5 Utfordringar og strategiar

5.1 Innleiing

Det overordna målet for arkivpolitikken er å sikre arkiv som har stor kulturell verdi eller forskingsverdi, eller som inneheld rettsleg dokumentasjon eller viktig forvaltningsdokumentasjon, slik at arkiva blir tekne vare på og gjorde tilgjengeleg for ettertida. Målet gjeld uavhengig av om arkiva er skapte av statlege, fylkeskommunale eller kommunale organ, av private bedrifter, organisasjonar eller privatpersonar. Målet skal medverke til ein samla samfunnsdokumentasjon. I dette ligg at ein skal ta vare på og tilgjengeleggjere bevaringsverdige arkiv frå alle samfunnssektorar, slik at dei samla kan dokumentere samfunnet og samfunnsutviklinga på ein fullgod måte. Arkiva frå statleg, kommunal og privat sektor viser samfunnet frå ulike vinklar og ståstader, og dei utfyller kvarandre som kjelder til eit heilskapleg bilete. Som direkte spor etter dei handlingane og hendingane som har gått føre seg, dokumenterer arkiva ei rekkje aktivitetar og prosessar som er sentrale element i samfunnsutviklinga.

Det er mange utfordringar i arbeidet med ein samla samfunnsdokumentasjon, og dei varierer frå sektor til sektor i samfunnet. Den største utfordringa på arkivområdet – handteringa av digitalt skapte arkiv – er likevel felles for alle samfunnssektorar. Her blir det profesjonelle arkivmiljøet verda over utfordra på eit heilt grunnleggjande plan. Korleis skal ein definere arkiv på ein fagleg underbygd og på same tid operasjonell måte, og kva for metodar skal ein bruke til å fange opp og bevare digital dokumentasjon over tid i autentisk og tilgjengeleg form? I den samanhengen er det avgjerande korleis arkiva blir til, dvs. kva som blir fanga opp og lagra, og korleis materialet blir lagra og handtert i den første fasen. Arkivskapinga er derfor ein sentral del av heilskapsbiletet, ettersom arkivskaping er grunnlaget for seinare bruk av arkivmaterialet. Dette gjeld både som del av den samla samfunnsdokumentasjonen i den fasen der bruken er mest aktiv, og som grunnlagsarbeid for all seinare bruk av arkivmaterialet.

Ei anna felles utfordring for alle samfunnssektorar er å utnytte dei gode vilkåra som ligg i digital formidling og tilgjengeleggjering av arkiva. Her har det opna seg heilt nye utsikter for å gjere arkiva til ein aktiv ressurs i og for samfunnet. Dette gjeld både kunnskap, oppleving og velferd for den enkelte. Skal arkiv frå heile samfunnet kunne utnyttast som ein slik ressurs i rimeleg omfang, må ein satse mykje på å betre kapasiteten. Det må òg setjast krav til omstilling, kreativitet, utvikling og fornuftige samarbeidsløysingar innanfor arkivområdet og i samspel med andre sektorar.

Staten står overfor store utfordringar når det gjeld bevaring og tilgjengeleggjering av arkiv frå spesialisthelsetenesta og magasinplass for framtidige avleveringar av arkiv til Arkivverket. Utfordringane i arbeidet med ein samla samfunnsdokumentasjon krev at ein tek vare på større delar av kommunale og private arkiv og tilgjengeleggjer dei for bruk. I tillegg er det nødvendig å setje i verk strategiar for å styrkje oppfølginga av Riksarkivarens lovbundne oppgåver overfor arkiv i kommunal og privat sektor.

Arkivlova med forskrifter gjeld både statleg, kommunal og privat verksemd og utgjer dermed eit rammeverk for ein heilskapleg arkivpolitikk. For å realisere sentrale arkivpolitiske mål og strategiar er det behov for ei brei gjennomgåing og revidering av arkivlova.

5.2 Statlege arkiv

5.2.1 Innleiing

Alle statlege organ har eit lovbunde ansvar for å ha arkiv og for å handtere materialet slik at det er sikra som informasjonskjelde både i notid og ettertid. Det er ikkje høve til å kvitte seg med materialet utan at det skjer med heimel i arkivlova.

Statlege organ blir fritekne for dette ansvaret etter ei tid. Når materialet har nådd ein viss alder (til vanleg 25 – 30 år), skal det avleverast til Arkivverket, som dermed får råderetten over og ansvaret for arkiva. Det er altså ei klar todeling av ansvaret for å handtere statlege arkiv. I arkivdanningsfasen er det arkivskaparane som disponerer materialet, og dei har òg det heile og fulle ansvaret for materialet. I depotfasen blir både ansvaret og disposisjonsretten overførte til Arkivverket.

Dette er ei arbeidsdeling som har vore gjeldande i lang tid, og som er godt innarbeidd. Opp gjennom tidene har det vore fleire manglar og forsømingar i handteringa av statlege arkiv. Dette gjeld både manglande orden og oversikt, dårlege oppbevaringsvilkår og etterslep på avleveringa til Arkivverket. I dei siste åra har det skjedd ei sterk betring av ressursinnsatsen og kvaliteten på arkivarbeidet. Det er derfor grunn til å konstatere at situasjonen i dag er tilfredsstillande når det gjeld handtering av papirarkiv, jamvel om det enno er etterslep på ordning og tilgjengeleggjering av arkiv som følgje av «gamle synder».

Annleis er det for digitalt skapt materiale. Her er det store utfordringar både hos arkivskaparane og i Arkivverket. Det heng saman med at dei elektroniske tenestene og systema er i rask utvikling, og at bevaring av digitalt materiale i autentisk form set store krav til metode- og systemutvikling. Dette er utfordringar som dei arkivfaglege miljøa i alle land står overfor, og der det norske miljøet held god internasjonal standard. Det er likevel behov for ei kraftig styrking av innsatsen både hos arkivskaparane og i Arkivverket om ein skal unngå tap eller svekking av bevaringsverdig dokumentasjon.

Tilgjenge og formidling er ei anna utfordring. Dei store utsiktene som opnar seg gjennom digital tilgjengeleggjering og formidling over Internett, fører til at potensialet til arkiva som formidlarar av informasjon og kunnskap kan utnyttast av atskilleg fleire, langt oftare og på ein meir effektiv måte. Besøkstala på Arkivverkets lesesalar og nettstader dei siste åra illustrerer dette. Mens besøka på etatens lesesalar låg på mellom 17 000 og 26 000 årleg i perioden 2005 – 2011, var det 5,7 millionar besøk på nettsidene i 2011. Mens nokre få tusen i året er med på tilstellingane til Arkivverket, var det i 2010 over 100 000 debattinnlegg på Digitalarkivets brukarforum. Potensialet i digital tilgjengeleggjering og formidling av arkiva kan utnyttast endå meir.

Katalogane – som forklarer og gir oversikt over det som finst av arkivmateriale, både på papir og digitalt – skal tilgjengeleggjerast på Internett. Det vil gjere det enkelt for potensielle brukarar å skaffe seg oversyn over kva det er mogleg å få tilgang til i arkivinstitusjonane. På den måten kjem ein nærare idealet om at arkiva, uavhengig av medium, skal vere tilgjengelege for dei som treng dei, når dei treng dei. Arkivverket har til no lagt ut digitale katalogar for meir enn 70 pst. av arkivmaterialet sitt på den nasjonale nettstaden Arkivportalen.no. Etaten har som mål å nå 100 pst. innan 2014.

5.2.2 Pasientarkiv frå spesialisthelsetenesta

Ei spesiell utfordring i statleg sektor er knytt til handteringa og bevaringa av arkiv frå verksemder i spesialisthelsetenesta, og då primært frå helseføretaka med sine sjukehus.

Etablering av Norsk helsearkiv og Helsearkivregistret er baserte på forslaga i NOU 2006: 5 Norsk helsearkiv – siste stopp for pasientjournalene. Bakgrunnen for denne utgreiinga var den statlege overtakinga av sjukehusa i 2002. Med dette overtok staten ansvaret for arkivmaterialet som var skapt tidlegare i sjukehusa under andre eigarar – både statlege, fylkeskommunale, kommunale eller private verksemder. Helseføretaka med sine sjukehus og andre verksemder er statlege organ og er dermed statlege arkivskaparar i arkivlovas meining.1 I NOU 2006: 5 vart det greidd ut ein depotordning for alt arkivmaterialet frå spesialisthelsetenesta, både saks- og pasientarkivmateriale. Pasientarkivmaterialet er i all hovudsak pasientjournalar. Det vart foreslått at pasientarkiva skulle samlast i Norsk helsearkiv, ei eiga eining i Arkivverket, og dermed liggje under Riksarkivaren.

Kjelde: Foto: Riksarkivet. PA-1209, NTBs krigsarkiv, Ue, L0099, Livet i Norge under okkupasjonen.

Sommaren 2009 avgjorde regjeringa at Norsk helsearkiv skulle skipast i pakt med forslaget i utgreiinga. Norsk helsearkiv skal lokaliserast i Tynset kommune, og det er lagt til grunn at det skal førast opp eit eige bygg til formålet.

I 2010 vart det etablert ein interimsorganisasjon for Norsk helsearkiv i Riksarkivets lokale i Oslo. Interimsorganisasjonen har som formål å planleggje skipinga av Norsk helsearkiv og Helsearkivregisteret, og komme i gang med å ta imot arkiv så snart bygget på Tynset er ferdig.

Stortinget vedtok i juni 2012 endringar i helseregisterlova slik at det uttrykkeleg går fram av lova at ho gjeld for Helsearkivregisteret i Norsk helsearkiv og at Kongen i statsråd kan treffe avgjerder i forskrift om mellom anna etableringa av Helsearkivregisteret, handsaming av opplysningane i Helsearkivregisteret og om bevaring, kassasjon og avlevering av pasientdokumentasjon frå private verksemder i spesialisthelsetenesta.

Fram mot etableringa må det gjerast nødvendige tilpassingar i arkivregelverket. Det vil òg bli utarbeidd ei forskrift om handsaminga av helseopplysningar i Helsearkivregisteret i Norsk helsearkiv. Vidare må ein førebu avlevering av pasientarkivmateriale til Norsk helsearkiv. Interimsorganisasjonen vil òg planleggje effektive metodar for massedigitalisering av pasientjournalar.

Interimsorganisasjonen samarbeider med Tynset kommune om å leggje tilhøva til rette for Norsk helsearkiv. Av dei viktigaste elementa i denne fasen er etablering av eit utdanningstilbod som skal sikre tilstrekkeleg tilgang på personale med arkivkompetanse frå og med 2015.

Ei ny kartlegging av arkivsituasjonen i helseføretaka har vist at talet på pasientjournalar er mykje høgare enn dei tala som vart presenterte i NOU 2006:5, og at digitaliseringa av papirjournalar på sjukehusa er mykje mindre omfattande enn det som verka sannsynleg i 2005 – 2006. Det fører til at papirmengda blir atskilleg større og tilgjenge mykje dårlegare enn venta, med mindre det blir sett i gang eit omfattande digitaliseringsprogram. I NOU 2006:5 vart arkivmengda til spesialisthelsetenesta vurdert til over 200 000 hyllemeter papirbaserte pasientjournalar og ei stor og raskt aukande mengd av elektroniske journalar. Utgreiinga frå 2006 la til grunn at papirmengda i sjukehusarkiva kunne reduserast radikalt gjennom kassasjon og digitalisering av papirjournalar. Seinare undersøkingar indikerer at den bevaringsverdige mengda papirjournalar kjem til å bli klart høgare enn overslaget frå 2006.

Plasseringa av Norsk helsearkiv på Tynset er òg med på å forsterke behovet for digital tilgjengeliggjering. Reisetida frå og til dei store forskingsmiljøa er såpass lang at ein ikkje kan vente omfattande forskingsarbeid basert på papirjournalar hos Norsk helsearkiv på Tynset. Skal dette tilbodet bli den ressursen for forskingsmiljøa som materialet bør gi grunnlag for, er det derfor heilt nødvendig å satse på digital tilgjenge som hovudtilbod. For papirjournalane kan dette anten skje ved digitalisering på førespurnad eller ved massedigitalisering. Massedigitalisering vil òg ha den fordelen at papirjournalane kan kasserast, slik at ein sparer lagringsplass.

5.2.3 Aukande behov for magasinplass – sentraldepot

Det tradisjonelle arkivmaterialet på papir krev store oppbevaringsareal og bind store kostnader til drift, særleg husleige og energi. Materialet er stort sett 25 – 30 år gammalt når det blir avlevert til Arkivverket. Det vil derfor vere eit aukande behov for lagringsplass i lang tid framover. Magasinkapasiteten i Arkivverkets institusjonar er ujamt fordelt. Når byggjeprosjektet for Statsarkivet i Bergen står ferdig i utgangen av 2012, vil statsarkiva i Bergen, Trondheim og Tromsø og Samisk arkiv ha tilstrekkeleg kapasitet fram til 2022 eller seinare. Alle dei andre institusjonane har behov for meir magasinplass dei næraste fem – seks åra. Riksarkivaren reknar med at det må skaffast magasinplass for 90 000 hyllemeter arkiv dei neste 10 – 15 åra. Det er derfor gjennomført ein analyse av alternative løysingar for å handtere framtidig avlevering av arkiv til Arkivverket. Analysen og kvalitetssikringa av analysen konkluderte med at stegvis utbygging av eit sentraldepot både er den mest kostnadseffektive og den samfunnsøkonomisk beste løysinga for å handtere framtidig avlevering til Arkivverket. Dette alternativet kom best ut samanlikna med ei desentralisert utbygging av magasinkapasiteten, som har vore strategien til no, og ei omfattande digitalisering kombinert med kassasjon av det papirbaserte originalmaterialet. På dette grunnlaget har regjeringa avgjort at det skal etablerast eit sentraldepot for papirbasert arkivmateriale. Depotet skal byggjast ut stegvis. Dimensjonering av depotet og ei konkretisering av funksjonane skal baserast på samlokalisering med Norsk helsearkiv på Tynset. Ein forventar at samlokaliseringa vil gi synergieffektar både når det gjeld dimensjonering og drift av bygningar, brukartenester og digitalisering. Regjeringa vil ta stilling til å setje i gang utbygginga på grunnlag av eit forprosjekt med økonomisk ramme.

Både Riksarkivet og fleire av statsarkiva vil ha tilnærma fulle magasin om nokre få år. Overføring av materiale til sentraldepotet skal derfor starte så snart arkivbygget på Tynset står ferdig. Arkivverket har sett i gang ei utgreiing av kva slags materiale som passar best for slik overføring. I somme høve vil nytt materiale som blir avlevert til Arkivverket kunne gå direkte til sentraldepotet. Men i stor grad vil det truleg vere materiale som alt finst i Arkivverket som blir overført, mens nye avleveringar frå forvaltninga går til statsarkiva og Riksarkivet. Det heng saman med at det nyaste materialet normalt har høgare bruksfrekvens enn eldre materiale.

Sentraldepotet for Arkivverket skal vere eit fjernarkiv for institusjonane i etaten, og ansvaret for arkivmateriale frå høvesvis sentral og regional statsforvaltning skal framleis liggje i Riksarkivet og i statsarkiva. Likevel er det venta at oppbygginga av tenestetilbodet til sentraldepotet vil påverke arbeidsfordelinga i etaten. Det vil vere rasjonelt at sentraldepotet i somme høve tek imot avleveringar direkte frå forvaltninga, og at depotet tilbyr brukartenester direkte til dei som tek kontakt. Dette fører til at det må leggjast til rette for mottak og ordning av arkiv saman med ei brukarteneste. Riksarkivaren vil leggje til rette for rasjonelle løysingar. Det kan føre til endringar i etablerte arbeidsformer.

Ein legg òg opp til at sentraldepotet skal medverke til å utvikle og prøve ut nye metodar i handtering av materiale og hjelp til brukarane. Eit slikt utviklingsområde vil vere vid bruk av digitalisering på førespurnad. Det vil gjere det mogleg for sentraldepotet å tilby effektive brukartenester til heile landet. Dersom ein får utvikla gode og rasjonelle tenester i sentraldepotet, kan tenestene i sin tur takast i bruk også av dei andre institusjonane i Arkivverket.

Riksarkivaren vil i arbeidet med utvikling og utprøving av nye metodar vurdere kva for funksjonar som kan leggjast til sentraldepotet. Riksarkivaren vil òg sjå på om viktige fellestenester i Arkivverket, og som ikkje må liggje i Riksarkivet, bør plasserast i arkivmiljøet på Tynset. Ei fellesteneste som peiker seg ut i den samanhengen, er massedigitalisering. Norsk helsearkiv har stort behov for ein slik funksjon, og vilkåra ligg godt til rette for å etablere eit effektivt produksjonsmiljø på Tynset i eit samarbeid mellom Norsk helsearkiv og sentraldepotet. Dersom digitaliseringa får stort nok omfang, kan ein òg redusere lagringsbehovet for papirmateriale gjennom kassasjon av originalane når det ikkje er behov for å bevare dei. Det er derfor nødvendig å greie ut alternativ og konsekvensar av løysingar med massedigitalisering for kassasjon. Ei avgjerd om eit eventuelt nytt byggjesteg for sentraldepotet heng mellom anna saman med resultatet av ei slik utgreiing.

Arkivverket bør leggje opp til eit aktivt samspel mellom sentraldepotet og Norsk helsearkiv. I planlegginga av nybygget er det lagt til grunn at dei to verksemdene skal ha felles areal for brukartenester (lesesal o.a.), og samlokaliseringa vil gi fleksibilitet i disponeringa av magasina, alt etter korleis behova utviklar seg. Fleire typar tenester vil òg kunne samordnast og integrerast. Ein må vurdere om visse typar nettbaserte brukartenester kan sentraliserast og plasserast på Tynset. Vilkåra bør òg liggje til rette for å plassere eit sikringsmagasin for digitalt materiale på Tynset – som reservekopi for det digitale magasinet som er etablert i Riksarkivet.

5.2.4 Langtidslagring av digitalt materiale

Digitalt materiale krev ikkje store magasinareal. Derimot trengst det stor lagringskapasitet på dei informasjonstekniske systema. Eit moderne digitalt magasin er basert på online-lagring på store serverar, mens reservekopiar blir lagde på teipkassettar som er styrte av ein eller fleire teiprobotar. Slike lagringssystem kan byggjast ut til ein enorm kapasitet, og det er ikkje noko teknisk problem å handtere dei datamengdene som Arkivverket vil ha ansvaret for å ta vare på i rimeleg framtid.

Arkivverket har bygd opp eitt digitalt magasin for heile etaten i Riksarkivet. Dette magasinet blir bygd ut etter kvart som lagringsbehovet aukar. Materiale som er digitalisert frå papir eller andre analoge medium, utgjer det desidert største volumet. Det er fordi det trengst høg oppløysing i skanninga om ein skal få gode digitale kopiar. Digitalt skapt materiale tek gjennomgåande mykje mindre plass per dokumentside.

Digitalt materiale blir sikra ved at ein lagrar materialet i tre eksemplar på to ulike medium og på to ulike fysiske stader. Avstanden mellom dei fysiske stadene skal vere stor nok til at ikkje ei og same hending – anten det er ein naturkatastrofe eller ei terrorhandling – skal kunne råke begge stadene. For å halde materialet ved like over tid må det kopierast til nye medium med jamne mellomrom og konverterast til nye plattformer i tråd med den teknologiske utviklinga. Det vil derfor gå føre seg ein meir eller mindre kontinuerleg prosess med kopiering og konvertering («migrering») i eit digitalt magasin. På den måten skil dei digitale depotoppgåvene seg frå dei tradisjonelle oppgåvene knytte til papirarkiv. Det digitale materialet tek ørande liten fysisk plass, men krev stadig teknologisk utvikling og vedlikehald.

Kjelde: Foto: Nasjonalbiblioteket

Dei store utfordringane i Arkivverkets handtering av digitale arkiv gjeld likevel verken datamengdene eller vedlikehaldsoppgåvene. Utfordringane knyter seg først og fremst til arkivfaglege spørsmål og koplinga mellom arkivfaglege behov og IT-baserte løysingar. Det dreier seg om å definere og identifisere arkiv innanfor komplekse og stadig nye typar elektroniske system, og å sjå til at arkivmaterialet blir fanga opp og bevart for ettertida i autentisk og leseleg form gjennom fleire kritiske fasar, og med tilstrekkeleg kontekstinformasjon (metadata) til å plassere det i sin rette samanheng. Eit avgjerande kriterium for suksess er at ettertida har tillit til at materialet er kva det gir seg ut for å vere – ein tru kopi av det som vart dokumentert i ei verksemd. Slik tillit kan berre vekse fram gjennom grundig dokumenterte handteringsprosessar, slik at alle endringar kan sporast. Det blir derfor sett mykje strengare krav til systematikk, handteringsprosedyrar og sikring enn det ein har brukt ved tradisjonelt arkivmateriale.

Utfordringane i handteringa av digitalt materiale er i hovudsak dei same innanfor alle samfunnssektorar. Riksarkivaren skal ha eit nasjonalt ansvar for å initiere og organisere samarbeidsløysingar om digitalisering, digital tilgjengeleggjering og formidling, i tillegg til andre typar nettbaserte tenester på arkivområdet.

5.3 Kommunal sektor

5.3.1 Innleiing

Utfordringane i kommunal sektor er knytte til å etterleve krava som følgjer av arkivlova og forskrift om offentlege arkiv. For kommunar og fylkeskommunar er det ei utfordring å ha system som sikrar at bevaringsverdig materiale blir arkivert, at arkiva blir bevarte i samsvar med lova og forskriftene til lova, og at materialet blir tilgjengeleg for bruk. Den viktigaste utfordringa for Kulturdepartementet og Arkivverket blir å rettleie og føre effektivt tilsyn med sektoren.

5.3.2 Riksrevisjonens rapport om arkiva i kommunal sektor

Riksrevisjonen la i 2010 fram Dokument 3:13 (2009 – 2010). Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Rapporten tok utgangspunkt i Riksrevisjonens forvaltningsrevisjon av arkiva i kommunal sektor i 2009 og 2010. Slik samanfatta Riksrevisjonen verdien av dei kommunale og fylkeskommunale arkiva:

«Allmennhetens og enkeltindividers tilgang til offentlig arkivmateriale er av avgjørende betydning i en rettsstat. Hvis arkivmaterialet ikke bevares eller er tilgjengelig i offentlig sektor, svekkes individuelle og kollektive rettigheter. Manglende bevaring av og tilgjengelighet til offentlig arkivmateriale utgjør samtidig en trussel mot nasjonens kulturelle og historiske hukommelse.

De kommunale og fylkeskommunale arkivene rommer dokumentasjon av sentral betydning for samfunnet, den enkelte kommune/fylkeskommune og for borgerne. Dette henger sammen med at kommunene og fylkeskommunene har ansvaret for en rekke grunnleggende tjenester som blant annet barnehage, skole, sosialomsorg, barnevern, legevakt og hjemmesykepleie. For kommunalforvaltningen er arkivene viktige fordi de dokumenterer forvaltningens virksomhet og vedtak. Arkivene dokumenterer også lokalhistorie og næringsutvikling, og er derfor av stor betydning i undervisningssammenheng, for lokalhistorikere og for et bredt utvalg av forskningsdisipliner.»

Granskinga til Riksrevisjonen synte at tilstanden for kommunale og fylkeskommunale arkiv ikkje er tilfredsstillande, og at mange kommunar og fylkeskommunar ikkje oppfyller lovbundne krav. Granskinga viste at Arkivverket førte for lite tilsyn med kommunal sektor, og at funn frå tilsyna verken vart rapporterte inn eller følgde opp. Riksrevisjonens gransking peikte på veike sider i Kulturdepartementets styringsinformasjon og i styringsdialogen med Arkivverket om oppfølginga av kommunal arkivsektor.

Desse manglane og utfordringane i kommunale arkiv vart drøfta i rapporten frå Riksrevisjonen:

• Mange kommunar og nokre fylkeskommunar manglar tilfredsstillande lokale. Kvar tredje kommune opplyser at dei «i liten grad» eller «i svært liten grad» har dei fysiske føresetnadene for å ta vare på det bevaringsverdige papirbaserte arkivmaterialet. Fleire av dei interkommunale arkivdepota (IKA) opplyser at dei ikkje har tilstrekkeleg kapasitet til å oppfylle behova til medlemskommunane.

• Rundt 70 kommunar (vel 15 pst. av alle) har verken eiga depotordning eller er medlem av IKA e.l. Av dei som er med i IKA, har halvparten i liten eller svært liten grad avlevert det bevaringsverdige materialet sitt til depotet. I praksis vil det seie at dette materialet er dårleg sikra og tilnærma utilgjengeleg for bruk.

• Det er store etterslep på ordning og tilgjengeleggjering av kommunalt papirbasert arkivmateriale, også for materiale som er avlevert til arkivdepot. Det vil seie at store delar av dei kommunale og fylkeskommunale arkiva i praksis er utilgjengelege for bruk. Potensialet for aktiv tilgjengeleggjering gjennom digitalisering og publisering på Internett er til no ikkje utnytta av det store fleirtalet av norske kommunar.

• Tilstanden er endå dårlegare når det gjeld bevaring og tilgjengeleggjering av digitalt skapt materiale. Dei mange spesialiserte fagsystema, som mellom anna inneheld rettsdokumentasjon for sosialtenesta, omsorgstenesta og barnevernet, er ikkje konstruerte for å trekkje ut bevaringsverdig informasjon som skal lagrast for ettertida. Slik informasjon er derfor utilgjengeleg og står i fare for å gå tapt. Truleg er viktig materiale allereie gått tapt. I tillegg kjem at svært få kommunar har depotordningar med kompetanse og kapasitet til å bevare digitalt skapt materiale for ettertida.

• Når kommunane set ut kommunale tenester for konkurranse, medrekna lovbundne oppgåver, blir desse tenestene til vanleg mykje dårlegare dokumenterte dersom kommunen ikkje set krav til at oppdragstakaren skal følgje reglane for offentlege arkiv. Slike krav er det berre eit fåtal av kommunane som stiller. Det er derfor stor fare for at dokumentasjonen blir mangelfull, og at arkiva blir dårlegare sikra når kommunale tenester blir konkurranseutsette.

Etter Riksrevisjonens vurdering vil dei manglane som er avdekte, ha alvorlege samfunnskonsekvensar. I oppsummeringa av resultata frå granskinga blir det uttrykt slik:

«Riksrevisjonen mener at svakhetene i sikringen av arkivmaterialet gir grunn til bekymring for at mye bevaringsverdig dokumentasjon går tapt. Tapte og utilgjengelige arkiver svekker borgernes rettssikkerhet, forvaltningens dokumentasjon av egen virksomhet og reduserer arkivenes betydning som historiske kilder.»2

Dei manglane Riksrevisjonen har peikt på i den overordna statlege styringa, kan summerast opp slik:

• Utfordringane i kommunal arkivsektor er i liten grad tema i styringsdialogen mellom Kulturdepartementet og Arkivverket, og Arkivverkets rapportering gir i liten grad informasjon om tilstanden og utviklinga i kommunal arkivsektor.

• Riksarkivarens tilsyn med kommunal sektor har vore svært avgrensa dei siste ti åra, og tilsynet er lite samordna i etaten.

• Kassasjonsreglane for kommunar og fylkeskommunar er ikkje oppdaterte i samsvar med utviklinga i forvaltninga.

• Arkivverket gir i liten grad direkte rettleiing til kommunar og fylkeskommunar.

I handsaminga av rapporten uttrykte Stortingets kontroll- og konstitusjonskomité:

«Komiteen vil understreke at uerstattelig materiale både har gått tapt og står i fare for å gå tapt dersom ikke arkivrutinene i kommunene bedres. Komiteen mener dette svekker innbyggernes rettssikkerhet, og at det er behov for en styrket oppfølging fra statlig side. Komiteen forutsetter derfor at Kulturdepartementet både reviderer regelverket og følger opp den kommunale arkivsektoren tettere.» (Innst. 78 S (2010 – 2011))

I Prop. 1 S (2010 – 2011) opplyste Kulturdepartementet at det er teke initiativ overfor Riksarkivaren for å møte dei utfordringane Riksrevisjonens rapport peiker på. Handtering av utfordringane krev kraftig intensivert innsats om ein skal komme opp på eit tilfredsstillande nivå. Bevaring og tilgjengeleggjering av eigne arkiv er av dei lovbundne oppgåvene som kommunar og fylkeskommunar skal løyse innanfor ramma av det kommunale sjølvstyret. Dette er i tråd med det som gjeld for dei fleste oppgåvene i kommunal sektor, og det fører mellom anna til at oppgåvene må prioriterast innanfor det rammetilskotet som kommunane og fylkeskommunane disponerer. Trass i manglane som er avdekte i kommunal sektor, har situasjonen betra seg dei siste 10 – 15 åra. Det kjem mellom anna av desse generelle tiltaka:

• etablering av IKA

• oppdatering av forskriftsparagrafar retta spesifikt inn mot kommunal sektor og mot digitalt skapt arkivmateriale

• årleg gjennomføring av utdanningstiltak på høgt nivå

• ajourføring og vidareutvikling av Noark-standarden, som m.a. sikrar forskriftsmessig journalføring og arkivering av saksdokument, og som i siste versjon også legg grunnlag for standardisert dokumentfangst i spesialiserte fagsystem

• fagleg samarbeid med og rettleiing til kommunale arkivinstansar som byarkiv, IKA og fylkesarkiv

Riksarkivaren meiner desse tiltaka har hatt større effekt enn det ein ville oppnådd med tilsvarande ressursbruk retta mot kvar kommune og fylkeskommune. Departementet viser til dette.

Arkivverket har ansvaret for rettleiing, tilsyn, godkjenning og pålegg, og Arkivverket er i gang med å systematisere og forsterke tilsyns- og rettleiingsfunksjonane for kommunal sektor. Arkivverket skal bruke eit breitt spekter av verkemiddel i ein målretta aktivitet for at arkivarbeidet i kommunar og fylkeskommunar skal oppfylle reglane i arkivlova og arkivforskriftene. I dette arbeidet må det leggjast vekt på eit nært samspel og samarbeid med dei arkivfaglege miljøa og institusjonane som er etablerte i kommunal sektor.

Kulturdepartementet skal i styringsdialogen med Arkivverket fastsetje klarere resultatkrav og krav til rapportering frå tilsyns- og rettleiingsarbeidet. Arkivverket skal i den samanhengen vurdere om tilsyn, rettleiing og andre verkemiddel er effektive for å nå resultatkrava i kommunal arkivsektor.

Riksarkivaren vil vurdere om normalinstruksen for depot i kommunar og fylkeskommunar bør reviderast og få rang av forskrift. I tilknyting til dette skal det vurderast om regelverket for arkivdepotordningar i kommunar og fylkeskommunar er godt nok til at materialet blir bevart og tilgjengeleggjort.

Langtidsbevaring av digitalt materiale i kommunal sektor er ei oppgåve som berre unntaksvis kan løysast av enkeltkommunar, og normalt vil det heller ikkje vere gagnleg at interkommunale arkiv eller fylkeskommunale arkiv etablerer sine eigne digitale depot. Det kjem av dei strenge krava ein set til kompetanse, system og utstyr for å etablere slike løysingar, og det vil derfor bli altfor kostbart å spreie slike løysingar på fleire etter måten små einingar. Når det gjeld staten, har Arkivverket valt å leggje eit sentralt digitalt depot til Riksarkivet. Gjennom etableringa av Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) er store delar av kommunesektoren dekt opp. På sikt er det ei målsetjing for KDRS å kunne bli et nasjonalt depot på kommunal side.

Det er etablert eit godt samarbeid mellom Riksarkivaren og kommunale arkivmiljø om utvikling av metodar og tekniske løysingar for eit moderne digitalt depot (DIAS-prosjektet). Denne løysinga vil i første omgang bli implementert i Riksarkivet i 2012. DIAS-prosjektet og forgreiningar av det skal etter planen førast vidare også i åra framover.

Riksarkivaren skal ha eit nasjonalt ansvar for å føre dette samarbeidet vidare og utvide det til også å omfatte organisatoriske løysingar for eitt eller fleire digitale depot for kommunal sektor. Her bør ulike modellar kunne vurderast, medrekna reine samarbeidstiltak i kommunal regi og ei statleg vertsteneste for kommunale aktørar på oppdrag. Det er ein føresetnad her som elles at ansvaret for dei kommunale arkiva skal liggje hos den aktuelle kommunen, og at eventuelle tenester frå statens side har form av oppdragsverksemd. Elles blir det lagt til grunn at dei valde løysingane skal ha brei forankring i kommunal sektor. Kommunesektorens organisasjon, KS, bør trekkjast inn som ein aktiv samarbeidspartnar i utforminga av dei organisatoriske løysingane.

Massedigitalisering av analogt arkivmateriale (papir, mikrofilm o.a.) for nettbasert publisering er ei oppgåve som kan gi publikum radikalt betre tilgang til arkiva også i kommunal sektor. Også her kan det vere aktuelt å etablere meir eller mindre sentraliserte løysingar, eventuelt i eit samarbeid mellom statleg og kommunal sektor.

Bevarings- og kassasjonsregelverket bør oppdaterast. Riksarkivaren har utarbeidd forslag til nye felles bevarings- og kassasjonsreglar for statsforvaltninga og nye bevarings- og kassasjonsreglar for fylkeskommunale og kommunale arkiv.

I arbeidet med revisjonen av arkivlova skal ein vurdere om regelverket for arkivdepotordningar i kommunar og fylkeskommunar er tilstrekkeleg til at materialet blir bevart og gjort tilgjengeleg.

Som ein del av Riksarkivarens rettleiings- og tilsynsfunksjon skal etaten medverke til at det blir etablert digitale depotordningar for kommunal sektor. Dette skal skje i nært samspel med relevante aktørar i sektoren.

5.3.3 Konkurranseutsetjing i kommunal sektor

Mange kommunar har valt å kjøpe tradisjonelle kommunale tenester frå interkommunale selskap, aksjeselskap, føretak eller frå private. I tilknyting til granskinga frå Riksrevisjonen vart det gjennomført ei spørjeundersøking mellom kommunane. Undersøkinga viser at 150 kommunar har konkurranseutsett kommunale tenester. Det kan handle om lovbundne oppgåver eller oppgåver som kommunane gjennomfører på eige initiativ, mellom anna eldreomsorg, barnevern og rusmiddelomsorg.

Av dei 150 kommunane som hadde konkurranseutsett tenester, svara 118, eller om lag 80 pst., at dei i liten eller svært liten grad sette krav om at private verksemder som utfører oppgåver på vegner av kommunen, må følgje reglane for offentlege arkiv. Dette er urovekkjande, fordi verken oppdragsgivaren, overordna kontrollorgan eller brukarane av tenestene vil få tilgang til dokumentasjon på arbeidet frå den private tenesteytaren. Det kan gjelde dokumentasjon av sakstilhøve som dreier seg om helse, sosialomsorg og utdanning. Utan slik dokumentasjon kan det gi dårlegare rettsvern for borgarane og dårlegare vilkår for kontroll.

Riksarkivaren tilrår at reglane for offentlege arkiv skal følgjast når tenester blir konkurranseutsette, og at dette inngår i avtalen med den private verksemda. Særleg for lovbundne oppgåver er dette viktig. Denne delen av offentlege kjøp er ikkje regulert i arkivlova. I arbeidet med revidering av arkivlova vil departementet leggje fram endringar som gjer at verksemder som utfører oppgåver på vegner av det offentlege, skal ha pålegg om å følgje regelverket for offentlege arkiv.

5.3.4 Primærhelsetenesta

Kommunane har ansvaret for primærhelsetenestene. Dei fleste legane og institusjonane innanfor primærhelsetenesta nyttar både elektronisk føring av pasientjournalar (elektroniske pasientjournalar) og elektronisk kommunikasjon med spesialisthelsetenesta.

I pasientjournalforskrifta § 14 Krav til oppbevaring og oppbevaringstid står det at journalar i offentleg verksemd kjem inn under reglane om offentlege arkiv i og med heimel i arkivlova, medrekna reglane om bevaring, kassasjon og avlevering til statleg, fylkeskommunalt eller kommunalt arkivdepot.

Pasientjournalar som skal bevarast i spesialisthelsetenesta, skal avleverast til Norsk helsearkiv. Ansvaret for pasientjournalar i primærhelsetenesta ligg hos kvar kommune og fylkeskommune. Det er eit stort og omfattande arbeid å spesifisere korleis pasientjournalopplysningane skal kunne lagrast på ein trygg måte over lengre tid, slik at data ikkje endrar seg eller taper seg. Det er også ei stor utfordring å byggje opp eit apparat for å sikre dei sensitive opplysningane godt nok og i tillegg ordne med forskriftsmessig sletting av data som ikkje skal bevarast.

Journalar i private verksemder kan avleverast til eit offentleg arkivdepot eller deponerast i annan oppbevaringsinstitusjon. Vidare heiter det i pasientjournalforskrifta § 15 Overføring av journal, opphør av virksomhet mv:

«Hvis det ved overdragelse eller opphør av virksomhet ikke er aktuelt å overføre pasientjournalene til et bestemt helsepersonell eller til en bestemt virksomhet, og virksomheten ikke selv kan ta vare på dem, kan de avleveres til offentlig arkivdepot, deponeres i annen oppbevaringsinstitusjon eller leveres til fylkesmannen. Journaler som leveres til fylkesmannen, oppbevares i 10 år, og journalene kan deretter tilintetgjøres etter samråd med Riksarkivaren eller avleveres til offentlig arkivdepot.»

Reglane i pasientjournalforskrifta §§ 14 og 15 krev i praksis papirbaserte pasientjournalar for at det skal vere mogleg å praktisere dei slik dei er formulerte. Det er stor fare for arkivtap når det gjeld elektroniske pasientjournalar i primærhelsetenesta, og det er òg fare for at sensitive personopplysningar ikkje blir korrekt handsama.

I arbeidet med revisjon av arkivlova vil departementet vurdere om handtering og oppbevaring av elektroniske pasientjournalar i primærhelsetenesta i kommunal sektor bør regulerast i lov eller forskrift. Departementet vil òg vurdere behovet for å regulere handteringa og oppbevaringa av elektroniske pasientjournalar hos private ytarar av helsetenester. Kommunesektorens organisasjon, KS, bør trekkjast inn i dette arbeidet.

5.4 Privatarkiv

5.4.1 Innleiing

I punkt 2.3.3 har departementet gjort greie for skaping av privatarkiv, i punkt 2.5.3 om bevaring av privatarkiv og i punkt 3.4 om institusjonar som bevarer privatarkiv.

Ein samla samfunnsdokumentasjon set som vilkår at arkiva både frå statleg, kommunal og privat sektor blir bevarte og tilgjengeleggjorde. Dagens situasjon er at privat sektor er klart underrepresentert i høve til dei to andre. Rett nok har arbeidet med privatarkiv vorte mykje betre dei siste åra, og den totale mengda privatarkiv som er sikra og gjord tilgjengeleg, har auka sterkt. Likevel er det bevart langt færre privatarkiv enn offentlege arkiv, og det som er bevart, er samla sett mindre tilgjengeleg på grunn av manglande ordning og katalogisering.

Det er fleire grunnar til at situasjonen er slik. Privatarkiva er, som namnet vitnar om, private på alle måtar: Dei har privat opphav og er privat eigedom. Arkivdokumenta blir skapte i ei privat verksemd – bedrift, organisasjon, stifting eller liknande – eller hos ein privatperson, og det er denne verksemda eller personen som avgjer om og eventuelt korleis slike dokument skal oppbevarast. Det er ingen lovheimla reglar som regulerer arkivskaping i privat sektor, og det er derfor heller ikkje sjølvsagt at nokon tek vare på materiale som vil vere av interesse for ettertida. Og endå om ein tek vare på viktig materiale, blir det ikkje nødvendigvis handtert på ein måte som legg eit godt grunnlag for framtidig bevaring og tilgjenge.

Både verksemder og enkeltpersonar tek nok vare på materiale som dei sjølve reknar med å ha bruk for. Det er når arkivskaparen ikkje lenger har bruk for materialet, at den mest kritiske fasen for arkivbevaring kjem. Ein slik situasjon kan naturlegvis dukke opp når som helst, og det kan føre til at viktig samfunnsdokumentasjon blir kassert. Ofte er det likevel ytre omstende som framkallar slike vurderingar. Det kan vere flytting til nye lokale eller endringar i disponeringa av eksisterande lokale, eller det kan vere at verksemda blir avvikla eller personen døyr.

Ei rekkje både offentlege og private arkivinstitusjonar står klare til å ta imot bevaringsverdige privatarkiv når høvet byr seg. Mange gonger blir dei kontakta av arkivskaparen sjølv eller av dei som har teke over materialet etter ei verksemd eller ein enkeltperson. Andre gonger må arkivinstitusjonane sjølve følgje med og ta initiativet. Til vanleg er det ikkje vanskeleg å gjere avtalar om å få avlevert arkivmateriale frå private verksemder og enkeltpersonar. Men føresetnaden er naturleg nok at ein veit om materialet. Det går ikkje føre seg ei systematisk kartlegging av kva som finst av bevaringsverdig materiale, og det er på det reine at mykje går tapt. I punkt 2.5.3 blir det gitt ein omtale av slike eksempel, men det er grunn til å tru at det største volumet er det ein ikkje kjenner til.

Offentlege arkivinstitusjonar har til vanleg ikkje fått pålegg om å ta vare på privatarkiv. Det er ei oppgåve dei gjer ut frå ei vurdering av dokumentasjonsbehovet til samfunnet, og som oppdragsgivaren deira gir dei rett til å utføre. Med eit slikt utgangspunkt er det vanskeleg å gi privatarkivarbeidet høg prioritet, i konkurranse med lovbundne oppgåver knytte til offentlege arkiv. Konsekvensen er at privatarkiva kjem dårleg ut når det gjeld tilrettelegging for bruk. For det første kan ein ikkje, som for offentlege arkiv, stille krav til korleis arkiva skal handterast før dei blir avleverte. For det andre har ein små ressursar til å ordne og katalogisere. Somme gonger greier ein å skaffe eit visst økonomisk tilskot til ordningsarbeidet frå arkiveigaren, men det gjeld berre for ein mindre del av arkiva.

Manglande eller vanskeleg tilgjengeleg dokumentasjon av verksemder i privat sektor skaper ubalanse mellom dei ulike elementa i vårt felles minne og kan gi eit skeivt bilete i kunnskapen vår om og forståinga av samfunnsutviklinga. Det hjelper sjølvsagt noko at kommunikasjonen mellom det offentlege og private aktørar er dokumentert i offentlege arkiv. Men vinklinga blir annleis når ein tek utgangspunkt i eigendokumentasjonen frå privat sektor, og private aktørar har spela ei sentral rolle i samfunnet på mange område som ikkje involverer offentlege organ i det heile. Samfunnsrolla til private aktørar kan ikkje framstillast på ein dekkjande måte utan at ein har tilgang til deira eige arkivmateriale – anten det gjeld hjørnesteinsbedrifter i regionen og lokalsamfunnet, store konsern på nasjonalt nivå, organisasjonar på ulike nivå og ulike samfunnsområde eller minoritetar i samfunnet. Privatarkiva kan innehalde dokumentasjon som er relevant for rettsvernet til enkeltmenneska – for eksempel arkiv etter private barneheimar, sjukehus og institusjonar, i tillegg til personalmapper i fleire verksemder.

5.4.2 Private verksemder med offentleg tilknyting

I ei særstilling står arkiv etter private verksemder med offentleg tilknyting. Det kan vere verksemder som anten har nær tilknyting til offentleg verksemd, nokre av dei så nær at dei kjem inn under den nye offentleglova. Andre har utvikla seg som følgje av privatisering av offentleg verksemd og fører vidare dei oppgåvene dei tidlegare hadde. Arkivlova set andre krav til kommunale og statlege arkiv enn til private. Det har derfor mykje å seie for arkiva kva status ei verksemd har.

Arkivlova har eit meir avgrensa virkefelt enn offentleglova. Fleire sjølvstendige rettssubjekt som kjem inn under offentleglova, og som dermed er pliktige til å føre journal, fell ikkje innanfor arkivlovas virkeområde for offentlege arkiv. Slik reglane er utforma i dag, kan det vere ein fare for at desse verksemdene journalfører eit dokument som dei deretter kasserer. Dermed blir det ikkje mogleg å få innsyn i dokumentet i samsvar med reglane i offentleglova. Ei løysing er å fastsetje arkiveringsplikt for slike sjølvstendig rettssubjekt. Ei anna løysing kan vere å harmonisere virkeområda for offentleglova og arkivlova, slik at reglane om offentlege arkiv i arkivlova fullt ut blir gjeldande også for dei verksemdene som i dag berre har journalføringsplikt, men ikkje arkiveringsplikt.

Sidan 1990-åra har det gått føre seg ein omfattande reformprosess i norsk offentleg forvaltning, der offentlege produksjonsbedrifter har vorte omorganiserte og konkurranseutsette. Som ein del av reformene er tidlegare forvaltningsbedrifter omgjorde til private rettssubjekt organiserte som statsføretak, kommunale føretak, særlovsselskap, interkommunale selskap og aksjeselskap som heilt eller delvis er eigde av offentlege instansar. Arkivlova inneheld to reglar som gir Riksarkivaren høve til å gjere særskilde vedtak overfor private rettssubjekt, nemleg §§ 19 og 20. Etter arkivlova § 19 kan Riksarkivaren fastsetje at private rettssubjekt heilt eller delvis skal følgje reglane for offentlege arkiv dersom rettssubjektet tek imot faste offentlege tilskot som er viktige for verksemda, eller har fullmakt til å gjere enkeltvedtak eller utferde forskrifter. Den andre paragrafen er arkivlova § 20, der Riksarkivaren har fått fullmakt til å fastsetje at arkivskapande organ som skifter status frå offentleg til privat, heilt eller delvis skal følgje regelverket for offentlege arkiv. Det følgjer av ordlyden i denne paragrafen at vedtaket må gjerast når statusskiftet skjer.

Riksarkivaren har fått merke at det er vanskeleg å praktisere lovreglane ved skifte frå offentleg til privat status.

Departementet vil setje i gang eit arbeid med å revidere virkeområdet for arkivlova, slik at alle dokument som er journalføringspliktige etter offentleglova, også blir arkivpliktige etter arkivlova. I arbeidet med revisjonen av arkivlova skal ein vurdere behovet for å presisere påbodet om å følgje reglane for offentlege arkiv ved skifte frå offentleg til privat status.

5.4.3 Arkiv etter bedrifter, organisasjonar og privatpersonar

Bevaring av arkiv etter bedrifter, organisasjonar og privatpersonar tek utgangspunkt i ei vurdering av kva slags materiale som er bevaringsverdig. Utveljinga av kva som skal bevarast, kan dels vere systematisk basert på vedtekne bevaringsplanar, dels ad hoc som følgje av at eit arkiv blir tilbydd eller står i fare for å bli kassert. Desse vurderingane er naturleg nok avgjerande for korleis privat sektor blir representert i samfunnsminnet og i kulturarven. I St.meld. nr. 22 (1999 – 2000) Kjelder til kunnskap og oppleving vart det streka under kor viktig det er med gjennomtenkte val i dette arbeidet:

«I eit overordna perspektiv vert arkiv, bibliotek og museum i fleire samanhengar omtala som kulturarvsinstitusjonar. Med kulturarv meiner ein til vanleg dei delane av fortida, både i form av materielle og immaterielle kulturuttrykk, som eit samfunn til kvar tid vel ut for å ta med seg inn i framtida. Å identifisera noko som kulturarv inneber eit medvete og aktivt tilhøve til historia. Slik sett kan ein òg seia at arkiv, bibliotek og museum kvar på sitt vis står fram som institusjonaliserte historieforteljarar.

Denne utveljinga har òg innslag av normative vurderingar og representerer såleis ei form for konkretisering av spesielle verdisett. Det å få status som kulturarv gjev mange av dei aktuelle elementa ein ekstra dimensjon som er sterkt symbol- og verdiladd.

[…]

All historieforteljing startar med ei utveljing, og dei premissane som styrer utveljingsprosessane, er dermed viktige. Innanfor dei ulike institusjonstypane og fagtradisjonane finst ulike former av utvalskriterium. Å velja ut inneber òg å velja bort; ein avgjer kva røyster som skal få sleppa til, og kva røyster som må finna seg i å verta tagale i den historiske songen. Det er difor ei stendig fagleg og kulturpolitisk utfordring å arbeida for at den seleksjonen som institusjonane samla sett står føre, gjev eit så dekkjande og balansert bilete som råd er av det mangfaldet som kan seiast å utgjera norsk samfunnsliv opp gjennom tidene.»

I lys av dette er det grunn til å streke under behovet for ei systematisk vurdering av kva slags arkiv frå privat sektor, og kva slags materiale i desse arkiva, som skal representere privat sektor innanfor ramma av ein samla samfunnsdokumentasjon. Ein slik systematikk i privatarkivarbeidet eksisterer i for liten grad i dag. Fleire og fleire arkivinstitusjonar har rett nok utarbeidd gode bevaringsplanar som ligg til grunn for arbeidet deira, men noko samla grep på nasjonalt eller regionalt nivå har vi ikkje.

Dersom privat sektor skal få ein større plass i ein samla samfunnsdokumentasjon, må det avklarast nærare kva som er eit tilfredsstillande nivå for bevaring av privatarkiv, både når det gjeld omfang, utval av sektorar og typar arkivmateriale. I tillegg bør det leggjast strategiar for å komme til dette nivået.

Kjelde: Foto: Per Skarung

Kjelde: Foto: Lena Kristensen, Statsarkivet i Stavanger. Personen på biletet er Eivind Skarung.

Departementet legg til grunn at Riksarkivaren med utgangspunkt i ansvaret han er tildelt etter arkivlova, konkretiserer nivået for bevaring av privatarkiv i Noreg. Ramma for denne konkretiseringa er at arkiv frå privat sektor skal vere tilfredsstillande representerte i ein samla samfunnsdokumentasjon. Konkretiseringa av nivået bør skje i samspel med andre viktige aktørar på arkivområdet, både organisasjonar og institusjonar.

Kjelde: Foto: Eivind Skarung, Statsarkivet i Stavanger.

På dette grunnlaget bør Riksarkivaren utarbeide ein ny strategi for privatarkivarbeidet i Noreg. Strategien bør basere seg på eit breitt samarbeid over heile arkivområdet – inkludert å utnytte dei vilkåra som ligg føre for eit samspel med aktørar i privat sektor. Utgangspunktet for departementet er at staten skal ha ei sentral rolle som pådrivar og koordinator i arbeidet med privatarkiva, samstundes som ein utnyttar dei vilkåra for bevaring og tilgjengeleggjering som ligg i Arkivverket. For å få handteringa av privatarkiv opp på eit tilfredsstillande nivå, trengst det eit breitt samspel, mellom anna med aktørar i privat sektor.

Eit samspel med private aktørar må skje på frivillig basis. Arkivlova gir ingen generell heimel for å gi påbod til private aktørar om å ta vare på arkiva sine eller inngå i eit samarbeid med det offentlege om arkivbevaring. Offentlege arkivinstansar bør opplyse om kor viktig det er å dokumentere den rolla private aktørar har i samfunnet, og på den måten medverke til ei brei forståing av relevansen til privatarkiva. Berre ved at dei private aktørane sjølve ser kor viktig det er å dokumentere si eiga verksemd, kan det skapast ei tilfredsstillande handtering av privatarkiva.

Innanfor dagens rammeverk er det eit breitt samarbeid mellom institusjonar som tek vare på privatarkiv. Riksarkivaren skal etter arkivlova føre register over privatarkiv som er oppbevarte av offentlege og private bevaringsinstitusjonar. Dette er godt innarbeidd gjennom samkatalogen for privatarkiv, der store og små arkivinstitusjonar, bibliotek og museum melder inn kataloginformasjonen sin til Riksarkivet. Oppgåva blir no gradvis overført til Arkivportalen, som blir bygd opp til ein samla nettkatalog for alt bevart arkivmateriale i landet.

Med utgangspunkt i Riksarkivarens retningslinjer for privatarkivarbeidet, gitt med heimel i arkivlova § 14, er det på regionalt nivå etablert eit landsdekkjande nettverk av koordinerande institusjonar i privatarkivarbeidet. Dei skal fungere som regionale kompetansesenter og vere med på å koordinere arkivarbeidet i fylka sine. Dermed er det etablert ein infrastruktur for nasjonal og regional samhandling i privatarkivarbeidet. Den regionale samhandlinga i privatarkivarbeidet byggjer på at institusjonane i eit fylke samordnar innsamlinga av arkiv (geografisk, tematisk o.l.). Det medfører mellom anna at alle bevaringsinstitusjonane i sine planar tek stilling til om dei skal samle inn privatarkiv, og etter kva kriterium dette eventuelt skal skje. Departementet går ut frå at desse organisatoriske rammevilkåra bør leggjast til grunn for ein framtidig privatarkivstrategi.

Eit anna verkemiddel etter arkivlova er at Riksarkivaren kan registrere visse privatarkiv som «særskilt verneverdige» og krevje å få kopi av slike arkiv dersom dei blir førte ut av landet eller står i fare for å gå tapt. Arkiveigaren kan på si side setje vilkår om avgrensingar i tilgangen til kopiane hos Riksarkivaren. Dette verkemidlet er likevel berre brukt i eitt tilfelle til no.3 Grunnen til dette måtehaldet er at det i forarbeida til arkivlova4 vart lagt opp til ein svært restriktiv bruk av denne loveregelen: «Dette lovbodet er tenkt brukt svært sjeldan og berre overfor arkiv som må karakteriserast som forskingsmessig uerstattelege eller som ein nasjonal kulturskatt.» I arbeidet med å vurdere endringar i arkivlova skal departementet sjå på om denne lovregelen om sikring av særskilt verneverdige privatarkiv bør få eit vidare virkeområde.

Lovproposisjonen for arkivlova set som vilkår at Riksarkivaren har eit koordineringsansvar for arbeidet med å bevare privatarkiv. Om formålet med at Riksarkivaren skal gi retningslinjer for privatarkivarbeidet, heiter det m.a.: «Poenget er å gje Riksarkivaren eit visst verkty for ei samordning av arbeidet med å ta vare på private arkiv. Målet er å få meir ut av dei ressursane som store og små institusjonar legg ned i slikt arbeid, utan at det skal kosta meir.»5

Departementet vil vurdere om denne oppgåva bør gjerast tydelegare ved at formuleringa blir teken inn i sjølve lovteksten.

5.4.4 Privatarkiv i musea

Musea oppbevarte 27 600 hyllemeter privatarkiv ved utgangen av 2010. Dette var 30 pst. av det som samla var bevart av privatarkiv i Noreg.6 Undersøkingar indikerer at om lag halvparten av arkivmaterialet i musea er uordna og derfor utilgjengeleg for publikum. For få år sidan var vurderinga til Riksarkivaren at privatarkiva i norske museum, med nokre unntak, gjennomgåande ikkje var tilgjengelege for brukarar. I tillegg til at sjølve arkivmaterialet ikkje var lagt til rette for bruk, hadde musea berre unntaksvis etablert ei publikumsteneste som kunne ta hand om rettleiing, innsynsvurdering, framfinning og tilsyn ved førespurnad om bruk av arkiva. I St.meld. nr. 49 (2008 – 2009) Framtidas museum vurderte Kulturdepartementet det som kritisk å gjere noko med situasjonen. Meldinga tilrådde mellom anna at museumsarkiva vart registrerte i Asta og tilgjengeleggjorde i Arkivportalen.

Kjelde: Foto: IKA Møre og Romsdal/fotograf Mads Langnes

Departementet legg til grunn at Norsk kulturråd vidarefører det strategiske utviklingsarbeidet på museumsområdet som ABM-utvikling tidlegare hadde ansvaret for. Dei utviklingsoppgåvene som vart omtalte i St.meld. nr. 49 (2008 – 2009) Framtidas museum, går ut på at Kulturrådet skal vere fagleg rådgivar for departementet i spørsmål som gjeld museumspolitikk generelt og det nasjonale museumsnettverket spesielt. Kulturrådet har ansvaret for å følgje opp fleire tiltak i meldinga. I meldinga blir det streka under at forsking og kunnskapsutvikling er eit nødvendig fagleg grunnlag for innsamling, dokumentasjon og formidling, og at det skal sikrast gjennom meir forskingssamarbeid, både i museumsnettverket og mellom musea og forskingsmiljøa i kunnskapssektoren. Det blir lagt til grunn at Kulturrådet inkluderer arkivsamlingane til musea i satsinga.

Norsk kulturråd har ansvaret for mål- og resultatstyring for det nasjonale museumsnettverket innanfor dei løyvings- og forvaltningsrammene som Stortinget og departementet legg. Dette ansvaret handlar mellom anna om å utvikle ein god målstruktur og nyttige resultatindikatorar, og å utarbeide tilstandsrapportar og forslag til tiltak for betre måloppnåing.

Departementet meiner at det er best å ta hand om satsinga på privatarkiv i musea som ein integrert del av museumsforvaltninga. Det vil seie at arbeidet med arkiv i museum bør skje innanfor ramma av det utviklingsarbeidet og den mål- og resultatstyringa som er skissert for Norsk kulturråd på museumsområdet.

5.4.5 Norsk kulturråd

I samband med overføringa av oppgåver og årsverk frå ABM-utvikling til Nasjonalbiblioteket, Norsk vitenskapsindeks og Norsk kulturråd vart det signalisert at departementet ville vurdere om alle eller delar av årsverka knytte til arkiv skulle leggjast til Arkivverket.

Oppgåvene til ABM-utvikling på arkivområdet var å drive aktivt, strategisk utviklingsarbeid og arbeide med heile spekteret av funksjonar innanfor arkiv. Med overføringa av arkivoppgåvene til Norsk kulturråd har Kulturrådet vidareført dette breie mandatet i 2011 og 2012. Ut frå arkivlova har Riksarkivaren samstundes det overordna statlege ansvaret for heile arkivsektoren. På arkivområdet er det dermed to statlege etatar: Norsk kulturråd som utviklingsaktør og Riksarkivaren/Arkivverket som overordna fagetat.

Departementets vurdering er at oppgåva som generell utviklingsaktør ikkje gir ei god klargjering av grunnlaget for oppgåvedelinga og samarbeidet mellom Arkivverket og Kulturrådet. Som overordna fagetat må Arkivverket òg drive utviklingsverksemd.

Når det gjeld statens ansvar generelt for privatarkiva, ligg det til Riksarkivaren, jf. arkivlova §§ 13, 14, 17 – 20. Dette gjeld også privatarkiv som blir oppbevarte utanfor Arkivverket. Riksarkivaren har ansvaret for

• oversikter over verneverdige privatarkiv

• register over bevarte privatarkiv

• registrering av privatarkiv som særskilt verneverdige

• utarbeiding av retningslinjer for arbeidet med privatarkiv i Arkivverket, og å avgjere om retningslinjene skal gjelde for offentlege organ og private institusjonar som får offentleg tilskot for dette arbeidet

• krav om kopiar av særskilt verneverdige arkiv som skal førast ut av landet eller står i fare for å gå tapt

• fastsetjing av kva for private rettssubjekt som heilt eller delvis skal følgje forskriftene for offentlege arkiv

• fastsetjing av kva for arkiv frå verksemder som skifter status frå offentleg til privat, som skal følgje reglane for offentlege arkiv

Det er i dag samla eit museums- og arkivfagleg miljø i Kulturrådet som bør gi eit godt grunnlag for ein forsterka fagleg innsats i arbeidet med arkivsamlingane til musea ut frå målsetjingane knytte til forvaltning, forsking, formidling og fornying i musea.

Ei klargjering av det statlege ansvaret for privatarkiv tilseier at det overordna ansvaret og fullmakta til Riksarkivaren står ved, og at oppgåvene til Kulturrådet omfattar tilrettelegging, koordinering og utvikling av arkivsamlingane til musea. Som omtalt i punkt 5.4.4 har musea 27 600 hyllemeter arkivmateriale, og utfordringane for arkivarbeidet i museumssektoren er store. For å styrkje arbeidet med privatarkiv og arkiv som ut frå ei fagleg vurdering bør inngå i ein museumssamanheng, vil årsverka knytte til arkiv som vart overførte frå ABM-utvikling til Norsk kulturråd ikkje bli overførte vidare til Arkivverket. Departementet legg til grunn at løyvinga over statsbudsjettet – kap. 320, post 77 Prosjekt- og utviklingstiltak på museums- og arkivfeltet – blir vidareført. I den samanhengen er det naturleg at Kulturrådet rettar støtteordninga for privatarkiv inn mot museumsfagleg relevante arkivprosjekt.

Kulturrådet har òg vidareført arbeidet til ABM-utvikling for ein fullstendig arkivstatistikk. For å styrkje oppfølginga av Riksarkivarens lovbundne oppgåver for arkiv i kommunal og privat sektor skal Riksarkivaren ta over ansvaret for kartleggingar, oversikter og statistikk for heile arkivsektoren. Arkivstatistikken bør utarbeidast slik at han gir god styringsinformasjon i oppfølginga av dette lovbundne arbeidet. Norsk kulturråd skal framleis ha ansvaret for kartleggingar, oversikter og statistikk for museumsarkiva.

Norsk kulturråd forvaltar Norsk kulturfond. Ifølgje vedtektene har Norsk kulturfond til formål å stimulere skapande åndsliv i litteratur og kunst, verne kulturarv og arbeide for at flest mogleg skal få del i kulturgoda. Departementet legg til grunn at kulturvern framleis vil vere eit hovudområde i Kulturrådets forvaltning av Kulturfondet, og at arkiv og arkivfaglege utfordringar vil inngå i arbeidet.

5.5 Organisering

5.5.1 Innleiing

Det er store skilnader mellom arkivorganisasjonane i statleg og kommunal sektor. Dette heng saman med at statlege og kommunale etatar generelt sett er ulikt organiserte. Statlege etatar har eit nasjonalt ansvar, og mange av dei har kvar for seg ein landsomfattande organisasjon med éi sentral og fleire regionale og til dels også lokale einingar. Innanfor ansvarsområdet sitt dekkjer dei altså den statlege verksemda for heile landet. Kommunale verksemder har på tilsvarande måte eit samla kommunalt ansvar innanfor sitt arbeidsområde, men avgrensa til det geografiske området for kommunen. Det vil seie at alle dei 429 kommunane har til dels parallelle funksjonar innanfor dei ansvarsområda som kjem inn under det kommunale sjølvstyret, trass i at den praktiske utøvinga av desse funksjonane nødvendigvis må variere mykje som følgje av mellom anna den store skilnaden i storleik mellom kommunane.

I samsvar med den statlege organisasjonsmodellen er det i statleg sektor éin etat, Arkivverket, som har ansvaret for å bevare og tilgjengeleggjere arkiv som ikkje lenger er i aktiv bruk hos arkivskaparane. Arkivverket er organisert som andre statlege etatar med ein sentral og fleire (i dette tilfellet åtte) regionale einingar i tillegg til to spesialeiningar. Denne parallelliteten med andre etatar gjer det enkelt og rasjonelt for Arkivverket å føre tilsyn med statlege etatar både sentralt og regionalt, og organiseringa av etaten høver også godt til å koordinere arkivhandtering nasjonalt der dette er tenleg. Den fullmakta Riksarkivaren har etter arkivlova, styrkjer den nasjonale koordineringa og utvidar rolla til også å omfatte andre samfunnssektorar.

I kommunal sektor er det berre ein del større byar og nokre av fylkeskommunane som har organisert eigne arkivdepot. Dei fleste kommunar er med i eit samarbeid med andre om å etablere og drive eit arkivdepot. Den vanlegaste organisasjonsforma er interkommunale arkiv (IKA). Dei fleste er organiserte som interkommunale selskap eigde av kommunane og/eller fylkeskommunane. Det finst også andre organisasjonsformer der fylkeskommunen har organisert eit eige fylkesarkiv, og der interkommunalt samarbeid blir etablert innanfor denne ramma. Interkommunale einingar utfører mellom anna depotoppgåver på vegner av medlems- og eigarkommunar, men etter arkivforskrifta ligg ansvaret for arkiva framleis hos kvar kommune. Kommunane har både eigedomsrett til og reelt herredømme over arkiva sine.

Fellesordningar av denne typen er godt skikka til å ta hand om behovet til kommunane for depotfunksjonar. Organisert samarbeid vil til vanleg vere rasjonelt samanlikna med å etablere eigne depot i kvar kommune. Det gir òg eit godt grunnlag for å etablere kompetente og stabile fagmiljø. Når det likevel enno er store manglar knytte til depotfunksjonane i kommunal sektor, kjem det i særleg grad av utilstrekkeleg handteringskapasitet i dei fleste interkommunale arkivdepota og manglande breiddekompetanse i å handtere digitalt arkivmateriale. Det interkommunale samarbeidet har likevel medverka sterkt til den positive utviklinga som har skjedd i kommunal sektor, og denne lærdommen tilseier at dette samarbeidet bør styrkjast både kvantitativt og kvalitativt. Det er behov for å samarbeide på eit endå breiare plan – nasjonalt eller regionalt – for å kunne ta hand om behova for langtidsbevaring av digitalt materiale.

Det er eit viktig samspel og samarbeid som går føre seg mellom statlege og kommunale arkivinstitusjonar. Dels er dette ein nødvendig faktor i utøvinga av tilsyns- og rettleiingsansvaret som Riksarkivaren har etter arkivlova. Men det går mykje lenger enn som så. Statlege og kommunale arkivinstitusjonar er delar av eit felles nasjonalt arkivfagleg miljø som gjer seg gjeldande på ulike område. I tillegg til jamlege konferansar, seminar og kurs som samlar ulike delar av arkivmiljøet, blir det òg gjennomført felles prosjekt der statlege og kommunale arkiv inngår i eit organisert samarbeid. Den markante utviklinga av kommunale arkivinstitusjonar dei siste åra har i stor grad vore med på å styrkje og utvide kompetansen i det nasjonale arkivmiljøet.

Fleire av dei interkommunale arkiva leiger lokale hos statsarkivet i det aktuelle distriktet og held til i same bygningen. Det gjeld Tromsø, Trondheim, Stavanger og Kristiansand. Ei liknande ordning er planlagd på Hamar, og i Kongsberg planlegg det interkommunale arkivet (IKA) å byggje nytt bygg i flukt med statsarkivet. Felles lesesal for IKA og statsarkivet er vanleg i slike samanhengar, og somme stader har ein prøvd å etablere ei meir integrert brukarteneste. I Kristiansand og Trondheim har dei etablert det dei kallar arkivsenter, der statsarkivet og IKA i visse samanhengar står fram med ein felles identitet i lokalmiljøet. Førebels er integreringa av tenestetilbodet nokså avgrensa, og det er utan tvil potensial for å oppnå større synergigevinstar både for verksemdene og brukarane deira gjennom eit tettare samarbeid.

Det er særleg omsynet til formidlings- og brukartenestene som taler for eit tett samspel mellom kommunale og statlege arkivinstitusjonar i regionane. Brukarane spør til vanleg ikkje etter arkiv frå bestemte offentlege organ eller samfunnssektorar. Utgangspunktet deira er i større grad tematisk, anten det no gjeld dokumentasjon av rettar, forsking eller meir allmenn interesse for tilhøve i fortida og den skriftlege kulturarven vår. Det er derfor enklare å finne fram til det ein er ute etter dersom dokumentasjonen er offentleggjord ein stad, både når det gjeld fysisk tilgang og nettbaserte søkjevilkår. Også for institusjonane er det som oftast rasjonelt å samarbeide om å byggje opp tenestetilbod, og ein vil ofte kunne nå breiare ut til potensielle brukarar gjennom felles formidlingstiltak.

Denne lærdommen har aktualisert spørsmålet om korleis samarbeidet mellom kommunale og statlege arkivinstansar bør organiserast for å oppnå best mogleg effekt i form av betre brukartenester og rasjonelle arbeidsprosessar.

5.5.2 Kartlegging av alternative organisatoriske løysingar – Nysæter-utvalet

I St.meld. nr. 48 (2002 – 2003) Kulturpolitikk fram mot 2014 foreslo departementet å granske og drøfte ei alternativ organisering av arkiva:

«På noko lengre sikt – fram mot 2014 – bør ein kunna sjå føre seg eit arkivlandskap som er bygd opp rundt eit nettverk av sterke regionale arkivinstitusjonar med ansvar for bevaring og formidling av arkiv både frå kommunal og privat sektor. Det vil òg vera interessant å vurdera i kva grad eit slikt nettverk kan sjåast i samanheng med dei regionale statsarkiva, som i dag er ein organisatorisk del av det statlege Arkivverket.»

På denne bakgrunnen sette Riksarkivaren i 2003 ned eit utval som fekk i oppgåve å greie ut og fremme grunngitte forslag til vidare utvikling av arkivinstitusjonar i kommunal sektor. Dåverande fylkesarkivar i Hordaland, Egil Nysæter, vart oppnemnd som leiar for utvalet, som elles hadde representantar frå både kommunale og statlege arkivinstansar.

Nysæter-utvalet, som det har vore kalla, la fram rapporten sin i 2005. I tillegg til å vurdere utviklinga av det kommunale institusjonslandskapet presenterte utvalet også ein modell som inneheldt ei samordning av arkivsektoren på tvers av forvaltningsnivåa.

Utvalet skisserte konkret tre ulike modellar. Dei vart kalla IKA-modellen, arkivsentermodellen og regionarkivmodellen, og dei to første modellane vart rekna som steg på vegen mot ei realisering av regionarkivmodellen. Både IKA- og arkivsentermodellane bygde vidare på den eksisterande organisasjonsstrukturen med sjølvstendige arkivinstitusjonar for kvart forvaltningsnivå. Regionarkivmodellen skisserte ein ny institusjonstype med bevaring av arkivmateriale på tvers av forvaltningsnivåa.

IKA-modellen er ei vidare utbygging og styrking av interkommunale arkiv eller arkivordningar for eitt eller fleire fylke, og med eigne arkivinstitusjonar for dei største byane. Denne modellen baserer seg på ei grunnleggjande målsetjing om at alle kommunane skal vere organiserte i ei IKA-ordning eller ha eigne store arkivinstitusjonar som stettar krava som ligg i regelverket og i dei politiske føringane. Det er berre Akershus fylke som ikkje er dekt av ei interkommunal arkivordning eller liknande, men det er likevel eit stykke att til alle kommunane er med i ei depotordning.

Arkivsentermodellen byggjer på IKA-modellen, men har avtalefest samlokalisering av sjølvstendige offentlege arkivinstitusjonar og eventuelt andre arkivbevaringsinstitusjonar. Samarbeidet mellom institusjonane kan vere meir eller mindre omfattande, men som oftast har senteret felles ekspedisjonslokale, lesesal, møte- og undervisningsrom og kantine. Det kan òg vere eit samarbeid om meir eller mindre omfattande arbeidsoppgåver som byggjer på varige avtalar. Denne typen løysingar er i større eller mindre grad realisert fleire stader, men det er likevel eit stort potensial for tettare samarbeid om og integrering av tenester og funksjonar innanfor denne modellen.

Den tredje modellen som vart foreslått av Nysæter-utvalet, er regionarkivmodellen. Modellen går ut på at éin institusjon har ansvaret for alt arkivmaterialet i ein region, frå alle offentlege forvaltningsnivå og frå privat sektor. Eit regionarkiv er dermed eit samla arkiv for regionen. Som positive sider ved regionarkivmodellen framheva utvalet mellom anna ei meir heilskapleg tilnærming til arkivmaterialet i distriktet, enklare handtering av arkiv som skifter forvaltningsstatus, betre samordning av publikumstenester, enklare prosedyrar for forskarinnsyn i klausulert materiale og stordriftsfordelar når det gjeld administrasjonskostnader og spesialkompetanse.

Nysæter-utvalet konkluderte med at det på sikt er regionarkivmodellen som representerer den beste organisatoriske løysinga for eit framtidsretta regionalt arkivarbeid. Samstundes presiserte utvalet at det låg utanfor mandatet deira å drøfte ulike problemområde knytte til ei slik omorganisering av arkivlandskapet. Det manglar derfor ein del på at regionarkivmodellen er ferdig framstilt, og det vart ikkje skissert nokon prosess for ei slik omorganisering.

Riksarkivaren sende innstillinga frå Nysæter-utvalet ut på høyring til fylkeskommunane, alle eksisterande interkommunale arkiv og fylkesarkiv, utvalde kommune- og byarkiv, arkivfaglege organisasjonar og organ som KS, ABM-utvikling og Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek. Av dei 55 adressatane uttalte 28 seg. Av dei som tok stilling til organisasjonsmodellen, meinte om lag halvparten at ein arkivsentermodell eller ei anna form for blandingsmodell ville gi det beste resultatet med dagens utgangspunkt, eller at spørsmålet om modell og organisering måtte greiast ut nærare. Den andre halvparten tok til orde for regionarkiv i ei eller anna form, men fleire av dei peikte samstundes på at fleire spørsmål i så fall måtte avklarast først. Mellom anna var det uklart korleis ein slik modell skulle stille seg til på den eine sida statsarkiva som del av ein statleg, sentralstyrt etat og på den andre sida IKA, fylkesarkiv og byarkiv som lokalt eigde, styrte og finansierte verksemder.

I ei oppsummering med forslag til ein nasjonal arkivpolitikk (i brev av 29. juni 2006 til Kulturdepartementet) avviste Riksarkivaren regionarkivmodellen. Han streka under at arkivsentermodellen representerte ein tilrådeleg politikk som kunne realiserast i nær framtid, og at Arkivverket for sin del var innstilt på å gjennomføre samlokaliseringar med andre institusjonar der tilhøva låg til rette. Riksarkivaren gjekk vidare ut frå at statsarkiva framleis skulle vere ledd i det statlege Arkivverket, og at ei nyordning som skulle vere truverdig og rasjonell måtte leggje dette til grunn. Samstundes gav han uttrykk for at Arkivverkets institusjonar kunne opnast for mottak av offentlege arkiv uavhengig av forvaltningsnivå, og han tok til orde for ei felles nasjonal depotordning for langtidslagring av kommunale/fylkeskommunale digitale arkiv.

Vurdering av organisatoriske verkemiddel på regionalt nivå

Departementet ser det som eit viktig mål for ein nasjonal arkivpolitikk å etablere gode og tenlege formidlings- og brukartenester, slik at samfunnet får informasjon om og tilgang til eit breitt spektrum av arkivmateriale uavhengig av kvar det er skapt. Dette tilseier eit tett samarbeid på tvers av forvaltningsnivåa i offentleg sektor.

Samstundes må ein ta omsyn til den nære tilknytinga arkiva har til opphavssituasjonen og den verksemda der dei vart skapte. Arkivmaterialet kan i dei fleste tilfella ikkje forståast på korrekt måte utan informasjon om den konteksten dei har utvikla seg i, og kvaliteten på arkiva kviler derfor heilt og fullt på at kontekstinformasjonen er tilstrekkeleg og pålitelig. I tillegg kjem at arkiva blir til som ledd i verksemda til arkivskaparane og er den viktigaste kjelda til dokumentasjon av handlingar og hendingar som har gått føre seg der, og dei rettane og pliktene som følgjer av dette. Både dei som skal bruke arkiva og dei som har skapt dei er interesserte i å ta vare på den tette tilknytinga mellom arkiva og opphavssituasjonen. Og dei som har skapt arkiva har ei stor eigeninteresse i at den historiske dokumentasjonen blir bevart på forsvarleg måte. Offentleg forvaltning har dessutan ei forplikting til å dokumentere verksemda si av omsyn til samfunnet elles.

I lys av dette vil departementet framleis leggje til grunn at det er eit statleg ansvar og ei statleg oppgåve å ta vare på statens eigne arkiv og ha fullt herredømme over dei. Staten har ei stor eigeninteresse i å kunne dokumentere si eiga verksemd både frå ei nær og ei fjernare fortid, og staten har eit tilsvarande dokumentasjonsansvar overfor samfunnet elles. Det er derfor ikkje aktuelt å vurdere ordningar der staten gir seg frå seg sitt regionale arkivmateriale til arkivinstitusjonar som er utanfor statleg styring. Ei slik ordning ville òg vere lite teneleg med tanke på den viktige nasjonale koordineringa og samordninga som Arkivverket står for i dag.

Som nemnt tidlegare i denne meldinga har kommunar og fylkeskommunar eit tilsvarande behov for å dokumentere si eiga verksemd, og eit tilsvarande ansvar for å dokumentere handlinga sine i høve til resten av samfunnet. Det er derfor heller ikkje aktuelt å vurdere ordningar der kommunale eller fylkeskommunale instansar overlèt ansvaret for arkiva sine til instansar utanfor forvaltninga. Og ei generell statleg overtaking av dei kommunale og fylkeskommunale arkiva ville vere eit tiltak som rokkar ved grunnleggjande prinsipp i det kommunale sjølvstyret.

På dette grunnlaget finn ikkje departementet at føresetnadene er til stades for å drøfte vidare ei ordning med regionarkiv på tvers av forvaltningsnivå, slik Nysæter-utvalet i si tid foreslo. Dersom utsiktene til samfunnsgevinstar hadde vore store og tydelege, kunne ein kanskje vurdert ein modell som kombinerer statlege og kommunale funksjonar etter mønster av NAV. Men utsiktene til gevinst på arkivområdet er ikkje store nok til å forsvare ein slik prosess. Det er også grunn til å streke under at det vil vere problematisk å innordne nokre av dei største og mest robuste arkivinstitusjonane i ein slik modell.

Derimot er det grunn til å utnytte mykje betre enn i dag dei løysingane som ligg i arkivsentermodellen, der statlege og kommunale arkivinstansar inngår i eit organisert og forpliktande samarbeid om bruk av arkivlokale, felles brukartenester, formidlingstiltak o.a. Når vilkåra ligg til rette for det, bør arkivsentra etter ein slik modell kunne utvidast til kulturvernsenter, der også museum og bibliotek er med. Denne typen samarbeid er særleg aktuelt der fleire institusjonar kan samlokaliserast og etablere fellestenester på staden.

Det er endå meir aktuelt med eit organisert samarbeid om nettbaserte tenester, der samarbeidet kan skje uavhengig av den fysiske plasseringa til institusjonane. Eit godt eksempel på slikt samarbeid er nettstaden Arkivportalen.no, der heile Arkiv-Noreg legg ut sine digitale katalogar, og der det i tillegg kan leggjast ut digitale dokumentkopiar eller lenkjer til andre nettstader når slike finst. Eit samarbeid om nettstader for publisering av digitalisert og digitalt skapt arkivmateriale vil òg vere svært aktuelt. Det same gjeld nettbaserte svartenester, brukarforum og wiki-løysingar. Denne typen tenester er av nokså ny dato, og potensialet er stort for nye tenestetilbod og eit utvida samarbeid innanfor arkivområdet i framtida.

Departementet legg til grunn at Riksarkivaren gjennom Arkivverket skal vere ein pådrivar i å etablere organiserte samarbeidsløysingar både i nasjonal samanheng og på det regionale planet. Dette gjeld både nettbaserte tenester og samarbeid om tenester og funksjonar på staden i regionale arkivsenter.

5.5.3 Framtidig organisering av Arkivverket

Regjeringa vil med denne meldinga òg orientere Stortinget om retninga for den framtidige organiseringa av Arkivverket.

Arkivverket er statens fagetat på arkivområdet. Etaten har ein landsomfattande organisasjon med eit sentralorgan, Riksarkivet, og åtte regionale institusjonar, statsarkiv. I tillegg kjem to meir spesialiserte einingar med landsomfattande oppgåver: Samisk arkiv og det komande Norsk helsearkiv. Både Riksarkivet og etaten er styrte av Riksarkivaren.

Riksarkivaren og Arkivverket skal framleis ha ansvar og styringsrett for å betre arkivfunksjonane i samfunnet. Fullmakta er gitt i lover og forskrifter. Ei klargjering av Arkivverkets ansvar kan styrkje innsatsen til etaten.

I 2012 vart det etablert ei ny strategisk leiargruppe for etaten. Leiargruppa vil få dei nødvendige fullmaktene som toppleiing for etaten innanfor dei rammene Riksarkivaren fastset. Medlemmene av den nye toppleiinga vil òg få delegert fullmakter som linjeleiarar og koordineringsfullmakter innanfor sine ansvarsområde. På den måten blir Arkivverkets funksjon som landsomfattande statleg etat tydeleggjord. Etableringa av ei toppleiing rundt riksarkivaren klargjer ansvar og fullmakter i etaten. Arkivverket må organiserast slik at behovet for nasjonal samhandling og samordning blir sikra. Ikkje minst er dette aktuelt i handteringa av sentraliserte digitale løysingar for arkivskaparane, og når digital tilgang til arkiva kan etablerast uavhengig av geografisk plassering.

Samstundes er det behov for statleg innsats på det regionale planet. Statsarkiva bør derfor ha kapasitet og nødvendig handlingsrom til å yte tilstrekkeleg innsats regionalt. Når tilhøva ligg til rette for det, bør statsarkiva inngå i eit organisert samarbeid med andre arkiv- og kulturverninstitusjonar. Det vil vere ei utfordring å skape ein fruktbar balanse mellom nasjonal samordning og regionalt handlingsrom i etaten. I tillegg må den nye spesialeininga, Norsk helsearkiv, og det planlagde sentraldepotet for etaten integrerast i Arkivverkets framtidige organisasjon og arbeidsfordeling.

Riksarkivet

Som depotinstitusjon har Riksarkivet ansvaret for den sentrale statsforvaltninga. I tillegg skal Riksarkivet vere det saksførebuande og sakshandsamande organet til Riksarkivaren i utøvinga av arkivrett og leiing av etaten. Direktørane i Riksarkivet representerer Riksarkivaren som etatsleiar og arkivsjef utetter i fleire samanhengar, og dei har ei rekkje koordineringsoppgåver og andre oppgåver i og for etaten.

Riksarkivet bør framleis vere sentralorgan, depotinstitusjon og saksførebuande og sakshandsamande organ for Riksarkivaren. Dette er ikkje til hinder for å plassere etatskoordinerande oppgåver i eit statsarkiv eller i ei av spesialeiningane når vilkåra tilseier det.

Statsarkiva

Dei åtte statsarkiva skal både ta hand om regionale oppgåver tilpassa behova i regionen og inngå i eit nasjonalt samspel for å ta hand om nasjonens arkivfunksjonar på ein profesjonell og tenleg måte. Dei to oppgåvetypane heng saman.

Det er klart at papirperioden på langt nær er over i arkivsamanheng. Kvart statsarkiv forvaltar i dag papirarkiv i monaleg omfang – frå ca. 10 000 hyllemeter og oppover, dei største atskilleg meir. Dei viktigaste regionale oppgåvene knytte til statlege papirarkiv vil i tida framover vere å ta imot avleveringar, forvalte heile arkivmaterialet og tilgjengeleggjere og formidle materialet. Det er ein fordel at arkivdepota ligg geografisk nær statsinstitusjonane som skal avlevere arkivmateriale.

I mange situasjonar der det er behov for arkivundersøkingar, må brukaren møte på lesesalen i ein arkivbevaringsinstitusjon. Statsarkiva utgjer eit profesjonelt fagmiljø med spesialisert kompetanse om det materialet dei forvaltar. Dette omfattar mellom anna kunnskap om administrasjonshistorie og endringar i administrativ inndeling, og kjelde- og arkivkunnskap knytt til materialet dei forvaltar. Denne kompetansen trengst for å skape ei rasjonell brukarteneste på eit tilfredsstillande nivå. Statsarkiva skal vere møteplassar for dei historie- og arkivinteresserte i regionane. Seks av statsarkiva er plasserte i dei største byane – Oslo, Kristiansand, Stavanger, Bergen, Trondheim og Tromsø, som alle er universitetsbyar. I tillegg er to statsarkiv plasserte på Austlandet: Kongsberg, som dekkjer vestregionen, og Hamar, som dekkjer innlandet. Dei største utfordringane reint geografisk ligg i Trondheim distrikt, som omfattar Møre og Romsdal, Trøndelagsfylka og Nordland.

Rettleiing av og tilsyn med arkivskaparane bør gjennomførast av institusjonar med regionbasert spesialkompetanse. Det digitale materialet har same typen kopling som papirmaterialet til verksemdene og dei administrative funksjonane til arkivskaparane, og somme gonger er det òg behov for å sjå papirbasert og digitalt materiale i samanheng.

Alle alternative måtar å utvikle regionale arkivsenter på, jf. punkt 5.5.2, krev at det eksisterer eit nettverk av statsarkiv i regionane. Vilkåra bør leggjast til rette for at statsarkiva kan spele ei sentral rolle i etablering og drift av slike integrerte løysingar.

Nettverket av statsarkiv i regionane bør òg av den grunn haldast oppe. Departementet går likevel ut frå at Riksarkivaren gjennomfører ei kontinuerleg vurdering av arbeidsoppgåvene i statsarkiva og ansvarsfordelinga i etaten. Det er grunn til å rekne med at statsarkiva, i tillegg til dei regionale oppgåvene, også kan ta på seg ein del oppgåver for etaten under eitt, uavhengig av geografisk tilknyting. Ei slik utplassering av etatsoppgåver kan vere med på å styrkje det regionale elementet i etaten og utnytte fagkompetansen og kreativiteten på ein optimal måte. I dag er det ein del tilløp til slik arbeidsfordeling – Stavanger har eit nært samarbeid med oljeindustrien om bevaring av arkiv, Bergen har redaksjonelt ansvar for etatens digitale kjeldenettstad (Digitalarkivet), Hamar står for mottak og testing av ein del nasjonale databasar, Trondheim har i samarbeid med arkivsenteret spesialisert seg på nye formidlingstiltak, og Tromsø vil ta del i den nasjonale nordområdesatsinga. Riksarkivaren bør byggje vidare på desse tilløpa og vurdere om det er grunnlag for å styrkje fellesoppgåvene i regionane.

Samisk arkiv

Oppgåvene til Samisk arkiv omfattar samisk kulturarv frå heile landet, endå om tyngdepunktet ligg i Finnmark og Troms.

Verksemda til Samisk arkiv rettar seg inn mot privatarkiva. Dei statlege arkiva i Troms og Finnmark skal avleverast til Statsarkivet i Tromsø. Riksarkivaren har likevel avgjort at somme statlege arkiv med spesiell tilknyting til dei samiske miljøa, m.a. Sametinget og Reindriftsadministrasjonen, skal plasserast hos Samisk arkiv. Det er ein føresetnad at Samisk arkiv skal kunne drive aktivitetar som ikkje er så vanlege i arkivinstitusjonar, medrekna innsamling av munnleg samisk materiale gjennom lydopptak. Det er allereie sett i gang prosjekt med digitalisering av samiskspråkleg materiale, og dette materialet vil bli publisert på Arkivverkets felles kjeldenettstad, Digitalarkivet.

Samisk arkiv er lokalisert i Kautokeino. Ei spesiell utfordring knyter seg til materiale frå områda utanfor det nordsamiske området. I tillegg til store geografiske avstandar er det her store språklege skilnader. Dei største utfordringane gjeld etterslepet av ordning i dei arkiva som alt er mottekne, og behovet for kartlegging av bevaringsverdig materiale i dei samiske miljøa.

Kjelde: Foto: Statsarkivet i Tromsø

Den samiske kulturen går over landegrensene på Nordkalotten. Samisk arkiv bør derfor vurdere eit samarbeid med arkivbevaringsinstitusjonar i Finland og Sverige. I Finland skal det etablerast ein samisk arkivinstitusjon i Enare, og vilkåra vil derfor liggje til rette for eit samarbeid med den.

5.6 Digitalt skapt materiale

5.6.1 Innleiing

Etter definisjonane i arkivlova er arkiv dokument som blir til som ledd i ei verksemd, og dokument er ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på kva medium som helst. I elektronisk forvaltning – eller e-forvaltning, som er ei vanleg nemning i dag – går arbeidet føre seg som elektronisk kommunikasjon mellom forvaltninga og samfunnet eller internt i forvaltninga mellom forvaltningsorgan eller internt i kvart organ. På same måten skjer elektronisk kommunikasjon i privat sektor internt i kvar verksemd eller mellom ei verksemd og eksterne instansar.

Arkivmaterialet er dermed dei dokumenta som blir skapte i denne elektroniske kommunikasjonen. Den første store utfordringa i arkivskapinga er å identifisere slike dokument, ta stilling til kva som skal arkiverast, og sjå til at desse dokumenta blir fanga opp i tide og lagra på ein måte som sikrar bevaring og tilgang både på kort og lang sikt. I automatiserte system – for eksempel spesialiserte sakshandsamingssystem som kommuniserer med eksterne instansar over Internett – må slike funksjonar byggjast inn i systemet når det blir utvikla. I meir manuelle system – for eksempel eit generelt sakshandsamingssystem med manuell journalføring av saksdokument – tek ein stilling til kva som skal arkiverast etter kvart som dokumenta blir til. Men også her må systemet vere utforma slik at lagring sikrar bevaring og tilgang.

Den andre kritiske fasen kjem når dokumenta skal takast ut av det opphavlege systemet (på fagspråket kalla uttrekk) og overførast til eit system for langtidslagring, til vanleg kombinert med avlevering til eit arkivdepot. Utfordringa ligg her i å sikre integriteten og autentisiteten til dokumenta, bevare dei i sin rette samanheng (ved hjelp av nødvendig kontekstinformasjon) og dokumentere prosessar og prosedyrar på ein slik måte at ettertida har tillit til at dokumenta er det dei gir seg ut for å vere.

Ein tredje kritisk fase melder seg kvar gong arkivmaterialet må migrerast (flyttast) til nye medium og nye teknologiske plattformer. Det er nødvendig for å sikre at dokumenta er tilgjengelege og lesbare etter teknologiske endringar. Også her krevst det sikre og dokumenterte prosessar og rutinar for å halde ved lag autentisiteten og tilliten til at dokumenta er autentiske.

I tillegg kjem at dokumenta på alle stadium skal vere tilgjengelege for autorisert bruk – anten det gjeld å oppfylle krav i offentleglova om innsyn i forvaltningsverksemda, eller det gjeld å innfri forventningar frå brukarane til tenester hos eit arkivdepot. Tilgjengelegheit kjem gjerne som ein tilleggsfunksjon som går utover det som er nødvendig for trygg bevaring. Og funksjonar for tilgjengelegheit i eitt system finst ikkje utan vidare i eit anna.

Av dette følgjer at kvaliteten på arkivfunksjonane i dei første fasane av livssyklusen til dokumenta er avgjerande for kva som skjer etterpå. For eksempel er gode funksjonar for dokumentfangst og arkivskaping ikkje berre nødvendige for å sikre at arkivskaparane sjølve kan bruke materialet, men også for at ettertida skal ha høve til å gjere seg nytte av det. Ikkje minst av den grunn blir standardisering og heilskapstenking sentrale element i ein strategi for å møte dei utfordringane som er presenterte her. Det er behov for å inkludere arkivfunksjonar i statens strategiar for e-forvaltning, og ein må ta høgd for at arkivfunksjonane skal sikre både kortsiktige og svært langsiktige behov.

5.6.2 Strategiar for e-forvaltning

Målet for regjeringa er at den statlege forvaltninga så langt det er mogleg skal vere tilgjengeleg på Internett. Kommunikasjonen mellom forvaltninga, innbyggjarane og næringslivet skal som hovudregel vere nettbasert. Dei mest avanserte tenestene omfattar samarbeid mellom fleire verksemder om å utføre tenesta. Eit gjennomgåande tiltak for både å tilby avanserte sjølvbeteningstenester og å effektivisere forvaltninga er samordning og standardisering. Utvikling av felles IKT-komponentar og felles arkitekturprinsipp for offentleg sektor har vore viktige prinsipp i dette arbeidet. Gjenbruk av felles IKT-komponentar medverkar til kostnadseffektivitet og standardisering, mens felles arkitekturprinsipp først og fremst skal ordne med samvirke mellom forskjellige løysingar.

Det viktigaste i ein overordna IKT-arkitektur for offentleg sektor er at han er bygd opp av felleskomponentar og verksemdsspesifikke tenester som blir tilgjengelege for andre system og komponentar. Elektronisk kommunikasjon blir sikra gjennom bruk av felles standardar for informasjonsutveksling.

Ei effektiv elektronisk forvaltning byggjer på eit levande elektronisk arkiv, som i sin tur er ein føresetnad for elektronisk sakshandsaming. Det er nødvendig å integrere sakarkiv og fagsystem.

I FAOS-rapporten7 vart det mellom anna foreslått eit sett arkitekturprinsipp og diskutert moglege felleskomponentar i arkitekturen omtalt ovanfor. Dei viktigaste arkitekturprinsippa som var lansert var tenesteorientering og interoperabilitet. Eit IKT-system som er utvikla i ein tenesteorientert arkitektur, står fram som ein tenestetilbydar. Vi oppnår samvirke mellom IKT-systema ved at ein del IKT-system (klientar) bruker tenester tilbydde av andre IKT-system (tenarar) gjennom eit standardisert grensesnitt. Prinsippet om interoperabilitet sikrar at klientar og tenarar «snakkar same språket».

FAKS-rapporten8 vart utarbeidd av KS og er kommunesektorens presisering av FAOS-rapporten. FAKS-rapporten definerer eit rammeverk for kommunal sektor som skal støtte opp om den felles tenesteorienterte arkitekturen. I kommunesektoren bør ein òg ha felleskomponentar. Det blir tilrådd å bruke ein Noark 5-godkjend arkivkomponent i programvarearkitekturen til kommunane. I Noark-5 omfattar standarden grunnleggjande arkivfunksjonar for «alle» typar elektroniske system i forvaltninga, medrekna fagsystem for spesialisert og automatisert sakshandsaming. Noark-standarden vil òg kunne nyttast som underlag for tenestebaserte løysingar som gjer det mogleg å utveksle informasjon mellom statlege styresmakter, kommunar og fylkeskommunar, og mellom offentlege organ og arkivdepot. Dette er mellom anna testa ut som pilot i BEST-prosjektet, som vart gjennomført av Fylkesmannen i Sogn og Fjordane i samarbeid med kommunar i fylket. I tillegg har Riksarkivaren i samarbeid med aktørar i kommunal sektor utarbeidd spesifikasjonar og løysingar for langtidslagring av digitalt skapte arkiv, DIAS-prosjektet.9

Kommunesektoren ser eit stort behov for kommunal samordning på IKT-området. Hovudstyret i KS har vedteke å opprette KommIT, eit program for IKT-samordning i kommunesektoren 2012 – 2015. KS eig programmet, som skal styrast av eit programstyre som er samansett av representantar frå KS, kommunar og fylkeskommunar.

Gjennom etableringa av programmet vil kommunesektoren sitje i førarsetet for IKT- utviklinga i eigen sektor. KommIT skal saman med KS hjelpe til med å løyse oppgåver for å betre dagens utfordringar på IKT-området. KS og KommIT vil arbeide for meir samordning mellom statleg og kommunal sektor og ynskjer å gi klare signal om behovet for IKT-samordning også i staten.

KommIT skal operasjonalisere den nye digitaliseringsstrategien for kommunesektoren gjennom samordning av forvaltning og utvikling. Alt frå oppstarten hausten 2012 skal KommIT gjennomføre forvaltnings- og utviklingsoppgåver slik at sektoren på relativt kort sikt kan sjå gevinstar ved samordninga. KommIT kan heilt frå starten overta oppgåver og prosjekt av meir operativ karakter frå KS, og m.a. sørgje for vidare forvaltning og utvikling av standardar og felleskomponentar, kravspesifikasjonar, rettleiingar, sjekklister osv., inkludert standardar som omfattar dei kommunale arkivløysingane.

KS skal framleis ha det interessepolitiske ansvaret på vegner av kommunesektoren og halde fram med å vere premissgivar og bestillar for ei koordinert IKT-utvikling. Samarbeidet mellom KS og KommIT blir heilt avgjerande for å lykkast med samordninga av IKT-utviklinga i kommunesektoren.

Med basis i Noark-standarden er det også etablert eit ope nettbasert tenestetilbod for innsyn i offentlege journalopplysningar og saksdokument. Dette er kalla offentleg elektronisk postjournal (OEP). Difi har ei sentral rolle i e-forvaltninga, medrekna ansvar for OEP. I Difinotat 2012:2 Administrative støttefunksjoner i staten er arkivfunksjonane komne i søkjelyset, og det blir mellom anna vist til Riksarkivets arbeid med mellomlangsiktig lagring av digitale dokument. Difi er positiv til å vere med i avklaringsprosessar med Riksarkivet. Kulturdepartementet legg til grunn at Riksarkivaren samarbeider med andre aktørar, for eksempel Difi, om løysingar.

5.6.3 Bevaring av digitalt arkivmateriale

Det er bevart rundt 2100 uttrekk frå elektroniske system i norske depotinstitusjonar. Av dei kjem om lag 1500 frå statlege arkivskaparar, 500 frå kommunale arkivskaparar og 100 frå private arkivskaparar. Til saman fekk institusjonane rundt 60 nye uttrekk i 2010. Dette er svært lite i høve til den samla mengda arkiv- og fagsystem som er i bruk i forvaltninga og i privat sektor. Truleg er fleire tusen ulike fagsystem i bruk berre i kommunal sektor, og mange av dei inneheld sentral rettsdokumentasjon for enkeltindivid, for eksempel i sosialtenesta, omsorgstenesta og barnevernet. Også i statleg sektor er det mykje som står att før ein har tilfredsstillande kontroll på bevaring av arkivmateriale frå den store mengda av fagsystem.

Store mengder dokumentasjon står i fare for å gå tapt, og det hastar med å trappe opp arbeidet med bevaring av digitalt arkivmateriale. Bevaringsarbeidet byrjar med dokumentfangst og arkivdanning, og deretter skal materialet lagrast for bruk både på kort og lang sikt. Under heile prosessen må ein ta omsyn til integriteten og autentisiteten i materialet.

Dokumentfangst og arkivskaping

Standardisering og regelverk er med på å halde den elektroniske arkivskapinga i forvaltninga innanfor visse rammer, slik at materialet skal kunne bevarast og brukast over lang tid, og slik at autentisiteten og integriteten blir sikra. Aktuelle forskrifter og standardar er:

• forskriftsreglar om avlevering av elektronisk arkivmateriale til Arkivverket (Riksarkivarens forskrift, kapittel VIII)

• forskriftsreglar om elektronisk arkivering av saksdokument i offentleg forvaltning (Riksarkivarens forskrift, kapittel IX)

• Noark-standarden for journalføring og arkivering av saksdokument, medrekna saksdokument i fagsystem

Men desse tiltaka er ikkje nok i seg sjølv. Ei utgreiing som vart gjennomført for Fornyings- og administrasjonsdepartementet og Difi i første kvartal 2011,10 viste for eksempel at kommunikasjon mellom fagsystem, og mellom fagsystem og andre system, i lang tid har vore fråverande. Det har ført til at mange av fagsystema har utvikla seg til proprietære IKT-system, «silosystem», det vil seie lukka system som kontrollerer meir eller mindre all funksjonalitet innanfor det aktuelle fagområdet, frå datalagring til sakshandsaming. For kommunane vil det seie at dei på den måten blir innelåste i leverandørspesifikke løysingar som ikkje er lagde til rette for utveksling av informasjon og kommunikasjon på tvers av systema i kommunen. Kommunikasjon med andre offentlege verksemder er endå vanskelegare. Rapporten viser til at det er fleire eksempel på at kostnader knytte til å integrere fagsystem med sakarkivsystem er større enn sjølve innkjøpet av systema. Og i tillegg kjem seinkostnadene ved å programmere og gjennomføre uttrekk av dei bevaringsverdige datamengdene i systema.

Det er behov for arkivfagleg medverknad i utviklinga av elektroniske system som lagrar dokumentasjon. Med dårleg kvalitet på det digitale arkivmaterialet blir det også kostbart å bevare og gjere materialet tilgjengeleg for ettertida, ettersom det kan føre til eit omfattande etterarbeid. Utviklinga har ført til ei endring av rolla til arkivtenestene, der det i dag trengst spesialkompetanse innanfor elektronisk arkivdanning og bevaring. I tillegg er det nødvendig at organisasjonen har bestillarkompetanse når nye fagsystem skal kjøpast inn. Dette er kompetanse som er viktig for å sikre god kvalitet på det digitale arkivmaterialet, og som i varierande grad er til stades i dag.

Journalføring og arkivering av tekstmeldingar

Saksrelevant informasjon som blir send eller motteken som tekstmeldingar over mobiltelefonar er ikkje omtalt særskilt i forskrift om offentlege arkiv (arkivforskrifta). I § 3-2 i arkivforskrifta er det presisert at saksdokument som blir sende eller mottekne via telefaks eller e-post skal handterast som andre saksdokument når det gjeld arkivering. På grunn av mengda av og innhaldet i tekstmeldingane i offentleg sektor er det eit ynske om meir praktisk handtering av saksrelevante tekstmeldingar som offentlege tenestemenn tek imot eller sender. Kulturdepartementet sende derfor på høyring eit forslag til endring av § 3-2 i arkivforskrifta. Høyringssvara viser at det er behov for meir utgreiing av saka. Det vil bli gjort som ledd i den større gjennomgåinga av arkivregelverket som denne meldinga legg opp til.

Lagring av digitalt materiale i staten

Statlege organ skal avlevere det digitale arkivmaterialet sitt til Arkivverket. Arkivverket har sentralisert sine digitale lagringsfunksjonar og har etablert eit digitalt magasin i Riksarkivet i samsvar med internasjonale standardar. Ein er no inne i sluttfasen på eit prosjekt for utvikling av aktuell programvare (DIAS), og dette skjer i samarbeid med aktuelle kommunale instansar og med det svenske riksarkivet. Implementeringa av den nye programvara med tilhøyrande rutinar i Riksarkivet skjer i 2012.

Det vil enno vere ei rekkje utfordringar i å etablere rasjonelle prosessar for mottak, testing, langtidslagring og tilgjengeleggjering av digitalt skapt materiale. I DIAS-prosjektet har søkjelyset vore retta mot sikker handtering av materialet i samsvar med dei nyaste internasjonale standardane, for å oppfylle krava til integritet og autentisitet. Det står likevel att omfattande arbeid med å tilpasse system og rutinar for mottak og testing til dagens behov, og med å tilgjengeleggjere materiale som i stor grad krev skjerming av opplysningar det er teieplikt for, o.a. Trass i at Riksarkivet har teke imot digitalt materiale sidan midten av 1980-åra, dukkar det opp nye utfordringar når mengda aukar radikalt, og når hovudtyngda av det som ein får inn, etter kvart blir saksdokument som skal fungere som dokumentasjon både i forvaltningsmessig og rettsleg samanheng.

Riksarkivet har opparbeidd solid kompetanse på området gjennom mange år. Den nære kontakten med det internasjonale fagmiljøet og det tette samarbeidet med dei andre nordiske landa hjelper til med å sikre at kompetansen held eit høgt nivå. Prosjektsamarbeidet med kommunal sektor medverkar både til å spreie kunnskap og til å utveksle røynsle og kompetanse begge vegar.

Hovudregelen for avlevering av arkivmateriale til Arkivverket er at materialet skal avleverast etter 25 – 30 år. Men for digitalt materiale er ikkje dette fornuftig, sidan det er ein stor tryggingsrisiko ved å la det liggje hos arkivskaparen i lang tid etter at den mest aktive bruken er over. På den andre sida er det viktig å unngå at Arkivverket tek over ansvaret for materialet før det har gått ut av administrativ bruk hos arkivskaparen. Arkivverket har ikkje kapasitet til å overta ansvaret til arkivskaparane for sakshandsaming og handsaming av innsynskrav.

I arkivforskrifta § 5-2 er det valt ei mellomløysing, slik at Arkivverket får deponert ein reservekopi av materialet på eit tidlegare tidspunkt (etter for eksempel 5 – 10 år), mens arkivskaparen får ha råderetten over og ansvaret for materialet heilt til formell avlevering skjer. Ordninga fungerer ikkje heilt ideelt. Dels hender det at arkivskaparen held fram med å bruke det same materialet vidare i arkivskapinga, og den kopien Arkivverket sit med, kan dermed raskt bli forelda. Eit anna problem er at arkivskaparen ikkje tek på alvor sitt eige ansvar for materialet i denne mellomperioden, og at det dermed vil vere utilgjengeleg for innsyn i mange år før Arkivverket overtek råderetten. I tillegg er det svært lite rasjonelt at fleire statlege organ skal sitje med ansvaret for store mengder digitalt materiale som dei som oftast ikkje lenger har bruk for. Det representerer ein stor kostnad som temmeleg sikkert kan reduserast mykje gjennom meir samordna løysingar.

Det er behov for å vurdere fellesløysingar for lagring av digitalt skapte statlege arkiv som har gått ut av administrativ bruk, men som ikkje har nådd alderen for avlevering til Arkivverket etter regelverket i dag. Riksarkivaren skal gjere greie for ei slik løysing. Tiltaket skal gjennomførast i samarbeid med Difi og med representantar for instansar det vedkjem.

Depotordningar for digitalt materiale i kommunar og fylkeskommunar

Kommunale arkivinstitusjonar byrja arbeidet med å etablere depotordningar for digitalt skapte arkiv alt i 2002 – 2003, i samband med dei interkommunale depotordningane. Dei institusjonane som tilbyr depot for digitalt skapte arkiv, varierer i kva for tenester dei tilbyr. På den eine sida eksisterer det framleis depotinstitusjonar som ikkje tilbyr digitalt depot som ei teneste, mens det på den andre sida eksisterer store depotinstitusjonar som tek imot 30 – 40 deponeringar per år. Dei store skilnadene mellom interkommunale depotinstitusjonar gjer det vanskeleg å harmonisere felles rutinar, verktøy, utforming av tenester og kompetanse.

Det er lagt vekt på å harmonisere arbeidet for langtidsbevaring av digitalt skapte arkiv mellom Arkivverket og dei kommunale depotinstitusjonane, ettersom dei teknologiske utfordringane er felles for statleg og kommunal sektor. Riksarkivaren har initiert eit samarbeidsprosjekt mellom Riksarkivet og kommunal sektor (DIAS-prosjektet) med det formålet å leggje rammer for korleis eit moderne magasin for digitalt skapte arkiv skal vere. Prosjektet vart avslutta i 2012, men samarbeidet held fram i andre former. Riksarkivet skal implementere den valde tekniske løysinga, mens det står kommunane fritt å gjere avrop på den inngåtte avtalen for å etablere tilsvarande løysingar hos seg.

Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) har til formål å møte utfordringane knytte til handtering av digitalt skapte arkiv i kommunal sektor hos depotinstitusjonane. KDRS er eit kommunalt finansiert senter som dels skal vere ein kompetanseressurs for medlemsinstitusjonane, dels skal tilby eit digitalt sikringsmagasin for dei interkommunale arkiva. Dette er første eksemplet på at arkivinstitusjonar i kommunal sektor går saman om fellesløysingar for å bevare digitalt materiale. Slikt samarbeid går ein ut frå er nødvendig for å etablere rasjonelle løysingar og eit tilstrekkeleg fagmiljø som kan møte dei mange utfordringane ein står overfor.

Det vil vere ein fordel at samarbeidet mellom Arkivverket og kommunal sektor på det digitale området ikkje avgrensar seg til arkivfaglege spørsmål og utviklingsoppgåver. Organisering av digitale depotordningar bør òg takast med. Oppgåva til Arkivverket er å medverke til formålstenlege løysingar i samarbeid med aktørane i kommunal sektor, også ved å vere med i fellesløysingar.

I tillegg skal Riksarkivaren vurdere behov for nye forskriftsreglar om langtidsoppbevaring av digitalt skapt arkivmateriale. Ein skal ta utgangspunkt i den internasjonale standarden på området, Trustworthy Repositories Audit and Certification (TRAC).

5.7 Tilgjenge og formidling

5.7.1 Innleiing

Tilgjenge og bruk er eit overordna mål for alt arkivarbeid. Arkiva blir bevarte for at dei skal vere tilgjengelege ved behov, og bruk av materialet er det sikraste beviset på at det er interesse for det, og at det derfor er verdt å ta vare på materialet. Det tradisjonelle og grunnleggjande prinsippet er at arkiva skal vere tilgjengelege for dei som treng dei, når dei treng dei, og innanfor dei rammene som følgjer av lovbunden regulering av innsyn. Dette prinsippet stør opp under både dokumentasjonsbehovet i rettsstaten og den demokratiske retten til innsyn i forvaltningsverksemda. Bevaring av arkiv er i den samanhengen ein beredskapsfunksjon som sikrar at nødvendig dokumentasjon av fortida er tilgjengeleg. Både arkivskapande verksemder og arkivinstitusjonar har lange og solide tradisjonar i å praktisere dette på ein måte som dekkjer eit breitt behov.

Verdien av arkiva og brukspotensialet er i dag mykje større enn det som kan takast ut i ei tradisjonell tilnærming. For mange er terskelen for bruk for høg dersom dei fysisk må oppsøkje arkivinstitusjonane for å finne ut om dei har noko av interesse der, eller kan dekkje eit konkret behov. Dersom arkivpotensialet som kjelder til kunnskap og oppleving skal utnyttast, må arkiva førast ut til folk gjennom aktiv tilgjengeleggjering og formidling. Dagens informasjons- og kommunikasjonsteknologi gir gode vilkår for å tilby slike tenester, og forventningane til folk aukar i takt med utviklinga av dei løysingane teknologien gir. Satsing på nettbasert digital tilgjengeleggjering og formidling er derfor ein føresetnad for at arkiva skal bli den ressursen i kunnskapsutviklinga og kulturlivet som dei har potensial til å vere.

Tilgang til arkiv på Internett inngår i digitaliseringsprogrammet til regjeringa. Dei strategiske vala til regjeringa for digital forvaltning i framtida byggjer på ni prinsipp, og dei to første er desse:

• Digital kommunikasjon skal vere hovudregelen for kontakt med forvaltninga.

• Forvaltninga skal tilby fullstendige og brukarvennlege digitale tenester.11

Blant tiltaka i digitaliseringsprogrammet går regjeringa inn for at offentlege data skal gjerast tilgjengelege og kunne brukast i nye samanhengar.

Digital tilgjengeleggjering og formidling vil vere eit hovudelement i bidraget til denne strategien frå arkivsektoren.

Regjeringas satsing til no på dette området er omtalt i to stortingsmeldingar dei siste åra. I St.meld. nr. 24 (2008 – 2009) Nasjonal strategi for digital bevaring og formidling av kulturarv er målet formulert slik:

«Visjonen for regjeringens IKT-politikk på kulturfeltet er å gjøre mest mulig av samlingene våre i arkiv, bibliotek og museum tilgjengelige for flest mulig ved fremtidsrettet bruk av IK-teknologiske løsninger.»

Meld. St. 10 (2011 – 2012) Kultur, inkludering og deltaking strekar under den rolla formidlinga har for arkivfunksjonen i arbeidet med sosial inkludering:

«I eit kultur- og inkluderingsperspektiv er aktiv formidling ei hovudutfordring for arkivinstitusjonane. Samlingane i arkiva er så omfattande at institusjonane må gå aktivt ut til publikum og vise kva dei forvaltar, og kva materialet kan brukast til. Dette krev forsterka og kontinuerleg formidlingsinnsats og utvikling av digitale tilbod, noko som inneber ei demokratisering av tilgangen til samfunnets kulturgode.»

Dei røynslene som er gjorde med digital tilgjengeleggjering og formidling dei siste åra, viser at arkivpotensialet ikkje berre er basert på hypotesar, men er ein realitet. Når nettsidene til Arkivverket hadde 5,7 millionar besøk i 2011, er dette mykje meir enn nokon annan nettstad på kultursektoren eller i statleg regi. Digitalarkivet, som er nettstaden for Arkivverkets tilgjengeleggjering av digitale kjelder, er den største kulturarenaen i landet målt etter talet på besøk. Den klart største interessa knyter seg til materiale om folkesetnaden – folketeljingar, kyrkjebøker o.a. Når dette potensialet er teke ut, kjem veksten til å minke. Men det er også atskilleg interesse for anna materiale som blir presentert og lagt ut på nettet. Den store arenaen for arkivbruk er flytt ut av lesesalane og inn i kontora eller heimane til brukarane. Og talet på brukarar og bruksfrekvensen har auka til det mangedoble.

Ein del av brukspotensialet til arkiva ligg i at dette er materiale som har vore heilt ukjent for folk flest før det vart digitalisert og lagt ut på nettet. Arkiva blir skapte i ein lukka sfære – anten i korrespondanse mellom to eller fleire instansar eller internt i kvar verksemd. Også i den offentlege forvaltninga, der allmenta etter offentleglova har rett til innsyn med det same dokumenta er ferdigstilte, vil det aller meste av materialet vere ukjent. Det som blir lagt ut på nettet, er derfor nytt og til no ukjent stoff for allmenta, og det gir god grobotn for å fange interessa til folk og føre ny kunnskap ut til eit breitt publikum. Samstundes er det viktig på den eine sida å innsjå at langt frå alt arkivmateriale har potensial i seg til å bli folkelesnad, på den andre at det er uråd å spå kva folk kan bli interesserte i når tilhøva blir lagde til rette for det. Arkivinstitusjonane bør digitalisere det materialet som dei reknar med har eit stort brukspotensial. Samstundes er det viktig at folk gjennom nettbaserte oversikter, katalogar og presentasjonar får informasjon om kva som finst i arkiva – også det som er lagra på papir. Digitalisering kan då skje på grunnlag av førespurnader.

Regjeringa vil leggje betre til rette for at offentleg informasjon blir gjort tilgjengeleg, slik at den kan brukast vidare på nye måtar og i nye samanhengar. Institusjonane kan gjere mykje sjølve, men rekk ikkje over alt. Ved å opne tilgangen til dei digitale samlingane i allmenne format, blir det òg opna for at andre aktørar enn institusjonane kan utvikle innhald og innhaldsfunksjonar (mellom anna applikasjonar til mobile einingar eller nettstader). Dette vil skape ny verdiauke og leggje til rette for innovativ bruk, både ved at materialet blir delt i sosiale fora, og ved at kommersielle og andre internettaktørar kan setje saman materiale frå fleire kjelder til nye tenester. Institusjonane seier frå seg den tradisjonelle kontrollen med bruk og formidling av materialet, men samfunnet får attende eit kreativt meirverd ingen institusjon åleine kan makte. Føresetnaden er at institusjonane publiserar samlingsdata i opne, maskinlesbare format.12 Opning av data frigjer ressursar i arkivinstitusjonane, som kan nyttast til vidare tilrettelegging av data gjennom lenking, unik identifikasjon av nettressursar og strukturering etter internasjonale standardar (semantisk vev).

Nettbasert tilgjenge og formidling vil vere eit stort satsingsområde for arkivinstitusjonane i åra framover. Dette vil redusere behovet for tradisjonelle lesesalstenester og i nokon monn også skriftleg sakshandsaming. Men biletet er ikkje eintydig. Ein har klare indikasjonar på at større tilgjengelegheit på nettet i ein del tilfelle genererer nye spørsmål som ein berre kan svare på gjennom bruk av papirbasert materiale. Slik sett blir ikkje det digitale tilbodet berre ei rasjonalisering av tenestene, men også eit middel til å auke den samla etterspurnaden etter informasjon frå arkiva. Nettbasert formidling og tilgjengelegheit gir større blest og meir informasjon om arkiva, og det vil også medverke til å få folk fram til arkivinstitusjonane for å studere papirbaserte kjelder, sjå utstillingar eller vere med på tilstellingar der arkivinstitusjonen er ein naturleg møteplass.

5.7.2 Digitalisering frå papir

Det aller meste av arkivmaterialet som ligg på nettet i dag, er digitaliserte kopiar av papirmateriale. Slik vil det også vere i åra framover, jamvel om det litt etter litt blir eit større innslag av digitalt skapt materiale. Dette gjer at digitalisering frå papir, ved skanning eller transkribering, framleis vil vere ein avgjerande føresetnad for nettbasert tilgjengeleggjering og formidling.

Digitalisering frå papir er ressurskrevjande. I tillegg til skanning av sjølve dokumenta må det leggjast til metadata som er nødvendige for framfinning og for å plassere dokumenta i sin rette kontekst. Dess meir og betre metadata, dess betre og lettare går framfinninga, men dess høgare blir kostnadene i digitaliseringsprosessen. Full transkribering, for eksempel av folkesetnadsdata frå folketeljingar og kyrkjebøker, gjer teksten i kjeldene direkte søkbar og bruken langt meir effektiv enn for skanna materiale. Men digitaliseringskostnadene blir mangedobla. Arkivinstitusjonane må vege volum mot grad av tilgjenge. Dess større vekt ein legg på tilgjenge og søkbare data, dess mindre blir volumet som ein har ressursar til å digitalisere.

Ein kan òg velje ulike strategiar og produksjonslinjer for digitalisering frå papir – både systematisk masseproduksjon for å dekkje store volum og digitalisering ad hoc som er tilpassa til ulike behov, situasjonar og målgrupper. Fleire slike strategiar vil vere aktuelle for dei fleste arkivinstitusjonane.

Massedigitalisering

Digitalisering av store volum arkivmateriale har til no i hovudsak gått føre seg i regi av Arkivverket. Dei siste 14 – 15 åra er store mengder transkribert og skanna materiale lagt ut på Digitalarkivet (digitalarkivet.no), og nye store volum er under produksjon og tilrettelegging. Volumauken var ekstra stor dei første åra, både fordi svært mykje materiale var transkribert tidlegare,13 og fordi endå større mengder kunne skannast frå mikrofilm.14 No er dette potensialet utnytta, og den vidare produksjonen skjer direkte frå papir. Det fører til at tilveksten i Digitalarkivet ikkje skjer så raskt som før. Arkivverket har eit systematisk program for massedigitalisering, og eit eige utval som fremmar forslag til prioriteringar.

Kjelde: Desse listene er no skanna, og du finn dei på http://arkivverket.no/Digitalarkivet

Strategien til Arkivverket for åra framover er å byggje opp ei eining for massedigitalisering på Tynset som del av Norsk helsearkiv og eit sentraldepot for Arkivverket. Begge desse einingane har behov for å satse stort på digital tilgjengelegheit. I tillegg til dei generelle argumenta for digital tilgjengeleggjering som er presenterte ovanfor, tilseier den geografiske plasseringa til desse einingane at digitale tenester er nødvendige for å føre arkivmaterialet ut til brukarane. Riksarkivaren vil i tillegg vurdere utsiktene til å komme i gang med auka satsing på området før eit nybygg på Tynset står klart.

Arkivverket er i gang med å studere utsiktene til meir effektive produksjonslinjer enn dei ein har i dag, basert på meir moderne utstyr. Utsiktene er lovande, og ein tek sikte på ein stor auke i produksjonskapasiteten. Det vil bli gjennomført pilotprosjekt for å teste ut utstyr og tilrettelegging av produksjonen, og det blir òg vurdert å setje i gang mellombels drift av nye produksjonslinjer inntil etableringa på Tynset kan gå føre seg.

Masseproduksjon på dette nivået krev ein infrastruktur som det finst lite av på arkivområdet utanfor Arkivverket. Det er derfor ynskjeleg at dei vurderingane, røynslene og satsingane som Arkivverket gjer, også kan komme andre arkivinstitusjonar til gode. Departementet går ut frå at røynslene og vurderingane til Arkivverket står til disposisjon for andre, og at Riksarkivaren i tillegg vurderer utsiktene til eit meir organisert samarbeid for å medverke til at massedigitalisering skal bli eit reelt alternativ for heile arkiv-Noreg.

Det er òg vurdert om det kan vere aktuelt å digitalisere delar av arkivmaterialet og kassere originalen for på den måten å redusere magasinbehovet (digitalisering for kassasjon). Ei førebels intern utgreiing i Arkivverket konkluderte med at det kan vere store mengder materiale som høver for slik handtering. Men det er likevel behov for ei grundigare vurdering av krava til rettsleg og historisk dokumentasjon før ein tek endeleg stilling til om og i kva samanhengar dette er forsvarleg. Digitalisering for kassasjon fører til at utveljinga av materiale skjer etter andre kriterium enn når motivet for digitalisering er tilgjenge. Det meste av det materialet som til no er digitalisert for tilgjengeleggjering, har ein sjølvstendig historisk verdi som gjer at det ikkje i noko fall skal kasserast. Like fullt er det eit faktum at materiale som blir digitalisert for kassasjon, også blir lettare tilgjengeleg. Når ein dreg dette inn i vurderinga, kan digitalisering for kassasjon bli eit meir interessant alternativ enn om det blir vurdert isolert som eit tiltak for å spare plass. Digitalisering for kassasjon skal drøftast vidare.

Ad hoc-digitalisering

Digitalisering ad hoc vil seie at ein digitaliserer eit avgrensa materiale for eit bestemt formål. Det vanlegaste er at ein brukar bestiller ein kopi av eit eller fleire dokument, og at kopien blir levert digitalt – digitalisering på bestilling. Dette er nokså vanleg i dag og er forventa å vere ei normal teneste i åra framover.

Idealet er at brukarane kan bestille digitale kopiar av papirdokument frå nettkatalogen på Arkivportalen (Arkivportalen.no), at kopiane blir leverte digitalt frå Arkivportalen, og at dei digitaliserte dokumenta blir knytte til nettkatalogen og er direkte tilgjengelege frå den når dei blir etterspurde av andre seinare. På den måten vil ein gradvis byggje opp digitale versjonar av materialet etter kvart som det blir brukt, og nettkatalogen kan i større og større grad gi tilgang til digitale dokument. Dette vil vere eit nyttig supplement til den systematiske massedigitaliseringa som er omtalt ovanfor.

Problemet med ein slik strategi er at arkivmateriale svært sjeldan er katalogisert heilt ned på dokumentnivå. Til vanleg nøyer ein seg med ei kort oppføring av innhaldet i ei arkiveske eller mappe eller i ein innbunden protokoll. Det er ressursrammene som set slike grenser, og det blir ikkje vurdert som rekningssvarande å katalogisere alt arkivmateriale på dokumentnivå. Men det fører til at dei ymse dokumenta verken kan identifiserast eintydig av den som bestiller, eller knytast eintydig til nettkatalogen etter at dei er digitaliserte. Resultatet er mellom anna at dokument som blir digitaliserte på bestilling, ofte ikkje blir knytte til katalogen, og at dei derfor må digitaliserast på nytt når det kjem ein ny førespurnad. Alternativet kunne vere at ein digitaliserer heile eska, mappa eller protokollen dersom det kjem bestilling på nokon av dokumenta, og ein del arkivinstitusjonar har teke i bruk slike prosedyrar.

Det er ikkje gjort noka undersøking av kor ofte det skjer ny bestilling av eitt og same dokument. Men det er likevel grunn til å forvente at arkivinstitusjonane kjem til å leggje vekt på å utarbeide gode prosedyrar for digitalisering på bestilling, slik at ein unngår dobbelarbeid og utnyttar ressursane optimalt. For Arkivverket vil arkiva på Tynset vere ein naturleg arena for å utvikle gode og rasjonelle tenester på dette området, og det bør leggje eit grunnlag for tilsvarande tenester i heile etaten.

Ad hoc-digitalisering er også aktuelt i samband med nettbaserte formidlingstiltak. Nettutstillingar og andre typar nettbasert formidling set som oftast som vilkår at det blir lagt ut digitale versjonar av arkivdokumenta. Dette er nærare omtalt nedanfor i tilknyting til nettbasert formidling.

5.7.3 Nettbasert publisering og formidling

Publisering

Materiale som er digitalisert gjennom Arkivverkets program for massedigitalisering, blir publisert på digitalarkivet.no. Digitalarkivet er både den klart største og mest brukte nettstaden for digital kjeldepublisering i Noreg, og nettstaden står seg også godt i ei internasjonal samanlikning. Det er Arkivverkets eigen nettstad, men også andre gir materiale både gjennom samarbeidsavtalar og gjennom tilbodet om å bruke det såkalla digitalpensjonatet. Det har vore vurdert å opne Digitalarkivet som ein felles nettstad for kjeldepublisering frå heile arkivsektoren. Til no har ein ikkje gjort ei nærare vurdering av kva konsekvensane vil bli, og ein har heller ikkje kartlagt interessa for eit slikt tilbod hos andre arkivinstitusjonar. Programvara på Digitalarkivet er under omlegging, og i 2012 kjem heile nettstaden til å stå fram i ny og modernisert utgåve.

Fleire kommunale, fylkeskommunale og andre arkivbevarande institusjonar publiserer digitalisert materiale på eigne nettstader. Mange har lagt ut store fotosamlingar, og av dei større prosjekta er publiseringa av kommunale møtebøker hos Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane. I mange høve er publiseringa knytt til nettutstillingar og andre formidlingstiltak. Dette blir omtalt for seg nedanfor.

Den nasjonale nettkatalogen Arkivportalen.no vart opna i 2010. Arkivportalen skal vere ein felles nettstad for kataloginformasjon frå alle arkivbevarande verksemder i Noreg. Arkivportalen er eit godt eksempel på nasjonalt samarbeid om digitale brukartenester på arkivområdet. Departementet legg til grunn at dette samarbeidet bør byggjast vidare ut, og reknar med at Riksarkivaren tek eit nasjonalt ansvar for det. Viktige oppgåver er vidareutvikling av katalogstandardar, felles nettstad(er) for kjeldepublisering og gode koplingar mellom Arkivportalen og slike nettstader.

Aktiv formidling

Det finst eit breitt spekter av nettbaserte formidlingstenester over heile arkivområdet i Noreg. Grenseoppgangen mellom tilgjengeleggjering og formidling er ikkje alltid like tydeleg. Formidling dreier seg om å gi ein eigen presentasjon som formidlar innhaldet i eit materiale. I nettbasert formidling vil denne presentasjonen oftast bli supplert med digitale dokumentversjonar av heile eller delar av det materialet som skal presenterast. Formidlinga kan altså både gjelde materiale ein finn i digital form på nettet, og papirmateriale som ligg lagra hos arkivinstitusjonen. Presentasjonen vil òg kunne gi historisk kunnskap og innsyn som kan vere nyttig for brukarar uavhengig av om dei oppsøkjer sjølve arkivdokumenta.

Nettbasert formidling er med på å gi publikum eit breitt tilbod på arkivområdet, der kvar institusjon kan tilpasse tilboda til sitt eige særpreg, sine eigne prioriteringar og dei målgruppene ein finn det naturleg å vende seg til. Det er viktig å halde oppe eit slikt mangfald i formidlingstiltaka på arkivområdet. Samstundes bør arkiva lære av kvarandre og samarbeide når tilhøva ligg til rette for det.

Formidlingstiltak – nettbaserte og andre – skal både synleggjere arkiva og gi innsyn i kva dei representerer og inneheld. Målet er å opne døra inn til den historia som er dokumentert i arkiva, og invitere eit breitt publikum til å utnytte den samfunnsressursen som denne dokumentasjonen representerer. Derfor bør aktiv formidling vere eit strategisk verkemiddel for alle arkivbevarande institusjonar.

Sosiale medium i publisering og formidling

Målet for digital publisering og formidling er å nå ut til eit breitt publikum. I den store informasjonsflaumen på Internett kan det ofte vere vanskeleg å trekkje folk til nettstadene for arkiva. Særleg gjeld det dei som ikkje har ei tilknyting til arkiva på førehand. Ein framgangsmåte er å leggje best mogleg til rette for at informasjonen på nettstaden blir fanga opp av generelle søkjemotorar som Google, Bing og andre. Ei anna og venteleg meir effektiv tilnærming er å vere til stades der folk er. I dag er sosiale medium eit viktig verkemiddel for å oppnå akkurat det.

Fleire arkivinstitusjonar har teke i bruk sosiale medium for å publisere eller spreie informasjon om tilboda dine og for å trekkje publikum til nettstadene for institusjonane. Fotografi blir lagde ut på Flickr, film og lyd på YouTube, nyheiter og kommentarar på Facebook og Twitter. Dei to siste blir gjerne nytta som informasjonskanalar med lenkjer til nettstadene for institusjonane, mens dei to første også tener som publiseringskanalar for det ein legg ut. Bruken av sosiale medium gir endå eit sett nye perspektiv på digital formidling og tilgjengeleggjering. Det er viktig at arkivsektoren er med på dette, utnyttar vilkåra og skaffar seg den røynsla som er nødvendig for å kombinere slik verksemd med funksjonen som leverandør av dokumentasjon frå arkiva.

Wikipedia er det største og mest brukte leksikonet på nett i dag. Den aktive medverknaden frå fagfolk og andre brukarar vil gjere sitt til å tilføre meir informasjon og auke verdien av dei presentasjonane som blir lagde ut. Wikipedia kan brukast systematisk til å presentere artiklar om kulturarv, både om innhald, opphav, tilgjengelegheit og bevaringsinstitusjonar. Institusjonar som arbeider med kulturarv, kan gå saman om å leggje ut slik informasjon. Frå artiklar i Wikipedia kan det leggjast lenker til Arkivportalen og nettstader som publiserer kjeldemateriale. Slik kan artiklane i Wikipedia, i tillegg til å gi nyttig informasjon i seg sjølv, også brukast til å gi nye inngangar til det materialet som arkivinstitusjonen har lagt ut på nettet. Den informasjonen som institusjonane sjølve skal ha kontroll over, for eksempel digitale kjeldekopiar, må derimot publiserast på nettstader som institusjonane har kontroll over.

Digital publisering innanfor eit skjerma område

I den heilt andre enden av skalaen for tilgjengelegheit finn vi materiale som det er teieplikt for, eller som av andre personverngrunnar ikkje kan publiserast offentleg på nettet. Ein svært stor del av arkivdokumenta, både i offentleg og privat sektor, inneheld personopplysningar. I offentleg sektor er det teieplikt for desse opplysningane i 60 år eller meir. Dei same reglane gjeld for privatarkiv som blir forvalta av arkivinstitusjonar som kjem inn under forvaltningslova. Reglane i personopplysningslova spelar òg inn i ein del samanhengar, og denne lova gjeld for alle samfunnssektorar.

Dette fører til at svært store delar av nyare arkivmateriale ikkje kan publiserast offentleg på nettet, medrekna ein stor del av det digitalt skapte materialet. Til no har digitalisering og digital publisering av arkivmateriale vore jamgodt med at materialet er ope tilgjengeleg for alle. Riksarkivaren har likevel lansert prinsippet om ei «blå sone» for digital publisering innanfor eit skjerma område, dvs. at materialet berre er tilgjengeleg for dei som har fått løyve til å bruke det. I praksis gjeld dette i hovudsak personalet i sjølve arkivinstitusjonane og forskarar som med heimel i forvaltningslova er gitt løyve til å bruke materialet. Formålet med å digitalisere slikt materiale er dels å gi eit godt og moderne tilbod til forskarar som bruker arkiva, og dels å effektivisere verksemda til arkivinstitusjonane for å svare på førespurnader frå brukarane.

Dei tekniske løysingane for å skjerme materialet kan vere forskjellige – alt frå dedikerte pc-ar i avlåste rom til passordverna informasjon på Internett. Somme gonger kan det òg vere aktuelt å gjere arkivmaterialet tilgjengeleg i eit lukka datanett. Omgrepet «blå sone» er altså ikkje tenkt som ei fysisk sone, men som eit løysingsprinsipp. Etableringa av slike løysingar er berre i startfasen. Passordverna informasjon er brukt i det såkalla FoSam-prosjektet,15 der nokre av dei intervjua politikarane har sett sperrefrist på offentleggjering av materialet. Dedikerte pc-ar i eit strengt avskjerma og vakta rom vil etter planen bli nytta på filmopptaket frå rettssaka etter 22. juli 2011. Norsk helsearkiv vil etter planen tilgjengeleggjere digitale versjonar av pasientjournalar til døde personar i eit lukka nett for dei forskarane som har fått løyve til det.

Tilgjengeleggjering av arkiv i ei blå sone vil etter alt å dømme bli eit viktig verkemiddel for å gi forskarar tilgang til moderne arkivtenester på nyare og anna skjerma materiale. Dette er ein sentral del av oppgåvene til arkivinstitusjonane, og det bør derfor inngå i framtidige strategiar for moderne og effektive brukartenester.

5.7.4 Nettbasert interaksjon med brukarane

Nettbaserte tenester gir høve til tett kontakt og interaksjon med brukarane. Det legg vilkåra til rette for rask og effektiv brukarhjelp i form av nettbaserte svartenester eller liknande, og for å tilpasse tenestene best mogleg til brukarbehova. Men det gir òg eit godt grunnlag for medverknad frå brukarane. Det ligg eit stort potensial i å utnytte brukarkompetansen og engasjementet til å forbetre og utvide tenestetilbodet. Brukaren blir dermed ikkje berre ein passiv mottakar av tenester frå arkivinstitusjonane, men også ein aktiv medspelar i arbeidet med å gjere historisk informasjon tilgjengeleg for allmenta.

Digitalarkivet har hatt sitt eige brukarforum på nettet heilt sidan 1999. Her kan brukarane føre debattar, stille spørsmål og gi svar, rettleie kvarandre osv. Forumet har heile tida vore veldig populært, og dei siste åra har det vore over 100 000 debattinnlegg årleg. Gjennom dette forumet er det skapt eit aktivt brukarmiljø knytt til materialet og tenestene frå Digitalarkivet. Deltakarane gir kvarandre hjelp og støtte og diskuterer faglege spørsmål. Denne aktiviteten gir ein kraftig auke i verdien av dei tenestene Arkivverket tilbyr gjennom Digitalarkivet. Brukarane blir dermed viktige bidragsytarar til eit stadig betre tenestetilbod.

Medverknad frå brukarar og andre arkivinteresserte har mykje å seie for arbeidet med nettbasert tilgjengeleggjering av folkesetnadsmateriale. Mange har gjort og gjer ein stor innsats med transkribering av m.a. kyrkjebøker, og det er under utvikling interaktive løysingar for å identifisere same personen i ulike historiske kjelder og for å etablere familie- og slektskapsrelasjonar mellom personar som er nemnde i kjeldene. På den måten kan det omfattande arbeidet som er lagt ned i å utarbeide slektstre for tusentals nordmenn, kanaliserast inn i etableringa av eit folkesetnadsregister for tida bakover mot den første folketeljinga i 1801. Dugnadsinnsats av denne typen set i tillegg krav til kvalitetssikring. Den frivillige innsatsen utgjer ein stor ressurs for tilgjengeleggjering av historisk materiale.

Potensialet er stort også på andre område. Dersom arkivinstitusjonane legg til rette for at brukarane kan tilføre tilleggsinformasjon til det materialet som er publisert, kan ein oppnå ein sterk auke i informasjonsverdien. For eksempel kan brukarane ha tilgang til fotomateriale som på ein enkel måte kan illustrere tilhøve som er framstilte i arkivdokumenta. Studiar som blir gjennomførte på grunnlag av digitale kjelder på nettet (og anna relevant materiale), kan resultere i interessant tilleggsinformasjon og analysar som i sin tur kan leggjast ut på nettet og knytast til dei same kjeldene. Dermed blir det akkumulert kunnskap etter kvart som fleire brukarar og brukargrupper arbeider med det same materialet. Denne typen aktivitet er kanskje av særleg interesse for skuleklassar, som for eksempel i sine studiar av lokalhistorie eller liknande både kan utnytte og utvide den informasjonen som ligg på nettet.

Norske arkivinstitusjonar bør etablere løysingar som legg til rette for interaktiv medverknad frå brukarane. På den måten kan ein hente inn verdfulle tilleggsressursar gjennom ein frivillig og engasjerande dugnadsinnsats for å utvide og styrkje tilgangen til historisk informasjon. Det engelske nasjonalarkivet er mellom dei institusjonane som medvite og systematisk nyttar ein slik strategi. Institusjonen har oppnådd svært gode resultat på området.

5.7.5 Arkivet som møteplass

Internett utgjer ein enorm virtuell møteplass for m.a. arkiv- og historieinteresserte av alle kategoriar. Her kan ein hente informasjon, tilføre ny informasjon, utveksle idear og tankar, føre faglege debatter, rettleie og ta imot rettleiing osv. Ein så brei møteplass har aldri eksistert tidlegare, og denne møteplassen har lagt grunnlaget for eit breiare og meir aktivt fagmiljø enn ein nokon gong har hatt.

I tillegg er det framleis behov for fysiske møteplassar knytte til arkiv og historie. Folk kjem til arkivinstitusjonane for å oppsøkje arkiv som ikkje finst på nettet. Mange vil òg ha stor glede av å oppleve dei originale kjeldene, jamvel om det finst digitale kopiar på nettet som er mykje lettare tilgjengelege. Dei originale dokumenta gir ei langt meir direkte oppleving av historia utover den informasjonen som dokumenta inneheld. Og faglege møte og samkommer må ikkje berre skje virtuelt. Interessa er stor for konferansar og møte der ein kan utveksle fagleg innsikt og faglege synsmåtar.

Arkivinstitusjonane har framleis ei viktig oppgåve i å vere fysiske møteplassar for forskarar og andre fagfolk, og for alle som er arkiv- og historieinteresserte. Det dreier seg både om å opne døra til historia gjennom utstillingar og omvisingar, og om faglege tilstellingar med formidling og drøfting knytte til arkiv og historiske emne. Mange arkivinstitusjonar har slike tilbod, og på den årlege arkivdagen samarbeider ein om felles tema og somme stader også om felles tilstellingar. Brukarmedverknad er eit aktuelt tema også her. Dei store slektsforskarorganisasjonane har dei siste åra gått saman med Riksarkivet om å halde den årlege slektsforskardagen, som er det klart største arrangementet i ein arkivinstitusjon.

Med dei mange tilboda på kultursektoren i dag, er det naturleg nok krevjande å dra folk til tilstellingane og utstillingane til arkiva. Den store interessa for dei nettbaserte tilboda indikerer likevel at potensialet er der, og somme prøver å gå nye vegar for å fange folks interesse for å oppsøkje arkiva. Eksempel på dette er Riksarkivets bok-café, som starta opp i 2012 og har samla eit stort publikum. Ei anna tilnærming har vore teaterframføringar i arkiva og med stoff frå arkiva. Oslo byarkiv har hatt slike arrangement, og dei siste åra har Statsarkivet i Trondheim i samarbeid med andre institusjonar gjennomført fleire teateroppsetjingar. Desse har sikta seg spesielt inn mot skuleklassar, har vore dramatiserte av profesjonelle i samråd med ein vidaregåande skule og vore framførte av profesjonelle skodespelarar. Dette opplegget har vore støtta av Den kulturelle skulesekken.

Fleire arkivinstitusjonar har retta aktiviteten spesielt mot skulesektoren, fleire med støtte frå Den kulturelle skulesekken. Men arkivtilbodet innanfor dette programmet er likevel nokså spreidd og tilfeldig. Med jamne mellomrom bør ein tilby opplegg frå arkivinstitusjonar i Den kulturelle skulesekken i alle fylka. Mellom anna med utgangspunkt i den funksjonen arkiva har som dokumentasjon og kjelder, bør alle grunnskuleelevar ha besøkt ein arkivinstitusjon gjennom skulegangen.

Internett som virtuell møteplass og arkivinstitusjonane som fysisk møteplass supplerer kvarandre. Det er ynskjeleg at rolla til arkiva som nasjonale, regionale og lokale kulturinstitusjonar og møteplassar skal haldast ved lag og styrkjast, og det er behov for både kreativitet og nytenking for å oppnå dette. Tilboda på Internett kan vere eit verkemiddel i dette arbeidet – for å vise veg til forvaltarane av den originale dokumentasjonen av historia vår.

5.7.6 Perspektiv og strategiar

Nettbasert tilgjengeleggjering og formidling fører til store endringar i den rolla arkivinstitusjonane har i samfunnet. Aktiviteten er utvida frå å handtere mottekne førespurnader til aktivt å gå ut med eit tilbod til eit breitt publikum. Forventningane frå brukarane er store, og kommentarane til kva som blir tilbydd, kjem skriftleg og raskt. Arkiva syner seg å ha eit brukspotensial som berre dei mest optimistiske hadde tenkt seg, og langt utover det ein tidlegare kunne gjere noko med.

Forholdet mellom arkivinstitusjon og brukar er ikkje lenger eit reint tilbydar-/brukarforhold, men i aukande grad eit samspel der begge partar kan vere med. Arkivinteresserte utanfor institusjonane hjelper til ikkje berre med å transkribere kjeldemateriale, dei kan òg leggje til informasjon frå andre kjelder og rettleie andre i bruk og forståing av det materialet som ligg ute. Arkivinstitusjonane inngår i eit samspel med fleire andre aktørar, ofte i eit høgt tempo og med klare forventningar om rask respons. Den fremste ekspertisen finst ikkje alltid hos arkivinstitusjonane. Ei rekkje aktørar står til disposisjon med kunnskapen sin – ofte på høgt nivå.

Arkivsektoren har vist evne til å ta i bruk og utnytte det nye verktøyet og møte dei utfordringane som ligg i nye løysingar med tilhøyrande forventningar. Derfor har historisk dokumentasjon frå arkiva vorte allemannseige på ein heilt ny måte berre på nokre få år. Og utsiktene er gode til å utvikle dette vidare til eit mykje meir omfattande tilbod. Å vere synleg og digitalt tilgjengeleg vil vere ein viktig suksessfaktor for arkivinstitusjonane i åra framover.

Departementet ynskjer at arkivmateriale som det ikkje er teieplikt for, skal vere tilgjengeleg for så mange som råd. I den samanhengen bør arkivinstitusjonane utnytte alternativa for digitalisering av utvalde delar av det papirbaserte materialet. I tillegg bør institusjonane ta i bruk nye informasjons- og kommunikasjonstekniske løysingar både for å gjere arkivmaterialet lettare tilgjengeleg for bruk og for å formidle materialet.

Riksarkivaren har eit nasjonalt ansvar for å etablere eit samarbeid på arkivsektoren om strategiar for digitalisering av arkiv, digitale publiseringsløysingar og utnytting av dei nye utsiktene som opnar seg gjennom den teknologiske utviklinga.