Avløserlag som har arbeidsgiveransvar - Forvaltning, regnskap, rapporter og tilsyn

Dette rundskrivet erstatter rundskriv M-98/92.

En del endringer er gjennomført og særskilt nevnes at tidligere «rapport over avløsning» (punkt 20) under påfølgende «krav til forvaltning...» er fjernet. «Rapport over avløsning» er erstattet av endringer foretatt i tilsynsrapporten under «diverse tilsynspunkt» (jfr. vedlegg 2). Videre nevnes at den nye kontoplanen skal gjelde for i 993 og i 994, jfr. punkt i 2, og at punkt i 3 er vesentlig endret.

Departementet har i samarbeid med Norske Avløserlag og Maskinringer (NAM) vært i kontakt med programleverandørene slik at tilsynsrapporten raskt kan tilpasses kravene i dette rundskrivet. Rapporten skal kunne benyttes for 1993 og 1994.

I rundskrivet er ordet «landbrukskontor» benyttet. Fra og med 1.1.94 er dette å oppfatte som «landbruksforvaltningen i kommunen».

Krav til forvaltning, regnskap og rapporter:

1. Avløserlaget skal ha vedtekter godkjent av fylkesmannen, jfr. standardvedtektene.

2. Laget skal være registrert med eget arbeidsgivernummer.

3. Avløser skal være ansatt i laget før avløsning begynner. Skattekort skal foreligge.

4. Avløser skal føre opp alle avløste timer på en arbeidsrapport. Rapporten skal være underskrevet av avløser og med lemmet.

5. Arbeidsrapporter og kvitteringer for innbetalt arbeidsgiveravgift, skattetrekk og lønn skal oppbevares i laget og være tilgjengelig for kontroll.

6. Avløserlaget er økonomisk ansvarlig for refusjon utbetalt på feil grunnlag.

7. Avløserlagets regnskap skal revideres av registrert eller statsautorisert revisor. Laget er ansvarlig for nødvendig informasjon til revisor om forhold som følger av dette punkt. Flere lag bør samarbeide om fellesløsninger.

Revisor skal også føre kontroll på de punkter som er listet opp på side 6. Det skal føres protokoll med kommentarer til nevnte punkter. Revisjonsberetningen skal inneholde opplysning om lagets resultat.

8. Ved søknad om refusjon av administrasjonsutgifter, skal laget benytte regnskapsrapporten som er beskrevet i vedlegg 2. Se forøvrig krav til søknad, søknadsfrist, m.v. i eget rundskriv om refusjon av administrasjons­utgifter for 1993.

9. Ved søknad om refusjon av avløserutgifter i forbindelse med sykdom m.v., skal medlemmet søke på skjema M-328. Søknaden skal være underskrevet av vedkommende medlem. Følgende skal vedlegges:

• sykemelding fra lege eller tilsvarende dokumentasjon ved fødsel, repetisjonsøvelse o.l.
• utskrift fra medlemmets konto i avløserlaget hvor sum avløserutgifter det søkes refusjon for, antall timer og dager avløsning, kommer fram.

Det er ikke nødvendig å spesifisere arbeidsgiveravgift etc. på skjema M-328.

Søknaden sendes landbrukskontoret for behandling. Landbrukskontoret videresender den for utbetaling ved fylkesmannens landbruksavdeling. Utbetaling kan skje direkte til avløserlaget.
For medlem som benytter egen ansatt avløser, følges krav til dokumentasjon gitt i forskrift om refusjon av avløserutgifter ved sykdom m.v..

10. Ved søknad om refusjon av avløserutgifter i forbindelse med ferie og fritid, skal avløserlaget sette opp en liste pr. kommune med informasjon om all avløsning for de av lagets medlemmer som har benyttet seg av avløsere ansatt i laget og landbruksvikaren. Lista skal angi perioden det søkes om refusjon for og følgende opplysninger om hvert medlem:

• medlemmets navn og fødselsnummer
• dokumenterte avløserutgifter
• antall timer avløsning hittil i år.

Underskrevet liste sendes landbrukskontoret. Landbrukskontoret fyller ut saldolista, og sender den til datasentralen (NIT-System, Hamar). Utbetaling skjer direkte til avløserlaget.

Landbrukskontoret overfører timetallet til saldolista. Dobbel registrering av timer ved NIT unngås ved at det sist overførte timetallet erstatter tidligere registrerte timer.

For medlem som benytter egen ansatt avløser, følges krav til dokumentasjon gitt i forskrift om refusjon av avløserutgifter for ferie og fritid.

Til orientering nevnes at rutiner for elektronisk overføring av søknadsdata (diskett eller linje) direkte fra avløserlaget til NIT-System, er under utvikling og utprøving i 5 avløserlag.

11. Hovedbokstransaksjoner fra lønnssystemet bør overføres automatisk til hovedbokskonti. Alternativt må lønnssystemet avstemmes før data overføres hovedbokskonti.

Ved kjøring av lønn skal systemet automatisk styre arbeidsgiveravgift og feriepenger for avløsning, daglig leder og for andre oppdrag mot aktuelle arbeidskonti (eks. arbeidsgiveravgift for daglig leder styres til kto. 5460). Avløserlaget skal ikke kunne endre dette selv.

12. Regnskapet skal føres slik at det gis mulighet for resultatberegning for:

a. Administrasjon

b. Avløsning

c. Finans

d. Annen virksomhet (andre oppdrag)

I regnskapet for 1993 og 1994 skal kontoplan i vedlegg i benyttes (se også kommentarer til kontoplanen). Kontoplanen skal følge bestemmelsene i Norsk Standard nr. 4102.

13. Resultat avløsning bør være i balanse (dvs. 0), og er en viktig indikator på at korrekte påslag er benyttet. «Resultat avløsning» bør ikke bli større enn i % av totale avløserutgifter.

Påslag på brutto lønn som resulterer i et positivt «resultat avløsning» skal ved disponering av årsresultatet overføres bundet egenkapital (konto 2920). Slike midler skal senere kun benyttes til å dekke framtidige underskudd på avløsning (f.eks. ekstra høye utgifter til sykelønn eller lignende).

Det er imidlertid ikke i tråd med god regnskapsskikk å sette av til bundet egenkapital ut over den sum som bringer lagets samlede resultat ned i null (0). Et positivt «resultat avløsning» skal derfor i utgangspunktet settes av til bundet egenkapital krone for krone inntil samlet resultat er lik null. Dersom det ved årets- og forrige års tilsyn ble registrert brudd på 1 %-regelen, skal positivt resultat avløsning i sin helhet overføres bundet egenkapital. For at dette skal være mulig må avløserlaget for 1993 inntektsføre medlemskontingenter slik at samlet resultat minst blir lik 0. Medlemskontingent som her nevnt tas som ordinær inntekt, men føres som utestående fordring på medlemmet. lnnkreving av medlemskontingentene skjer i 1994.

14. Medlemskontingent (for dekning av administrasjonskostnader) Dersom avløserlaget beslutter å trekke inn medlemskontingent, kan dette f.eks. gjøres ved et fast beløp pr. medlem eller ved et særskilt påslag (i pro­sent) på utført avløsning, I alle tilfelle skal medlemskontingent inntektsføres under «administrasjon» (konto: 3750 medlemskontingent). Når «påslag» nyttes skal systemet automatisk styre påslaget mot nevnte konto.

Medlemskontingent skal fremkomme som egen post på medlemmets kontoutskrift.

Vedtak om bruk av medlemskontingent skal fattes på avløserlagets årsmøte. Årsmøtet kan fatte vedtak som gir styret anledning til å justere medlemskontingenten innenfor gifte rammer.

15. Det skal opprettes reskontrokonto for hvert medlem i laget. På kontoen skal følgende komme fram:

• sum utgifter ved ferie- og fritidsavløsning
• sum utgifter ved sykdomsavløsning m.v.
• sum utgifter til annen virksomhet (andre oppdrag)
• årsverk husdyrproduksjon
• årsverk planteproduksjon
• andre utgifter
• medlemskontingent
• mottatt refusjon
• medlemmets innbetalinger
• antall timer avløsning ferie og fritid
• antall timer og dager avløsning sykdom
• antall timer andre oppdrag.

16. Det skal skrives ut kontoutskrifter til medlemmene. Kontoutskriften skal inneholde:

• medlemmets navn, adresse, evt. medlemsnummer
• årsverk husdyr- og planteproduksjon
• for hvert bilag skal følgende fremkomme:
• • periode
  • bilagsdato
  • bilagsart
  • navn på avløser som er benyttet
  • beløp
  • dager avløsning (sykdom)
  • timer avløsning
• inngående og utgående saldo
• utgifter til ferieavløsning hittil i år
• utgifter til sykdomsavløsning hittil i år
• utgifter til annen virksomhet (andre oppdrag) hittil i år
• refusjon av avløserutgifter for ferie/fritid hittil i år
• refusjon av avløserutgifter ved sykdom m.v. hittil i år
• medlemmets innbetalinger hittil i år
• maksimal refusjon for året
• ubenyttet refusjon for året.

Kontoutskriften blir benyttet som regnskapsbilag av medlemmet. Konto­utskriften bør derfor også kunne gi opplysninger om hvor stort beløp som medlemmet skal føre opp på næringsoppgavens post nummer 203 og 319.

17. Når laget får utbetalt refusjonsmidlene, skal refusjonen godskrives medlemmenes reskontrokonti i laget umiddelbart.

18. Som grunnlag for en tilsynsrapport skal det skrives ut en liste (datafil) med oppgave over reskontrokonto for hvert enkelt medlem og alle hovedbokskonti.

Data i filen skal legges på linjer, en linje for hver konto. Første linje skal inneholde lagets navn, kunstig fødselsnummer, forretningsadresse, adresse og bank- eller postgirokontonummer. På linje nummer to legges første reskontrokonto osv..

Hver linje for reskontrokonti skal ha 9 kolonner med følgende data:

A: kontonummer

B: medlemmets fødselsnummer eller navn

C: debet

D: kredit

E: årsverk husdyrproduksjon

F: årsverk planteproduksjon

G: timetall ferieavløsning

H: timetall sykeavløsning

I: dager sykeavløsning.

Hver linje for hovedbokskonti skal ha 4 kolonner med følgende data:

A: kontonummer

B: kontonavn

C: debet

D: kredit

Med årsverk menes årsverk som hvert enkelt medlem har i husdyr- og planteproduksjon samla (inkl, korn m.v.).

Det benyttes CSV-format på datafilen. Dvs, en Ascii-fil der kolonnene skilles med komma (,), og radene skilles med vanlig linjeskift (CR).

Datafilen skal gis navnet “93-(kommunenummer) .dat”.

Lista skal også kunne tas ut på papir.

19. Som grunnlag for tilsyn skal det skrives ut en regnskapsrapport (tilsyns­rapport) som beskrevet i vedlegg 2.

Tilsyn vedrørende regnskapsåret 1993

Avløserlagene skal innen 1. mars 1994 sende følgende til fylkesmannens landbruksavdeling:

a. Regnskapsrapport (jfr. side 5, punkt 19 og vedlegg 2)

b. Diskett inneholdende en datafil (jfr. side 5, punkt 18)

c. Revisjonsberetning med protokoll (jfr. side 2, punkt 7).

Fvlkesmannen er pålagt å føre tilsyn med avløserlag som har arbeidsgiveransvar for avløsere. Fylkesmannen skal gjennomgå regnskapet for alle lag og gjennomføre et detaljert tilsyn hos minst 2 lag ved å besøke lagets kontor. Ved slike besøk skal 2 - 5 % av lagets medlemmer trekkes ut for kontroll.

Når det ved gjennomgang av lagets regnskapsrapport blir avdekket problemer av vesentlig art, vil det være riktig å oppsøke laget for å foreta detaljert tilsyn og gi laget rettledning.

Følgende punkter skal kontrolleres ved besøk hos et avløserlag (punktene 2, 6 og 8 til 11 gjelder også revisjon, jfr. krav til revisjon side 2):

1. At medlemmet driver jordbruk i samsvar med definisjonen i forskrift om pro­duksjonstillegg i jordbruket og er berettiget refusjon av avløserutgifter.

2. At det er ført forskriftsmessig arbeidsrapport (timeliste> om avløsningen.

3. At oppgavene i arbeidsrapporten er korrekt gjengitt på medlemmets kontoutskrift.

4. At avløsere som er brukt, fyller kravene mht. alder, familieforhold o.l.

5. At revisjonsberetning med protokoll foreligger.

6. At resultat avløsning er i rimelig balanse og fulgt opp iht. punkt 13 ovenfor.

7. At «behandling av refusjonsmidler» under diverse tilsynspunkt i tilsynsrapporten er korrekt (jfr. siste side i vedlegg 2).

8. At utbetalt refusjon er godskrevet medlemmenes reskontrokonti i laget.

9. At lønns- og trekkarter er brukt korrekt.

10. At det foreligger vedtak om at andelskapital skal være minimum kr. 100 pr. medlem, og at denne er innbetalt.

11. At det foreligger forslag fra styret om disponering av overskudd I dekning av underskudd. Dersom årsmøte er avholdt, skal vedtak om disponering foreligge.

12. At daglig leder er ansatt i laget.

13. At det er valgt verneombud.

14. Eventuelt andre forhold.

Fylkesmannen skal innen 7. april 1994 sende inn følgende til departementet:

Kommentarer til gjennomført tilsyn med oversikt over antall feil som er funnet og eventuelle reaksjoner som er iverksatt ovenfor avløserlagene. I kommentare­ne fokuseres det særskilt på de lag en har gjennomført detaljert tilsyn hos. Det skal legges ved en diskett hvor datafilene fra de ulike avløserlag i fylket er samlet, og for alle lag kopi av:

a. Regnskapsrapport (skrevet ut av laget)

b. Revisjonsberetning med kontokoll.

Reaksjonsformer I virkemidler i forbindelse med tilsynet Reaksjoner mot laget skal iverksettes dersom det ved tilsynet blir avdekket følgende feil:

A. Feilopplysninger som har ført til uberettiget refusjon

Prinsipielt skal man reagere på samme måte overfor laget som man reagerer overfor enkeltbrukere. Dvs, feil utbetalt beløp kreves tilbakebetalt.

Som feilopplysninger skal regnes feil i beregningsgrunnlaget for refusjoner (antall timer, kjørelengde, beregningssatser m.v.), feil utregnet refusjonsbeløp, feilopplysninger i brukerreferansene 0.1.. Det skal også regnes som feilopplysning når bestemmelser om redusert eller ingen refusjon er oversett ved innsending av refusjonskravet.

B. Manglende dokumentasjon

Som manglende dokumentasjon skal regnes manglende/mangelfulle regnskapsbilag, arbeidsrapporter (timelister) eller manglende underskrifter på arbeidsrapportene.

Manglende dokumentasjon gir grunnlag for krav om tilbakebetaling tilsvarende det beløp som ikke er dokumentert.

Dersom det seinere blir skaffet fram dokumentasjon som tvilløst viser at refusjon er berettiget, kan kravet om tilbakebetaling frafalles. Hvis f.eks. refusjonen er beregnet på grunnlag av en avtalefestet arbeidsplan for avløseren i samsvar med tidligere praksis for ringavløsning, kan dette aksepteres i en overgangsperiode. Denne perioden må ikke være lenger enn 1/2 år etter at laget har påtatt seg arbeidsgiveransvaret for avløserne.

C. Vedtektene for laget er ikke godkjent I kan ikke godkjennes

Er vedtektene for laget ikke godkjent av fylkesmannen, er laget ikke berettiget til refusjon av administrasjonsutgifter. Laget skal heller ikke kunne være registrert med et kunstig fødselsnummer som begynner med 81, og få utbetalt refunderte avløserutgifter direkte til laget.

D. Lagets drift er ikke tilfredsstillende

Hvis lagets regnskap er mangelfullt og ikke kan godkjennes av revisor, eller hvis forskriftsmessig revisjon ikke er gjennomført, skal det i første omgang gis en advarsel. Laget må få beskjed om at det ikke blir utbetalt refusjon dersom forholdet ikke bringes i orden Slik advarsel skal gis selv om manglene ikke har ført til uberettiget utbetaling av refusjon. Dersom laget ikke ordner opp i forholdene, skal utbetaling av refusjon stoppes, og ny utbetaling iverksettes først når laget har fått nytt styre, evt. ny daglig leder.

E. For stort resultat under «avløsning»

Dersom «resultat avløsning» er positivt, skal fylkesmannen påse at punkt 13 under «krav til forvaltning, regnskap og rapporter» er fulgt opp av laget. Dersom punktet ikke er fulgt opp, skal det ikke foretas utbetaling av administrasjonstilskudd før forholdet er rettet opp iht. nevnte punkt 13.

F: Manglende rapporter i forbindelse med tilsyn

Dersom laget ikke overholder fristen for innsending av rapporter, kan fylkesmannen holde tilbake utbetalinger av administrasjonstilskudd inntil korrekte rapporter er mottatt.

Andre offentlige bestemmelser for avløserlag med arbeidsgiveransvar

I forskrift om unntak fra forbudet mot utleie av arbeidskraft, fastsatt av Kommunal- og arbeidsdepartementet den 5. januar 1989 er det med hjemmel i sysselsettingsloven gjort følgende tilføyelse under § 1 som punkt d:

“Avløserlag i landbruket som stiller avløsere til disposisjon for bønder i forbindelse med sykdom og avvikling av ferie m.v. Det forutsettes at en kommune, flere kommuner i fellesskap, staten, en landsomfattende landbruksorganisasjon eller et andelslag bestående av bønder som benytter seg av ordningen med avløsere, er ansvarlig for organiseringen og driften av avløserlag.” Unntaket er ikke beheftet med andre vilkår.

Utleie av snekkere, rørleggere og lignende er sannsynligvis tillatt. Det er imidler­tid reist tvil om utleie av f.eks. jordbærplukkere og skogsarbeidere er tillatt. Landbruksdepartementet har i brev til Kommunal- og arbeidsdepartementet søkt å få disse forholdene avklart, og informasjon vil bli sendt ut når svar foreligger.

I følge brev til fylkesskattesjefene fra Direktoratet for skattevesenet (Skattedirektoratet) datert 17.11.76 er det slått fast at avløserringer o.l., eller meierier/slakterier som organiserer avløserordningen for medlemmer/leverandører antas å måtte anses som formidlere/utleiere av arbeidskraft, og at slik virksomhet faller utenfor merverdiavgiftslovens område.

Vedlegg: 2 (Ikke elektronisk)

Med hilsen

Saksbehandler: Førstekonsulent: Freddy Strømmen



Ønsker du å bestille, send oss en mail eller fax.
Du kan også bestille pr. telefon.
E-post: postmottak@lmd.dep.no
Telf: 22 24 91 61
Faxnr: 22 24 95 55