Moha Gruppen AS

Vi viser til klage fra Halvor Molden datert 27. juni 2012 som er oversendt med brev fra Foretaksregisteret 4. juli 2012.

Om klagen
Klagen gjelder Foretaksregisterets vedtak av 4. juni 2012 om å nekte registrering av fravalg av revisjon for selskapet Moha Gruppen AS, org. nr. 988 960 519. Vedtaket er begrunnet med at meldingen er kommet inn for sent. For at fravalg av revisjon skal få virkning for regnskapsåret 2011, er fristen at meldingen skal være registrert i Foretaksregisteret innen 31. desember 2011.

Klager hevder at meldingen må registreres og viser til at han fylte ut en melding i Altinn 28. november 2011 og at han da trodde at alt var i orden. Klager viser også til en kvittering han har mottatt fra Altinn.

Departementet har kommet til at klagen ikke kan tas til følge. Den nærmere vurderingen og vedtaket følger nedenfor.

Rettslig grunnlag
Foretaksregisteret skal prøve om det som innkommer til registrering og grunnlaget for det er i samsvar med lov og er blitt til i samsvar med lov, jf. lov 21. juni 1985 nr. 78 om registrering av foretak (foretaksregisterloven) § 5-1. Kontrollen gjøres på grunnlag av de innsendte dokumentene. Dersom registerfører finner at en melding ikke er lov­messig, skal han i henhold til foretaksregisterloven § 5-2 nekte registrering.

Lov 13. juni 1997 nr. 44 (aksjeloven) § 7-6 (5) siste punktum, fastsetter at beslutning om fravalg av revisjon ikke får virkning før den er registrert i Foretaksregisteret. I samsvar med dette har Finansdepartementet i brev datert 4. november 2011 presisert at beslutning om fravalg av revisjon må være registrert i Foretaksregisteret senest 31. desember 2011 hvis fravalget skal få virkning for årsregnskap for 2011.

Departementets vurdering
Elektronisk melding om fravalg av revisjon for regnskapsåret 2011 for selskapet Moha Gruppen AS ble mottatt i Foretaksregisteret 29. mai. 2012. Meldingen er dermed kommet for sent til at den kunne blitt registrert innen fristen. Loven åpner ikke for fristutsettelse, og det er ikke etablert noen overgangsordninger for fravalg av revisjon.

Reglene om fravalg av revisjon ble vedtatt 11. april 2011 og trådte i kraft 1. mai 2011. Finansdepartementet sendte ut pressemelding om endringen 15. april 2011. Her frem­gikk det at revisjon kunne fravelges allerede for inneværende regnskapsår. Det ble også orientert om dette i pressemelding fra Nærings- og handelsdepartementet 15. mai 2011. Lovendringen ble omtalt i mediene og av forskjellige bransjeorganisasjoner. Finansdepartementet presiserte i en pressemelding 4. november 2011 at fravalg av revisjon for årsregnskap for 2011 måtte være registrert i Foretaksregisteret innen utløpet av regnskapsåret.

Videre har Brønnøysundregistrene på sine hjemmesider orientert om hvilke krav som stilles til meldinger om fravalg, herunder om vedlegg og om hvilke frister som måtte overholdes for å være sikker på at meldingen skulle bli behandlet og registrert innen årsskiftet. (Pressemelding 4. mai, informasjon lagt ut 5. september og 1. desember.)

Vi anser på denne bakgrunn at det har vært gitt nok informasjon om reglene til at selskapene har kunnet innrette seg og få sendt inn meldingen innen fristen.

I denne saken hevder klager at meldingen må registreres fordi han har fylt ut og sendt inn meldingen innen fristen og dermed har trodd at alt var i orden. Klager viser også til en kvittering mottatt fra Altinn 28. november 2011.

Klager har i Samordnet registermelding i Altinn, krysset av for at meldingen ikke skal sendes inn automatisk etter at siste person har signert meldingen. Det kommer frem av klagen, at klager først ble oppmerksom på dette i forbindelse med levering av årsregnskapet. Se mer om avkrysning for manuell innsending nedenfor.

Når det gjelder den kvitteringen klager har mottatt fra Altinn, er det en kvittering som automatisk sendes for at signeringsskjema er sendt, og ikke en kvittering for at meldingen er sendt. Departementet er imidlertid enig i at ordbruken på kvitteringen med fordel kan være mer tydelig. Vi vil følge opp dette i vår løpende dialog med Brønnøysundregistrene.

For Moha Gruppen AS, der bare én skal signere, passer ikke systemet med automatisk utsending av signeringskvittering så godt. I dagens versjon av Altinn-løsningen er det imidlertid ikke laget forskjellige løsninger avhengig av hvor mange som skal signere. Det er selskapet selv som avgjør hvor mange som skal signere meldinger før de sendes inn. For at selskapet skal ha en oversikt over hvor signeringsoppgavene ligger og hvor mange av dem som skal signere, som har signert, blir hver signering etterfulgt av en kvittering for at signeringsskjema er sendt.

Departementet vil understreke at det er viktig at slike kvitteringer for signering sendes. I de fleste aksjeselskaper er det flere som skal signere, og ofte andre enn den som foretar selve utfyllingen av meldingen (som ofte er en regnskapsfører eller en advokat). I disse normaltilfellene vil den som fyller ut meldingen, sende signeringsskjema samtidig til alle som skal signere i Altinn. Deretter vil vedkommende kunne gå inn i Altinn og til enhver tid sjekke hvem som har signert meldingen. For meldingsansvarlig vil det være lett å følge med, og vedkommende vil kunne purre på den eller dem som ikke har signert, slik at meldingen sendes inn når alle har signert. Meldingen sendes inn automatisk i de aller fleste tilfeller når siste signering er gjort.

I Moha Gruppen AS’ tilfelle er det imidlertid krysset av for manuell innsending. Hvis klager ikke hadde krysset av for manuell innsending, ville meldingen ha blitt sendt inn automatisk samtidig med denne første og eneste signeringen. Selskapet ville da ha mottatt både en kvittering for at signeringsskjema var sendt og et kvitteringsskjema for at meldingen var sendt og mottatt.

Samordnet registermelding blir altså i utgangspunktet automatisk sendt til Brønnøy­sundregistrene når alle har signert. Hvis man ikke ønsker at meldingen skal gå automatisk, har man mulighet til å styre innsendingen selv, ved å krysse av for at man selv ønsker å sende meldingen når alle har signert. Klager i denne saken har krysset av på Samordnet registermelding i Altinn for at meldingen ikke skal sendes inn automatisk når siste signatur er påført. Det kreves en aktiv handling, i form av at man selv haker av i en dialogboks, for at slik manuell innsending skal aktiveres.

Nedenfor vises dialogboksen og den forklarende teksten. Likebehandlingshensyn tilsier at det vil være urimelig å åpne for at en avkrysning som ikke var en bevisst handling fra klagers side, skal kunne føre til fristutsettelse

Systemet for innsending av elektronisk skjema til Altinn er utførlig forklart i Veiledning for elektronisk registrering som ligger på Altinn.no og på Brønnøysundregistrenes hjemmesider. I veilederen står det om manuell innsending på side 21: Du kan gå inn på meldingen fra din meldingsboks i Altinn (under «Til min behandling») for å sjekke status for meldingen. Når alle har signert, vil du i stedet for «Status-siden» få opp en «Send inn»-side der du har mulighet for manuell innsending. Meldingen angående Moha Gruppen AS har dermed ligget i ”Send inn-siden” istedenfor å bli sendt automatisk.

I veilederen står det på side 27 en beskrivelse av de forskjellige statusene som kommer opp på selskapets ”Status-side”. Til signering betyr at meldingen venter på signering og at signeringsoppgave er sendt dem som skal signere. Sendt til Brønnøysundregistrene betyr at den/de som skal signere meldingen, har signert elektronisk og at meldingen er sendt til Brønnøysundregistrene. Under behandling betyr at meldingen er under behandling hos Enhets- og/eller Foretaksregisteret.

Videre står det i veilederen på side 28 at man får en bekreftelse i Altinn når registermeldingen er godkjent: Meldingen finner du i mappen ”Til min behandling” i din meldingsboks. Bekreftelse på registrering (utskrift og eventuell attest) blir også sendt i posten.

I veilederen på side 27 står det videre at man når som helst kan sjekke statusen på de meldingene man arbeider med eller har sendt inn til Brønnøysundregistrene. Informasjonen om meldingene finnes under fanen ”Min meldingsboks” under lenken ”Til min behandling”.

Vi har forståelse for at ikke alle leser veilederen i detalj fra begynnelse til slutt, men det må likevel påligge selskapet å sette seg inn i Altinn-løsningen. Vi mener at det er lagt til rette for at brukerne skal kunne forstå systemet og hva de forskjellige meldingene og kvitteringene betyr.

Selskapet har hatt god tid til å sette seg inn i de nye reglene, hvilke frister som gjelder og hvordan melding skal sendes inn. Det har også vært hjelp til dette tilgjengelig hos Altinns brukerstøtte både per telefon og per e-post. Eventuelle problemer med bruk av Altinn-løsningen hadde klager dermed hatt mulighet til å løse, enten ved å sette seg inn i systemet eller be om hjelp fra Altinn brukerstøtte.

Departementet har forståelse for at klager, som representerer et lite aksjeselskap, kunne ønske seg et mindre formalistisk system for meldinger til Brønnøysund­registrene. På den annen side har registrene en stor saksmengde. I 2011 behandlet Enhetsregisteret over 360 000 meldinger. Saksbehandlingen er derfor i størst mulig grad automatisert og foregår elektronisk.

De fleste som velger organisasjonsformen aksjeselskap, gjør det for at eier (aksjonær) ikke skal ha personlig ansvar for selskapets forpliktelser, noe eier vil ha ved valg av organisasjonsformen enkeltpersonforetak. Eierne av et aksjeselskap har i utgangspunktet bare mulighet til å tape aksjekapitalen. Når man velger denne selskapsformen, må man imidlertid også forholde seg til et omfattende regelverk nedfelt i aksjeloven. På grunn av ansvarsbegrensningen er det flere formaliteter knyttet til aksjeselskaper enn andre organisasjonsformer.

Vi har etter dette kommet til at nektingsvedtaket må opprettholdes. Vi har lagt hovedvekt på at klager selv må ha krysset av for manuell innsending og at veilederen etter vår oppfatning gir tilstrekkelig informasjon til at brukeren kan forstå hvor de forskjellige oppgavene ligger og når meldingen er sendt inn til Brønnøysundregistrene.

Vedtak
I medhold av lov 21. juni 1985 nr. 78 om registrering av foretak § 9-1, jf. lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 34, fatter departementet følgende vedtak:

Klagen tas ikke til følge. Foretaksregisterets vedtak av 4. juni 2012 opprettholdes.

Vedtaket er endelig og kan ikke påklages, jf. forvaltningsloven § 28 tredje ledd.