Veiledning om bestemmelser i forvaltningsloven og forvaltningslovforskriften

Forvaltningslovforskriften § 39 – forsinkelse som skyldes særegne forhold

For enkelte sakstyper inneholder lovgivningen særskilte frister for forvaltningens behandling av saker som gjelder enkeltvedtak, og i mange tilfeller også bestemmelser om hvilke konsekvenser det får dersom fristene oversittes. Plan- og bygningsloven § 21-7 første ledd tredje punktum fastslår for eksempel at i nærmere bestemte saker om søknadspliktige tiltak må byggesaksgebyret tilbakebetales dersom søknaden ikke er behandlet innen den fastsatte fristen. For andre saker inneholder bestemmelsen regler om at tillatelse anses som gitt dersom kommunen ikke har avgjort søknaden innen fristens utløp.

Forvaltningslovforskriften kapittel 9 (§§ 35 til 42) har alminnelige bestemmelser om beregning av saksbehandlingsfrister i forvaltningen. Forvaltningslovforskriften § 39 bestemmer at dersom saksbehandlingen blir forsinket på grunn av særegne forhold som forvaltningsorganet ikke kan klandres for, så løper ikke saksbehandlingsfristene som ellers gjelder så lenge forsinkelsen varer. Forvaltningslovforskriften § 39 lyder som følger:

     «§ 39 Forsinkelse som skyldes særegne forhold

     Dersom saksbehandlingen blir forsinket på grunn av særegne forhold som forvaltningsorganet ikke kan klandres for, løper ikke fristen så lenge forsinkelsen varer. Dette gjelder bl.a. forsinkelse som skyldes

1. at en offentlig eller privat instans ikke har gitt opplysninger innen en rimelig frist fastsatt av organet, og fristoverskridelsen er vesentlig
2. at sakens særegne karakter gjør det nødvendig å innhente tilleggsopplysninger
3. at det på et sent stadium i saksbehandlingen oppstår et uventet behov for å innhente opplysninger
4. at en betydelig og uventet økning i saksmengden inntrer brått
5. at vesentlige endringer i bemanningen gjør det uforholdsmessig vanskelig å oppfylle fristen.

     Dersom det særegne forholdet bare forsinker saken for enkelte av partene i saken, løper fristen for de øvrige partene.

     Dersom det oppstår forsinkelse som nevnt i første ledd, skal partene varsles i den grad dette følger av reglene om foreløpig svar i forvaltningsloven § 11a.»

Forvaltningslovforskriften § 39 viderefører tidligere forskrift 8. september 2000 nr. 899 om beregning av saksbehandlingsfrister. I rundskriv G-2000-79 til denne forskriften er det uttalt at bestemmelsen er ment som en sikkerhetsventil der forsinkelsen skyldes særegne forhold, og at kriteriet er satt strengt for å unngå å utvanne den alminnelige saksbehandlingsfristen.

Særlig bestemmelsene i § 39 første ledd bokstav d og e vil kunne være aktuelle i forbindelse med håndteringen av Covid-19. Etter første ledd bokstav d vil forsinkelse med saksbehandlingen som skyldes at det brått inntrer en betydelig og uventet økning i saksmengden, ikke tas med ved beregning av saksbehandlingsfrister. I rundskriv G-2000-79 er det vist til at bestemmelsen typisk vil komme til anvendelse ved en konkret hendelse som har rammet mange privatpersoner. Det understrekes at det er et vilkår at økningen inntrer brått. Dette innebærer at for forvaltningsorganer som opplever en stor økning i bestemte typer søknader e.l. som følge av virusutbruddet, vil den forsinkelsen som økningen medfører, innebære tilsvarende forlengelse av saksbehandlingsfristen.

Etter første ledd bokstav e vil saksbehandlingsfrister ikke løpe dersom vesentlige endringer i bemanningen gjør det uforholdsmessig vanskelig å oppfylle fristen. Om bokstav e er i rundskrivet uttalt at «[d]et kreves ikke at det umulig å overholde fristen; det må foretas en interesseavveining. Men det må dreie seg om vesentlige forhold for organet. Forsinkelse som skyldes alminnelig ferieavvikling, er i utgangspunktet ikke et særeget forhold som kan gi grunnlag for fristutsettelse. Det samme vil normalt gjelde oppsigelser fra enkeltpersoner, selv om det skulle dreie seg om nøkkelpersonell.» Departementet legger etter dette til grunn at en situasjon som den foreliggende, med omfattende sykefravær og redusert kapasitet på grunn av pålagt hjemmekontor og/eller omsorg for barn som følge av stengte skoler, vil være omfattet av bestemmelsen. Bestemmelsen vil gi grunnlag for fristutsettelse i de tilfeller der kapasiteten blir redusert i betydelig grad på grunn av ansatte må være hjemme på grunn av sykdom, karantene, omsorg for barn el. Bestemmelsen vil også være aktuell i tilfeller der forvaltningsorganer har behov for midlertidig å omdisponere ressurser i forbindelse med håndteringen av situasjonen med den konsekvens at saksbehandlingstiden øker for de sakstypene som må nedprioriteres.

Det følger av § 39 tredje ledd at partene må varsles om forsinkelsen i den utstrekning en slik varslingsplikt følger av forvaltningsloven § 11 a.

 

Forvaltningsloven § 11 a – saksbehandlingstid og foreløpig svar

Innledning

Forvaltningsloven § 11 a inneholder regler om saksbehandlingstid og foreløpig svar. Bestemmelsen er plassert lovens kapittel III, og den gjelder derfor for all virksomhet i forvaltningsorganet.

Det følger av første ledd at forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken «uten ugrunnet opphold». Bestemmelsen gir anvisning på en skjønnsmessig vurdering både av forsinkelsens lengde og årsaken til forsinkelsen. For enkelte sakstyper er det i særlovgivningen fastsatt tidsbestemte frister for forvaltningens saksbehandling.

Kravet til at saken skal avgjøres «uten ugrunnet opphold» innebærer at det må kunne gis en begrunnelse for hvorfor saksbehandlingen trekker ut. Som regel vil årsaken til forsinkelsen være stor arbeidsbelastning og begrenset kapasitet i forvaltningsorganet. Dette vil som utgangspunkt måtte aksepteres, så lenge forvaltningen har organisert arbeidet og prioriteringen på en forsvarlig måte. Forvaltningsloven § 11 a gir dermed i utgangspunktet den nødvendige fleksibilitet i en slik ekstraordinær situasjon som vi nå befinner oss i.

Etter forvaltningsloven § 11 a annet ledd skal forvaltningen, dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og så vidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. For saker som gjelder enkeltvedtak, er det i tredje ledd presisert at det skal gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av én måned.

Når må det gis foreløpig svar?

Plikten til å gi foreløpig svar inntrer dersom det må ventes at det vil ta «uforholdsmessig lang tid» før henvendelsen kan besvares. For saker som gjelder enkeltvedtak, er det presisert at det skal gis foreløpig svar dersom saken ikke kan avgjøres i løpet av én måned etter at henvendelsen ble mottatt. Hva som utgjør «uforholdsmessig lang tid» i andre typer saker, må avgjøres konkret, og vil blant annet bero på sakens art og kompleksitet, og hvilke forventinger partene med rimelighet vil kunne ha. Justis- og beredskapsdepartementet har tidligere lagt til grunn at foreløpig svar alltid bør gis dersom en forholdsvis kurant henvendelse ikke kan besvares innen fjorten dager.

Unntaket i annet ledd tredje punktum om at foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som «åpenbart unødvendig», bør anvendes med forsiktighet. I forarbeidene er det uttalt at bestemmelsen er ment som en «forholdsvis snever unntaksadgang». Foreløpig svar vil kunne unnlates i de tilfellene der parten er kjent med grunnen til den lange saksbehandlingstiden, og når svar vil kunne ventes. Foreløpig svar vil også kunne unnlates i tilfeller der saksbehandlingstidens lengde er alminnelig kjent, jf. Ot.prp. nr. 75 (1993–94) s. 60. Det kan derimot ikke legges til grunn at foreløpig svar på generelt grunnlag kan utelates med henvisning til at det i den foreliggende situasjonen er alminnelig kjent at forvaltningen er under et særlig press, og at forsinkelser vil måtte påregnes. Det vil i utgangspunktet måtte gis et foreløpig svar med et anslag over forventet saksbehandlingstid.

Hva skal det foreløpige svaret inneholde?

Ifølge § 11 a annet ledd annet punktum skal det i det foreløpige svaret gjøres rede for grunnene til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og så vidt mulig angis når svar kan ventes. Når en situasjon er oppstått brått, og det er uavklart hvordan den vil utvikle seg og hvor lenge den vil vare, vil det i tidlige faser kunne være vanskelig å angi forventet saksbehandlingstid. Etter lovens ordlyd foreligger det ingen plikt til å angi et bestemt tidspunkt, jf. «så vidt mulig», og i den grad saksbehandlingstiden er usikker, bør forvaltningsorganet ta de nødvendige forbehold. Det er imidlertid uttalt i Ot.prp. nr. 75 (1993–94) s. 60 at det bare vil være helt unntaksvis at en tidsangivelse helt kan utelates. Også i den foreliggende situasjonen bør det som hovedregel gis en tidsangivelse. Dersom det senere viser seg at saksbehandlingen vil ta lengre tid enn det angitte, må forvaltningen orientere om dette ved en forsinkelsesmelding.

Hvordan må det foreløpige svaret gis?

Loven stiller ikke krav til hvordan det foreløpige svaret skal gis. For henvendelser som mottas elektronisk, følger det av eForvaltningsforskriften § 6 at forvaltningsorganet skal bekrefte at henvendelsen er mottatt. I mange tilfeller vil det kunne være praktisk at informasjon om forventet saksbehandlingstid for ulike sakstyper tas inn i den automatiske bekreftelsen. Alternativt vil det kunne utarbeides standardsvar som sendes ut ved registrering av henvendelsene.

Departementet legger til grunn at det må sendes et foreløpig svar til avsenderen av henvendelsen, og at det ikke er tilstrekkelig at informasjon om forventet saksbehandlingstid er tilgjengelig på forvaltningsorganets nettsider. I det foreløpige svaret vil det derimot være anledning til å henvise til organets hjemmeside for oppdateringer av gjennomsnittlig eller forventet saksbehandlingstid for de enkelte søknadene eller sakstypene. Dersom det viser seg at saksbehandlingstiden vil bli betydelig lengre enn det som var angitt i forhåndsvarselet, vil god forvaltningsskikk etter omstendighetene kunne tilsi at det må sendes en forsinkelsesmelding direkte til partene.