Rundskriv F-03-17 om den nasjonale vitnemåls- og karakterportal - merknader til bestemmelse

Rundskriv om den nasjonale vitnemåls- og karakterportal - merknader til bestemmelsene

Kunnskapsdepartementet fastsatte 17. desember 2016 forskrift om Nasjonal vitnemåls- og karakterportal, med hjemmel i lov 1. april 2005 nr. 15 om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven) § 4-14 tredje ledd.

Forskriften er kunngjort i Norsk Lovtidend og trådte i kraft 1. januar 2017.
Resultater i Vitnemålsportalen vises under dagens navn på utdanningsinstitusjonen. For institusjoner som har fusjonert/vært part i en virksomhetsoverdragelse etter 2010, vil resultater oppnådd ved en nedlagt/fusjonert institusjon vises med informasjon om hvor resultatene opprinnelig ble oppnådd.

 Merknader til bestemmelsene

Til § 1 Virkeområde
Den nasjonale vitnemåls- og karakterportalen inneholder informasjon om personopplysninger som navn og fødselsnummer. Ved behandling av slike opplysninger krever personopplysningsloven at det foreligger et behandlingsgrunnlag. Det er fastsatt i lov at det er adgang til å behandle slike opplysninger, jf. universitets- og høyskoleloven (uhl.) § 4-14, og samtykke er derfor ikke nødvendig.

Personopplysningsloven (popplyl.) og forskrift om personopplysninger, herunder bestemmelser om informasjonssikkerhet og internkontroll gjelder for Vitnemålsportalen. Departementet anser ikke opplysningene i vitnemåls- og karakterportalen som sensitive personopplysninger etter popplyl § 2 åttende ledd, slik at behandling av disse etter popplyl. § 9 eller kap. VI ikke er nødvendig. Dette gjelder både opplysninger som overføres automatisk til portalen (fødselsnummer og utdanningsinstitusjonens identifiseringsinformasjon), og opplysninger som overføres etter brukers initiativ (navn, informasjon om oppnådde grader og karakterer).

Til § 2 Vitnemålsportalens formål
Målet med etablering av Vitenmålsportalen er å ha en tjeneste der personer på en enkel måte kan synliggjøre sine vitnemål og karakterer fra høyere utdanning for arbeidsgiver, utdanningsinstitusjoner og andre som har bruk for dem, og der mottakerne kan stole på at informasjonen er korrekt gjengitt.

Departementet ønsker at opplysningene om brukeraktiviteten skal kunne sammenstilles i statistisk form og utgjøre et grunnlag for nasjonal rapportering. Opplysningene vil bli hentet fra logger som viser brukeraktiviteten. For å utarbeide slik statistikk kan det være nødvendig å oppbevare loggene utover det som er nødvendig av hensyn til sikkerhet og drift. Oppbevaringen av slike logger, er hjemlet i forskriften § 2.

Til § 3 Behandlingsansvarlig
Kunnskapsdepartementet er behandlingsansvarlig for personopplysningene i portalen, jf. popplyl. § 2 nr. 4. Departementet har delegert det daglige behandleransvaret til Universitetet i Oslo (UiO), fordi UiO har et driftsansvar for CERES - Nasjonalt senter for felles systemer og tjenester for forskning og studier, jf. uhl. § 1-4 fjerde ledd. CERES skal forvalte vitnemåls- og karakterportalen og behandle personopplysninger i portalen på vegne av behandlingsansvarlig.

Til § 4 Vitnemålsportalens innhold
Vitnemålsportalen skal kun inneholde et minimum av informasjon som er nødvendig for at tjenesten skal kunne fungere på en tilfredsstillende måte. Før en person logger inn og tar i bruk portalen vil den kun inneholde informasjon om hvilke institusjoners databaser som har resultater fra denne personen, det vil si fødselsnummer eller D-nummer (utenlandske søkere uten norsk personnummer) koblet til identifiseringsinformasjon som viser til en utdanningsinstitusjons database.

 

Til § 5 Deling av resultater
Personopplysninger, som navn og informasjon om grader og karakterer, vil kun overføres fra utdanningsinstitusjonen til portalen når den informasjonene gjelder selv tar initiativ til det, ved å logge inn i portalen. Når en bruker velger å dele resultatene sine via en lenke, med for eksempel en arbeidsgiver eller utdanningsinstitusjon, vil portalen formidle de resultatene som brukeren har bestemt skal deles. Brukeren bestemmer selv for hvor lang tid resultatene skal være tilgjengelig for mottaker.

Emner som inngår i en grad tatt etter innføringen av Kvalitetsreformen, kan ikke individuelt velges vekk. For en slik grad kan bruker velge å dele alle emner som inngår i den, eller kun dele graden uten noe emneinnhold. Emner som ikke inngår i en grad, kan velges enkeltvis.

Før Kvalitetsreformen ble data om gradoppnåelse og data om emner med karakterer i liten grad koblet sammen i institusjonenes database. Man kan derfor ikke i Vitnemålsportalen umiddelbart se hvilke emner som inngår i en grad som er oppnådd før Kvalitetsreformen. I Vitnemålsportalen vil det da kun vises navnet på grad uten emnene som lå til grunn for gradsoppnåelsen. Emnene som lå til grunn for gradsoppnåelsen vil vises under "Andre resultater", og bruker kan velge om han/hun ønsker å dele disse emnene.

Departementet viser til at når informasjon om vitnemål og karakterer er utlevert til en mottaker, for eksempel arbeidsgiver eller utdanningsinstitusjon, er mottakeren ansvarlig for å overholde bestemmelsene i personopplysningsloven, herunder påse at de har behandlingsgrunnlag dersom de behandler opplysningene elektronisk, jf. forskriftens § 1.

Til § 6 Dokumenter fra Vitnemålsportalen
Selv om hensikten med Vitnemålsportalen er å gjøre fysiske utskrifter av utdanningsdokumenter overflødig, ved at verifisert digital informasjon om de samme dokumenter vil ligge i portalen ved deling, så er det mulig at enkelte mottakere ønsker å ta en utskrift av informasjonen som fremkommer i Vitnemålssportalen. Utskriftene vil da inneholde en tekst som tydeliggjør at dokumentet kun kan verifiseres i sin opprinnelige digitale versjon.

 

 

Med hilsen

Anne Grøholt
avdelingsdirektør (e.f.)

                                                                   Irene Tveite- Strand
                                                                   seniorrådgiver