Til: Fylkesmennene

Fra: Kommunal og regionaldepartementet

Dato: 12.07.04

Oppsummering av KOSTRA-spørsmål mottatt t.o.m. 01.05.04

Fra Fylkesmannen i Akershus v/Oddveig Hallingstad Trovik

1. I veilederen side 15 under funksjon 120, 2. avsnitt, er begrepet "omfattende" brukt og vi er noe usikre på hvordan dette begrepet skal tolkes. Fra 1.1. 2004 har vi gått over til en 2-nivå-modell. De fleste av våre ledere er det enkelt å plassere dem korrekt i henhold til veilederen. Enkelte ledere av store virksomheter (i henhold til våre interne begreper), er vi imidlertid usikre på. Jeg nevner noen eksempler:

- Leder for byggadministrasjon og leder for renhold. All administrasjon mv. av bygg og det meste av renholdet er samlet i to selvstendige virksomheter. Det betyr at disse arbeider innenfor de fleste av funksjonene i kostra som ledere for ansatte som arbeider innenfor de ulike funksjonene. Særlig budsjettet for byggadministrasjon er omfattende i antall kroner. Er disse ledere som skal lønnes etter funksjon 120?

- Leder sykehjem. Dette er etterhvert store virksomheter hos oss med et budsjett på 3. mill. Kommer da dette inn under begrepet "omfattende" og skal lønnes over funksjon 120?

2. Ettersom vi er en relativt stor kommune, så har vi enkelte medarbeidere som bruker en stor del av tiden sin på å fakturere på et enkelt område. Regnskap regnes som funksjon 120 og fakturering kan i enkelte kommuner være lagt til regnskapskontoret. Spørsmålet er da; Disse som f.eks. fakturerer kommunale avgifter og barnehage, er det funksjon 120, eller er det de respektive funksjonene? Innkreving foretas av regnskapskontoret i vår kommune, det er kun selve faktureringen og vedlikehold av registrene det er snakk om for disse medarbeiderne.

3. Begrepet "overordnet" blir brukt i forbindelse med stab og støtte. Vi har enkelte medarbeidere som f.eks. i hovedsak bruker tiden sin til å bistå ledere (f.eks. skoleledere, barnehagestyrere) med alt fra utlysning,
lønnsmelding, attføring osv innenfor personalområdet. Til en viss grad overlapper disse hverandre, men på området skole og barnehage er dette fulle stillinger omtrent. Skal de lønnes over funksjon 120 eller de respektive funksjonene?

Det samme gjelder innenfor området økonomi. Flere medarbeidere sitter med et samordnings- og opplæringsansvar overfor en gruppe av virksomheter som kan være innenfor samme funksjon. En del av dette arbeidet vil være av svært praktisk karakter, mens en del vil være å samordne innspill. Skal deler av disse medarbeidernes lønn gå over respektiv funksjon, eller skal alt gå over funksjon 120?

4. Vi mener å ha hørt eller lest at bedriftshelsetjeneste for kommunens egne ansatte skal på funksjon 120. Vi synes det er ulogisk å bruke F120 til dette, og lurer på om dette kan stemme? Hva er i så fall begrunnelsen for å henføre det til denne funksjonen?

5.Vi har et spørsmål i forhold til hvilken art psykiatritilskuddet skal føres på.

I referat fra regnskapsgruppas møte 22.03.2002 i sak 02/02 står det at "Generelle tilskudd som kan benyttes fritt, skal knyttes til en funksjon i 800-serien, men midler knyttet til konkrete aktivitetskrav skal fordeles på tjenesteytende funksjoner. Ved bruk av generell funksjon, vil det være naturlig å benytte en generell art i 800-serien". I og med at psykiatritilskuddet f.o.m. 01.01.2004 skal funksjonsfordeles ut på tjenesteytende funksjoner, jf. KOSTRA-oppsummeringsbrev datert 29.09.2003, lurer vi på hvilken art psykiatritilskuddet nå skal føres på.

Vi tolker det dithen at det skal føres på art 700. Dette begrunnes dels i regnskapsgruppas uttalelse gjengitt ovenfor, og dels knyttet til veiledningen til art 700 i håndbok for 2004 hvor det står at "andre tilskuddsordninger som er knyttet til produksjon av et bestemt antall tjenester defineres som refusjoner", jf. aktivitetskravet som følger av psykiatrimidlene.

Svar:

1. I henhold til definisjon av leder i KOSTRA skal de lederstillinger som leder andre ledere henføres til funksjon 120 Administrasjon. Der er dermed først når de omtalte lederne for renhold, bygg og et sykehjem igjen leder personer som kan anses som ledere med omfattende økonomiske og administrative fullmakter, at disse skal henføres til funksjon 120. Laveste ledernivå skal alltid knyttets til tjenesteytende funksjon. En vurdering av begrepet ”omfattende” i dette tilfellet må baseres på skjønn i den enkelte kommune.

2. Utgifter til medarbeidere som bruker tiden sin til å innhente grunnlag for og legge til rette for fakturering av f.eks barnehageavgift, skal etter departementets vurdering henføres til den aktuelle tjenestefunksjon, i dette tilfellet funksjon 201 Førskole.

3. I henhold til veiledningen til funksjon 120 skal faglige og merkantile støtte- og stabsfunksjoner som er knyttet til administrative ledere i hovedsak følge sin leder og dermed plasseres på funksjon 120. Den delen av arbeidstiden som eventuelt er knyttet til støtte i forhold til bestemte tjenester og tjenestesteder plasseres imidlertid på de respektive funksjonene som tjenestene ivaretar. Kommunen må dermed selv foreta en vurdering av om deler av lønnsutgiftene til de omtalte medarbeiderne skal fordeles på tjenesteytende funksjoner.

4. I veiledningen til funksjon 233 Forebyggende arbeid, helse og sosial omtales bruk av funksjon for bedriftshelsetjeneste for kommunens egne ansatte. Her går det fram at bruk av bedriftshelsetjenesten til kommunens eget personale belastes funksjon 120. Denne utgiften sees på som en fellesfunksjon tilsvarende som sentral personalavdeling under funksjon 120.

5. Departementet slutter seg til Fylkesmannens tolkning. Art 700 skal nyttes for refusjon og tilskudd som er knyttet til produksjon av konkrete tjenester.

Fra Fylkesmannen i Aust-Agder v/ Beate Pettersson

Har fått et spørsmål fra en kommune om hvilken funksjon frikjøp av tillitsvalgte skal høre til?

120 eller 180?

Svar:

Utgifter til hovedtillitsvalgte i kommunen skal belastes samme funksjon som overordnet personalfunksjon, 120 Administrasjon. Utgifter knyttet til øvrige (plass)tillitsvalgte belastes de funksjoner der disse arbeider.

Fra Fylkesmannen i Finnmark v/Sissel Mietinen

Bruk av artene 380/780 og 480/880 mellom kommunen og kommunale foretak:

Fakturaer vedr. kommunale avgifter fra kommunen til KF`et skal det fores på 380/780 artene eller 195/640?

KF`et skal betale for bl.a. bistand i forbindelse med regnskap og budsjett og andre administrative oppgaver hvilke arter skal brukes?

Er det slik a forstå at alle pengeoverføringer mellom kommunen og KF`et skal fores på enten 380/780 eller 480/880 arter alt etter om det er betaling for en ytelse eller bare en ren pengeoverforing?

KF`et har betalt for investeringer på ett kommunalt bygg. Utgiftene er utgiftsført i KF`et sitt regnskap, jeg antar på art 230. Skal det foretas noen foringer mellom KF`et og kommunen i dette tilfelle? Hvis denne investeringen skal aktiveres i kommunens balanse, oppstar det vel hvis ikke avstemmingsproblemer, men ikke for konsernet som helhet?

Svar:

I veiledningen til artskontoplanen er det nå angitt bruk av artene 380,480, 780 og 880 for alle transaksjoner mellom kommunen og eget KF. Bakgrunnen for dette er behovet for eliminering av interne transaksjoner ved publisering av nøkkeltall for kommunen som konsern.

På den annen side hevder enkelte at behovet for en rendyrket artsbruk vedrørende avgiftspliktig salg (art 640 og art 650) er viktigere enn å få et korrekt konsolidert regnskap for kommunen som konsern. En må her vurdere hvilken betyding valg av løsning har for nøkkeltallene. Departementet vil vurdere om det er behov for en gjennomgang av denne problematikken i KOSTRA-regnskapsgruppe i løpet av 2004.

Dersom et KF foretar investeringer i bygninger, skal disse balanseføres kun i foretakets balanse. Ved publisering av nøkkeltall for kommunen som konsern vil foretakets balanse bli inkludert.

Fra Fylkesmannen i Møre og Romsdal v/Frank Madsøy

MVA og KOSTRA. :
Et foretak selger VAR tjenester, og da følgelig noe også til kommunen. Hvordan skal dette føres?
Til fra eget foretak skal føres på artene 380 (kjøp fra eget foretak) og 780 (Refusjon fra foretak), så dette skal gå i null for "konsernet". Imidlertid vil MVA være et forstyrrende element. fordi det er anført i veilederen at kun artene 640 og 650 skal brukes når det er mva pliktige ytelser?

Disse to bestemmelsene synes å stride mot hverandre pga. mva:
Kjøp av VAR tjenester fra foretak til sykehjem. Kr 100,- + mva

1)
Foretak: K 640 kr 100,-
Kommune: D 195 kr 124,-
2)
Foretak: K 780 kr 100,-
Kommune: D 380 kr 124,-

Dvs. 780 går ikke mot 380.
Dette fordi vi mener foretaket er et §11.1 bedrift. Og uttak fra dette til sykehjemmet er mva-pliktig.

Svar:

Som følge av den nye generelle momskompensasjonsordningen fra 01.01.04,skal kommunens utgifter som omfattes av ordningen regnskapsføres eksklusive merverdiavgift på de ulike utgiftsartene, mens påløpt moms knyttes til art 429. En vil dermed ikke lenger få et avvik mellom kommunens kjøp fra foretaket (art 380) og foretakets salg til kommunen (art 780) som vist i ditt eksempel.

I veiledningen til artskontoplanen er det angitt bruk av artene 380,480, 780 og 880 for alle transaksjoner mellom kommunen og eget KF. Bakgrunnen for dette er behovet for eliminering av interne transaksjoner ved publisering av nøkkeltall for kommunen som konsern.

På den annen side hevder enkelte at behovet for en rendyrket artsbruk vedrørende avgiftspliktig salg (art 640 og art 650) er viktigere enn å få et korrekt konsolidert regnskap for kommunen som konsern. En må her vurdere hvilken betyding valg av løsning har for nøkkeltallene. Departementet vil vurdere om det er behov for en gjennomgang av denne problematikken i KOSTRA-regnskapsgruppe i løpet av 2004.

Fra Fylkesmannen i Møre og Romsdal v/Tone Brunvoll

1. Vi har fått henvendelse om hvordan tilskudd til rekrutteringsplan for helse og sosial personell skal føres. Det er vel to alternative føringsmåter - F840 eller fordeling ut på den enkelte funksjon. Dette er en parallell til føring av psyk. tilskuddet. I den saken var det F840 benyttet, men dere har nå kommet med en anbefaling at dette føres ut på den enkelte funksjon. Jeg regner med at kommunene skal dokumentere bruken av midlene. Hvilken føringsmåte anbefaler dere ?

2. Jeg har fått en spørsmål vedrørende utgiftsføring av renter på formidlingslån/startlån. I henhold til budsjettforskriftens § 5 nr. 7 skal alle inn og utbetalinger knyttet til utlån og forutseringer føres i investeringsbudsjettet. GKRS har for øvrig tatt opp det med etableringslån i et notat fra september - http://www.gkrs.no/

GKRS konkludere med at Ordinære og ekstraordinære avdrag og mottatte avdrag knyttet til formidlingslån føres i investeringsregnskapet og at påløpte renter av innlån knyttet til formidlingslån og opptjente renter på utlån regnskapsføres i driftsregnskapet. Øyvind Sunde i boka Kommuneregnskapet konkludere på s. 159 at " det er antall at renter knyttet til ordningen med formidlingslån også skal føres i investeringsregnskapet."

Kommunen har fram til nå ført både betalte renter og avdrag i investeringsregnskapet på F283, men i henhold til GKRS skal vel renter nå føres i driftsregnskapet. Kommunen ønsker da en tilbakemelding på hvilken funksjon som skal benyttes. Kommunen har i dag refinansiert alle Husbanklånene inn i sine ordinære lån, og ser det derfor som mest hensiktsmessig om betale renter blir en del av øvrige renteutgifter og at det ikke er nødvendig å føre renter på F283. Rentene kan evt skilles ut i en egen art.

Jeg ønsker en tilbekemelding på hvordan føring av renter skal håndteres (drift eller investering), samt hvilken funksjon en her kan benytte ? Håper på snarlig svar.

Svar:

1. Etter departementets mening bør tilskuddet regnskapsføres på den funksjon hvor utgiften knyttet til planarbeidet hører hjemme. Overordnet planarbeid er normalt knyttet til funksjon 120. Dersom arbeidet med rekrutteringsplanen har mer karakter av å være intern planlegging for den enkelte virksomhet, skal utgiftene (og tilskuddet) knyttes til aktuelle tjenestefunksjoner.

2. Jf. notat fra Foreningen for god kommunal regnskapsskikk (GKRS) skal renter på formidlingslån knyttes til driftsregnskapet. I henhold til kommentarene til § 5 i Forskrift om årsbudsjett, skal investeringsbudsjettet omfatte alle inn- og utbetalinger knyttet til utlån. Definisjonen av inn- og utbetalinger i forskriftens § 3 omfatter ikke renteutgifter og renteinntekter. Den presiseringen som er gitt av Foreningen for GKRS ligger dermed innefor forskriftens bestemmelser.

Renteutgifter og renteinntekter tilknyttet formidlingslån skal knyttes til funksjon 283 Bistand til etablering og opprettholdelse av egen bolig. Det samme gjelder for avdrag knyttet til formidlingslånene, jf. veiledningen til funksjon 870 Renter, utbytte og lån. Dersom kommunen velger å subsidiere deler av renteutgiftene for disse låntagerne, skal merutgiften framkomme som en del av utgiftene tilknyttet bistand til etablering og opprettholdelse av egen bolig under funksjon 283.

Fra Fylkesmannen i Sogn og Fjordane v/Ragnhild Fjærestad

I brev frå Skattedirektoratet datert 21.juli 2003 til LVK er konsesjonskraftsal uavhengig av leveringsform avgiftspliktig omsetning. Skal ein likevel nytte art 890 eller skal dette førast på art 650 avgiftspliktig sal av varer og tenester?

Svar:

I henhold til veilederen skal konsesjonskraftinntekter knyttes til art 890 Overføringer fra andre. Dette må gjelde uavhengig av om inntektene er avgiftspliktige.

Fra fylkesmannen i Telemark v/ Hogne West Furumo

1. I den nye presiseringen vedr. funksjoner for renovasjon som kom nå står det at salg av søppeldunker skal føres på F. 320. Hvis en kommune selger kompostbinger subsidiert til hjemmebruk og samtidig tar et beløp for utkjøring av disse bingene, skal dette føres på F. 320? Hva med innkjøpsutgiftene av disse bingene evt. søppeldunker, skal ikke disse kostnadene også i så fall føres på F. 320 ( presiserigen sier kun noe om salget )

2. Refundert husleie fra UDI fører en kommune på art 630, mens andre tilskudd føres på art 700. Skal også dette tilskuddet også føres på art 700?

3. Hva hører inn under "øvrig kommunal tjenesteproduksjon for beboere på asylmottak"? Kommer for eksempel dekning av barnehage, fritidsaktiviteter inn her?

4. Det er usikkerhet rundt føringen av tilretteleggingstilskudd fra trygedkontoret (tilskudd for å tilrettelegge arbeidsplasser for å få sykemeldte tidligere tilbake i jobb). Jeg finner ikke noe i veiledningsmkaterialet til Kostra som gir et entydig svar.Er det en 800-føring?

5. I en kommune er det en flyktningeavdeling som har praktisert introduksjonsloven i ca. 2 år. Dvs. at de har ganske store og mangfoldige kostnader som gjelder flyktningearbeid. Lurer på hvilken funksjoner som skal brukes på følgende kostnader:

a) Husleie til boliger som brukes til flyktninger. Da tenker jeg på boliger som står tomme i påvente av at flyktninger skal flytte inn der og som kommunen i ventetiden må betale leie for selv. Det gjelder også strøm/tlf.utg. som påløper i slike perioder.

b) De har en bolig som disponeres til unge flyktninger. Til denne boligen er det kjøpt møbler og utstyr som disponeres av flyktningene, men som er kommunens eiendeler.

c) Kostnader til bil som flyktningekontoret disponerer.

Det vil si at jeg er ute etter en presisering av avgrensingen mellom F. 242 og evnt. andre funksjoner.

Svar:

1. Etter departementets vurdering må det samme gjelde for salg av kompostbinger som for salg av søppeldunker, disse inntektene skal knyttes til funksjon 320 Kommunal næringsvirksomhet. Tilsvarende må alle utgifter (inklusive innkjøpsutgiftene) som knytter seg til denne virksomheten også knyttes til funksjon 320. Funksjon 355 Innsamling av husholdningsavfall og funksjon 357 Gjenvinning og sluttbehandling av husholdningsavfall skal kun bestå av inntekter og utgifter knyttet til selvkostområdet for husholdningsavfall.

2. Vi visere til Håndbok i bruk av kontoplan i KOSTRA, Del 1 Artskontoplan. Artsgruppe 7 Refusjoner skal benyttes i de tilfeller der kommunen får betalt for utlegg som den har påtatt seg for andre. Under artsgruppe 6 knyttes inntekter ved salg av tjenester. Refundert husleie fra UDI må etter departementets vurdering defineres som en refusjon og føres under art 700 Refusjon fra staten.

3. I veiledningen til Funksjon 285 Tjenester utenfor kommunalt ansvarsområde heter det: ”Øvrig kommunal tjenesteproduksjon for beboere på asylmottak knyttes til aktuell tjenestefunksjon”. Med dette menes det at alle utgifter og inntekter knyttet til kommunale tjenester som skole, barnehage, fritidsaktiviteter, helsetjenester m.v for beboere på asylmottak knyttes til de aktuelle funksjonene. Det er kun utgifter og inntekter knyttet til selve driften av asylmottaket som føres på funksjon 285

4.Viser til Håndbok i bruk av kontoplan om skillet mellom artsserie 7 og 8 på side 7. Dersom tilskuddet er knyttet til utgifter kommunen har påtatt seg i forbindelse med produksjon av konkrete tjenester defineres som refusjoner. Tilskudd som skal dekke utgifter ved å tilrettelegge en arbeidsplass vil dermed være en refusjon som inntektsføres under 700 Refusjon fra staten.

5 a) og b) Viser til veiledningne til funksjon 242 Råd, veiledning og sosialt forebyggende arbeid. Tiltak vedrørende integreringsarbeid for flyktninger føres under de respektive funksjoner der tiltakene hører hjemme. For boliger, inklusive eventuelt innbo som møbler og utstyr, som skal nytes av flyktninger skal funksjon 265 Kommunalt disponerte boliger nyttes. Dette må gjelde også om boligen i perioder står tom i påvente av innflytting.

c) En kommunal bil som nyttes av flykningekontoret må etter departementets vurdering betraktes som en utgift som vedrører selve koordineringsfunksjonen. Denne utgiften må dermed knyttes til funksjon 242 Råd, veiledning og sosialt forebyggende arbeid.

Fra NKK v/Turid Ramdahl

Et spørsmål om art og tjeneste vedr. kjøp og salg av konsesjonskraftrettigheter. Det nærmeste jeg kommer med en rettighet er aksjer/andeler, for det er vel verken en vare eller en tjeneste. Funksjonen 320/325 for kommunene ?

Svar:

Viser til KOSTRA-spørsmål 03-004. Konsesjonskraftinntekt er den inntekt kommunen sitter igjen med ved videresalg av sin rett på konsesjonskraft til en høyere pris enn konsesjonsprisen. Dersom kommunen velger å selge kraften til kommunens selvkost, vil ikke kommunen være registret med slik inntekt. Konsesjonskraftinntekten anses som en overføringsinntekt og skal knyttes til art 890 Overføringer fra andre og funksjon 320 Kommunal næringsvirksomhet, jf veiledning til kontoplan i KOSTRA.