Nytt anskaffelsesregelverk

1 Innledning

Det nye regelverket er:

• Anskaffelsesloven
• Anskaffelsesforskriften
• Forsyningsforskriften 
• Konsesjonskontraktforskriften

I tillegg er det gjort visse endringer i forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser.

Det nye regelverket trådte i kraft 1. januar 2017 og gjelder for anskaffelser som kunngjøres etter dette tidspunktet. Hvis anskaffelsen ikke kunngjøres, enten fordi det ikke er kunngjøringsplikt eller det foreligger en ulovlig direkte anskaffelse, gjelder det nye regelverket dersom oppdragsgiveren har sendt ut en forespørsel til en eller flere leverandører om å melde sin interesse eller inngi tilbud i forbindelse med en planlagt anskaffelse etter 1. januar 2017.

Ved avrop på rammeavtaler får det nye regelverket anvendelse dersom rammeavtalen ble kunngjort etter 1. januar 2017. Ved avrop på rammeavtaler som ble kunngjort før 1. januar 2017 skal det tidligere regelverket følges frem til rammeavtalens slutt.

Departementet ønsker å informere om enkelte nyvinninger i det nye regelverket. 

2 Samfunnsansvar

Den nye anskaffelsesloven inneholder flere bestemmelser som pålegger offentlige innkjøpere å ta hensyn til miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold ved gjennomføringen av sine anskaffelser. Krav om ivaretakelse av slike samfunnshensyn har fått større plass i det nye regelverket enn i det gamle.

Det fremgår av lovens § 5 første ledd at nærmere bestemte offentlige oppdragsgivere skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant. Plikten gjelder statlige, fylkes-kommunale og kommunale myndigheter og offentligrettslige organer^[1]. Det fremgår av lovbestemmelsen at oppdragsgiveren skal oppfylle forpliktelsen blant annet ved å ta hensyn til livssykluskostnader.

Bestemmelsen stiller overordnede krav til oppdragsgivers samlede anskaffelsespraksis. Dette innebærer at oppdragsgiver må vurdere hvilke anskaffelser som utgjør en vesentlig miljøbelastning slik at det er relevant å stille miljøkrav, og ha utarbeidet rutiner for hvordan disse anskaffelsene skal følges opp. Dette forutsetter at den enkelte virksomhet utarbeider overordnede rutiner eller retningslinjer om hvordan miljø- og klimahensyn skal ivaretas i deres organisasjon, og at disse retningslinjene reflekteres i de enkelte anskaffelsene.

Lovens § 5 første ledd pålegger også de samme oppdragsgiverne å ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er en risiko for brudd på slike rettigheter. At grunnleggende menneskerettigheter skal ivaretas, innebærer at varene produseres under forhold som ivaretar ansattes grunnleggende krav på forsvarlige arbeidsforhold. Oppdragsgiver må foreta en risikovurdering for å få oversikt over om anskaffelsen gjelder et høyrisikoprodukt der det er stor sannsynlighet for at produksjonsforholdene innebærer brudd på grunnleggende menneskerettigheter, slik at det bør stilles krav til sosialt ansvarlig produksjon.

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) vil gi informasjon om utarbeidelse av strategier og/eller rutiner som skal ivareta kravene i anskaffelsesloven § 5 første ledd.

Den nye anskaffelsesloven pålegger også statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter og offentligrettslige organer å stille krav om at leverandører er tilknyttet en lærlingordning, og at en eller flere lærlinger deltar i arbeidet med gjennomføringen av kontrakten. Kravet skal gjelde i bransjer hvor departementet har definert at det er særlig behov for læreplasser. Det er gitt en egen forskrift som fastsetter nærmere regler om krav om bruk av lærlinger som trådte i kraft 1. januar 2017. 

3 Elektronisk kommunikasjon

3.1 Innføring av elektronisk tilbudsinnlevering

De nye forskriftene om offentlige anskaffelser innfører krav til bruk av elektronisk kommunikasjon i gjennomføringen av offentlige anskaffelser. Den nye hovedregelen blir at all informasjonsutveksling skal skje ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler. Departementet gjør særlig oppmerksom på at dette innebærer at det blir obligatorisk med elektronisk tilbudsinnlevering.

Kravene til elektronisk kommunikasjon vil gjelde for alle anskaffelser over de nasjonale terskelverdiene og EØS-terskelverdiene i den nye anskaffelsesforskriften og for alle anskaffelser over EØS-terskelverdiene i den nye forsyningsforskriften og den nye konsesjonskontraktforskriften.

Offentlige oppdragsgivere og leverandører må selv anskaffe elektroniske løsninger for henholdsvis mottak og levering av tilbud i markedet. DFØ har fått i oppdrag å aktivere markedet til å tilby separate løsninger for oppdragsgivere og leverandører som kan kommunisere med hverandre både innenfor Norge og i EU/EØS-området. DFØ publiserer veiledningsmateriell for oppdragsgivere som skal anskaffe slike løsninger på www.anskaffelser.no. DFØ vil videre i samarbeid med næringslivsorganisasjonene informere leverandørene om hvordan de skal møte oppdragsgivers krav om elektronisk tilbudsinnlevering.

Denne modellen innebærer at både oppdragsgivere og leverandører kan velge de løsningene som er mest tilpasset deres behov. For de minste oppdragsgiverne og leverandørene vil en enkel standardløsning kunne være tilstrekkelig, mens det for større oppdragsgivere og leverandører vil være ønskelig med et utvidet utvalg av funksjoner. Videre vil leverandørene kunne benytte den samme innleveringsløsningen uavhengig av hvilken oppdragsgiver de leverer tilbud til. Løsningen kan også benyttes til levering av tilbud til oppdrags­givere i andre land i EU/EØS-området.

DFØ vil gi informasjon og veiledning om hvordan oppdragsgivere og leverandører kan anskaffe elektroniske løsninger for mottak og levering av tilbud. Nærmere informasjon om elektronisk tilbudsinnlevering finnes på DØFs nettsider www.anskaffelser.no.

3.2 Frist for å innføre elektronisk tilbudsinnlevering

Innføringen av elektronisk tilbudsinnlevering vil bli gjennomført i etapper. For innkjøpssentraler^[3] er fristen 1. april 2017. For statlige myndigheter er fristen 1. januar 2018. For andre offentlige oppdragsgivere er fristen 1. juli 2018.

3.3 Overgangsregler

I perioden mellom ikrafttredelsen av de nye anskaffelsesforskriftene og de ulike fristene for innføring av elektronisk tilbudsinnlevering vil det være mulig å benytte følgende kommunikasjonsmidler:

1. elektroniske kommunikasjonsmidler,
2. ordinær postgang eller andre egnede forsendelsesmåter (for eksempel bud) eller
3. en kombinasjon av disse kommunikasjonsmidlene.

3.4 Konkurransegjennomføringsverktøy

Departementet oppfordrer samtidig offentlige oppdragsgivere til å anskaffe og ta i bruk konkurransegjennomføringsverktøy slik at hele anskaffelsesprosessen kan gjennomføres elektronisk. Veiledningsmateriell om anskaffelse av elektroniske konkurranse-gjennomføringsverktøy finnes på www.anskaffelser.no.

3.5 Elektronisk signatur

I de nye forskriftene om offentlige anskaffelser gjelder det ikke noe ubetinget krav om bruk av elektronisk signatur når oppdragsgiver benytter elektroniske kommunikasjonsmidler, i motsetning til det som gjelder etter dagens forskrift om offentlige anskaffelser. Det åpnes i stedet for at oppdragsgiver kan kreve at leverandørene bruker løsninger som gir tilfredsstillende sikkerhet for at oppdragsgiver kan sannsynliggjøre hvilken leverandør som har levert det enkelte tilbud, og knytte avsenderen til innholdet.

Det har blitt utarbeidet retningslinjer for sikkerhetstiltak ved elektronisk konkurransegjennomføring som offentlige oppdragsgivere bør følge i sine anskaffelser.

4 Det europeiske egenerklæringsskjemaet

Det nye direktivet om offentlige anskaffelser (2014/24/EU) innfører en ny bestemmelse om "the European Single Procurement Document"^[4](heretter omtalt som det europeiske egenerklæringsskjemaet) for anskaffelser over EØS-terskelverdiene. Egenerklæringsskjemaet skal fungere som foreløpig dokumentasjon for at leverandøren oppfyller kvalifikasjons-kravene og eventuelle utvelgelseskriterier og at det ikke foreligger grunner for avvisning. Oppdragsgiver vil etter de nye anskaffelsesreglene kun være forpliktet til å innhente dokumentasjonsbevis fra valgt leverandør for å kontrollere om opplysningene i egenerklæringen er riktige.

EU-kommisjonen har vedtatt av et standardskjema^[5] for det europeiske egenerklæringsskjemaet. Departementet har utarbeidet en norsk versjon av dette standardskjemaet. Det vil være obligatorisk for offentlige oppdragsgivere å benytte skjemaet ved anskaffelser etter del III (anskaffelser over EØS-terskelverdiene) i anskaffelsesforskriften og etter del II i forsyningsforskriften. Det vil være frivillig å benytte egenerklæringsskjemaet ved anskaffelser under EØS-terskelverdiene og i konsesjonskontraktforskriften.

Det er obligatorisk for offentlige oppdragsgivere å fylle ut skjemaet elektronisk. Leverandørene skal fylle ut og levere skjemaet elektronisk dersom oppdragsgiver har lagt til rette for elektronisk innlevering. Dersom oppdragsgiver ikke kan ta imot skjemaet elektronisk, kan leverandøren skrive ut det utfylte skjemaet og levere det på papir. Både oppdragsgiver og leverandør kan fylle ut skjemaet i en norsk versjon av EU-kommisjonens tjeneste for utfylling av egenerklærings-skjemaet.^[6] Over tid forventes det at egenerklæringsskjemaet vil være tilgjengelig i de fleste konkurransegjennomføringsverktøy (KGV).

Det vil bli gitt nærmere informasjon om det europeiske egenerklæringsskjemaet på disse nettsidene og på www.anskaffelser.no.