Høring-forslag til endringer i forskrift om postforkynning - prøveprosjekt om postforkynning av forliksklage med pålegg om tilsvar

HØRING: FORSLAG TIL ENDRINGER I FORSKRIFT OM POSTFORKYNNING – PRØVEPROSJEKT OM POSTFORKYNNING AV FORLIKSKLAGE MED PÅLEGG OM TILSVAR

1.     INNLEDNING

Justisdepartementet sender på høring forslag til endringer i forskrift 11. oktober 1985 nr. 1810 om postforkynning (forskrift om postforkynning).

Den foreslåtte forskriftsendringen gjelder fremgangsmåten ved postforkynningen av forliksklage med pålegg om tilsvar der adressaten ikke bor på den oppgitte adresse. Bakgrunnen for endringsforslaget er innføringen av tjenesten elektronisk adresseoppdatering (EA) hos Posten Norge AS (Posten). Tjenesten vil bli omtalt nærmere nedenfor. Gjennom et prøveprosjekt i SIAN [1] er det ønskelig å prøve ut en tilknytning til EA for forliksklager med pålegg om tilsvar. Gjennomføring av et slikt prøveprosjekt krever endringer i postforkynningsforskriften.
Forskriftsendringen foreslås regulert i en ny bestemmelse, § 6a. Forslaget innebærer at forliksklager med pålegg om tilsvar ikke lenger returneres til avsender dersom adressaten ikke bor på den oppgitte adresse, men videresendes av Posten til adressatens nye adresse såfremt denne er registrert hos Posten.

Prøveprosjektet vil også omfatte brev fra namsmenn som inneholder foreleggelse av utleggsbegjæring og varsel om utleggsforretning. I henhold til tvangsfullbyrdelsesloven § 7-6 første ledd og § 7-10 første ledd skal saksøkte "meddeles" foreleggelse av begjæring og varsel om tid og sted for utleggsforretning, og dette kan gjøres "samtidig", jf. § 7-6 første ledd, tredje punktum. Siden loven ikke påbyr forkynnelse av disse meddelelsene, skal meddelelse til saksøkte utføres på den måte som namsmannen finner mest hensiktsmessig, jf. domstolloven § 186. Dette åpner for tilslutning til EA og prøveprosjektet uten at det krever endringer i tvangsfullbyrdelsesloven eller forskrifter gitt med hjemmel i tvangsfullbyrdelsesloven eller domstolloven. Fremgangsmåten ved meddelelse av disse brevtypene der adressaten ikke bor på den oppgitte adresse, er altså omfattet av prøveprosjektet, men er av nevnte grunn ikke nødvendig å ta inn i foreliggende forslag til forskriftsendring.

Det legges opp til at forskriftsendringen trer i kraft 1. juli 2009. Den foreslåtte forskriftsendringen vil kun gjelde i prøveprosjektets tidsperiode. Det foreslås at forskriftens virkeområde i tid settes noe romslig i tilfelle forsinkelser i prosjektet underveis. Imidlertid foreslås at departementet kan oppheve bestemmelsen på et tidligere tidspunkt dersom prøveprosjektet avsluttes før angitt tid i forskriften. På bakgrunn av en evaluering av prøveprosjektet vil departementet komme tilbake til en eventuell permanent endring av forskriften med tanke på ordinær tilknytning til EA, herunder om det må foretas ytterligere justeringer i regelverket, SIAN og/eller for EA-tilknytningen.

Vi ber om høringsuttalelser innen 11. mai 2009. Uttalelser bes sendt per post til Justis- og politidepartementet, Sivilavdelingen, Postboks 8005 Dep., 0030 Oslo. På grunn av endringsforslagets tekniske karakter og viktigheten av å få frem saken raskt,  finner departementet det nødvendig å sette høringsfristen til åtte uker. Til dette kommer at representanter fra de berørte aktørene har vært involvert i prosessen frem til foreliggende høringsbrev med tilrettelegging m.v., og således er kjent med hovedpunktene i endringsforslaget. Se nærmere om dette nedenfor under punkt 2 om forslagets bakgrunn og innhold.

Vi ber høringsinstansene vurdere om endringsforslaget bør forelegges underliggende etater eller andre som ikke står på adressatlisten. 

2. FORSLAGETS BAKGRUNN OG INNHOLD

2.1. Kort om Postens tjeneste elektronisk adresseoppdatering (EA)

Frem til 1. juni 2008 eksisterte det en manuell ordning for håndtering av postforsendelser ved varig adresseendring. Denne innebar at kunder som selv ønsket å oppdatere sine adresseregistre uten kostnad og uten registrering og godkjennelse av Posten, kunne påføre sine sendinger følgende påskrift: ”Ettersendes ikke ved varig adresseendring, men sendes tilbake til avsender med opplysninger om den nye adressen”. Slike sendinger ble returnert til avsender med opplysninger om mottakers nye adresse såfremt denne var kjent av Posten. Tjenesten var kun gyldig ved varig adresseendring, dvs. i én måned eller så lenge mottaker hadde betalt for ettersending. Etter endt avtaleperiode ble posten returnert til avsender uten ny adresse. Tjenesten EA ble innført i mars 2005, og erstattet fra 1. juni 2008 ovennevnte ordning fullt ut. EA innebærer at varige adresseendringer registreres, slik at Posten for feiladresserte brevpostsendinger ettersender/videresender all post til en adressats nye adresse, såfremt denne er registrert hos Posten. Avsender blir informert om videresendingen. Dersom Posten ikke kjenner ny adresse vil sendingen bli returnert til avsender eller makulert, avhengig av den servicegrad avsender har valgt. Midlertidig adresseendring blir ikke registrert ved EA, og rekommanderte sendinger kan ikke benyttes.

Tilknytning til tjenesten forutsetter at avsender registrerer seg som kunde. Videre forutsettes bl.a. spesialproduksjon av konvolutt og at postforsendelsene merkes ”EA” og innehar en strekkode, som må godkjennes av Posten før tjenesten tas i bruk.

Tilknytning til tjenesten er frivillig, men unnlatelse av å knytte seg til vil innebære at avsender ikke vil få noen opplysninger om videresendelsen dersom adressaten ikke bor på den oppgitte adresse og forsendelsen blir videresendt av Posten. Overført til oversendelse og postforkynning av forliksrådsdokumenter m.v., ville dette medføre dårlig eller ingen rettssikkerhet for berørte parter, slik at en unnlatelse av å knytte seg til tjenesten EA i praksis vil være uaktuelt. Det sentrale ved tilknytning til EA er dermed at Posten tilbyr elektronisk tilbakemelding om ny adresse, slik at det ved systemtilpasninger i SIAN skal være mulig å identifisere forkynnelsestidspunktet og hvilket dokument som er videresendt, samt få avklart spørsmålene om rett verneting og tilsvarsfrist. Disse spørsmålene er omtalt nærmere nedenfor under punkt 2.2.

2.2. Kort om dagens regelverk og behovet for forskriftsendringer ved tilknytning til   EA

Etter gjeldende rett kan forliksrådets avgjørelser forkynnes for partene i vanlig brev uten mottakskvittering, jf. domstolloven § 163 a første ledd annet punktum. Forskrift om postforkynning er gitt med hjemmel i domstolloven § 163 a fjerde ledd. Det følger av forskriften § 4 annet ledd første punktum at ovennevnte fremgangsmåte som hovedregel skal benyttes ved forkynning av forliksrådsdokumenter. Forutsetningen for at postforkynnelse i vanlig brev lovlig har skjedd, er at brevet kommer fram til den adressen som er benyttet. Ved forkynnelse fra forliksrådet, der mottakskvittering som hovedregel ikke skal benyttes, blir dette et bevisspørsmål. Forkynnelsestidspunktet fastsettes som utgangspunkt til fem dager fra den dagen brevet postlegges, jf. forskriften § 7 første ledd.

Forskriften § 6 annet og tredje ledd gir nærmere regler for selve postforsendelsen:

”Forkynningen skal sendes i lukket konvolutt som påføres en oppfordring om at den straks skal returneres til avsender dersom adressaten ikke bor på den oppgitte adresse. Påskriftene skal ha følgende ordlyd:

”Brevet må straks returneres dersom adressaten ikke bor på oppgitt adresse.”

En tilknytning til EA vil innebære at de dokumenter som skal forkynnes ikke lenger returneres til avsender dersom adressaten ikke bor på den oppgitte adresse, men videresendes av Posten såfremt adressatens nye adresse er registrert hos Posten.

Implementering av EA forutsetter endringer i forskrift om postforkynning ved at tilknytningen krever hjemmelsgrunnlag. For å gjøre forskriften mest mulig oversiktlig og brukervennlig, foreslås det at prøveordningen reguleres nærmere som en egen bestemmelse i forskriften, dvs. en ny § 6a.

Innføring av EA reiser enkelte problemstillinger i forhold til reglene i tvisteloven og forskrift om postforkynning. Dette gjelder bl.a. i forhold til følgende:

a) Forkynnelsestidspunktet, jf. forskrift om postforkynning § 7. Det må være mulig å identifisere når dokumentet skal anses lovlig forkynt.

b) Forliksrådets stedlige kompetanse, jf. hovedregelen i tvisteloven § 4-4 første og annet ledd om at søksmål kan reises ved saksøktes/klagemotpartens alminnelige verneting. Forliksrådet må på et så tidlig tidspunkt som mulig vite om det er stedlig kompetent. Dette henger sammen med at klagers angivelse av klagemotpartens adresse normalt vil være eneste grunnlag for forliksrådets foreløpige prøving av stedlig kompetanse.

c) Tilsvarsfrist og tilsvarstid / fraværsdom, jf. tvisteloven § 6-14. Det må påses at forliksrådet, ved en evt. forsinkelse ved Postens videreforsendelse, ikke avsier fraværsdom (tidligere uteblivelsesdom) før dokumentet er kommet frem til klagemotparten. Dette har sammenheng med at det etter de nye reglene i tvisteloven ikke lenger er adgang til å begjære oppfriskning mot fraværsdommer i forliksrådet. Klagemotparten er for disse tilfellene henvist til å ta ut søksmål for tingretten, jf. tvisteloven § 6-14 første ledd. Om og hvor lang tid en evt. forsinkelse ved videreforsendelse faktisk tar, vil først vise seg ved å kjøre et prøveprosjekt på innføring og bruk av EA.

d) Identifisering av hvilket dokument/prosesshandling som er videresendt dersom adressaten ikke bor på den oppgitte adresse, må gjøres mulig.

Med det siktemål å løse og ivareta ovennevnte hensyn ved tilknytning til EA, er det blitt avholdt møter mellom Justisdepartementet, Samferdselsdepartementet, Posten, Politidirektoratet, Namsfogden i Oslo, Statens Innkrevingssentral og Samarbeidsutvalget for forliksråd og namsmenn (SFN). Innspill fra møtedeltakerne er hensyntatt i foreliggende høringsbrev.

2.3. Endringsforslaget og prøveprosjekt

Implementering av EA i saksbehandlingssystemet SIAN forutsetter struktur- og systemtilpasninger samt endringer i utskriftsprosessen for alle brev i systemet. Dette nødvendiggjør en testperiode, hvor det for de angitte brevtypene avvikles et prøveprosjekt for alle forliksråd og namsmenn/sekretariater. Formålet med prøveprosjektet og påfølgende evaluering vil være å påse at reglene i tvisteloven og domstolloven § 163a med tilhørende regelverk, ivaretas ved tilknytning til EA. Videre at samme type informasjon kommer frem til adressaten ved bruk av EA, som ved den gamle ordningen med manuell håndtering av postforsendelser ved varig adresseendring. I prøveprosjektet skal det også vurderes hvorvidt Postens vilkår for tjenesten oppfylles. I den grad disse må fravikes, vil dette påvirke prisen for tjenesten.

Prøveprosjektet innebærer at postforkynning av forliksklage med pålegg om tilsvar, samt meddelelse av brev fra namsmenn som inneholder foreleggelse av utleggsbegjæring og varsel om utleggsforretning, i tillegg til fremgangsmåten og påskriften angitt i § 6, skal sendes i lukket konvolutt som påføres ”EA”-merket og en nærmere tilpasset strekkode. Strekkoden inneholder en unik identifikator, her journalnummeret, og påføres konvolutten av Statens Innkrevingssentral, som er systemeier og leverandør av endringer av SIAN. Posten opplyser om eventuell videresending i elektronisk tilbakemelding til avsender to ganger per uke. Tilbakemeldingen inneholder bl.a. adressatens nye adresse samt dato for videresendingen. Dersom ny adresse ikke er registrert hos Posten, kan postforsendelsen returneres til avsender eller makuleres av Posten. Melding om makulering sendes avsender. Spørsmålet om hvorvidt Posten skal makulere eller returnere returpost til forliksrådet eller namsmannen, vil bli vurdert nærmere både behovs- og kostnadsmessig. De nærmere vilkårene på dette området foreslås regulert ved avtale mellom partene.

Særskilt merking som foreslått i ny § 6a, foreslås å komme i tillegg til påskriften angitt i forskriftens § 6 annet og tredje ledd. Dette som en sikkerhetsventil rettet mot privatpersoner for tilfeller der den faktiske mottakeren av brevet er en annen enn adressaten. Vedkommende vil da ha en oppfordring til å returnere brevet til avsenderen.

Den praktiske oppfølgingen av det foreslåtte prøveprosjektet foretas av Politidirektoratet, Statens Innkrevingssentral og Posten, som vil inngå tidsbegrenset avtale om EA-tilslutning i perioden for prosjektet. Produktbeskrivelse og nærmere vilkår for tjenesten, herunder kostnadsspørsmålet, tidsperiode m.v., reguleres ved avtale mellom partene. Det vil for øvrig bli utarbeidet en brukermanual med opplysninger om nødvendig opplæringsbehov og installasjon av software til printere m.v. Videre vil enkelte små og store forliksråd og sekretariater bli plukket ut med sikte på en evaluering, slik at endelige justeringer og systemtilpasninger i SIAN kan foretas for implementering av EA og evt. ordinær drift med EA. Departementet vil på bakgrunn av evalueringen komme tilbake til en evt. permanent endring av forskriften.

3.        ENDRINGSFORSLAG

Det foreslås følgende endringer i forskrift 11. oktober 1985 nr. 1810 om postforkynning (forskrift om postforkynning):

Ny § 6a skal lyde:

§ 6a. Særlig om postforkynning av forliksklage med pålegg om tilsvar – prøveprosjekt

I tillegg til fremgangsmåten og påskriften angitt i § 4 annet ledd og § 6 skal postforkynning av forliksklage med pålegg om tilsvar sendes i lukket konvolutt som merkes særskilt i henhold til avtale med postoperatør. Dersom adressaten ikke bor på den oppgitte adresse, skal brevet videresendes til vedkommendes nye adresse såfremt denne er registrert hos postoperatøren. 

Bestemmelsen gjelder til 1. juli 2012. Departementet kan oppheve bestemmelsen tidligere.

4.      ØKONOMISKE OG ADMINISTRATIVE KONSEKVENSER

For å muliggjøre en testperiode for implementering av EA i SIAN, har Posten for perioden 3. november 2008 til og med 31. oktober 2009 besluttet å gjeninnføre den manuelle ordningen ”ettersendes ikke ved varig adresseendring”. Dette som en kostnadsfri overgangsordning for de aktuelle myndighetene.

Det foreslåtte prøveprosjektet vil nødvendiggjøre ca. 30-35 dagsverk ved Statens Innkrevingssentral. Statens innkrevingssentral dekker kostnadene ved å tilrettelegge SIAN for pilotdrift med Postens EA.

Kostnadsestimat og kostnadsdekningen ved evt. å måtte forlenge prøveprosjektets virkeområde i tid, dvs. ut over perioden for Postens kostnadsfrie overgangsordning, reguleres ved avtale mellom partene. Kostnadsestimat og kostnadsdekningen ved å tilrettelegge SIAN for ordinær drift med Postens EA, vil man evt. komme tilbake til etter at prøveprosjektet er avsluttet.

Med hilsen 

Håvard Bekkelund
avdelingsdirektør                                                 Hanne Langseth Fredriksen
                                                                         førstekonsulent

 [1] SIAN betegnes som det felles saksbehandlingssystemet til Statens Innkrevingssentral, de alminnelige namsmennene og forliksrådene.

Utkast til forskrift om endring i forskrift om postforkynning
Fastsatt ved kgl.res. x måned 2009 med hjemmel i lov 13. august 1915 nr. 5 om domstolene (domstolloven) § 163a. Fremmet av Justis- og politidepartementet.

I forskrift 11. oktober 1985 nr. 1810 om postforkynning (forskrift om postforkynning) gjøres følgende endringer:

Ny § 6a skal lyde:

” § 6a. Særlig om postforkynning av forliksklage med pålegg om tilsvar – prøveprosjekt

I tillegg til fremgangsmåten og påskriften angitt i § 4 annet ledd og § 6 skal postforkynning av forliksklage med pålegg om tilsvar sendes i lukket konvolutt som merkes særskilt i henhold til avtale med postoperatør. Dersom adressaten ikke bor på den oppgitte adresse, skal brevet videresendes til vedkommendes nye adresse såfremt denne er registrert hos postoperatøren.

Bestemmelsen gjelder til 1. juli 2012. Departementet kan oppheve bestemmelsen tidligere.”

II

Endringene trer i kraft 1. juli 2009.

Liste over høringsinstanser

Finansdepartementet
Samferdselsdepartementet
Domstoladministrasjonen
Politidirektoratet
Statens Innkrevingssentral
Posten Norge AS
Samarbeidsutvalget for forliksråd og namsmenn (SFN)
Datatilsynet
Den norske advokatforening
Norges Politilederlag
Norske inkassobyråers forening

Utvalgte forliksråd og namsmenn/forliksrådssekretariat:
Forliksrådet i Oslo
Namsfogden i Oslo
Forliksrådet i Bærum
Namsfogden i Asker og Bærum
Forliksrådet i Bergen
Namsfogden i Bergen
Forliksrådet i Trondheim
Namsfogden i Trondheim
Forliksrådet i Tromsø
Namsfogden i Tromsø og Karlsøy
Forliksrådet i Stavanger
Namsfogden i Stavanger
Forliksrådet i Kristiansand
Namsfogden i Kristiansand
Forliksrådet i Lørenskog
Lørenskog lensmannskontor
Forliksrådet i Lillehammer
Lillehammer politistasjon
Forliksrådet i Modum
Modum lensmannskontor
Forliksrådet i Ålesund
Ålesund politistasjon
Forliksrådet i Nesna
Nesna lensmannskontor
Forliksrådet i Bodø
Bodø politistasjon
Forliksrådet i Alta
Alta lensmannskontor
Forliksrådet i Karasjok
Karasjok lensmannskontor
Forliksrådet i Narvik
Narvik politistasjon
Forliksrådet i Hamar
Hamar politistasjon
Forliksrådet i Nord-Aurdal
Nord-Aurdal lensmnnskontor
Forliksrådet i Skien
Grenland politistasjon
Forliksrådet i Sogndal
Sogndal politistasjon
Forliksrådet i Molde
Molde politistasjon
Forliksrådet i Fredrikstad
Namsfogden i Fredrikstad
Forliksrådet i Drammen
Drammen politistasjon
Forliksrådet i Steinkjer
Steinkjer politistasjon
Forliksrådet i Vestby
Vestby lensmannskontor
Forliksrådet i Haugesund
Haugesund politistasjon
Forliksrådet i Tønsberg
Namsfogden i Tønsberg og Nøtterøy

Utvalgte fylkesmenn:
Fylkesmannen i Oslo og Akershus
Fylkesmannen i Hordaland
Fylkesmannen i Troms
Fylkesmannen i Vest-Agder
Fylkesmannen i Nord-Trøndelag