Til: Regional statsforvaltning, KOSTRA- ansvarlig
Fra : Prosjektledelsen
Dato: 27.9.99

Fra fylkesmannen i Vestfold v/Gunn-Lise Olsen

Har fått spørsmål fra Borre kommune ang. føring av kommunal selskap som skal ha bestiller - utfører rollen. De kan tenke seg å føre dette kommunale selskapet som særregnskap i kontoklasse 3- 4 el 6-9.Er det da riktig at de kan bruke art 380; kombinert med de riktige funksjonene som bruker tjenestene; i kontoklasse 3-4, når kommunen kjøper tjenester fra dette kommunale selskapet? Presisering av bruk av 380 er fortsatt at tjenesten leveres direkte til brukeren, hvis ikke må art 010-290 brukes. Hvis de fører det i kontoklasse 6-9, er det et art 010-290 som skal brukes kombinert med riktig funksjoner. Det er ikke riktig å bruke art 380 i kontoklasse 6-9.

Svar:
Kontoklassene 6-9 inngår ikke i kommunenes innrapportering av regnskapet til SSB. Dette betyr at utgifter/inntekter fra virksomheter som er ført på disse kontoklassene må veltes over til kontoklassene 0 eller 1.

KOSTRA har ikke endret forutsetningene for bruk av disse kontoklassene i forhold til gjeldende forskrifter. Dette betyr at kjøpet av tjenester fra særbedrifter/kommunale foretak (kontoklasse 3-4) føres på art 380 i kontoklassene 0 og 1.

Råd: Vi vil anta at mange kommuner kan redusere bruken av kontoklassene 6-9 til føring av interne regnskaper ved overgangen til KOSTRA. Disse kontoklassene har ofte blitt brukt for å kunne ha et særregnskap for større virksomheter uten særskilt balanse (institusjoner). I og med at de fleste kommunene etter overgangen til KOSTRA etablerer en kontoplan som eksplisitt skiller mellom funksjon og ansvar, vil særregnskapet for disse virksomhetene kunne dekkes gjennom ansvarsbegrepet.

Problemstillingen i spørsmålet vil ofte dukke opp i forbindelse med bestiller-/ utførermodeller, der utførerenheten er definert som en egen enhet utenfor kommunekassen (bedrift eller selskap). I denne sammenhengen er det kommet spørsmål fra en Akershuskommune om funksjonen for bestillerenheten. Den interne bestillerenheten foretar behovsvurderinger og tildeler tjenester. Dette er en direkte brukerrettet oppgave og bør derfor plasseres på de tjenesteytende funksjonene, ikke på funksjon 120 – Administrasjon. Eksempel: Et servicekontor som tar i mot søknader om pleie- og omsorgstjenester, behandler disse søknadene, tildeler tjenestene og bestiller tjenestene fra en utførerenhet ivaretar en oppgave som i den tradisjonelle organiseringen av pleie- og omsorgstjenester ivaretas av tjenesteledere. Servicekontoret må derfor fordele sine utgifter mellom eksempelvis funksjonene 253 og 254.

Har et annet spørsmål når det gjelder oppstartingstilskudd ved bygging av omsorgsbolig/institusjonsplasser: Er følgende riktig forstått?: Oppstartingstilskudd skal føres på art 700 fordi det fås på bakgrunn av produksjon av en bestemt antall tjenester og på den funksjonen som har utløst tilskuddet. (Oppsummering 8.07.99). Fra side 26 i veil.ledn.hefte: Er det da riktig at kommunen kan velge om man vil føre tilskuddet i drifts- el. kapitalregnskapet ut fra lovlige kombinasjoner av kontoklasse * funksjon * art.

Svar:
Oppstarttilskuddet er i utgangspunkt ment å stimulere oppretting (altså investering i) omsorgsplasser. Dette tilsier at det vil være naturlig å føre oppstarttilskuddet i kapitalregnskapet (kontoklasse 0). Dette samsvarer med intensjonene i rundskriv fra SHD.

Oversikten over lovlige kombinasjoner i veiledningsheftet side 26 er justert og vil bli oppdatert i veilederen. Se vedlagt oversikt.

Korrigering: Jmf oppsummeringsbrev av 25.8.99 spørsmål fra Sula kommune.

Både momskompensasjon, kompensasjonstilskudd for investeringer i skoler og pleie- og omsorgsinstitusjoner m.m., samt skatteinntekter føres som inntekter i driftsregnskapet (kontoklasse 1). Det er åpnet for at art 700 brukes på funksjon 840 og at art 870 brukes på funksjonene 800 og 810. Se vedlagt oversikt.

Fra fylkesmannen i Vest-Agder v/Lene Holtskog

Hvilke anbefalinger til budsjettering og regnskapsføring gir Kostra mht. tap på fordringer. Kan en kommune budsjettere med et samlet anslag (avsetning) på tap på fordringer og regnskapsføre realisering av tap på et og samme sted (på en funksjon)? Eller bør kommunen i budsjettet fordele anslaget på aktuelle funksjoner og tilsvarende for regnskapsføringen av realiserte tap. Vis gjerne et posteringseksempel.

Svar:
KOSTRA har ingen spesielle synspunkter vedrørende budsjettering av tap på fordringer. Dette må håndteres som øvrige frivillige avsetninger.

Fra fylkesmannen i Sogn og Fjordane v/ Ragnhild Fjærestad

Kvar skal utbetaling av pensjonsforpliktelse (refusjon til Hydros pensjonskasse og KLP) som ikkje er oppgåvepliktig for kommunen førast? Skal dei på art 090-094?

Eg ser at personforsikringar som ikkje er oppgåvepl. skal førast på art 185 "Forsikringar".

Svar:
Refusjonen til Hydros pensjonskasse gjelder opprettholdelse av ordførerens pensjonstilknytning: Utgiften er ikke oppgavepliktig fra kommunens side. Dette bør håndteres på samme måte som refusjon av lønnsutgifter til folkevalgtes eller andres faste arbeidsgiver (tjenestefrikjøp). Tjenestefrikjøp er i henhold til veiledningen til artsspesifikasjonen plassert på art 120 – Annet forbruksmateriell/råvarer og tjenester. Refusjonen til KLP er knyttet til særskilte pensjoner utover den faste pensjonsavtalen (for eksempel førtidspensjonering). Forholdet antas å dreie seg om en direkte refusjon for utbetalt pensjon til KLP og ikke om å dekke en forsikringspremie knyttet til en personforsikring. Art 185 Forsikringer bør ikke benyttes, refusjonen til KLP bør defineres som en overføringsutgift og art 470 Overføringer til andre bør benyttes.

Fra fylkesmannen i Buskerud v/Lisbet Kari Wølner

Spørsmål fra Nedre Eiker kommune: MASKINFORVALTNING, VERKSTED OG TEKNISKE TJENESTER

Nåsituasjon: Vei, vann, avløp, anlegg og andre etater kjøper tjenester fra disse serviceinstitusjonene. I dag føres disse på u.kap. 1.615., 1.616. og 1.617. Verksted og teknisk sentral skal gå i balanse med like utgifter/inntekter. Maskinforvaltning skal tjene inn 1,6 mill. kr til nyinvesteringer i kapitalbudsjettet (maskiner og biler).

Funksjon 190 passer ikke idet utgiftene ikke skal fordeles. Vi finner ingen funksjoner som passer. Kan disse serviceinstitusjonene føres i for eksempel interimsregnskap idet all kjøp av tjenester er med i budsjettet på brukerenhetene og vil der komme på riktig funksjon?.

Svar:
Funksjon 190 er relevant her. Verksted og teknisk sentral kan plasseres på funksjon 190. Hele bruttoregnskapet fremkommer da med de riktige artene på denne funksjonen (lønn, sosiale utgifter, kjøp av varer og tjenester osv.).

Brukerfunksjonene (for eksempel vannverket (funksjon 340), vannledninger (funksjon 345), kommunale veier (funksjon 333)) debiteres på den arten som samsvarer med hva de faktisk kjøper – antakelig i hovedsak art 230 – Vedlikehold og byggetjenester. Serviceinstitusjonene kreditteres på art 690 – Fordelte utgifter. At enheten skal gå i balanse indikerer at det skal skje en utgiftsfordeling.

LØNN TIL ANLEGG OG PROSJEKT
Nåsituasjon: Benytter interimskonto og fordeler lønn etter førte timelister. Kan vi fortsette med dette eller må lønn budsjetteres på hvert av anleggene og prosjektene? Eller kan vi i kapitalbudsjettet sette egne ansvar/tjenester på prosjekt og anlegg mot funksjon 190 og fordele dette etter timelister.

Svar:
KOSTRA stiller i utgangspunkt ingen særskilte krav til anleggs- eller prosjektregnskap. Det eneste kravet som kommunene må ivareta er at utgifter og inntekter skal plasseres på rett kontoklasse, funksjon og art.

Råd: Hvordan kommunen budsjetterer og følger opp aktiviteter fordelt på prosjekt/anlegg er et internt anliggende. Det er således full anledning for at kommunen i budsjettet opererer med et samlet budsjett for maskinforvaltningen/teknisk sentrals bidrag til kommunale investeringsaktiviteter, og å fordele utgiftene mellom funksjonene først etter at arbeidet er utført (for eksempel basert på timelister). Denne fordelingen kan gjøres på ulike måter: Bruk av interimskonto og fordeling av lønn etter timelister mellom de ulike funksjonene som prosjektene vedrører vil gi en korrekt fordeling. Dette er prinsipielt det samme som den muligheten med debitering/kredittering på rett art som er anbefalt tidligere. I Nedre Eikers sammenheng altså at alle lønnsutbetalinger debiteres serviceinstitusjonene på funksjon 190, med fordeling til brukerfunksjonene ved hjelp av kredittering av de samme artene på funksjon 190 og kredittering på brukerfunksjonene.

Alternativt kan en her benytte den samme framgangsmåten som i svaret ovenfor: Dersom fellestjenestene bidrar ved investeringsprosjekter, kan utgiftene føres i kapitalregnskapet på kjøper- eller brukerfunksjonene på art 230, mot kredittering av serviceinstitusjonene på art 690.

Fra fylkesmannen i Aust-Agder v/Per Damsgård

Jeg viser til brev fra KRD av 12.07.99, side 11, med bl.a. svar på mitt spørsmål vedr. skatteinntekterr mv.:

"For 2000 vil gjelde:
Konsesjonsavgift: Funksjon 325 og art 877
Konsesjonskraftinntekter: Funksjon 320 og art 890
Hjemfallsinntekter: Funksjon 320 og art 810"
Da dette medfører vesentlige endringer i 800-serien, har jeg behov for en fullstendig oversikt over KOSTRA-artene i klasse 8.
Ber om rask tilbakemelding av hensyn til budsjettarbeidet for år 2000.

Svar:
Revidert forsøksforskrifter for regnskaps- og rapportåret 2000 vil bli fastsatt senest i månedsskiftet oktober/november. Det vil ikke bli endringer i artene 800 utover det som er forespeilet.

Fra fylkesmannen i Nord-Trøndelag v/Ole B. Alexandersen

Har fått et spørsmål fra revisjon i forbindelse med bruk av art. Regionalt arkiv ble opprettet i 1987 som et interkommunalt arkivsamarbeid for kommunen Steinkjer, Inderøy, Levanger og Stjørdal. Medlemskommunene får satt i stand sine gamle arkiver. Og man får et bedre vern for det historiske arkivet. De er også behjelpelig med utvikling av arkivplaner for etater og kommuner. Medlemskommunene får også konsulentbistand i arkivfaglige spørsmål og tilbud om kurs i moderne arkivdanning. Vil det her være riktig å bruke art 350 til andre kommuner/kommunale institusjoner, betaling til andre kommuner eller interkommunale tiltak? Når det gjelder funksjon- vil det være riktig i dette tilfellet å bruke funksjon 120 fellesfunksjoner-arkiv? Finnes det eventuelt andre måter og føre dette på?

Svar:
Arkivet er en administrativ fellesoppgave som er definert under funksjon 120 – Administrasjon. Arkivet er ikke en selvstendig tjeneste, men nettopp en fellesfunksjon som er nødvendig for å sikre at kommunen kan produsere sine tjenester. Kommunens bidrag til en interkommunal ordning bør føres som kjøp av tjenester som inngår i kommunens tjenesteproduksjon – altså en utgift i serien 100-200. Konkret art 270.

Fra fylkesmannen i Troms v/Magnar Pedersen

En kommune har gitt tilskudd til en folkeaksjon som samler inn penger til en MR-maskin ved et sykehus i fylket. På hvilken funksjon skal en slik utgift plasseres?

Svar:
Spørsmålet illustrerer at en kontoplan aldri vil kunne defineres på en slik måte at alle utgifter og spesialiteter som dukker opp både her og der finner sin entydige plass! Det antas at det i den type tilfeller som spørsmålet eksemplifiserer i det store og hele dreier seg om relativt små beløp.
I det aktuelle tilfelle kan funksjon 285 – Asylmottak og andre tjenester være aktuell.

Fra Melhus kommune v/Morten Bostad, via KRD

Problemstilling: Skal kommunens utgifter knyttet til ordningen med avtalefestet pensjon (AFP-ordningen) føres på funksjon 180 eller skal utgiftene fordeles på de funksjoner vedkommende jobbet mot ved inngåelse av avtalen. Dersom en legger en fordeling til grunn skaper dette et betydelig merarbeid for kommunene.

Svar:
Funksjon 180 bør benyttes. Utgifter til AFP-ordningen representerer jo ikke en aktivitet som fører til tjenesteyting i en bestemt funksjon. (Se også svar til Sogn og Fjordane over).

Fra fylkesmannen i Troms v/Magnar Pedersen

Dette er småplukk, men en kommune spør om avgrensing av art 080 - Godtgjørelse folkevalgte. Er det bare godtgjørelse til de som "er valgt av folket" som skal inn her, eller gjelder det også de som de folkevalgte politikerne oppnevner til ulike utvalg, råd og styrer? Skal det skilles mellom de som kommer utenfra kommunen og desom er ansatt i kommunen?

Svar:
Godtgjørelse til politisk oppnevnte medlemmer i utvalg, styrer og råd bør føres på art 080, på lik linje som godtgjørelsene til ordfører, formannskaps- og kommunestyremedlemmer.

Fra fylkesmannen i Møre og Romsdal v/Tone Brunvoll

1.På hvilken art skal kjøp av veiskilt/navneskilt føres. Funksjon 333 er vel OK, men hvilken art? Ut fra kommentarene kan vel kostnaden føres på art 120, 200 eller 250. Hvis tjenesten kjøpes av private kan kostnaden også inngå i art 230. Hva er korrekt ?

Svar:
Art 200 – Inventar og utstyr kan benyttes. En må imidlertid være varsom med å angi forklaringen til artskontoplanen helt entydig og uttømmende! Det vil alltid finnes spesielle utgifter/anskaffelser som ikke er tatt med i en slik veiledning, og der ulike plasseringer kan være mulige. Artskontoplanen gir en ramme for posteringene (på samme måte som kontorammen for private virksomheter i Norsk Standards regnskapsoppstilling).

2.Funksjon 310 skal inneholde formidlingslån til Husbanken. Jeg har forstått dette dithen at transaksjoner knyttet både til innlån og utlån skal føres her - også renter ikke bare utlån og mottatte avdrag som det står i veiledningen. Er dette riktig ? I oppsummeringsbrev av 12.07 er det sagt at an kan velge føringsmåte på dette. Hadde det ikke vært formålstjenlig med en felles praksis ? Uansett burde ikke veiledningen blir noe mer klargjørende på dette området.

Svar:
KOSTRA har hatt som utgangspunkt at en ikke behøver å standardisere problemstillinger som en kan fange opp på annet vis. Kommunene kan derfor velge om de vil føre eksterne finansieringstransaksjonene på funksjon 870 (renter/utbytte og lån) eller om de vil fordele transaksjonene mellom de funksjonene som har foranlediget låneopptaket. En entydig artskontoplan gir likevel mulighet til å få en samlet oversikt over alle lånetransaksjoner (bruk av lån, renter og avdrag). Husbankens formidlingslån står imidlertid i en noe annen stilling enn lån som kommunen tar opp til finansiering av egne tiltak. Formidlingslånene er en direkte utadrettet tjeneste som kommunen yter. Det vil derfor være hensiktsmessig at alle transaksjoner knyttet til disse formidlingslånene (opptak, videreutlån, betalte og mottatte renter og avdrag) føres på funksjon 310. Problemstillingen vil bli nærmere vurdert i forbindelse med rapporteringen for 2001, da i første omgang av arbeidsgruppen for boligstatistikk.

3.En del kommuner ønsker å samle alle utgifter knyttet til PP-tjeneste på en funksjon. Er det da mulig å lage en "dummy" funksjon der alle kostnadene posterers og deretter fordele disse på riktig funksjon senere ? Hvis ja - må en postere på riktig art eller benytte art 290/790 eller 690 ?

Svar:
(for eksempel 000) kan benyttes, der alle utgifter og inntekter for PP-tjenesten føres. Ved rapportering til SSB må alle disse utgiftene imidlertid være fordelt på funksjonene 202, 211, 213 og 214. Dersom en bruker en slik løsning må alle artene fordeles enkeltvis (kredittering/debitering på de rette artene). Det betyr at en på brukerfunksjonene (202, 211, 213 og 214) må finne lønnsartene, trygd og pensjon, varer og tjenester osv. som opprinnelig ble belastet dummy-funksjonen. Dette er nødvendig for å sikre at eksternregnskapet blir fullstendig, ikke bare på sum-utgifter, men også med hensyn på utgiftsstrukturen.

4.Avskrivninger og kalkyleberegninger på VAR- området er behørig kommentert i tidligere oppsummeringsbrev og på KOSTRA samlinger. Ikke alle kommunen er imidlertid like fornøyd med svarene. Følgende problemstillinger har særlig vært tatt opp og som en ønsker tilbakemelding på:

a) En kommune har fått politisk gjennomslag for at VAR kapitlene går i "null" ved at alle kostnader vedr. tjenesten slik som avskrivning, forrentning av bunden kapital er synliggjort i regnskapet. Evt. overskudd avsettes til fond som disponeres til senere år. Kommunen frykter nå at hvis KOSTRAs prinsippene skal brukes, at regnskapet blir lite troverdig og at den tillit som er bygd opp i det politiske miljø blir borte. Særlig problematisk blir det når renter ikke skal tas med, og at KOSTRAS avskrivningstid avviker fra avskrivningstidene i låneforskiftene. Hvordan løse dette ?

Svar:
KOSTRA forutsetter i prinsippet at funksjonene viser de direkte utgiftene samt avsetninger som er knyttet til produksjon av tjenestene som funksjonen inneholder. Dette betyr at kalkulatoriske kostnader og indirekte kostnader ikke fremgår av et KOSTRA-regnskap. Selvkostkalkyler må basere seg både på KOSTRA-data og data som må kalkuleres særskilt. I praksis vil dette kreve at kommunene illustrerer selvkost i ansvarsstrukturen, mens funksjonene viser de direkte utgiftene i tråd med KOSTRA-kravene. Nedenstående oversikt illustrerer en av flere mulige måter for å få dette til (med eksempel for Vann – tilsvarende løsninger kan brukes for avløp og renovasjon):

Summene av posteringene på ansvar Vannverket viser dermed selvkost og avgiftsinntektene, altså et grunnlag for å beregne behovet for avsetninger til/bruk av fond.

Funksjonene 340 og 345 derimot viser bare de direkte utgiftene og de finansielle avskrivningene, i tråd med KOSTRA-forutsetningene.

Det neste spørsmålet er hvordan avsetningene til/bruk av fond skal behandles:

Internt er det antakelig mest hensiktsmessig å plassere dette på ansvar Vannverket for å få fram hvordan eventuell over-/underdekning av avgiftene i forhold til selvkost behandles.

I KOSTRA-rapporten kan det mest naturlige være å registrere avsetning og bruk av fond på den funksjon hvor gebyrinntektene er registrert.

b) Flere kommuner reagerer på at data mellom kommuner ikke blir sammenlignbare når renter av bunden kapital ikke blir synliggjort. Særlig gjelder dette sammenligning mellom kommuner som utfører tjenesten selv er renter ikke blir synliggjort (f.eks på var området), i motsetning til kommuner som leier tjenester fra private der leien inneholder renter av kapitalen. Er dette ønskelig ?

Svar:
Selvkostkalkyler, slik de forutsettes for VAR-sektoren, må alltid fremkomme enten i internregnskapet eller som et regnestykket utenfor regnskapet. Heller ikke et resultatorientert regnskapsprinsipp ville ha løst dette problemet: Et resultatorientert regnskap viser de samme finansielle avskrivningene som KOSTRA skal vise. Dersom en vil få fram kalkulatoriske kostnader (renter og avskrivninger) må en også i private virksomheter løse dette i internregnskapet, og gjøre de samme operasjonene som vist ovenfor for å levere et eksternregnskap som ikke inneholder kalkulatoriske, men finansielle kostnader.
Rentekostnader knyttet til bunden kapital er en kalkulatorisk kostnad som må legges inn i en priskalkyle. I regnskapet derimot fremkommer forrenting av bunden kapital som et over- eller underskudd (eierens avkastning). Dersom forrenting av bunden kapital hadde blitt tatt med i KOSTRA, ville forskjellene i forhold til et forretningsbasert regnskap blitt større, og sammenlignings-/analysemulighetene tilsvarende redusert.

c) Flere kommuner sliter med å fastsette avskrivingsgrunnlag på gamle veier, ledningsnettet. Det er kommet ønske om at en fra sentralt hold kunne sette" en standardsats" som kommunene kunne benytte ved verdifastsettingen. Dette for å sikre et noenlunde lik praksis i de ulike kommunene.

Kommentar:

Dette spørsmålet har vi fått en rekke steder når vi har holdt foredrag om KOSTRA, og vi har en viss forståelse for at kommunene etterlyser en standardisert måte å fastsette et avskrivningsgrunnlag på.

Dersom en mangler fullstendige historiske data om opprinnelig anskaffelseskost (historisk pris), kan en gå fram på følgende måte:

• En stipulerer en gjenanskaffelsespris (hva ville det koste å bygge/kjøpe et tilsvarende driftsmiddel i dag?).
• Denne gjenanskaffelsesprisen deflateres tilbake til opprinnelig anskaffelsesår. Det betyr at en trekker fra prisstigningen i henhold til SSBs byggekostnadsindeks for gamle anlegg fra gjenanskaffelsesprisen.
• Deretter trekkes fra lineære avskrivninger for den tiden som anlegget/driftsmiddelet har vært i bruk.

Fra fylkesmannen i Vest-Agder v/Lene Holtskog

Hva er begrunnelsen for å føre renhold av institusjon på f 253 og ikke på lokalfunksjonen 261 hvor utgifter til drift av institusjoner (nevnte eksempler er bl.a vaktmester, energi, vedlikehold). Førskole og grunnskole har egne lokalfunksjoner, 221 og 222 der renhold inngår.

(Samme spørsmål er kommet fra Fylkesmannen i Sogn og Fjordane.)

Svar:
Begrunnelsen for valget har vært at renhold er en del av den praktiske hjelpen som hjemmeboende eldre og funksjonshemmede får på funksjon 254 (hjemmehjelp). For å kunne analysere utgiftene som er knyttet til tjenester overfor eldre og funksjonshemmede bør funksjonene 253 og 254 (og funksjonene 261/262) inneholde de samme tjenestene/aktivitetene. Ved etablering av kontoplanen er renhold derfor flyttet fra bofunksjonen (261) til pleie, omsorg og hjelp i institusjon (253). Vi vil imidlertid vurdere denne inndelingen før endelige forskrifter fastsettes i 2000.

Vedlegg: lovlige kombinasjoner

Følgende funksjoner er kun gyldig i drift og kapitalregnskapet:

Gyldige kombinasjoner av kontoklasse * funksjon * art

(Funksjonene 800, 810, 850, 860 og 899 skal kun brukes i kontoklasse 1)