Sivilombudsmannen har foretatt en undersøkelse av praktiseringen av offentlighetsloven i Lillehammer og Trondheim kommune. Undersøkelsen ble avgitt til Stortinget i april 2001, jf. dok. nr. 4:1 (2000-2001). Den ble diskutert i Stortinget 5. juni 2000, jf. Innst. S. nr. 280 (2000-2001).

Sivilombudsmannen har i hovedsak undersøkt tre forhold: journalføringen, saksbehandlingen ved konkrete innsynskrav og kommunenes anvendelse av offentlighetslovens regler om unntak fra offentlighet.

Ombudsmannen fant at journalføringen hovedsaklig hadde vært i samsvar med regelverket i begge kommunene, men at inntrykket ikke var entydig. Bl.a. var det foretatt utelatelser/overstrykinger i den offentlige journalen utover det som følger av regelverket.

Ombudsmannen fant videre grunn til å kritisere visse forhold ved saksbehandlingen i de to kommunene. Bl.a. fant han grunn til å understreke at avgjørelsen av om det skal gis innsyn eller ikke, skal vurderes når innsynskravet fremsettes, selv om dokumentet er forhåndsklassifisert. Han fant også grunn til å minne om at forvaltningen har plikt til å opplyse om klageadgang og klagefrist dersom innsynskravet avslås, og at innsynskrav skal avgjøres så raskt som mulig, dvs. som hovedregel samme dag eller iallfall i løpet av en til tre virkedager.

Når det gjaldt anvendelsen av offentlighetslovens unntakshjemler, fant Sivilombudsmannen at enkelte dokumenter var forhåndsklassifisert uten hjemmel, at det var henvist til feil hjemmel, at forhåndsklassifiseringer var feilaktig begrunnet med lovbestemt taushetsplikt, og at vurderingene av hva som er underlagt lovbestemt taushetsplikt, var for generell og standardisert.

Justisdepartementet finner grunn til å minne om viktigheten av å praktisere offentlighetsloven riktig. Departementet vil særlig minne om at:

• Hovedregelen i offentlighetsloven er at dokumentene er offentlige. Dersom et dokument skal unntas fra offentlighet, må det finnes en lovhjemmel for dette.
• Når man mottar et innsynskrav, skal man først vurdere om det er et reelt og saklig behov for å unnta dokumentet fra offentlighet. Dersom man finner at dette er tilfelle, må man forsikre seg om at det er hjemmel for å unnta dokumentet fra offentlighet. Dersom dokumentet inneholder taushetsbelagte opplysninger, skal disse opplysningene alltid unntas fra offentlighet.
• Selv om det er hjemmel for å unnta dokumentet, må man vurdere om det likevel skal gis innsyn (meroffentlighet).
• Journalen er et meget nyttig redskap for personer som ønsker å finne fram til dokumenter av interesse. Det er derfor viktig at journalen føres etter regelverket. Det er ikke adgang til å unnlate å journalføre et dokument i den hensikt å unngå offentlighet. Utelatelser og overstrykninger i journalen skal bare skje i den grad det er nødvendig for å skjerme opplysninger som er underlagt taushetsplikt, eller som allmennheten for øvrig ikke kan kreve.
• Forhåndklassifisering (anmerkning i den offentlige journal om at et dokument er unntatt fra offentlighet) bør begrenses i størst mulig grad, og helst bare benyttes når det på forhånd er helt klart at det ikke vil være aktuelt å gi innsyn i det aktuelle dokumentet.
• Det forvaltningsorgan som mottar et innsynskrav, må selv vurdere om innsyn skal gis i dokumentet på det tidspunktet man mottar innsynskravet. Dette gjelder selv om et dokument er forhåndsklassifisert. God forvaltningsskikk tilsier at man i tvilstilfeller der det er aktuelt kontakter avsenderorganet for å innhente dettes syn på saken.
• Innsynskrav skal normalt avgjøres i løpet av 1-3 virkedager.
• Dersom man avslår å gi innsyn i et dokument, skal det alltid oppgis full hjemmel for avslaget, dvs. paragraf, ledd og evt. nr. eller bokstav. Dersom et dokument unntas eller sladdes med hjemmel i offentlighetsloven § 5 a, skal det også vises til bestemmelsen som gir grunnlag for taushetsplikten.
• Dersom man avslår å gi innsyn i et dokument, skal det alltid opplyses om klageadgang og klagefrist.

Justisdepartementet minner for øvrig om rundskriv G- 69/98 om innskjerping av praktiseringen av offentlighetsloven, som kan fås ved henvendelse til Justisdepartementets lovavdeling, tlf. 22 24 53 99.