SPRK AS

Vi viser til klage datert 20. juni 2014 fra Erle Børstad som er oversendt fra Foretaksregisteret til Nærings- og fiskeridepartementet i brev den 21. juli 2014. Klagen gjelder vedtak fattet av Foretaksregisteret 13. mai 2014 om å registrere nytt styre i SPRK AS. Klagemotpart er SPRK AS ved styreleder Daniel Flaamo.

Nærings- og fiskeridepartementet er kommet til at klagen kan tas til følge. Den nærmere vurderingen og vedtaket følger nedenfor.

Om saken

Foretaksregisteret mottok 13. mai 2014 elektronisk melding fra SPRK AS angående endring av styre. Vedlagt meldingen var protokoll fra ekstraordinær generalforsamling i selskapet 5. mai 2014. Av generalforsamlingsprotokollen fremgår det:

”2. Følgende styre ble enstemmig valgt: Daniel Flaamo, styreleder. Lene-Mari Prøven, styremedlem.”

Foretaksregisteret vedtok å registrere det nye styret 13. mai 2014, begrunnet med at registermelding med vedlegg ble kontrollert og funnet i orden, jf. lov om registrering av foretak (foretaksregisterloven) § 6-1.

Klagers beskrivelse av saksforholdet

Klager gjør gjeldende at hun ikke ble innkalt til ekstraordinær generalforsamling og at Foretaksregisteret av den grunn burde nektet å registrere meldingen. I tillegg anfører klager at hun ikke ønsket å bli fjernet som styremedlem.

Klagemotparten har ikke inngitt noen bemerkninger til klagen.

Foretaksregisterets behandling av meldingen

Foretaksregisteret opprettholdt registreringsvedtaket i sitt oversendelsesbrev til departementet 21. juli 2014. Registeret skriver at for å kontrollere at alle aksjeeiere har mottatt skriftlig innkalling, er det deres praksis å kreve at generalforsamlingsprotokollen viser at innkallingen ble godkjent. Det ble lagt til grunn at den innsendte protokollen oppfyller kravene etter aksjeloven § 5-16.

Foretaksregisteret skriver at ifølge den innsendte protokollen var 70 % av aksjeeierne til stede på generalforsamlingen, og protokollen viser at innkallingen ble godkjent. Videre fremhevet registeret at de ikke har anledning til å foreta en mer inngående kontroll av om innkallingen rent faktisk ble sendt til samtlige aksjonærer.

Foretaksregisteret skriver at de viser til at det er generalforsamlingen, ikke det enkelte styremedlem, som avgjør sammensetningen av styret i et aksjeselskap. Beslutning om valg og avsetting av styremedlemmer treffes av generalforsamlingen ved alminnelig flertall, jf. aksjeloven §§ 6-3, 6-7 og 5-17. Foretaksregisteret påpeker at den innsendte generalforsamlingsprotokollen viser at valget av nytt styre ble foretatt med tilslutning fra majoriteten av aksjeeierne i selskapet. På den bakgrunn konkluderte derfor Foretaksregisteret med at klagers anførsler ikke kunne føre frem.

Rettslig grunnlag

Foretaksregisteret skal prøve om det som kommer inn til registrering, og grunnlaget for det er i samsvar med lov og er blitt til i samsvar med lov, jf. foretaksregisterloven § 5-1. Grunnlaget for kontrollen er de innsendte dokumenter og andre opplysninger som finnes hos registerføreren, og kan derfor karakteriseres som en formalkontroll. Er meldingen kontrollert og funnet i orden, skal meldingen registreres, jf. foretaksregisterloven § 6-1. Dersom vilkårene ikke er oppfylt, skal registrering nektes, jf. foretaksregisterloven §§ 6-1 og 5-2.

Det fremgår av Ot.prp. nr. 50 (1984–85) side 33 og 53 at Foretaksregisterets kontroll av registreringsmeldinger er på et administrativt plan, uten muligheter til å kontrollere faktiske omstendigheter. Registeret prøver kun om den dokumentasjonen som danner grunnlaget for registreringen, stemmer med lov og forskrift. Ut over det har verken Foretaksregisteret eller Nærings- og fiskeridepartementet adgang til å foreta en nærmere vurdering av de opplysningene som ligger til grunn for selve dokumentet. Det er med andre ord en forholdsvis summarisk kontroll som skal foretas av registerfører. Når et vedtak påklages, påhviler det imidlertid Foretaksregisteret og departementet en noe utvidet plikt til å undersøke underlagsmaterialet i saken. Om det er grunn til å foreta tilleggsundersøkelser, må bero på forholdene i den enkelte sak.

Lov av 13. juni 1997 nr. 44 om aksjeselskaper (aksjeloven) kapittel 5 fastsetter blant annet saksbehandlingsregler for en generalforsamling. Det følger av aksjeloven § 5-2 at alle aksjeeierne har rett til å møte i generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig etter eget valg. Denne møteretten kan ikke begrenses i vedtektene.

Aksjeloven § 5-10 stiller krav til selve innkallingen. Etter denne bestemmelsen skal generalforsamlingen innkalles ved skriftlig henvendelse til alle aksjeeiere med kjent adresse, og skal angi tid og sted for møtet. Videre skal innkalling til generalforsamlingen i utgangspunktet være sendt senest en uke før møtet skal holdes, dersom det ikke er bestemt en lengre frist i vedtektene.

Etter aksjeloven § 5-16 andre ledd skal protokollen til generalforsamling inneholde generalforsamlingens beslutninger med angivelse av utfallet av avstemningene. Protokollen skal angi antallet avgitte stemmer, og hvor mange aksjer og hvilken andel av aksjekapitalen de avgitte stemmene representerer, samlet og for og mot den enkelte beslutningen, i den utstrekning dette er relevant for utfallet av avstemningen.

Videre fastslår aksjeloven § 5-8 første ledd at generalforsamlingen skal innkalles av styret. Bestemmelsen innebærer at innkalling må ha grunnlag i et styrevedtak truffet av et beslutningsdyktig styre etter reglene i aksjeloven §§ 6-19 til 6-29. Etter aksjeloven § 6-29 skal det føres protokoll over styrebehandlingen. Protokollen skal blant annet angi styrets beslutninger.

Når det kommer til valg av styre er utgangspunktet for aksjeselskap at styret skal velges av generalforsamlingen, jf. aksjeloven § 6-3. De som har rett til å møte i generalforsamlingen, og derfor har myndighet til å velge nytt styre, er aksjeeierne i selskapet, jf. aksjeloven § 5-2. Et styremedlem kan avsettes av den som har valgt det før fungeringstiden er ute, jf. aksjeloven § 6-7 andre ledd, for eksempel ved at det velges et nytt styremedlem i dennes sted. Det er heller ikke noe krav til begrunnelse ved generalforsamlingens avsetting av styremedlemmer.

Departementets vurdering

Problemstillingen i denne saken er om SPRK AS kunne registrere nytt styre i Foretaksregisteret. Klager, som eier 15 % av aksjene i SPRK AS, hevder at hun ikke ble innkalt til ekstraordinær generalforsamling i selskapet 5. mai 2014, og at dette må føre til at vedtakene som ble truffet på møtet er ugyldige.

Departementet har vurdert opplysningene som er sendt til Foretaksregisteret i forbindelse med registreringen og i forbindelse med Foretaksregisterets klagebehandling. I meldingen om endring av styret er protokollen fra generalforsamlingen vedlagt. Det fremgår av protokollen at innkallingen ble godkjent. Videre inneholder den de beslutningene som ble vedtatt, en fortegnelse over de fremmøtte, og den er undertegnet av møtelederen og minst en annen person valgt av generalforsamlingen. Protokollen viser også at styret ble enstemmig valgt. Den innsendte protokollen oppfyller dermed kravene etter aksjeloven § 5-16, og Foretaksregisterets registrering var i utgangspunktet korrekt.

Som nevnt under rettslig grunnlag, har både registeret og departementet en noe utvidet undersøkelsesplikt i klagesaksbehandlingen. Dette innebærer etter departementets syn en plikt til å innhente informasjon som kan belyse saken, i den grad dette er mulig og kan være av betydning for utfallet av klagesaksbehandlingen.

På forespørsel fra departementet bekreftet Foretaksregisteret i korrespondanse av 19. september 2014  at de ikke hadde mottatt kopi av innkallingen til den aktuelle generalforsamlingen. Departementet kan ikke se at dette forholdet har blitt tillagt vekt i Foretaksregisterets vedtak oversendt i brev til departementet 21. juli 2014. Departementet kan heller ikke se at Foretaksregisteret har undersøkt saken nærmere selv om vedtaket er blitt påklaget. Etter departementets vurdering har Foretaksregisteret dermed ikke overholdt sin utvidede undersøkelsesplikt i forbindelse med klagebehandlingen i denne saken.

For å behandle klagen har departementet på denne bakgrunn bedt SPRK AS om kopi av innkallingen til generalforsamlingen i telefonkontakt med styreleder 25. september 2014 og 1. oktober 2014, samt i e-post 1. oktober 2014. I tillegg ba departementet om en kopi av aksjeeierboken. I brev av 13. oktober 2014, sendt til foretakets registrerte adresse i Foretaksregisteret, ba departementet igjen om å få kopi av innkallingen til generalforsamlingen, samt kopi av aksjeeierboken. 17. oktober 2014 kom brevet i retur til departementet med påtegnelsen ”ukjent/ny adresse ukjent”.

Departementet har dermed på forespørsel ikke mottatt dokumentasjon som viser at innkallingen til ekstraordinær generalforsamling ble sendt ut til samtlige aksjeeiere. Departementet har heller ikke mottatt noen dokumentasjon som viser at klager har deltatt i styrebehandlingen av innkallingen til ekstraordinær generalforsamling, eller på annen måte har hatt kjennskap til den. Foretaket har på denne bakgrunn ikke klart å fremlegge dokumentasjon som underbygger at beslutningene som fremgår av generalforsamlingsprotokollen er blitt til i samsvar med aksjeloven. Departementet må dermed legge til grunn klagers anførsel om at hun ikke har blitt innkalt til ekstraordinær generalforsamling. Dette igjen reiser spørsmål om grunnlaget for registreringen i Foretaksregisteret, det vil si om vedtakene på generalforsamlingen slik de fremgår av protokollen, ”er blitt til i samsvar med lov”, jf. foretaksregisterloven § 5-1.

Etter aksjeloven § 5-14 kan saker som ikke er meddelt aksjeeierne etter reglene om innkalling av generalforsamling, ikke avgjøres på møtet uten at samtlige aksjeeiere samtykker. Departementet har som nevnt ikke mottatt dokumentasjon som tilsier at klager har deltatt i de beslutningene som ble vedtatt på generalforsamlingen 5. mai 2014, eller at hun tidligere har gitt avkall på retten til å bli innkalt til generalforsamling i selskapet. Klager har tvert imot anført at hun ikke ønsket å tre ut av styret, i motsetning til det som ble vedtatt på generalforsamlingen.

Departementet viser til at aksjeloven ikke inneholder nærmere regler for når et generalforsamlingsvedtak er ugyldig. Det er i rettspraksis og teori forutsatt at ikke enhver feil, for eksempel i saksbehandlingsreglene, medfører ugyldighet. Ugyldighet vil normalt være betinget av at feilen kan ha hatt betydning for vedtakets innhold. I Rt. 2003 s. 1501 avsnitt 48 uttaler Høyesterett at ”… når det gjelder tilsidesettelse av regler som er vesentlige for at aksjonærer skal kunne ivareta sine interesser på generalforsamlinger, må det oppstilles en sterk presumsjon for at feilen har hatt betydning.”

Et av hovedhensynene bak saksbehandlingsreglene er å sikre at mindretallet har et visst vern overfor majoriteten i selskapet. I denne saken dreier det seg om en feil som har medført at en aksjeeier som eier 15 % av aksjene, overhodet ikke har fått mulighet til å ivareta sine interesser på den ekstraordinære generalforsamlingen. En slik feil må etter departementets vurdering anses som så grov at det er en sterk presumsjon for at feilen kan ha hatt betydning.

Det faktum at det nye styret ble enstemmig valgt av generalforsamlingen med tilslutning fra 70 % av aksjene, taler imidlertid isolert sett mot at manglende innkalling kan ha hatt betydning for utfallet. Det er etter aksjeloven §§ 6-3, 6-7 og 5-17 andre ledd bare krav om at styret velges med alminnelig flertall. Departementet vil bemerke at i dette tilfellet utgjør flertallet på 70 % av aksjene i realiteten to personer (de siste 15 % av aksjene eies av en fjerde person som ikke har involvert seg i klagesaken). Dersom klager hadde fått mulighet til å delta i beslutningen om valg av nytt styre kunne dette ha dannet grunnlag for diskusjon. Departementet mener at det derfor ikke kan utelukkes at dette kunne ha ledet til et annet resultat av valget foretatt på generalforsamlingen. En slik konklusjon vil også være i tråd med den nevnte dommen i Høyesterrett (Rt. 2003 s.1501). Høyesterett uttalte, i avsnitt 50, at til tross for at saksøkte hadde aksjemajoriteten i selskapet, var det i seg selv ikke tilstrekkelig til å utelukke at en saksbehandlingsfeil kan ha hatt betydning for et vedtak.

Sammenholdt med den sterke presumsjonen i både rettspraksis og juridisk teori om at vesentlig tilsidesettelse av innkallingsreglene kan medføre ugyldighet, er det departementets vurdering at mangel på innkalling i dette tilfellet kan ha hatt betydning for vedtakene på generalforsamlingen. På denne bakgrunn anser departementet det ikke som godtgjort at det som er meldt til Foretaksregisteret er blitt til i samsvar med lov, jf. foretaksregisterloven § 5-1. Det følger da av foretaksregisterloven § 5-2 første ledd at vedtakene som fremgikk av endringsmeldingen av 13. mai 2014 skulle vært nektet registrert i Foretaksregisteret. Klagen må av den grunn tas til følge.

Vi gjør oppmerksom på at forvaltningsloven § 36 gir rett til dekning av vesentlige kostnader som har vært nødvendige for å få endret vedtaket. Bestemmelsen oppstiller et krav om årsakssammenheng mellom utgifter parten har pådratt seg i klageprosessen og vedtaksendringen.

Vedtak

I medhold av lov 21. juni 1985 nr. 78 om registrering av foretak § 9-1, jf. lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 34, fatter departementet følgende vedtak:

Klagen tas til følge. Foretaksregisterets endringsvedtak av 13. mai 2014 oppheves. Vedtaket er endelig og kan ikke påklages, jf. forvaltningsloven § 28 tredje ledd.

Vi publiserer rutinemessig alle vedtak på www.nfd.dep.no. Vi ber om at eventuelle synspunkter på dette sendes oss innen 14 dager.