Kommunikasjonsenhetenes oppgaver

Regjeringens medlemmer og de øvrige i politisk ledelse er offentlige personer som opplever stor mediepågang. Sentralt i alle kommunikasjonsenhetenes arbeid er mediehåndtering og bistand til å formidle regjeringens politikk i ulike massemedier.

De siste årene har det vært en stor vekst i antall medier og journalister. Nettavisene har kontinuerlig deadline. Den offentlige debatten går blant annet i sosiale medier og blogger. Det er en større forventning enn noen gang om at regjeringens medlemmer er tilgjengelige for kommentarer om nesten hva som helt til nesten enhver tid.  Det er ikke mulig å oppfylle pressens ønsker om tilgjengelighet alltid, men vårt inntrykk er at norske politikere generelt er mer tilgjengelige enn noen gang. Kommunikasjonsenhetenes rolle er å være bindeledd mellom pressen og departementene. Kommunikasjonsenhetene tilrettelegger for tilgang til politikerne og gir journalistene bakgrunnsstoff og fakta.

De samme regler gjelder for kommunikasjonsenhetene som for forvaltningen generelt. I St. meld. Nr 19 (2008 – 2009) Ei forvaltning for demokrati og fellesskap drøftes forvaltningens grunnleggende verdier: Forvaltningen skal bygge på demokratiske vedtak og opptre lojalt overfor regjering og statsråd som sjef for departementet. Dette betyr at forvaltningen ikke bare skal følge ordre, men også forberede og sette i verk den politikk de vet at statsråden og regjeringen ønsker. Embetsverket i departementene skal opptre som et faglig sekretariat for politisk ledelse, og har plikt og rett til å gi råd til statsråden.

Kommunikasjonsenhetene skal som resten av embetsverket jobbe for statsråden som departementssjef og ikke som partipolitiker. Det betyr at de ikke skal utarbeide valgkampmateriell eller på annen måte direkte bidra til partipolitisk virksomhet. Når statsministeren og statsråden er på reise/oppdrag som har en direkte partipolitisk side, må det gjøres en grensedragning som balanserer at embetsverket ikke skal bidra direkte inn i parti- og valgkamparbeid, men samtidig sikrer at statsministeren og statsrådene får bistand til å ivareta løpende kontakt med departementet, håndtering av spørsmål knyttet til statsrådsporteføljen, formidling av regjeringens politikk, tilrettelegging av reiser hvor det er flere poster på programmet mv. 

Alle departementene har egne kommunikasjonsenheter (KOM-enheter). Deres arbeid bygger på statens kommunikasjonspolitikk, som har som mål at innbyggerne skal:

• Få korrekt og klar informasjon om sine rettigheter, plikter og muligheter
• Ha tilgang til informasjon om statens virksomhet
• Inviteres til å delta i utformingen av politikk, ordninger og tjenester.

Det som kjennetegner alle enhetene, er at de jobber tett sammen med både fagavdelingene og politisk ledelse i de ulike departementene. KOM-enhetene samarbeider med fagavdelingene og politisk ledelse for å formidle den til enhver tid sittende regjerings politikk ut til innbyggerne på en klar og forståelig måte, og sørge for at budskapene som går ut er i tråd med regjeringens politikk. Et slikt samarbeid forutsetter en god rolleforståelse både hos KOM-enheten og hos politisk ledelse.

Sammen med fagavdelingene legger kommunikasjonsenhetene til rette for den utadrettede kommunikasjonen. Det vil si å utforme budskap og foreslå tiltak og saker som synliggjør departementets fag- og politikkområde. For å lykkes best mulig med dette, er KOM-enhetene opptatt av å utvikle gode rutiner og ha et godt samarbeid med fagavdelingene, politisk ledelse og underliggende virksomheter. KOM-enhetene skal også utvikle den kommunikasjonsfaglige kompetansen i egen enhet og resten av departementet. Mange departementer har egne taleskrivere i sine KOM-enheter. På grunnlag av innspill fra fagavdelingene setter de dette sammen og formidler utkast til politisk ledelse. 

Fordi arbeidsoppgavene og ansvarsområdet varierer, jobber KOM-enhetene forskjellig fra departement til departement. Det som fremstår som nyttige rutiner for et departement, trenger ikke å ha like stor verdi for et annet. Statsrådene kan som ledere av sine departement ha ulikt syn på hvordan kommunikasjonsarbeidet skal organiseres, noe som vil reflekteres i ulike rutiner i forskjellige departement.

Det er derfor naturlig å dele inn KOM-enhetenes oppgaver i to grupper: ”Felles oppgaver for KOM-enhetene” og ”KOM-oppgaver som varierer”.

2. Felles oppgaver for alle KOM-enhetene

Medieoversikt

• Ha overblikk over mediebildet gjennom dagen. Monitorering: alle bruker elektronisk medieovervåkning (Retriever, Opoint, m.fl)

Mediehåndtering

• Legger dagsplaner ut fra mediebildet.
• Orienterer/rådgir politisk ledelse
• Bestiller talepunkter/notater/beredskapsflak   
• Tar imot og besvarer mediehenvendelser
• Tar kontakt med media for å informere om regjeringens politikk og eventuelt lanseringer
• Medielogging - oversikt over mediehenvendelser
• Arrangerer pressekonferanser og pressemøter
• Skriver pressemeldinger og nettsaker i samarbeid med fagavdelingene
• Forbereder politisk ledelse til intervjuer og debatter
• Tett samarbeid med fagavdelinger, underliggende etater og andre departementer

Langsiktig planlegging og koordinering

• KOM-enhetene planlegger kommunikasjonsarbeidet til departementet, på kort og lengre sikt. Det gjøres på ulike måter, men planene inneholder som regel arrangement, ansvarsforhold og aktivitetsplan.
• Der det er behov, koordineres planen med aktører utenfor eget departement (SMK, øvrige departementer, underliggende virksomheter osv).
• Lage kommunikasjonsstrategier og medieplaner

Kommunikasjon på nett

• Alle departementer har en nettside på regjeringen.no som KOM-enhetene har redaktøransvaret for.

Krisekommunikasjon

KOM-enhetene har egne kommunikasjonsplaner for kriser og gjennomfører egne kriseøvelser eller øvelser sammen med andre.

3. Oppgaver KOM-enhetene gjør i noen departement

Eventuelt ønske om å utvide oppgavelisten i eget departement må ses i sammenheng med kapasitet og ressurssituasjon.

Taler og kronikker

• Skrive utkast til taler og presentasjoner for politisk ledelse
• Skrive utkast til leserinnlegg og kronikker

Sosiale medier

• Ansvar for departementets sosiale medier, for eksempel Facebook, Twitter, Flickr, Vimeo

Internkommunikasjon        

• Ansvar for departementenes intranettsider

Foto, film og visuell kommunikasjon

• Tar bilder og lager filmer til ulike kommunikasjonskanaler
• Enkle nyhetsgrafikker

Planlegger reiser og arrangementer

• Planlegger og tilrettelegger for statsrådens reiser og deltakelse på offentlige arrangement, og tilrettelegger disse
• Følger politisk ledelse på reiser eller arrangement hvor det kan være media til stede

Statsrådens arbeid på Stortinget

• Bearbeider flak og svar til for eksempel spørretimen på Stortinget

Øvrig kommunikasjonsarbeid

• Språklig bearbeiding
• Har vaktordning for å håndtere medier utenfor kontortid

Evaluere for å lære

• Medieanalyser
• Brukerundersøkelse på nett
• Interne evalueringer av eget arbeid

Bygge kommunikasjonskultur i departementet

• Jobbe med klarspråk
• Tilby kurs i godt språk
• Rutiner for tilbakemelding til avdelingene
• Jobbe tett sammen med fagavdelingene i felles leveranse til politisk ledelse
• Sender sine medarbeidere på kurs (språk, webutvikling, politisk forståelse osv)

 4. Kunnskapsdeling

Departementenes ulike kommunikasjonsenheter har mange fellestrekk – men også mange ulikheter. Enhetene løser oppgavene på ulike måter, og det kan det være gode grunner til.

Det er ikke hensiktsmessig å lage en felles mal for hvordan alle kommunikasjonsenheter skal jobbe. Samtidig er det viktig med tett koordinering av saker. Det er også mye kommunikasjonsenhetene kan lære av hverandre. Rutiner som fungerer godt i et departement kan ha overføringsverdi til andre.