om vigsel § 5. For ordfører og varaordfører er det tilstrekkelig med dokumentasjon på vervet. Kravet om å legge ved dokumentasjon gjelder ikke prest i Den norske kirke.

Kommunal sektor antas å sende 8000 vigselsmeldinger per år. Kommunene erfarer at arbeid med vigsler er ressurskrevende i form av administrative, manuelle oppgaver som organisering av seremoni, verifisering av prøvingsattest og øvrig dokumentasjon, forvaltning av vigselbok, og innsending av bekreftet kopi av vigselsmelding til Folkeregisteret. I tillegg skal brudeparet ha en bekreftet kopi av vigselsmeldingen, som utgjør en midlertidig vigselsattest. Som eksempel antar Oslo kommune at de vil gjennomføre 1500 vigsler i 2018, hvilket krever 2,5 årsverk innen administrasjon.

Skatteetaten jobber med en komplett modernisering av dagens Folkeregister for at det skal speile dagens og framtidens samfunn og behov. Det moderniserte Folkeregisteret forventes å være klart i slutten av 2019. Da vil offentlige og private brukere av registeret kunne koble seg på de nye elektroniske grensesnittene, og det planlegges bl.a. innloggingstjenester for borgere for oppslag og innsyn.

Prosjektet for modernisering av Folkeregisteret er nå i gang med å forenkle samhandlingen mellom brudeparet og Folkeregisteret ved å digitalisere prøvingsprosessen ved ekteskapsinngåelse.

Etter vigselen skal vigsleren sende vigselsmelding til folkeregistermyndigheten. Folkeregistermyndigheten har ikke noen oversikt over hvem som har vigselsmyndighet, og må derfor motta dokumentasjon for dette, sammen med vigselsmeldingen som sendes som ordinær papirbasert post. Dette fører til at alle vigselsmeldingene i dag må kontrolleres manuelt. Dagens system, som bygger på kravene i forskriften, hindrer etablering av digital og automatisert samhandling mellom Folkeregisteret og vigslerne.

3.    Departementets vurderinger

Folkeregistermyndigheten skal kontrollere at vigsler har vigselsmyndighet før opplysningene om vigsel føres inn i Folkeregisteret og vigselsattest utstedes. Det følger av ekteskapsloven § 12 at følgende personer har vigselsmyndighet:

• prest i Den norske kirke,
• prest eller forstander i et registrert trossamfunn når Kongen har godkjent formen for inngåelse av ekteskap,
• seremonileder i livssynssamfunn når Kongen har godkjent formen for inngåelse av ekteskap,
• ordførere, varaordførere og kommunalt ansatte eller folkevalgte som kommunestyret selv gir slik myndighet,
• utsendt utenrikstjenestemann,
• Sysselmannen på Svalbard eller tjenestemann ved sysselmannskontoret som har fått delegert vigselsmyndighet, og
• særskilt vigsler oppnevnt av departementet.

Alle vigslere, bortsett fra prestene i Den norske kirke, skal sende dokumentasjon for sin vigselsmyndighet sammen med melding om vigsel. Når det framgår av dokumentasjonen at vigsleren har vigselsmyndighet og at de øvrige vilkårene for en gyldig vigsel er oppfylt, registrerer folkeregistermyndigheten vigselen i Folkeregisteret og ekteparet får tilsendt vigselsattesten.

Barne- og likestillingsdepartementet legger til grunn at vigslere som ønsker å fortsette dagens praksis med innsending av vigselsmelding med vedlagt dokumentasjon for vigselsmyndighet på papir i alminnelig post, kan fortsette med dette. Digital innsending av dokumentasjon for vigsel forutsetter at spesialutviklet løsning for dette formålet benyttes, slik at dokumentasjonen for vigselsretten er betryggende og at effektiviseringsgevinsten kan realiseres.

Det vil være opp til de enkelte aktørene som skal sende melding om de ønsker å utarbeide tekniske løsninger for innsending av vigselsmelding. Dette gjelder både etablering og løpende oppdatering av lokale vigselsregistre, og løsninger for tilgangsstyring. Departementet legger til grunn at dette i første omgang vil være aktuelt for kommunal sektor. Det er KS som i tilfelle vil utvikle og forvalte løsningen på vegne av sektoren. Departementet er kjent med at også en digital løsning for tros- og livssynssamfunn er på planleggingsstadiet.

Prosjektet for modernisering av Folkeregisteret har foreslått en modell for digitalisering, som innebærer overføring av vigselsmeldingen fra vigslerens fagsystem. Modellen forutsetter at vigsler dokumenterer vigselsmelding(bok) i eget arkivsystem. Systemet må ha funksjonalitet for at vigsler kan velge å sende meldingen til Folkeregisteret. Følgende opplysninger skal sendes til Folkeregisteret:

• brudeparets fødselsnumre,
• sted for vigselen,
• dato for vigselen, og
• navn på vigsler.

Det er en forutsetning at systemene må ha funksjonalitet for å sikre at bare personer tildelt rollen "vigsler" kan benytte sende-til-folkeregisterfunksjonen. Systemene vil videresende opplysningene i vigselsmeldingen til Folkeregisteret.

Folkeregisterets digitale meldingsmottak må vite at innkommende meldinger kommer fra rett avsender. Det er systemutvikler i samarbeid med Folkeregisteret som har ansvaret for å tilgangsstyre løsningen, slik at kun personer med vigselsmyndighet i kommunen kan bruke løsningen. Dette gjøres ved hjelp av virksomhetssertifikat mellom systemet og Folkeregisteret. Når en melding mottas, skal Folkeregisteret vite at avsender har gyldig vigselsmyndighet. Meldingen skal verifiseres teknisk, og vil deretter leses inn i Folkeregisteret. Personenes sivilstatus skal oppdateres til "gift," og det vil automatisk bli sendt ut vigselsattest til ekteparet.

Folkeregistermyndigheten har ansvar for at bare meldinger som har tilstrekkelig autentisering av at riktig person har sendt inn meldingen og at vedkommende har gyldig vigselsmyndighet, blir mottatt og behandlet av Folkeregisteret.

Dersom melding om vigsler skal kunne sendes til og registreres i Folkeregisteret digitalt, kan ikke kravet om å vedlegge dokumentasjon ved innsending av vigselsmeldingen opprettholdes. Det er en forutsetning for tilretteleggingen for digitalisering at kontrollen av at vigsler har vigselsmyndighet kan videreføres med samme sikkerhetsgrad som ved dagens innsending av dokumentasjon og påfølgende manuelle kontroll. Departementet legger til grunn at det er mulig å ivareta kontrollen av vigselsmyndighet ved at dette bygges inn i vigslernes it-systemer, eller ved en portalløsning. Andre digitale løsninger som innebærer innscanning av dokumenter som oversendes digitalt, vil ikke falle inn under forskriftens krav til "digital løsning, som på en betryggende måte bekrefter at vigsler har vigselsmyndighet."

Ettersom forslaget om å gjøre forskriften teknologinøytral ikke innebærer noen plikt til digital innsending, vil det være opp til de enkelte aktørene som skal sende melding om de ønsker å utarbeide tekniske løsninger for innsending av vigselsmelding. Forslaget vil dermed ikke medføre økte kostnader for departementet. Adgangen til å sende vigselsmelding digitalt vil virke effektiviserende, fordi registrering av vigsler i Folkeregisteret vil kunne automatiseres. Effektiviseringen vil finne sted både hos vigslere med et stort antall vigsler, og hos folkeregistermyndigheten. Der imidlertid vanskelig å fastslå hvor effektiviserende forslaget vil virke.

4. Forslag til forskriftsendring

Forskrift 20. november 1992 om registrering og melding av vigsel § 5 skal lyde:

«Meldingen sendes på blankett fastsatt av departementet eller elektronisk gjennom tilrettelagt digital løsning. Samtlige spørsmål skal besvares så langt de passer. Vigsler etter ekteskapsloven § 12, unntatt prest i Den norske kirke, skal, sammen med vigselsmeldingen, legge ved dokumentasjon for sin vigselsmyndighet. Kravet om å legge ved dokumentasjon for vigselsmyndighet gjelder ikke ved digital løsning, som på en betryggende måte bekrefter at vigsler har vigselsmyndighet.»

[1] Forskrift fastsatt ved kgl. res. 20. november 1992 med hjemmel i lov 4. juli 1991 nr. 47 om ekteskap § 17. Fremmet av Barne- og familiedepartementet (nå Barne- og likestillingsdepartementet). Endret ved forskrifter 22. sept. 2004 nr. 1277 og 18. sept. 2017 nr. 1422.

Finansdepartementet
Kommunal- og moderniseringsdepartementet
Kulturdepartementet
Utenriksdepartementet

Barne- ungdoms- og familiedirektoratet
Direktoratet for forvaltning og IKT
Skattedirektoratet
Alle landets fylkesmenn
Kirkerådet
Kommunesektorens organisasjon KS
Samarbeidsrådet for tros- og livssynssamfunn