Rapport om regnskap og tilsyn 1993 for avløserlag

Innledning

Rundskrivet med vedlegg gir tilbakemelding på gjennomført tilsyn med avløserlag som hadde arbeidsgiveransvar for avløsere i 1993. Vedlegget vil bl.a. gi mulighet for sammenligning mellom ulike lag, da det inneholder tall for hvert enkelt lag samt fylkes- og landsoversikt.

Departementets inntrykk fra tilsynet er at utviklingen i lagene er god på flere områder. Rundskrivet med vedlegg skal legges frem for styret i avløserlaget. Laget plikter å gi kopi til revisor.

Rapporten med regnskapstall for 1993 omfatter 169 avløserlag med arbeidsgiveransvar for avløsere. Historisk utvikling kan ses på figur til høyre. Pr dato er 187 lag registrert med arbeidsgiveransvar.

Avløserlagene som var med på tilsynet, administrerte ca. 4.550 avløserårsverk i 1993. Tallet framkommer ved å dividere antall registrerte timer avløsning på 1750 (timer pr årsverk). Ser en på hvor mange avløsere som ligger bak årsverkene, blir tallet mange ganger høyere. I en del kommuner er sannsynligvis avløserlaget en av kommunens største arbeidsgivere!

I rundskrivet er betegnelsen «regnskapsrapport» benyttet synonymt med tilsynsrapport (jfr. rundskriv om tilsyn M-72/93).

Mål/anbefalinger basert bl.a. på tilsynet

• Styrenes engasjement kan bli bedre. Departementet oppfordrer derfor avløserutvalgene til å fokusere på styrenes funksjon på ulike kurs.
• Bruk regnskapsrapporten på lagets styremøter som et hjelpemiddel for økonomistyring.
• Lag rutiner for overvåkning av saldo på det enkelte medlems reskontrokonto. At laget har gode rutiner for oppfølging og innbetaling fra medlemmene dersom medlemmenes reskontrokonti blir negative (skyld til laget), er meget viktig for lagets finansresultat.
  En regner med at lagene har budsjettert iht. den kraftige rentenedgangen i markedet. 11993 har dette gått fint, men i 1994 kommer effekten for fullt. Hvordan er situasjonen i ditt lag?
• Vurder bruk av medlemskontingent eller mer populært kalt serviceavgift (jfr. rundskriv om tilsyn M-72/93, side 4, punkt 14).
• Søk samarbeid med andre avløserlag for å redusere kostnadene (f.eks. samarbeid om lønns- og regnskapssystem). Samarbeid gir også trygghet ved sykdom eller ferieavviking for daglig leder.
• Arbeidskapitalen bør være minimum 500 kr. pr. årsverk for lagets medlemmer. I rapporten er arbeidskapital pr. årsverk for de to siste år oppgitt (se kolonnene helt til høyre på samlerapporten). Nye lag som er med i rapporten, kan identifiseres ved at arbeidskapital pr. årsverk for 1992 ikke er oppgitt.

I gjennomsnitt for alle lag har arbeidskapital pr. årsverk hatt følgende utviking:

Div. forhold å bemerke

• En rekke lag har ikke ført inn i rapportene forslag til (evt. vedtak om) disponering av årsresultat. Noen lag har også brutt krav gitt i M-72/93 vedrørende disponering av resultat avløsning.
  Dersom krav vedrørende resultat avløsning ikke er fulgt, må feil vedtak om disponering fattet i 1994 omgjøres på årsmøte i 1995 (NB må inn på sakslista). Fylkesmannens landbruksavdeling (FMLA) plikter å følge opp slike tilfelle ved kommende tilsyn. Det er lagd en liste over registrerte tilfelle, og denne er/vil bli overlevert FMLA. Revisor skal også i revisjonsrapporten kommentere hvordan resultatet er disponert (tallene skal også siteres).
  Teknisk sett skal postering alltid skje i påfølgende regnskapsår (normalt etter årsmøtet). Postering skjer da mellom «2980 udisponert resultat», «2920 bundet egenkapital» og «2940 fri egenkapital».
• Fortsatt rapporteres det i en del tilfelle om manglende timelister eller manglende underskrifter på disse. Timelisten representerer en av grunnsteinene i refusjonsordningene, og den skal føres og underskrives av avløser og bonden. En begrunnelse som kan være verdt å ta med seg, er bl.a. at avløserordningene bygger på et system der en refunderer dokumenterte utgifter til avløsning. Ordningene regnes derfor ikke som produksjonsdrivende og handelsvridende, og er i GATT-sammenheng plassert i «grønn boks», dvs, blant stønadsordninger som det ikke er lagt reduk­sjonsforpliktelser på. Det kan i denne sammenheng også nevnes at det i avtalen med EU er gitt mulighet til å heve støtten til velferdsordningene.
• Tidligere «rapport over avløsning» kreves ikke lenger (f.eks. i Akershus fylke har lagene fortsatt sendt inn denne).
• En registrerer at en del gamle rapporter for søknad om refusjon av administrasjonsutgifter er i bruk. FMLA bør kun godkjenne det som kreves iht. gjeldende rundskriv om refusjon av administrasjonsutgifter.
• I Telemark har en del lag hevet lagets andelskapital ved å overføre fra fri egenkapital til andelskapital. Dette er greit i tilfelle andelskapital pr. medlem er f.eks. kr. 50 og at den heves til kr. 100. Men laget kan ikke betale hele andelen for et medlem på denne måten.
• Dersom et medlem (i Adonis programmet) er registrert i systemet som slettet, men mottar siste utbetaling (feb) for foregående år, vil det bli avvik under behandling av refusjonsmidler. Denne problemstillingen bør sees nærmere på.

Revisjon

Krav om at revisjonsberetningen skal inneholde opplysning om størrelsen på lagets resultat og vedlegges en revisjonsprotokoll, er fulgt opp bedre i 1993. Fylkesmennene har imidlertid hatt ulik praksis mht. å sende kopi til departementet. For kommende tilsyn ber en om at også «revisjons­protokollene» sendes departementet.

Departementet registrerer på grunnlag av mottatte rapporter at lagene har stor nytte av de merknadene som gis av revisor. Dette mht. administrative rutiner i laget, skatte- og avgiftsmessige forhold m.v..

Generelt sett er departementet fornøyd med den revisjon som utføres i lagene, og spesielt viktig ser vi at revisors rolle er i lag der regnskapskompetansen m.v. er for svak.

Det nevnes imidlertid at det er sendt brev til Registrerte revisorers forening med klage på en revisor (som forøvrig benyttes av en rekke lag fra flere fylker). Fokus i klagen rettes mot det forhold at et avløserlag har lagd et ordinært bilag (før årsavslutning) hvor det overføres et beløp fra en resultatkonto til en balansekonto (debet kontoene 3100/3110 og kredit 2920 bundet egenkapital). Lagets totale resultat er som følge av dette redusert til ca. det halve. Laget hevder å ha gjort dette i god tro (for å redusere resultat avløsning), og nevnte bilag var lagt ved da laget sendte sitt regnskap til revisor. Selv om revisor ikke har sett dette bilaget, skulle dette forholdet relativt raskt vært avdekket i balansen. I forbindelse med tilsynet med dette laget og andre lag har departementet ogsa registrert en del andre svakheter i materialet fra revisor. Departementet har bedt Registrerte revisorers forening om tilbakemelding mht. hvordan de ser på et slikt forhold. Slik tilbakemelding er foreløpig ikke mottatt.

Overfor revisor vil en også spesielt henlede oppmerksomheten til punktene under overskriften «div. forhold å bemerke».

Krav som avløserlagene må følge opp overfor programleverandører

I tilsynsrapportene bør inntekter og positivt resultat fremkomme som positive tall (og motsatt). Videre bør informasjon om antall medlemmer, årsverk, m.v. presenteres først i rapportene. Det vil forøvrig komme krav til en del endringer på dette punkt i nytt rundskriv om tilsyn m.v.. En annen endring som kommer er krav om at også inngående balanse skal settes opp i tilsynsrapporten. En minner også om at rutinen for produksjon av tidligere «rapport over avløsning» kan fjernes.

Forøvrig nevnes at en del lag manuelt korrigerer antall medlemmer og årsverk. Dette skal ikke være nødvendig, og det indikerer at noe er feil. Feil kan f.eks. være at laget ikke har registrert korrekte data i systemet eller at programvaren inneholder feil.

Av særskllte merknader kan nevnes:
Adonis: Regnskapsrapporten inneholder ikke felt hvor laget kan påføre hvordan resultatet er disponert (se krav til utforming i M-72/93). Videre bør det foretas en gjennomgang av betegnelser som er i bruk (f.eks. er fortsatt den gamle betegnelsen «RE 42» i bruk for å skrive ut tilsynsdataene til diskett). Bruk av slike gamle og kryptiske betegnelser reduserer brukervennligheten og gjør det unødvendig vanskelig for f.eks. nyansatte.

Fossland: Feil i telleverket for antall medlemmer og hvor mange av disse som nytter laget som arbeids­giver (eks. Rindal Avløserlag i M&R). Videre er kontrollsum ikke lagt inn og uklare formuleringer vedrørende «behandling av refusjonsmidler» gjør det uklart om krav i M-72/93 er fulgt opp. Regnskapsrapporten bør også gjennomgåes mht. bruk av fortegn, bruk av understreking av linjer, klarere sideinndeling (f.eks. bør balansen legges på egen side), m.v..

Daldata: I forbindelse med tilsynet ble det lagd en ny versjon av regnskapsrapporten, og lagene sendte inn ny rapport. Den nye rapporten er blitt meget bra, men den har likevel noen feil/mangler. Det er f. eks. registrert avvik mellom «sum eiendeler, fordringer og anleggsmidler» og «sum gjeld og egenkapital» (avviket framkom heller ikke i kontrollsum på side en i rapporten). Under «behandling av refusjonsmidler», er det fortsatt svakheter vedrørende tredje linje for «annen refusjon/tilskudd».

Frister

Avløserlagenes frist for innsending av rapporter til fylkesmennene, ble overholdt bedre enn foregående år. En minner imidlertid om fylkesmannens mulighet til å holde tilbake utbetaling av administrasjons­tilskudd inntil nødvendige rapporter er mottatt. Generelt sett har også fylkene overholdt fristen for innsending m.v. bedre, men det er fortsatt forbedringspotensiale i enkelte fylker.

Vedlegg:

• Samlerapport for avløserlag med arbeidsgiveransvar for avløsere (Ikke elektronisk)
• Grafisk framstilling over administrasjonsutgifter pr. medlem for alle lag (Ikke elektronisk)
• M.v. (Ikke elektronisk)

Med hilsen

Saksbehandler: Førstekonsulent Freddy Strømmen