Q-30/2011 Formkrav til Utlendingsdirektoratets praksisforeleggelser og rapportering om positive vedtak etter statsborgerloven, og departementets tilbakemeldinger

1. Innledning
Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet gir med dette formkrav for foreleggelse av spørsmål om praksisendringer, praksisetableringer og generell lovtolkning for departementets godkjennelse og for rapportering om positive vedtak etter statsborgerloven. Retningslinjer for når slike spørsmål og vedtak skal meldes inn til departementet, følger av rundskriv Q-23/2011 Utlendingsdirektoratet (UDI) rapportering til departementet på statsborgerfeltet - styringsforhold.

Departementet har anledning til å instruere UDI om lovtolkning og skjønnsutøvelse, jf. statsborgerloven § 28 første ledd, og å bringe UDIs og Utlendingsnemndas (UNEs) positive vedtak inn for stornemnd eller domstolene, jf. statsborgerloven § 27 fjerde og sjette ledd. Formålet med bestemmelsene og rundskrivet her er å sikre en praksis i samsvar med politiske målsettinger.

På bakgrunn av innspill fra UDI har departementet evaluert det nå opphevede rundskrivet AI-9/06 (senere GI-06/2010) og foretar med dette endringer basert på evalueringen. Som følge av at utlendingsregelverket og statsborgerregelverket er underlagt hvert sitt departement, er det utarbeidet to rundskriv. Dette rundskrivet gjelder for statsborgerskapssaker. For utlendingssaker gjelder Justis- og politidepartementets rundskriv GI-22/2010. Videre innføres enkelte endringer, blant annet fastsettes det at UDI kun skal stille saksbehandlingen i bero i påvente av svar fra departementet når en videreføring av eksisterende praksis ikke kan gjøres innenfor rammene av internasjonale forpliktelser, lov eller forskrift, jf. punkt 3 bokstav j nedenfor.

Rundskrivet her trer i kraft umiddelbart.

2. Nærmere om virkeområdet – forholdet til andre dokumenter
Departementet har i rundskriv Q-23/2011 gitt kriterier for når retningslinjer for praksis på statsborgerfeltet skal forelegges departementet i forkant av eventuell iverksettelse (heretter kalt praksisforeleggelser), og kriterier for hvilke positive vedtak som skal forelegges departementet for vurdering av om vedtaket skal prøves i stornemnd eller domstolene (heretter kalt rapportering om positive vedtak). Rundskrivet her gjelder formkrav for saker som meldes inn til departementet i henhold til dette rundskrivet.

Med praksis menes i dette rundskrivet UDIs praktisering av statsborgerloven og
-forskriften, og instrukser gitt i medhold av disse.

Det understrekes at departementet kun anses informert om en praksisforeleggelse når formkravene i dette rundskrivet er fulgt.

Formkravene gjelder ikke når UDI rapporterer om enkeltsaker som er underlagt departementets instruksjonsmyndighet i henhold til statsborgerloven § 28 annet ledd (rikets sikkerhet og utenrikspolitiske hensyn). Departementet har utarbeidet egne retningslinjer for formkrav for slik rapportering (Q-24/2011 ).

3. Formkrav til UDIs praksisforeleggelser
Følgende formkrav gjelder for UDIs praksisforeleggelser etter rundskriv Q-30/2011:
a) Praksisforeleggelser skal gis departementet i forkant av en ønsket praksisendring/-etablering.
b) Praksisforeleggelser skal være skriftlige.
c) Praksisforeleggelser skal skje fortløpende og ved egne brev til departementet.
d) Brev om praksisforeleggelser etter statsborgerloven rettes alltid til Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet v/Integrerings- og mangfoldsavdelingen. Brev om praksisforeleggelser sendes også på e-post ekspedisjonssjefen i Integrerings- og mangfoldsavdelingen. Justis- og politidepartementet skal ha kopi av redegjørelser som sendes til Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet.
e) Brevet skal ha følgende faste overskrift: ”Praksisforeleggelse etter statsborgerloven”, etterfulgt av en kort beskrivelse av hva det redegjøres om.
f) UDI skal uttrykkelig angi om det er behov for svar fra departementet raskere enn det som følger av rutinene nedenfor (8 uker). Det bør begrunnes hvorfor man ønsker en raskere avklaring.
g) I en praksisforeleggelse skal UDI opplyse tydelig hvilket eller hvilke kriterier for foreleggelse som er relevant(e), jf. Q-23/2011. Hvis kriteriene i en gitt situasjon ikke direkte kommer til anvendelse, skal UDI gi en vurdering av hvorfor praksisendringen/-etableringen er av en slik art eller har en slik betydning at departementet bør forelegges spørsmålet for godkjenning.
h) En praksisforeleggelse skal ha en tydelig anbefaling fra UDI om hvilke retningslinjer for praksis som bør gjelde. Anbefalingen skal inneholde en redegjørelse for hva den ønskede endring/etablering består i. Ved anbefaling om å endre eksisterende praksis, skal foreleggelsen også inneholde en redegjørelse for eksisterende praksis. Praksisforeleggelsen bør formuleres på en slik måte at teksten er egnet for bruk i en instruks fra departementet.
i) En praksisforeleggelse skal, der det er hensiktsmessig, formuleres generelt, slik at departementets tilbakemelding kan omfatte alle saker innen et saksfelt.
j) I en praksisforeleggelse skal UDI tydelig gjøre rede for om saksbehandlingen er stilt i bero i påvente av svar fra departementet. UDI skal kun berostille saksbehandlingen når en fortsettelse av eksisterende praksis ikke kan gjøres innenfor rammene av internasjonale forpliktelser, lov eller forskrift. UDI kan også foreslå berostillelse av andre grunner. UDI skal alltid redegjøre for konsekvensene både av berostillelse og av unnlatelse av berostillelse for den aktuelle saksporteføljen.
k) En praksisforeleggelse skal alltid inneholde en vurdering av administrative og økonomiske konsekvenser, både for UDI, UNE, politiet og eventuelt utenriksstasjonene. Dersom praksisendringen/-etableringen kan ha betydning for saksbehandlingstiden, tas dette inn i redegjørelsen.
l) UDI skal i foreleggelsen opplyse om den foreslåtte praksisendringen berører tidligere gitte instrukser.
m) UDI skal i en praksisforeleggelse ikke legge ved utkast til retningslinjer (rundskriv, intern¬melding eller praksisnotat). Saken må opplyses tilstrekkelig i selve praksisforeleggelsen.

4. Formkrav til departementets tilbakemelding på praksisforeleggelser
Følgende formkrav gjelder for departementets tilbakemelding på praksisforeleggelser:
a) Dersom departementet vil avvise en praksisforeleggelse under henvisning til at den ikke burde ha vært forelagt departementet, skal UDI gis skriftlig tilbakemelding om dette. Tilbakemeldingen skal sendes i kopi til Justis- og politidepartementet.
b) Dersom UDI ikke har fulgt formkravene i dette rundskrivet, skal departementet så snart som mulig sende foreleggelsen i retur til UDI og opplyse om det.
c) Departementet som mottar praksisforeleggelsen, skal snarest vurdere om vedkommende departement er riktig adressat i henhold til punkt 3 bokstav d. Dersom det ikke er riktig adressat, skal praksisforeleggelsen snarest oversendes riktig departement. Først når saken er registrert i rett departement, begynner 8-ukersfristen å løpe, jf. bokstav g nedenfor.
d) Departementet skal snarlig vurdere behovet for å be om eventuelle tilleggsopplysninger fra UDI. Det samme gjelder dersom det er behov for opplysninger fra andre organer.
e) Dersom UDI foreslår å stille den aktuelle saksporteføljen i bero, skal departementet snarest mulig vurdere dette. Dersom departementet beslutter at saksporteføljen skal berostilles, skal departementet gi skriftlig tilbakemelding til UDI om dette.
f) Utkast til instruks skal som utgangspunkt forelegges UDI for gjennomsyn, for å avklare om instruksen er tydelig og forståelig, og for å få UDIs tilbakemelding om når instruksen kan tre i kraft. Det skal tydelig framgå at det er et utkast, og det skal settes en frist for tilbakemelding.
g) Tilbakemelding skal gis snarest mulig. Normaltid for departementets tilbakemelding er 8 uker fra datoen UDIs brev er registrert mottatt i departementet. Dersom tilbakemelding ikke kan gis innen 8 uker, skal departementet gi skriftlig beskjed så snart som mulig. Samtidig skal departementet så langt som mulig antyde når endelig tilbakemelding vil bli gitt.
h) Departementet skal alltid gi UDI en endelig skriftlig tilbakemelding på foreleggelsen. Slik tilbakemelding vil alltid bli gitt i form av en instruks til UDI, med unntak av avvisning etter bokstav a. Det skal fremgå klart hva som er formålet med instruksen. Instrukser fra Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet skal gis i form av rundskriv i departementets rundskrivsserie Q.
i) Det skal tydelig framgå at tilbakemeldingen innebærer en instruks til UDI og tydelig angis hva retningslinjene for praksis skal være. Instruksen skal være selvforklarende.
j) Rundskrivsserie, rundskrivnummer og ordet ”instruks” skal tas inn i overskriften i departementets tilbakemelding til UDI, med unntak av avvisning etter bokstav a.
k) Med mindre annet framgår av instruksen, vil instruksen gjelde til den endres eller oppheves av departementet. Ved endring/justering av en tidligere gitt instruks, skal departementet gi en ny instruks i et nytt rundskriv. Det skal i den nye instruksen klart fremgå hvilken instruks som oppheves eller justeres. Når departementet opphever en instruks som ikke erstattes av en ny instruks, vil UDI bli informert ved brev.

5. Formkrav til UDIs rapportering om positive vedtak
Følgende formkrav gjelder for UDIs rapportering om positive vedtak i henhold til rundskriv Q-23/2011:
a) Rapportering om positive vedtak skal være skriftlige og skje i eget brev til Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet v/Integrerings- og mangfoldsavdelingen. UNE skal ha kopi når UDI rapporterer om et positivt vedtak fattet av UNE. Justis- og politidepartementet skal ha kopi av alle rapporteringer til Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet.
b) UDI skal oversende aktuelle vedtak senest 6 uker etter at vedtak er truffet. UDIs redegjørelse skal angi hvorfor saken forelegges departementet. Videre skal kopi av vedtaket og eventuelt andre dokumenter av særlig viktighet i saken vedlegges. I den grad vedtaket ikke gir tilstrekkelige opplysninger om de vurderingene som er foretatt, skal UDI i oversendelsen gi en egen redegjørelse for dette.
c) Rapporteringen skal ha følgende faste overskrift: ”Rapportering om positivt vedtak i henhold til statsborgerloven § 27 fjerde ledd”, etterfulgt av en kort beskrivelse av hva saken gjelder.

6. Formkrav til departementets tilbakemelding om positive vedtak
Følgende formkrav gjelder for departementets tilbakemelding på positive vedtak:
a) Tilbakemeldingene til UDI om rapportering om positive vedtak skal alltid gis skriftlig og i brevs form. Overskriften skal være en gjengivelse av UDIs overskrift. Tilbakemeldingen skal sendes i kopi til Justis- og politidepartementet. Når tilbakemeldingen gjelder rapportering om positivt vedtak av UNE, skal kopi sendes dit.
b) Dersom departementet ikke ønsker å følge opp saken videre, skal departementet i sitt svarbrev gi en nærmere begrunnelse for dette eller gi beskjed om at departementet tar rapporteringen til etterretning.
c) Der departementet beslutter at en sak skal prøves av UNE, skal departementet i oversendelsesbrev grunngi beslutningen om overprøving og be UDI varsle parten om at overprøving vil skje. I slike tilfeller vil departementet i eget brev be UNE om å foreta slik overprøving.