Referat fra møte i KOSTRA-regnskapsgruppe 26.11.02

Sak 16/02 Nye regler for regnskapsmessig håndtering av pensjoner – føring i KOSTRA

KRD anbefalte i notat til møtet at pensjonspremien fordeles på funksjonene tilsvarende dagens løsning, og at behandling av premieavvik og arbeidsgiveravgift av premieavvik knyttes til funksjon 180 (480). Av denne grunn ble det samtidig foreslått å fjerne funksjon 180 (480) fra beregning av nøkkeltall under ”Administrasjon, styring og fellesutgifter”. Vedr. art anbefalte KRD i notatet at premieavviket knyttes til art 090/770 avhengig av inntektsføring/utgiftsføring av premieavviket. KRD anbefalte også nye obligatoriske kapitler og poster for rapportering fra 2003.

Det ble anført at bruk av funksjon 180 (480) fordrer ”stripping” av andre utgifter og overføring av disse til andre funksjoner slik at funksjon 180 (480) holdes ”ren”. Bruk av 180 (480) til føring av premieavvik istf. fordeling på funksjon er et spørsmål om hensiktsmessighet siden fordeling av premieavviket ikke kan gjøres gjennom lønnssystemet. Fordeling vil således skape betydelig merarbeid, og sannsynligvis også innebære en omtrentlig fordeling med manglende presisjon. Spørsmålet om hensiktsmessighet tillegges derfor større vekt selv om intensjonen med endringene i regnskapsforskriften er å gi et riktigere bilde av pensjonskostnadene, noe som burde innebære fordeling.

Størrelsen på funksjon 180 (480)er liten i forhold til funksjon 120 (420/450). Funksjon 180 (480) bør i utgangspunktet ikke utelates fra nøkkeltallene under administrasjon og fellesutgifter siden man da i større grad vil kunne oppleve manipulering av nøkkeltallene ved økt bruk av funksjon 180 (480). For 2002 må vi likevel ta høyde for;

1. Funksjon 180 må tas ut av øvrige nøkkeltall for administrasjon

2. SSB vurderer å lage resultatbegreper med og uten funksjon 180

3. SSB vurderer nøkkeltall for gjeldsforpliktelser med og uten pensjonsforpliktelsene i den grad det er mulig. (Føring i balansen foretas på eksisterende kapitler i år)

Bruk av art 090 anses som greit så lenge en tar hensyn til avstemmingsproblematikk, Hensynet til avstemmingsproblematikken vil medføre noe ekstraarbeid. Vedr. art 770 så inneholder denne andre inntekter enn premieavviket på funksjon 180 (480), noe som gjør det vanskelig å identifisere premieavviket. Inntektsføring av premieavvik på art 090 anses som brudd med bruttoprinsippet, og anbefales ikke. Et eventuelt behov for å identifisere premieavviket for 2002 kan løses ved at SSB ber kommunene om en særskilt rapportering av premieavviket for i år. For årene 2003 og fremover foreslås ny funksjon (170/470) og egne kapitler i balansen slik at en får frem størrelsen på fremtidig premieavvik, pensjonsforpliktelse og pensjonsmidler.

Vedr. balanseføringen for 2002-rapporteringen ble det enighet om å legge KRDs forslag til grunn: Pensjonsforpliktelser føres under langsiktig gjeld, kap. 2.45/sektor 41. Pensjonsmidler føres under aksjer og andeler, kap. 2.21/sektor 41. Arbeidsgiveravgift av netto forpliktelse (langsiktig gjeld)/evt overdekning (aksjer og andeler) føres tilsvarende under sektor 14. Motpost for forpliktelsen og midlene er kapitalkonto kap. 2.5990. Premieavvik føres under kortsiktig fordring (evt kortsiktig gjeld) kap.2.13 (evt.kap.2.3)/sektor 41. Arbeidsgiveravgift av premieavvik føres tilsvarende under sektor 14.

Gruppa slutter seg til hovedpunktene i KRDs forslag til løsning, og innser at en for 2002 får brudd i tidsserien ved sammenligning av nøkkeltall for arbeidskapital og langsiktig gjeld. Vedrørende nøkkeltall for adm. og fellesutgifter bør 180 (480) ikke utelates, men SSB må vurdere dette nærmere. Det ble anført at kommunene bør gjøres oppmerksomme på avstemmingsproblematikk, og at det vil være en utfordring å skape forståelse for reglenes virkning på balansen, eksempelvis egenkapitalen. Videre anser gruppa den angitte løsningen til å tilfredsstille sammenlignbarhetskravene på tjenestenivå i statistikken, men at konsekvensene ved de nye regnskapsreglene må kommuniseres. SSB anførte at valgfrihet ifht amortisering av premieavvik bør følges opp med klare rapporteringsrutiner.

Sak 17 Evaluering av KOSTRA (orientering av Trond Christensen)

Evalueringsrapporten fra Cap Gemini Ernst & Young ble godkjent den 13.11.02. Rapporten konkluderer med at måloppnåelsen i prosjektet har vært god, men at det finnes et forbedringspotensiale. KRD ønsker innspill til forbedringer, og rapporten vil bli sendt på høring i kommunesektoren.

Når det gjelder påliteligheten av KOSTRA-data mente flere av regnskapsgruppens medlemmer at revisors kompetanse bør utnyttes i større gard enn i dag. Risinggård presiserte at kommunerevisor foreløpig i liten grad mottar bestillinger fra kommunen på dette området. Kommunerevisorforeningen vil ta opp revisors rolle i høringssvar til evalueringsrapporten.

Ellers pekte regnskapsgruppa på at utfordringene rundt håndtering av fristilte virksomheter i KOSTRA må få fokus.

Sak 18 Kvartalsrapportering (orientering av Trond Christensen)

Norge er gjennom EØS-avtalen forpliktet til å følge EU-direktiv om offentlig regnskap som er vedtatt av EU-parlamentet. Dette innebærer at både kommuner og statlige enheter må rapportere regnskap og avstemt balanse hvert kvartal senest fra regnskapsåret 2004. KRD vil i samarbeid med SSB utarbeid forslag til regelverk vedrørende kvartalsrapporteringen. Kommunene må påregne noe merarbeid i forhold til dagens frivillige kvartalsrapportering av regnskapsdata. Forslaget til regelverk sendes på høring i mars/april.

Flere av medlemmene i regnskapsgruppa pekte på at kravet om kvartalsrapportering vil medføre fortløpende ajourhold og dermed medføre bedre økonomistyring internt i kommunene. Det ble imidlertid presisert at regelverket i størst mulig grad må tilpasses den virkelighet kommunene lever i. Medlemmene pekte spesielt på at rapportering av årsregnskap må samordnes med innrapportering av regnskap for 4.kvartal. Kommunene vil trenge noe tid på å innføre slik kvartalsrapportering. Det er derfor viktig at kommunen får den nødvendige informasjonen om reglene i god tid.

Regnskapsgruppa ønsker å ta opp fristen (15.2) for rapportering av årsregnskapet til en særskilt behandling i gruppen. Det må klargjøres hva kravet i regnskapsforskriftens § 10 om at regnskapet skal være avlagt innen 15.02 innebærer. Det bør avklares om det med “avlagt” menes at regnskapet skal være ferdig trykket. I dette tilfellet vil fristen i praksis bli en uke tidligere, og dette er for mange kommuner avgjørende. Saken taes opp til behandling på neste møte i regnskapsgruppa

Sak 19/02 Håndtering av administrasjon og fellesutgifter – rapport fra Fürst og Høverstad

Konsulentene Fürst og Høverstad har på bestilling fra KRD utarbeidet en rapport om problemstillinger rundt definisjon av administrasjons- og fellesutgifter i KOSTRA, spesielt knyttet til situasjoner der kommunene organiserer sin virksomhet i resultatenheter eller bestiller-/utførerenheter.

Rapporten foreslår

• at en holder fast på det gjeldende skillet mellom direkte utgifter som belastes ”tjenesteytende” funksjoner og adm-/fellesutgifter.
• at en holder fast på prinsippet om at administrasjonsbegrepet knyttes til ”ledere som leder andre ledere”.
• at en starter et utviklingsarbeid i enkelte kommuner med sikte på å forbedre definisjonen av ledelses, administrasjon og stløtteoppgaver.
• en presisering av definisjonen for funksjon 120 (420/450).

Enkelte medlemmer anførte to svakheter ved rapporten; funksjon 180 (480) er lite behandlet i forhold til en mistanke om at funksjonen benyttes i større grad enn forutsatt, og tilpasning til problemstillinger i fylkeskommunen er ikke behandlet.

Gruppa anser forslaget til ny definisjon som en liten men nyttig presisering som ikke vil gi store omrokeringer. Forslaget kan gi nye avgrensningsproblemer. Det ble presisert at 20%-prinsippet ved fordeling av lønn gjelder og med fordel kan gjentas i veiledningen. For øvrig ble det vist til NIBR-databasen som inneholder informasjon om intern organisering i kommunen. Informasjon om dette i tilknytning til nøkkeltall om administrasjon kan være nyttig for brukerne - det tenkes her særlig på etatsstruktur kontra flat struktur

Gruppa slutter seg til hovedforslagene i rapporten.

Sak 20/02 Bruk av funksjon 190/490

SSBs utgangspunkt er at funksjonen 190 ( 490) fra starten av KOSTRA var ment å være en dummyfunksjon/hjelpefunksjon uten selvstendig betydning. Erfaringen viser at 190 ofte har positiv saldo, noe som ikke skal forekomme. Prinsippet er at 190 skal ”tømmes” etter hvert som enhetene etterspør og kjøper tjenestene som er ført på 190, og at 190 skal være i null ved årets slutt/rapportering. Prinsippet medfører i utgangspunktet at funksjonen egentlig kan fjernes. Kommunerepresentantene mente likevel at funksjonen ikke kan fjernes siden kommunene trenger denne for føring av tjenester fra interne resultatenheter som leverer tjenester til mange tjenestesteder i kommunen. KRD bes om å utdype veiledningen til funksjonene relatert til eksempel 3 i veiledningens kapittel 8 slik at framstillingen blir logisk. SSB bes om å legge inn krav om at funksjonen skal gå i 0 i mottaket. Regnskap som ikke oppfyller kravet avvises.

Funksjon 190 inneholder også lønnsutgifter, eksempelvis lønn på art 070 som vil falle bort viss funksjonen fjernes. Dette innebærer at funksjon 190 må opprettholdes. .

Sak 21/02 Bruttoføring av investeringer i balansen – konsekvenser for avskrivninger i KOSTRA

Gruppa slutter seg til prinsippet om bruttoføringer av investeringer i balansen, og viser til arbeidet i GKRS.

Sak 22/02 Eventuelt

KRD orienterer om at planarbeid etter plan- og bygningsloven skal føres på funksjon 300. Gruppa tar dette til etterretning.

KRD orienterer om ønsket fra arbeidsgruppe grunnskole om å splitte funksjon 213. Gruppa anbefaler KRD til å si nei til forslaget. Anbefalingen begrunnes med at dette er et spørsmål om finmasking, og at det ikke vil være ønskelig med for stor detaljeringsgrad i KOSTRA, og at pålitelighetskrav og sammenlignbarhetskrav også må vektlegges.

KRD orienterer om at ikrafttredelse av rapporteringsforskriften etter lov om interkommunale selskaper § 42 utsettes til 1.1.2004.

Dato for neste møte settes til uke 13, onsdag 26.3.03.