Ny arkivnøkkel for kirkelig fellesråd, menighetsråd, sokneprest og prost

Arkivloven innebærer at alle sokneprester og proster plikter å ha arkiv. Det samme gjelder prest som ikke er sokneprest, når vedkommende fører kirkebok eller av andre grunner bør ha eget offentlig arkiv. Arkivet skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid. Med dette som formål krever arkivforskriften at det i tilknytning til hvert arkiv skal være en "arkivplan" og en "arkivnøkkel". Arkivplanen skal bl.a. vise hva arkivet omfatter, og hvordan det er organisert. Arkivnøkkelen inngår derfor som en sentral del av arkivplanen.

Kirkens Arbeidsgiverorganisasjon (KA) har i samarbeid med Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet og arkivverket utarbeidet ny arkivnøkkel for kirkelig fellesråd, menighetsråd, sokneprest og prost. Denne er godkjent av Riksarkivaren, og forutsettes tatt i bruk fra 1. januar 2002.

Den nye arkivnøkkelen kan bestilles hos KA.

Arkivnøkkelen bygger på felles arkivnøkkel for statsforvaltningen og består av seks klasser:

0. Organisasjon og administrasjon
1. Økonomi
2. Stillinger og personell
3. Kirkelig virksomhet
4. Kirker, menighetshus og presteboliger
5. Kirkegård, kremasjon og gravferdsvirksomhet.

Til hjelp for kirkelig fellesråd, menighetsråd, sokneprest og prost er det utarbeidet en arkivveiledning og mal for en enkel skjematisk arkivplan som inneholder de nødvendige opplysninger om arkivansvarlig og arkivets obligatoriske deler. Riksarkivaren har også utarbeidet mal for arkivplan.

Den nye arkivnøkkelen og arkivveiledningen vil bli brukt i kurssammenheng når KA høsten 2001 og våren 2002 skal gjennomføre kurs i arkivplanarbeid. Kursene avholdes i forbindelse med regionale fagdager etter følgende plan:

• Nidaros: 5. – 7. november 2001, Quality Grand Hotel, Steinkjer
• Oslo: 6. – 8. november 2001, Haraldsheim Vandrerhjem, Oslo
• Tunsberg: 7. – 9. november 2001, Comfort Home Hotell, Drammen
• Sør-Hålogaland: 19. – 21. november 2001, Diplomat Hotell, Bodø
• Nord-Hålogaland: 20. – 22. november 2001, Comfort Saga Hotell, Tromsø

Dersom man lokalt (for eksempel i et prosti) ønsker å arrangere arkivkurs, vil KA etter avtale kunne stille foredragsholder til disposisjon.

Utgifter knyttet til arkiv er en kontorholdsutgift som skal dekkes på ordinært vis i samsvar med bestemmelsene i kirkeloven §§ 14 d) og 15 f). Jf. også KAs rundskriv 25/01.

Riksarkivaren har i brev til departementet vist spesielt til § 4-11 i arkivforskriften som fastsetter at alle offentlige organer selv skal kartlegge sine arkivlokaler og vurdere om lokalene oppfyller de kravene forskriften stiller. Dersom noen av kravene ikke er oppfylt, skal det lages en plan for å rette på manglene. Rapport og tiltaksplan skal være sendt inn til Riksarkivet eller statsarkivene innen 1. januar 2002.

Rapportskjema kan hentes elektronisk på www.riksarkivet.no/kartlegging.html. Kirkelige organer skal bruke rapportskjemaet for statsforvaltningen. De som ikke har tilgang på Internett, eller som mangler heftet "Arkivlova med forskrifter", kan henvende seg til nærmeste statsarkiv eller til Riksarkivet.

Med hilsen