Ekstra utbetaling for ferie/fritid - elektronisk

Kontaktgruppa for velferdsordningene foreslo i sin rapport vedrørende gjennomgang av ordningen for refusjon av administrasjonsutgifter, å innføre en ekstra utbetaling for ferie og fritid for avløserlag med arbeidsgiveransvar i august 1994 (prøveordning).

Forslaget ble i jordbruksforhandlingene fase 2, vedtatt gjennomført.

Forslaget åpner for å realisere det potensiale for effektivisering som finnes i disse lagene, og det gir muligheter for å redusere administrasjonskostnadene for det offentlige.

Iht. forslaget må innhenting av dokumenterte utgifter for den enkelte bruker skje elek­tronisk. Lag med arbeidsgiveransvar er de eneste lagene som kan benytte denne ordnin­gen, og da kun for medlemmer som nytter laget som arbeidsgiver. Muligheten til å gå inn på denne løsningen kommer som følge av den modell som er utviklet, mht. forvaltning, regnskap, rapporter og kontrollerbarhet. Lag med arbeidsgiveransvar som fører manuelt regnskap, vil ikke kunne benytte seg av muligheten for elektronisk utbetaling.

En viser også til at det for fem lag er gjennomført elektronisk innhenting av søknadsdata (og retur av utbetalingsdata) ved flere søknadsomganger. Som følge av bl.a. det arbeid disse lagene og Norske Avløserlag og Maskinringer (NAM) har lagt ned, har nå programleverandørene Adonis, Daldata og Jostein Fossland løsninger som kan nyttes for elektronisk utbetaling. For ordens skyld nevnes at det kun er nevnte tre program­leverandører som har vist at de tilfredsstiller de krav som stilles i rundskriv M-72/93 angående avløserlag som har arbeidsgiveransvar.

Frist for lagene for innsending av søknadsdata pr linje eller diskett er 30. august 1994. Det er ikke behov for noen «søknadsfrist for brukerne» da laget sender inn data for dokumenterte utgifter hittil i år m.v.. Avløserlaget skal ta en papirutskrift av søknadsdataene som undertegnes og arkiveres i laget.

Disketten sendes direkte til NIT-System vi Hilde Nyutstumoen, postboks 4310, 2301 Hamar. Disketten skal merkes med lagets kunstige fødselsnummer, navn, samt hvilken utbetaling for avløseråret (AAXY, denne gang 9420) disketten gjelder. NB; lag som fører regnskap for flere lag, samler filene på en diskett (kun fødselsnummeret til lag en fører for må påføres disketten).

Det bemerkes at lagene ikke skal sende noe materiale til kommunen. En foreslår imidler­tid at kommunen holdes orientert om hvordan utbetalingen forløper.

Dersom det oppstår feil ved utbetalingen for enkelte brukere/avløserlag, blir det ingen ekstra feilrettingsomgang. En er avhengig av at avløserlagene etablerer en god rutine for å sjekke innholdet på disketten (filen) før den sendes til NIT.

Data tilbake til lagene

Utbetalingsdata (filen) vil bli overført til samme diskett som NIT mottok søknadsdataene på, og returnert til avløserlaget sammen med utbetalingslista (jfr. AVL-E725) og eventuell feilliste (jfr. AVL-E420). Filens navn er lagets kunstige fnr. (punktum settes foran de siste tre siffer). I tillegg til filnavnet finnes dato på filen. Lag som fører regnskap for flere lag, vil få returnert filene samlet på en diskett.

Når det gjelder feillista som forteller om søkere som ikke har fått refundert utgifter, vil en særskilt nevne feilmeldingen «ugyldig fødselsnummer». Denne meldingen kan skyldes:

• at bruker har mindre enn 0,2 årsverk eller kun årsverk for planteproduksjon.
• at bruker har startet opp i løpet av kalenderåret og ikke er meldt inn i systemet.
• at registrert fødselsnummer ikke består av 11 siffer eller har feil som gjør at kontrollsifferet ikke stemmer.

Første og andre strekpunkt betyr at bruker ikke er lagt inn på databasen på NIT (på de tabeller som berører avløserordningen for ferie og fritid). Tredje strekpunkt skulle ikke forekomme dersom lagene ved registrering av medlemmenes fnr. i sitt system har inputkontroll.

På sikt vil en delvis kunne løse nevnte problemer ved oppstart nytt år/evt. etter ajourhold når en får rutiner som gjør at alle lag kan få overført data for alle brukere (medlemmer) som er berettiget avløserrefusjon.

For informasjon om hvilke data som returneres til lagene på diskett etter utbetaling, se nedenfor under overskriften «tekniske forhold». Ved å foreta elektronisk oppdatering av utbetalte beløp i eget system, vil laget f.eks. eliminere en betydelig punchejobb.

Nærmere informasjon om overføring pr. linje

Innsending (evt. overføring pr linje) av søknadsdata den 30. august, krever at lagene har modem samt nødvendig programvare. Nærmere informasjon om hvordan en går frem for å overføre data, vil følge med nevnte programvare. Nedenfor er presentert noen ulike alternativ, og det er lagd en foreløpig konklusjon.

Alt. 1: overføring direkte fra laget til NIT

I tillegg kommer:

• kr. 75 pr måned (pr NUI),
• kr. 0,23 pr minutt oppkoblet,
• kr. 2,30 pr Kilo-segment (64.000 bytes) overført og
• ca kr. 100 pr henvendelse til NIT’s brukerstøtte dersom denne benyttes.

Ovennevnte faktureres fra NIT, og prisene er gitt under forutsetning at hvert enkelt lag kjøper NIT-Packet. Når en ringer opp NIT, betales i tillegg lokaltakst til televerket.

Kjøp av NIT-Packet vil også gi laget mulighet til blant annet å koble seg opp mot BBS for å kjøre elektronisk betalingsformidling. NIT trenger bare å opprette en brukerident i BBS for at BBS skal bli et valg i menyen hos avløserlaget (uten ekstra kostnad). Det er opplyst at BBS fakturerer kr 10 pr overføring, samt at lokal bankforbindelse krever dekning for sine kostnader. En tar forbehold om evt. feil i oppstillingen, og henvendelser vedrørende NIT-Paeket rettes til NIT (helst samlet fra flere lag).

I stedet for at alle avløserlag kjøper NIT-Paeket, kan noen få avløserlag fungere som «oppsamlingssted» for deretter å kjøre dataene på linje over til NIT. Dersom slike oppsamlingssted blir etablert, vil antall lisenser bli redusert og prisen blir følgelig en annen (anslått til 3.000 pr lisens). NAM v/Suldal og Sauda Avløserlag som er et av prøvelagene som allerede har etablert kommunikasjon med NIT, kan kanskje fungere som ett slikt oppsamlingssted - tlf. nr. 52 79 77 20). For å sende data til/hente data fra «oppsamlingsstedet», må det enkelte lag ha modem og et enkelt filoverføringsprogram.

Returdata fra utbetalingen kan hentes hos NIT (ved hjelp av NIT-Paeket) i egen post­kasse. Filen gis navn som nevnt ovenfor, og dette kreves oppgitt av det lag som «ringer opp». Denne gang er det ikke satt noen dato for når data er tilgjengelige. Data kan derfor anses som tilgjengelig når laget mottar utbetalingslista (omtalt ovenfor) i posten.

Alt. 2.:overføring via fylkesmannens landbruksavdeling (FMLA)
Avløserlag innen et fylke kan overføre sine filer til FMLA. FMLA kan, dersom avdelingen ønsker å tilby en slik løsning, opprette en katalog med navn «FE-UTBET» hvor lagene kan legge inn sine filer. Ta eventuelt kontakt med FMLA. NIT kan så selv hente dataene samlet for hele fylket. Departementet ber om å bli orientert dersom et fylke velger denne løsning. For å overføre data til/fra fylket, må det enkelte lag ha modem og et enkelt filoverføringsprogram (ikke NIT-Paeket). Returdata kan etter utbetaling legges ut til fylkene på samme katalog, og hentes derfra av lagene.

Alt. 3: overføring via NAM
Siste forslag til løsning er at lag (fra hele landet) overfører søknadsdata (filen) til NAM, samt henter tilbakemelding om utbetalingen samme sted. NAM er i ferd med å etablere et nettverk mellom avløserlagene og en felles database som synes å egne seg godt til et slikt formål. NAM har valgt Windows og Lotus Notes som programvare. Se f.eks. informasjonsskriv nr. 1/94 fra NAM eller ta kontakt med NAM for å avklare eventuelle spørsmål.

I stedet for at alle lag i en region investerer i nevnte programvare ligger det her godt tilrette for samarbeid. Utveksling av data mellom NAM og NIT kan ved denne løsningen enkelt skje ved hjelp av noen få disketter.

Konklusjon:
Tiden fram til 30.08. er kort, og bruk av diskett er for lagene enkelt og rimelig. Derfor synes dette mest aktuelt denne gang.

Alternativ 3 vil først bli aktuelt ved et senere tidspunkt, og NAM vil komme med nærmere informasjon om dette.

OBS Det vil i fleste tilfelle være fordelaktig at avsender og mottaker har samme programvare for kommunikasjon. Dersom en f.eks. velger alternativ 2, vil det i tillegg være et godt trekk på lang sikt å ha vurdert muligheten for også å kunne kommunisere med NAM.

Når det gjelder kostnaden ved å anskaffe modem med programvare, vil en bemerke at dette er en investering som også gir muligheter for direkte kommunikasjon med f.eks. bank. I tillegg gjør en oppmerksom på at NAM som nevnt er i ferd med å etablere et nettverk mellom avløserlagene og en felles database som kan gi meget interessante inntektsmuligheter for lagene på sikt.

Framtidsutsikter m.v.

Ved elektronisk utbetaling i framtiden, vil sannsynligvis utbetalingsdataene kun bli tilgjengelig ved at lagene ringer opp NIT, fylket eller NAM (i tillegg til utbetalingsliste).

Neste ordinære søknadsomgang med søknadsfrist 1. oktober vil sannsynligvis foregå på ordinær måte med dokumentasjon til kommunen/bruk av saldoliste. De tidligere fem prøvelagene som representerer alle tre programleverandørene, vil sannsynligvis få mulighet til å dokumentere elektronisk. Dette for videre utvikling av rutinene. Det kan i denne sammenheng også bli aktuelt å utvide antall prøvelag noe (f.eks. med kompetansegruppen), og slik utvidelse vil bli bestemt i samarbeid med NAM.

En vil imidlertid anse det som rimelig sikkert at tilbudet om en fjerde elektronisk utbetaling, vil bli gjentatt i 1995. Vurderes må også muligheten for at alle lag med arbeidsgiveransvar kan få dokumentere elektronisk ved alle utbetalingsrunder.

Sikkerhet ved elektronisk overføring av data må også sees nærmere på, og dataleverandø­rene oppfordres til å finne en metode for kryptering av søknadsdataene (filen).

Tekniske forhold (spesielt for programleverandørene)

Når det gjelder tekniske forhold er det noen små endringer i forhold til brev av 24. september 1993. En ber derfor om at etterfølgende spesifikasjoner gjennomgås nøye.

Fil med søknadsdata skal inneholde følgende opplysninger for hver record:

Recordlengde = 42

Det godtas både blanke posisjoner og ledende nuller før dokumentert beløp og antall timer. Periode defineres som beskrevet vedrørende filnavn nedenfor (AAXY). Filen må være i ASCII format og må evt. legges på diskett formatert for MS-DOS. Det skal være en record pr. linje, dvs, hver record skal skilles med fast linjeskift.

Som filnavn benyttes: AAXYKKKK.QQQ AA står for avløseråret (eks. 94)

XY står for periode hvor X er nummer på ordinær utbetaling og Y er nummer pa eventuell restutbetaling (eks. 10 for hovedutbetaling og evt. restutbetaling blir 11) KKKK står for kommunenummer (dvs, samme kommunenummer som finnes i lagets kunstige fødselsnummer i posisjonene 3 til 6)

QQQ står for de tre siste sifrene i lagets kunstige fødselsnummer.

Elektronisk overført informasjon om utbetalt beløp m.v. tilbake til lagene. Filen med utbetalingsdata er bygd opp på samme måte som filen med søknadsdata, og inneholder følgende opplysninger for hver record:

Recordlengde = 44

I feltet «maksimal refusjon» vil en få informasjon om brukeren har fått endret «maksimal refusjon» ved siste ajourhold. Lagene får selv vurdere om de vil benytte informasjonen til automatisk oppdatering av eget system. Returfilens navn er lagets kunstige fnr. (punktum settes foran de siste tre siffer).

Med hilsen

Saksbehandler: Førstekonsulent Freddy Strømmen



Ønsker du å bestille, send oss en mail eller fax.
Du kan også bestille pr. telefon.
E-post: postmottak@lmd.dep.no
Telf: 22 24 91 61
Faxnr: 22 24 95 55