Vedlegg

Statsbudsjettet 1999 - budsjettrundskriv. Retningslinjer for utforming av budsjettforslag fra fylkesmannen, kap 1102

Innledning .

Landbruksdepartementet gir med dette rundskrivet generelle retningslinjer for budsjettforslaget for 1999 fra fylkesmannen, kap 1102. Frist for innsending av budsjettforslaget er 20. mars 1998.

Landbruksnæringen står overfor utfordringer på flere områder. Et hovedmål for landbrukspolitikken er å skape et mer framtidsrettet landbruk, som er mer robust i forhold til å møte nye utfordringer og endringer i rammevilkårene, jfr St prp nr 8 (1992-93) og St prp nr 1 (1997-98). Det er derfor viktig å redusere kostnadsnivået i jordbruket, få en mer konkurransedyktig omsetning og foredling av jordbruksvarer og utnytte nye muligheter for verdiskapning og næringsutvikling i og i tilknytning til landbruket. Fylkesmannen må gjøre sitt for at norsk landbruk utvikler seg i tråd med disse målene og blir mer framtidsrettet. Det er viktig å opprettholde et desentralisert småskala jordbruk med arbeidsintensiv produksjon i distriktene samtidig som forholdene blir lagt til rette for at heltidsbrukene skal være livskraftige.

Departementet legger stor vekt på å videreføre hensynet til miljø og sikre forbrukerne trygge matvarer gjennom en sunn produksjon. Kvaliteten må sikres i alle ledd fra fjord og jord til bord. Grunnlaget for arbeidet må bygge på fagkompetanse i tilsyns- og forskingsvirksomheter underlagt Landbruksdepartementet. Videre legger man opp til en tverrsektoriell satsning på næringsrettet forskning og utvikling.

Ut fra sine tradisjonelle roller og erfaringsbakgrunn innenfor landbruket vil kvinner og menn ofte representere ulike ressurser, behov og prioriteringer. Fylkesmannen må legge til rette for at både kvinners og menns ressurser-, behov og prioriteringer blir ivaretatt i sin virksomhet, i planleggingen og gjennomføringen av tiltak.

Landbruksdepartementets styringsansvar overfor fylkesmannen blir utøvet på et strategisk nivå der mål- og resultatstyring er hovedstyringsformen. Styringsformen innebærer at departementet i dialog med fylkesmannen fastsetter resultatmål. Fylkesmennene får gjennom delegasjon stor frihet til selv å avgjøre hvorledes målene skal nås. Vi viser ellers til kravene i det nye økonomireglementet for staten av 26.01.96 og Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten av 24.10.96, der krav til mål- og resultatstyring blir formalisert og konkretisert.

Retningslinjene for styring og kommunikasjon mellom Landbruksdepartementet og fylkesmannen er bla. omtalt i rapport M-0655B. Administrasjons- og arbeidsdepartementet har på samme måte, i samarbeid med berørte fagdepartement, utarbeidet retningslinjer for styringen mellom departementene og fylkesmannsembetene som helhet. I henhold til disse retningslinjene inngir budsjettforslagene som et viktig grunnlag for styringsdialogen mellom departement og embetet.

For departementet er budsjettrundskrivet grunnlagsmateriale til budsjettbehandlingen i departementet, og sikrer at virksomhetene/etatene får den samme informasjonen med hensyn til viktige styringssignaler.

For å oppfylle politiske mål, må en møte stramme budsjettrammer med omprioriteringer og nytenkning. Departementet ønsker særlig at fylkesmannen forklarer hvorledes endringer i omgivelsene slår ut i endret vektlegging og omprioritering internt i virksomheten.

Budsjettforslaget fra fylkesmannen kap 1102

Budsjettforslaget fra fylkesmannen skal inneholde 1. Mål og strategier, 2. Rapport for 1997 og 3. Budsjettforslag for 1999, inkl. resultatmål. Budsjettforslaget skal ha et omfang på høyst 20 sider (rapporter o. l. som beskriver og dokumenterer diverse tiltak kan om ønskelig legges ved).

1. Mål og strategier

1.1 Tilstandsbeskrivelse og fremtidig behov for tjenester hos fyikesmannen

Avsnittet skal gi en fremstilling/analyse av tilstanden for landbruket og bygdene i fylket med utgangspunkt i målene som er nedfelt i St prp nr 8 (1992-93) Landbruk i utvikling, St prp nr 1 (199798) Landbruksdepartementet og tildelingsbrev kap 1102 og kap 1510 for 1998.

Samtidig vil vi be om at fylkesmannen beskriver nærmere utviklingstrekkene i landbruket og landbruksbaserte virksomheter de seneste årene, herunder:

• produktivt jordareal
• produksjonsformer, mengde, verdiskapning og grad av robusthet
• strukturutvikling
• miljøtilstand
• bosettingsmønster
• flaskehalser for utvikling av levedyktige bygder

I denne framstillingen skal avdelingen også beskrive hva slags effekter ulike tiltak har hatt (resultatanalyse). Dette inkluderer også å se på årsaker til avvik fra forventet resultat.

Vi ber videre om at det blir gjort rede for hvorledes man antar at behovet for fylkesmannens tjenester på dette området vil utvikle seg de nærmeste årene og hvilke konsekvenser dette bør få for fylkesmannen med hensyn til vektlegging av mål- og satsingsområder.

1.2 Fylkesmannens rolle i samfunnet

Avsnittet skal gi en kort presentasjon av virksomheten der det primære er å gi et bilde av oppgavene og rollen til virksomheten i samfunnet.

Videre skal avsnittet i hovedtrekk få fram hvorledes en ser for seg at behovene for virksomhetens tjenester vil utvikle seg de nærmeste årene, og hvilke konsekvenser dette bør få for virksomheten med hensyn til vektlegging av mål- og satsingsområde.

1.3 Mål

Fylkesmannen skal her gjøre rede for sine overordnede mål/hovedmål, kap 1102. Målene skal være forankret i tilstandsbeskrivelsen, jf. pkt. 1.1.I utformingen av målene må en legge vekt på å få fram den effekten virksomheten har på utviklingen i bygdesamfunnet. Når det gjelder resultatmål viser vi til omtalen under pkt. 4.2.

1.4 Strategier

Fylkesmannen skal legge frem de strategiene som er lagt til grunn for virksomheten, kap 1102. Strategiene skal ha en klar forankring i fylkesmannen sine mål, samtidig som de tar utgangspunkt i realistiske ressursrammer.

Det er viktig at strategiene synliggjør hvorledes fylkesmannen har tenkt å komme fra nåtilstand (jf. fremstillingen av tilstanden under pkt. 1.1) til den tilstanden fram i tid som man ønsker seg (jf. målsettingene under pkt. 1.3).

Landbruksdepartementet vil også be om at det blir utarbeidet strategier på områder med behov for endring, j f. fremtidige behov for avdelingen sine tjenester under pkt. 1.2. Departementet ber videre om at embetet legger fram strategier for følgende områder: kompetanseutvikling, effektivisering og kvalitetssikring, og oppfølging av kommunene.

1.4.1 Kompetanseutvikling

Fylkesmannen har siden 1994 hatt et særskilt ansvar for arbeidet med kompetanseutvikling både i forhold til egen landbruksavdeling og kommunene. Vi vil be om at fylkesmannen synliggjør hvorledes utfordringene knyttet til kompetanseutvikling generelt blir handtert. Kompetansehevingsprosjekt rettet mot kommunene er fortsatt svært viktig og må prioriteres. Fylkesmannen må dessuten synliggjøre strategier for videreutvikling av kompetanse knyttet til internasjonale forhold. Videre må det synliggjøres hvilke strategier som vil bli benyttet for å øke kommuneledelsen sin interesse for deltakelse på embetets opplæringstiltak og utformingen av disse.

Departementet tar sikte på å etablere en stipendordning for kvinner som ønsker ledelsesutdanning våren 1998. Målgruppen er kvinner i offentlig forvaltning, -i landbruksorganisasjonene og kvinner som driver egen landbrukstilknyttet næringsvirksomhet.

Det skal utarbeides en opplæringsplan for 1998 med utgangspunkt i erfaringer fra tidligere arbeid med kompetanseutvikling. Planen skal inneholde en overordnet beskrivelse av tema, tiltak, formål med tiltakene, målgruppe og finansiering (øremerkede midler, ordinær ramme og ekstern finansiering) og legges ved budsjettforslaget for 1999. Fylkesmannen bør integrere opplæringsplanen i sin virksomhetsplan.

1.4.2 Effektivisering og kvalitetssikring

Vi vil be om at fylkesmannen gir en grundig redegjørelse for hvilke strategier som vil bli benyttet for å øke effektiviseringen av arbeidet under kap 1102, f.eks omprioriteringer, videreutvikling av organisasjonen osv.. Samtlige avdelinger må regne ut årlig potensial for effektivisering i pst. av tallet på årsverk i avdelingen. Omtalen må også synliggjøre hvilke strategier fylkesmannen har for å sikre kvaliteten på sine tjenester.

1.4.3 Oppfølging av kommunene

Vi ber om at fylkesmannen kort gjør rede for hvordan det arbeides for å følge opp kommunene, herunder aktiviteten i forhold til det politiske nivået m.h.t. å vise hva landbruket representerer både av verdiskapning, sysselsetting og skatteinngang. I sammenheng med dette ber vi om at fylkesmannen synliggjør hvilke rutiner som er utviklet/blir benyttet m.h.t. kontroll/tilsyn for å sikre at kommunene ivaretar sine funksjoner som selvstendig landbruksmyndighet. Embetet bør utvikle en samlet strategi for oppfølging av kommunene, der alle styringsvirkemidler ses i sammenheng. Det er viktig at kontakten i forhold til kommunene rettes inn mot både politisk og administrativt nivå. Kommunene er fylkesmannens viktigste målgruppe og virkemidlene er informasjon, rådgiving og tilsyn/kontroll. Dette må prege arbeidsmåter og prioritering av innsatsen hos fylkesmannen. Landbruksdepartementet vil understreke viktigheten av at oppfølgingen av kommunene fortsatt har høy fokus i fylkesmannsembetene.

1.4.4 Samhandling og samarbeid innad i fylkesmannsembetet

En av målsettingene med integreringen av de tidligere fylkeslandbrukskontorene i fylkesmannsembetene var hensynet til faglige og administrative samordningsgevinster. Vi vil be om at fylkesmannen synliggjør hvilke metoder/rutiner som blir benyttet i embetet for å fremme en slik samordning/samhandling, feks når det gjelder plansaker og høringsuttalelser.

2. Om resultatområdeinndelingen

Inndelingen i resultatområder er ikke endret, men benevnelsen "virksomhetsområde" er erstattet av "resultatområde" og "delresultatområde", jfr tildelingsbrev kap 1102 for 1998.

Endringen har sammenheng med etableringen av gjennomgående resultatområder for hele fylkesmannsembetet.

Arbeidsoppgavene innenfor 4 resultatområder og 14 delresultatområder er presentert i vedlegget til dette brev. De 4 resultatområdene har fått tildelt numrene 21‑24 i systemet med gjennomgående resultatområder i embetene, mens delresultatområdene har nummerering under disse igjen.

Oppfølging av kommunene er et tverrgående delresultatområde, og skal således ikke utgjøre en selvstendig delsum i det totale regnskapet/budsjettet. Tall for oppfølging av kommunene skal kun fremkomme til høyre i tabellene som delsummer av tall for de andre delresultatområdene.

3. Rapport 1997

Rapporteringsdelen skal ha fokus på resultater av aktiviteten til fylkesmannen i 1997.

Vi ber om at ressursinnsatsen blir fylt inn i tabell 1 A på neste side. Fylkesmannen skal gi en kortfattet resultatbeskrivelse knyttet opp mot de ulike resultatområdene i tabell 1 A. Rapporteringen skal gjøres i forhold til de resultatmålene som er utviklet i det enkelte embete, jfr. pkt. 4.2. Resultatbeskrivelsen skal synliggjøre hvilke effekter aktiviteten har gitt direkte og indirekte (spesielt ringvirkninger av BU-midler). En skal videre tydeliggjøre hvorledes resultatet er i forhold til planlagt aktivitet for 1997 og hva som eventuelt er årsaken(e) til at man ikke nådde de målene som ble satt.

Vi ber også om et overslag over hvor stor del av fylkesmannens ressursinnsats som er gått med til arbeid direkte i forhold til det kommunale forvaltningsområdet innenfor de ulike rapporteringsområdene. Sistnevnte delresultatområde har en tverrgående dimensjon, jfr pkt. 2

Om resultatområdeinndelingen.

Tabell 1A Planlagt ressursforbruk og registrert ressursforbruk i årsverk og 1000 kr. for 1997

Tabell 1B Budsjetterte inntekter 1997 og faktiske inntekter 1997 (kap. 4102)

4. Budsjettforslag 1999

Budsjettforslaget skal på vanlig måte omfatte alle utgifter og inntekter som kommer til kontant utbetaling eller innbetaling i budsjettåret, og forslaget skal bygge på forventet prisnivå i 1999. Forventet prisstigning i 1999 vil bli innarbeidet av departementet. Budsjettforslaget for 1999 må være innenfor tildelt ressursramme for 1998, eventuelt justert i forhold til endringer som følger av endringer i ekstern finansiering.

Postene 01 og 11 blir fra og med 1998 bevilget under felles post 01. Av hensyn til informasjon er utgifter til lønn adskilt fra utgifter til varer og tjenester. Finansdepartementet har utarbeidet et opplegg titl kontoplan for de nye postene med underpostspesifikasjon tl bruk i regnskapet, jfr rundskriv R-19/97. Dette gjelder også post 21 Spesielle driftsutgifter.

Landbruksdepartementet vil be om at FMLA fyller inn sine reviderte ressursanslag for 1998 og budsjettforslaget for 1999 i tabell 2A. Vi ber også om et overslag over hvor stor del av fylkesmannens ressursinnsats som er gått med til arbeid direkte i forhold til det kommunale forvaltningsområdet innenfor de ulike rapporteringsområdene.

Retningslinjene for statsbudsjettet for 1999 er enna ikke utformet av Finansdepartementet. Landbruksdepartementet vil derfor eventuelt komme tilbake dersom det er endringer i forutsetningene eller behov for tilleggsdata.

Tabell 2A Ressursinnsats i årsverk og 1000 kr. for 1998 og 1999

4.1 PRIORITERINGER OG SATSNINGSOMRADER FOR BUDSJETTARET 1999

4.1.1 Prioriteringer innenfor uendret budsjettramme

Under punktet skal fylkesmannen legge fram og grunngi hvilke oppgaver og virksomhetsområder som vil bli styrket og redusert innenfor et uendret driftsbudsjett (post 01) i forhold til tildelingen for 1998. En bør legge opp til en særskilt omtale av viktige satsningsområder. Departementet vil be om at omprioriteringene blir oppsummert i en tabell som vist nedenfor. I tabellen må det også gå fram hvor stor effektiviseringsgevinst en legger til grunn i 1999. Beløpet skal oppgis i mill kr med 1 desimal.

(mill kr)

4.1.2 Prioriteringer innenfor en redusert budsjettramme

Under punktet skal fylkesmannen komme med forslag om reduksjoner som samlet utgjør 3 pst i forhold til tildelingen for 1998. En ber om at de oppgavene som får redusert ressursbruk blir oppsummert i en tabell som vist nedenfor.

(mill kr)

4.1.3 Stillinger mm

Fra 1998 har det enkelte fagdepartement ansvaret for størrelsen på bemanningen i underliggende virksomheter. I framtiden vil det bli etablert et ekstra tellingstidspunkt for antall årsverk pr. 1. mars hvert år. Denne tellingen vil bli lagt til grunn for opplysninger om bemanningen i hver virksomhet i St prp nr 1, og vil bli benyttet av Landbruksdepartementet som ledd i budsjettarbeidet og styringen av virksomheten.

4.2 Resultatmål

Ordningen som ble innført fra 1995 med at fylkesmannen selv utvikler hensiktsmessige resultatmål for hvert rapporteringsområde (jfr. tabell 1 A) blir videreført også for budsjettforslaget for 1999. Resultatmålene skal synliggjøres i budsjettforslaget. I dette arbeidet må fylkesmannen legge vekt på å finne fram til resultatmål som viser effektene av fylkesmannens ulike aktiviteter/tiltak. Fylkesmannen må selv utarbeide opplegg for resultatdokumentasjon i forhold til egne resultatmål som det skal rapporteres på for 1999 og senere år.

Gjennomgangen av fylkesmennenes budsjettforslag for 1998 viser fortsatt noe varierende kvalitet på konsept og innhold når det gjelder resultatmål for virksomhetene. Et par fylker lar være å følge standardisert rapporteringsskjema. Enkelte fylker utformer for vide og generelle resultatmål. Konkretisering og mest mulig tallfesting av resultatkravene er nødvendig dersom fylkesmennenes innsats og måloppnåelse skal kunne vurderes, og slik være et tjenlig styringsredskap.

4.3 Inntekter

FMLA må budsjettere alle inntekter så realistisk som mulig, og inntektene må i nødvendig grad sees i sammenheng mod nivået på utgifter som er knyttet til disse. Reduserte inntekter vil føre til en tilsvarende reduksjon på utgiftssiden. Dersom en venter at inntektene vil gå ned, er det derfor viktig at virksomheten vurderer nærmere hvorledes en kan kompensere for inntektsbortfallet.

Landbruksdepartementet ber fylkesmannen gjøre en grundig gjennomgang av tiltak som kan gi økning i inntektene. Dette er viktig med hensyn til budsjettbalansen for Landbruksdepartementet totalt og med tanke på å finne fram til ordninger som gir virksomheten økt økonomisk handlefrihet. I denne sammenheng skal virksomheten vurdere i hvilken grad den kan:

• ta betalt for/øke prisen for tjenester og andre produkt som den leverer
• legge gebyr på/øke gebyret på andre oppgaver som virksomheten utfører
• øke omfanget av oppdragsvirksomhet i forhold til omfanget av slik virksomhet i dag

Forslag om Ate utgifter mot økte inntekter må fremmes som egen sak innen 1. april 1998.

Tabell 2B Budsjetterte inntekter 1998 og 1999 (kap. 4102)

Post 04 Oppdragsinntekter og refusjoner

Det er innført nye rutiner for regnskapsføring av teknisk planlegging, jfr departementets brev av 28.11.97. I nevnte brev trekkes tidligere retningslinjer for regnskapsføring gitt i rundskriv M-102/92 og gjengitt i foreløpig tildelingsbrev for 1998, tilbake. Dette som følge av at Riksrevisjonen har påpekt i antegnelser til statsregnskapet at regnskapene for de tekniske planleggingstjenestene ikke ble ført i tråd med kravet om å vise reelle utgifter og inntekter av virksomheten. Departementet legger til grunn at de nye retningslinjene for regnskapsføring av de tekniske planleggingstjenestene blir fulgt.

Oppdragsinntekter knyttet til teknisk planlegging skal budsjetteres og regnskapsføres under kap 4102, post 04 med underpostering som vist her:

Praktiske spørsmål

Budsjettforslaget med de foreskrevne vedlegg bes oversendt Landbruksdepartementet ved Administrasjons‑ og økonomiavdelingen innen 20.03.1997 . Forsendelsen skal inneholde:

• budsjettforslag med rapport for 1997 i 8 eksemplarer

• opplærings-/kompetanseplan i ett eksemplar

• utfylte regneark-tabeller i elektronisk form sendt pr mail til saksbehandler Bjørn Bonesvoll, LD. Mal for regneark-tabeller er lagt ut på IDUN.

Eventuelle spørsmål i tilknytning til rundskrivet kan rettes til Seksjon for plan, forskning og ytre forvaltning ved Bjørn Bonesvoll (tlf 22 24 91 66), Wenche Østrem (tlf 22 24 91 21) eller Anne Kathrine Fossum (tlf 22 24 91 56).

Vi gjør oppmerksom på at fylkesmannens budsjettforslag er et offentlig dokument, og at det på oppfordring blir sendt Stortinget. St prp nr 1 er Regjeringens budsjettforslag. Departementet tillater ikke at virksomhetene uoppfordret går direkte til Stortinget med budsjettsaker.

Med hilsen