Salong Gullhår

Vi viser til klage datert 19. januar 2015 fra Kari S. Furnes på vegne av Salong Gullhår AS som er oversendt fra Foretaksregisteret til Nærings- og fiskeridepartementet i brev den 17. februar 2015. Klagen gjelder vedtak fattet av Foretaksregisteret 30. desember 2014 om å nekte å registrere melding om fravalg av revisjon for Salong Gullhår AS.

Nærings- og fiskeridepartementet er kommet til at klagen ikke kan tas til følge. Den nærmere vurderingen og vedtaket følger nedenfor.

1.           OM SAKEN

Foretaksregisteret mottok 30. desember 2014 elektronisk melding om fravalg av revisjon for selskapet Salong Gullhår AS. Vedlagt meldingen var protokoll fra ekstraordinær generalforsamling i selskapet 30. september 2014 og protokoll fra styremøte i selskapet samme dato.

Det fremgår av generalforsamlingsprotokollen at styret ble gitt fullmakt til å beslutte at selskapets årsregnskaper ikke skal revideres etter revisorloven. Videre fremgår det at  aksjeeierne Anne Karin Tilley Sanaker og Åse Wenstad Arnesen var til stede på generalforsamlingen. Det fremgår også at styreleder Åse Wenstad Arnesen ble valgt til møteleder og til ”å undertegne protokollen sammen med møteleder”. Protokollen er undertegnet av Arnesen alene.

Av styreprotokollen fremgår det at det ble vedtatt at selskapets regnskap ikke skal revideres etter revisorloven. Det fremgår videre at Åse Wenstad Arnesen og Anne Karin Tilley Sanaker deltok på styremøtet. I protokollen er Arnesen oppført som styreleder og Sanaker som daglig leder. Det fremgår av sakens dokumenter at Sanaker også er styremedlem i selskapet, og at selskapet har to styremedlemmer. Styreprotokollen er undertegnet av styreleder Arnesen.

Foretaksregisteret nektet å registrere meldingen i vedtak den 30. desember 2014. Foretaks­registeret begrunnet nektingsvedtaket med at generalforsamlingsprotokollen kun er undertegnet av møteleder og at dette ikke er i samsvar med kravene i aksjeloven § 5-16. Videre begrunner Foretaksregisteret nektingsvedtaket med at styreprotokollen ikke er undertegnet av samtlige styremedlemmer som deltok på styremøtet, og at aksjeloven § 6-29 dermed ikke er oppfylt.

Kari S. Furnes har på vegne av Salong Gullhår AS påklaget vedtaket. Klager gjør gjeldende at beslutningen om fravalg av revisor er gjort etter bestemmelsen i aksjeloven § 5-7 om forenklet generalforsamling uten møte. Etter klagers syn er dermed innsendte melding og vedlegg gjort på riktig måte og i henhold til gjeldende regler.

2.           RETTSLIG GRUNNLAG 

Foretaksregisteret skal prøve om det som kommer inn til registrering, og grunnlaget for det er i samsvar med lov og er blitt til i samsvar med lov, jf. foretaksregisterloven § 5-1. Grunnlaget for kontrollen er de innsendte dokumenter og andre opplysninger som finnes hos registerføreren, og kan derfor karakteriseres som en formalkontroll. Er meldingen kontrollert og funnet i orden, skal meldingen registreres, jf. foretaksregisterloven § 6-1. Dersom vilkårene ikke er oppfylt, skal registrering nektes, jf. foretaksregisterloven §§ 6-1 og 5-2.

Det følger av lov 13. juni 1997 nr. 44 om aksjeselskaper (aksjeloven) § 7-6 første ledd at generalforsamlingen med flertall som for vedtektsendring kan gi styret fullmakt til å treffe beslutning om at selskapets årsregnskap ikke skal revideres etter revisorloven dersom bestemte vilkår er oppfylt. Etter aksjeloven § 7-6 sjette ledd får beslutning om fravalg av revisjon ikke virkning før den er registrert i Foretaksregisteret. Loven åpner ikke for fristutsettelse.

For å få registrert beslutning om fravalg av revisjon i Foretaksregisteret, må selskapet sende inn to protokoller sammen med registermeldingen. Det ene er protokoll fra generalforsamlingen som viser at styret har fått fullmakt til å treffe beslutning om fravalg av revisjon. Det andre er protokoll fra styremøte der det fremgår at styret har vedtatt å benytte fullmakten. Begge protokollene må være i samsvar med aksjeloven for å få registrert en melding om fravalg av revisjon i Foretaksregisteret.

Aksjeloven § 5-16 gir regler om protokoll fra generalforsamlingen. Etter aksjeloven § 5-16 tredje ledd skal protokollen undertegnes av møtelederen og minst en annen person valgt av generalforsamlingen blant dem som er til stede. Dette betyr at protokollen må undertegnes av minst to personer. Der kun  en person har deltatt i generalforsamlingen, er det imidlertid lagt til grunn at det er tilstrekkelig med en signatur på protokollen.

Klager anfører at beslutningen om fravalg av revisor er gjort etter bestemmelsen i aksjeloven § 5-7 om forenklet generalforsamling uten møte. Bestemmelsen gjør unntak fra de ordinære reglene for gjennomføring av generalforsamling i aksjeloven §§ 5-8 til 5-16. Aksjeloven § 5-7 lyder:

”Dersom samtlige aksjeeiere samtykker til at en sak skal behandles på denne måten, kan selskapet holde generalforsamlingetter følgende regler:

1.	Samtlige aksjeeiere skal gis mulighet til å delta i behandlingen av   saken på en egnet måte. Styremedlemmene og eventuelt daglig lederog   revisor skal gis mulighet til å uttale seg om saken og kan kreve at saken   behandles av generalforsamlingen i møte.

 

2.

Generalforsamlingens beslutning skal inntas i   generalforsamlingsprotokollen. Protokollen skal angi antallet avgitte stemmer   og hvor mange aksjer som har stemt for og imot beslutningen. I den   utstrekning dette er relevant, skal det også angis hvilken andel av   aksjekapitalen de avgitte stemmer representerer. Protokollen skal angi at saken   er behandlet etter§ 5-7. En   fortegnelse over hvilke aksjeeiere som har deltatt i behandlingen av saken,   skal inntas i eller vedlegges protokollen. Protokollen skal dateres, underskrives   av styrets leder og sendes samtlige aksjeeiere. Protokollen skal holdes   tilgjengelig for aksjeeierne hos selskapet og oppbevares på en betryggende   måte.

 

3.	Generalforsamlingen kan holdes uten å følge kravene i §§ 5-8 til   5-16.”

Aksjeloven § 6-29 gir nærmere regler om føring av styreprotokoll. Etter § 6-29 tredje ledd skal protokollen underskrives av alle de medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen.

3.           VURDERING

Problemstillingen i denne saken er om protokollene fra ekstraordinær generalforsamling og styremøte i Salong Gullhår AS 30. september 2014 som lå ved meldingen om fravalg av revisjon 30. desember 2014, er i samsvar med aksjeloven. Departementet vurderer de to protokollene hver for seg.

3.1        Om hvorvidt generalforsamlingsprotokollen er i samsvar med aksjeloven

Klager gjør gjeldende at beslutningen om fravalg av revisor er gjort etter bestemmelsen i aksjeloven § 5-7 om forenklet generalforsamling uten møte. Det innebærer at det er tilstrekkelig at styreleder undertegner protokollen, jf. § 5-7 andre ledd sjette punktum.

Etter aksjeloven § 5-7 andre ledd fjerde punktum skal protokollen angi at saken er behandlet etter aksjeloven § 5-7. Dette fremkommer ikke av protokollen fra ekstraordinær generalforsamling i Salong Gullhår AS 30. september 2014. Protokollen er dermed ikke i samsvar med aksjeloven § 5-7.

Departementet finner grunn til å bemerke at protokollen heller ikke er i samsvar med aksjeloven § 5-16, dersom det legges til grunn at generalforsamlingen hadde blitt gjennomført etter de ordinære reglene om avholdelse av generalforsamling i aksjeloven §§ 5-8 til 5-16. Departementet viser til at protokollen kun er undertegnet av møteleder. Dette er ikke i samsvar med aksjeloven § 5-16 tredje ledd om at protokollen skal undertegnes av møteleder og minst en annen person valgt av generalforsamlingen blant dem som er til stede. Siden det deltok to personer på den ekstraordinære generalforsamlingen 30. september 2014, måtte begge deltakerne ha undertegnet protokollen for at denne skulle ha oppfylt kravet i aksjeloven § 5-16 tredje ledd. 

Departementet er etter dette kommet til at protokollen fra ekstraordinær generalforsamling i Salong Gullhår AS 30. september 2014 ikke er i samsvar med aksjeloven. Det betyr at Foretaksregisteret i henhold til foretaksregisterloven § 5-2 skulle nekte å registrere meldingen om fravalg av revisjon. Klagen kan dermed ikke tas til følge.

Om styreprotokollen er i samsvar med aksjeloven
Selv om det ikke har betydning for utfallet av denne klagesaken, finner departementet grunn til også å vurdere om styreprotokollen er i samsvar med aksjeloven eller ikke. Departementet viser her til at Foretaksregisterets nektingsvedtak også er begrunnet med at styreprotokollen ikke er i undertegnet i samsvar med aksjeloven § 6-29. Denne delen av nektingsvedtaket er ikke kommentert i klagen.

Det er på det rene at styreprotokollen kun er undertegnet av styreleder Åse Wenstad Arnesen. Spørsmålet er om dette er i samsvar med aksjeloven § 6-29 tredje ledd om at protokollen skal underskrives av alle de medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen.

Departementet viser til at Anne Karin Tilley Sanaker kun er oppført som daglig leder i protokollen, selv om Sanaker også er registrert som styremedlem i selskapet. Legges det grunn at Sanaker kun deltok på styremøtet som daglig leder, vil det bety at Arnesen var eneste styremedlem som deltok på styremøtet. I så tilfelle ble protokollen undertegnet i samsvar aksjeloven § 6-29 tredje ledd. 

Etter departementets vurdering er det ikke naturlig å legge en slik forståelse til grunn. Departementet viser til at det fremgår av protokollen at ”Samtlige /evt. mer enn halvparten av medlemmene var således til stede (…)”.  Siden styret i Salong Gullhår AS består av to medlemmer, innebærer dette at både Sanaker og Arnesen må ha deltatt på styremøtet som styremedlemmer for at dette skulle medføre riktighet. Departementet legger også vekt på aksjeloven § 6-24 første ledd som stiller krav om at styret kan treffe beslutning når mer enn halvdelen av medlemmene er til stede eller deltar i styrebehandlingen. Det betyr at både Sanaker og Arnesen må ha deltatt på styremøtet som styremedlemmer for at styret skulle vært vedtaksført, og slik at styrets beslutning om fravalg av revisjon er gyldig. Om Sanaker også deltok på styremøtet som daglig leder i selskapet, finner departementet ikke grunnlag for å gå nærmere inn på.

Dette betyr at kun ett av to styremedlemmer som deltok på styremøtet i Salong Gullhår AS den 30. september 2014, har undertegnet protokollen. Dette er ikke i samsvar med aksjeloven § 6-29 tredje ledd.

4.           AVSLUTTENDE MERKNADER

Som det fremgår ovenfor i punkt 2 ”Rettslig grunnlag” får beslutning om fravalg av revisjon ikke virkning før den er registrert i Foretaksregisteret, jf. aksjeloven § 7-6 sjette ledd. Det betyr at beslutningen må være registrert i Foretaksregisteret senest 31. desember 2014 dersom fravalg av revisjon skal gjelde for regnskapsåret 2014.  Loven åpner ikke for fristutsettelse. Brønnsøysundregistrene skriver på sine nettsider at meldinger innsendt elektronisk til Foretaksregisteret etter 10. desember kan være vanskelig å få registrert innen utgangen av året. Tidlig innsending av meldinger er blant annet viktig for at innsender skal ha mulighet til å rette opp eventuelle feil innen fristen.

I dette tilfellet ble meldingen om fravalg av revisjon først sendt inn til Foretaksregisteret 30. desember 2014, selv om beslutning om fravalg av revisjon ble truffet i generalforsamling og styremøte i Salong Gullhår AS 30. september  2014. Departementet viser til at Foretaksregisteret behandlet meldingen, og sendte beskjed til innsender om feilene, samme dag som meldingen innkom til registeret.

Hadde meldingen blitt sendt inn noe tidligere enn 30. desember 2014, antar departementet at selskapet ville ha rukket å sende korrekt generalforsamlingsprotokoll og styremøteprotokoll til Foretaksregisteret innen årsskiftet. Etter all sannsynlighet ville beslutningen om fravalg av revisjon dermed kunne ha blitt registert i Foretaksregisteret innen fristen 31. desember.

5.           VEDTAK

I medhold av lov 21. juni 1985 nr. 78 om registrering av foretak § 9-1, jf. lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 34, fatter departementet følgende vedtak:

Klagen tas ikke til følge. Foretaksregisterets nektingsvedtak av 30. desember 2014 opprettholdes. Vedtaket er endelig og kan ikke påklages, jf. forvaltningsloven § 28 tredje ledd.

Vi publiserer rutinemessig alle vedtak på www.nfd.dep.no/enkeltvedtak. Vi ber om at eventuelle synspunkter på dette sendes oss innen 14 dager.