Årsregnskapet for 2004 for institusjoner som har hatt unntak fra bruttoprinsippet og kontantprinsippet i 2004

Departementet viser til brev av 4. desember 2003 angående årsregnskapet for 2003 og til møter og annen informasjonsutveksling med institusjonene angående retningslinjer for årsavslutningen ved institusjoner som har hatt unntak fra bruttoprinsippet og kontantprinsippet i regnskapsåret 2004.
Institusjoner i universitets- og høyskolesektoren som har hatt unntak fra brutto­prinsippet og kontantprinsippet i 2004 skal legge prinsippene og de regnskapstekniske løsningene som er beskrevet i departementets brev av 17. desember 2002 og 4. desember 2003, med de endringer og presiseringer departementet beskriver nedenfor til grunn for avslutningen og presentasjonen av regnskapet for 2004.

Årsrapport
Departementet ber om at det med utgangspunkt i det reviderte regnskapet sammenstilles en endelig årsrapport som skal bestå av:

Styrets årsberetning
Revidert årsregnskap
Revisors beretning

Konsernregnskapene skal ikke inkluderes i årsrapporten. Fristene for innsending av årsrapporten og de ulike delene av regnskapsmaterialet for 2004 til departementet og til Riksrevisjonen vil bli fastsatt i et eget brev til institusjonene. Vi understreker at årsrapporten skal sendes både til departementet og til Riksrevisjonen og utformes slik at den fremstår som institusjonens rapport om virksomheten og resultatene i 2004.

Styrets årsberetning
Årsberetningens innhold og funksjon er beskrevet i departementets brev av 17. desember 2002, hvor det i vedlegg 1 er tatt inn en momentliste til styrets årsberetning. Departementet viser til omtalen av hovedelementene i styrets årsberetning i departementets brev av 17. desember 2002 og understreker spesielt betydningen av at styret omtaler og redegjør for hvilke deler av statsoppdraget som ikke er gjennomført i budsjettåret. Departementet forventer at institusjonene videreutvikler sine årsberetninger og inkluderer en vurdering av institusjonens resultater sett i forhold til ressursinnsatsen i 2004. Styrets vurdering av institusjonens økonomiske stilling og fremtidsutsikter skal inngå i årsberetningen.

Årsregnskapet for 2004
Departementet forutsetter at årsregnskapene skal presenteres i samsvar med oppstillingsplanene i vedleggene 2 og 3 og avlegges i samsvar med de prinsipper og regnskapstekniske løsninger som er beskrevet i departementets brev av 17. desember 2002 og 4. desember 2003 med de endringer som er beskrevet nedenfor.
Departementet understreker at den årlige bevilgningen av statskassen (statsoppdraget) skal nyttes fullt ut til den ordinære virksomheten ved institusjonene. Dette innebærer at statsoppdraget og virksomhet som skal behandles tilsvarende, ikke kan skape overskudd og øke egenkapitalen. Ubrukte bevilgninger og tilganger som skal behandles tilsvarende, skal etter dette avregnes og balanseføres som forpliktelse. Departementet har funnet det riktig å endre presentasjonen av den bevilgningsfinansierte virksomheten i resultatregnskapet slik at netto avregning av bevilgningsfinansiert virksomhet skal føres på egen linje i resultatregnskapet og spesifiseres i en særskilt note. Overføringene fra departementet og tilsvarende tilganger skal som følge av denne endringen inntektsføres i den perioden de mottas. Øvrige inntekter fra eksternt finansiert virksomhet skal som tidligere inntektsføres når de er opptjent. Departementet åpner for at institusjoner som ønsker det, kan belaste sin egenkapital med et eventuelt overforbruk i den bevilgningsfinansierte virksomheten. Det vises til oppstillingsplanen for resultatregnskapet i vedlegg 2.

Det er gitt fullmakt til at universitetene og høyskolene kan benytte overskudd av eksternt finansiert virksomhet til kapitalinnskudd i selskaper i institusjonenes randsone. Egenkapital som benyttes til kapitalinnskudd som nevnt, skal anses som bundet og kan ikke benyttes til andre formål. Bundet egenkapital skal presenteres på egen linje i balanseoppstillingen og spesifiseres i særskilt note. Det vises til oppstillingsplanen for balansen i vedlegg 3.

Riksrevisjonen har i forbindelse med årsoppgjørsrevisjonen påpekt at egenkapital­situasjonen og resultatene for 2003 ved institusjonene i sektoren varierer betydelig. Departementet vil i denne forbindelse understreke betydningen av at styret har et tydelig og aktivt forhold til hvilke mål institusjonen har med hensyn til opptjening og disponering av egenkapital. Vi forutsetter derfor at den enkelte institusjon foretar en grundig vurdering av størrelsen på sin egenkapital og påser at bokført egenkapital er reell. Dersom en slik gjennomgang fører til at institusjonen endrer klassifiseringen av sin egenkapital, skal endringene og de prinsippene som er lagt til grunn omtales i note til regnskapet. Departementet legger til grunn at sammenligningstallene for 2003 i tilfelle også skal omarbeides. Departementet vil understreke at det bare er virksomhet som innebærer omsetning av varer og tjenester som kan skape resultat og endre egenkapitalen. Departementet gjør oppmerksom på at virksomhet som dels finansieres av statlige midler og dels av midler fra andre, ikke kan skape resultat og endre egenkapitalen. Når deknings­bidraget ikke dekker alle indirekte kostnader, regnes virksomheten som dels finansiert av statlige midler.

Departementet gjør ellers oppmerksom på at kongruensprinsippet skal legges til grunn for regnskapsføringen, slik at endringer i egenkapitalen skal fremkomme i resultatregnskapet og tilsvare den andelen av årsresultatet som tilføres eller belastes egenkapitalen.

Konsernregnskap
Institusjoner som har datterselskap pr. 31. desember 2004, skal utarbeide konsernregnskap for 2004 som en del av sin rapportering til departementet. Departementet vil komme tilbake til spørsmålet om retningslinjer for omfang og oppstilling av konsernregnskap i universitets- og høyskolesektoren i et eget skriv. Den regnskapsmessige behandlingen av Tøyenfondet og Observatoriefondet vil bli behandlet i et eget brev til Universitetet i Oslo.

Delårsrapporter
Institusjonene skal som tidligere utarbeide tertialrapporter. Departementet vil komme tilbake til spørsmålet om frister og retningslinjer for presentasjon av tertialrapporter i en egen ekspedisjon.

Tekniske endringer
Forslag til noter til virksomhetsregnskapene er tatt inn i vedlegg 5. Forslaget til noter er disponert i samsvar med henvisningene i oppstillingsplanene for resultatregnskap og balanse i vedleggene 2 og 3.

Som nevnt under punkt 2 skal avregning av bevilgningsfinansiert virksomhet foretas i resultatregnskapet. Dette medfører som nevnt at inntekter og andre tilganger som skal behandles som bevilgninger, skal inntektsføres i den perioden de mottas av institusjonen og avregnes i resultatregnskapet. Note 1 kan da begrenses til å vise hvilke tilskudd institusjonen har mottatt fra UFD, andre departementer og statlige etater, samt Norges forskningsråd i den perioden regnskapet omfatter. Kursavgifter er tatt ut av spesifikasjonen av inntekter fra eksternt finansiert virksomhet. For øvrig er det ingen endringer i note 1. Som tidligere skal inntekter fra eksternt finansiert virksomhet inntektsføres når de er opptjent, og følgelig periodiseres i note 1.

Det legges nå opp til at vedlikehold og mindre investeringer og påkostninger skal kostnadsføres som andre driftskostnader og spesifiseres i note 4. Note 3 er reservert for investeringer og påkostninger.

Note 11 omfatter fordringer på ansatte ved institusjonen og periodiseringer. Det legges opp til at periodiseringer som er større enn 10 prosent av Sum periodiseringer skal spesifiseres på egen linje i noten, og at periodiserte lønnskostnader alltid skal spesifiseres. Dette gjelder tilsvarende for spesifikasjonene i note 14.

Note 15 viser netto avregning av bevilgningsfinansiert virksomhet. Så vidt mulig skal det spesifiseres hvilke oppgaver det er foretatt avsetninger til. I note 16 skal egenkapitalen ved enhetene som tidligere spesifiseres brutto.

Som nevnt under punkt 2 ovenfor skal egenkapital som er brukt til kapitalinnskudd anses som bundet. Dette innebærer at eventuelle underskudd i den løpende driften ikke kan dekkes mot egenkapital som er anvendt til slike formål. Bundet egenkapital skal spesifiseres i note 18.

Avslutning
Departementet vil understreke at regnskapsmalene er ment som veiledning og hjelp ved utarbeidelse av virksomhetsregnskapene i universitets- og høyskole­sektoren. Malene er ikke ment som en øvre grense for den informasjon som skal gis i regnskapene, men dekker de vanligste postene i regnskapene.

Med hilsen

Kopi: Riksrevisjonen