Oppfølging etter tilsyn

Forsvarets materielltilsyn (FMT) fører tilsyn med at materiellsikkerheten ivaretas i forsvarssektoren innen militær skipsfart, militær luftfart, militære kjøretøy, våpen, ammunisjon og eksplosiver. FMT fastsetter selv sitt årsprogram og utgir tilsynsrapporter etter gjennomførte tilsyn. Der FMT avdekker avvik, gis pålegg om korrigerende tiltak med frister. FMT kan om nødvendig sperre materiell for bruk.

FMT gjennomfører tilsyn og følger opp eventuelle avvik til disse er lukket etter fastsatte prosesser. Prosessene følger ISO 19011:2018 Retningslinjer for revisjon av ledelsessystemer. FMT følger i hovedsak det fastsatte årsprogrammet, men har også mulighet til å gjennomføre uanmeldte tilsyn.

Normal gjennomføring av tilsyn:

• FMT tar kontakt med tilsynsobjektet god tid i forkant for å få oppnevnt en kontaktperson. Kontaktpersonen sender dokumentasjon FMT har behov for i forkant av tilsynet og legger til rette for den praktiske gjennomføringen av tilsynet med å avtale tidspunkter, møterom etc. Senest tre uker før tilsynet sender FMT et formelt tilsynsvarsel som gir en detaljert beskrivelse av hvordan tilsynet skal gjennomføres.
• Tilsynet starter med et åpningsmøte der alle som blir involvert deltar. Hensikten med åpningsmøtet er å forklare hva som skal skje gjennom tilsynet og avklare eventuelle hindringer.
• Etter åpningsmøtet gjennomføres planlagte intervjuer og stikkprøver for å underbygge eller supplere tilsendt dokumentasjon.
• Tilsynet avsluttes med et avslutningsmøte der vi går gjennom og avklarere de funn som er gjort og beskriver hvordan videre saksgang vil være.
• Ca en uke etter avslutningsmøtet oversender vi tilsynsrapporten. Der beskrives våre funn i form av avvik, observasjoner, og positive funn og det gis frister for å lukke avvikene.

Noen tilsyn vil omhandle spesielle tema eller prosesser som medfører at tilsynet besøker flere organisasjoner. I de tilfellene er det utfordrende å få gjennomført et avslutningsmøte som omfatter helheten i tilsynet, og tilsynsrapporten vil i de tilfellene sendes på høring hos de berørte.

Uanmeldte tilsyn vil ikke forhåndsvarsles, men resten av prosessen vil foregå som normalt.

Noen tilsyn kan være av enklere karakter, og de kan da gjennomføres som en verifikasjon av enkeltforhold eller som et tilsynsmøte. Tidsforbruket hos tilsynsobjektet blir da kortere, men resten av prosessen er som beskrevet over.