Rundskriv M-1/1999 R-672

Saksnr. 1999/00069

28. januar 1999

Vedlegg Oversikt over arbeidsoppgaver innenfor resultatområdene

Til	fylkesmennene

Statsbudsjettet 2000 - budsjettrundskriv. Retningslinjer for utforming av budsjettforslag fra fylkesmannen, kap 1102

Innledning

Landbruksdepartementet gir med dette rundskrivet generelle retningslinjer for budsjettforslaget for 2000 fra fylkesmannen, kap 1102. Frist for innsending av budsjettforslaget er 12. mars 1999.

Landbruksnæringen står overfor utfordringer på flere områder. Et hovedmål for landbrukspolitikken er å skape et mer framtidsrettet landbruk, som er mer robust i forhold til å møte nye utfordringer og endringer i rammevilkårene, jfr St prp nr 8 (1992-93) og St prp nr 1 (1998-99). Det er derfor viktig å redusere kostnadsnivået i jordbruket, få en mer konkurransedyktig omsetning og foredling av jordbruksvarer og utnytte nye muligheter for verdiskapning og næringsutvikling i og i tilknytning til landbruket. Fylkesmannen må gjøre sitt for at norsk landbruk utvikler seg i tråd med disse målene. Ny stortingsmelding om skogpolitikken ble lagt fram i desember 1998, og skal behandles i Stortinget våren 1999. Verdiskapning og miljøutfordringene står sentralt i meldinga. Videre vil regjeringa i løpet av 1999 fremme ei melding om landbrukspolitikken, hvor landbruket si rolle for matvaresikkerhet, langsiktig ressursforvaltning og bosetting og sysselsetting på bygdene vil stå sentralt. Oppfølgingen av meldingene vil kreve innsats av landbruksmyndighetene på alle nivåer i årene framover.

Departementet legger stor vekt på å videreføre hensynet til miljø og sikre forbrukerne trygge matvarer gjennom en sunn produksjon. Kvaliteten må sikres i alle ledd fra fjord og jord til bord. Grunnlaget for arbeidet må bygge på fagkompetanse i tilsyns- og forskningsvirksomheter underlagt Landbruksdepartementet og Norges Forskingsråd. Landbruksdepartementet vil prioritere forskning og utviklingsarbeid rettet mot mat, helse og miljø i landbruket, samt kunnskap om nye bygdebaserte næringer.

Ut fra sine tradisjonelle roller og erfaringsbakgrunn innenfor landbruk og bygdeliv vil kvinner og menn ofte representere ulike ressurser, behov og prioriteringer. Fylkesmannen må legge til rette for at ressurser fra og behov og prioriteringer til både ungdom, kvinner og menn blir ivaretatt i sin virksomhet, og i planleggingen og gjennomføringen av tiltak. Det legges stor vekt på likestilling i landbruket, og departementet understreker at tilrettelegging av tiltak overfor kvinner som vil overta bruk vil være viktig framover.

Landbruksdepartementets styringsansvar overfor fylkesmannen blir utøvet på et strategisk nivå der mål- og resultatstyring er hovedstyringsformen. Styringsformen innebærer at departementet i dialog med fylkesmannen fastsetter resultatmål.

Fylkesmennene får gjennom delegasjon stor frihet til selv å avgjøre hvorledes målene skal nås. Vi viser ellers til kravene i økonomireglementet for staten av 26.01.96 og Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten av 24.10.96, der krav til mål- og resultatstyring blir formalisert og konkretisert.

For departementet er budsjettrundskrivet grunnlagsmateriale til budsjettbehandlingen i departementet, og sikrer at virksomhetene/etatene får den samme informasjonen med hensyn til viktige styringssignaler.

For å oppfylle politiske mål, må en møte stramme budsjettrammer med omprioriteringer og nytenkning. Departementet ønsker særlig at fylkesmannen forklarer hvorledes endringer i omgivelsene slår ut i endret vektlegging og omprioritering internt i virksomheten, herunder merverdien av samspillet med øvrige avdelinger i embetet.

Budsjettforslaget fra fylkesmannen kap 1102

Budsjettforslaget fra fylkesmannen skal inneholde 1. Mål og strategier, 2. Rapport for 1998 og 3. Budsjettforslag for 2000, inkl. resultatmål. Budsjettforslaget skal ha et omfang på høyst 20 sider (rapporter o.l. som beskriver og dokumenterer diverse tiltak kan om ønskelig legges ved).

Mål og strategier

1.1 Tilstandsbeskrivelse og fremtidig behov for tjenester hos fyikesmannen

Avsnittet skal gi en fremstilling/analyse av tilstanden for landbruket og bygdene i fylket med utgangspunkt i målene som er nedfelt i St prp nr 8 (1992-93), St prp nr 1 (1998-99) og tildelingsbrev kap 1102 og kap 1510 for 1999. Samtidig vil vi be om at fylkesmannen beskriver nærmere utviklingstrekkene i. landbruket og landbruksbaserte virksomheter de seneste årene, herunder: - produktivt jordareal og praktisering av jordvernpolitikken - produksjonsformer, mengde, verdiskapning og grad av robusthet, herunder økologisk landbruk og leveranse av kvalitetsråvarer til bearbeidingsindustrien - strukturutvikling - miljøtilstand - bosettingsmønster - flaskehalser for utvikling av levedyktige bygder, herunder rekruttering av ungdom og kvinner til landbruket, generell demografi - landbrukets plass og status i samfunnsplanleggingen, især i kommunalt og fylkeskommunalt planarbeid

I denne framstillingen skal avdelingen også beskrive hva slags effekter ulike tiltak har hatt (resultatanalyse). Dette inkluderer også å se på årsaker til avvik fra forventet resultat.

Vi ber videre om at det blir gjort rede for hvorledes man antar at behovet for fylkesmannens tjenester på dette området vil utvikle seg de nærmeste årene og hvilke konsekvenser dette bor få for fylkesmannen med hensyn til vektlegging av mål- og satsingsområder.

1.2 Fylkesmannens rolle i samfunnet

Avsnittet skal gi en kort presentasjon av virksomheten der det primære er å gi et bilde av oppgavene og rollen til virksomheten i samfunnet.

Videre skal avsnittet i hovedtrekk få fram hvorledes en ser for seg at behovene for virksomhetens tjenester vil utvikle seg de nærmeste årene, og hvilke konsekvenser dette bor få for virksomheten med hensyn til vektlegging av mål- og satsingsområde.

1.3 Mål

Fylkesmannen skal her gjøre rede for sine overordnede mål/hovedmål, kap 1102. Målene skal være forankret i tilstandsbeskrivelsen, j f. pkt. 1.1. I utformingen av malene må en legge vekt på å få fram den effekten virksomheten har på utviklingen i bygdesamfunnet. Når det gjelder resultatmål viser vi til omtalen under pkt. 4.2.

1.4 Strategier

Fylkesmannen skal legge frem de strategiene som er lagt til grunn for virksomheten. Strategiene skal ha en klar forankring i fylkesmannen sine mål, samtidig som de tar utgangspunkt i realistiske ressursrammer.

Det er viktig at strategiene synliggjør hvorledes fylkesmannen har tenkt å komme fra nåtilstand (jf fremstillingen av tilstanden under pkt. 1.1) til den tilstanden fram i tid som man ønsker seg (jf målsettingene under pkt. 1.3).

Landbruksdepartementet vil også be om at det blir utarbeidet strategier på områder med behov for endring, jf. fremtidige behov for avdelingen sine tjenester under pkt. 1.2. Departementet ber videre om at embetet legger fram strategier for følgende områder: kompetanseutvikling, effektivisering og kvalitetssikring, kunnskapsbasert næringsutvikling, oppfølging av kommunene og planarbeid.

1.4.1 Kompetanseutvikling

Vi vil be om at fylkesmannen synliggjør hvorledes utfordringene knyttet til kompetanseutvikling generelt blir handtert. Kompetansehevingsprosjekt rettet mot kommunene er fortsatt svært viktig og må prioriteres. Fylkesmannen må dessuten synliggjøre strategier for videreutvikling av kompetanse knyttet til internasjonale forhold. Videre må det synliggiøres hvilke strategier som vil bli benyttet for å øke kommuneledelsen sin interesse for deltakelse på embetets opplæringstiltak og utformingen av disse.

Det skal utarbeides en opplæringsplan for 1999 med utgangspunkt i erfaringer fra tidligere arbeid med kompetanseutvikling. Planen skal inneholde en overordnet beskrivelse av tema, tiltak, formål med tiltakene, målgruppe og finansiering, og legges ved budsjettforslaget for 2000. Fylkesmannen bør integrere opplæringsplanen i sin virksomhetsplan.

1.4.2 Effektivisering og kvalitetssikring

Med utgangspunkt i oppfølging av rapporten "Gjennomgang av arbeidsoppgavene i fylkesmannens landbruksavdeling" av 18.11.98 vil vi be om at fylkesmannen gir en grundig redegjørelse for hvilke strategier som vil bli benyttet for å øke effektiviseringen av arbeidet under kap 1102, for eksempel omprioriteringer, videreutvikling av organisasjonen osv. Fylkesmannen må regne ut årlig potensial for effektivisering i pst. av tallet på årsverk i avdelingen. Omtalen må også synliggjøre hvilke strategier fylkesmannen har for å sikre kvaliteten på sine tjenester.

1.4.3 Kunnskapsbasert næringsutvikling

For at små bedrifter innenfor og med tilknytning til landbruket lettere skal kunne skaffe seg ny kunnskap må fylkesmannen bidra til at landbruksnæringen og små nyetablerte bedrifter koples sammen med relevante kunnskapsbaser og nettverk. Samarbeidet med Statens nærings og distriktsutviklingsfond og fylkeskommunen vil være sentralt i dette arbeidet. Vi ber om at fylkesmannen kort gjør rede for hvordan arbeidet i forbindelse med å etablere møteplasser og samhandlingsarenaer for næringsliv, forsknings- og utviklingsmiljøer, vil bli lagt opp framover.

1.4.4 Veiledning og oppfolging av kommunene

Vi ber om at fylkesmannen kort gjør rede for hvordan det arbeides for å følge opp kommunene, herunder aktiviteten i forhold til det politiske nivået m.h.t. å vise hva landbruket representerer både av verdiskapning, sysselsetting og skatteinngang. I sammenheng med dette ber vi om at fylkesmannen synliggjør hvilke rutiner som er utviklet/blir benyttet m.h.t. kontroll/tilsyn for å sikre at kommunene ivaretar sine funksjoner som selvstendig landbruksmyndighet. Embetet bør utvikle en samlet strategi for oppfølging av kommunene, der alle styringsvirkemidler ses i sammenheng, i arbeidet for å skape forståelse i kommunene for landbrukets betydning i distrikts- og miljøpolitikken. Det er viktig at kontakten i forhold til kommunene rettes inn mot både politisk og administrativ ledelse. Kommunene er fylkesmannens viktigste målgruppe og virkemidlene er informasjon, rådgiving og tilsyn/kontroll. Dette må prege arbeidsmåter og prioritering av innsatsen hos fylkesmannen, og det er viktig at en internt i embetet kan dra nytte av kompetansen avdelingene i mellom. Landbruksdepartementet vil understreke viktigheten av at oppfølgingen av kommunene fortsatt har høy fokus i fylkesmannsembetene, og foregår gjennom en systematisk, formålsretta og likeverdig dialog.

1.4.5 Samhandling og samarbeid

En av målsettingene med integreringen av de tidligere fylkeslandbrukskontorene i fylkesmannsembetene var hensynet til faglige og administrative samordningsgevinster. Vi vil be om at fylkesmannen synliggjør hvilke metoder/rutiner som blir benyttet i embetet for å fremme en slik samordning/samhandling innad i fylkesmannsembetet og i forhold til andre eksterne aktorer, feks når det gjelder plansaker og høringsuttalelser.

2. Om resultatområdeinndelingen

Arbeidsoppgavene innenfor 4 resultatområder og 14 delresultatområder er presentert i vedlegget til dette brev. De 4 resultatområdene har fått tildelt numrene 21‑24 i systemet med gjennomgående resultatområder i embetene, mens delresultatområdene har nummerering under disse igjen.

Oppfølging av kommunene er et tverrgående delresultatområde, og skal således ikke utgjøre en selvstendig delsum i det totale regnskapet/budsjettet. Tall for oppfølging av kommunene skal kun fremkomme til høyre i tabellene som delsummer av tall for de andre delresultatområdene.

3. Rapport 1998

Rapporteringsdelen skal ha fokus på resultater av aktiviteten til fylkesmannen i 1998.

Vi ber om at ressursinnsatsen blir fylt inn i tabell lA på neste side. Fylkesmannen skal gi en kortfattet resultatbeskrivelse knyttet opp mot de ulike resultatområdene i tabell IA. Rapporteringen skal gjøres i forhold til de resultatmålene som er utviklet i det enkelte embete, jfr. pkt. 4.2. Resultatbeskrivelsen skal synliggjøre hvilke effekter aktiviteten har gitt direkte og indirekte (spesielt ringvirkninger av BU-midler). En skal videre tydeliggjøre hvorledes resultatet er i forhold til planlagt aktivitet for 1998 og hva som eventuelt er årsaken(e) til at man ikke nådde de målene som ble satt. Vi ber dessuten om et overslag over hvor stor del av fylkesmannens ressursinnsats som er gått med til arbeid direkte i forhold til det kommunale forvaltningsområdet innenfor de ulike rapporteringsområdene. Sistnevnte delresultatområde har en tverrgående dimensjon, jfr pkt. 2 om resultatområdeinndelingen.

Tabell 1A Planlagt ressursbruk og registrert ressursforbruk i årsverk og 1000 kr. for 1998

Resultatområde	Planlagt 1998		Registrert 1998		Herav
					24.5 Oppfølg.kom.
	Årsverk	i kr.1000	Årsverk	i kr. 1000	i årsverk
21. Landbruksbasert næringsutvikling 1. Jordbruk 2. Skogbruk 3. Andre bygdenæringer
22. Miljø- og arealforvaltning 1. Arealforvaltning 2. Naturforvaltning 3. Kulturlandskap 4. Forurensning
23. Inntekts- og velferdspol. tiltak 1. Avløsertilskudd 2. Produksjonstilskudd
24. Støttefunksjoner 1. Internadministrasjon 2. Kontrolloppgaver 3. Statistikk 4. Beredskap
Sykefravær
Permisjoner (Lønnede)
Sum totalt
Herav prosjekt finansiert innenfor ordinære rammer
Herav prosjekt eksternt finansiert

Tabell 1B Budsjetterte inntekter 1998 og faktiske inntekter 1998 (kap.4102)

Post	Underpost	Budsjett 1998	Regnskap1998
4102-04 Oppdragsinntekter (Sum)
4102-04 Oppdragsinntekter	1. Refusjoner, ordinært
4102-04 Oppdragsinntekter	2. Oppdr.inntekter, Tekn.planl.
4102-15 Refusjon arbeidsmarkedstiltak
4102-16 Refusjon fødselspenger
4102-17 Refusjon lærlingeordning

4. Budsjettforslag 2000

Budsjettforslaget skal på vanlig måte omfatte alle utgifter og inntekter som kommer til kontant utbetaling eller innbetaling i budsjettåret, og forslaget skal bygge på forventet prisnivå i 2000. Forventet prisstigning i 2000 vil bli innarbeidet av departementet. Budsjettforslaget for 2000 må være innefor tildelt ressursramme for 1999, eventuelt justert i forhold til endringer som følger av endringer i ekstern finansiering.

Landbruksdepartementet vil be om at fylkesmannen fyller inn landbruksavdelingen sine reviderte ressursanslag for 1999 og budsjettforslaget for 200 i tabell 2A. Vi ber dessuten om et overslag over hvor stor del av fylkesmannens ressursinnsats som er gått med til arbeid direkte i forhold til det kommunale forvaltningsområdet innenfor de ulike rapporteringsområdene.

Retningslinjene for statsbudsjettet for 2000 er ennå ikke utformet av Finansdepartementet. Landbruksdepartementet vil derfor eventuelt komme tilbake dersom det er endringer i forutsetningene eller behov for tilleggsdata.

Tabell 2A Ressursinnsats i årsverk og 1000 kr. for 1999 og 2000

Resultatområde	Budsjett 1999		Budsjett 2000		Herav
						24.5 Oppfølg. kom.
	Årsverk	i kr. 1000	Årsverk	i kr. 1000		i årsverk
21. Landbruksbasert nærings- og bygdeutvikling 1. Jordbruk 2. Skogbruk 3. Andre bygdenæringer
22. Miljø- og arealforvaltning 1. Arealforvaltning 2. Naturforvaltning 3. Kulturlandskap 4. Forurensning
23. Inntekts- og velferdspol. tiltak 1. Avløsertilskudd 2. Produksjonstilskudd
24. Veilednings og internadministrasjon 1. Internadministrasjon 2. Kontrolloppgaver 3. Statistikk 4. Beredskap
Sykefravær
Permisjoner (Lønnede)
Sum totalt
Herav prosjekt finansiert innenfor ordinære rammer
Herav prosjekt eksternt finansiert

4.1 PRIORITERINGER OG SATSNINGSOMRfIDER FOR BUDSJETT,IRET 2000

4.1.1 Prioriteringer innenfor uendret budsjettramme

Under punktet skal fylkesmannen legge fram og grunngi hvilke oppgaver og virksomhetsområder som vil bli styrket og redusert innenfor et uendret driftsbudsjett (post 01) i forhold til tildelingen for 1999. En bør legge opp til en særskilt omtale av viktige satsningsområder. Departementet vil be om at omprioriteringene blir oppsummert i en tabell som vist nedenfor. I tabellen må det også gå fram hvor stor effektiviseringsgevinst en legger til grunn i 2000. Beløpet skal oppgis i mill kr med 1 desimal.

(mill kr)

	Oppgaver	Virksomhetsområde	Økning/reduksjon
I. Økt ressursbehov	(Spesifisert)	(Spesifisert)	+ +
II. Redusert ressursbehov	(Spesifisert)	(Spesifisert)	- -
III. Effektivisering
Uendra driftsbudsjett			0

4.1.2 Prioriteringer innenfor en redusert budsjettramme

Under punktet skal fylkesmannen komme med forslag om reduksjoner som samlet utgjør 3 pst i forhold til tildelingen for 1999. En ber om at de oppgavene som får redusert ressursbruk blir oppsummert i en tabell som vist nedenfor.

(mill kr)

	Oppgaver	Virksomhetsområde	Reduksjon
Redusert ressursbruk	(Spesifisert)	(Spesifisert)	- -
Redusert driftsbudsjett			- (3 pst)

4.1.3 Stillinger mm

Det enkelte fagdepartement har ansvaret for størrelsen på bemanningen i underliggende virksomheter. Antall årsverk pr. 1. mars skal legges til grunn for opplysninger om bemanninga i hver virksomhet i St prp nr 1, og vil bli benyttet av Landbruksdepartementet som ledd i budsjettarbeidet og styringa av virksomheten. Forslag om å. opprette nye organisatoriske stillinger knytta til en ny organisatorisk enhet/avdeling med sjef på høyt nivå, vil fremdeles bli administrativt vurdert under Finansdepartementet, og må sendes departementet innen 26. mars 1999.

4.2 Resultatmål

Ordningen med at fylkesmannen selv utvikler hensiktsmessige resultatmål for hvert rapporteringsområde (jfr. tabell 1 A) blir viderefort også for budsjettforslaget for 2000. Resultatmålene skal synliggjøres i budsjettforslaget. I dette arbeidet må fylkesmannen legge vekt på å finne fram til resultatmål som viser effektene av fylkesmannens ulike aktiviteter/tiltak. Fylkesmannen må selv utarbeide opplegg for resultatdokumentasjon i forhold til egne resultatmål som det skal rapporteres på for 2000 og senere ar.

Gjennomgangen av fylkesmennenes budsjettforslag for 1999 viser fortsatt noe varierende kvalitet på konsept og innhold når det gjelder resultatmål for virksomhetene. Konkretisering og mest mulig tallfesting av resultatkravene er nødvendig dersom fylkesmennenes innsats og måloppnåelse skal kunne vurderes, og slik være et tjenlig styringsredskap.

4.3 Inntekter

Fylkesmannen må budsjettere alle inntekter så realistisk som mulig, og inntektene må i nødvendig grad sees i sammenheng med nivået på utgifter som er knyttet til disse. Reduserte inntekter vil føre til en tilsvarende reduksjon på utgiftssiden. Dersom en venter at inntektene vil gå ned, er det derfor viktig at virksomheten vurderer nærmere hvorledes en kan kompensere for inntektsbortfallet.

Landbruksdepartementet ber fylkesmannen gjøre en grundig gjennomgang av tiltak som kan gi økning i inntektene. Dette er viktig med hensyn til budsjettbalansen for Landbruksdepartementet totalt og med tanke på. å finne fram til ordninger som gir virksomheten økt økonomisk handlefrihet. I denne sammenheng skal virksomheten vurdere i hvilken grad den kan:

• ta betalt for/øke prisen for tjenester og andre produkt som den leverer

• legge gebyr på/øke gebyret på andre oppgaver som virksomheten utfører

• øke omfanget av oppdragsvirksomhet i forhold til omfanget av slik virksomhet i dag

Forslag om økte utgifter mot økte inntekter må fremmes som egen sak innen 26. mars 1999.

Post 04 Oppdragsinntekter og refusjoner

Vi viser til brev av 28.11.97 og 22.07.98 angående retningslinjer for regnskapsføring av oppdragsinntekter og refusjoner, herunder teknisk planlegging. Departementet legger til grunn at fylkesmannen følger retningslinjene for regnskapsføring av de tekniske planleggingstjenestene.

Oppdragsinntekter knyttet til teknisk planlegging skal budsjetteres og regnskapsføres under kap 4102, post 04 med underpostering som vist her:

Tabell 2B Budsjetterte inntekter 1999 og 2000 (kap. 4102)

Post	Underpost	Budsjett 1999	Budsjett 2000
4102-04 Oppdragsinntekter (Sum)
4102-04 Oppdragsinntekter	1. Refusjon, ordinært
4102-04 Oppdragsinntekter	2. Oppdr.inntekter, tekn.planl.
4102-15 Refusjon arbeidsmarkedstiltak
4102-16 Refusjon fødselspenger
4102-17 Refusjon lærlingsordning

Praktiske spørsmål
Budsjettforslaget med de foreskrevne vedlegg bes oversendt Landbruksdepartementet ved Administrasjons- og økonomiavdelingen innen 12.03.1999.Forsendelsen skal inneholde:

• budsjettforslag med rapport for 1998 i 8 eksemplarer

• opplærings-/kompetanseplan i ett eksemplar

• utfylte regnearktabeller i elektronisk form sendt pr mail til saksbehandler Cecilie Asp, LD. Mal for regnearktabeller er lagt ut på IDUN.

Eventuelle spørsmål i tilknytning til rundskrivet kan rettes til Seksjon for plan, forskning og ytre forvaltning ved Cecilie Asp tlf 22 24 91 46, Wenche Østrem tlf 22 24 91 21 (eller Arne Mengshoel tlf 22 24 91 41).

Vi gjør oppmerksom på at fylkesmannens budsjettforslag er et offentlig dokument, og at det på oppfordring blir sendt Stortinget. St prp nr 1 er Regjeringens budsjettforslag. Departementet tillater ikke at virksomhetene uoppfordret går direkte til Stortinget med budsjettsaker.

Med hilsen

Ola Christian Rygh (e.f) avdelingsdirektør
	Wenche Østrem underdirektør

Saksbehandler: Cecilie Asp