2 Prosessar i arkivsektoren

2.1 Innleiing

Formålet med kapitlet er å gi ei fagleg fundert framstilling av situasjonen i arkivsektoren med utgangspunkt i hovudelementa i arkivarbeidet: arkivskaping, klargjering før avlevering eller deponering, avlevering, deponering og bevaring, tilgjengeleggjering og formidling. Framstillinga følgjer eit prosessperspektiv.

Det blir produsert og utveksla dokument i prosessar i og mellom arkivskapande verksemder, og dokumenta blir lagra for å sikre minnet om og dokumentasjonen av det som har skjedd. Dokumenta blir henta fram ved behov, mest typisk når det skjer nye innspel i ein kommunikasjons- eller handsamingsprosess, eller når nokon skal ha innsyn i prosessen. Arkivet er i aktiv bruk for slike og andre formål, og denne fasen kallar vi gjerne aktivt arkiv eller arkivdanningsfasen.

Bruken minkar til vanleg etter kvart som materialet blir eldre, og med jamne mellomrom tek ein ut det eldste materialet frå det aktive arkivet og set det bort (papir) eller overfører det til historiske databasar eller andre system som ikkje inngår i det aktive arkivet. Som oftast er det framleis den arkivskapande verksemda som oppbevarer og har ansvaret for materialet.

Først når materialet ikkje lenger er i aktiv bruk for sitt eigentlege formål, blir det overført (avlevert) til eit arkivdepot. I arkivdepotet er funksjonane heilt andre enn hos arkivskaparen. Arkivdepotet skal normalt ikkje ta over funksjonar som knyter seg til arkivskaparens bruk av materialet, men bevare det for ettertida og tilgjengeleggjere det som historisk dokumentasjon av det arbeidet arkivskaparen utførte. Dette er ei anna tilnærming og går føre seg i andre omgivnader og på andre premissar. Denne arkivfunksjonen krev andre system, metodar og prosedyrar. Likevel går det ei klar linje frå arkivdanning til arkivdepot. Grunnlaget for arkivutforminga og kvaliteten blir lagt i arkivskapinga, og strukturar og metadata frå denne fasen er avgjerande for seinare attfinning og forståing av materialet.

2.2 Rettleiing og tilsyn med offentlege arkiv

Riksarkivaren skal gi rettleiing og føre tilsyn med arkivarbeidet i offentleg sektor (arkivlova §§ 7 og 8), både i stat, kommunar og fylkeskommunar. Riksarkivaren har fullmakt til både å gi generelle reglar og til å fatte særskilde vedtak i spørsmål som er regulerte av arkivlova. Riksarkivet og statsarkiva er det operative apparatet til Riksarkivaren i gjennomføringa av desse oppgåvene. Arbeidet som rettar seg mot arkivskaparar blir styrt og koordinert gjennom Riksarkivets avdeling for bevaring og tilsyn, mens statsarkiva utfører denne typen oppgåver i sine respektive distrikt.

Tilsyn går mellom anna ut på å:

• føre tilsyn med arkivarbeidet i statlege, fylkeskommunale og kommunale organ

• godkjenne journal- og arkivsystem og liknande registrerings- og arkiveringssystem

• fastsetje reglar for bruk av arkivplan, arkivnøklar osv.

• føre tilsyn med at arkivlokala er konstruerte og innreidde i samsvar med forskriftene

• passe på at arkivmateriale blir avlevert etter forskriftene frå statsforvaltninga til Arkivverket

• føre tilsyn med at kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale blir handtert etter forskriftene, både hos arkivskaparen og hos depotinstitusjonen

Arkivlova og arkivforskrifta er det formelle og faglege grunnlaget for tilsynsfunksjonane. I tillegg kjem Riksarkivarens forskrift med utfyllande tekniske og arkivfaglege retningslinjer for handtering av offentlege arkiv, som er gitt med heimel i arkivforskrifta. Eit tilsyn kan vere anten lokalt, der Arkivverket møter fram hos organet, eller dokumentbasert, der Arkivverket ber om å få tilsendt ynskte opplysningar gjennom eit skjema.

Formålet med tilsynsarbeidet er å ta vare på og sikre bevaringsverdige arkiv for ettertida og gjere dei tilgjengeleg i samsvar med formålsparagrafen i arkivlova. Gjennom tilsynet skal Riksarkivaren medverke til at arkivdanninga skjer på ein forsvarleg og rasjonell måte, at arkivlokala er i forskriftsmessig stand, og at arkivmaterialet blir handtert korrekt. Dette gir også gevinstar både for arkivskaparen sjølv og for det arkivdepotet som seinare skal ta imot materialet.

Særleg når det gjeld elektronisk arkivskaping er tilsynsfunksjonen viktig for å oppnå denne målsetjinga. Jamvel om elektronisk arkivskaping i prinsippet ikkje skil seg frå den papirbaserte, representerer den elektroniske arkivskapinga andre tekniske og arkivfaglege utfordringar både for arkivskaparen og depotet. Det må leggjast til rette for å sikre innhaldet i dei digitale arkiva i sjølve arkivdanningsprosessen, og mekanismar for dette bør byggjast inn allereie når datasystema er på utviklingsstadiet, eller seinast når nye system blir kjøpt inn.

Som ledd i tilsynsarbeidet har Riksarkivaren utvikla ein standard for digital journalføring og arkivering i offentleg forvaltning – Noark-standarden. Offentlege organ har pålegg om å bruke system som er godkjende etter denne standarden (arkivforskrifta § 2-9). Dette skal sikre standardisering og kvalitet på dei digitale arkiva i forvaltninga, leggje til rette for og forenkle avleveringsprosessane og redusere kostnadene ved bevaring for ettertida. Det er viktig at standarden følgjer den teknologiske og juridiske utviklinga, og han må derfor vidareutviklast etter kvart. Den førebels siste versjonen av Noark var ferdig i 2011.

Arkivverket er depot for dei statlege arkiva, mens kvar kommune har ansvaret for å bevare sine eigne arkiv. Overfor kommunal sektor har innsatsen først og fremst dreidd seg om overordna verkemiddel og generelle tiltak framfor tilsyn retta mot kvar kommune. Etter at Riksrevisjonen gjennom forvaltningsrevisjonen1 i 2010 peikte på manglar ved arkivhandteringa i kommunal sektor, har Riksarkivaren etablert ein ny metodikk for planlegging, gjennomføring og rapportering av etatens tilsyn med arkiva og arkivarbeidet i kommunal sektor. I dette ligg mellom anna ei betre koordinering av tilsynsarbeidet til statsarkiva overfor kommunar og fylkeskommunar. Ein nærare omtale av rapporten og oppfølginga av han er gitt i kapittel 5.

Fagleg rettleiing av offentlege og private arkivskaparar ligg nær opp til tilsyns- og kontrolloppgåvene. Arkivverket rettleier i arkivfaglege spørsmål. Mykje av arbeidet skjer ved å svare på skriftlege og munnlege førespurnader. Dette er det mange av. I tillegg kjem besøk hos arkivskaparane, der ulike faglege problemstillingar blir drøfta. Både Arkivverket og arkivskaparane sjølve tek initiativ til slike besøk. Vidare driv Arkivverket med undervisning, informasjon og foredrag på fagsamlingar og liknande, som blir arrangerte i forvaltninga og i arkivorganisasjonane. Saman med betre arkivkompetanse ute i forvaltninga har dette samspelet mellom fagpersonale i Arkivverket og i arkivskaparmiljøa gitt gode resultat for arkivskapinga dei siste åra. Arkivverket utarbeider også rettleiingar, kravspesifikasjonar og andre informasjons- og hjelpemiddel som blir distribuerte over Internett og i brosjyreform. Mykje av dette rettleiingsmaterialet er gitt ut i publikasjonsserien «Riksarkivarens rapporter og retningslinjer».

Vurdering av kva slags arkivmateriale som skal bevarast eller kan kasserast, er ein sentral del av Arkivverkets arbeid mot arkivskaparane. Etter arkivlova § 9 kan ikkje forvaltninga kassere arkivmateriale utan godkjenning frå Riksarkivaren. Det medfører at Riksarkivaren har fullmakt til å gi både generelle og spesielle reglar for kassasjon av materiale uavhengig av lagringsmedium og form. Etter arkivforskrifta § 3-21 skal Riksarkivaren utarbeide generelle kassasjonsreglar for saker som gjeld eigenforvaltninga (administrasjon, økonomi og personalforvaltning) i statlege organ. Når det gjeld fagsaker, skal statlege organ sjølve utarbeide eigne spesifiserte kassasjonsreglar, som skal leggjast fram for Riksarkivaren til godkjenning før dei kan setjast i verk. I praksis må likevel Arkivverket bruke mykje av eiga tid på denne typen saker, både når det gjeld å ta initiativ til å utarbeide forslag, og ved å ta del i utforminga av dei. For kommunar og fylkeskommunar skal Riksarkivaren utarbeide generelle kassasjonsreglar. Bevarings- og kassasjonsarbeidet er ei ressurskrevjande, men viktig oppgåve. Identifisering av kassabelt materiale er nødvendig for å unngå at bevaringsverdig materiale går tapt, og for å redusere lagringsvolum og oppbevaringskostnader både hos forvaltninga sjølv, hos Arkivverket og i dei kommunale arkivdepota.

2.3 Arkivdanning

2.3.1 Innleiing

Behovet for å dokumentere kva som faktisk er gjort, er gjennomgåande både i offentleg og privat sektor og også for privatpersonar. Tilsvarande er det eit behov for å kunne finne att dokumentasjonen når det trengst. Arkivdanning femner om arbeidsmåtar, rutinar, system og prosedyrar som arkivmaterialet blir underlagt frå det oppstår til det blir sletta eller avlevert til ein depotinstitusjon.

Arkivskapande verksemder tek vare på dei mottekne eller produserte dokumenta for å dekkje eigne behov for minne om og dokumentasjon av avtalar og rettar, og for å innfri krav i offentleg regelverk der det er relevant. Det overordna arkivansvaret vil til vanleg liggje hos leiinga for verksemda, og i den offentlege forvaltninga er dette fastsett i forskrift med heimel i arkivlova. Det operative ansvaret vil i praksis vere delegert til ei eiga eining – til vanleg kalla arkivteneste.

Det varierer sterkt korleis arkivtenesta er organisert, og kva omfang ho har. Dei store verksemdene i offentleg sektor kan ha store dokumentasjonseiningar, som i tillegg til arkivfunksjonen også har andre dokumentasjonsrelaterte oppgåver. I ein del mindre og små verksemder kan arkivtenesta omfatte berre ein person, eller ein stillingsbrøk. Denne personen har ofte andre oppgåver i tillegg. Generelt er arkivtenesta best utbygd i offentleg sektor, og det heng saman med at arkivlova med forskrifter set ein del krav til arkivfunksjonane hos offentlege organ. Men på den andre sida finst det også private verksemder med godt utbygde og profesjonelle arkivtenester.

Det primære formålet med arkivdanning er å handtere dokumenta til verksemda, anten dei kjem inn til eller blir sende ut frå verksemda, eller dei er verksemdas eigne, interne dokument, på ein slik måte at dokumenta kan finnast att.

Arkivdanninga omfattar både daglege oppgåver og periodiske oppgåver. Dei daglege oppgåvene er først og fremst å sjå til at dokumenta som veks fram i verksemda, blir arkiverte med tilhøyrande metadata og oppbevarte som autentisk dokumentasjon i sin rette samanheng. I tillegg skal dokumenta heile tida vere tilgjengelege for bruk. Moderne arkivskaping skjer i elektroniske sakshandsamingssystem, og ein viktig del av dokumentlagringa er det sakshandsamarar og leirar som står for. Arkivtenesta får dermed også ein rettleiings- og kontrollfunksjon for å sikre at nødvendige arkivfaglege prinsipp blir følgde. Den ser til at metadata blir påførte og at dokumenta blir knytte saman med andre dokument, slik at dei blir lettare å finne. Intern tilgjenge til dokumenta skal handterast i samsvar med interne rutinar og gjeldande regelverk. I arkivskapingsfasen blir grunnlaget for seinare bevaring lagd. Gode prosessar i denne fasen sikrar god dokumentasjon av dei bevarte arkiva.

Dei periodiske oppgåvene er å ta ut av arkivet det materialet som ikkje lenger er i aktiv bruk, plassere det for seg og seinare avlevere det til eit arkivdepot. Dei periodiske oppgåvene er oftast arbeidskrevjande, og det blir sett store krav til kvalitet. Uorden i arkiva kjem i mange tilfelle av mangelfulle og uklare rutinar for handtering av materiale som ikkje lenger er i aktiv bruk. For digitalt materiale er prosedyrane i dei periodiske oppgåvene avgjerande for autentisiteten til materialet og dermed for dokumentasjonsverdien for ettertida.

2.3.2 Skaping av offentlege arkiv

I offentleg forvaltning skal arkivtenesta også ta hand om innsynsretten til allmenta i samsvar med reglane i offentleglova. Det vil seie at ein kvar dag skal kunne leggje fram ein offentleg journal. Ein del sentrale statlege organ er forplikta til å leggje journalane sine ut på Internett i offentleg elektronisk postjournal (OEP). Andre, både statlege og kommunale verksemder, gjer dette på eige initiativ. Ein del verksemder legg også ut saksdokument. Desse oppgåvene krev gjennomgåing av materialet for å skjerme informasjon som ikkje skal offentleggjerast. Det er arkivtenesta som har til oppgåve å koordinere dette arbeidet, medrekna innhenting av nødvendig klarering og tilrettelegging av materialet. Liknande prosedyrar gjeld når ein handsamar krav frå eksterne personar om innsyn i dokumenta.

I kommunesektoren er det utfordringar knytt til framlegging av offentleg journal og innsyn i dokument for dokument som ligg i fagsystem som ikkje følgjer arkivstandardar. Når arkivdanninga skjer i elektroniske system, vil utforminga av systema ha mykje å seie for kvaliteten på arkivfunksjonane – kva som skal lagrast og korleis det lagra materialet skal handterast. Det er derfor nødvendig at arkivtenesta er involvert når systema blir utforma og kjøpt inn. Særleg gjeld det spesialiserte fagsystem som ikkje følgjer etablerte arkivstandardar, og der lagringsfunksjonane blir gjennomførte automatisk. Fagsystema er eit område som tradisjonelt har lege utanfor ansvarsområdet til arkivtenesta. Det er ikkje alltid ein er klar over at arkivspørsmål er relevante i ein slik samanheng, og at utforminga av gode arkivfunksjonar i eit komplekst elektronisk system krev spesialkompetanse som ikkje alltid er til stades hos arkivtenesta eller i andre delar av organisasjonen.

Å få etablert tilfredsstillande arkivfunksjonar i eit fagsystem er ei av dei største utfordringane i dagens arkivskaping. I kommunal sektor er det dei seinare åra kjøpt inn eit stort tal fagsystem som manglar sentral arkivfunksjonalitet. Mange av fagsystema rommar informasjon på individnivå. Desse kan vere svært viktig for trygging av rettane til innbyggjarane. Arkivtenestene har i liten grad tatt del i innkjøpsprosessane. For å få gode løysingar må ein ha god bestillerkompetanse. Utforminga og implementeringa av arkivfunksjonar må bli ein fast del av systemutviklinga og reknast inn i utviklingskostnadene. Dersom ein ikkje greier å møte denne utfordringa, risikerer ein at prosessar og avgjerder i mange verksemder blir mangelfullt dokumenterte, og at den eksisterande dokumentasjonen blir tungvint og kostbar å ta vare på.

Manglar i arkivskapinga kan til vanleg ikkje rettast opp i ettertid. Arkivdanninga er derfor sentral for kvaliteten av arkiva. God dokumentfangst er eit kontinuerleg arbeid. Arkivtenesta må ha god kjennskap til eigen organisasjon og dokumentflyten i denne. I tillegg krevst det systemkompetanse, og innsikt i relevante lover, regelverk og informasjonstekniske løysingar. Arkivskapinga i ei verksemd er tett integrert med andre sentrale funksjonar. Arkivdokumenta veks fram som eit resultat av dokumentproduksjon, korrespondanse og sakshandsaming. Dette fører til at arkivfunksjonen ikkje berre skal dekkje behova knytte til arkivdanning, men at funksjonen også må utformast slik at han fungerer godt saman med dei andre funksjonane.

I dag har elektroniske system ein heilt sentral plass i alle desse funksjonane. I arkivsamanheng blir elektroniske system nytta til å registrere korrespondanse (journalføring) og til å arkivere alle slags dokument – frå vanlege saksdokument til foto, film og lyd, i tillegg til ulike typar register og databasar. Framleis er det ein del verksemder som arkiverer dokumenta på papir. Det er like fullt på det reine at det er elektroniske system som dominerer arkivdanninga, og at digitale arkiv utgjer ein stadig større del av arkivmengda i samfunnet.

Korrespondansen, både internt og eksternt, skjer for det meste på e-post. Derimot bruker ein ofte ordinær, papirbasert post til formell korrespondanse der det trengst underskrift. Juridisk viktige dokument blir gjerne arkiverte som papirversjon i tillegg til ein digital versjon. Det heng saman med at digitale signaturar så langt verken er integrerte i systema eller har fått ein praktisk bruksmåte i korrespondanse eller i arkiv. Ei slik tilrettelegging er nødvendig for at alle typar korrespondanse og arkivdanning skal kunne skje digitalt.

Funksjonane for arkivskaping inngår til vanleg i eit sakshandsamingssystem, som blir integrert mot eit tekstbehandlingssystem for dokumentproduksjon og eit e-postsystem for korrespondanse. Kor tett og «saumlaus» integreringa er, varierer frå system til system. Graden av integrering kan ha stor innverknad på kvaliteten av arkivskapingsfunksjonane. Dersom for eksempel samspelet mellom arkivfunksjonane og e-postsystemet er tungt å handtere for brukarane, er det svært sannsynleg at viktig e-post ikkje blir henta inn i det digitale arkivet, og at bevaringsverdig dokumentasjon dermed går tapt.

Elektroniske sakshandsamingsfunksjonar kan dreie seg om alt frå enkel elektronisk dokumentflyt i eit generelt system til spesialiserte system – fagsystem – for meir eller mindre automatisert sakshandsaming innanfor eit avgrensa område med formaliserte handsamingsreglar. I eit fagsystem er det tett integrering mellom ulike funksjonar. Moderne fagsystem kombinerer ofte ekstern korrespondanse over Internett, for eksempel innlevering av utfylte skjema, med meir eller mindre automatisert sakshandsaming og arkivering.

Arkivskaping i elektroniske system har behov for mekanismar som bevarer dokument og metadata, slik at ein tek vare på autentisiteten og integriteten til materialet over tid. Og endeleg må det leggjast til rette for eksport av eldre arkivmateriale til arkivdepot, der krava til autentisitet og integritet blir etterlevde.

I dei siste åra har det vore eit auka press på arkivfunksjonane for å dokumentere prosedyrar og sakshandsaming. Kravet om at sakshandsaminga i forvaltninga skal vere lovheimla, retta seg tidlegare mot sjølve forvaltningsvedtaka. I nyare tid har legalitetskravet vorte kraftig utvida gjennom generelle og spesifikke forskrifter knytte til prosedyrane i sakshandsaminga. Detaljerte krav til handsamingsmåten i forvaltningssaker skal ikkje minst ta vare på rettane til allmenta overfor offentleg forvaltning.

Konsekvensen er eit forsterka press på dokumentasjonsrutinane i forvaltninga. Utviklinga har utan tvil vore med på å auke interessa for arkivfunksjonane, også politisk, men framfor alt blir det sett nye krav til detaljnivået og til kor pålitelege arkivfunksjonane er på system- og rutinenivå. Dette stiller store krav til både kompetansen i arkivtenesta og til rettleiing om dokumentfangst og bruk av arkivsystemet i organisasjonen. Dette har blitt viktige oppgåver for arkivtenesta dei seinare åra. Eit eksempel på denne utviklinga er skulesektoren, der nye elevrettar krev registrering og integritetssikring av opplysningar som det tidlegare ikkje var behov for å dokumentere.

Dagens krav til dokumentasjonsrutinar i offentleg forvaltning har dei seinaste åra også vorte tydelege gjennom granskingar av forvaltningsorgan. Ansvarstilhøva rundt viktige interne avgjerdsprosessar i eit organ må kunne dokumenterast fullt ut. Dokumentasjonen skal ikkje berre vise kven som er ansvarleg for sentrale avgjerder etter heimelsgrunnlaget for organet eller etter instruksar frå overordna styringsorgan. Det må også gå fram kva for interne og eksterne kommunikasjonsprosessar som har gått føre seg i organet. Det må kunne klarleggjast kva for saksopplysningar dei ulike aktørane i organet har hatt kjennskap til på ulike tidspunkt i avgjerdsprosessen.

Noark – standardar for journalføring i offentleg forvaltning

I dag er journalsystemet i hovudsak elektronisk. Journalsystemet er ofte integrert i eit omkringliggjande sakshandsamingssystem eller fagsystem. I tillegg er dokumenta arkiverte i elektronisk form, og det er journalsystemet som styrer arkivering og framfinning av dei elektroniske dokumenta. Dette heiter gjerne journal- og arkivfunksjonalitet i eit saksarkivsystem.

Journal- og arkivfunksjonaliteten skal dels nyttast til å registrere og arkivere dokument og annan informasjon, dels til å søkje etter og hente fram denne informasjonen og distribuere han. Løysinga er utforma slik at ho best mogleg dekkjer dei oppgåvene som inngår både i arkivfunksjonen og i den samla dokumenthandteringa til organet. Samstundes må ein leggje vekt på ein del grunnleggjande rammer som er gitt gjennom lov- og regelverk, inkludert definisjonen av kva slags dokument arkivet skal omfatte. Og systemet må leggje til rette for ei tilfredsstillande kvalitetssikring i arkivfunksjonen.

I offentleg forvaltning skal journalsystemet vere basert på Noark-standarden og vere godkjent av Riksarkivaren. Noark er ei forkorting for Norsk arkivstandard. Noark vart utarbeidd som ein kravspesifikasjon for elektroniske journalsystem i statsforvaltninga i 1984, og standarden etablerte seg raskt som ein de facto-standard. Noark vart vidareutvikla i 1987 (Noark-2) og 1994 (Noark-3). Vidareutviklinga gjaldt dels modernisering i tråd med den teknologiske utviklinga, dels utvidingar i informasjonsinnhald og funksjonalitet til systema. I 1995 vart det utarbeidd ein liknande kravspesifikasjon for kommunal sektor, Koark. Koark bygde på dei same prinsippa som Noark, med ein del tillegg spesielt tilpassa kommunale behov, f.eks. politisk sakshandsaming. Noark-4, som kom i 1999, inkluderte spesifikasjonane i Koark og vart ein felles standard for offentleg forvaltning. Noark-4 førte standarden eit langt steg vidare ved å spesifisere eit fullstendig elektronisk arkivsystem, integrert med e-post og generelle sakshandsamingssystem. Noark-5, som er gjeldande standard, fører prinsippa frå Noark-4 vidare.

2.3.3 Skaping av private arkiv

Med privatarkiv meiner vi arkiv som er skapte i privat sektor, i hovudsak frå private bedrifter og institusjonar, i det frivillige organisasjonslivet og av enkeltpersonar.

Private arkiv har verdi som dokumentasjon av kulturelle, rettslege og personlege interesser til enkeltpersonar og grupper av menneske. Tilgang til eit representativt utval av privatarkiv er nødvendig som kjeldegrunnlag for å forstå kultur og historie. Dei siste åra har private organisasjons- og institusjonsarkiv vore nytta mellom anna som kjelder for historia til nasjonale minoritetar og for å dokumentere opphald på barneheim som grunnlag i erstatningssaker.

Offentlege og private arkiv blir skapte gjennom eit samspel mellom private og offentlege aktørar. Dei utgjer eit samla kjeldegrunnlag for samfunnsutviklinga og er integrerte delar av samfunnsminnet. Også arkiv frå stat og kommune får klart større verdi som kjelder og dokumentasjon når dei kan brukast i samanheng med materiale frå privat samfunnssektor.

Offentlege organ er forplikta til å ha arkiv i samsvar med arkivlova og forskrift om offentlege arkiv. Riksarkivaren kan avgjere at arkiv frå organ som skifter status frå statleg til kommunal eller frå offentleg til privat, heilt eller delvis skal følgje reglane som knyter seg til den tidlegare statusen. Det same gjeld private rettssubjekt som tek imot offentlege driftstilskot som er viktige for verksemda, eller som har fullmakt til å gjere enkeltvedtak eller utferde forskrift. Andre private bedrifter, organisasjonar og privatpersonar har ikkje plikt til å følgje forskrifta som gjeld offentlege arkiv.

Bedriftsarkiv

Mange av industribedriftene har vore og er berebjelkar i det økonomiske, sosiale og ofte også kulturelle livet i lokalsamfunnet eller i ein region. Bedriftene har stått for mykje av utviklinga av eit lokalsamfunn rundt bedrifta. Dei har rekruttert arbeidarar frå inn- og utland, og dei har bygd bustader og teke ansvar for mykje av infrastrukturen i lokalsamfunna. Som eksempel kan vi nemne at Norsk Hydros teikningsarkiv frå Rjukan, no bevart i Industriarbeidarmuseet på Rjukan, blir etterspurt av innbyggjarar og utbyggjarar som primærkjelde til utvikling av hus, heim og stad på Rjukan. Bedriftsarkivet er i slike høve ein kjerne i dokumentasjonen av det samfunnet bedrifta har arbeidd i. Arkiva gjer det òg mogleg å studere entreprenørskap og innovasjon, organisasjonsutvikling, strategi og marknadsføring. Dei gjer det mogleg å forstå korleis samspelet mellom eigarar, bedriftsleiarar og tilsette har vore over tid. Bedriftshistorie er både sentralt i lokalhistoria og viktig for å forstå industrisamfunnets kultur.

Kjelde: Foto: Norsk Hydros fotosamling/Norsk Industriarbeidermuseum

For kvar bedrift dreier historia seg om identitet, bedriftskultur og forståing av eigen arv. Bedriftsarkiva kan òg innehalde materiale som kan få verdi for både samfunnet og den enkelte. Her finst dokumentasjon av tilsetjingsvilkår, praksis, etterutdanning, yrkesskadar og pensjonsgrunnlag. Arkivopplysningane om produksjonsprosessar og handsaming av industriavfall har hatt innverknad på korleis vi har løyst miljøproblem seinare.

Arkiv etter frivillige organisasjonar

Frivillige organisasjonar og frivillig arbeid har lange og sterke tradisjonar i Noreg. Organisasjonane sprang ut av fråhalds- og misjonslaga, målrørsla og arbeidarrørsla, men det vart tidleg også etablert organisasjonar innanfor fattigstell, folkeopplysning, idrett, kulturvern og friluftsliv. Mange landsomfattande og lokale organisasjonar som har hatt mykje å seie for utviklinga av kulturen vår, har røter tilbake til midten av 1800-talet.

Typisk for organisasjonssamfunnet i Noreg har vore eit lokallag som basis, med ein medlemsbasert og demokratisk organisasjonsstruktur. Strukturen har samstundes knytt individa i lokalsamfunnet til storsamfunnet. Organisasjonane har vore uttrykk for lokalt engasjement og deltaking, men har også representert engasjement og hevding av interesser utover lokale og regionale rammer. Talet på frivillige organisasjonar har vore sterkt aukande i etterkrigstida. Eit sentralt trekk er mellom anna framveksten av interesseorganisasjonar. Dei fleste interesseorganisasjonane har til formål å vinne aksept for og betre vilkåra for ei bestemt sak eller ei gruppe menneske. Interesseområdet deira rettar seg derfor ofte mot å påverke offentleg politikkutforming.

Organisasjonsarkiva er primærkjelder til å forstå kulturutviklinga både i lokalsamfunn og nasjonalt. Ofte vil også organisasjonsarkiv, bedriftsarkiv og offentlege arkiv kunne utfylle og utdjupe kvarandre. I eit lokalsamfunn vil for eksempel private arkiv etter politiske parti, interesseorganisasjonar og bedrifter gi mykje av bakteppet for å forstå kommunal politikk og arbeidet til lokalforvaltninga.

2.4 Klargjering før avlevering eller deponering

2.4.1 Innleiing

Før offentleg arkivmateriale blir avlevert, skal det vere gjennomført arkivavgrensing og kassasjon. Ordning og katalogisering er nødvendige føresetnader for at arkivmaterialet kan bli tilgjengeleg for bruk, og det er ein føresetnad for seinare digitalisering.

2.4.2 Arkivavgrensing og kassasjon

Arkivavgrensing vil seie å ta ut av arkivet dei dokumenta som verken har vore sakshandsama eller har verdi som dokumentasjon. Det gjeld f.eks. trykksaker, kopiar, rundskriv o.a. Dette materialet er ikkje arkivverdig. Dersom slike dokument likevel er arkiverte, må dette materialet skiljast ut før avlevering. Kassasjon handlar om at materiale som er arkivert fordi det har vore sakshandsama eller har hatt verdi som dokumentasjon, seinare blir kassert og dermed teke ut av arkivet. Det er forbode å kassere offentleg arkivmateriale utan at det finst heimel for det. Uheimla kassasjon kan straffast med bøter.

Arkivforskrifta gir eksempel på materiale som skal arkivavgrensast, mens generelle og verksemdsspesifikke kassasjonsreglar nemner kva som skal bevarast, og kva som kan kasserast. For statsadministrasjonen har Riksarkivaren utarbeidd generelle, felles kassasjonsreglar for saker som gjeld eigen administrasjon, økonomiforvaltning og personalforvaltning. For fagsakene skal kvart statlege organ utarbeide eigne spesifiserte kassasjonsreglar. Før reglane tek til å gjelde, må dei godkjennast av Riksarkivaren.

Dersom eit statleg organ verken har godkjende kassasjonsreglar eller har gjennomført kassasjon før avlevering til Arkivverket, kan Riksarkivaren nekte å ta imot materialet eller krevje refusjon for dei ekstrautgiftene dette medfører. Også kommunale og fylkeskommunale arkiv skal vere arkivavgrensa før avlevering til kommunalt eller interkommunalt depot. Kassasjon skal vere gjennomført etter reglar som er godkjende av Riksarkivaren. Saman med aktørar frå kommunal sektor har Riksarkivaren utarbeidd utkast til nye bevarings- og kassasjonsreglar.

For privatarkiv må spørsmålet om kassasjon avgjerast i kvart tilfelle. Ofte skjer det etter at arkivet er avlevert, fordi det er depotinstitusjonane som tek seg av denne oppgåva.

2.4.3 Ordning og katalogisering

Ordning av arkiva vil seie at materialet blir gjennomgått, systematisert og pakka med sikte på forsvarleg oppbevaring. Ordninga legg grunnlaget for å skaffe seg oversyn over arkivmaterialet og er nødvendig for å kunne lage ein katalog. Katalogane er den viktigaste reiskapen for å finne fram til relevant arkivmateriale, både for eksterne brukarar og for dei tilsette i depotinstitusjonane. Katalogiseringa er også ein føresetnad for å få fram nødvendige metadata til ein digitaliseringsprosess.

Kjelde: Foto: Øystein Wasmuth, Arkiv i Nordland

Materialet skal vere ordna etter sitt opphav (proveniens). Det vil seie at arkiv frå ulike arkivskaparar ikkje må blandast saman, men haldast kvar for seg. I tillegg skal ein ta vare på den opphavlege orden og indre samanheng i arkivmaterialet, eller om nødvendig byggje han opp att. Dei ulike arkivstykka (arkivboksar, pakkar og protokollar) skal vere etiketterte med nødvendige kontekst- og innhaldsopplysningar. Det skal setjast opp avleveringslister over alle arkivstykka som inngår i avleveringa, og kva dei inneheld. Denne lista ligg til grunn når arkivet seinare skal katalogiserast i depotet. Tilhøyrande arkivnøklar, arkivplan, register og andre oversikter skal følgje med i avleveringa. Arkivmateriale på elektroniske medium skal vere dokumentert på ein slik måte at informasjonen seinare kan brukast.

Riksarkivaren kan fastsetje nærare krav for statsforvaltninga om ordning, listeføring, dokumentasjon, merking, type, format og kvalitet på avleveringsmedia. Den avleverande institusjonen skal dekkje alle kostnader ved avleveringa fram til materialet er plassert i depotet. Kvar kommune og fylkeskommune fastset eigne avleveringskrav. Desse krava skal basere seg på ein normalinstruks frå Riksarkivaren som ligg nær opp til regelverket i staten. For papirarkiv er reglane nesten identiske, men for elektroniske arkiv er dei ikkje oppdaterte og spesifiserte på same måten som for staten. Kommunane blir derfor oppmoda om å leggje det statlege regelverket til grunn ved elektronisk avlevering.

Ettersom dei fleste private arkivskaparar ikkje har noka plikt til å avlevere eller bevare arkivmaterialet sitt over tid, er det vanskeleg å stille krav om dette. Arkivskaparane bør motiverast til å gjere sitt til ordning og listeføring. I praksis går dette lettast når arkivskaparen er klar over arkivets kultur- eller forskingsverdi, og sjølv er interessert i å ta vare på arkivet. I mange tilfelle er det nedlegging, konkurs eller dødsfall som aktualiserer spørsmålet om avlevering av privatarkiv. Det vil ofte vere ei utfordring for ein depotinstitusjon å ta imot større uordna privatarkiv.

Trass i at materialet i prinsippet skal vere ordna før det kjem til depotinstitusjonane, har dei fleste institusjonane som oppbevarer arkivmateriale, eit såkalla ordningsetterslep, dvs. at det finst arkivmateriale som er avlevert, men som likevel ikkje er ordna. Oftast gjeld dette privatarkiv eller offentlege arkiv som er avleverte på eit tidlegare tidspunkt, då dei formelle og reelle krava til avlevering var mindre omfattande. Dette materialet er i praksis utilgjengeleg sidan det ikkje er mogleg å ha oversikt over innhaldet eller orientere seg i det. Samla sett har arkivsektoren eit stort etterslep av uordna materiale i depot. For Arkivverket utgjer det om lag sju pst. av materialet eller 15 000 hyllemeter. For å ta igjen dette etterslepet vil det gå med om lag 100 – 150 årsverk. I det uordna materialet finst det arkiv frå krigstida og fleire viktige privatarkiv. I kommunale arkivinstitusjonar utgjer ordningsetterslepet om lag 42 000 hyllemeter eller litt i overkant av 20 pst. av materialet.

For privatarkiv har etterslepet samanheng med at ein ikkje kan stille dei same ordningskrava ved avlevering eller deponering. I ABM-skrift nr. 40 Til kildene frå 2007 har ein rekna at 30 pst. av privatarkiva i oppbevaringsinstitusjonar er uordna.

2.5 Avlevering, deponering og bevaring

2.5.1 Innleiing

Offentleg arkivmateriale som ikkje lenger er i administrativ bruk, skal avleverast til eller deponerast i arkivdepot. Arkivmateriale skal til vanleg avleverast når det er 25 – 30 år gammalt. Unntak kan gjerast av Riksarkivaren dersom arkiva framleis er i aktiv bruk hos arkivskaparen. Arkiv etter nedlagde verksemder skal avleverast omgåande. Det same gjeld for offentlege utval som avsluttar arbeidet sitt.

Overføring til depot kan skje i form av avlevering eller deponering. I statsforvaltninga vil avlevering seie at Arkivverket formelt og reelt tek over råderetten og forvaltningsansvaret for materialet. I kommunale og interkommunale arkivdepot ligg det overordna ansvaret for materialet framleis hos administrasjonssjefen i kvar kommune. Dette gjeld også dersom arkivet er overført til eit interkommunalt fellesdepot.

Ved deponering er det arkivskaparen som framleis har råderett over og ansvar for arkivet. Deponering blir også brukt når private arkivskaparar plasserer arkiva sine i ein arkivinstitusjon, men framleis ynskjer å ha eigedomsretten.

Statsforvaltninga skal avlevere arkiva sine til Arkivverket. Kommunar og fylkeskommunar kan avlevere til eige arkivdepot eller samarbeide med andre kommunar om interkommunale ordningar. Riksarkivaren kan avgjere at arkiv frå organ som skifter status frå statleg til kommunal eller frå offentleg til privat, heilt eller delvis skal følgje reglane som knyter seg til den tidlegare statusen. Det same gjeld private rettssubjekt som tek imot offentlege driftstilskot som er viktige for verksemda, eller som har fullmakt til å gjere enkeltvedtak eller utferde forskrift. Eigarar av privatarkiv som Riksarkivaren har registrert som særskilt verneverdige, skal gi melding til Riksarkivaren når arkivet skifter eigar, er planlagt sendt ut av landet eller står i fare for å gå tapt. Riksarkivaren kan i slike tilfelle krevje å få kopi av dokumenta. Private bedrifter, organisasjonar og privatpersonar som ikkje kjem inn under desse ordningane, kan avlevere eller deponere arkivet til ein oppbevaringsinstitusjon, ta vare på det eller kassere det. Dei privatarkiva som er bevarte, fordeler seg på mange ulike oppbevaringsinstitusjonar, både arkivinstitusjonar, bibliotek og museum.

Når arkiva blir avleverte til eit arkivdepot, går dei inn i ein ny fase som historisk samfunnsdokumentasjon. Dei skal då oppbevarast så lenge dei blir rekna for å vere bevaringsverdige – i utgangspunktet gjerne for ei uavgrensa ettertid, og dei skal vere tilgjengelege for bruk innanfor dei rammene som regelverket tilseier. Det er stor spennvidd i graden av tilgjenge, og dei krava og forventningane samfunnet har i dag ligg langt over det som var vanleg for eit tiår eller to sidan.

Papirbasert materiale skal avleverast til eller deponerast i arkivbevaringsinstitusjonar. Frå elektroniske arkivsystem blir det gjort uttrekk som arkivbevaringsinstitusjonane tek hand om. Staten praktiserer ei ordning der arkivskaparane deponerer digitalt materiale i Arkivverket før sjølve avleveringa. Det vil seie at Arkivverket tek vare på ein reservekopi av materialet, mens arkivskaparen sjølv har ansvaret for alle typar bruk av materialet fram til formell avlevering av digitalt materiale kan skje etter 25 – 30 år.

Alt materiale som kjem inn, er normalt komme for å bli. Vurderinga av kva som er bevaringsverdig, skal vere gjord på førehand. Berre i særskilde tilfelle blir det gjennomført fornya vurdering eller kassasjon av materiale som er motteke i eit depot. Det fører til at arkivmaterialet i dei fleste arkivdepota aukar meir eller mindre kontinuerleg utan noka form for avgang. Det er òg slik at storparten av materialet i eit arkivdepot er på papir. Riksarkivet bevarer det eldste materialet, som går heilt attende til mellomalderen. I kommunale arkivdepot går materialet normalt tilbake til 1800-talet. I alle arkivdepot stammar likevel den største mengda papirarkiv frå tida etter 1950.

Hovudregelen om avlevering til depot når materialet er 25 – 30 år gammalt, vil seie at arkiv skapte etter midten av 1980-åra enno er hos arkivskaparane og skal avleverast i ein periode fram til rundt 2040. Trass i at digitale arkiv byrja å vinne innpass i arkivskapinga frå 1990-åra og særleg etter 2000, er det store mengder papir som skal inn til arkivinstitusjonane dei neste 25 – 30 åra.

Parallelt med dette skal det etablerast funksjonar og system for mottak, bevaring og tilgjengeleggjering av digitalt materiale. Fordi slikt materiale er så sårbart, bør materialet avleverast eller deponerast på eit atskilleg tidlegare tidspunkt enn etter 25 år, helst så snart det er teke ut av det opphavlege systemet hos arkivskaparen. Til no er det berre eit fåtal arkivinstitusjonar som har etablert profesjonelle ordningar for å ta imot digitalt arkivmateriale, og kapasiteten på mottak og handsaming er for dårleg. Dette representerer ei av dei aller største utfordringane på arkivområdet i dag.

Avlevering til arkivdepot utgjer eit viktig skilje i livssyklusen til arkivmaterialet. For det første blir råderetten og forvaltningsansvaret overførte til ein annan instans enn arkivskaparen. For det andre skal materialet leggjast til rette for ein annan type bruk enn tidlegare. I arkivdepotet skal materialet stå til disposisjon for alle som treng å hente ut informasjon eller dokumentasjon, anten det er forskarar, forfattarar, slektsgranskarar, journalistar, advokatar, lærarar eller personar som skal dokumentere sine rettar eller er interesserte i historie og kultur generelt.

For å forstå innhaldet i dei ymse arkiva og dei ulike arkivdokumenta er det ofte avgjerande at ein har kunnskap om den samanhengen materialet vart skapt i – ein må kjenne til konteksten for materialet. Det fører mellom anna til at ein må ha kunnskap om den som har skapt materialet, om korleis dokument og seriar står i høve til kvarandre, osv. Konteksten har òg mykje å seie for å kunne bevare autentisiteten til materialet. Forvaltninga av arkivmaterialet i arkivdepot handlar i stor grad om å sikre denne konteksten og autentisiteten over tid, samstundes som materialet blir lagt til rette for tilgjengeleggjering og bruk.

To sentrale element i forvaltninga av det papirbaserte arkivmaterialet i dette perspektivet knyter seg til ajourføring og kvalitetssikring av katalogopplysningar og til ei samla og koordinert magasinstyring. Ajourføring og kvalitetssikring av katalogopplysningar har som mål å sjå til at informasjonssystemet i arkivdepota framstiller arkivskaparane og arkiva så detaljert at brukarane kan skaffe seg eit godt bilete av innhaldet. Arkivinformasjonssystemet Asta er de facto norsk standard for arkivframstilling og blir brukt i Arkivverket og dei fleste andre depotinstitusjonane. I tillegg er det i bruk hos fleire arkivskaparar.

Ein viktig del av dette arbeidet er å vidareutvikle metodar og system for god arkivframstilling. Magasinstyringa knyter seg til den fysiske kontrollen med det papirbaserte arkivmaterialet og til funksjonar for bestilling og framhenting.

Arkivlova set forbod mot at offentleg arkivmateriale blir levert til andre enn offentlege arkivdepot i samsvar med lovreglane, og lova set også forbod mot at andre tileignar seg slikt materiale. Dette gjeld ikkje for privatarkiv. Derfor er det ulike arkivdepot som oppbevarer privatarkiv. Dei største samlingane finst i statlege og kommunale arkivinstitusjonar og i dei få private arkivinstitusjonane som er skipa. Men musea og biblioteka oppbevarer også store mengder privatarkiv, oftast med tilknyting til eit lokalmiljø eller eit fagområde som vedkommande museum eller bibliotek har som ansvarsområde.

Trass i dette mangfaldet blir det likevel bevart mykje mindre privat arkivmateriale enn offentleg. Det heng saman med at ingen offentlege arkivinstitusjonar har fått pålegg om å ta vare på privatarkiv, og heller ikkje museum eller bibliotek. Det einaste unntaket er Samisk arkiv, som er ein del av Arkivverket, og som har til oppgåve å ta vare på den samiske kulturarven gjennom bevaring av arkivmateriale. Dei private arkivinstitusjonane har privatarkiv som hovudoppgåve, men omfanget av denne verksemda i dagens Noreg er ikkje stort nok til at det endrar totalbiletet.

Langtidslagring av papirmateriale og anna analogt materiale set først og fremst krav til lokala – tilstrekkeleg storleik, klima og sikring. Også kvaliteten på papir og andre informasjonsberarar, i tillegg til emballasje som arkivesker og liknande, kan ha mykje å seie for levetida til dokumenta. Det same gjeld handteringa av materialet. Ein stor del av det mest brukte arkivmaterialet er sterkt prega av lang tids bruksslitasje. Tidlegare er det lagt ned store ressursar i å utbetre skadar og restaurere det papirbaserte arkivmaterialet. Dei siste åra er derimot innsatsen lagd om frå reparasjonsarbeid (aktiv konservering) til førebyggjande konservering. Dessutan blir skadd materiale helst lagt til rette for bruk i digital versjon framfor kostnadskrevjande reparasjon av papiroriginalen. Originalen vil liggje utilgjengeleg for bruk under optimale oppbevaringsvilkår. Ein del større arkivinstitusjonar har eige konserveringspersonale som dels kan ta seg av førebyggjande tiltak for å hindre at fysiske informasjonsberarar blir brotne ned, og dels kan reparere skadar.

Langtidslagring av digitalt materiale krev ikkje store lokale. Men det krev utstyr, programvare og faste rutinar slik at materialet kan lagrast i fleire eksemplar og migrerast (flyttast) ved behov, dvs. til nye lagringseiningar, for å halde materialet ved like eller tilpasse det til nye format og ny lagringsteknologi. Digital langtidslagring er handsamingsintensiv og set store krav til kompetanse både innanfor IKT og arkivfag.

2.5.2 Avlevering og mottak – etterslep og tilvekst

Dei seinare åra har digital arkivdanning etter kvart avløyst papirarkiva i forvaltninga, men ein reknar enno med at papirarkiv blir produserte ei tid framover. Med dagens avleveringspraksis fører det til at statsforvaltninga vil ha behov for å avlevere papirarkiv i fleire tiår framover. Den samla mengda med papirbasert arkivmateriale i norske depotinstitusjonar (arkivinstitusjonar, bibliotek og museum) er i storleiken 450 000 hyllemeter (hm). Av dette er rundt 200 000 hm avlevert frå statsforvaltninga, 160 000 hm frå kommunal forvaltning, og 90 000 hm er privatarkiv. Den årlege tilveksten har dei siste åra vore på om lag 20 000 hm. Av dette kjem ca. 6000 – 7000 hm frå statsforvaltninga, om lag tilsvarande frå kommunale arkivskaparar, mens tilveksten av privatarkiv er på rundt 7000 hm. For perioden fram til 2025 er det pårekna eit behov for å ta imot avleveringar på i gjennomsnitt 11 000 hyllemeter årleg for Arkivverket utanom Norsk helsearkiv. Først i 2030- og 2040-åra reknar ein med at avleveringsbehovet skal minke og etter kvart ta slutt.

Regelverket krev at dei statlege arkivskaparane skal dekkje kostnadene ved avlevering til Arkivverket. Før avlevering kan skje, skal arkiva ordnast og listeførast, og materiale som ikkje er klassifisert som bevaringsverdig, skal skiljast ut og kasserast. Likevel fører avleveringane til mykje for- og etterarbeid for Arkivverket. I endå større grad er dette tilfellet når det gjeld mottak av privatarkiv, der ein ikkje kan setje dei same lovbundne krava til den avleverande instansen. Institusjonane i Arkivverket har store mengder arkiv frå tidlegare avleveringar som framleis ikkje er tilfredsstillande ordna og katalogiserte.

Depotstyring, oversyn over arkivmaterialet, framstilling av innhaldet i arkiva og framfinning av materialet (både papirarkiva og det digitale materialet) baserer seg på informasjonssystemet Asta, som blir brukt av alle institusjonane i Arkivverket. Om lag 60 pst. av arkivmaterialet er til no framstilt i Asta på såkalla stykkenivå. Det vil seie at kvar protokoll eller arkiveske er registrert for seg, men utan at det nødvendigvis ligg føre eit meir spesifisert innhaldsoversyn. Framstillinga i Asta er òg ein føresetnad for å tilgjengeleggjere arkiva for publikum i den digitale nettkatalogen i Arkivportalen. Arbeidet med papirarkiva utgjer enno ei svært stor oppgåve for Arkivverket. Totalt går det med om lag dobbelt så mykje ressursar her som til arbeidet med dei digitalt skapte arkiva.

2.5.3 Bevaring av private arkiv

Private arkiv har verdi som dokumentasjon av kulturelle, rettslege og personlege interesser til enkeltpersonar og grupper av menneske. Tilgang til privatarkiv er nødvendig som kjeldegrunnlag for å forstå kultur og historie. Kva slags privatarkiv som blir bevarte og tilgjengeleggjorde, er eit resultat av utveljingsprosessar, der somme arkiv også blir valde bort. Premissane for desse prosessane må derfor klargjerast.

Arbeidet med privatarkiva er avgjerande forsterka dei siste åra, og den samla mengda privatarkiv som er sikra og tilgjengeleggjorde, har auka dei siste tjue åra. I St.meld. nr. 22 (1999 – 2000) opplyste departementet at Riksarkivet oppbevarte 7000 hyllemeter privatarkiv, mens Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek oppbevarte 5000 hyllemeter. Norsk kulturråds statistikk for arkiv og museum 2010 viser at materialet i dei to arkiva har auka til over 13 000 hyllemeter i Riksarkivet og over 7000 hyllemeter i Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek.

Norsk kulturråds statistikk for arkiv og museum 2010 viser at privatarkiva utgjer 17 pst. av den samla materialet av bevarte arkiv. ABM-utvikling kartla i 2007 kva som finst av lokalhistorisk og annan kulturvernbasert aktivitet i norske lokalsamfunn med basis i institusjonar, organisasjonar og lag. Siktemålet var å komme fram til ein situasjonsrapport om vern og formidling av privatarkiv og tradisjonsmateriale av lokalt og regionalt opphav. Hovudkonklusjonen i ABM-skrift nr. 40/2007: Til kildene – kartlegging av regionale og lokal arkiv, var at bevarte og tilgjengeleggjorde arkiv i norske arkivinstitusjonar ikkje representerer ein fullstendig samfunnsdokumentasjon. Viktige samfunnssektorar er svakt dokumenterte, og det er store regionale forskjellar.

Privatarkiva inneheld ofte typar av dokument eller seriar som sjeldan eller aldri er å finne i dei offentlege arkiva. Den private korrespondansen og dagbøkene er kjelder som gjerne er heilt nødvendige for å skrive ein god og interessant biografi. Privatarkiva inneheld dessutan ofte verdfulle seriar med fotografi.

Eksempel på privatarkiv som er bevarte i Riksarkivet

Arkivet etter Norsk Misjon Blant Hjemløse har vist seg å vere svært viktig for ivaretakinga av rettane til mange enkeltmenneske og for forsking rundt styresmaktenes politikk og handsaming av nasjonale minoritetar. I korrespondansen mellom minoritetar, misjonen og ulike styresmakter ligg også mykje informasjon om kulturen til nasjonale minoritetar og livssynet deira. Misjonens store fotoarkiv er ei unik kjelde med bilete frå barneheimane og Svanviken Arbeidskoloni, men også med bilete frå kvardagslivet til dei reisande.

Kjelde: Originalen er i Riksarkivet. Referanse: PA-0793 Norsk Misjon Blant Hjemløse, serie Fu – publikasjoner, eske 516 – På hjemveien 1933 – 1937

Arkivet etter Instituttet for samanliknande kulturforsking rommar dei tre store undersøkingane om utviklingsformene til bondesamfunnet: «Setrar og seterbruk i Noreg» (1928 – 1939), «Gardssamfunn og grannesamfunn i Noreg» (1943 – 1975) og «Gamal gardsskipnad i Noreg» (1947 – 1962). Mykje av arkivmaterialet er basert på intervju med folk som kjende det gamle bondesamfunnet, intervju i form av omfattande spørjelister. Her får vi vite korleis livet var på bygda, på garden og på setra for meir enn 100 år sidan. Arkivet inneheld også fotografi og teikningar av gardar og gardstun. Dette arkivet er truleg det privatarkivet som har vore mest brukt av alle privatarkiva i Riksarkivet. Samlinga har vore mykje brukt av profesjonelle forskarar, lokalhistorikarar og hovudfagsstudentar, men også privatpersonar, bønder og juristar har gjort bruk av materialet, mellom anna i samanheng med eigedomstilhøve og grensetvistar. Fleire skuleklassar, både på ungdomsskulenivå og vidaregåande, har brukt arkivet i andre samanhengar, for eksempel til særoppgåver og prosjektoppgåver.

Arkivet etter Vesteraalens Dampskibsselskab (VDS) er det største og mest komplette bedriftsarkivet i Riksarkivet. Det inneheld materiale frå etableringa av selskapet i 1881 og fram til fusjonen med Ofotens Dampskibsselskab (ODS) i 1987. Arkivet inneheld protokollar frå selskapets styrande organ, administrasjonens korrespondanse- og sakarkiv, havarisaker, ulykkessaker, personrelaterte saker, skipsdagbøker, skipsteikningar og eit svært verdfullt fotoarkiv. To av dei mest kostbare prosjekta i norsk fartøyvern har hatt ei lang fortid i Vesteraalens Dampskibsselskab. Det gjeld lokalbåten «Børøysund» frå 1908 og godsbåten «Hestmanden» frå 1911. I tillegg er hurtigruteskipet «Finnmarken» frå 1956 sett på land i Stokmarknes. Føresetnaden for at vedlikehaldet og restaureringsarbeidet på desse fartøya skal bli vellykka, er først og fremst at arbeidet byggjer på den teknisk-historiske dokumentasjonen som finst i arkivet. Arkivet etter Vesteraalens Dampskibsselskab har stor identitetsverdi for mange menneske og representerer ein viktig symbolverdi for kystbuarane generelt og for folket i Nord-Noreg spesielt. Vesteraalens Dampskibsselskab var i mange år den største bedrifta i Nord-Noreg og gav arbeid til mange. Arkivet inneheld derfor også dokumentasjon om ei stor mengd personar gjennom ein periode på over 100 år. Arkivet er truleg det einaste reiararkivet av denne typen som kjem til å bli bevart for ettertida. Dette omfattande arkivet vil derfor komme til å få svært mykje å seie for alt framtidig forskingsarbeid knytt til norsk kystrutefart, nordnorsk lokalfart og for fartøyverninteressene i Noreg.

Krigsarkivet etter Norsk Telegrambyrå (NTB) er eit fotoarkiv med om lag 30 000 positivar og 25 000 negativar pluss glasplater. Arkivet inneheld ei samling fotografi frå fleire arkivskaparar. Dei viktigaste er Regjeringens Informasjonskontor i London, Pressekontoret i Stockholm og NTB i Oslo. I tillegg er det bilete frå NTB London, organ under Nasjonal Samling (NS), allierte styresmakter, tyske styresmakter og ulike internasjonale fotografar og byrå. Det finst bilete frå dei norske styrkane i utlandet, norsk siviladministrasjon i London og Sverige, mange bilete av kongefamilien under krigen, innmarsjen til tyskarane 9. og 10. april, evakueringa av norske styresmakter, kamphandlingar, krigsfangar og bombeåtak på norske byar. Her finst bilete tekne av NTBs eigne fotografar med motiv frå allierte åtak på Noreg, tyske sivile og militære einingar, personar og hendingar og tilsvarande NS-motiv, vidare om kvardagsliv, den norske motstandsrørsla, sabotasje, krigsøydeleggingar og evakueringa av Finnmark. Arkivet inneheld òg ei rad fotografi av den norske handelsflåten under krigen, av alliert og tysk krigføring utanfor Noreg og frå forskjellige NS-organ og institusjonar. Berre eit fåtal av bileta er tidlegare offentleggjorde.

Viktige privatarkiv som er gått tapt

Svært mange arkiv etter fiskeriverksemda vår er gått tapt. Det gjeld særleg føretak i dei nordlegaste fylka, der arkivsituasjonen er mangelfull på fleire område som følgje av krigshandlingane under andre verdskrigen. I Noreg var det ein gong mange skifabrikkar og mange skofabrikkar. Det er ikkje registrert bevarte arkiv etter desse verksemdene, og arkiva er i dag truleg gått tapt. Det er bevart få arkiv frå idrettsorganisasjonane, og mange av desse arkiva er borte. Fleire verdfulle personarkiv er gått tapt av omsyn til personvernet eller grunngitt ut frå ei vurdering om at materialet ikkje ville tole offentleg publisitet.

Svært få arkiv etter private barneheimar, barnevernsinstitusjonar og spesialskular er bevarte. Mange av desse arkiva er brende eller øydelagde på annan måte.

Storparten av arkivet etter Svanviken Arbeidskoloni vart øydelagt rundt 1990. Noko er bevart i Statsarkivet i Trondheim. Diskusjonen rundt dette arkivet og andre arkiv som dokumenterer styresmaktenes handsaming av minoritetar, har ofte vore prega av at det å bevare grunnlagsmateriale som klientmapper, vurderingar av den mentale helsa til enkeltpersonar, åndsevner og andre nærgåande skildringar i seg sjølv blir rekna som ei vidareføring av overgrep. Mange har derfor ynskt å øydeleggje slikt arkivmateriale. Frå Arkivverket er det hevda at eit oppgjer med overgrepa i ettertid er avhengig av at dokumentasjonen blir bevart.

Kjelde: Fotograf ukjent. Originalen er i Riksarkivet. Referanse PA-0793_086F NBR 9403:00404.

Chr. Spigerverk, etablert i 1853, var eit landsomfattande konsern med moderselskapet i Nydalen. Den første elektroomnen var banebrytande, og mellom stålvalseverk og blokkvalseverk utvikla ein seinare ein heilt ny metode med elektriske varmegroper for blokkene. Slike «norske varmegroper» vart m.a. bygde ved smelteverk i Ruhr. Ved fusjonen med Elkem i 1972 hadde selskapet meir enn 4500 tilsette og verksemder på 19 forskjellige produksjonsstader i 13 ulike fylke. Rundt 2000 arbeidde ved moderselskapet i Nydalen. Berre ein liten del av Spigerverkets arkiv er bevart i Oslo byarkiv.

Tandbergs Radiofabrikk vart etablert i 1933 av sivilingeniør Vebjørn Tandberg. I glanstida si hadde selskapet fabrikkar på Kjelsås, Notodden, Kjeller, Skullerud og Haddington (Skottland). Det vart produsert radioar, datautstyr, språklaboratorium, fjernsyn, bandspelarar og stereoutstyr. Radiofabrikken starta med tre tilsette i 1933, men vart raskt utvida, og i 1951 vart det bygd ein stor fabrikk på 9600 m². Bedrifta ekspanderte gjennom heile 1950- og 1960-talet, men møtte etter kvart større konkurranse frå utlandet. Radiofabrikken Radionette vart fusjonert med Tandberg i 1972. Tandbergs radiofabrikk vart erklært konkurs i desember 1978, men konkursen vart gjord opp med full dividende til alle kreditorar. Berre ein liten del av radiofabrikkens arkiv er bevart i Norsk Teknisk Museum.

Chr. Bjelland & Co, etablert i Stavanger i 1882, vart den største hermetikkfabrikken i Skandinavia. Logoen til Bjelland, «Mannen med fisken» teikna av Th. Kittelsen, vart saman med bedriftsvaremerket «King Oscar» verdskjende. Selskapet opna alt i 1902 kontor i New York, og eksport av produksjonen frå Noreg til USA, Canada, Sør-Afrika og Japan utgjorde størstedelen av omsetninga. Chr. Bjelland & Co var i mange år Stavangers største arbeidsplass. Arkivet er kassert.

2.5.4 Uttrekk frå elektroniske system

Uttrekk av digitalt skapt arkivmateriale frå det opphavlege systemet og overføring (avlevering eller deponering) frå ein arkivskapande til ein arkivbevarande instans er ein av dei kritiske fasane i livssyklusen til materialet. Uttrekk er eit arkivfagleg omgrep som inneber at materialet blir teke ut av sin opphavlege kontekst, overført til andre medium og andre format, og ansvaret er det ein annan instans som overtek. I tillegg til å bevare integriteten og lesbarheita til materialet må ein passe på at det følgjer med tilstrekkelege metadata til å forklare den opphavlege konteksten, og til å dokumentere at materialet er kva det gir seg ut for å vere, dvs. at det er autentisk.

Det har vore arbeidd mykje, både i Noreg og internasjonalt, med å utforme krav og utvikle standardar, metodar og rutinar for å ta hand om denne prosessen på ein fullgod måte. I Noreg har langtidsbevaring av uttrekk frå elektroniske system vorte handsama i eit felles prosjekt mellom Riksarkivet og ein del større kommunale arkivinstansar. Arbeidet baserer seg på etablerte internasjonale standardar, og ein har òg eit nært samarbeid med det svenske riksarkivet om metodar og løysingar.

Det er ikkje mogleg å langtidsbevare dei IKT-systema som arkivskaparane bruker til sakshandsaming og arkivskaping, berre informasjon frå desse systema. Det gjer ein ved å hente ut ein arkivversjon av den bevaringsverdige informasjonen i såkalla uttrekk. For at dei skal kunne lesast over tid, må ein konvertere dei til ei standardisert og tilstrekkeleg teknologiuavhengig form. Samstundes må dette gjerast slik at materialet ikkje mister sin verdi som arkivdokumentasjon verken for historiske eller rettslege dokumentasjonsformål, det vil seie at ein må halde ved like autentisiteten til materialet. Eit fundamentalt kvalitetskrav er at det materialet som blir avlevert, må vere autentisk og ha bevart integriteten. Dokumentasjonen av korrespondanse, sakshandsaming, møte, vedtak, avtalar osv. som ligg i arkiva, må vere det han gir seg ut for å vere, og må bevarast uendra. For elektronisk materiale er dette ei stor utfordring. Og produksjonen av ein arkivversjon for avlevering er ein ekstra kritisk fase i informasjonshandsaminga, fordi dokumenta då blir tekne ut av den opphavlege samanhengen som systemet utgjer, og plasserte i ein ny. Risikoen for at informasjon kan bli manipulert i ein slik prosess – bevisst eller ubevisst – er stor, og manipulering av elektronisk informasjon skjer som oftast utan å etterlate seg spor. Ein må for det første kontrollere at informasjonen faktisk er autentisk, gjennom å bevare han uendra og i sin rette samanheng i arkivet. Like viktig er det å utforme og setje i verk krav, prosedyrar og kontrollar som sikrar tillit til at informasjonen er autentisk. Om vi ikkje i ettertid kan lite på det at digitalt skapte materialet er kva det gir seg ut for å vere, har det liten verdi å ta vare på det.

Det å lage slike uttrekk eller arkivversjonar av informasjonen for avlevering til arkivdepot er ein krevjande prosess. Det er først nødvendig å definere kva slags informasjon som er bevaringsverdig, og finne ut korleis denne informasjonen lèt seg identifisere i det aktuelle IKT-systemet. Deretter må ein spesifisere korleis IKT-systemet skal eksportere denne informasjonen til ein arkivversjon som kan avleverast til arkivbevaringsinstitusjonane og bli bevart for ettertida. Ettersom arkivversjonar må produserast mens IKT-systema framleis er i bruk, er det nødvendig å leggje systema til rette og supplere dei med eigen funksjonalitet for slik eksport. Det gjer ein best i tilknyting til den opphavlege systemutviklinga. Skal det gjerast i etterkant, blir det gjerne meir kostbart. Det er likevel slik at mange av dei systema som er i bruk til sakshandsaming i forvaltninga i dag, ikkje har slik funksjonalitet. Det tilseier at om ein skal få eit tilfredsstillande resultat, må depotinstitusjonane til vanleg involvere seg både når funksjonaliteten blir utforma, og når arkivversjonen i sin tur blir produsert. Det er avgjerande å ha at arkivfunksjonaliteten i størst mogleg grad er på plass når systema blir kjøpt inn.

Riksarkivaren er i ferd med å utarbeide krav, prosedyrar og kontrollmekanismar til bruk for Arkivverket og andre institusjonar som har digitale depot. Opplegget skal sikre tillit til at informasjonen er autentisk, og er i tråd med internasjonale standardar som er implementerte av nasjonale arkivinstitusjonar utanlands.

Arkivverket skal ta imot alt bevaringsverdig arkivmateriale som blir framstilt digitalt i statsforvaltninga, og etaten har motteke digitale arkiv sidan 1985. Arkivverket tek vare på ein reservekopi av materialet, mens arkivskaparen sjølv har ansvaret for alle typar bruk av materialet fram til formell avlevering av digitalt materiale kan skje etter 25 – 30 år. Per 2011 er det motteke datauttrekk frå nærare 850 elektroniske arkivsystem. I arkivstatistikken for 2010 er det rapportert om til saman 1550 uttrekk. Av dei er 33 frå privat sektor. Datavolumet for desse avleveringane er så langt moderat, sidan det i hovudsak dreier seg om reine register der dei tilhøyrande saksdokumenta ligg føre i papirform. I tida framover vil likevel avleveringane i støre grad vere uttrekk frå system som også inneheld digitale saksdokument, og det vil auke lagringsvoluma dramatisk. For å halde tritt med den digitale arkivskapinga i forvaltninga er det årlege avleveringsbehovet rekna til uttrekk frå 250 elektroniske system (150 Noark-system og 100 fagsystem). Det fører til ein årleg tilvekst på om lag 60 TB (terabyte).

Før det digitale materialet og tilhøyrande dokumentasjon blir lagra i depot, blir materialet testa etter fastlagde prosedyrar. Arkivverket har utvikla metodar og dataverktøy for å styre og effektivisere avleveringsprosessane og kontrollere datauttrekka som blir avleverte eller deponerte. Statsarkiva er med på ymse måtar i arbeidet med bevaringsvurdering og mottak av digitalt skapt arkivmateriale, men dette blir styrt og koordinert av Riksarkivet, som også tek seg av depotfunksjonen for dei digitale arkiva.

Mengda av elektroniske arkiv i kommunane er i dag svært stor, og mykje av materialet er bevaringsverdig.

Kommunale arkivinstitusjonar starta arbeidet med å etablere depot for elektronisk arkivmateriale i 2002 – 2003. Dei kommunale arkivinstitusjonane tilbyr rettleiing innanfor dei aller fleste sidene av elektroniske arkiv og fleire gjennomfører også migrering eller uttrekk frå elektroniske arkiv for sine eigarar.

Kommunale depotinstitusjonar varierer sterkt i talet på eigarar og tilgjengelege ressursar, og i kva for tenester som blir tilbydde. Nokre store IKA-institusjonar tek imot 30 – 40 deponeringar per år, andre har ikkje digitale depot. Dei store ulikskapane mellom kommunale digitale depotinstitusjonar inneber også at rutinar, verktøy, utforming av tenester og kompetanse varierer.

Ved bevaring av digitale system prioriterer ein juridisk viktige opplysningar (rettsinformasjon). Dette handlar om uttrekk frå sak- og arkivsystem som gjerne skjer etter rullering over tre år. Ved handtering av uttrekka sjekkar ein mellom anna at filene kan lesast og er fullstendige. Arkivstatistikken for 2010 viser at dei interkommunale arkiva, byarkiva og fylkesarkiva hadde til saman 477 uttrekk frå offentlege arkiv. IKA Trøndelag hadde flest med 157 uttrekk frå elektroniske arkiv. Byarkiva i Bergen og Oslo, IKA Trøndelag og IKA Møre og Romsdal er med på å utvikle teknologi og kompetanse for heile den kommunale og fylkeskommunale arkivsektoren. Dette kjem til uttrykk gjennom deltaking i standardiseringsarbeid, deltaking i utgreiings- og utviklingsarbeid og deltaking i nasjonale og internasjonale fagforum. Verksemda til Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter er viktig i denne samanhengen.

2.5.5 Langtidsbevaring av papirarkiv – sentraldepot

Ein reknar med at Arkivverket skal ta imot endå 310 000 hyllemeter bevaringsverdige papirarkiv før den digitale arkivskapinga har teke over fullstendig. Dette omfattar både statlege arkiv og privatarkiv. I dagens magasin er det plass til ein tilvekst på 80 000 hyllemeter, mens det er planlagt å plassere dei resterande 230 000 hyllemeter i eit felles statleg sentraldepot.

Depotoppgåva er ressurskrevjande. Utgiftene til magasin og til resten av bygningsmassen legg beslag på nærare halvparten av Arkivverkets budsjett. I takt med aukande arkivvolum har det vorte stadig meir påtrengjande å finne fram til kostnadseffektive løysingar.

Kjelde: Foto: Riksarkivet

Arkivmateriale som skal bevarast for ettertida, må oppbevarast under mest mogleg optimale tilhøve for å sikre at det ikkje tek skade eller blir brote ned over tid meir enn nødvendig. Offentlege arkiv skal oppbevarast slik at dei er sikra som informasjons- og dokumentasjonskjelder både på stutt og lang sikt (jf. § 6 i arkivlova). Dette gjer at arkiva må oppbevarast i lokale som høver til å lagre arkivmaterialet over tid. Først og fremst må arkivmaterialet skjermast mot ytre påverknad som kan føre til reduksjon eller tap av informasjon, og dermed av verdien som dokumentasjon. Derfor er det viktig:

• å hindre at arkivmateriale blir skadd gjennom ytre påverknad (vass-skade, brann osv.)

• å redusere den fysiske aldringa og slitasjen mest mogleg (klimatiske tilhøve, fysisk og kjemisk påverknad frå omgivnadene, bruksvilkår)

• å hindre at uvedkommande får høve til å skade eller fjerne arkivmateriale (skadeverk, tjuveri, ureglementert utlån og bruk, tilgrising og uorden osv.)

• å hindre innsyn frå uvedkommande i arkivmateriale som ikkje er offentleg tilgjengeleg.

Arkiva må oppbevarast i skjerma lokale heilt frå arkivdanningsfasen og til arkiva blir avleverte til permanent oppbevaring i ein depotinstitusjon. Det er sett strengare krav til lokale der arkivmaterialet skal langtidslagrast, enn til lokale der arkivmaterialet berre er plassert mellombels. Ved å ha gode oppbevaringsvilkår gjennom heile levetida til arkivet kan ein førebyggje at det dukkar opp skadar. Dei tekniske krava til arkivlokala er fastsette i arkivforskrifta. Her blir det slått fast at alle organ tre år etter at forskrifta tok til å gjelde (dvs. frå 1999), skulle presentere planar for å få arkivlokala opp til forskriftskrava. Fristen for å fullføre planen vart sett til ti år etter at planen var godkjend. Denne fristen gjekk ut 1. januar 2012. Riksarkivarens gransking for 2011 viser at berre 73 av dei 429 kommunane i landet har svara at alle arkivlokala er i samsvar med regelverket.

For å ta imot papirarkiv som finst hos arkivskaparar i offentleg og privat sektor, er det avgjerande å ha tilstrekkeleg magasinkapasitet. Ledig magasinkapasitet i Arkivverket er ca. 80 000 hyllemeter, i kommunal sektor om lag det halve. Ei planfast utbygging av magasinkapasiteten er eit vilkår for at avleveringane skal kunne gjennomførast. I dag er magasinkapasiteten i Arkivverkets institusjonar ujamt fordelt. Når byggjeprosjektet for Statsarkivet i Bergen blir ferdig ved utgangen av 2012, vil statsarkiva i Bergen, Trondheim og Tromsø og Samisk arkiv ha tilstrekkeleg kapasitet fram til om lag 2022. Alle dei andre institusjonane vil få behov for meir magasinplass dei næraste fem – seks åra. Det er derfor gjennomført ein analyse av alternative løysingar for å handtere framtidig avlevering av arkiv til Arkivverket. Analysen og kvalitetssikringa av analysen konkluderte med at stegvis utbygging av eit sentraldepot vil vere både den mest kostnadseffektive og den samfunnsøkonomisk beste løysinga for å handtere framtidig avlevering til Arkivverket. På dette grunnlaget har regjeringa vedteke at det skal etablerast eit sentraldepot for papirbasert arkivmateriale. Depotet skal byggjast ut stegvis. Dimensjonering av depotet og ei konkretisering av funksjonane skal basere seg på samlokalisering med Norsk helsearkiv på Tynset.

2.5.6 Langtidsbevaring av elektronisk materiale

Depotinstitusjonane skal langtidslagre både digitalt skapt materiale og materiale som er digitalisert. Det dreier seg om store datamengder som skal forvaltast på ein effektiv og trygg måte, og som skal vere tilgjengelege for bruk i ulike samanhengar i tida framover. For å bevare og sikre slikt materiale over tid krevst det andre tekniske løysingar enn for papirbasert materiale. Det same gjeld når informasjonen er digitalisert frå papiroriginal eller anna analogt format. Årsaka til det er at både lagringsmedium, lagringsform, handsaming og bruk skil seg frå dei analoge formata. Informasjonen er ikkje direkte knytt til lagringsmediet, han kan slettast og endrast utan at det set spor, og han kan stadig kopierast utan at informasjonen endrar seg. Stadige endringar i programvare og maskinvare kan føre til problem med å lese informasjon som vart skapt og lagra ved hjelp av programvare og maskinvare som ikkje er i bruk. Ved bevaring av digital informasjon er bindinga til teknologien ein kritisk faktor. Digital informasjon blir borte om vi ikkje gjer noko aktivt for å bevare han. Digitalt arkivmateriale er derfor mykje meir sårbart enn papirbaserte arkiv. Det er derfor sett strenge krav til system og rutinar for informasjonssikring.

Den norske strategien for å bevare elektronisk informasjon er migrasjonsstrategien. Det vil seie at vi trekkjer informasjonen ut av eit produksjonssystem og overfører han til eit format som er uavhengig av dette produksjonssystemet. Det skal gjere informasjonen flyttbar og handterleg, slik at han kan finnast att og lesast på stadig nye teknologiplattformer. Strategien krev også kontinuerleg vedlikehald av digitalt arkivmateriale gjennom konvertering til nye informasjonsberarar og nye format.

Når materialet ligg føre i digitalt format, er kravet til fysisk magasinplass marginalisert, men i staden kjem det opp nye krav knytte til teknologi, kompetanse og vedlikehaldsprosedyrar. Dette gjeld både arkivmateriale som er skapt digitalt, og materiale som er digitalisert frå papirformat. Slikt materiale må forvaltast og vedlikehaldast i eit tusenårsperspektiv, etter metodar som oppfyller spesifikke krav til sikring, teknisk lesbarheit og autentisitet.

Arkivverket oppgraderer stadig sine magasinfunksjonar og etablerte eit moderne digitalt magasin i 2010. Det har tilstrekkeleg kapasitet til å dekkje dagens behov, og kan byggjast ut etter kvart som digitaliseringsprogramma og mottak av elektronisk skapt materiale aukar behovet for lagringskapasitet. Magasinet er basert på nye tekniske løysingar og internasjonalt etablerte standardar. Materiale frå tidlegare lagringssystem og format blir konvertert til dette systemet. Systemet er utforma i samarbeid med det kommunale arkivmiljøet. Fram til no har digital informasjon i Arkivverket vore lagra på magnetiske band eller optiske plater (CD og DVD). Dette er ei offline-løysing som fører til at databerarane må koplast til datamaskinar ved behov. I det nye magasinet baserer Arkivverket seg på ei online-løysing der lagringa skjer i eit nettverk av store serverar i SAN (Storage Area Network), med to reservekopiar på magnetband som blir styrte av ein teiprobot. Dette genererer store datamengder. Ein reknar at Arkivverket alt i alt vil opparbeide eit samla, akkumulert lagringsbehov på 40 000 TB dei neste 15 åra. Kapasiteten i det digitale magasinet kan utvidast i takt med behovet. Magasinet er plassert i Riksarkivets bygning i Oslo, og i tillegg skal det etablerast eit magasin for reservekopiar ein annan stad. Førebels er det berre Riksarkivet som har etablert ei slik løysing på arkivområdet.

Omfanget av det digitale materialet vil auke formidabelt i tida som kjem, både som følgje av atskilleg fleire avleveringar av elektronisk skapte arkiv frå forvaltninga og som følgje av Arkivverkets omfattande program for skanning av papirarkiv for å gjere dei tilgjengeleg digitalt. Lagringsplass kan dessutan kjøpast etter behov, og prisen er fallande. Ei større utfordring enn sjølve lagringsvolumet er å ta hand om nødvendige prosedyrar, metodikk og kvalitetskrav som skal sikre lesbarheita til materialet, integriteten (at innhaldet i materialet er uendra) og autentisiteten (at materialet er det det gir seg ut for) over tid, gjennom kopiering til nye lagringseiningar og migrering til nye format og teknologiske plattformer i tråd med den teknologiske utviklinga. Dette må kunne dokumenterast for at samfunnet skal kunne ha tillit til at den digitale informasjonen som Arkivverket forvaltar, er påliteleg. Den digitale magasindrifta er innretta for å sikre ein slik bevaringsstrategi i samsvar med gjeldande internasjonale standardar og prinsipp for handsaming av digital informasjon. Magasindrifta er ein kontinuerleg prosess der det å vere teknologisk oppdatert er ein kritisk faktor.

Autentisitetssikring

Det er heilt avgjerande at autentisiteten til arkivdokumenta blir ført vidare ved langtidslagring i eit digitalt magasin. Arkivdokument er unike produkt av handlingar og hendingar, og autentiserande informasjon må derfor vere knytt til dokumenta permanent. Berre når dei er knytte til tid, stad og andre opplysningar om utspring og bruk, kan arkivdokumenta tene sitt hovudformål: å tene som vitnesbyrd om konkrete hendingar. Slik autentisitetssikring må haldast ved like gjennom dei migreringane og konverteringane av arkivmaterialet som det er nødvendig å gjennomføre med visse mellomrom i eit digitalt magasin.

Det må kunne stadfestast at informasjonsinnhaldet i det digitale magasinet samsvarar med det mottekne innhaldet. Det skjer ved at dei digitale objekta er knytte til sjekksummar, og det gjer det mogleg å verifisere at dei er bevart uendra og komplette. Objekta skal utsetjast for ei aktiv monitorering som varslar om uynskte hendingar eller risikofylte situasjonar. Alle operasjonar i samband med migreringar, konverteringar eller anna vedlikehald av arkivmaterialet skal loggførast og kunne sporast opp.

Organisasjon, teknologi og handsamingskapasitet

Digital langtidsbevaring krev at informasjonsinnhaldet blir migrert til nye medium eller flytt til nye lagringseiningar (i eit SAN-system: til nye diskar) kvart tredje til femte år. Med visse mellomrom må ein òg gjere ei formatkonvertering av informasjonsinnhaldet. Det er ein kompliserande faktor ved digital langtidslagring at enkle mekanismar for integritetssikring ikkje kan knytast til logisk eller konseptuelt informasjonsinnhald. Sjekksummar må knytast til den tekniske representasjonen (bit-straumen), men han endrar seg ved kvar formatkonvertering. For eksempel vil eit Word 2000-dokument som blir lagra med identisk innhald i eit oppdatert Word 2007-format, ha ein endra bit-sjekksum. Dette kompliserer digital langtidslagring fordi det gjer det nødvendig med nitid logging og dokumentasjon av vedlikehaldsprosessar på det bevarte materialet. Utviklingsarbeid som gjer det mogleg å knyte integritetssikrande mekanismar til konseptuelt informasjonsinnhald, vil i stor grad forenkle prosessane ved digital langtidsbevaring.

Arkivverket nyttar eit konsept for bevaring og strukturering av dei digitale objekta som skal kunne overførast ved framtidige teknologiskifte. I dagens løysing blir det brukt fri programvare og opne standardar, og det er venta at konseptet vil kunne skalerast og vere tilfredsstillande i mange år fram i tid, såframt det finst tilstrekkeleg yting og kapasitet i den underliggjande maskinvareteknologien.

Planen er at Arkivverkets digitale depot skal oppfylle krava i TRAC – Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and Checklist. Desse krava er venta å utgjere grunnlaget for eit internasjonalt sertifiseringsopplegg. Det blir òg arbeidd for å gjere TRAC til ein internasjonal standard (ISO). TRAC stiller ikkje krav berre til lagringssystemet, men også til heile det omliggjande organisasjons- og rutineopplegget i eit digitalt depot.

Produksjonskapasiteten på digitalisering i Arkivverket i dag skaper ein årleg tilvekst på netto ca. 100 terabyte, men etter dei aktuelle planane vil han auke til ca. 250 terabyte dei næraste åra. Masterkopien blir lagra på teip, mens brukskopien – som er i det formatet som blir lagt ut på Internett, og som i volum utgjer 5 pst. av masterkopien – blir akkumulert på disk.

Digitalt skapt materiale skal lagrast i tre instansar på minst to ulike lagringsteknologiar av bevarings- og sikringsgrunnar. Når forvaltninga startar avlevering av digitale saksdokument, reknar ein med at den årlege nettotilveksten vil liggje på 10 – 20 terabyte.

Også i framtida er det nødvendig å migrere lagra data til nye medium. Teipar må flyttast til teiprobot for overføring til nytt medium, og nytt medium må deretter flyttast til sikker fysisk lagring. Logistikk blir dermed eit viktig moment.

DIAS-prosjektet er eit samarbeidsprosjekt mellom Riksarkivaren og IKA Trøndelag, IKA Møre og Romsdal, Oslo byarkiv og Bergen byarkiv. DIAS-prosjektet skal etablere nasjonale standardar for bevaring og sikring av elektronisk informasjon i depotinstitusjonar. Eit hovudmål for prosjektet er å definere ein felles og avtalt pakkestruktur for bevaring av digitalt arkivmateriale med utgangspunkt i OAIS-standarden (ISO 14721: 2003). Denne strukturen skal kunne brukast fleksibelt for alle typar digitale leveransar til statlege og kommunale arkivdepot. Prosjektet skal også spesifisere krav til eit system for å generere og vedlikehalde arkivpakkar med ein slik struktur.

Sikring

Produksjonslinjene krev spesiell omsorg for logistikk og sikring, m.a. strukturering av digitale objekt, retningslinjer for arbeidsflyt, attfinning og tilgjengeleggjering.

Digitaliserte objekt blir etter fullført handsaming lagra i eit lukka lagringsnett med serverar med RAID-system, slik at ein har sikra seg ved tap av diskar. RAID er ei forkorting for Redundant Array of Independent Disks, ein teknologi for å byggje robuste, pålitelege eller raske datalagringseiningar av ei mengd billige harddiskar i staden for få, men dyre. Masterkopiane frå digitaliseringa fordeler seg jamt på serverane i dette nettet. Den faktiske plasseringa av objekta (filene) blir lagra i ein database over uniforme ressursnamn (URN), som kan regenererast ved feil eller inkonsistens.

Kvar lagringseining omfattar to serverar som er plasserte i to ulike brannsoner med forskjellig straumforsyning og kjøleanlegg. Kvar natt blir masterkopiane spegla til såkalla slaveserverar, og ein er dermed sikra at maksimalt éin dags produksjon går tapt ved alvorleg diskfeil. Med dagens maskinvareutrusting er dette vurdert som akseptabelt. Serverromma er knytte saman med fiberoptiske kablar slik at det ikkje kan komme elektroniske signal over nettverket sidan kommunikasjonen skjer over lys og ikkje kopar. Når ein server er fylt opp, tek ein reservekopiar på teip av slaven og deretter blir slaven slått av. Teipane blir lagra i brannsikker safe i ei anna brannsone (annan del av bygget). Årleg blir det så teke reservekopiar av alt. Når kapasiteten blir auka med ny teiprobot, vil ein oftare ta kopiar.

2.6 Tilgjenge og formidling

2.6.1 Innleiing

Formålet med å ta vare på arkivmateriale er at det skal vere tilgjengeleg for bruk i samsvar med reglane i arkivlova og offentleglova. For å stimulere til meir bruk av arkiv, både dei gruppene i folket som bruker arkiva i dag og andre grupper, trengst det aktiv formidling og tilrettelegging. Dermed kan flest mogleg ha nytte og glede av det materialet arkiva forvaltar. Det er arkivinstitusjonane som har til oppgåve å arbeide for at arkivmaterialet dei forvaltar er tilgjengeleg for flest mogleg, utan omsyn til førehandskunnskap og tilpassingsbehov. Ein viktig del av arkivtenestene er å sikre lovbundne krav om teieplikt og handtering av sensitive personopplysningar. Dette gjeld store delar av det arkivmaterialet som blir oppbevart i Arkivverket, og det gjeld både kva for opplysningar publikum kan få, kva slags materiale som er tilgjengeleg på lesesalane, og kva som kan publiserast på nett. I slike samanhengar må ein finne grensene mellom brukarbehova og vernebehova. Etter lovverket kan Riksarkivaren fastsetje lengre teieplikt for opplysningar når det er nødvendig av omsyn til personvernet, og han har fullmakt til å gi innsyn i opplysningar for forskingsformål der det er teieplikt.

2.6.2 Arkivkatalogar

Arkivkatalogane er framstillingar av arkiva med eit oversyn over innhaldet. Dei er nødvendige for at brukarane skal få oversikt over arkiva og kunne orientere seg i materialet. Tradisjonelt har arkivkatalogane vore det viktigaste hjelpemidlet brukarane har for å finne fram til det som står i arkiva, og for å bestille materiale til bruk på institusjonslesesalane, bestille kopiar osv. Det er registrert opplysningar om arkiv og arkivskaparar for alle arkiv som Arkivverket har i depota. I dei kommunale arkiva er det mykje større variasjon på dette området.

Nivået på katalogane varierer, men generelt kan vi seie at dei inneheld mykje og detaljert informasjon om arkiva og arkivskaparane. Ein del opplysningar om administrasjonshistorie – etablering og nedlegging av styringsorgan og embete – er i mange høve berre tilgjengelege gjennom arkivkatalogane. Dei er eit resultat av systematisk arbeid for å dokumentere samanhengen som arkivet har sprunge ut frå. Katalogopplysningane er viktige kjeldeopplysningar for arkivbrukarane.

Arkivkatalogane framstiller arkivmaterialet i ein hierarkisk struktur. Eit arkiv er det materialet som ei organisatorisk eining har skapt og samla, og materialet blir delt inn i seriar og eventuelt underseriar etter typen materiale. Innanfor seriane registrerer ein arkivstykke, som er dei fysiske einingane (arkivboksar, innbundne protokollar osv.), og innanfor ein arkivboks kan ein registrere mapper og i spesielle tilfelle også enkeltdokument. Svært lite materiale er katalogisert på dokumentnivå, og som oftast må ein derfor nøye seg med informasjon om grupper av dokument – for eksempel i ei mappe eller i eit arkivstykke. Dette heng saman med at dokumentmengda er svært stor jamført med for eksempel talet på gjenstandar i eit museum eller mengda av bøker i eit bibliotek.

Tradisjonelt tek arkivkatalogane utgangspunkt meir i kven som har skapt arkivet, enn kva arkivet inneheld. Det har å gjere med at denne kontekstinformasjonen er så avgjerande for arkivas verdi som kjelde og dokumentasjon. I somme høve er innhaldet i arkiva forklart etter emne. Materialet kan då søkjast fram gjennom fritekstsøk i dei elektroniske katalogane, på tvers av arkiva. I mange tilfelle har ein ikkje slik informasjon i katalogane. Eitt eksempel på dette er møtebøker, som eksisterer i mange arkiv. Her vil katalogen berre opplyse at det er ei møtebok for eit bestemt organ innanfor eit gitt tidsrom. Kva for saker som vart handsama, vil ikkje gå fram, med mindre ein utarbeider eit detaljert sakregister. For å finne fram til ei gitt sak eller innføring i eit bestemt emne, må brukaren ha kjennskap til det organet som handterte den aktuelle sakstypen, og kva tidsrom ho vil studere, og derifrå leite seg fram i sjølve kjeldene. Brukaren må altså ha forkunnskapar og presise problemstillingar. Det gjer at mange oppfattar materialet som utilgjengeleg. Arbeidet med katalogformatet og andre typar tenester og framstillingar er viktig for å redusere terskelen for å bruke arkiva.

Graden av detaljering i arkivframstillinga representerer eit dilemma anten ein utarbeider arkivkatalogar eller legg til rette metadata ved digitalisering av kjeldemateriale. Dess meir detaljert ein framstiller materialet, dess meir effektive og intuitive søkjealternativ får ein. Men detaljering er tidkrevjande og dermed kostbart, og ein må då velje mellom ei detaljert framstilling av eit lite materiale og ei mindre detaljert framstilling av eit større materiale. Arkivverket har valt å halde eit moderat detaljeringsnivå for dermed å auke mengda av materiale som blir lagt ut på Internett.

I dag blir arkivkatalogane produserte digitalt. Tidlegare var katalogane på papir, og det finst dermed ein del arkivkatalogar som må digitaliserast i ettertid. Ansvaret for dette ligg hos kvar enkelt institusjon.

I tillegg til katalogane finst det Handbok for Riksarkivet og Handbok for statsarkiva. Handbøkene er framleis viktige for å finne fram i og få kunnskapar om arkivmaterialet og samanhengen det er skapt i. Landslaget for lokal- og privatarkiv er i gang med eit prosjekt som skal resultere i tilsvarande framstillingar av kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale.

Informasjonssystemet Asta

Det sentrale systemet for å katalogisere, registrere og halde oversyn over arkivmaterialet som dei ulike arkivinstitusjonane oppbevarer, er informasjonssystemet Asta. Programvara er standard for registrering, distribusjon og framfinning av arkivdata i Noreg. Ho er teken i bruk av 120 verksemder. Det er få reine arkivinstitusjonar som ikkje bruker Asta, eller ikkje har planar om å ta det i bruk. Fleire bibliotek og museum som har ein del arkivmateriale, bruker ikkje Asta. I St.meld. nr. 49 (2008 – 2009) Framtidas museum tilrådde departementet at musea registrerer arkiva sine i Asta.

Stiftinga Asta vidareutviklar systemet i samarbeid med Arkivverket, Landslaget for lokal- og privatarkiv og Norsk kulturråd. Systemet følgjer den internasjonale standarden for arkivframstilling, ISAD(G). I dei siste åra er det komme til fleire supplerande standardar, m.a. for framstilling av arkivskaparar og andre aktørar (ISAAR).

Framstillinga i Asta er også ein føresetnad for å tilgjengeleggjere arkivinformasjonen for publikum på nettstaden Arkivportalen, sjå omtale nedanfor. Den digitale arkivframstillinga har ytterlegare ein viktig funksjon ved at dei opplysningane som er registrerte i Asta, også utgjer metadata som er nødvendige for å utvikle brukartenester for papirarkiv der sjølve innhaldet blir digitalisert og tilgjengeleggjort på Internett. Dessutan trengst metadata for å langtidsforvalte datamaterialet i digitalt depot. I tillegg blir Asta brukt som eit verktøy i depotstyringa for å halde oversikt over magasinmengda i depotinstitusjonane.

Arkivportalen og Samkatalogen for privatarkiv

I 2010 vart Arkivportalen.no lansert som ein nasjonal nettstad for publisering av kataloginformasjon om arkiv og arkivskaparar. Arkivportalen er utvikla av Asta i samarbeid med Riksarkivaren, Landslaget for lokal- og privatarkiv og Norsk kulturråd (ABM-utvikling). Riksarkivaren har driftsansvaret. Ikring 85 pst. av innhaldet i Arkivportalen var i 2010 frå Arkivverkets katalogar, og det var 33 034 som besøkte nettstaden i første halvår av 2011. Ambisjonen er at nettstaden på sikt skal omfatte alt arkivmaterialet som er tilgjengeleg i norske bevaringsinstitusjonar. Han gir brukarane høve til å søkje etter arkivmateriale på tvers av arkivhierarkiet og dei ulike bevaringsinstitusjonane. Arkivportalen baserer seg på opplasting av data frå Asta.

Arkivportalen har funksjonalitet for bestilling av arkivmateriale til bruk på lesesalane i institusjonane. Førebels er det berre Riksarkivet, Statsarkivet i Oslo og Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane som tilbyr portalen. Arkivportalen har brukarfunksjonalitet med «Mi mappe». Det er ikkje krav om å registrere seg, heller ikkje å vere ein identifisert brukar for å søkje etter informasjon i portalen. For å kunne lagre søk og utnytte alle funksjonane i portalen er det ein føresetnad at brukarane registrerer ein profil. Som registrert brukar kan ein ikkje berre lagre søk, men i tillegg lagre objekt av spesiell interesse, og ein kan bestille frå og kommunisere med arkivinstitusjonane.

Arkivportalen opnar for framvising av digitalisert materiale. Portalen legg til rette for kopling mellom katalogopplysningane og digitale kopiar av originalkjelda. Det kan gjerast på to måtar. Éi løysing er å leggje inn kopling til skanna enkeltdokument som ligg lagra i Asta for direkte vising på portalen. Ei anna løysing er å lenkje katalogopplysningane til eksterne kjelder, for eksempel ein kjeldenettstad som digitalarkivet.no.

Arkivportalen er tilrettelagd slik at kataloginformasjonen blir overført til det planlagde norske arkiv-, bibliotek- og museumssøket (ABM-søket) Norvegiana og det etablerte europeiske Europeana. Desse to ABM-portalane presenterer først og fremst opplysningar på objektnivå: om kvar trykksak, gjenstand, foto og dokument. Det er mindre av den typen kontekstopplysningar som ein bruker for å framstille arkivdokument. Det er bakgrunnen for det nye EU-initiativet APEnet – Archive Portal of Europe. 15 europeiske land samarbeider om ei ISAD(G)-løysing som minner mykje om Arkivportalen. Alt ligg til rette for publisering også hit frå Arkivportalen.

Den nasjonale Samkatalogen for privatarkiv omfattar opplysningar frå 54 depotinstitusjonar, 15 555 privatarkiv og 14 821 arkivskaparar. Samkatalogen for privatarkiv er ein database over arkiv etter personar, bedrifter, organisasjonar, institusjonar osv. som blir oppbevarte i offentlege og private oppbevaringsinstitusjonar. Arbeidet med ein samkatalog for privatarkiv tok til alt i 1971. I 1976 gav Norsk Privatarkivinstitutt ut publikasjonen «Katalog over privatarkiver i offentlig og privat eie», og i 1980 gjekk instituttet i gang med å byggje opp eit dataregister for desse opplysningane. Då instituttet i 1987 vart integrert i Riksarkivet, vart ansvaret for samkatalogen lagt dit. Arkivlova av 1992 gav Riksarkivaren påbod om å føre register over privatarkiv som blir oppbevarte i offentlege og private oppbevaringsinstitusjonar. Riksarkivet la sommaren 1998 ut første utgåve av samkatalogen på Internett. Han omfatta i første omgang berre Riksarkivets privatarkiv, men etter kvart vart fleire institusjonar representerte. Arkivportalen skal også ta over funksjonane i Samkatalogen for privatarkiv.

2.6.3 Lesesalstenester og førespurnader frå publikum

Arkiva har lesesalar som er opne for publikum. Her kan brukarane gå gjennom arkivmateriale som berre finst i papirform, og det gjeld det aller meste av materialet i Arkivverket. Lesesalsbrukarane er mellom anna forskarar, forfattarar og studentar som har behov for å gå gjennom større mengder arkivmateriale i originalformat, når det ikkje er mogleg eller praktisk å kopiere det aktuelle materialet. Også lokalhistorikarar og slektsgranskarar er stadig gjester på lesesalane. Lesesalane vil framleis vere eit viktig tilbod i rimeleg framtid fordi storparten av arkivmaterialet berre er tilgjengeleg i arkiva. Auka tilgjenge til nettstadene til arkivinstitusjonane har redusert bruksfrekvensen av lesesalar. Det siste tiåret er lesesalsbesøket meir enn halvert, frå 35 000 i 2000 til 16 000 i 2010.

Kjelde: Foto: Benedikte Skarvik

Arkivinstitusjonane får også ei rekkje førespurnader per post, telefon og e-post frå brukarar som har behov for opplysningar og dokumentasjon frå arkiva. Talet på slike førespurnader er aukande. Dette legg beslag på om lag 30 årsverk i Arkivverket. Om lag 60 pst. av saksmengda er relatert til velferdsspørsmål og økonomiske og juridiske rettar for enkeltpersonar, 20 pst. gjeld forsking, journalistikk og forfattarskap, og om lag like mange finn vi i kategorien slektsgransking, lokalhistorie og andre hobbyførespurnader.

I prinsippet er det ynskjeleg at brukarane i størst mogleg grad får hjelp til sjølvhjelp og finn fram til det aktuelle materialet sjølve. Derfor har det vore ei målsetjing i dei fleste arkivinstitusjonane å prioritere tiltak som kjem det store fleirtalet av brukarar til gode, framfor å ta seg av enkeltpersonar. Velordna arkiv og gode katalogar er eksempel på dette, og det same prinsippet er også eit underliggjande motiv for å tilgjengeleggjere arkiva på nett. Likevel er det i mange tilfelle rimeleg eller nødvendig at arkivpersonalet går djupare inn i enkeltsaker og gjer undersøkingar, finn fram materialet og leverer kopiar. Dette gjeld i saker der ein ikkje kan vente at brukarane finn fram til materialet. Det gjeld også i saker der arkiva kjem inn under teieplikta og omsynet til personvern, og derfor ikkje utan vidare kan utleverast til publikum på ein lesesal eller leggjast ut på nett. Slike saker er arbeidskrevjande å handsame, og det blir fleire av dei i takt med avleveringar av nyare arkivmateriale frå forvaltninga. I Arkivverket knyter om lag 15 pst. av brukarførespurnadene seg til innsynsvurderingar og materiale som det gjeld teieplikt for.

2.6.4 Digitalisering og nettbaserte tenester

I dag reknar ein med at meir enn 95 pst. av innbyggjarane har tilgang til Internett. Etter Statistisk sentralbyrås mediebarometer for 2010 bruker 77 pst. av alle nordmenn Internett dagleg, og gjennomsnittsbrukaren er der 1 time 50 minutt dagleg. Internett blir mest brukt til e‐post, til å lese nyheiter og til å vere på nettsamfunn.

Informasjonsteknologien gir oss i dag eit unikt høve til å gjere arkivmaterialet enkelt tilgjengeleg for folk flest, gjennom å gi tilgang til katalogar og digitalt arkivmateriale over Internett. I papirbasert materiale ligg det i utgangspunktet avgrensingar når det gjeld tilgjengeleggjering, fordi det er snakk om upubliserte dokument som berre kan brukast ein stad om gongen, og som fordi dei er eineståande, berre kan brukast under tilsyn. Digitalisering og tilgjengeleggjering på Internett opnar for omfattande demokratisering og effektivisering av tilgangen til arkivmateriale. Digitalt materiale opnar også for nye samanstillingar av materiale og utvikling av tenester, også på tvers av institusjons- og sektorgrenser. Digitale tenester er samstundes eit svar på forventningar frå innbyggjarane om enkel tilgang til offentlege tenester og kulturtilbod.

Når ein tilgjengeleggjer arkiva på Internett, flytter ein arenaen for bruk av materialet ut av lesesalen og inn i kontora til forskarar, advokatar og journalistar eller inn i stova til kvar av oss. Materiale som tidlegare berre var tilgjengeleg i eitt eksemplar ved personleg frammøte i ein arkivinstitusjon, kan i dag nåast med nokre tastetrykk på eigen datamaskin. Og opningstida er utvida til heile døgnet. Dette gjer ikkje berre tilgangen enklare og meir effektiv for dei som alt er brukarar, det skaper også eit stort potensial for å nå ut til nye brukargrupper. Den dokumentasjonen og informasjonen som ligg i arkiva, blir på ein heilt ny måte open for alle som ynskjer å bruke han til velferdsformål, rettsdokumentasjon eller forsking, eller rett og slett for å bruke det historiske materialet som kjelde til kunnskap og oppleving.

Sosiale medium merkjer seg ut ved at dei har brukarskapt innhald og baserer seg på ein delingskultur innanfor sosiale nettverk. Dei sosiale media skil seg frå massemedia, og tradisjonelle heimesider, ved at det er ein mange-til-mange-kommunikasjon og ikkje ein-til-mange-kommunikasjon. Sider som Facebook, Twitter, Flickr, Wikipedia, YouTube og Google er alle inne mellom dei ti mest brukte nettstadene i Noreg. Det er nødvendig at arkiva gjer bruk av dei same kanalane som innbyggjarane nyttar.

Elektronisk kommunikasjon skal vere den primære kanalen for dialog mellom innbyggjarane og offentlege verksemder. Verksemdene bør derfor ha eit godt servicenivå og ei tilfredsstillande responstid for elektroniske førespurnader. Open tale, medverknad, demokrati og dialog er grunnleggjande verdiar i folks kommunikasjon med offentlege verksemder. I tillegg er offentleg sektor basert på fleire viktige prinsipp som rettstryggleik for den enkelte, innsyn, likebehandling, ettersporing og påliteleg framferd. Krav om døgnopen forvaltning gjer at innbyggjarane ventar at alle typar institusjonar følgjer opp. Brukartenestene til arkiva skal vere tilpassa krava frå styresmaktene og behova til brukarane. Tenestene skal utførast rasjonelt og justerast i tråd med den teknologiske utviklinga. Dei skal vere lett tilgjengelege og synlege. Nettbaserte tenester skal vere hovudkanalen mellom arkiva og brukarane.

På Arkivverkets nettsider vart det i 2011 registrert 5,7 millionar besøk. Dei fleste brukarane nyttar Digitalarkivet. I 2011 opna brukarane 227 millionar sider med digitalt materiale. Av dette var 105 millionar transkriberte sider og 122 millionar skanna materiale. Brukarundersøkingar syner at etterspurnaden etter digitale brukartenester er stor. I ei undersøking blant Arkivverkets publikum svara 90 pst. at det ville vere nyttig å kunne bestille arkivmateriale til lesesalen via Internett, og 89 pst. meinte ei online brukarstøtte i arkivspørsmål ville vere til stor eller nokså stor nytte for dei. Det er ingen tendens i svara til at eldre aldersgrupper er mindre interesserte i digitale brukartenester enn dei yngre, slik ein kanskje kunne forvente.

Kjelde: Foto og kjelde: Riksarkivet. Akershus fylke, Aker sorenskriveri, Vigselsbok (borgerlig) nr. 1 (1920 – 1922), Borgerlig viede 1920, side 2.

Eit arkivmateriale vil ofte innehalde opplysningar som ikkje kan leggjast ut på Internett. Dette gjeld i særleg grad personopplysningar som det er teieplikt for, eller der personopplysningslova set grenser. Det vil også gjelde gradert materiale og privat materiale der det er gjort avtale om avgrensingar i innsynet. Arkivinstitusjonar må derfor alltid vurdere slike avgrensingar før dei publiserer digitale utgåver av materialet på Internett. Når det gjeld personopplysningar, kan dette ofte krevje ei grundig og detaljert gjennomgåing på dokumentnivå.

Digitalisering

Vi kan skilje mellom tre strategiar:

1. digitalisering for tilgjengeleggjering av det mest etterspurde

2. digitalisering på bestilling

3. digitalisering for kassasjon

Til no har mesteparten av digitaliseringa i arkivbevaringsinstitusjonane følgt den første strategien. Arkivverket har som målsetjing å auke tilgjenget til arkiva gjennom digitalisering og tenester på Internett. I fleire år har dette vore ei prioritert oppgåve, og til no har etaten digitalisert store delar av det mest brukte materialet, som folketeljingar og manntal, kyrkjebøker, arveskifte, rettsprotokollar, tinglyste eigedomsopplysningar, emigrant- og passprotokollar, skattelister, branntakstprotokollar, militære rullar, matriklar og jordebøker og materiale om sjøfolk, skule, helsestell og fattigstell i eldre tid. I tillegg kjem ei lang rekkje anna materiale av forskjellig karakter. Likevel utgjer dette berre om lag 2 pst. av det samla arkivmaterialet. I Arkivverkets strategiplan er det eit mål å auke talet til 10 pst. fram mot 2030. Prosentvis kan det høyrast lite ut, men i realiteten er det ein ambisiøs plan som vil gi ei kraftig betring av tilgjenget til det materialet som Arkivverket forvaltar.

Materialet blir skanna og tilgjengeleggjort som digitale bilete av originaldokumenta. Innhaldet i slike digitale bilete kan ikkje direkte søkjast opp. Ein kan for eksempel ikkje søkje på dei ulike personnamna i ei skanna kyrkjebok. Skanna materiale må derfor tilførast metadata – forskjellige tilleggsopplysningar – for at dei skal kunne tilretteleggjast for publikum i ei brukarteneste på nett. Det kallar vi indeksering. Indekseringa kan gjerast meir eller mindre detaljert, og er i mange tilfelle mykje meir arbeidskrevjande enn skanninga.

I Arkivverket har skanninga førebels handla mest om materiale som har vore mikrofilma. Automatisert skanning av film går mykje raskare enn å digitalisere frå papir. Det har gitt gode resultat med avgrensa ressursinnsats, jamvel når vi legg til tidkrevjande indeksering. I tida som følgjer, vil digitaliseringa først og fremst dreie seg om materiale som ikkje er mikrofilma, og som derfor må skannast frå papirformat. Dette er mykje meir arbeidskrevjande og vil krevje ei omlegging og ei stor utviding av Arkivverkets digitaliseringsverksemd. Protokollar og anna materiale som må skannast side for side tek mest tid, mens lause ark som kan bunkeskannast går mykje raskare.

I tillegg er ein god del materiale digitalisert i form av transkripsjon, dvs. at innhaldet i originalkjelda heilt eller delvis blir skrive av (dataregistrert) som tekst. Det gjeld mellom anna folketeljingar og emigrantprotokollar. Slike avskrifter er svært arbeidskrevjande. Brukarane av materialet slepp problemet med gammal handskrift. I tillegg får ein databasar der ein fullt ut kan søkje på namn, årstal, bustad osv. Dei digitale avskriftene blir for det meste produserte ved Arkivverkets registreringseiningar i Stavanger og Voss, mens skanning og indeksering går føre seg i Riksarkivet og statsarkiva. Dei store digitaliseringsvoluma er eit resultat av felles etatsprosjekt, men det skjer òg ein del digitalisering med utgangspunkt i lokale prioriteringar i statsarkiva. Arkivverket bruker samla om lag 30 årsverk årleg til ulike oppgåver i tilknyting til digitalisering. For brukarane er den mest optimale løysinga ein kombinasjon av skanna og dataregistrert materiale. I slike tilfelle vil ein for eksempel enkelt og raskt kunne søkje fram personnamn frå ei kyrkjebok eller ei folketeljing i ein database, for så å klikke seg vidare til eit skanna bilete av den aktuelle kjelda. Dermed har ein mellom anna høve til å kontrollere at registratoren har tolka og skrive av originalkjelda korrekt.

Materialet som blir digitalisert frå papir og mikrofilm, blir allment tilgjengeleg på Arkivverkets kjeldenettstad Digitalarkivet, sjå nærare omtale nedanfor. Somme ikkje-statlege arkivinstitusjonar har òg publisert digitalisert materiale i Digitalarkivet, men dei fleste har lagt det ut på eigen nettstad. Digitalt skapt materiale er førebels tilgjengeleggjort i minimal grad, og det heng mellom anna saman med at mykje av dette materialet er etter måten nytt, og enno er det teieplikt på grunn av personvernet.

Arkivportalen opnar for bestilling av digitale kopiar. Materiale som blir digitalisert på førespurnad, kan brukast om att av andre ved at ein legg det leseleg i tilknyting til katalogsystemet i Arkivportalen. Publikum vil i større grad enn i dag vere med på å avgjere kva som skal digitaliserast. Truleg blir det nødvendig med avgrensingar knytte til bestilling av digitale kopiar. Plasseringa av Norsk helsearkiv på Tynset er også med på å forsterke behovet for digital tilgjengeleggjering av dette arkivet. Reisetida frå og til dei største forskingsmiljøa er såpass lang at ein ikkje kan forvente omfattande forskingsarbeid basert på papirjournalar hos Norsk helsearkiv på Tynset. Skal dette tilbodet bli den ressursen for forskingsmiljøa som materialet gir grunnlag for, er det derfor nødvendig å satse på digital tilgang som hovudtilbod. For papirjournalane kan dette anten skje ved digitalisering på førespurnad eller gjennom eit målretta program for massedigitalisering.

Når dokumenta er skanna og arkiverte elektronisk, kan papirversjonane kasserast med mindre lovbundne formkrav eller andre juridiske omsyn krev at papirversjonen skal bevarast, jf. kapittel IX: Elektronisk arkivering av saksdokument i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Behovet for depot for papirdokument frå perioden etter at elektronisk arkivering er innført, vil derfor vere svært avgrensa. Dersom digitaliseringa av tidlegare arkiverte papirdokument skjer i stort omfang, vil ein òg kunne redusere lagringsbehovet for papirmateriale gjennom kassasjon av originalen. I analysen av alternative løysingar for framtidig handtering av arkivtilvekst til Arkivverket vart likevel alternativet med digitalisering for kassasjon vurdert som den desidert mest kostbare løysinga.2 Med dagens tekniske løysingar er det mindre ressurskrevjande å byggje og drive depot for papirmateriale enn å digitalisere for kassasjon. Nye tekniske løysingar for massedigitalisering for kassasjon kan endre dette.

Ein del kommunar har digitalisert eigedomsarkiva sine for at desse skal bli meir tilgjengelege både internt og eksternt. Papirversjonane er ikkje kasserte.

Digitalarkivet

Digitalarkivet er nettstaden til Arkivverket for publisering av digitaliserte kjelder. Ved utgangen av 2011 hadde Arkivverket digitalisert ca. 40 millionar dokumentsider med arkivmateriale. Det svarar til om lag 2 pst. av det totale arkivmaterialet. Nesten alt er fritt tilgjengeleg i Digitalarkivet. Somme sider er sperra på grunn av lovbunden teieplikt. Så langt har ein i hovudsak digitalisert dei kjeldetypane som tradisjonelt har vore mest etterspurde. Det gjeld materiale som knyter seg til folkesetnads- og eigedomshistorie, som folketeljingar, kyrkjebøker, tinglysing og emigrantprotokollar.

Digitalarkivet er ein av dei største kulturarenaene i landet. I 2011 vart nettstaden besøkt av 5,7 millionar brukarar, og det vart opna 227 millionar sider med digitalt materiale. Digitalarkivet har vore i drift sidan 1997, og tilfanget av digitalt innhald har vakse kraftig frå år til år. Frå 2010 er det gradvis teke i bruk nyutvikla programvare og brukargrensesnitt i ei omfattande teknisk oppgradering av nettstaden. Arkivverket har som målsetjing å utvide tilbodet i Digitalarkivet kontinuerleg, både når det gjeld omfanget av materialet og ved å leggje til rette tenester for bestemte brukargrupper. Særleg for skuleverk og forsking er dette aktuelt. Når det gjeld forsking og annan bruk av arkiv det er teieplikt for, er planen å tilgjengeleggjere materialet gjennom ein styrt tilgang med passord eller i lukka nett.

Digitalarkivet er møtt med stor interesse frå publikum. Vinteren 2010 – 2011 auka trafikken eksplosivt som følgje av tilgjengeleggjering av folketeljinga i 1910 og NRKs serie Hvem tror du at du er?. Kvar einaste dag blir i gjennomsnitt mellom 2 og 2,5 millionar sider opna av om lag 20 000 forskjellige brukarar.

Kjelde: Foto og kjelde: Riksarkivet, Statistisk sentralbyrå: Folketelling 1910 pakke 33d, krets 12, liste 23

Digitalarkivet har to brukarstyrte tenester gjennom digitalpensjonatet og debattforum. Digitalpensjonatetvart grunnlagt i oktober 1999 og er eit tilbod til arkivbrukarar om å leggje ut filer i Digitalarkivet. Her kan privatpersonar, lag og foreiningar publisere kjelder som dei har digitalisert frå materiale i Arkivverket og andre arkivdepot. Til no har nærare 250 bidragsytarar gjort bruk av dette. Det har i sterk grad medverka til veksten i kjeldetilbodet. Det er fleire fordelar med digitalpensjonatet. Bidragsytarane veit at materialet deira blir publisert på ein nettstad der det er godt synleg for publikum, og blir faktisk også teke i bruk. Kjeldepubliseringa er òg forenkla ved at tilrettelegging, redaksjonell og teknisk drift blir samla under eitt av Digitalarkivet. For brukarane vil det seie at materialet blir presentert med eit einsarta brukargrensesnitt, og framfor alt at dei kan finne sine arkivkjelder på ein og same nettstaden. Det siste er ein stor fordel ved det norske digitale arkivtilbodet, i motsetning til mange andre land der tilbodet kan vere fragmentert og uoversiktleg.

Gjennom åra har pensjonatet stått for svært store bidrag til Digitalarkivet, først og fremst i form av digitale avskrifter. Produsenten har ansvaret for kvalitetssikring av innhaldet, men filene blir lagde ut i søkjesystemet til nettstaden, og det redaksjonelle ansvaret ligg hos Digitalarkivet. I 2010 leverte bidragsytarane i digitalpensjonatet 1,5 millionar nye datapostar. I førstninga av 2011 var det 217 ulike «rom» eller registratorar i digitalpensjonatet, og fleirtalet av alle nye filer som kjem inn, stammar frå dei. Somme kommunar, ikkje-statlege arkivinstitusjonar og museum har teke i bruk digitalpensjonatet. Denne ordninga kan utviklast vidare. Som eit veletablert, innarbeidd og velfungerande brukartilbod er Digitalarkivet eit svært godt utgangspunkt for ein felles, nasjonal nettstad for tilgjengeleggjering av digitalt arkivmateriale.

Arkivverket har òg etablert ulike nettbaserte spørjeforum der brukarane kan stille spørsmål til kvarandre, til Digitalarkivets redaksjon eller til ein av depotinstitusjonane i Arkivverket. Dette er eit supplement til andre brukartenester, etablert for å gi publikum ein mest mogleg direkte, enkel og moderne tilgang til informasjon om og frå arkiva, som også opnar for fleirvegskommunikasjon mellom brukarane og Arkivverket. Formålet med slike forum er å sikre at brukarane raskt og effektivt får svar på spørsmåla sine, og ettersom mange er interesserte i det same og spør om det same, er det ein effektiviseringsgevinst ved at vi kan vise til tidlegare tema og innlegg. I tillegg får Arkivverket god hjelp av brukarane til å finne svar også på spørsmål av teknisk natur eller om kjelder. Brukarane svarar sjølve på mellom 80 og 85 pst. av alle spørsmåla, i alt nær 8500 spørsmål i året. Det kjem inn i overkant av 10 000 nye tema årleg (28 nye per dag i gjennomsnitt), og det blir skrive mellom 110 000 og 120 000 innlegg årleg (314 per dag i gjennomsnitt). Meir enn 3 millionar lesne tema er registrerte, men det verkelege talet ligg truleg mykje høgare sidan ein kan lese siste innlegg i ein tråd utan å opne sjølve temaet. I den brukarstyrte tenesta er iveren etter å hjelpe og gi svar til andre svært stor, og brukarane konkurrerer ofte om å gi raskaste svar. Gjennomsnittleg tid frå eit spørsmål blir lagt ut og til svaret er gitt, er langt under ein time.

Informasjon

Heimesidene til arkiva er og vil vere kjernen i informasjonsverksemda. I tillegg kan bruk av eit sett sosiale medium forsterke informasjonsspreiinga og dessutan føre fleire folk til heimesidene.

Facebook er det største nettsamfunnet i verda og den mest brukte nettstaden i Noreg. Det er først og fremst ein informasjonskanal som høver til å publisere lenkjer til andre nettressursar på heimesidene: til Arkivportalen, Digitalarkivet og andre sosiale medium. Særleg ein del typar ny informasjon bør det gjerast eit redaksjonelt utval av for opplenking frå Facebook: eigne nyheiter, tilstellingar, medieoppslag, nettutstillingar, kjeldepresentasjonar, fagartiklar, ledige stillingar, presentasjon av fotografi/lyd/film, nye arkiv i Arkivportalen, nye databasar, skanna materiale og nye tenester. Dessutan er Facebook høveleg når det gjeld å gjennomføre meiningsmålingar, avrøystingar og brukarundersøkingar hos publikum. Det er òg mogleg å velje Facebook som ein hovud- eller sidekanal for svartenester.

Twitter er den største mikrobloggtenesta i verda og opplever sterkt vekst, også i Noreg. Det siste året er brukartalet tidobla, og alt tyder på at veksten vil halde fram. Ein av dei store fordelane med Twitter er at tenesta passar godt for mobile einingar, og det er denne Internett-bruken som er den store og raskast veksande trenden. Mange bruker Twitter berre til å spreie vidare informasjon som alt ligg på nettsidene, særleg på bloggar, men Twitter høver også godt til å gi annan type informasjon, komme med synspunkt og kommentarar og til å fremme dialog og direkte kontakt.

Wikipedia er ein encyklopedi på over 250 språk som blir skriven av frivillige bidragsytarar frå heile verda. Innhaldet kan kopierast og brukast fritt. Wikipedia inneheld til saman over 16 millionar artiklar, og det er årleg 500 millionar oppslag i den norske delen av leksikonet i året. Norsk lokalhistorisk institutt har utvikla lokalhistoriewiki.no, som blir kalla ein «fagwiki» fordi artiklane skal ha lokalhistorisk relevans knytte til eit bestemt område eller stad i Noreg, eller vere av direkte nytteverdi for folk som interesserer seg for lokalhistorie. Årleg er det 4,5 millionar oppslag på dette nettleksikonet. Som grunnlag for tenesta ligg ei digitalisert utgåve av Norsk historisk leksikon. Gjennom eit fleirårig samarbeid mellom historikarar, lokalhistorikarar og mange andre interesserte er det no produsert til saman 11 000 artiklar. Dei har òg eit «kjeldearkiv» der bidragsytarane kan publisere skriftleg og munnleg kjeldemateriale. Hovudformålet er at arkivet skal kunne brukast som kjelde til artiklar i wikien, men det er òg ope for materiale med særleg stor nytteverdi for lokalhistorisk forsking.

I Wikipedia og lokalhistoriewiki er det tusentals arkivrelevante artiklar som allereie er skrivne. Arkivinstitusjonane kan kople seg på som produsentar av nye artiklar, forbetre eksisterande artiklar og lenkje materialet til eigne nettenester som heimesider, Arkivportalen og Digitalarkivet. Artiklane vil gjere arkivmaterialet og innhaldet i arkivkatalogane lettare tilgjengeleg gjennom bakgrunnsstoff som formidlar, forklarer og utdjupar arkivmaterialet. Koplinga mellom katalogar, arkivmateriale og bakgrunnsstoff inviterer til forsking og bruk av arkiv i større grad enn det dei tradisjonelle arkivkatalogane og kjeldeutgivingane har gjort.

I arkivinstitusjonar er det lang tradisjon og praksis med å lage rettleiingar for å hjelpe publikum med bruken av arkivmaterialet. Mange rettleiingar har som siktemål å fungere som vegvisarar til katalogane og vidare til bruken av og innhaldet i arkivmaterialet. For dei fleste institusjonar representerer utarbeidinga av slike rettleiingar eit stort lyft. Som nettbaserte tenester er slike løysingar særleg utvikla i Bergen byarkivs opplysningsverk og i det kulturhistoriske leksikonet til Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane.

Offentlege etatar skal gjere informative og eksisterande rådata tilgjengelege i maskinelt leselege format, slik at andre kan bruke desse data. Dette handlar om informasjon som har samfunnsverdi, som kan brukast vidare, som det ikkje er teieplikt for, og der kostnadene ved tilgjengeleggjering er låge. Informasjon om tilgjengelege rådata skal publiserast på nettsida til verksemda. Dersom publikumstenester blir etablerte utan tilgjengeleggjering av rådata, skal dette grunngivast.

Kjeldepublisering

Dei arkivinstitusjonane som driv med kjeldepublisering, gjer det på heimesidene og/eller i ulike portalløysingar, der dei største er Digitalarkivet/Digitalpensjonatet og Arkivportalen. I tillegg finst det særleg to sosiale medium med høg bruksfrekvens som er aktuelle som kanalar for kjeldepublisering.

Flickr er ein kanal for utveksling av bilete. Ein publiserer fotografi og forklarer dei i tekst. Andre som ser bileta, har høve til å kommentere dei og leggje til ytterlegare informasjon. Dei fleste store nasjonale og internasjonale kulturinstitusjonane er på Flickr. Nokre lèt Flickr vere den offisielle formidlingskanalen for fotografi, mens andre bruker kanalen som eit supplement til eigne publiseringsløysingar. Brukarane har høve til å leggje inn sine kommentarar til bileta, og det kan resultere i nye og gratis bilettekstar og verdfull tilleggsinformasjon.

YouTube høyrer til dei nettstadene på Internett som veks raskast, og fleire norske arkivinstitusjonar publiserer filmar og videoar på YouTube. Det kan vere både digitaliserte versjonar av originale opptak frå arkiva og rettleiings- og informasjonsfilmar frå arkivinstitusjonen.

Svartenester

Standarden for svartenester for publikum per i dag er gjennom oppmøte i arkivet eller ved å gjere ein førespurnad dit per telefon, e-post eller brev. Spørsmål innsende på nettskjema med e-post er den klart dominerande forma for svarteneste hos arkivinstitusjonane. Publikum kan fylle ut eit kontaktskjema eller spørjeskjema på heimesida og sende det inn på e-post til arkivinstitusjonen. Brukaren skal fylle ut kontaktinformasjon og fylle ut eit felt for «beskjed». Mottaksinstitusjonen svarar på førespurnaden på lik linje med andre spørsmål som kjem inn på e-post, og verken spørsmål eller svar er synlege for andre enn dei impliserte. Svartenester kan knytast til heimesider, Arkivportalen eller sosiale medium som Facebook, Twitter og blogg.

Bestillingstenester

I Arkivportalen er det lagt opp til online-funksjonalitet der brukarane skal kunne bestille arkivsaker til lesesalen og digitale kopiar av arkivdokument. Bestilling av kopiar går føre seg på same måten som bestilling til lesesalar, men ein vel eit anna «leveringsformat». Analoge kopiar blir sende til oppgitt postadresse, mens digitale kopiar (som venteleg vil vere mest aktuelt) blir presenterte direkte på Arkivportalen. Funksjonen for kopibestilling er ikkje teken i bruk i nokon av arkivinstitusjonane så langt.

Materiale som etter kvart blir digitalisert på denne måten, kan brukast om att av andre dersom materialet blir lagra i tilknyting til katalogsystemet i Arkivportalen. Dermed vil også publikum i større grad enn i dag vere med på å avgjere kva som skal digitaliserast. Det vil likevel vere nødvendig med avgrensingar knytte til bestilling av digitale kopiar. Det er ikkje realistisk at alle skal kunne få gratis kva dei måtte ynskje digitalisert.

Brukarmedverknad

Det ligg eit lite utnytta, men stort potensial hos arkivpublikumet ved at dei kan medverke til å lage arkivframstillingar, identifisere proveniensuklare arkiveiningar, digitalisere, indeksere digitaliserte dokument og transkribere dei på nett. Dessutan kan dei svare på spørsmål til kvarandre. Alt skjer på frivillig og vederlagsfri basis.

Eit svært viktig tiltak av dette slaget er samarbeidsavtalen om kjelderegistrering mellom Arkivverket og DIS-Noreg. DIS-Noreg er det største slektsgranskarlaget i landet med over 9000 medlemmer og eit nettverk av fylkes- og lokallag. Samarbeidet går ut på at medlemmer i DIS dataregistrerer innhaldet i kyrkjebøkene og legg det ut i Digitalarkivet. Desse registera er søkbare på linje med folketeljinga, og dei vil etter kvart bli lenkja saman med skanna bileta av dei tilsvarande bøkene. Arkivverket ville ikkje hatt høve til å gjere denne registreringsjobben sjølv, og slektsgranskarmiljøet får på denne måten eit stadig betre kjeldetilbod, der dei også sjølve kan styre prioriteringa.

Dataregistreringa av kyrkjebøker skjer etter ein spesielt utvikla registreringsstandard: Kyrre – standard for registrering av kyrkjebøker i Noreg. Ein slik registreringsstandard fører til at data får eit planlagt oppsett som gjer at dei lettare kan innpassast i brukartenestene. Det er også aktuelt å utarbeide tilsvarande standardar for andre kjeldeseriar. Arkivverket ynskjer å vidareføre tiltak for å digitalisere kjeldemateriale i eit samarbeid med privatpersonar, lag og institusjonar som ynskjer å tilgjengeleggjere eigne avskrifter, skanningar og registreringar i Digitalarkivet gjennom digitalpensjonatet. Også i Arkivportalen skal det etablerast eit miljø for brukarmedverknad. Det kan bli opna for at publikum sjølv kan publisere digitale avskrifter i Arkivportalen. Det er ikkje avgjort om resultatet i så fall skal sendast til ein depotinstitusjon for kvalitetssikring, eller om det skal kunne publiserast direkte på Arkivportalen av brukaren. I siste tilfelle må det tydeleg gå fram at det ikkje er arkivinstitusjonane som er kvalitetsansvarlege, i alle fall om dei ikkje er involverte i kvalitetskontroll. Ved ei eventuell kvalitetssikring vil depotinstitusjonen godkjenne arbeidet og stå for publiseringa av transkripsjonen på Arkivportalen.

På Arkivportalen skal brukarane òg få høve til å leggje inn kommentarar til arkiveiningar og arkivframstillingar. Tanken er ikkje at desse kommentarane skal sendast inn til depotinstitusjonane, men dei skal vere synlege i Arkivportalen for andre, og det vil gå tydeleg fram at det er ein brukarkommentar. I Digitalarkivet har brukarane hatt høve til å leggje inn merknader og meldingar om moglege feil i alle tilgjengelege databasar. Det er avgjerande at dette står fram som kommentarar og ikkje rettingar i materialet. På Flickr og andre sosiale medium ligg det innebygde funksjonar for brukarmedverknad og kommentarar. Ved å ta i bruk sosiale medium vil arkiva flytte seg over på tredjepartsløysingar. Det blir då meir uklart for brukarane kva som eigentleg er arkivtenester innanfor eit mylder av publiseringsvariantar.

2.6.5 Formidling

Formidling omfattar tilstellingar, foredrag, kjeldepublikasjonar og andre skriftlege presentasjonar, utstillingsarbeid og formidling på nettsidene i til arkiva. Arkivformidlinga har tradisjonelt gått føre seg i det fysiske rommet. Digital formidling har fordelen av å nå eit større publikum, og ho krev ikkje eit fysisk rom for publikum. I mangel på gode utstillingslokale har arkiva oftare enn musea brukt Internett som formidlingsarena.

Arkivinstitusjonane som leverte statistikk til Norsk kulturråd for 2010, rapporterte om til saman ca. 1200 opne tilstellingar, foredrag, utstillingar, nettutstillingar og fleire typar tiltak for utdanningssektoren. For 2010 vart det rapportert inn 95 utstillingar i arkiva. Arkiva rapporterte at 944 artiklar og 115 utstillingar vart publiserte på nettsidene deira.

Utstillingar

Arkiv og museum har til felles at dei presenterer autentiske leivningar frå fortida. Arkivdokumenta er autentiske spor frå fortida og er derfor høvelege for utstillingsproduksjon. Utstillingane har vore ei viktig formidlingsform for arkivinstitusjonane. Musea er i større grad enn arkiva fysiske «møteplassar». Dei har oftast andre typar lokale og løysingar når det gjeld dei fysiske møta. Heile familien kan stikke innom eit museum på søndagsturen og snakke om det dei ser mens dei er der. Det er vanlegare å komme åleine til arkiva. Dei fleste føler at dei må ha eit konkret ærend og helst vite kva dei skal leite etter, før dei går til eit arkiv. Det er sjeldan eit utfluktsmål for familien på same måten som eit museum. Dette set store krav til strategiar for at arkivinstitusjonane skal nå fram til målgruppene for formidlingssatsingar. Dersom ein ynskjer å trekkje til seg nye brukargrupper, må arkivsektoren i større grad arbeide med å skape tilbod som når fram til dei. Det er òg behov for å arbeide med meir dagsaktuell tematikk.

Mange arkivinstitusjonar samarbeider med musea om utstillingsverksemd. Musea treng for det første ofte kjeldene til arkivinstitusjonane i sine utstillingsproduksjonar, og slik blir dei brukarar av arkivinstitusjonane. Arkivdokument som fysiske leivningar kan òg spele saman med gjenstandar i ei utstilling, og kompetansen til arkivpersonalet på kjelder og tematikk kan vere verdfullt i fellesproduksjonar. Samla sett er det mykje meir pedagogisk kompetanse og erfaring i museumssektoren enn i arkivsektoren, og i eit samarbeid vil arkivsektoren kunne dra vekslar på dette. Slike samproduksjonar kan leggje til rette materiale om det same temaet på tvers av institusjonar og sektorar, og det gir brukaren det beste resultatet. Det er all mogleg grunn til å arbeide vidare med eit samarbeid mellom museum og arkiv om utstillingsverksemder og anna pedagogisk verksemd. Samstundes kan det ikkje komme i staden for oppbygging av utstillingskompetanse spesielt og pedagogisk kompetanse generelt i arkivsektoren, og tilrettelegging av lokale som også gjer det mogleg for arkivinstitusjonane å stå fram som sjølvstendige formidlingsinstitusjonar.

Arkivsektoren har i liten grad drive aktiv formidling til skuleelevar. Mens det er opplagt at skuleelevar er innom museum fleire gonger gjennom skulegangen, er det framleis sjeldan og heilt tilfeldig om det blir lagt inn besøk på ein arkivinstitusjon. Norsk kulturråd (ABM-utvikling) gjennomførte i perioden 2004 – 2008 eit prosjekt som arbeidde med grunnlaget for eit samarbeid mellom skule og arkivinstitusjonar. Elleve institusjonar var med, og fleire hundre skuleelevar hadde sitt første møte med arkiva gjennom prosjektet. Røynslene var mellom anna at arkivmateriale høver godt til arbeid med fleire fag, og at det ikkje er vanskeleg å knyte eit prosjekt til krav i læreplanverket. I kjølvatnet av satsinga hadde fleire institusjonar tilbod gjennom Den kulturelle skulesekken.

I St.meld. nr. 24 (2008 – 2009) Nasjonal strategi for digital bevaring og formidling av kulturarv vart det peikt på at det framover vil vere ei spesiell utfordring for institusjonane å ta i bruk og sjå utsiktene som ligg i formidling med ny teknologi:

«Visjonen om den digitale allmenningen skaper også forventning om og behov for at kultur- og kunnskapskildene i arkiv, bibliotek og museer skal formidles. Det er et mål å formidle slik at det er tilpasset de forskjellige brukergruppenes forutsetninger og behov. Det er også viktig å legge særlig vekt på utvikling av gode digitale tilbud for bruk i utdanningssektoren. […] Digital formidling er krevende og forutsetter nært samarbeid mellom ulike faggrupper med både teknisk kompetanse og fagkompetanse. God kunnskap om målgruppene er viktig for å utvikle gode formidlingstilbud, også for brukere med særskilte behov. Å ta i bruk og å se mulighetene med ny teknologi er en utfordring for institusjonene. Sosial nettverksteknologi kan for eksempel gi brukeren muligheter til å delta på nye måter.»

Frå 1998 har Riksarkivet tilgjengeleggjort utstillingar på Internett med sikte på å nå ut til fleire målgrupper, mellom anna skulen. Nettutstillingane har variert i tema og omfang. Månadens dokument tek utgangspunkt i eit einaste dokument og set det inn i ein samanheng. Nettutstillingane høver godt til bruk i skulen, dei gir inspirasjon til studiar eller heilt enkelt opplevingar. Hovudtyngda av digitaliseringsinnsatsen til Arkivverket er lagd opp med sikte på å gi tilgang til mest mogleg arkivmateriale over Internett. Nettutstillingar om aktuelle tema, «smakebitar» frå ulike arkiv og tematisert tilrettelegging for skuleverket er blant tiltaka her. Av dei meir omfattande tiltaka er Riksarkivets årlege «vårslepp» av frigitte dokument frå andre verdskrigen, som har fått mykje omtale i media. Delar av formidlinga skjer i samarbeid med institusjonar utanfor Arkivverket, og ein del inngår i Den kulturelle skulesekken.

Kjelde: Foto og kjelde: Riksarkivet. Referanse: Statsrådssekretariatet, Kgl. res. 1940, nr. 1b. Originalen er i Riksarkivet.

Minoritetar og kulturelt mangfald

Arkiva, biblioteka og musea har viktige funksjonar i oppfølginga og realiseringa av dei internasjonale minoritetsrettslege forpliktingane Noreg har teke på seg. I St.meld. nr. 22 (1999 – 2000) Kjelder til kunnskap og oppleving er det slått fast at «Det bør i framtida vera eit hovudprinsipp at kulturelt mangfald òg skal syna att i arkiv-, bibliotek- og museumssamanheng».

For arkiva har funksjonen særleg vore knytt til formidling av dokumentasjon om nasjonale minoritetar som finst i dei offentlege arkiva. Brukaren kontaktar depotinstitusjonen, som leitar fram og formidlar informasjon om rettane til den enkelte. Ofte kan dette vere knytt til dokumentasjon av samfunnets overgrep mot enkeltindivid. Arkiva kan vere ei viktig kjelde for individ som søkjer etter informasjon om menneskerettar.

Kjelde: Foto: Axel Printz. Tromsø Museum – Universitetsmuseet.

Jødar, kvener, romfolk, romanifolk/taterar og skogfinnar er nasjonale minoritetar i Noreg. Ved å ratifisere Rammekonvensjonen om vern av nasjonale minoritetar i 1999 og den europeiske pakta om region- eller minoritetsspråk i 1998 har staten teke på seg eit særskilt ansvar for å ta vare på, styrkje og vidareutvikle kulturen og språket til desse gruppene.

Eit relevant prosjekt i den samanhengen er det treårige prosjektet om minoritetskulturar i offentlege arkiv. Prosjektet gjekk ut på å kartleggje kjelder som relaterte seg til kvener og samar i Nordreisa og Porsanger. Kva for oppfatningar om samar og kvener blir formidla gjennom arkivet? Når kjeldene vart gjennomgått, synte det seg å vere mykje meir skriftleg materiale på samisk og kvensk enn ein hadde rekna med. Språka har vorte brukt skriftleg i kontakt mellom bygdefolket og det offentlege ved at folk har skrive til kommunen på samisk eller kvensk og fått svar på begge språk. Både ordføraren og presten meistra somme gonger desse to språka, og materialet som prosjektet har gått gjennom syner at ein del personar var både to- og trespråklege.

Vidare samarbeider Nord-Troms museum, Interkommunalt arkiv Troms og Nordreisa folkebibliotek om eit prosjekt der formålet er å gjere kvensk historie meir kjend. Krav til fagleg integritet blir kombinert med behovet frå minoritetane om å påverke formidlinga av eiga fortid. Arkivkjeldene har i dette tilfellet vist seg å ha stor verdi.

Grunnlova § 110a og samelova er grunnlaget for regjeringas målsetjing om å leggje tilhøva til rette for at den samiske folkegruppa kan sikre og utvikle språket sitt, kulturen og samfunnslivet. Forpliktingar overfor det samiske folket følgjer også av internasjonale konvensjonar, særleg FNs konvensjon om sivile og politiske rettar artikkel 27, og ILO-konvensjon nr. 169 om urfolk og stammefolk i sjølvstendige statar. Samisk arkiv i Kautokeino er ein del av Arkivverket. Samisk arkiv har depotansvaret for offentlege arkiv av interesse for samisk samfunn, historie og kultur, mellom anna arkiv frå reindriftsadministrasjonen og Sametinget. Arkivet har òg ansvaret for samiske privatarkiv.

Arkiva skal også vere relevante for nye minoritetsgrupper. Oslo byarkiv gjennomførte mellom 2003 og 2007 det treårige prosjektet «Oslos multikulturelle arkiv». Formålet med prosjektet var å sikre og tilgjengeleggjere ei viss mengd arkiv frå viktige innvandrargrupper for å synleggjere mangfaldet i byen. Som eit resultat av dette prosjektet er om lag tjue arkiv, arkivdelar, fragment og samlingar avleverte til byarkivet, og det er gjennomført fire djupintervju med sentrale aktørar. I eit nytt lite prosjekt er ni kvinner i forskjellige innvandrarorganisasjonar intervjua. Prosjektet har tilført oslohistoria ein viktig fleirkulturell dimensjon, og arkivarane har fått ny kompetanse. Byarkivet har òg produsert fleire utstillingar på grunnlag av det avleverte materialet. Prosjektet «Oslos multikulturelle arkiv» illustrerer også at arbeid med minoritetar og kulturelt mangfald i arkiva er meir enn formidlingsarbeid. Det dreier seg både om tilgjengeleggjering av informasjon om rettar, innsamling og mottak av nye arkiv, dokumentasjonsprosjekt, bevaring, kassasjon og arkivframstilling. Formidling vil oftast vere eit nødvendig verkemiddel for å komme i kontakt med minoritetsgrupper og dermed ein føresetnad for arbeidet.

Arkivarane kan arbeide aktivt i ulike minoritetsmiljø for å få for eksempel organisasjonar til å avlevere sine arkiv til arkivinstitusjonen. Somme gonger finst det ikkje relevante kjelder. Då kan det vere aktuelt for institusjonane å setje i gang eigne dokumentasjonsprosjekt. Det kan handle om å samle inn livsløpshistorier og minne eller å intervjue grupper og menneske som har ei historie som er lite dokumentert i arkiva. Opplandsarkivet avslutta i 2011 hovuddelen av eit prosjekt for å dokumentere nyare innvandring til Oppland. I tillegg til intervjua har arkivet samla inn fotografi, dagbøker, minne, forteljingar, bedriftsarkiv og lagsarkiv. Innsamlinga og dokumentasjonen skal etter slutten av prosjektperioden i 2011 etablerast som ein del av institusjonens daglege drift. Prosjektet har i tillegg gitt verdfulle lærdommar om samfunnsrolla til ein arkivinstitusjon i lokalsamfunnet, både for nye og gamle brukarar.

Sosial inkludering og medverknad

Eit overordna mål for regjeringa er å utjamne økonomisk og sosial ulikskap og arbeide for eit inkluderande samfunn der alle kan ta del. Arkiva og musea skal fungere som dialoginstitusjonar, møtestader og sosiale arenaer for mange ulike grupper. Institusjonane skal på den måten vere med på å styrkje demokratiet og ytringsfridommen gjennom arbeidet sitt. Målet med inkluderingsarbeid i arkiva er vidare enn berre å inkludere frivillige eller ufrivillige ikkje-brukarar. Det handlar om å gjere institusjonane til aktive endringsagentar som tener samfunnet på beste måten. Lokal kontekst og tilknyting er sentrale element i dette arbeidet, for det er her institusjonane har høve til å nå relevante målgrupper.

I sine formidlingstiltak skal arkiva på ein engasjerande måte skape og formidle kunnskap i direkte samhandling med dei gruppene som kunnskapen gjeld. Arkiva skal vere offensive, kontaktsøkjande samarbeidspartnarar som har legitimitet, styrke og mot til å kjempe for visse verdiar der det er nødvendig. Brukarane må definerast breitt og utgjere ulike segment i samfunnet, gjennom å gi ei stemme til grupper som ikkje evnar å gjere seg gjeldande i samfunnsdebatten eller som ikkje er synlege.

Medverknad er ein metode i arbeidet med sosial inkludering. Dette handlar gjerne om at ein dreg inn representantar for målgruppa i planlegginga av eit tiltak, for eksempel ei utstilling. I staden for å jobbe for folk jobbar ein med folk. Medverknad hjelper til med å opne institusjonane, sleppe til større mangfald, fleire stemmer, andre perspektiv og nye gjester. Tiltaket har større sjanse for å bli relevant for målgruppa. Medverknadsarbeid er dessutan ein prosess der det som skjer undervegs, er like viktig som sluttresultatet. Å medverke er eit menneskeleg behov og gir eigenverdi, sjølvrespekt, ei kjensle av tilknyting og aksept. Medverknad kan bidra til å sette folk i stand til å gjere kvalifiserte val og ta gode avgjerder.

Universell utforming

I St.meld. nr. 22 (1999 – 2000) Kjelder til kunnskap og oppleving er det slått fast at arkiv, bibliotek og museum er eit fellesgode som er til for alle. Diskriminerings- og tilgjengelegheitslova skal hjelpe til med å byggje ned samfunnsskapte funksjonshemmande barrierar og hindre at nye veks fram. Menneske med redusert funksjonsevne skal kunne ta del i samfunnet på lik linje med andre. Offentlege verksemder skal arbeide aktivt og målretta for å fremme universell utforming innanfor verksemda, og tilsvarande gjeld for privat verksemd retta mot allmenta. Universell utforming skal ikkje vere ei særløysing, men ei inkluderande felles tilnærming. Dette gjeld skilting, tilgang til lokale og utstillingar og også IKT-løysingar. Informasjon som er digitalisert og offentleggjord på Internett, er omfatta av plikta til universell utforming av IKT. Desse prinsippa gjeld òg for arkivinstitusjonane.

Sidan arkiva er eit fellesgode, må alle grupper i samfunnet sikrast tilgang til desse institusjonane. Det gjeld også dei nettbaserte tenestene som arkivsektoren tilbyr. Norsk kulturråd har teke initiativ til og er representert i Nettverk for universell utforming, eit nettverk på tvers av arkiv-, bibliotek- og museumssektoren.

Det er gjort ei undersøking om tilgjengelege nettstader, som også omfattar arkivsektoren. Resultatet synte eit forbetringspotensial for dei aller fleste nettstadene. Mykje kan forbetrast med enkle grep og utan bruk av store ressursar.

Brukarundersøkingar

Ei oppleving av at arkiv «ikkje er for oss eller meg», eksisterer både for enkeltpersonar og grupper. Det kan gjelde folk som ikkje kjenner arkivinstitusjonane, som ikkje ser dei som relevante for sine liv og behov, som lever isolert frå storsamfunnet, eller som ikkje har nødvendig kompetanse og kunnskap om tilbod og tenester og korleis dei kan brukast. Det kan vere institusjonelle barrierar som institusjonane og dei tilsette er med på å halde oppe, som gjer at somme brukargrupper anten ikkje kjem til arkivet, eller at bruken blir avgrensa – alt frå upraktiske opningstider og framandgjerande reglar til lite inkluderande haldningar frå tilsette og direkte eller indirekte diskriminerande formidling. Spørsmål ein kan stille seg, er for eksempel om formidlinga (språk, form, tone) er relevant og tilgjengeleg for meg som besøkjande? Kjenner eg meg velkommen? Er «mi» historie representert? Andre psykologiske barrierar kan vere personlege og sosiale. Dei kan vere ein del av opplevinga til den enkelte eller omstende ved samfunnet, for eksempel manglande lese- og skrivedugleik, låg inntekt og relativ fattigdom eller lita sosial kontaktflate.

Det er lite systematisk bruk av brukarundersøkingar i norske arkivinstitusjonar. Det manglar kunnskap både om brukarar og ikkje-brukarar av arkivinstitusjonane for å kunne gjere gode analysar av kva tiltak som kan vere aktuelle for å få fleire personar frå breiare lag av folket til å ta i bruk institusjonane.