Rundskriv H-7/22 Merknader til forskrift om gjennomføring av deling av Vestfold og Telemark fylke

Generelt om kompetansetildeling og intern delegering

Forskriften følger kommunelovens system for kompetansetildeling og intern delegering. Det følger av kommuneloven § 5-3 andre ledd at fylkestinget treffer vedtak på vegne av fylkeskommunen, hvis ikke noe annet følger av lov. Når kompetanse legges til «fylkeskommunen», vil kompetansen i utgangspunktet ligge til fylkestinget, som fylkeskommunens øverste organ. Det fremgår av kommuneloven § 5-3 tredje ledd at fylkestinget kan delegere myndighet til å treffe vedtak til andre folkevalgte organer, ordføreren eller kommunedirektøren innenfor rammene av kommuneloven eller annen lov. I kommuneloven finnes det flere bestemmelser som uttrykkelig og konkret åpner for delegering. Det finnes også en rekke bestemmelser om at fylkestinget selv skal avgjøre en sak. Det betyr at fylkestinget ikke kan delegere til andre å ta den aktuelle avgjørelsen.

Når det i forskriften gis kompetanse til «fylkeskommunen», vil myndigheten i utgangspunktet ligge til fylkestinget. Fylkestinget kan selv velge å delegere myndigheten videre, i tråd med kommunelovens regler i § 5-3. Dersom kompetansen gis til «fylkestinget selv», kan ikke myndigheten delegeres til andre. En slik delegeringssperre er i forskriften tatt inn for oppgaver som etter kommuneloven er gitt til «fylkestinget selv». Det omfatter bestemmelser om valg av revisor, etablering av interkommunale samarbeid, valg av parlamentarisk styreform og vedtak om økonomiplan, årsbudsjett og regnskap. I forskriften er det i tillegg tatt inn en delegeringssperre for vedtak om foreløpig fordeling av eiendeler, gjeld og egenkapital. Departementet mener det er nødvendig med delegeringssperre for slike avgjørelser, da dette er avgjørelser av vesentlig betydning for de nye fylkeskommunene.

Forskriften § 5 om ansettelse av kommunedirektør og annet nøkkelpersonell gjør et unntak fra dette systemet ved at myndigheten er lagt til «fylkestinget» med åpning for delegering kun til andre folkevalgte organer. Dette er gjort for å tydeliggjøre at myndigheten bare kan delegeres til andre folkevalgte organer, og ikke til ordføreren eller kommunedirektøren i samsvar med kommuneloven § 5-3 tredje ledd. Departementet mener det vil være uheldig, og lite i tråd med kommunelovens system, om kommunedirektøren eller ordføreren ansetter nye kommunedirektører for de to nye fylkeskommunene. Av praktiske hensyn har vi likevel åpnet for at fylkestinget kan delegere myndigheten til andre folkevalgte organer, for eksempel til et utvalg som er opprettet etter kommuneloven § 5-7.

Merknader til de enkelte bestemmelsene

Til § 1. Virkeområde

Av bestemmelsen framgår forskriftens virkeområde. Forskriften regulerer gjennomføringen av delingen av Vestfold og Telemark fylke. Selve delingen ble vedtatt av Stortinget 14. juni 2022. Med «gjennomføring» menes i utgangspunktet perioden mellom vedtakstidspunktet 14. juni 2022 og selve ikrafttredelsen av delingen 1. januar 2024, se Ot.prp.nr.41 (2000–2001) s. 49. Enkelte forhold som er regulert i denne forskriften gjelder likevel utover ikrafttredelsestidspunktet. Det gjelder blant annet unntak fra lovpålagte frister.

Til § 2. Antall medlemmer i de nye fylkestingene

Antall medlemmer i de to nye fylkestingene er fastsatt på bakgrunn av vedtak fra fylkestinget i Vestfold og Telemark fylkeskommune.

Til § 3. Innkalling til konstituerende møter

Bestemmelsen tilsvarer inndelingslova § 27 første ledd, som gjelder ved sammenslåing og deling etter § 3 andre ledd bokstav b. Det er gjort enkelte tilpasninger for deling etter § 3 andre ledd bokstav a, som er aktuell for Vestfold og Telemark fylkeskommune, ved at det er ordfører i Vestfold og Telemark fylkeskommune som skal kalle inn til og lede de konstituerende møtene inntil nye ordførere er valgt.

Departementet anbefaler at de to konstituerende møtene i de nye fylkeskommunene legges tett opp til hverandre. Dette fordi Vestfold og Telemark fylkeskommunes ansvar og fullmakter ikke er avgrenset etter forskriften § 4, før de to nye fylkestingene er konstituert. Det bør derfor være kort tid mellom de konstituerende møtene.

Til § 4. Funksjonsperiode og fullmakter

Bestemmelsen tilsvarer inndelingslova § 27 andre ledd, som gjelder ved sammenslåing og deling etter § 3 andre ledd bokstav b. Det er gjort enkelte tilpasninger for deling etter § 3 andre ledd bokstav a, som er aktuell for Vestfold og Telemark fylkeskommune.

Nytt fylkesting kan kun gjøre vedtak som gjelder den nye fylkeskommunen. Beslutningene som er fattet av nytt fylkesting vil i utgangspunktet ikke ha rettsvirkning overfor den eksisterende fylkeskommunen og vil i hovedsak ikke ha formell virkning/kunne effektueres før etter at den nye fylkeskommunen formelt er trådt i kraft 1. januar 2024.

De nye fylkestingene kan, fra og med de konstituerende møtene fatte vedtak om politisk og administrativ organisering. Det bør legges opp til at de nyvalgte fylkestingene gjennomfører møter både i november og desember 2023 for å fatte alle vedtak som er nødvendig for at den nye fylkeskommunen skal være operativ fra 1. januar 2024. De nye fylkestingene skal treffe vedtak om økonomiplan og årsbudsjett før årsskiftet, i samsvar med kommuneloven § 14-3 første ledd, jf. forskriften § 13.

Funksjonsperioden til fylkestinget i Vestfold og Telemark fylkeskommune forlenges ut over valgperioden og fram til ikrafttredelsen av de nye fylkeskommunene 1. januar 2024. Etter konstitueringen av fylkestingene i de nye fylkeskommunene og fram til 31. desember 2023 avgrenses ansvaret og fullmaktene til fylkestinget i Vestfold og Telemark fylkeskommune til det som er nødvendig for å avslutte virksomheten i den nåværende fylkeskommunen. Hvilke beslutninger som anses nødvendige, må vurderes konkret av den nåværende fylkeskommunen.

Avgrensningen av myndigheten til det som er «nødvendig for å avslutte virksomheten» i den nåværende fylkeskommunen, tilsvarer formuleringen i inndelingslova § 27 andre ledd siste setning. Departementet har i tolkningsuttalelser 19. november 2018 og 28. juni 2019 gitt uttrykk for hvordan bestemmelsen i inndelingslova § 27 andre ledd siste setning skal forstås, og disse tolkningsuttalelsene vil også være av relevans for forståelsen av forskriften § 4. Tolkningsuttalelsene sier også noe om hvilke vedtak de nye fylkestingene kan fatte etter at de er konstituert. Tolkningsuttalelsene ligger på regjeringen.no.

Funksjonsperioden for andre organer i fylkeskommunen vil ha en tilsvarende avgrensning, både når det gjelder funksjonsperiode og fullmakter. Dette følger av at fylkestinget som øverste organ i fylkeskommunen har fått sin kompetanse begrenset etter denne bestemmelsen. For eksempel vil kontrollutvalget i Vestfold og Telemark fylkeskommune være i funksjon fram til 31. desember 2023, og deres kontrollvirksomhet vil bare omfatte Vestfold og Telemark fylkeskommune. 

Til § 5. Ansettelse av kommunedirektør og annet nøkkelpersonell

Administrasjonene i de nye fylkeskommunene bør i så stor grad som mulig være operative mellom konstitueringen av de nye fylkestingene og ikrafttredelsen av de nye fylkeskommunene, for i størst mulig grad å kunne forberede ikrafttredelsen av de nye fylkeskommunene 1. januar 2024. Vestfold og Telemark fylkeskommune gis fullmakt til å ansette kommunedirektører og annet nøkkelpersonell for de nye fylkeskommunene. Med «nøkkelpersonell» menes de ansettelser som anses nødvendige for å sikre at de nye fylkeskommunene blir operative så raskt som mulig etter ikrafttredelsen av delingen. Dette kan for eksempel være ansettelse av toppledelsen i de nye fylkeskommunene, men også annet personale kan være nødvendig å få på plass før konstitueringen.

Etter at de nye fylkeskommunene er konstituert, har den nye kommunedirektøren ansvar og myndighet etter kommuneloven § 13-1. Dette innebærer at kommunedirektøren skal lede administrasjonen i den nye fylkeskommunen. Kommunedirektøren vil også ha ansettelsesmyndighet og personalansvar i tiden mellom konstitueringen og ikrafttredelsen av den nye fylkeskommunen, jf. § 13-1 syvende ledd.

Utgifter til lønn til nye kommunedirektører og annet nøkkelpersonell for de nye fylkeskommunene som påløper i 2023, regnskapsføres i den nåværende fylkeskommunens årsregnskap for 2023 i samsvar med anordningsprinsippet, jf. kommuneloven § 14-6. Det samme gjelder godtgjørelser for folkevalgte i folkevalgte organer for de nye fylkeskommunene og andre utgifter knyttet til delingen og nye fylkeskommuner som påløper i 2023. Den nåværende fylkeskommunen håndterer selv behovet for å holde oversikt over utgiftene gjennom bruk av ansvars- eller prosjektdimensjoner el. i internkontoplanen.

I samsvar med kommuneloven § 13-1 første ledd er kompetansen i forskriftsbestemmelsens første ledd til å ansette kommunedirektør lagt til fylkestinget i Vestfold og Telemark fylkeskommune. Av praktiske hensyn åpnes det likevel for at fylkestinget kan delegere denne myndigheten til andre folkevalgte organer, for eksempel til et utvalg etter kommuneloven § 5-7. Myndigheten til å ansette kommunedirektører for de nye fylkeskommunene kan ikke delegeres til nåværende kommunedirektør eller ordføreren.

Kompetansen til å ansette annet nøkkelpersonell i forskriftsbestemmelsens andre ledd er lagt til fylkeskommunen, og denne kompetansen kan dermed delegeres i tråd med kommuneloven § 5-3 tredje ledd. Dette innebærer at fylkestinget kan delegere kompetansen til kommunedirektøren, som kan videredelegere denne til andre i administrasjonen, for eksempel en prosjektleder, så fremt ikke fylkestinget har bestemt noe annet.

Til § 6. Valg av revisor og sekretariat for kontrollutvalg

Bestemmelsen regulerer ansvaret for å velge revisorordning, revisor og sekretariat for kontrollutvalget  for de nye fylkeskommunene.

Valget av revisorordning, revisor og sekretariat legges til fylkestinget i nåværende fylkeskommune, slik at valget kan foretas før konstitueringen av de nye fylkestingene og kontrollutvalgene i de nye fylkeskommunene. Dermed sikres det at sekretariat og revisor er på plass ved konstitueringen. Kontrollutvalget i nåværende fylkeskommune innstiller til vedtak.

At det er fylkestinget selv som velger revisorordning, revisor og sekretariat for kontrollutvalg etter innstilling fra kontrollutvalget, er i samsvar med kommunelovens regler om dette i § 24-1 første, andre og tredje ledd og § 23-7 sjette ledd.

Til § 7. Virksomhetsoverdragelse

I brev fra Kommunal- og distriktsdepartementet til Vestfold og Telemark fylkeskommune 24. mars 2022 framgår det at Kommunal- og distriktsdepartementet, i samråd med Arbeids- og inkluderingsdepartementet, vurderer det slik at reglene om virksomhetsoverdragelse i arbeidsmiljøloven kapittel 16 vil komme til anvendelse der det skjer en virksomhetsoverdragelse som følge av deling av fylkeskommuner. Bestemmelsen er tatt inn av pedagogiske årsaker, for å tydeliggjøre at disse reglene gjelder.

Til § 8. Inngåelse av nødvendig avtaler

For at de nye fylkeskommunene skal være operative så raskt som mulig etter ikrafttredelsen 1. januar 2024, kan det være nødvendig at enkelte avtaler er inngått før de nye fylkestingene er konstituert og selv kan inngå avtaler for de nye fylkeskommunene. Vestfold og Telemark fylkeskommune får derfor hjemmel til å inngå nødvendige avtaler på vegne av de nye fylkeskommunene fram til tidspunktet for de konstituerende møtene.

Det må foretas en konkret vurdering av hva som kan regnes som «nødvendige avtaler», og departementet oppstiller ingen uttømmende liste over hvilke avtaler bestemmelsen gjelder.

Eksempler på nødvendige avtaler er avtaler om saksbehandlingssystem, IKT-løsninger, arkiv, leie av kontorlokaler/bygg, innkjøp av utstyr og andre anskaffelser o.l., som må fungere eller settes i verk fra ikrafttredelsestidspunktet.

Det må være tale om avtaler som det ikke er mulig å vente med å inngå til de nye fylkestingene er konstituert, for eksempel fordi det etter avtaleinngåelse er behov for mer tid til å forberede og implementere systemer og løsninger eller liknende. Dersom det av praktiske og tidsmessige grunner er mulig for de nye fylkeskommunene å inngå de aktuelle avtalene etter konstitueringen høsten 2023, så vil ikke Vestfold og Telemark fylkeskommune ha hjemmel etter § 8 til å inngå disse avtalene på vegne av de nye fylkeskommunene. I slike tilfeller kan imidlertid Vestfold og Telemark fylkeskommune gjøre det forberedende arbeidet med avtalene, slik at de kan behandles av de nye fylkestingene så raskt som mulig etter konstituering.

Fylkestinget i Vestfold og Telemark fylkeskommune kan delegere kompetansen etter § 8 i samsvar med kommuneloven § 5-3.

Til § 9. Interkommunale samarbeid

På samme måte som for avtaler etter § 8, kan det være nødvendig at enkelte nye interkommunale samarbeid er etablert før de nye fylkestingene er konstituert og selv kan etablere slike samarbeid for de nye fylkeskommunene.

I første ledd gis fylkestinget i Vestfold og Telemark fylkeskommune selv hjemmel til å etablere nye nødvendige interkommunale samarbeid på vegne av de nye fylkeskommunene fram til tidspunktet for de konstituerende møtene. Dette innebærer også å vedta samarbeidsavtale for samarbeidet, jf. kommuneloven §§ 18-4, 19-4 og 20-4, eller selskapsavtale, jf. lov om interkommunale selskap § 4.

Det må foretas en konkret vurdering av hva som kan regnes som «nødvendige interkommunale samarbeid», og departementet oppstiller ingen uttømmende liste over hvilke typer samarbeid bestemmelsen gjelder. Eksempler på nødvendige interkommunale samarbeid er samarbeid om IKT-løsninger, arkiv, enkelte kommunale tjenester o.l. som må fungere eller settes i verk fra ikrafttredelsestidspunktet. Det kan også være nødvendig å etablere interkommunale samarbeid om revisjon, jf. § 6.

Det må være tale om interkommunale samarbeid som det ikke er mulig å vente med å etablere til de nye fylkestingene er konstituert, for eksempel fordi det etter avtaleinngåelse er behov for mer tid til å forberede og implementere samarbeidene. Dersom det av praktiske og tidsmessige grunner er mulig for de nye fylkeskommunene å inngå de aktuelle samarbeidene etter konstitueringen høsten 2023, så vil ikke Vestfold og Telemark fylkeskommune ha hjemmel etter § 9 til å etablere disse samarbeidene på vegne av de nye fylkeskommunene. I slike tilfeller kan imidlertid Vestfold og Telemark fylkeskommune gjøre det forberedende arbeidet, slik at aktuelle samarbeid kan behandles av de nye fylkestingene så raskt som mulig etter konstituering.

I andre ledd klargjøres at Vestfold og Telemark fylkeskommune kan vedta endringer i samarbeids- og selskapsavtaler for eksisterende interkommunale samarbeid, jf. kommuneloven §§ 18-4, 19-4 og 20-4 og IKS-loven § 4, på vegne av de nye fylkeskommunene. Dette for at eier- og ansvarsfordelingen skal vise de nye deltakerforholdene som følge av delingen. En slik endring i samarbeids- eller selskapsavtalen kan gjøres med virkning fra 1. januar 2024. Departementet har tidligere lagt til grunn at lovverket ikke er til hinder for at nåværende fylkesting kan vedta slike endringer i avtalen før grenseendringen, ettersom det nye fylkestinget får anledning til å vurdere deltakelse på nytt etter at grenseendringen er gjennomført, jf. inndelingslova § 16 (i brev sendt fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet til tidligere Aust-Agder fylkeskommune 29. januar 2019 (saksnummer 19/449)). Forskriften § 9 innebærer en klargjøring av denne tolkningen.

Vedtak om endringer i avtalen kan også gjøres av de nye fylkeskommunene etter ikrafttredelsen. Inndelingslova § 16 bygger på en forutsetning om at eierandelene i et interkommunalt samarbeid videreføres i de nye fylkeskommunene, selv om deltakerne ikke har vedtatt endringer i selskaps- eller samarbeidsavtalen før grenseendringen trer i kraft. Dette samsvarer med det ulovfestete kontinuitetsprinsippet i kontraktsretten. Det er derfor ikke påkrevd å foreta endringer av avtalen før grenseendringen gjennomføres. Det vil likevel være hensiktsmessig at dette gjøres i forkant slik at samarbeids- eller selskapsavtalen reflekterer det reelle eierforholdet i det interkommunale samarbeidet fra første dag etter delingen. Dette vil sikre avklaring av de nye fylkeskommunenes eier- og ansvarsforhold i samarbeidene innen delingen trer i kraft.

Dersom de nye fylkeskommunene ikke ønsker å fortsette sitt deltakerforhold i et interkommunalt samarbeid som er etablert eller videreført i samsvar med forskriften § 9, kan deltakerforholdet sies opp innen ett år fra iverksettingen av delingen, med en frist på seks måneder, jf. inndelingslova § 16. Hver av partene i samarbeidet kan innen den samme fristen kreve at vedtektene for samarbeidet eller selskapsavtalen vurderes på nytt. Fristene etter inndelingslova går foran eventuell avtaleregulert bindingstid, og gjelder fra ikrafttredelsen av delingen. Før dette tidspunktet gjelder de alminnelige reglene etter kommuneloven og IKS-loven.

Kompetansen til å etablere interkommunale samarbeid og vedta samarbeidsavtale etter kommuneloven kapittel 18, 19 og 20 er lagt til fylkestinget selv. Det samme gjelder kompetansen til å vedta selskapsavtale for interkommunale selskap etter lov om interkommunale selskap § 4. Tilsvarende gjelder etter forskriften § 9. Kompetansen legges til fylkestinget selv i Vestfold og Telemark fylkeskommune, og kan ikke delegeres.

For øvrig gjelder reglene i kommuneloven kapittel 17-20 og i IKS-loven.

Til § 10. Parlamentarisk styreform

Av kommuneloven § 10-1 følger at fylkestinget selv vedtar om parlamentarisk styreform skal innføres i fylkeskommunen. For at et slik vedtak skal kunne fattes, må det forrige fylkestinget ha votert over et forslag om å innføre parlamentarisk styreform før 1. januar i siste år av valgperioden. Videre må en ny styreform være vedtatt og satt i verk senest 1. januar i det andre hele året av valgperioden.

Departementet vurderer at de nye fylkestingene burde stå fritt til selv å kunne ta stilling til og vedta parlamentarisk styreform for de nye fylkeskommunene i det konstituerende møtet, uten å være avhengig av en forutgående behandling i nåværende fylkesting. Det gjøres derfor unntak fra kravet om forutgående behandling for å ivareta dette. For øvrig gjelder reglene i kommuneloven § 10-1.

Til § 11. Vedtekter og forskrifter

Bestemmelsen tilsvarer inndelingslova § 13 første ledd. Lokale forskrifter og vedtekter som gjelder for Vestfold og Telemark fylkeskommune, vil fremdeles gjelde for de aktuelle områdene i de nye fylkeskommunene, inntil de nye fylkeskommunene vedtar nye forskrifter. Det betyr at de nye fylkeskommunene aktivt må fastsette nye forskrifter og vedtekter for sin fylkeskommune. Dersom de nye fylkeskommunene ønsker å beholde de tidligere vedtektene og forskriftene, så må forskriftene vedtas på nytt med nytt fylkesnavn og oppdatert virkeområde. Forskrifter som er vedtatt av de nye fylkeskommunene med nytt fylkesnavn og oppdatert virkeområde samt andre nye forskrifter må kunngjøres i Norsk Lovtidend, jf. forvaltningsloven § 38.

Departementet kan fastsette en nærmere frist for når det lokale regelverket må være vurdert med sikte på nødvendig endring, jf. inndelingslova § 13 første ledd. Det følger av Ot.prp. nr. 41 (2000–2001) s. 44 at tilpassing av lokalt regelverk som hovedregel bør gjøres i løpet av det første året etter at sammenslåingen er satt i verk. Det samme må gjelde ved deling, og departementet har satt frist til 1. januar 2025 for å fastsette nye vedtekter og forskrifter.

Dersom de nye fylkeskommunene ikke vedtar nye forskrifter eller vedtekter innen den fastsatte fristen, så vil ikke de tidligere forskriftene eller vedtektene automatisk tre ut av kraft. De aktuelle forskriftene og vedtektene vil fortsatt gjelde. Departementet vil likevel oppfordre fylkeskommunene til å gjennomgå forskrifter og vedtekter innen fristen, slik at disse kan oppdateres og tilpasses den nye fylkeskommunen.

Til § 12. Regionale planer mv.

Bestemmelsen slår fast at regional planstrategi fastsatt av Vestfold og Telemark fylkeskommune etter plan- og bygningsloven (pbl.) kapittel 7 fortsatt skal gjelde inntil de nye fylkeskommunene vedtar nye planstrategier. Videre vil regionale planer etter pbl. kapittel 8 fortsatt gjelde inntil de oppheves eller de nye fylkeskommunene vedtar nye planer for de aktuelle områdene eller temaene.

Vedtak i de nye fylkeskommunene må være i samsvar med gjeldende regler i plan- og bygningsloven. Det innebærer blant annet at fylkestinget i de nye fylkeskommunene må utarbeide og vedta en (ny) regional planstrategi senest innen ett år etter konstituering, jf. pbl. § 7-1 første ledd. Departementet kan, etter dialog med fylkeskommunen, gi utsatt frist for ferdigstillelse av regional planstrategi.

Til § 13. Økonomiplan og årsbudsjett

Bestemmelsen regulerer ansvaret for utarbeidelsen og behandlingen av økonomiplanen og årsbudsjettet til de nye fylkeskommunene.

Første ledd slår fast at det er Vestfold og Telemark fylkeskommune som har ansvaret for å ivareta det forberedende arbeidet med de nye fylkeskommunenes økonomiplan og årsbudsjett. Det forberedende arbeidet innebærer å legge til rette for at fylkesutvalgene/fylkesrådene og fylkestingene i de nye fylkeskommunene kan behandle og vedta økonomiplaner og årsbudsjett som tilfredsstiller kommunelovens krav. Vestfold og Telemark fylkeskommune avgjør selv hvordan det forberedende arbeidet organiseres, administrativt og politisk. Kontrollutvalget i Vestfold og Telemark fylkeskommune skal utarbeide budsjettforslag for kontrollarbeidet for de to nye fylkeskommunene, i samsvar med reglene i forskrift om kontrollutvalg og revisjon § 2.

Andre ledd første punktum presiserer at det er fylkesutvalgene/fylkesrådene i de nye fylkeskommunene som har innstillingsretten til vedtak om økonomiplan og årsbudsjett i sin fylkeskommune. Dette svarer til bestemmelsene i kommuneloven § 14-3 tredje ledd første og tredje punktum.

Andre punktum slår fast at Vestfold og Telemark fylkeskommune også har ansvaret for å legge fylkesutvalgenes/fylkesrådenes innstilling ut til alminnelig ettersyn.

Tredje ledd presiserer at det er fylkestinget i de nye fylkeskommunene som skal vedta økonomiplanen og årsbudsjettet i sin fylkeskommune. Dette svarer til bestemmelsene i kommuneloven § 14-2 bokstav a. Vedtakene må treffes før årsskiftet i samsvar med kommuneloven § 14-3 første ledd.

Til § 14. Foreløpig fordeling av eiendeler, gjeld og egenkapital

Bestemmelsen gir fylkestinget i Vestfold og Telemark fylkeskommune ansvar for å fastsette en foreløpig fordeling av fylkeskommunens eiendeler, gjeld og egenkapital, før det eventuelt inngås en avtale om økonomisk oppgjør etter inndelingslova § 18. Hensikten er å etablere et grunnlag for utarbeidelse av økonomiplan og årsbudsjett for de nye fylkeskommunene, og sikre at betalingsforpliktelser som gjelder Vestfold og Telemark fylkeskommune blir innfridd også fra delingstidspunktet 1. januar 2024.

Første ledd slår fast at fylkestinget i Vestfold og Telemark fylkeskommune skal fastsette en foreløpig fordeling av bokførte eiendeler, gjeld og egenkapital fra Vestfold og Telemark fylkeskommune til de nye fylkeskommunene. Denne fordelingen skal være et grunnlag og gi utgangspunkt for det forberedende arbeidet/utarbeidelsen av økonomiplanene og årsbudsjettene til de nye fylkeskommunene, jf. forskriften § 13. Denne fordelingen er ikke bindende for det økonomiske oppgjøret som skal foretas mellom de nye fylkeskommunene etter inndelingslova § 18. Det er de nye fylkeskommunene som er avtaleparter når det gjelder det økonomiske oppgjøret, og disse vil ha full avtalefrihet om oppgjøret, jf. inndelingslova § 18. Departementet viser også til at det er de nye fylkestingene som har budsjettmyndigheten etter kommuneloven § 14-2. Det følger av dette at de nye fylkestingene, også ved vedtak om økonomiplan og årsbudsjett, ikke er bundet av den foreløpige fordelingen som nåværende fylkesting har fastsatt.  

Andre ledd slår fast at fylkestinget i Vestfold og Telemark fylkeskommune skal fastsette hvem som fra og med 1. januar 2024 har ansvaret for å dekke løpende betalingsforpliktelser knyttet til Vestfold og Telemark fylkeskommune. Dette skal sikre at betalingsforpliktelser blir innfridd, fram til det økonomiske oppgjøret er gjennomført og forpliktelser er endelig overtatt av nye fylkeskommuner. Eksempler på slike forpliktelser er ubetalte fakturaer og renter og avdrag på lån. Fordelingen av betalingsansvaret er ikke bindende for det økonomiske oppgjøret som skal foretas etter inndelingslova § 18.

Til § 15. Årsregnskaper og årsberetninger for nåværende fylkeskommune

Bestemmelsen regulerer ansvaret for utarbeidelsen og behandlingen av årsregnskapene og årsberetningene for 2023 for Vestfold og Telemark fylkeskommune.

Første ledd innebærer at fylkestinget i Vestfold og Telemark fylkeskommune skal avgjøre hvem som har ansvaret for å utarbeide og avlegge årsregnskapene og avgi årsberetningene for 2023 til Vestfold og Telemark fylkeskommune. Dersom Vestfold og Telemark fylkeskommune har et fylkeskommunalt foretak som videreføres ved delingen, vil det fortsatt være styret i foretaket som avlegger foretakets årsregnskap og årsberetning, jf. kommuneloven § 9-8 fjerde ledd.

Andre ledd innbærer at fylkesutvalget, eventuelt fylkesrådet, i begge de to nye fylkeskommunene skal innstille til vedtak etter kommuneloven § 14-3 tredje ledd første og tredje punktum. Kontrollutvalget i de to nye fylkeskommunene skal uttale seg før innstillingen etter kommuneloven § 14-3 tredje ledd andre punktum. Tredje ledd innebærer at årsregnskapene og årsberetningene til Vestfold og Telemark fylkeskommune vedtas av fylkestinget i begge de to nye fylkeskommunene.

De nye fylkeskommunene skal etter fjerde ledd oversende årsregnskapene og årsberetningene med tilhørende dokumenter til departementet i samsvar med kommuneloven § 14-3 femte ledd.

Det kan være behov for å avklare hvem som skal være regnskapsrevisor for årsregnskapene og årsberetningene for 2023 og gjennomføre den forenklete regnskapsrevisjonen. Femte ledd legger myndigheten til å avgjøre dette til fylkestinget i Vestfold og Telemark fylkeskommune. Velger fylkestinget en annen revisorordning for regnskapsrevisjonen enn den revisorordningen som nå gjelder for Vestfold og Telemark fylkeskommune, skal slikt vedtak treffes etter innstilling fra kontrollutvalget i Vestfold og Telemark fylkeskommune, jf. kommuneloven § 24-1.

Til § 16. Dokumentasjonsforvaltning og arkivansvar

Departementet viser til inndelingslovas forarbeider (Ot.prp.nr.41 (2000–2001) s. 77) der det i merknaden til § 17 framgår:

«Det er også nødvendig at det blir teke stilling til om det i samband med grenseendringar bør setjast i verk særlege tiltak for å sikre at arkivmateriale i dei opphavlege kommunar og/eller fylkeskommunar blir behandla på ein forsvarleg måte. Særleg ved deling og grensejusteringar vil det bli spørsmål om kor ansvaret skal plasserast og korleis arkivmaterialet skal behandlast for ettertida».

Arkivregelverket har ikke bestemmelser som direkte regulerer problemstillinger knyttet til dokumentasjonsforvaltning og arkiv som kan oppstå ved deling av fylkeskommuner. Deling av fylkeskommuner kan imidlertid reise flere spørsmål: Bør deling av arkiv og saksområdet skje i henhold til geografiske kriterier, hva skal skje med de delene av arkivet som ikke naturlig finner sin plass hos noen av de nye enhetene og hvem som skal forvalte dette – skal det opprettes en fellestjeneste eller skal ansvaret legges til og ivaretas av en av de nye fylkeskommunene på alles vegne, hvordan skal et slikt samarbeid organiseres osv.

Det er vesentlig at arkivfaglige prinsipper ivaretas og at prosessen foregår på en arkivfaglig forsvarlig måte som også ivaretar hensynet til effektiv drift og dokumentasjonsforvaltning.

Forskriftsbestemmelsen gir Vestfold og Telemark fylkeskommune et stort handlingsrom og ansvar for å finne hensiktsmessige måter å håndtere dette på, etter samråd med Riksarkivaren, som har et veiledningsansvar for arkivarbeidet i offentlige organ. Riksarkivarens medvirkning vil bidra til å sikre en arkivfaglig og forsvarlig prosess og god samordning samt felles og enhetlig tilnærming på dette området.

Til § 17. Fylkesvåpen og fylkesflagg

Etter kommuneloven § 3-2 første ledd er det fylkestinget selv som fatter vedtak om fylkesvåpen og fylkesflagg. Departementet vurderer, blant annet på bakgrunn av innspill fra de berørte fylkeskommunene, at det er behov for at fylkestinget i Vestfold og Telemark fylkeskommune kan fatte vedtak om fylkesvåpen og fylkesflagg for de nye fylkeskommunene. Endring av fylkesvåpen og fylkesflagg vil innebære et omfattende og tidkrevende arbeid med oppdatering av grafisk profil, skilting mv., og departementet vurderer at det blir for sent å starte opp dette arbeidet etter konstitueringen av de nye fylkestingene. Kompetansen til å fatte vedtak om fylkesvåpen og fylkesflagg kan ikke delegeres.

Til § 18. Ikrafttredelse

Forskriften trer i kraft straks.

Med hilsen

Siri Halvorsen (e.f.)
avdelingsdirektør

Stina Hoel Jensen
seniorrådgiver