Retningslinjer for fylkesmannens arbeid med kommunal omstilling og modernisering

Vi viser til brev av 1. juli 2003 og 10. september 2003 om fylkesmannens arbeid med omstilling og modernisering i kommunene. Som det her framgår ønsker Kommunal- og regionaldepartementet at fylkesmannen skal ha en mer aktiv rolle i arbeidet med å stimulere til omstilling og modernisering i kommunene. På bakgrunn av dette vil hvert fylkesmannsembete få tilført ressurser fra Kommunal- og regionaldepartementet tilsvarende en stilling i perioden 2004-2005, jf. brev av 10. september 2003.

Målsettinger og virkemidler

Fylkesmennene skal stimulere til lokalt omstillings- og utviklingsarbeid i kommunene. Fylkesmennene skal også bidra til å skape en sterkere kultur for omstiling i kommunene, samt en bedre forståelse i embetene for omstillingsbehovet i kommunene. Fylkesmennene må videre bygge opp kompetanse i embetene på omstillingsarbeid, herunder kunnskap om aktuelle virkemidler for omstilling og modernisering.

Fylkesmennenes arbeid med omstilling og modernisering må sees i sammenheng med øvrig arbeid knyttet til veiledning, samordning og skjønnstildeling. Det vil være særlig viktig å følge opp kommuner som er kommet i en vanskelig økonomisk situasjon og henvender seg til fylkesmannen om tildeling av skjønnstilskudd (ROBEK-kommuner). Overfor disse kommunene vil fylkesmannen kunne stille krav til omstilling i forbindelse med skjønnstildeling.

Noen av de sentrale virkemidlene/oppgavene knyttet til dette arbeidet vil være:

• finansiere kommunale utviklingsprosjekt gjennom de ordinære skjønnsmidlene
• veilede kommunene på spørsmål knyttet til omstilling
• etablere kommunale læringsnettverk i fylket, og eventuelt på tvers av fylkesgrenser
• formidle gode eksempler og erfaringer til kommuner med omstillingsbehov
• å delta i/engasjere seg i større omstillings- og moderniseringsarbeid og prosjekter (f.eks. effektivitetsnettverkene og det kommunale omstillingsprogrammet ”Stifinneren” i de fylkene der dette er relevant).
• arbeid i forbindelse med utredninger om kommunestruktur
• å bidra til å utvikle og vedlikeholde en nasjonal oversikt over gode eksempler på kommunalt omstillingsarbeid.

Organisering, kompetanse og samarbeid

Det vil ikke bli stilt krav til at embetene skal ansette en ny person som skal ha ansvaret for modernisering i kommunene dersom embetet mener det allerede har personal med kompetanse til å ivareta denne funksjonen. Men det forutsettes at embetet blir styrket i sitt arbeid med omstilling og effektivisering i kommunene minimum tilsvarende økningen i ressurser fra Kommunal- og regionaldepartementet.

Det må skapes en bevisst holdning i embetene om viktigheten av arbeidet med omstilling og modernisering i kommunene. I den forbindelse er det viktig at den kompetansen embetene sitter med på de ulike fagområdene kommer til nytte i moderniseringsarbeidet. Embetene må utnytte kunnskapen fra det ordinære veilednings- og tilsynsarbeidet knyttet til økonomi og sektorforvaltning i moderniseringsarbeidet. Det innebærer bl.a. at skjønnstildeling, der embetene i dag både kan støtte opp om kommunalt utviklingsarbeid og skal stille krav om omstilling knyttet til tildelingen, må sees i sammenheng med embetenes utvidede ansvar for å stimulere til kommunalt omstillingsarbeid. Det betyr også at det arbeidet som foregår i kommunene på ulike fagområder for å oppnå bedre kvalitet og høyere effektivitet bør understøttes av fylkesmannens ulike fagavdelinger.

Fylkesmennenes kontakt inn mot kommunene må være basert på dialog og partnerskap. Vi forutsetter at embetene utnytter allerede eksisterende ordninger og mekanismer for dialog med kommunene. Embetene bør ikke gi konkrete råd om valg av virkemidler og organisatoriske løsninger. En skal istedenfor legge til rette for at kommunene setter i gang omstillingsprosesser og blir gjort kjent med muligheter som finnes når det gjelder å skaffe seg informasjon om hva som kan være fornuftige omstillingsløsninger for den enkelte kommune. Det innebærer at fylkesmennene selv må sørge for å ha kompetanse på omstillings- og moderniseringsarbeid. De må ha forståelse for og kunnskap om faglige omstillingsspørsmål, kjenne til erfaringer med kommunalt omstillingsarbeid samt holde seg oppdatert på hva som foregår av moderniseringsarbeid i norske kommuner. De må også ha kunnskap om ulike typer virkemidler for omstilling og modernisering, herunder bl.a.:

• Utvikling av systemer for kvalitetsutvikling og kvalitetssikring av tjenesteproduksjonen.
• Utvikling av systemer for økonomistyring og kostnadskontroll.

• Bruk av konkurranse i ulike former, herunder bl.a. anbudskonkurranse, friere brukervalg og benchmarking.
• Bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) med tanke på å utvikle lokaldemokratiet og effektivisere kommunens drift
• Nye former for organisering av administrasjon og tjenesteproduksjon
• Nye former for samhandling og partnerskap – med andre kommuner, privat sektor, innbyggerne og frivillige organisasjoner.

Kommunal- og regionaldepartementet forutsetter at fylkesmennene i den forbindelse knytter kontakter til øvrig miljø med relevant kompetanse og/eller arbeidsoppgaver knyttet til omstilling og modernisering i kommunene. Fylkesmennene bør også vurdere å inngå i konkrete samarbeidsprosjekter og formaliserte samarbeidsformer med noen av disse. Særlig viktig vil det være å samarbeide nært med Kommunens Sentralforbunds fylkesorganisasjon. Det vil også være nyttig å knytte kontakter til forsknings- og høyskolemiljø.

Forventninger og krav

Kommunal- og regionaldepartementets forventer at fylkesmennene inntar en mer aktiv rolle som pådriver for kommunal omstilling. Uavhengig av hvordan embetene organiserer sitt arbeid med modernisering, vil vi stille som krav at hvert embete oppnevner en kontaktperson med et hovedansvar for arbeidet. Kommunene i fylket må bli gjort kjent med hvem denne personen er. Det skal utpekes en ”moderniseringsansvarlig” i embetet innen 1. januar 2004.

I forbindelse med sitt virksomhetsplanarbeid skal embetene utarbeide en plan for sitt arbeid med modernisering og omstilling i kommunene. Planen bør bl.a. klargjøre hvordan arbeidet skal organiseres, arbeidsform samt planlagte tiltak og prosjekter. I forbindelse med årsrapporten skal embetene også rapportere på moderniseringsarbeidet. Fylkesmennene bør her bl.a. gjøre rede for bruk av ressurser (årsverk), gjennomførte tiltak, igangsatte prosjekter og samarbeidspartnere. Det forutsettes i forbindelse med denne rapporteringen at fylkesmennene ikke skal innhente særskilte rapporter fra kommunene. Tildelingen av midler for 2005 vil bli vurdert i lys av aktiviteten i 2004.

Oppfølging fra Kommunal- og regionaldepartementet

Vi vil følge opp fylkesmennenes arbeid med modernisering i kommunene bl.a. gjennom å sikre nær kontakt mellom embetene og departementet. Det vil bli opprettet et forum for de personene som blir utpekt som hovedansvarlige for moderniseringsarbeidet. Dette forumet vil få en sentral rolle i forhold til å utvikle samarbeidsformer og gi innspill på sentrale problemstillinger. Det vil bli arrangert tre årlige samlinger for dette forumet der bl.a. erfaringsoverføring, faglig oppdatering og koordinering av felles tiltak vil stå på dagsorden. I Kommunal- og regionaldepartementet vil det være Kommunalavdelingen som er embetenes kontaktpunkt.

Med hilsen

Eivind Dale
ekspedisjonssjef

Tage Båtsvik
prosjektleder