This Act shall apply to state and municipal administration.

The act shall apply when the authorities, including boards of administration, decide as to individuals’ rights and obligations. It shall not, however, apply in relation to the drafting of regulations and other general government edicts.

The provisions in Section II on eligibility to deal with specific cases shall also apply to contracts under the civil law.

This Act shall not apply to property registration, enforcement procedures, attachment, restrictions on property rights pending appeal, court injunction, forced sale, suspens-ion of payments, composition proceedings, bankruptcy, settlement of estate, or other official settlements.

The provision of other statutes, whose procedural rules go further than is provided for in this Act, shall prevail. Questions on the eligibility of municipial council members and other municipial administrators shall, however, be determined on the basis of the Municipal Administration Act.

A civil servant or board member shall be disqualified from sitting in a case:

• 1. if he is either a party to a case, or the spokesman or the representative of such a party;

• 2. if he is, or has been, a party’s spouse, a relative in the descending or ascending line, whether natural or adoptive or by marriage, or a first cousin;

• 3. if he is related to a spokesman or a representative of a party in one of the ways described in sub-paragraph 2 of this Article;

• 4. when a complaint has come under review, if he has previously taken part in dealing with the case at a lower administrative level. The same shall apply to an official in whom are vested powers of supervision or inspection if he has previously been associated with the case in this capacity;

• 5. if the case concerns to a substantial degree either himself, his relatives pursuant to sub-paragraph 2 of this Article, his immediate superiors in their personal capacity, or an agency or a privately owned company for which he has responsibility;

• 6. if, finally, such circumstances obtain as are likely to cast reasonable doubt upon his impartiality.

The question of disqualification shall not, however, arise if what is at stake is negligible, if the nature of the case is such, or if the rôle of the official or board member in the handling of the case is so trivial as to rule out any danger of ulterior motives influencing the decision.

A person who has been disqualified from sitting in a case may not take part in its pre-par-ation or the subsequent conduct and conclusion thereof. Until he is replaced he is, however, allowed to take all necessary steps to ensure due process.

A board member who has been so disqualified shall leave the boardroom when the case is to be dealt with.

A civil servant who is aware of facts which might reflect upon his own eligibility to sit shall bring this knowledge without delay to the attention of the head of the administrative body in question.

The head of the administrative body shall decide whether the official ought to withdraw from a case. In cases when the eligibility of the head of an administrative body is called in question he shall himself decide whether to withdraw.

An administrative board shall decide whether a member (or members) should withdraw from a case. Members whose eligibility is under scrutiny shall not take part in this decision. This provision shall not, however, apply if as a result it becomes impossible to obtain a quorum within the board, in which case all the members of the board shall decide on the eligibility of individual members to sit in the specific case.

When a civil servant withdraws from a case and there is no-one to take his place, the appointing authority shall assign a replacement to handle the case in question.

An authority shall provide those who apply to it with the necessary assistance and guidance in cases that fall within its competence.

If an authority receives a written application concerning a matter outside its competence it shall forward the application to the proper authority as soon as possible.

When in a statute provision is made for a time limit, the relevant period shall not include the date from which it is counted.

If the final day of a time limit is a public holiday, it shall be extended to the first working day that follows. Other holidays which fall within the time limit when set shall be included therein.

Cases shall be decided as quickly as possible.

When an opinion is to be sought, this shall be done at earliest possible opportunity. If more than one opinion is required, they should be sought simultaneously in so far as possible. An authority shall give a deadline for the submission of an opinion.

When it becomes evident that a decision in a case will be delayed, the parties shall be informed. Furthermore, the reasons for the delay shall be given, as well the date when a decision is to be expected.

If there is undue delay in the conclusion of a case a complaint to this effect may be lodged with the authority to which a decision in the case may be appealed.

An authority shall ensure that a case is sufficiently investigated before a decision thereon is reached.

In deciding cases a public authority shall make every effort to ensure that, legally, it is consistent and observes the rule of equal treatment.

The parties to a case may not be discriminated against on the grounds of their ethnic origin, sex, colour, nationality, religion, political conviction, family, or other comparable considerations.

A public authority shall reach an adverse decision only when the lawful purpose sought cannot be attained by less stringent means. Care should then be taken not to go further than necessary.

A party to a case shall be given the opportunity to express his views on the subject-matter of the case before a public authority reaches a decision thereon, unless his reasoned position on the matter already appears in the documentation on the case, or it is clearly unnecessary for him to do so.

If a party to a case has the right to express his views on its subject-matter pursuant to Article 13, a public authority shall notify him as soon as possible when his case comes up for examination, unless it is clear that this is already known to him.

A party to a case shall have the right to acquaint himself with the documentation and other material bearing on the case. If a party asks for duplicates or photocopies thereof he shall be given them unless the documents are of such nature or so voluminous that this presents a considerable difficulty. The prime minister may determine, by a special system of charges, the amount payable for duplicates and photocopies made pursuant to this Article.

Laws on secrecy shall not limit the duty to grant access to material under this Article.

The provisions of this Article shall not apply to the investigation and conduct of criminal cases. The defendant in such proceedings may, however, demand access to the case file after the case has been discontinued or concluded by other means.

A party's right of access to material shall not apply to:

• 1. Minutes of State Council and Cabinet meetings, notes from ministerial meetings, or documents prepared for such meetings.

• 2. Correspondence between the authorities and experts for use in court cases or relating to the decision whether to take a case to court.

• 3. Working papers prepared for its own use by an authority. A party shall, however, have the right of access to working papers containing a final decision on the winding up of a case, or information which is not found elsewhere. Where the restrictions in para 1 of this Article only apply to a section of a document, a party shall be given access to other sections thereof.

In certain circumstances a public authority may restrict the access of a party to a case to material if the advantage to be gained by the party from use of the material is deemed to be outweighed by a greater interest, public or private,inter aliawhen laws on registration and the use of personal files preclude access to the material.

A public authority may set a party to a case a time limit within which to examine the case material and express his views on it.

Otherwise, a party can, at whatever stage of the procedure, request a deferment of decision until he has had time to acquaint himself with the case material and put forward his point of view. A case shall, however, not be deferred if such deferment entails exceeding the statutory time limit for its conclusion.

A decision by an authority to deny a party to a case access to the case material or to some extent to restrict such access shall be notified to the party with reasons given in accordance with Section V of this Act.

A denial or restriction of access to case material may be complained of to the com-pet-ent public authority. The complaint shall be lodged within 14 days of the party having been notified of the decision.

Once an authority has reached a decision a party to a case shall be notified thereof un-less this is obviously unnecessary. A decision shall be binding upon notification.

A written notification of a decision, unaccompanied by a statement of reasons, shall give guidance as to:

• 1. a party's right to be given reasons for the decision;

• 2. a right of complaint, when applicable, the relevant time limit and cost, as well as where to lodge the complaint;

• 3. the deadline for taking a decision to court if such deadline is provided for by law.

If the reasons for a decision accompany notification, guidance pursuant to the second paragraph, sub-paragraphs 2 and 3 of this Article, shall be given.

Guidance pursuant to sub-paragraphs 2 and 3 need not, however, be given with notifi-cation of decision if a party's application has been granted in all respects.

A party to a case can demand a written statement from a public authority of the reasons for a decision where they were not given on notification.

This provision shall not, however, apply if:

• 1. a party's application has been granted in all respects;

• 2. the decision concerns examination grades;

• 3. it deals with grants in the field of the arts, culture, or science.

An application for the reasons for a decision shall be lodged within 14 days of its notification to a party; the relevant authority must reply thereto within 14 days of receipt.

Rulings in cases involving a complaint shall always be accompanied by a statement of reasons.

When giving reasons, reference shall be made to the rules of procedure on which the authority's decision is based. To the extent that a decision is based on an assessment of the facts, the statement of reasons shall contain the main opinions deciding the outcome of that assessment.

When applicable, the statement of reasons shall also contain a brief description of the most important facts influencing the decision in a case.

A statement of reasons may be limited as regards material, to which a party has been denied a right of access, pursuant to Articles 16 and 17.

Where an administrative board has not approved a statement of reasons to accompany its decision, the chairman shall give the reasons for the decision in accordance with the first three paragraphs of this Article.

An authority can vary its decision until such time as it has been notified to a party to a case.

After notification to a party of a decision an authority may correct manifest errors therein, provided that the authority notifies the party of the correction without delay and communicates to him a fresh copy of the decision.

Once an authority has reached a decision and notified it, a party shall have the right to have his case reviewed:

• 1. where the decision was based on insufficient or wrong information as to the facts;

• 2. or where an adverse decision involving an order or a ban was based on circumstances which subsequently changed in a material way.

After three months have elapsed since a party was notified of a decision, cf. para 1.1 above, or where a party was, or should have been, aware of a change in the circumstances on which a decision, cf. para 1.2 above, was based, a petition for a review of a case will only be allowed subject to the approval of the other parties to the case. A case will not, however, be reviewed more than one year after the expiry of the time limit stated above unless there are compelling reasons for so doing.

An authority can, of its own accord, revoke a decision already notified to a party:

• 1. where doing so will not harm a party's interests,

• 2. or where a decision is null and void.

A party to a case shall have the right to complain to a higher authority about an administrative decision in order to have it revoked or varied, unless otherwise provided for by law or former practice.

A decison which does not conclude the determination of a case cannot be the subject of a complaint until the case has been concluded.

Unless otherwise provided for by law, a complaint shall be lodged within three months of the notification to a party of an administrative decision.

When public notification of a decision is required by law, the time limit for lodging a complaint begins to run with effect from the first notification if there are subsequent ones.

When a party asks for reasons pursuant to Article 21 the time limit for lodging a complaint begins to run only once that request has been complied with.

When a party requests a review of a case within the time limit for lodging a complaint, time ceases to run with regard to the complaint. If such a request for review is refused, the time limit for lodging a complaint resumes its course from the moment at which the party is notified of the decision on the matter of review.

A complaint shall be deemed to have been lodged in good time if it has been submitted to a higher authority or posted before the expiry of the time limit.

A higher authority may, in special cases and before expiry of the time limit for lodging a complaint, extend the said time limit.

A complaint received after the expiry of time limit shall not be admissible unless:

• 1. there are valid reasons for the late submission of the complaint, or

• 2. there are important reasons for hearing the complaint.

A complaint shall, nevertheless, not be admissible if more than a year has elapsed since notification of the decision to a party.

An administrative complaint shall not suspend the legal effect of a decision.

A higher authority may, nevertheless, when circumstances so indicate, defer the legal effect of a decision under complaint.

These provisions shall not, however, apply where otherwise provided for by law.

The question as to deferment of the legal effect of a decision which is the subject of a complaint shall be resolved as quickly as possible.

The provisions of Sections II–IV and VIII of this Act shall, as applicable, be observed in the handling of complaints.

Oral hearings may be conducted in cases of particularly exacting nature, when it is believed that this will result in a more complete investigation.

Rulings by the higher authority in cases involving complaints shall always be made in writing and shall stateinter aliathe following items in succinct and clear manner:

• 1. the parties' claims

• 2. the matter at issue, including the decision complained of

• 3. a brief account of the facts and the points in dispute

• 4. the reasons for the decision pursuant to Article 22

• 5. a summing-up of the main conclusion at the end of the ruling.

When appointing an administrative board to decide on the rights and obligations of individuals, the board members and an equal number of substitutes shall be appointed simultaneously. The substitutes shall be appointed in the same way as the board members.

When a board member is temporarily prevented from attending, a substitute shall take his seat on the board. On the death of a board member or when a board member is precluded for an indefinite period from attending for some other reason, a substitute shall take his place, whereupon a new substitute shall be appointed, unless the appointing authority decides to appoint a new board member.

Meetings of administrative boards shall be called, with reasonable notice, by the chair-man. The chairman shall be obliged to call a meeting of the board at the request of a majority of the board members.

In the event of a board member's being unable to attend he must, without delay, inform the chairman, who in turn shall call a substitute to take his place.

A meeting of a majority of an administrative board shall constitute a quorum.

Matters shall be put to a vote unless otherwise provided for by law. A motion on which the voting is even shall be defeated. In the event of even voting for candidates for a post, the matter shall be settled by the drawing of lots.

Lög þessi taka til stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga.

Lögin gilda þegar stjórnvöld, þar á meðal stjórnsýslunefndir, taka ákvarðanir um rétt eða skyldu manna. Þau gilda þó ekki um samningu reglugerða né annarra almennra stjórnvaldsfyrirmæla.

Ákvæði II. kafla um sérstakt hæfi gilda einnig um gerð samninga einkaréttar eðlis.

Lög þessi gilda ekki um þinglýsingu, aðfarargerðir, kyrrsetningu, löggeymslu, lögbann, nauðungarsölu, greiðslustöðvun, nauðasamninga, gjaldþrotaskipti, skipti á dánarbúum eða önnur opinber skipti.

Ákvæði annarra laga, sem hafa að geyma strangari málsmeðferðarreglur en lög þessi mæla fyrir um, halda gildi sínu. Um sérstakt hæfi sveitarstjórnarmanna og annarra þeirra sem starfa við stjórnsýslu sveitarfélaga fer þó eftir sveitarstjórnarlögum.

Starfsmaður eða nefndarmaður er vanhæfur til meðferðar máls:

• 1. Ef hann er aðili máls, fyrirsvarsmaður eða umboðsmaður aðila.

• 2. Ef hann er eða hefur verið maki aðila, skyldur eða mægður aðila í beinan legg eða að öðrum lið til hliðar eða tengdur aðila með sama hætti vegna ættleiðingar.

• 3. Ef hann tengist fyrirsvarsmanni eða umboðsmanni aðila með þeim hætti sem segir í 2. tölul.

• 4. Á kærustigi hafi hann áður tekið þátt í meðferð málsins á lægra stjórnsýslustigi. Það sama á við um starfsmann sem fer með umsjónar- eða eftirlitsvald hafi hann áður haft afskipti af málinu hjá þeirri stofnun sem eftirlitið lýtur að.

• 5. [Ef hann á sjálfur sérstakra og verulegra hagsmuna að gæta, venslamenn hans skv. 2. tölul. eða sjálfseignarstofnun eða fyrirtæki í einkaeigu sem hann er í fyrirsvari fyrir. Sama á við ef næstu yfirmenn hans hjá hlutaðeigandi stjórnvaldi eiga sjálfir sérstakra og verulegra hagsmuna að gæta. Verði undirmaður vanhæfur til meðferðar máls verða næstu yfirmenn hans aftur á móti ekki vanhæfir til meðferðar þess af þeirri ástæðu einni.] ¹⁾

• 6. Ef að öðru leyti eru fyrir hendi þær aðstæður sem eru fallnar til þess að draga óhlutdrægni hans í efa með réttu.

Eigi er þó um vanhæfi að ræða ef þeir hagsmunir, sem málið snýst um, eru það smávægilegir, eðli málsins er með þeim hætti eða þáttur starfsmanns eða nefndarmanns í meðferð málsins er það lítilfjörlegur að ekki er talin hætta á að ómálefnaleg sjónarmið hafi áhrif á ákvörðun.

Sá sem er vanhæfur til meðferðar máls má ekki taka þátt í undirbúningi, meðferð eða úrlausn þess. Honum er þó heimilt að gera þær ráðstafanir sem eru nauðsynlegar til að halda máli í réttu horfi á meðan staðgengill er ekki til staðar.

Nefndarmaður, sem vanhæfur er til meðferðar máls, skal yfirgefa fundarsal við afgreiðslu þess.

Starfsmaður, sem veit um ástæður er kunna að valda vanhæfi hans, skal án tafar vekja athygli yfirmanns stofnunar á þeim.

Yfirmaður stofnunar ákveður hvort starfsmanni hennar beri að víkja sæti. Í þeim tilvikum, er vafi kemur upp um hæfi yfirmanns stofnunar, tekur hann sjálfur ákvörðun um hvort hann víkur sæti.

Nefndarmaður, sem veit um ástæður er kunna að valda vanhæfi hans, skal án tafar vekja athygli formanns stjórnsýslunefndar á þeim.

Stjórnsýslunefnd ákveður hvort nefndarmönnum, einum eða fleiri, beri að víkja sæti. Þeir nefndarmenn, sem ákvörðun um vanhæfi snýr að, skulu ekki taka þátt í ákvörðun um það. Þetta gildir þó ekki ef það leiðir til þess að stjórnsýslunefndin verður ekki ályktunarhæf. Skulu þá allir nefndarmenn taka ákvörðun um hæfi nefndarmanna.

Þegar starfsmaður víkur sæti og ekki er til staðar annar hæfur starfsmaður skal sá er veitir stöðuna setja staðgengil til þess að fara með málið sem til úrlausnar er.

Stjórnvald skal veita þeim sem til þess leita nauðsynlega aðstoð og leiðbeiningar varðandi þau mál sem snerta starfssvið þess.

Berist stjórnvaldi skriflegt erindi, sem ekki snertir starfssvið þess, ber því að framsenda erindið á réttan stað svo fljótt sem unnt er.

Þar sem kveðið er á um frest í lögum telst sá dagur, sem fresturinn er talinn frá, ekki með í frestinum.

Ef lokadagur frests er almennur frídagur lengist fresturinn til næsta opnunardags þar á eftir. Að öðru leyti ber að telja frídaga með sem eru innan frestsins þegar fresturinn er reiknaður.

Ákvarðanir í málum skulu teknar svo fljótt sem unnt er.

Þar sem leitað er umsagnar skal það gert við fyrstu hentugleika. Ef leita þarf eftir fleiri en einni umsögn skal það gert samtímis þar sem því verður við komið. Stjórnvald skal tiltaka fyrir hvaða tíma óskað er eftir að umsagnaraðili láti í té umsögn sína.

Þegar fyrirsjáanlegt er að afgreiðsla máls muni tefjast ber að skýra aðila máls frá því. Skal þá upplýsa um ástæður tafanna og hvenær ákvörðunar sé að vænta.

Dragist afgreiðsla máls óhæfilega er heimilt að kæra það til þess stjórnvalds sem ákvörðun í málinu verður kærð til.

Stjórnvald skal sjá til þess að mál sé nægjanlega upplýst áður en ákvörðun er tekin í því.

Við úrlausn mála skulu stjórnvöld gæta samræmis og jafnræðis í lagalegu tilliti.

Óheimilt er að mismuna aðilum við úrlausn mála á grundvelli sjónarmiða, byggðum á kynferði þeirra, kynþætti, litarhætti, þjóðerni, trúarbrögðum, stjórnmálaskoðunum, þjóðfélagsstöðu, ætterni eða öðrum sambærilegum ástæðum.

Stjórnvald skal því aðeins taka íþyngjandi ákvörðun þegar lögmætu markmiði, sem að er stefnt, verður ekki náð með öðru og vægara móti. Skal þess þá gætt að ekki sé farið strangar í sakirnar en nauðsyn ber til.

Aðili máls skal eiga þess kost að tjá sig um efni máls áður en stjórnvald tekur ákvörðun í því, enda liggi ekki fyrir í gögnum málsins afstaða hans og rök fyrir henni eða slíkt sé augljóslega óþarft.

Eigi aðili máls rétt á að tjá sig um efni þess skv. 13. gr. skal stjórnvald, svo fljótt sem því verður við komið, vekja athygli aðila á því að mál hans sé til meðferðar, nema ljóst sé að hann hafi fengið vitneskju um það fyrir fram.

[Aðili máls á rétt á aðgangi að skjölum og öðrum gögnum er mál varða. Ef við verður komið skal veita aðgang að gögnum á því formi eða sniði og á þeim tungumálum sem þau eru varðveitt á, nema þau séu þegar aðgengileg almenningi með rafrænum hætti. Þegar skjöl eru eingöngu varðveitt á rafrænu formi getur aðili valið á milli þess að fá þau afhent á því formi eða útprentuð á pappír.

Þegar skjöl eru mörg er heimilt að fela öðrum að sjá um ljósritun þeirra. Hið sama á við hafi sá sem afhendir gögn ekki aðstöðu til að ljósrita skjöl. Aðili skal þá greiða þann kostnað sem hlýst af ljósritun skjalanna. Hið sama gildir um afritun annarra gagna en skjala eftir því sem við á.

Ráðherra ákveður með gjaldskrá ¹⁾ hvað greiða skuli fyrir ljósrit og afrit gagna sem veitt eru samkvæmt lögum þessum þannig að mætt sé þeim kostnaði sem af því hlýst, þ.m.t. efniskostnaði, og kostnaði vegna vinnu starfsmanna og búnaðar.

Ef fyrirsjáanlegt er að kostnaður við afritun eða ljósritun verði hærri en 10.000 kr. er heimilt að krefjast fyrirframgreiðslu.] ²⁾

Lagaákvæði um þagnarskyldu takmarka ekki skyldu til þess að veita aðgang að gögnum samkvæmt þessari grein.

Ákvæði þessarar greinar taka ekki til [rannsóknar sakamáls og meðferðar þess að öðru leyti]. ³⁾ Þó [geta sakborningur og brotaþoli] ⁴⁾ krafist þess að fá að kynna sér gögn málsins eftir að það hefur verið fellt niður eða því lokið með öðrum hætti.

Réttur aðila máls til aðgangs að gögnum tekur ekki til:

• 1. Fundargerða ríkisráðs og ríkisstjórnar, minnisgreina á ráðherrafundum eða skjala sem tekin hafa verið saman fyrir slíka fundi.

• 2. Bréfaskipta stjórnvalda við sérfróða menn til afnota í dómsmáli eða við athugun á því hvort slíkt mál skuli höfðað.

• 3. Vinnuskjala sem stjórnvald hefur ritað til eigin afnota. Þó á aðili aðgang að vinnuskjölum ef þau hafa að geyma endanlega ákvörðun um afgreiðslu máls eða upplýsingar sem ekki verður aflað annars staðar frá.

Ef það sem greinir í 1. mgr. á aðeins við um hluta skjals skal veita aðila aðgang að öðru efni skjalsins.

Þegar sérstaklega stendur á er stjórnvaldi heimilt að takmarka aðgang aðila máls að gögnum ef hagsmunir hans af því að notfæra sér vitneskju úr þeim þykja eiga að víkja fyrir mun ríkari almanna- eða einkahagsmunum … ¹⁾

Stjórnvaldi er heimilt að setja málsaðila ákveðinn frest til þess að kynna sér gögn máls og tjá sig um það.

Að öðrum kosti getur aðili á hvaða stigi málsmeðferðar sem er krafist þess að afgreiðslu málsins sé frestað uns honum hefur gefist tími til þess að kynna sér gögn og gera grein fyrir afstöðu sinni. Máli skal þó ekki frestað ef það hefur í för með sér að farið sé fram úr lögmæltum fresti til afgreiðslu málsins.

Ákvörðun stjórnvalds um að synja málsaðila um aðgang að gögnum máls eða takmarka hann að nokkru leyti skal tilkynnt aðila og rökstudd í samræmi við V. kafla laga þessara.

Kæra má synjun eða takmörkun til þess stjórnvalds sem ákvörðun í málinu verður kærð til. Kæra skal borin fram innan 14 daga frá því að aðila var tilkynnt um ákvörðunina.

Eftir að stjórnvald hefur tekið ákvörðun skal hún tilkynnt aðila máls nema það sé augljóslega óþarft. Ákvörðun er bindandi eftir að hún er komin til aðila.

Þegar ákvörðun er tilkynnt skriflega án þess að henni fylgi rökstuðningur skal veita leiðbeiningar um:

• 1. heimild aðila til þess að fá ákvörðun rökstudda,

• 2. kæruheimild, þegar hún er fyrir hendi, kærufresti og kærugjöld, svo og hvert beina skuli kæru,

• 3. frest til þess að bera ákvörðun undir dómstóla ef slíkur frestur er lögákveðinn.

Fylgi rökstuðningur ákvörðun þegar hún er tilkynnt skal veita leiðbeiningar skv. 2. og 3. tölul. 2. mgr. ¹⁾

Ekki þarf þó að veita leiðbeiningar skv. 2. og 3. mgr. þegar ákvörðun er tilkynnt hafi umsókn aðila verið tekin til greina að öllu leyti.

Aðili máls getur krafist þess að stjórnvald rökstyðji ákvörðun sína skriflega hafi slíkur rökstuðningur ekki fylgt ákvörðuninni þegar hún var tilkynnt.

Ákvæði 1. mgr. gildir þó ekki ef:

• 1. umsókn aðila hefur verið tekin til greina að öllu leyti,

• 2. um er að ræða einkunnir sem veittar eru fyrir frammistöðu á prófum,

• 3. um er að ræða styrki á sviði lista, menningar eða vísinda.

Beiðni um rökstuðning fyrir ákvörðun skal bera fram innan 14 daga frá því að aðila var tilkynnt ákvörðunin og skal stjórnvald svara henni innan 14 daga frá því að hún barst.

Úrskurðum í kærumálum skal ávallt fylgja rökstuðningur.

Í rökstuðningi skal vísa til þeirra réttarreglna sem ákvörðun stjórnvalds er byggð á. Að því marki, sem ákvörðun byggist á mati, skal í rökstuðningnum greina frá þeim meginsjónarmiðum sem ráðandi voru við matið.

Þar sem ástæða er til skal í rökstuðningi einnig rekja í stuttu máli upplýsingar um þau málsatvik sem höfðu verulega þýðingu við úrlausn málsins.

Takmarka má efni rökstuðnings að því leyti sem vísa þarf til gagna sem aðila máls er ekki heimill aðgangur að, sbr. 16. og 17. gr.

Hafi stjórnsýslunefnd ekki samþykkt rökstuðning með ákvörðun sinni skal formaður færa rök fyrir henni í samræmi við 1.–3. mgr.

Stjórnvald getur breytt ákvörðun sinni þar til hún hefur verið tilkynnt aðila máls.

Eftir að aðila hefur verið tilkynnt um ákvörðun er stjórnvaldi heimilt að leiðrétta bersýnilegar villur í henni, enda tilkynni stjórnvaldið aðila um leiðréttinguna án tafar og láti þeim sem fengið hefur endurrit af ákvörðuninni nýtt endurrit í té.

Eftir að stjórnvald hefur tekið ákvörðun og hún verið tilkynnt á aðili máls rétt á því að mál sé tekið til meðferðar á ný ef:

• 1. ákvörðun hefur byggst á ófullnægjandi eða röngum upplýsingum um málsatvik, eða

• 2. íþyngjandi ákvörðun um boð eða bann hefur byggst á atvikum sem breyst hafa verulega frá því að ákvörðun var tekin.

Eftir að þrír mánuðir eru liðnir frá því að aðila var tilkynnt um ákvörðun skv. 1. tölul. 1. mgr., eða aðila var eða mátti vera kunnugt um breytingu á atvikum þeim sem ákvörðun skv. 2. tölul. 1. mgr. var byggð á, verður beiðni um endurupptöku máls þó ekki tekin til greina, nema að fengnu samþykki frá öðrum aðilum málsins. Mál verður þó ekki tekið upp að nýju ef ár er liðið frá fyrrgreindum tímamörkum nema veigamiklar ástæður mæli með því.

Stjórnvald getur afturkallað ákvörðun sína að eigin frumkvæði, sem tilkynnt hefur verið aðila máls, þegar:

• 1. það er ekki til tjóns fyrir aðila, eða

• 2. ákvörðun er ógildanleg.

Aðila máls er heimilt að kæra stjórnvaldsákvörðun til æðra stjórnvalds til þess að fá hana fellda úr gildi eða henni breytt nema annað leiði af lögum eða venju.

Ákvörðun, sem ekki bindur enda á mál, verður ekki kærð fyrr en málið hefur verið til lykta leitt.

Kæra skal borin fram innan þriggja mánaða frá því að aðila máls var tilkynnt um stjórnvaldsákvörðun, nema lög mæli á annan veg.

Þar sem lögmælt er að birta skuli ákvörðun með opinberum hætti hefst kærufrestur eftir fyrstu birtingu sé ákvörðunin birt oftar.

Þegar aðili fer fram á rökstuðning skv. 21. gr. hefst kærufrestur ekki fyrr en rökstuðningur hefur verið tilkynntur honum.

Þegar aðili óskar eftir endurupptöku máls innan kærufrests rofnar kærufresturinn. Hafni stjórnvald að taka mál til meðferðar á ný heldur kærufrestur áfram að líða að nýju frá þeim tíma þegar sú ákvörðun er tilkynnt aðila.

Kæra telst nógu snemma fram komin ef bréf, sem hefur hana að geyma, er komið til æðra stjórnvalds eða afhent pósti áður en fresturinn er liðinn.

Áður en kærufrestur rennur út er æðra stjórnvaldi heimilt í sérstökum tilvikum að lengja kærufrest.

Hafi kæra borist að liðnum kærufresti skal vísa henni frá, nema:

• 1. afsakanlegt verði talið að kæran hafi ekki borist fyrr, eða

• 2. veigamiklar ástæður mæla með því að kæran verði tekin til meðferðar.

Kæru skal þó ekki sinnt ef meira en ár er liðið frá því að ákvörðun var tilkynnt aðila.

Stjórnsýslukæra frestar ekki réttaráhrifum ákvörðunar.

Æðra stjórnvaldi er þó heimilt að fresta réttaráhrifum hinnar kærðu ákvörðunar meðan kæra er til meðferðar þar sem ástæður mæla með því.

Ákvæði 1. og 2. mgr. gilda þó ekki þar sem lög mæla fyrir á annan veg.

Ákveða skal svo fljótt sem við verður komið hvort fresta skuli réttaráhrifum kærðrar ákvörðunar.

Við meðferð kærumáls skal fylgja ákvæðum II.–VI. og VIII. kafla laganna eftir því sem við getur átt.

Heimilt er að ákveða að mál skuli flutt munnlega ef það er sérstaklega vandasamt og ætla má að það upplýsist betur með þeim hætti.

Úrskurður æðra stjórnvalds í kærumáli skal ávallt vera skriflegur og skulu eftirtalin atriði m.a. koma fram á stuttan og glöggan hátt:

• 1. Kröfur aðila.

• 2. Efni það sem til úrlausnar er, þar á meðal hin kærða ákvörðun.

• 3. Stutt yfirlit um málsatvik og ágreiningsefni málsins.

• 4. Rökstuðningur fyrir niðurstöðu máls skv. 22. gr.

• 5. Aðalniðurstöðu skal draga saman í lok úrskurðar í sérstakt úrskurðarorð.

Þegar skipað er í stjórnsýslunefnd, sem tekur ákvarðanir um rétt eða skyldu manna, skal ávallt skipa aðalmenn og jafnmarga varamenn samtímis. Varamenn skulu skipaðir með sama hætti og aðalmenn.

Þegar aðalmaður í stjórnsýslunefnd forfallast um stundarsakir tekur varamaður sæti hans í nefndinni. Þegar aðalmaður fellur frá eða forfallast varanlega á annan hátt tekur varamaður sæti hans og skal þá nýr varamaður skipaður, nema sá sem skipað hefur í nefndina ákveði að skipa aðalmann að nýju.

Formaður stjórnsýslunefndar boðar til fundar og skal boða til hans með hæfilegum fyrirvara. Formanni er skylt að boða til fundar ef meiri hluti nefndarmanna krefst þess.

Nefndarmaður skal án tafar tilkynna formanni um forföll. Skal formaður þá boða varamann í hans stað.

Stjórnsýslunefnd er ályktunarhæf þegar meiri hluti nefndarmanna situr fund.

Afl atkvæða ræður úrslitum mála nema öðruvísi sé fyrir mælt í lögum. Verði atkvæði jöfn telst tillaga fallin. Þegar atkvæði eru jöfn við kosningu manns í starf ræður hlutkesti.

Stjórnvald ákveður hvort boðið verður upp á þann valkost að nota rafræna miðlun upplýsinga við meðferð máls. Þær kröfur, sem vél- og hugbúnaður aðila þarf að fullnægja svo að meðferð máls geti farið fram með rafrænum hætti, skulu vera honum aðgengilegar við upphaf máls og skal stjórnvald vekja athygli hans á þeim eftir því sem ástæða er til. Haga skal þessum kröfum með það fyrir augum að búnaður sem flestra nýtist.

Stjórnvald, sem ákveður að nýta heimild skv. 1. mgr., skal nota rafræna miðlun upplýsinga við meðferð máls óski aðili þess sérstaklega. Hið sama gildir þegar aðili hefur að fyrra bragði notað þann búnað til rafrænna samskipta við stjórnvald sem það hefur auglýst á vefsíðu sinni að standi til boða í slíkum samskiptum.

Stjórnvald getur ákveðið hvaða kröfum gögn, sem það móttekur með rafrænum hætti, þurfa að fullnægja. Stjórnvald getur meðal annars áskilið að gögn, sem það móttekur, skuli sett fram á sérstökum rafrænum eyðublöðum. Skal þá veita staðlaðar leiðbeiningar um útfyllingu eyðublaðsins og þær kröfur sem stjórnvald gerir.] ¹⁾

Þegar sett lög, almenn stjórnvaldsfyrirmæli eða venjur áskilja að gögn til aðila máls eða stjórnvalds séu skrifleg skulu gögn á rafrænu formi talin fullnægja þessum áskilnaði, enda séu þau tæknilega aðgengileg móttakanda þannig að hann geti kynnt sér efni þeirra, varðveitt þau og framvísað þeim síðar.] ¹⁾

Þegar sett lög, almenn stjórnvaldsfyrirmæli eða venjur áskilja að skjal skuli vera í frumriti skulu gögn á rafrænu formi talin fullnægja þessum áskilnaði ef tryggt er að gögnin séu óbreytt frá upprunalegri gerð. Þetta á þó ekki við um viðskiptabréf eða önnur bréf þar sem fjárhagsleg réttindi eru bundin við handhöfn bréfsins.

Þegar sett lög, almenn stjórnvaldsfyrirmæli eða venjur áskilja að gögn séu lögð fram í fleiri en einu eintaki skulu gögn á rafrænu formi talin fullnægja þessum áskilnaði.] ¹⁾

Þegar sett lög, almenn stjórnvaldsfyrirmæli eða venjur áskilja að gögn frá aðila eða stjórnvaldi séu undirrituð er stjórnvaldi heimilt að ákveða að rafræn undirskrift komi í stað eiginhandarundirskriftar, enda tryggi rafræna undirskriftin með sambærilegum hætti og eiginhandarundirskrift persónulega staðfestingu þess sem gögnin stafa frá. Fullgild rafræn undirskrift samkvæmt lögum um rafrænar undirskriftir skal ætíð teljast fullnægja áskilnaði laga um undirskrift.

Þegar sett lög, almenn stjórnvaldsfyrirmæli eða venjur áskilja að gögn eða tiltekin atriði þeirra séu vottuð telst slíkum áskilnaði fullnægt með vottorði rafrænnar undirskriftar skv. 1. mgr. sem staðfestir þau atriði sem krafist er að séu vottuð.

Þegar sett lög, almenn stjórnvaldsfyrirmæli eða venjur áskilja ekki að gögn frá aðila eða stjórnvaldi séu undirrituð er stjórnvaldi heimilt að ákveða að aðrar aðferðir en rafrænar undirskriftir megi nota við staðfestingu rafrænna gagna.] ¹⁾

Stjórnvaldsákvörðun eða önnur gögn á rafrænu formi teljast birt aðila þegar hann á þess kost að kynna sér efni þeirra. Aðili máls ber ábyrgð á því að vél- og hugbúnaður hans fullnægi þeim kröfum sem til hans eru gerðar, sbr. 1. mgr. 35. gr., og nauðsynlegar eru svo að hann geti kynnt sér efni stjórnvaldsákvörðunar eða annarra gagna sem stjórnvald sendir honum á rafrænu formi.

Erindi eða önnur gögn teljast komin til stjórnvalds þegar það á þess kost að kynna sér efni þeirra. Stjórnvald skal að eigin frumkvæði staðfesta að því hafi borist gögn, eftir því sem unnt er.

Þegar sett lög, almenn stjórnvaldsfyrirmæli eða venjur áskilja að stjórnvöld birti aðila gögn með sannanlegum hætti telst slíkum áskilnaði fullnægt með notkun rafræns búnaðar sem staðfestir að gögn séu komin til aðila.] ¹⁾

Stjórnvald skal varðveita rafræn gögn þannig að unnt sé að sannreyna efni og uppruna þeirra síðar með aðgengilegum hætti.] ¹⁾

Lög þessi öðlast gildi 1. janúar 1994.

Beita skal lögum þessum einvörðungu um mál sem koma til meðferðar hjá stjórnvöldum eftir gildistöku laganna. Sé mál tekið upp að nýju eða ákvörðun kærð til æðra stjórnvalds eftir gildistöku laga þessara skal beita lögunum um þau mál upp frá því.

Ákvæðum 27. gr. um kærufrest skal aðeins beita um þau mál þar sem ákvörðun hefur verið tilkynnt eftir gildistöku laganna.