3 Definisjon av omgrepet «dokument»

3.1 Bakgrunn

Formålsparagrafen i pliktavleveringslova er plattformnøytral. Det er innhaldet i kvart enkelt dokument og intensjonen om å spreie eit dokument til allmenta som avgjer om eit dokument er å rekne som avleveringspliktig, ikkje typen medium. Dette prinsippet har gjort lova robust og funksjonell.

Ved ei lovendring1 i 2000 av dagjeldande offentleglov, forvaltningslov og arkivlov blei dokumentomgrepet i desse lovene harmonisert.

Etter denne harmoniseringa er definisjonen av eit dokument slik:

ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framføring, overføring eller liknande.

Kulturdepartementet meiner det vil vere formålstenleg om definisjonen i pliktavleveringslova blir harmonisert med dette.

3.2 Gjeldande rett

Formålsparagrafen i pliktavleveringslova § 1 lyder:

Føremålet med denne lova er å tryggja avleveringa av dokument med allment tilgjengeleg informasjon til nasjonale samlingar, slik at desse vitnemåla om norsk kultur og samfunnsliv kan verta bevarte og gjorde tilgjengelege som kjeldemateriale for forsking og dokumentasjon.

Lova skal sikre at alle allment tilgjengelege dokument blir sikra for ettertida. Gjennom det pliktavleverte materialet blir ettertida sikra kjeldemateriale og kunnskap om fortida. Målet er at den nasjonale produksjonen av allment tilgjengeleg informasjon skal samlast inn, registrerast og takast vare på, til bruk i studiar, forsking, dokumentasjon og utgreiingsarbeid i notid og framtid.

Omgrepa medium, dokument, utgivar, produsent og importør er definerte i pliktavleveringslova § 2. Noverande definisjon av eit dokument lyder:

Dokument: eitt eller fleire like eksemplar av eit medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring.

Definisjonane av dei andre omgrepa er ikkje foreslått endra.

3.3 Høyringa

I høyringsforslaget blei det foreslått å justere definisjonen av dokumentomgrepet i samsvar med definisjonen i arkivlova, forvaltningslova og offentleglova.

3.4 Synet til høyringsinstansane

Det var få høyringsinstansar som hadde merknader til endringsforslaget. Dei som hadde merknader, mellom dei Arkivverket, Nasjonalbiblioteket og Universitets- og høgskolerådet, støtta forslaget.

3.5 Vurdering og forslag frå departementet

Departementet ser det som viktig at det ikkje oppstår tolkingstvil som kan føre til at dokument fell utanfor avleveringsplikta. Sjølv om definisjonen av omgrepet har halde seg godt og medverka til klarare avgrensingar av avleveringsplikta i tvilstilfelle, er det viktig at eit slikt sentralt omgrep er definert på same måten i alle regelverk der det er meint å bety det same.

Ei justering av definisjonen sikrar heilskap i omgrepsbruken i lovverket og sikrar at ein unngår at små ulikskapar i ordlyden i forskjellige lover kan føre til uønskt forskjellsbehandling.

Departementet foreslår at definisjonen av dokument i pliktavleveringslova § 2 første ledd andre strekpunkt blir endra slik at han får same ordlyd som definisjonen av dokument i forvaltningslova.