Frister

• Ny veiledningstekst om frister er inntatt i den samlede veilederen som finnes her. 

1 Generelt om frister

En viktig del ved planleggingen og gjennomføringen av en anskaffelse er fastsettelsen av frister. Ved fastsettelsen må oppdragsgiveren ta hensyn til at alle potensielle leverandører skal få tilstrekkelig tid til å sette seg inn i anskaffelsesdokumentene for å kunne vurdere om de ønsker å delta i konkurransen. Samtidig har oppdragsgiveren ofte behov for å gjennomføre konkurransen på en rask og effektiv måte.   

Alle frister i anskaffelsesregelverket skal beregnes i samsvar med forskrift om tidsfrister i EØS-avtalen, jf. anskaffelsesforskriften § 7-6.[1] Denne bestemmelsen er plassert i forskriftens del I og gjelder dermed for alle anskaffelser som er omfattet av anskaffelsesforskriften.[2] Hovedregelen er at alle frister i anskaffelsesregelverket regnes i kalenderdager, med noen få unntak som spesifiserer at fristene skal regnes i virkedager. Med virkedager menes alle dager som ikke er helligdager eller fridager, lørdager eller søndager. Se nærmere om den praktiske fremgangsmåten ved beregningen av frister i punkt 4.

For anskaffelser etter del III i anskaffelsesforskriften spesifiseres det en rekke minimumsfrister, som kan forkortes eller forlenges etter de konkrete forholdene. Fastsettelsen av fristene vil variere etter hvilken anskaffelsesprosedyre som benyttes. Se nærmere omtale av dette temaet i punkt 3.

Anskaffelsesforskriftens del II spesifiserer ikke noen konkrete minimumsfrister på grunn av mer fleksible prosedyrekrav. Oppdragsgiveren har dermed større fleksibilitet til å fastsette frister. I slike tilfeller skal oppdragsgiveren ta hensyn til kontraktens kompleksitet m.m. Se nærmere omtale i punkt 2.

Anskaffelsesforskriften del I (alminnelige bestemmelser), del IV (anskaffelser av helse- og sosialtjenester) og del V (plan- og designkonkurranser) inneholder heller ikke noen minimumsfrister på grunn av mer fleksible prosedyrekrav. Ved fastsettelsen av frister i slike anskaffelser skal oppdragsgiveren vektlegge de samme momentene som nevnes under punkt 2.          

Fristene oppdragsgiveren har satt er i utgangspunktet ufravikelige. Dersom et tilbud leveres etter utløpet av tilbudsfristen, skal leverandøren eller tilbudet avvises, jf. bestemmelsene om avvisning på grunn av formalfeil.[3] I visse tilfeller er oppdragsgiveren imidlertid forpliktet til å forlenge fristen før den utløper, jf. punkt 3.3.

Fristbestemmelsene må ses i lys av at det nye anskaffelsesregelverket innfører krav til bruk av elektronisk kommunikasjon i gjennomføringen av offentlige anskaffelser, inkludert ved levering og mottak av tilbud og forespørsler om å delta i konkurransen.[4] Dersom oppdragsgiveren ikke stiller krav om elektronisk innlevering av tilbud, eller dersom han ikke kan gi elektronisk tilgang til deler av konkurransegrunnlaget må han forlenge minimumsfristen.  

I veiledningsteksten vil det kun henvises til bestemmelsene i anskaffelsesforskriften, men omtalen gjelder også for fastsettelsen av frister etter forsyningsforskriften og konsesjonskontraktforskriften i den grad forskriftene er like.

2 Fastsettelse av frister etter del II

Det er ikke fastsatt noen minimumsfrister i del II av anskaffelsesforskriften for mottak av forespørsler om å delta i konkurransen eller mottak av tilbud. Hovedregelen om fastsettelse av frister er nedfelt i § 8-14 som sier at oppdragsgiveren skal ta hensyn til kontraktens kompleksitet og tiden det tar for leverandørene å utarbeide forespørsler og tilbud.

Hvor lang fristen bør være vil bero på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle. Det må blant annet ta hensyn til at de grunnleggende kravene overholdes. I henhold til forholdsmessighetsprinsippet bør fristen være lenger jo mer omfattende og kompleks anskaffelsen er.

Nedenfor følger noen momenter oppdragsgiveren bør ta hensyn til ved fastsettelse av frister:[5]

• Anskaffelsens art, størrelse og kompleksitet

Tilbudsfristen kan være kortere dersom det skal anskaffes "hyllevarer" enn ved mer komplekse anskaffelser, som for eksempel store bygg- og anleggsarbeider og kompliserte IKT-kontrakter, der leverandørene har behov for å gjøre grundigere undersøkelser for å kunne utarbeide et tilbud.[6]

• Hvor omfattende tilbud eller forespørsel som skal leveres

Det har betydning for fristens lengde hvor omfattende krav som stilles til utformingen av forespørselen om å delta i konkurransen eller tilbudet i konkurransegrunnlaget, og hvor omfattende dokumentasjon som kreves fremlagt.

• Særlige forhold som tilsier at det er behov for en rask gjennomføring av anskaffelsen

Det kan være adgang til å fastsette kortere frister dersom det foreligger særlige forhold utenfor oppdragsgiverens kontroll, som medfører behov for en rask gjennomføring av anskaffelsen.[7] Dersom årsaken til at det haster skyldes oppdragsgiverens dårlige planlegging, kan ikke dette begrunne at det settes en kort frist.

• Hvor mange virkedager fristen vil gi

Dersom fristen settes i en periode med mange helligdager/fridager, som jul, påske eller sommerferien, bør oppdragsgiveren sette en lenger frist enn om den løper i en periode hvor det ikke er noen helligdager.

3 Fastsettelse av frister etter del III

3.1 Minimumsfrister  

For anskaffelser etter del III av anskaffelsesforskriften er det fastsatt minimumsfrister som oppdragsgiveren må forholde seg til. Minimumsfristene varierer etter hvilken anskaffelsesprosedyre som er valgt. Minimumsfristene har blitt redusert i nytt regelverk for å sikre større fleksibilitet for oppdragsgiveren. Kortere frister gir oppdragsgiveren større fleksibilitet til å gjennomføre raskere anskaffelser der dette er mulig og hensiktsmessig.

Ved fastsettelsen av frister skal oppdragsgiveren ta hensyn til kontraktens kompleksitet og tiden det tar for leverandørene å utarbeide forespørsler og tilbud, jf. § 20-1 første ledd. Denne bestemmelsen er likelydende i forskriftens del II og III og gjelder generelt for alle anskaffelsesprosedyrene. Det vises til punkt 2 for hvilke momenter oppdragsgiveren bør vektlegge ved fastsettelsen av frister.

Oppdragsgiveren kan ikke fastsette kortere frister enn minimumsfristene som gjelder for den konkrete anskaffelsesprosedyren han skal bruke. Oppdragsgiveren står imidlertid fritt i alle tilfeller til å fastsette lengre frister enn minimumfristene.

3.2 Fra hvilket tidspunkt skal fristen beregnes?  

Minimumsfristene i kapittel 20 er knyttet opp mot den datoen kunngjøringen sendes TED-databasen. Ved fastsettelsen av frister må oppdragsgiveren derfor ta høyde for at det vil ta noen dager fra tidspunktet kunngjøringen sendes til Doffin, til den oversendes til TED-databasen, særlig om det er Doffin som skal utarbeide oversettelsen til engelsk. Gitt at oversettelsen gjøres i løpet av to arbeidsdager bør oppdragsgiveren beregne minst 5 virkedager ekstra fra det tidspunktet kunngjøringen sendes til Doffin og til den oversendes TED.[8]         

Se nærmere om den praktiske fremgangsmåten ved kunngjøringer over EØS-terskelverdiene i punkt 5 i departementets veiledning om kunngjøringer.

3.3 Når skal fristene forlenges?

3.3.1 Befaring eller gjennomgang av anskaffelsesdokumentene på stedet

Oppdragsgiveren skal sette en tilbudsfrist som er forholdsmessig lenger enn minimumsfristen dersom tilbudene bare kan utarbeides etter en befaring eller gjennomgang av anskaffelsesdokumentene på stedet.[9]

Dette innebærer at fristforlengelsen skal være forholdsmessig sett i forhold til tidspunktet for befaringen, eller gjennomgangen av dokumentene slik at leverandørene får tilstrekkelig antall dager til å sende inn sine tilbud etter befaringen eller gjennomgangen.

3.3.2 Endringer i anskaffelsesdokumentene og tilleggsopplysninger

Oppdragsgiveren skal sette en tilbudsfrist som er forholdsmessig lenger enn minimumsfristen dersom:[10]  

• Det foretas endringer i anskaffelsesdokumentene som medfører at leverandørene trenger mer tid til å utarbeide et tilbud, jf. § 14-2 første ledd, eller
• Det gis tilleggsopplysninger senere enn seks dager før tilbudsfristen, eller senere enn fire dager i hastetilfeller, jf. § 14-2 annet ledd.

Fristforlengelsen skal være forholdsmessig sett i forhold til omfanget av endringene eller tilleggsopplysningene. Fristen skal gi leverandørene tilstrekkelig tid til å sende inn sine tilbud.

Oppdragsgiveren er likevel ikke forpliktet til å forlenge fristen i de to nevnte tilfellene dersom opplysningene er ubetydelige for utarbeidelsen av tilbudet eller leverandøren ikke har bedt om tilleggsopplysninger i rimelig tid før utløpet av fristen.[11]

3.3.3 Elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget

Det er innført et krav om at oppdragsgiveren skal gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget. Kunngjøringen skal inneholde internettadressen der konkurransegrunnlaget er tilgjengelig.[12]

Dersom oppdragsgiveren ikke kan gi gratis, direkte og ubegrenset tilgang til deler av konkurransegrunnlaget av grunner som er angitt i § 22-4,[13] skal han i kunngjøringen eller i invitasjonen til å bekrefte interesse angi hvordan leverandørene kan få tilgang til disse dokumentene. Oppdragsgiveren skal i så tilfelle forlenge fristen med fem dager, med mindre det er tale om et hastetilfelle.[14]

I tillegg til de grunnene som er angitt i § 22-4, kan det oppstå tilfeller hvor oppdragsgiveren ikke kan gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til deler av konkurransegrunnlaget fordi det inneholder opplysninger av fortrolig karakter[15]. Dersom dette er tilfellet, skal oppdragsgiveren angi i kunngjøringen hvilke tiltak som er nødvendig for å sikre opplysningenes fortrolighet, og hvordan leverandørene kan få tilgang til dokumentene. Oppdragsgiveren skal i så tilfelle forlenge fristen med fem dager, med mindre det er tale om et hastetilfelle.[16]

3.3.4 En eller flere av leverandørene har fått en urimelig konkurransefordel

En annen situasjon som kan medføre forlengelse av frister er knyttet til oppdragsgiverens gjennomføring av dialog med leverandørene før konkurransen[17], jf. § 12-2. I slike tilfeller kan de leverandørene som har gitt råd, eller deltatt i dialog, fått en viss kunnskap til oppdragsgivers behov og ønsker. Dette kan innebære at leverandørene har fått en urimelig konkurransefordel, som oppdragsgiveren har en plikt til å utjevne. Egnet tiltak, for å utjevne konkurransefordelen, kan være å forlenge fristen og fastsette en frist for mottak av tilbud slik at alle leverandørene får tilstrekkelig tid til å sette seg inn i konkurransedokumentene.[18]          

KOFA sak 2007/77:    Saken gjaldt en omfattende og komplisert anskaffelse om levering av radioterminaler og tilhørende utstyr, verktøy og tjenester til bruk i første byggetrinn av det norske nødnettet (TETRA). Oppdragsgiveren hadde benyttet en hasteprosedyre, noe klagenemnda mente at det ikke var grunnlag for. Den valgte leverandøren hadde i tillegg en stor fordel fremfor øvrige leverandører siden den valgte leverandøren hadde inngående kjennskap til en vesentlig forutsetning for anskaffelsen. KOFA mente at denne fordelen burde ha vært utjevnet. KOFA uttalte i premiss 43: "En måte å utjevne en eventuell fordel en leverandør måtte ha, er å sette en lengre tilbudsfrist enn man ellers ville gjort, slik at øvrige leverandører har en mulighet til oppveie det fortrinnet den ene leverandøren har. I nærværende sak fikk de prekvalifiserte leverandørene tilsendt konkurransegrunnlaget den 15. desember 2006, mens frist for å levere tilbud var 10. januar 2007. Dette er i utgangspunktet en kort frist for innlevering av tilbud på en komplisert anskaffelse. I tillegg kommer at jul og nyttår kom mellom tidspunktet for utlevering av konkurransegrunnlag og tilbudsfristen, hvilket innebærer at leverandørene i realiteten hadde svært få virkedager til utarbeidelse av tilbudene."

3.4 Når kan fristene forkortes?

3.4.1 Publisering av en veiledende kunngjøring

Formålet med en veiledende kunngjøring[19] er å informere tidlig om og forberede markedet på kommende konkurranser. Oppdragsgiveren kan ikke kunngjøre en konkurranse ved bruk av en veiledende kunngjøring, men siden markedet har fått "et forvarsel" kan oppdragsgiveren forkorte minimumsfristene for innlevering av tilbud når han senere publiserer en alminnelig kunngjøring.

Ved åpen anbudskonkurranse kan tilbudsfristen forkortes til 15 dager, dersom oppdragsgiveren har publisert en veiledende kunngjøring tidligst 12 måneder og senest 35 dager før kunngjøringen. Den veiledende kunngjøringen må inneholde alle opplysningene som skal fylles ut i kunngjøringsskjemaet for veiledende kunngjøringer, så langt disse opplysningene forelå på kunngjøringstidspunktet.[20]

Ved begrenset anbudskonkurranse, og konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring kan tilbudsfristen forkortes til 10 dager, dersom oppdragsgiveren har publisert en veiledende kunngjøring tidligst 12 måneder og senest 35 dager før kunngjøringen. Den veiledende kunngjøringen kan ikke være brukt som en forhåndskunngjøring og den må inneholde alle opplysningene som skal fylles ut i kunngjøringsskjemaet for veiledende kunngjøringer, så langt disse opplysningene forelå på kunngjøringstidspunktet.[21]

3.4.2 Hasteprosedyre

Dersom det i hastetilfeller er umulig å anvende minimumsfristene åpner anskaffelsesregelverket for bruk av hasteprosedyre.[22] Bruk av hasteprosedyren betyr at oppdragsgiveren må kunngjøre etter vanlige regler om kunngjøring og deretter gi interesserte leverandører en viss frist, som er betydelig kortere enn minimumsfristene, til å inngi tilbud eller sende inn forespørsel om å delta i konkurranse. Bruk av hasteprosedyre innebærer dermed at oppdragsgiveren sikrer en viss åpenhet og konkurranse om kontrakten, som skiller seg fra bruk av konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring, jf. § 13-3 bokstav e.

I hastetilfeller gjelder ikke regelen om fristforlengelse på grunn av at konkurransegrunnlaget ikke foreligger elektronisk.   

Bruk av hasteprosedyre innebærer at tiden fra kunngjøring av konkurranse til signering av kontrakt reduseres betydelig uavhengig av hvilken prosedyre oppdragsgiveren velger. Ved åpen anbudskonkurranse kan tilbudsfristen forkortes til 15 dager. Ved begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring kan fristen for forespørsel om å delta i konkurransen forkortes til 15 dager og tilbudsfristen til 10 dager. 

For å kunne benytte hasteprosedyren må oppdragsgiveren kunne vise til at det er et akutt behov for å anskaffe på en raskest mulig måte. Følgende vilkår må være oppfylt for at unntaket skal kunne anvendes:

• Det må foreligge et særlig forhold som gjør det umulig å overholde minimumsfristene.
• Det særlige forholdet skyldes ikke oppdragsgiveren. 
• Det særlige forholdet var ikke noe oppdragsgiveren kunne forutse.

 Hasteprosedyren vil kunne anvendes der det er behov for rask prosedyre. Det mest praktiske trolig er at det foreligger fare for liv og helse. Dette vil for eksempel være tilfellet dersom det på grunn av flom, brann eller lignende, er nødvendig å foreta en anskaffelse for å kjøpe for eksempel medisiner, matforsyning eller lignende. Oppbyggingsarbeid etter en naturkatastrofe, som det ikke er nødvendig å starte med før etter bruk av de vanlige minimumsfristene, vil ikke omfattes. Det vil heller ikke være grunnlag for å benytte hasteprosedyren at det foreligger sterkt politisk press om rask gjennomføring av et prosjekt.  

En plutselig og uventet økt flyktningestrøm kan også innebære at det er behov for hasteprosedyre til å kjøpe varer og tjenester til flyktninger som for eksempel, medisiner, mat, klær og lignende.[23]           

KOFA sak 2007/77:    Oppdragsgiveren benyttet en hasteprosedyre for inngåelse av rammeavtale om levering av radioterminaler og tilhørende utstyr, verktøy og tjenester til bruk i første byggetrinn av det norske nødnettet (TETRA). Klagenemnda fant at oppdragsgiveren ikke hadde hjemmel til å gjennomføre konkurransen etter hasteprosedyre. Oppdragsgiveren viste til at utbyggingsplanen for nødnettet var vedtatt av Stortinget, og at det var umulig å overholde denne planen uten å benytte hasteprosedyre. KOFA kom imidlertid til at det forhold at Stortinget eller andre offentlige myndigheter har fastsatt en plan for utbygging eller lignende, er ikke tilstrekkelig for å benytte seg av hasteprosedyren. Dersom dette skulle godtas, ville det innebære en åpning for omgåelse av forskriftens ordinære frister. KOFA fant på denne bakgrunnen at vilkåret for å benytte hasteprosedyre ikke var oppfylt.

Bruk av hasteprosedyre er et unntak fra de ordinære reglene om minimumsfrister og skal derfor kun brukes i unntakstilfeller. Det er oppdragsgiveren som må sannsynliggjøre, og dokumentere, at det ikke er mulig å følge minimumsfristene.

4 Hvordan skal frister beregnes?

Som nevnt innledningsvis skal alle frister i anskaffelsesregelverket beregnes i samsvar med forskrift om tidsfrister i EØS-avtalen. 

Hovedregelen etter denne forskriften er at alle frister i anskaffelsesregelverket beregnes i kalenderdager.[24] Unntakene er anskaffelsesforskriften § 26-6 tredje ledd (som gjelder frist for kontroll av om en leverandør oppfyller kvalifikasjonskravene), § 26-7 sjette ledd (som gjelder frist for levering av oppdatert egenerklæring ved bruk av dynamisk innkjøpsordning), og § 27-4 tredje ledd (som regulerer når en elektronisk auksjon kan begynne), som spesifiserer at fristene skal regnes i virkedager. Med virkedager menes alle dager som ikke er helligdager eller fridager, lørdager eller søndager.

For kunngjøringer etter del III av anskaffelsesforskriften og andre kunngjøringer over EØS-terskelverdiene skal oppdragsgiveren begynne fristberegningen dagen etter at kunngjøringen sendes TED-databasen, eller dagen etter at han sender invitasjonen til å bekrefte interesse til leverandørene.[25]

For kunngjøringer etter del II av anskaffelsesforskriften eller en frivilling kunngjøring etter del I, skal fristberegningen begynne dagen etter at oppdragsgiveren sender kunngjøringen til Doffin-databasen.[26]            

Hvis oppdragsgiveren ikke har spesifisert et bestemt klokkeslett for når fristen løper ut, men kun har uttrykt fristen i dager, vil fristen utløpe på slutten av den siste timen av fristens siste dag. Dersom fristen er angitt i dager kan et tilbud derfor innleveres frem til kl. 24.00 den aktuelle dagen.[27]

Eksempel:    I en åpen anbudskonkurranse etter del III av anskaffelsesforskriften er fristen satt til 30 dager. Dersom kunngjøringen sendes fra Doffin til TED-databasen den 1. mars, vil tilbudsfristens første dag være den 2. mars. Leverandørene skal ha 30 kalenderdager til å utarbeide sitt tilbud. Dette innebærer at tilbudsfristen vil løpe ut den 31.mars kl. 23:59. Tilbud som mottas etter denne fristen skal avvises.

Dersom den siste dagen av en frist faller på en helligdag eller fridag, søndag eller lørdag, skal fristen utløpe ved slutten av den siste timen av neste virkedag.[28] Dette innebærer at hvis fristens siste dag er en lørdag, så vil fristen utløpe mandag kl. 23:59. 

5 Oversikt over frister

	Minimumsfrister		Frister ved bruk av veiledende kunngjøring	Frister i hastetilfeller
	Åpen anbudskonkurranse:
	Tilbudsfrist		Tilbudsfrist	Tilbudsfrist
	30 dager* Dersom oppdragsgiveren ikke krever elektronisk innlevering skal tilbudsfristen være minst 35 dager   Fristen skal forlenges med 5 dager dersom konkurransegrunnlaget ikke foreligger elektronisk***		15 dager Fristen skal forlenges med 5 dager dersom konkurransegrunnlaget ikke foreligger elektronisk***	15 dager *
	Begrenset anbudskonkurranse:
	Frist for forespørsel om å delta i konkurransen	Tilbudsfrist	Tilbudsfrist	Frist for forespørsel om å delta i konkurransen	Tilbudsfrist
	30 dager **	25 dager Dersom oppdragsgiveren ikke krever elektronisk innlevering, skal fristen være minst 30 dager Fristen skal forlenges med 5 dager dersom konkurransegrunnlaget ikke foreligger elektronisk*** Ikke-statlige oppdragsgivere kan fastsette tilbudsfristen i samarbeid med leverandørene som er invitert til å levere tilbud, jf. § 20-3 tredje ledd.	10 dager Fristen skal forlenges med 5 dager dersom konkurransegrunnlaget ikke foreligger elektronisk***	15 dager **	10 dager**
	Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring:
	Frist for forespørsel om å delta i konkurransen	Mottak av første tilbud	Mottak av første tilbud	Frist for forespørsel om å delta i konkurransen	Mottak av første tilbud
	30 dager**	25 dager Dersom oppdragsgiveren ikke krever elektronisk innlevering skal fristen være minst 30 dager    Fristen skal forlenges med 5 dager dersom konkurransegrunnlaget ikke foreligger elektronisk*** Ikke-statlige oppdragsgivere kan fastsette tilbudsfristen i samarbeid med leverandørene som er invitert til å levere tilbud, jf. § 20-3 tredje ledd.	10 dager Fristen skal forlenges med 5 dager dersom konkurransegrunnlaget ikke foreligger elektronisk***	15 dager**	10 dager**
	Konkurransepreget dialog:
	Frist for forespørsel om å delta i konkurransen	Mottak av tilbud
	30 dager *	Oppdragsgiver må gjøre en konkret vurdering av hva som er en tilstrekkelig tilbudsfrist, jf. § 20-1.	Ikke relevant	Ikke relevant
	Konkurranse om innovasjonspartnerskap:
	Frist for forespørsel om å delta i konkurransen	Mottak av tilbud
	30 dager*	Oppdragsgiver må gjøre en konkret vurdering av hva som er en tilstrekkelig tilbudsfrist, jf. § 20-1.	Ikke relevant	Ikke relevant
	* Regnet fra den dagen den alminnelige kunngjøringen sendes til TED-databasen. ** Regnet enten fra den dagen den alminnelige kunngjøringen sendes til TED-databasen, eller fra den dagen oppdragsgiveren sender invitasjon til å bekrefte interesse dersom oppdragsgiveren har kunngjort konkurransen ved en forhåndskunngjøring. *** Dersom oppdragsgiveren ikke kan gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til deler av konkurransegrunnlaget, jf. § 14-3 annet eller tredje ledd, skal tilbudsfristen forlenges med 5 dager (unntatt i hastetilfeller).