linkdoc024005-9901662.3#docTil kapittel 2

3 Generelle leverandørutviklingstiltak

Den konkrete oversikten over leverandørutviklingstiltak som presenteres nedenfor er på ingen måte uttømmende, men vi mener den gir gode eksempler på hva som omfattes av begrepet. De tiltak som presenteres i dette kapitlet vil delvis være tiltak som gjennomføres i forkant av anskaffelsesprosessen, delvis tiltak som gjennomføres under anskaffelsesprosessen, og delvis tiltak som gjennomføres på et senere tidspunkt. Enkelte tiltak finner vi det naturlig å omtale både i dette kapitlet og under linkdoc024005-990168#dockapittel 4 Leverandørutvikling i forhold til anskaffelsesregelverket.

Vi har valgt å inndele tiltakene i tre grupper:

• linkintinnledning0013.1informasjon til leverandørene
• linkintinnledning0013.2konkurranse mellom leverandørene
• linkintinnledning0013.3samarbeid med leverandørene

I utvalget av virkemidler som vi presenterer nedenfor har vi bestrebet oss på å trekke frem virkemidler som er mest mulig allmennyttige. Tiltakene som presenteres har imidlertid ulike strategiske implikasjoner og latente konflikter. Eksempelvis kan konkurransestimulerende tiltak være velegnet ved relativt enkle anskaffelser av standardprodukter, mens tiltak som stimulerer til samarbeid kan være mer velegnet ved kompliserte anskaffelser.

Det vil også variere noe om hvor hensiktsmessige de ulike virkemidlene som foreslås vil være for ulike oppdragsgivere. Bruk av enkelte virkemidler kan i en gitt situasjon utelukke bruken av andre virkemidler. Det er viktig å identifisere eventuelle konflikter mellom ulike tiltak og avklare ulike strategiske implikasjoner. Dette er emne for en individuell vurdering av den enkelte oppdragsgiver på basis av den konkrete situasjon. Vi vil likevel forsøksvis eksemplifisere mulige strategiske implikasjoner for de aktuelle tiltakene nedenfor. Vi vil også der det er hensiktsmessig peke på hvilke typer virksomheter tiltakene er best egnet for.

Nærings- og handelsedepartementet har valgt å ikke fokusere særskilt på konkurranseutsetting – å sette tjenester som tradisjonelt utføres internt i en offentlig organisasjon ut til næringslivet – som virkemiddel i denne omgangen. Etter vår mening vil en etterrettelig behandling av dette emnet kreve et format som ikke kan gis innenfor rammene av denne veilederen. Konkurranseutsetting kan i de rette sammenhenger gi store innsparinger og bedre oppgaveløsning samt frigjøre ressurser slik at organisasjonen bedre kan arbeide med sine kjerneoppgaver. På den annen side krever en vellykket konkurranseutsetting høy kompetanse og gode styrings- og ledelsessystemer i organisasjonen, og de politiske og strategiske implikasjonene må være avklart. Det er viktig at virksomhetene tenker gjennom disse problemstillingene også i forhold til leverandørutviklingskonseptet, men emnet vil bli behandlet av sentrale myndigheter i andre sammenhenger enn denne.

3.1 Leverandørutvikling gjennom informasjon

Informasjons- og kompetanseutveksling er ofte fundamentet for vekst og utvikling i mange virksomheter. Som påpekt tidligere (jf linkdoc024005-9901662.2#dockapittel 2.2 Informasjon – en forutsetning for effektiv konkurranse) er informasjonsflyten mellom kunde og leverandør avgjørende for markedsdynamikken, og stimulerer indirekte til økt konkurranse. Vi vil i det følgende peke på noen tiltak som er rettet mot informasjons- og kompetanseutveksling.

Gi tidlig informasjon om planlagte anskaffelser
linkdoc024005-9901684.1c#doc(Jf kapittel 4, Kunngjøring)

Problemstilling:

Bedrifter får ofte informasjon om større planlagte anskaffelser så sent at de ikke har anledning til å inkorporere disse i sine egne virksomhetsplaner.

Hvorfor?

Tidlig informasjon til markedet er et viktig bidrag til næringslivet for å følge med i markedet for offentlige anskaffelser, spesielt med hensyn til større og/eller teknisk kompliserte anskaffelser.

Dersom generell informasjon om anskaffelsesplanene er gjort kjent på et tidlig tidspunkt, vil leverandørene være bedre forberedt når selve anskaffelsen skal gjennomføres. Lang planleggingshorisont er videre en forutsetning for å kunne ta i bruk offentlige forsknings- og utviklingskontrakter (OfU) (se omtale under linkintinnledning0013.3akapittel 3.3). Ved utstrakt bruk av tidlig informasjon, eksempelvis forhåndskunngjøringer, har man også anledning til å skaffe seg et bedre bilde av markedet, herunder hvilke leverandører og løsninger som er aktuelle.

Hvordan:

Informasjonen bør gis på en måte som gir alle interessenter mulighet til å tilegne seg informasjonen. Det kan skje ved møter med bransjeorganisasjoner og/eller arrangement hvor næringslivet inviteres til informasjonsmøter. Hjemmesider på Internett og artikler i fagtidsskrift er andre alternative informasjonskanaler.

Vær oppmerksom på!

Det er viktig at den informasjon som gis ikke er så detaljert at den får karakter av å være en forhåndskunngjøring for en eller noen få utvalgte.

Informere næringslivet om regelverket på området offentlige anskaffelser

Problemstilling:

Små og mellomstore bedrifter kan oppleve regelverket for offentlig anskaffelse som et «hinder» for å delta i konkurransen, fordi de mener de ikke har kunnskap og kapasitet til å sette seg inn i et regelverk som oppfattes som komplisert.

Hvorfor?

Økt kunnskap i næringslivet om regelverk og prosedyrer, gir bedriftene bedre forutsetninger for å delta i konkurransen om offentlige anskaffelser på en effektiv og rasjonell måte. Et gjennomgående trekk ved små og mellomstore bedrifter er begrenset administrasjon, noe som innebærer liten kapasitet til å bygge opp og vedlikeholde kunnskap om regelverket. Økt kunnskap og en praktisk formidling av regelverket for offentlige anskaffelser kan dermed stimulere til økt konkurranse gjennom at flere bedrifter vil delta.

Hvordan:

Opplæring om regelverket kan skje ved arrangement av seminarer, møter, eller lignende for nåværende og potensielle leverandører. Informasjon om regelverket kan gjerne skje samtidig med at det gis informasjon om anskaffelsesplanene.

Nærings- og handelsdepartementet har det sentrale ansvaret for å informere om lov om offentlige anskaffelser samt tilhørende forskrifter. Andre offentlige etater som Forvaltningstjenesten Statskjøpsavdelingen, Kommunenes Sentralforbund og Norges Kommunalbanks rådgivningstjeneste gir også informasjon om regelverket. Mot næringslivet har også bransjeorganisasjonene et ansvar for å informere om regelverket.

Utpeke en person med ansvar for kontakt med næringslivet

Hvorfor?

Næringslivet opplever det ofte vanskelig å finne frem til rett avdeling og rett person i den offentlige etaten. Det er derfor viktig at de større etatene har en koordinator som tar imot henvendelser fra næringslivet, og sørge for at disse blir henvist til riktig avdeling og riktig person.

Hvordan:

Kontaktpersonen kan i større organisasjoner være tillagt en egen stilling. I mindre organisasjoner kan det være hensiktsmessig å tildele rollen som kontaktperson til en eksisterende stilling, eksempelvis i forbindelse med innkjøpsfunksjonen. For mindre etater kan det være hensiktsmessig å samarbeide om slike tiltak.

Kontaktpersonen (koordinatoren) skal være et kontaktpunkt i etatene for næringslivet. Dessuten bør kontaktpersonen være oppdatert om næringslivets kompetanse med hensyn til bruk av for eksempel FoU-kontrakter, samt ha en viss kompetanse om regelverket for offentlige anskaffelser. Videre bør kontaktpersonen sørge for informasjon/motivasjon internt om de muligheter som ligger i et samarbeid med næringslivet.

Informere næringslivet om FoU-trender, standardisering osv

Problemstilling:

Enkelte etater besitter en betydelig teknologisk kompetanse. Disse etatene er ofte engasjert i internasjonalt standardiseringsarbeid og annet FoU-samarbeid på sitt område. Dette innebærer at disse etatene innehar svært viktig informasjon om både standardiseringsarbeidet, og om FoU-trender generelt. Dette er viktig informasjon for næringslivet, og kanskje spesielt for de mindre bedriftene som ofte selv ikke har nødvendige økonomiske og menneskelige ressurser til å delta eller følge med i internasjonale samarbeidsprosjekter.

Hvordan:

Informasjon kan gis i møter mellom de ansvarlige for FoU, på seminar, artikler i fagtidsskrifter, kunngjøringer etc.

Etablere møteplasser mellom offentlige etater og leverandører

Problemstilling:

Det er ofte mangel på kunnskap på etatssiden om hva bedriftene kan tilby av f eks avanserte produkter og tjenester. På bedriftssiden kan det derimot være mangel på kunnskap om hva slags behov etatene har i de kommende år og hvordan de tenker dette kan dekkes. Det er i dag for få møteplasser hvor de offentlige som kunder møter leverandørene for gjensidig informasjonsutveksling og diskuterer felles problemstillinger vedrørende fremtidige anskaffelser.

Hvorfor?

Møteplasser vil bidra til å bygge ned eventuelle hindringer for et samarbeid mellom næringslivet og offentlig sektor, og på den måten stimulere til innovasjon.

Hvordan:

Forsvaret er en etat som har lang tradisjon på å samarbeide med næringslivet. Årlig arrangeres INFO-ERFA konferansen i samarbeid med bransjeorganisasjonen Norske Forsvarsleveranser. Her presenterer Forsvaret sine anskaffelsesplaner både for det kommende år, men også for den neste 10-års perioden, samtidig som erfaringene med samarbeidet tas opp. Andre eksempler er Statlig Leverandørforum og Kommunesektorens Innkjøpsforum (KSI). Ellers kan det i større grad satses på tilretteleggelser av teletorgtjenester og bruk av Internett som møteplasser.

3.2 Leverandørutvikling gjennom konkurranse

Konkurransestimulerende tiltak har som utgangspunkt å stimulere leverandørene til å konkurrere om å dekke kundens (etatens) behov. Utgangspunktet for disse tiltakene er at konkurranse i seg selv er leverandørutviklende. Konkurransestimulerende tiltak er spesielt velegnet ved anskaffelser av typiske standardprodukter, eller når spesifisering av behovet er rimelig klart.

Bruke funksjons- eller behovsbaserte spesifikasjoner
linkdoc024005-9901684.1cc#doc(Jf kapittel 4, Spesifisering av anskaffelsen)

Hva?

En behovsbasert spesifikasjon innebærer en beskrivelse av det behovet som anskaffelsen skal dekke, i motsetning til en produktorientert spesifikasjon, som i større grad beskriver konkrete egenskaper ved produktet.

Problemstilling:

Relativt snevre og detaljerte produktspesifikasjoner kan begrense konkurransen om en kontrakt. Dessuten har innkjøper sjeldent oversikt over alle relevante løsninger som kan dekke et bestemt behov, og dette er spesielt viktig i forhold til markeder hvor utviklingen går svært raskt. Et annet problem er at det ofte kan gå unødvendig lang tid før nyutviklede og forbedrede løsninger tas i bruk, rett og slett fordi anskafferen ikke er kjent med hva som finnes på markedet.

Hvorfor?

Ansvaret for å finne gode og hensiktsmessige løsninger som kan dekke behovet overlates til leverandøren. Dette bidrar i sterkere grad til å bygge opp kompetanse i bedriftene, og er langt mer utfordrende enn å levere med utgangspunkt i en detaljert kravspesifikasjon. Behovsbaserte spesifikasjoner bidrar også til at konkurransen om de enkelte kontrakter øker. Dette fordi det typisk vil være flere leverandører som kan delta i konkurransen om en kontrakt som har en relativt åpen behovsspesifikasjon, enn det vil være om en kontrakt med en relativt snever produktspesifikasjon.

Vær oppmerksom på!

Bruk av funksjons- og behovsbaserte spesifikasjoner kan stille store krav til anskaffernes kompetanse og til utvelgelseskriteriene i spesifikasjonen. Det er spesielt viktig at spesifikasjonen er presis i forhold til det behov anskaffelsen skal dekke.

Bruk av rammeavtaler

Hva?

En rammeavtale er en avtale mellom oppdragsgiver og leverandør som fastsetter vilkårene for kontrakter som skal tildeles i løpet av en bestemt periode.

Problemstilling:

Rammeavtaler kan både legge forholdene til rette for leverandørutvikling, men rammeavtaler kan også virke hemmende for utvikling av leverandørene.

Hvorfor?

Slike avtaler kan innebære klare økonomiske fordeler som bedre koordinering, lavere administrasjonskostnader, enklere innkjøpsrutiner og forenklet lagerhold for oppdragsgiver. For leverandøren medfører slike avtaler økt stabilitet og bedre forutsigbarhet. For løpende og gjentatte anskaffelser vil ofte rammeavtaler kunne være en hensiktsmessig samarbeidsform.

Vær oppmerksom på!

Gjensidig bebyrdende rammeavtaler (det vil si rammekontrakter) skal kunngjøres på ordinær måte.

Bruk av rammeavtaler kan også ha negative sider for utviklingen av enkelte leverandører, da rammeavtaler kan hemme konkurransen og markedstilgangen. Spesielt kan dette være tilfelle hvis den offentlige etaten er en dominerende kunde innenfor et mindre marked, og inngåelse av langvarige rammeavtaler hindrer andre leverandører i å konkurrere om kontrakter for en lengre periode. Leverandører som «mister» denne adgangen, kan miste en motivasjonsfaktor for utvikling. Det kan derfor være grunn til også å vurdere rammeavtalens betydning for det konkrete marked når det offentlige vurderer å inngå rammeavtale. Omfattende rammeavtaler kan f eks avskjære små og mellomstore bedrifter fra å delta i leveransene.

Legge forholdene til rette for små og mellomstore bedrifter
(Jf kapittel 4, linkdoc024005-9901684.1d#docAlternative anbud & linkdoc024005-9901684.1h#docLeverandørenes kvalifikasjoner)

Problemstilling:

Det offentlige anskaffelsesmarkedet er et viktig marked for mange små og mellomstore bedrifter. Anskaffelsesprosedyrene, herunder størrelsen på kontraktene kan ofte være et hinder for små og mellomstore bedrifter i å delta i konkurransen.

Hvorfor?

Ved å benytte en anskaffelsesprosedyre som også gir små og mellomstore bedrifter mulighet til å delta, vil etaten kunne oppnå større konkurranse og lavere priser på sine anskaffelser.

Hvordan:

For store prosjekter kan tilpasningen f eks gjøres ved at hovedkontrakten deles opp i delkontrakter. Alternativt kan det i kunngjøringen opplyses at det er anledning til å gi tilbud på deler av kontrakten. En tredje variant er å stimulere små og mellomstore bedrifter til å samarbeide om større kontrakter.

Vær oppmerksom på!

Utstrakt bruk av kontraktsdeling kan føre til svekket interesse blant større leverandører, og dermed redusere konkurransen om kontrakten. Økt bruk av kontraktsdeling kan også medføre at uhensiktsmessig mange små og mellomstore leverandører bruker store ressurser på å utarbeide tilbud til prosjekter de ikke har forutsetninger for å delta i. Kontraktsdeling kan også medføre økte administrative kostnader for etaten. Disse momentene må veies opp mot de besparelser etaten eventuelt oppnår som følge av økt konkurranse om kontrakten og potensielt bedre tilpassede produkter.

3.3 Leverandørutvikling gjennom samarbeid

Ved enkelte anskaffelser kan det være uklart hva som skal til for å dekke behovet. Det kan da være hensiktsmessig å inngå et tettere samarbeid med leverandøren enn det som ellers er vanlig i mer ordinære kontraktsforhold. Siden slike anskaffelsessituasjoner ofte er preget av relativt stor usikkerhet, kreves det ofte en viss fleksibilitet i kontraktsforholdet. Det er samtidig viktig å være oppmerksom på at de ledelses- og styringsmekanismer som nedfelles i kontraktsforholdet kan få store utslag for sluttresultatet.

Anvende offentlige forsknings- og utviklingskontrakter
( linkdoc024005-9901684.1e#docJf kapittel 4, Særlig om forsknings- og utviklingskontrakter)

Hva?

En offentlig forsknings- og utviklingskontrakt (OfU-kontrakt) er en avtale mellom en offentlig etat og en bedrift, hvor bedriften skal utvikle et produkt eller løsning som etaten har behov for, og som ikke finnes tilgjengelig i markedet på en tilfredsstillende måte. Utviklingskostnadene deles mellom Statens nærings- og distriktsutviklingsfond (SND), bedriften og etaten(e).

Problemstilling:

Offentlig sektor vil av og til oppleve at anskaffelsesbehov ikke kan tilfredsstilles i markedet fordi ønsket løsning/teknologi ikke eksisterer der. En måte å møte en slik utfordring på er å utvikle et nytt produkt/løsning i samarbeid med en bedrift som etaten har tillit til vil kunne gjennomføre et utviklingsprosjekt.

Hvorfor?

OfU-kontrakter medfører at etatens anskaffelsesbehov kan tilfredsstilles på en bedre måte fordi etaten får en skreddersydd løsning. Andre fordeler som ofte fremheves i forbindelse med OfU-kontrakter er betydelig kompetanseøkning i både etaten og hos leverandøren, en vesentlig økning i servicenivå og betydelige kostnadsbesparelser for etaten.

Hvordan:

Bruk av OfU-kontrakter forutsetter normalt at etaten har en langsiktig planleggingshorisont, slik at anskaffelsesbehovet identifiseres så tidlig at det er rom for utvikling av en ny løsning eller nytt produkt. For ytterligere informasjon om OfU-kontrakter kan SND – ved Senter for Utviklingskontrakter kontaktes (se linkdoc024005-990169#docReferanser og kontakter).

Vær oppmerksom på!

Når OfU-prosjektet er ferdig, skal selve anskaffelsen kunngjøres på vanlig måte. Den samarbeidende bedrift vil imidlertid ha et konkurransefortrinn som følge av OfU-kontrakten.

Samarbeide med andre offentlige etater om teknologiske løft

Problemstilling:

Det er alltid en viss risiko forbundet med utvikling av ny teknologi og nye løsninger. I forbindelse med relativt store og teknisk avanserte prosjekter vil ofte den enkelte etat vegre seg mot å gå inn i et forsknings- og utviklingssamarbeid med næringslivet, fordi teknisk og/eller økonomisk risiko er for høy.

Hvorfor?

En måte å løse en slik utfordring på kan være å samarbeide med andre etater. På denne måten vil flere dele risikoen, samtidig som bedriften som utvikler løsningen har flere potensielle kunder når prosjektet er avsluttet. Man unngår også at unødig mange etater setter i gang parallelle utviklingsprosjekter.

Hvordan:

Samarbeidet kan organiseres som et prosjekt med flere etater/kommuner i et samarbeid, der alle ønsker å nå et felles mål. Kommunenes innkjøpsforum (KSI) har oversikt over eksisterende samarbeidsfora i kommunal sektor, og de kan også være behjelpelige ved etablering av nye prosjekter. OfU-kontrakter kan gi rammevilkårene for et slikt samarbeid, samtidig som tilskuddet fra SND gir en reduksjon av den økonomiske risiko. Områder som egner seg for felles utviklingsprosjekter kan f eks være nye miljøkrav, utvikling av nye IT-løsninger, utstyr for pleie- og omsorgssektoren, osv.

Se for øvrig punktet ovenfor « linkintinnledning0013.3aAnvende offentlig forsknings- og utviklingskontrakter», og linkdoc024005-9901684.1e#dockapittel 4 «Særlig om forskning og utviklingskontrakter».

Medvirke til markedsfremstøt på eksportmarkedene

Problemstilling:

Liberaliseringen av det offentlige anskaffelsesmarkedet bidrar til at offentlige oppdragsgivere i større grad må forholde seg til utenlandske leverandører som de ofte har lite kunnskap om og som de derfor er usikre på om kan levere produkter av den nødvendige kvalitet. Det er da viktig at leverandøren kan vise til at bedriften har levert tilsvarende prosjekter tidligere. Spesielt i forbindelse med større entrepriser og teknisk avanserte prosjekter kan slike referanseprosjekter være avgjørende for tildeling av kontrakt.

Hvordan:

I forbindelse med besøk av tilsvarende oppdragsgiver fra annet land, kan den norske oppdragsgiveren også invitere en norsk bedrift til å demonstrere et avansert og aktuelt produkt; eller man kan delta på salgsmesser/-møter med leverandøren i utlandet. Dessuten kan man delta i utvikling av brosjyremateriell hvor prosjektet omtales.

linkdoc024005-990168#docTil kapittel 4

Lagt inn 7. desember 1998 av Statens forvaltningstjeneste, ODIN-redaksjonen