Møte om:	KOSTRA regnskapsgruppe
Saksnr.:
Tilstede:	Bent Devik, KRD Arild Kormeseth, KRD Frode Borgås, SSB (første del av møtet) Anne Britt Thorud, SSB Coretta Saugstad, SSB Børre Stolp, KS Turid Ramdahl, Råde kommune Rolf Arnesen, Møre og Romsdal fylke Unni Lystad, Hedmark fylkeskommune Steinar Risinggård, Setesdal revisjonsdistrikt IKS
Dato:	03.06.2008
Møteleder:	Bent Devik
Referent:	Bent Devik

 

Sak 01/08 Spørsmålet om art 290/790 bør fjernes  

I 2004 ble det ved evaluering av artskontoplanen foreslått i en rapport fra Wilberg&Akerhaugen å avvikle art 290/790. Link til rapporten her. Spørsmålet ble behandlet i regnskapsgruppa i sak 01/06. Av referatet fremkommer det at regnskapsgruppa anbefalte at det jobbes mot å avvikle art 290/790. Link til referatet her.

Spørsmålet om avvikling av art 290/790 ble drøftet videre på dette møtet. Devik innledet med å vise til at korrekt bruk av art 290/790 i KOSTRA-rapporteringen i prinsippet ikke skal være en feilkilde for nøkkeltallene i KOSTRA. Dette gjelder nøkkeltallene for prioritering (netto driftsutgifter) og produktivitet (brutto og korrigerte brutto driftsutgifter) per tjenesteområde/funksjon, og finansielle nøkkeltall/resultattall. En vesentlig svakhet ved bruk av art 290/790 er imidlertid at regnskapet ikke gir et fullstendig bilde av hvilke ressurstyper som er anvendt. Dette kan også gi feil i nøkkeltall. Eksempelvis vil (uriktig) bruk av art 290/790 ved ompostering av lønnsutgifter mellom funksjoner medføre at nøkkeltall som viser lønnsutgifter per bruker eller årsverk ikke blir korrekte. Rapporteringsveilederen anbefaler derfor at en ikke benytter art 290/790, men at en benytter korrekt ekstern utgiftsart og inntektsart 690.

Devik viste videre til omfanget av bruk av art 290/790. Til møtet hadde SSB tatt ut tall for hhv kommuner og fylkeskommuner som viser hvilke funksjoner hvor art 290/790 blir benyttet mest. Totalt sett synes bruk av art 290 å være begrenset ifht de samlede driftsutgiftene i sektoren, men det antas at bruken varierer fra (fylkes)kommune til (fylkes)kommune, og at enkelte (fylkes)kommuner har en ”tvilsom” praksis. Oversikten viser at art 290/790 typisk blir benyttet mye under funksjonene for pleie og omsorg (f253 og f 254) – Oslo kommune utgjør en stor andel av dette, og under funksjon 190. Det ble stilt spørsmål ved at art 290/790 blir benyttet i kombinasjon med funksjoner som f190 og f880. Artene blir benyttet i liten grad på fylkeskommunale funksjoner (f4xx-7xx).

Representantene fra (fylkes)kommunene viste til at art 290/790 ble brukt i liten eller ingen grad i egen (fylkes)kommune. Disse representantene og representanten fra NKRF viste imidlertid til at art 290/790 ofte ble brukt på feilaktig måte i kommuner og fylkeskommuner ellers, eksempelvis til å flytte bevilgninger i budsjettene, noe som gir et feilaktig regnskap siden dette ikke representer egentlige inntekter og utgifter. Det ble pekt på at bruk av art 290 i seg selv er uheldig, siden denne arten ikke viser faktisk ressurstype som er benyttet. Dette svekker regnskapets verdi som informasjonskilde. Dette tilsier prinsipielt at art 290/790 bør fjernes, og at en krever at en benytter den løsningen som rapporteringsveilederen anbefaler. Alternativt bør en foreta presiseringer i rapporteringsveilederen om korrekt bruk av art 290/790.

Representanten fra KS viste til at det i visse tilfeller kunne være hensiktsmessig å benytte art 290/790 når det er avklart (beregnet) på budsjettstadiet hvor mye en enhet skal belastes eller godskrives ifbm intern fordeling/kjøp/salg, jf. regnskapsforskriften av 1993. Det ble reist spørsmål ved om det likevel er nødvendig å bruke løsningen art 290/790 for å håndtere dette, siden dette også kan løses ved å bruke en ekstern utgiftsart og art 690.

Representantene fra (fylkes)kommunene mente at det finnes tekniske løsninger som legger til rette for andre løsninger enn bruk av art 290/790.

En har ikke informasjon om at art 290/790 faktisk benyttes i stor utstrekning til å ompostere fordelingen av lønnsutgifter ved rapporteringen til KOSTRA. Det ble imidlertid vist til prinsippet om at lønnsutgifter i hovedsak skal fordeles på aktuelle funksjoner, og at det er praktisk mulig å foreta fordelingen av lønnsutgifter i lønnssystemet. Dette er for eksempel tilfelle innenfor videregående utdanning, der lønnsutgifter skal fordeles på flere funksjoner.

Representantene fra (fylkes)kommunene og NKRF mener at art 290/790 bør avvikles. I diskusjonen fremholdt ingen representanter sterke innvendinger mot å avvikle art 290/790. Representanten fra KS pekte på at en bør undersøke nærmere med kommuner hvilke praktiske konsekvenser det vil ha om en avvikler art 290/790 fullstendig, slik at en er trygg på at konsekvensene er håndterbare. Representantene fra SSB viste til at SSB ikke ser det som nødvendig å opprettholde art 290/790.

Sak 02/08 Problemstillinger knyttet til art 490

I forbindelse med KOSTRA-rapportering er det flere kommuner/fylkeskommuner som rapporterer utgifter på art 490.

Dette er ikke korrekt artsbruk, da det er forutsatt at denne arten kun skal benyttes i forbindelse med budsjettering og ikke ved regnskapsføring. I notat til regnskapsgruppa pekte SSB også på at nøkkeltall er definert forskjellig (med tanke på om art 490 er inkludert i regnskapsbegrepene) i henholdsvis faktaark A om finansielle nøkkeltall, og i de økonomiske oversiktene. Når det rapporteres utgifter på art 490 oppstår det dermed mindre avvik i nøkkeltall.

Representantene fra kommunesektoren og NKRF mente at det er hensiktsmessig med en art for reserverte bevilgninger, eksempel for å avsette midler til lønnsøking i året som ikke er fordelt på virksomhetenes rammer. Det ble vist til at det ikke kan være lovlig å regnskapsføre utgifter på art 490, men at arten kun kan benyttes til å reserve midler i budsjettet. Det ble derfor pekt på at rapporteringsveilederen bør presiseres slik at dette kommer tydeligere fram.

Videre mente disse representantene at SSB bør opprette kontroller som sikrer at det ikke regnskapsføres/rapporteres (nærmere bestemt at det rapporteres et beløp lik 0) på art 490.

Omfanget av bruk av art 490 er begrenset, og beløpene vil som regel ikke påvirke nøkkeltall i vesentlig grad. Representantene fra kommunesektoren mente derfor at det ikke er nødvendig å prioritere oppretting av tall (eksempelvis ved flytte utgifter ført på art 490 til art 120) i tidsserien 2001-2007. En legger til grunn at problemstillingen vil løse seg for de neste års rapportering dersom SSB kontrollerer at det rapporteres et beløp lik 0 på art 490.

Sak 03/08 Oppdatering av kontoplanveilederen for 2009

Regnskapsgruppa ble forelagt utkast til kontoplanveiledning der arts- og funksjonsbeskrivelsene er supplert med svar som KRD har gitt på spørsmål om bruk av arter og funksjoner og som ikke allerede er tatt inn i veilederen. KRD har via SSB også oppfordret arbeidsgruppene i KOSTRA til å gå igjennom tilsvarende utkast, og komme med kommentarer til dette i forbindelse med at arbeidsgruppene gir sine rapporter til Samordningsrådet.

Utkastet til endringer i artsveiledningen ble gjennomgått. I hovedsak er artsveiledningen supplert med konkrete eksempler på bruk av arter. KRD noterte innspill, og innarbeider justeringer/presiseringer. Saken blir tatt opp igjen sammen med en gjennomgang av funksjonsbeskrivelsene på møtet i august. Da behandles også eventuelle forslag til endringer i funksjoner eller arter fra de ulike KOSTRA-arbeidsgruppene.

Sak 04/08 Kontroller ved regnskapsrapporteringen i KOSTRA

Regnskapsgruppa ble forelagt et notat fra SSB hvor det redegjøres for kontroller som foretas av bevilgningsregnskapet og balanseregnskapet ved rapportering. Regnskapsgruppa ble bedt om innspill til hvilke kontroller som kan foretas, og eventuelle forslag til endringer i dagens kontroller.

Saken ble kort drøftet. Representantene fra kommunesektoren mente at dagens kontroller i hovedsak er dekkende. KRD og SSB oppfordrer representantene til å tenke nærmere på dette, og komme med innspill til SSB. Ved behov settes det av tid til drøftinger på neste møte.

Sak 05/08 Sammenhengen mellom brutto driftsutgifter (BDU), brutto driftsinntekter (BDI) og netto driftsutgifter (NDU)

En kommune har henvendt seg til SSB og KRD med oppfordring om å endre definisjonen av BDU, BDI og NDU på nivå 3 (grunnlagstallene) i KOSTRA, slik at differansen mellom BDU og BDI er lik NDU.

I notat som ble forelagt regnskapsgruppa redegjør SSB for dagens definisjoner av regnskapsbegrepene, og bakgrunnen for at disse er definert som de er i nøkkeltallene som publiseres på nivå 1 og 2.  Definisjonen av regnskapsbegrepene i grunnlagsdata på nivå 3 tilsvarer i dag definisjonene som er lagt til grunn for nøkkeltall på nivå 1 og 2.

Dersom en skal endre definisjonene på nivå 3, mister man dagens sammenheng mellom nøkkeltallene på nivå 1 og 2, og grunnlagsdata på nivå 3. En konsekvens vil være at det vil bli flere forskjellige regnskapsbegreper å forholde seg til, og det vil være en fare for at en vil oppleve KOSTRA som mer kompleks.

SSB viser til at det på nivå tre er publisert de enkelte arter som skal til for at differansen mellom BDU og BDI er lik NDU, og viser til at det kan synes som et bedre alternativ å gi bedre veiledning til de publiserte tallene, og sammenhengene mellom dem.

Saken ble kort drøftet. Ingen av representantene fremholdt at en burde endre definisjonen av BDU, BDI og NDU på nivå 3 i KOSTRA. Representantene sluttet seg til SSBs forslag om å forbedre veiledningen til regnskapsbegrepene og sammenhengen mellom dem.

Sak 06/08 Eventuelt

Ingen saker.